5. Studera hur krishanteringsaktörer dokumenterar
vid större insatser och kriser.
Fältstudier och intervjuer vid:
Magsjukeutbrott, Lilla Edet
Bränder i stormarknader, Södertälje
EU-veckorna, Göteborg
Brand g:aTV-huset, Göteborg
Stoppa Matchen, Malmö
Snöoväder, Västra Götaland
Skogsbrand Oxsjön, Göteborg
Bomhot centrala Göteborg
6. Spontana reflektioner om
dokumentation
• ”Ledsen, vi fick nästan inget dokumenterat”. I detta fallet avses
inskrivet i LUPP. Pappersåtervinningen var fylld med anteckningspapper.
- Stabschef Räddningstjänst
• ”Vi hann inte med att dokumentera under natten, vi hade alla
whiteboards täckta”.
– Stabschef Räddningstjänst i samband med omfattande bränder.
• ”Vid svininfluensan dokumenterade vi grymt mycket i WIS.
Men den som skall utvärdera oss vill göra intervjuer istället.”
– Länsstyrelse
• ”Vi har sparat all e-post och protokoll i vårt diariesystem.Våra egna
dagböcker hanterar vi själva. ”
– Kommun
7. Vad är dokumentation?
• Berättelser
• Pappersanteckningar
• Automatiska loggar
• Whiteboardskisser
• Digitala anteckningar
• Personliga loggböcker
• Noteringar i WIS
• Bilder
• Rapporter
• Utvärderingar
8. Vad består dokumentation av?
• Kontaktuppgifter
• Situationsbeskrivningar
• Överenskommelser
• Organisation och resurser
9. Varför dokumentera?
För att följa en händelseutveckling
– Passivt, distanserad
– Söka information, beskriva skeendet
För att leda en händelseutveckling
– Aktivt, närhet
– Agera, skapa mening i skeendet
10. För vem skapas dokumentation?
• För individen, personliga dagbok/logg
• För rollen att underlätta överlämning
• För organisationen att säkra kvalité
• För att uppfylla lagkrav
• För att uppfylla överenskommelser
• För att underlätta samverkan med annan
organisation.
12. Beroende på händelse
kommer olika verktyg i fokus.
Vid:
• masskommunikation med externa parter eller med
allmänhet tenderar effektiv epost-hantering och
diarie vara av vikt.
• samverkan med högre nivåer i krishanteringssystemet
tenderar effektiv användning av WIS vara av vikt.
• koordinering med lokala aktörer tenderar effektiv
användning av mobiltelefoni vara av vikt.
• internbelastning för den egna organisationen tenderar
effektiv whiteboardhantering vara av vikt.
14. Förmåga och systemstöd
Det råder ingen brist på information vid hantering
av olyckor och kriser. Bristerna återfinns i förmågan
att dra nytta av informationen.
Mängden stödsystem för lägesinformation ökar i
snabbare takt än kompetensen att använda sådana
system.
15. Ostrukturerad information
I verksamheten produceras en stor mängd
meningsfull information som ur ett IS-
perspektiv är ostrukturerad och svårhanterlig.
I systemstöden hanteras en stor mängd
information som ur ett verksamhets-
perspektiv saknar struktur och är svårhanterlig.
16. Mängden dokumentation
som hanteras utanför de
formella stödsystemen för
insats och krisdokumentation
är större än vad som
hanteras i sådana system.
17. En stor mängd information som hanteras vid
insatser och kriser har en kort eller mycket kort
livslängd.
En stor mängd information hanteras i icke-digitala
format.
Detta är en utgångspunkt och inte en negativ
faktor vid design av IT-baserade stödsystem.
18. En utmaning är att transformera
icke-digital informationsobjekt till
digitala sociala objekt.
En sådan transformering
behöver ske utan att aktörerna
belastas av administrativa
uppgifter.
Dokumentera i
LUPP!
19. Prioritet kontra Intresse
Prioriteten att under en pågående händelse
hantera information för att i efterhand ha tillgång till
dokumentation måste ställas i relationen till
intresset att i efterhand dra nytta av sådan
dokumentation.
Saknas intresse för insatsanalys eller
förbättringsarbete avseende individernas eller
organisationens insats så riskerar hantering av
dokumentation endast bli en symbolhandling.
20. För att öka möjligheten till professionell användning av
dokumentation krävs förbättrade mekanismer för:
A.Transformering av icke-digital information
B. Strukturering ochVisualisering för sociala
sammanhang
C. Säkerställa reflektion kring insatsarbete
29. Telefonkonferenser och Protokoll
Alla
aktörer
skriver
egna
protokoll.
Protokollet
skrivs
under
mötet.
Protokollet
är
0llgängligt
mycket
kort
0d
eEer
mötet.
Protokollet
är
synligt
för
deltagarna
under
mötet.
En
aktör
skriver
protokoll.
Protokollet
skrivs
eEer
mötet
baserat
på
minnesanteckningar.
Protokollet
är
0llgängligt
långt
senare
eEer
mötet.
Protokollet
är
inte
synligt
för
deltagarna
under
mötet.
Protokollet
samproduceras
av
alla
deltagare
under
mötet.
32. Dokumentation
- En frågan om perspektiv
Perspektiv:
- Arkivera/lagra
Spårbarhet
- Visualisera/designa
Agerbarhet
De två perspektiven har olika konsekvenser
avseende systemstöd, informationens livslängd,
format, användbarhet och målgrupp.
33. Centrala aspekter
• Formell eller informell
• Beständig eller flyktig
• Retrospektiv eller prospektiv
• Spårbarhet och meningsskapande
• Räckvidd och detaljrikedom
• Situerad och rollbaserad
35. Sammanfattning
• Krishanteringsaktörerna behöver fundera
igenom varför och hur de dokumenterar.
• Systemutvecklare behöver ha större insikter
kring dokumentationspraktik.
• Utbildningar i systemstöden Lupp och WIS
behöver ta hänsyn till en heterogen
dokumentationspraktik.
36. Vetenskapliga publikationer
Stöd till MSB-aktiviteter
- RIB-utv
- Utbildning
- IM Nato/Pfp
Lärande och utveckling
i lokala organisationer.
DHS-intresse
Produkt
Nyttiggörande av forskningsresultat