Rechtswirksam Unterschreiben
auf Tablets und Smartphones
Geschäftsprozesse mit hoher Beweiskraft gestalten
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Kurzer Themenüberblick
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In den nächsten 25 Minuten streifen wir u.a. diese Themen
 Gängigste Vorurteile rund um das papi...
Softpro - ein Kofax-Unternehmen
Die SOFTPRO GmbH ist
seit September 2014 Teil von Kofax
NASDAQ KFX
Hauptsitz Irvine, CA, U...
Unterschriften: Wichtiger Teil im Prozess-Management
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EU: Grad der Regulierung im Vertragswesen
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Signatur-Verfahren
durch Gesetzgeber
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Einsatzfelder der Elektronischen Unterschrift
 Banken: Kontoeröffnung, Daueraufträge, Freistellungsaufträge,
Beratungspro...
ECM-Trends 2015: Topthema Mobility
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Quelle: BITKOM 7. ECM-Barometer – Frühjahr 2015, 17.03.15
Tablet-Fakten 2014/15
Tablets in Deutschland
 Deutsche über 14 Jahren, die ein
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Mio.  A...
Smartphone-Fakten 2014/15
 Schnellere Prozessoren, größere und
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Aus welchen Gründen wird ein Auftrag vom Kunde unterschrieben?
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Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil
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Trend 2015: Geräte in 10/11-Zoll für stationäre Nutzung
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Schäfere Displays für mehr Details
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Platz zur Dokumentenanzeige je nach Bedarf
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Komplexere Verträge
12,2“ 10,1“ 8,0“ 5,7“
Einfache Belege
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Kofax SignDoc: Eine Signatur-Plattform für alle Gerätetypen
Einsatz
primär mobil
Rechner im Gerät
SignPads
5“
Interaktive
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Kofax SignDoc Mobile
Hybride App zum Unterschreiben & Verschlüsseln von PDF-
Dokumenten auf mobilen Geräten, insbesondere ...
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Fachvortrag Rechtswirksam Unterschreiben auf Tablets und Smartphones - Gestaltung beweiskräftiger Geschäftsprozesse

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Referat im BITKOM ECM Forum auf der CeBIT vom 17. März 2015

In fast allen Unternehmen verwenden heute Mitarbeiter iPads oder Android-Tablets für berufliche Zwecke - entweder offiziell mit Geräten die das Unternehmen stellt und wartet oder auf privat angeschafften Geräten. Auch Tablets mit Windows 8 werden zunehmend beliebter.

- Wie können auf diesen Geräten Dokumente vertrauenswürdig angezeigt, bearbeitet und signiert werden?
- Welche Geräte, Anwendungen und Verfahren verdienen das Vertrauen von Unternehmen?
- Wie erkennt man anwenderfreundliche, beweiskräftige und zukunftssichere Signatur-Lösungen?
- Eignen sich Smartphones als Alternative zu Unterschriftenpads?
- Welchen Einfluß hat die eIDAS Verordnung auf Vorgänge in Ihrem Unternehmen, die eine Unterschrift erfordern?

Dieser Vortrag enthält konkrete Antworten, skizziert wichtige Trends und verweist auf wertvolle Informationsquellen.

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Signing legally binding on tablets and smartphones - Creating business processes which deliver strong evidence

Lecture held at BITKOM ECM Forum at CeBIT March 17, 2015

In most organizations employees leverage iPads and Android tablets for business purposes - whether officially rolled out and supported from an organization's IT department or based on private initiative. Tablets and detachable notebooks running on Windows 8 are becoming increasingly popular.

- What is important to consider when documents should be displayed, processed & signed in trustworthy manner on these tablets?
- Which devices, applications and processes to earn the trust of business?
- How to recognize user-friendly, conclusive and future-proof signature solutions?
- Are smartphones a suitable alternative to classic signature pads?
- What's the impact of the eIADS Regulation for signature requirements in your organization?

This presentation contains specific answers, outlines key trends and points to valuable information.

Veröffentlicht in: Technologie
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Fachvortrag Rechtswirksam Unterschreiben auf Tablets und Smartphones - Gestaltung beweiskräftiger Geschäftsprozesse

  1. 1. Rechtswirksam Unterschreiben auf Tablets und Smartphones Geschäftsprozesse mit hoher Beweiskraft gestalten Hannover, 17. März 2015 – BITKOM ECM Forum – Version des Foliensatzes für Slideshare Jörg-M. Lenz  Kofax E-Signature Solutions
  2. 2. Kurzer Themenüberblick 2 In den nächsten 25 Minuten streifen wir u.a. diese Themen  Gängigste Vorurteile rund um das papierlose Unterschreiben  Vertrauenswürdige Erfassung von Unterschriften  Rechtliche Rahmenbedingungen  Gestaltung beweiskräftiger Prozesse  Ermittlung der Wirtschaftlichkeit  Akzeptanz bei Kunden und Mitarbeitern  Vermeidbare Fehler bei der Auswahl von Erfassungsgeräten  Technik-Trends bei Hardware und Software
  3. 3. Softpro - ein Kofax-Unternehmen Die SOFTPRO GmbH ist seit September 2014 Teil von Kofax NASDAQ KFX Hauptsitz Irvine, CA, USA Mitarbeiter 1,400+ in über 30 Ländern Lösungspartner 800+ in 70 Ländern Kunden 20,000+ Verarbeitete Dokumente ~525 Milliarden / Jahr ERP, CRM, LOB Integrationen 10,000+ Fokus auf Innovation: 14% der Softwareumsätze fließen in F&E 3
  4. 4. Unterschriften: Wichtiger Teil im Prozess-Management 4 ERP / CRM / LoB Electronic Content Management & Schriftgut- Verwaltung Datenbanken & andere Archive IT & Telekommunikations- Infrastruktur Speicher-Systeme Unternehmens-Anwendungen mit Fokus auf internen Gebrauch Prozess-ManagementInteraktions-Systeme Mittel zur Verarbeitung von Kommunikation, präferiert in Echtzeit Smartphones & Tablets Emails Datenströme (XML / EDI) Dateien (MS Office / PDF / TIFF / JPG ) Web- Portale Faxe Scanner Multifunktionsgeräte Papier Multikanal-Interaktion Vollständige Erfassung & Verarbeitung Elektronische Unterschrift & Unterschriftenprüfung Daten-Integration Business-Intelligenz & Analyse Collaboration
  5. 5. Unterschriften: Nur ein Bremsklotz für digitale Prozesse? 5 Stimmt das wirklich? In den meisten Fällen lässt sich eine elektronische Unterschrift anwenden. Report AIIM Industry Watch: Paper Wars – An Update from the Battlefield, 2014 Kostenloser Download:  http://goo.gl/YR1cLo Umfrage des ECM-Verbandes AIIM: Warum wird in Geschäftsprozessen immer noch so viel Papier verwendet? 44% vermuten den Grund in der Erfordernis von Unterschriften auf Papier.
  6. 6. EU: Grad der Regulierung im Vertragswesen 6 Anforderungen für Signatur-Verfahren durch Gesetzgeber hinsichtlich Gültigkeit und Durchsetzbarkeit Qualifizierte Elektronische Signatur vom Gesetzgeber vorgeschrieben* Keine spezifischen Anforderungen durch Gesetzgeber hinsichtlich Gültigkeit und Durchsetzbarkeit 80 % 15 % 5 % Formfreie Vereinbarungen; Gewillkürte Schriftform * in DE vorwiegend, wenn Schriftform erforderlich ist Schätzung des Regulierungsgrads von Prof. Dr. Patrick van Eecke, DLA Piper – veröffentlicht in Whitepaper der Fa. Wacom, 2014
  7. 7. Einsatzfelder der Elektronischen Unterschrift  Banken: Kontoeröffnung, Daueraufträge, Freistellungsaufträge, Beratungsprotokolle,...  Versicherungen: Anträge, Beratungsprotokolle, Schadensdokumentation, Gutachten,…  Handel: Bezahlvorgänge (Lastschriften), Empfangsbestätigungen am Point of Sale oder Point of Delivery, Abonnements, …  Telko: Verträge (Mobilfunk, DSL, Kabel, etc.), Serviceberichte, …  Energie: Verträge (Strom, Gas etc.), Anträge für Kundenbindungsprogramme, ..  Industrie: Protokolle, Prüfberichte, Empfangsbestätigungen, … Ersatz für gewillkürte Schriftform auf Papier bei formfreien Vereinbarungen 7 Beichte über konkrete Anwendungsbeispiele auf Anfrage beim referenten
  8. 8. ECM-Trends 2015: Topthema Mobility 8 * Quelle: BITKOM 7. ECM-Barometer – Frühjahr 2015, 17.03.15
  9. 9. Tablet-Fakten 2014/15 Tablets in Deutschland  Deutsche über 14 Jahren, die ein Tablet verwenden in 2014: Jan: 18 Mio.  Aug: 24 Mio. 4)  42 % der Deutschen zwischen 30 bis 49 nutzten im Aug 2014 ein Tablet. 4)  Jeder vierte Bundesbürger wollte zu Weihnachten 2014 ein Tablet verschenken oder für sich selbst anschaffen. 5) Quellen: 1) BITKOM-Presseinfo 07.10.13 http://goo.gl/e39Eph & 18.06.14 http://goo.gl/obQtDB 2) Für 2015: Hochrechnung des Referenten 3) Quartalsberichte Apple & Hochrechnung des Referenten 4) BITKOM-Presseinfo 24.02.14 http://goo.gl/Mklm2f & 24.08.14 http://goo.gl/iOiUfm 5) BITKOM-Presseinfo 28.11.14 http://goo.gl/4WIKj5 2010 2011 2012 2013 0,8 2,1 4,4 8,0 +163% +122% Absatz iPads 2010 bis Dez 2014  Weltweit: > 260 Mio. 3) Viele neue Tablets zielen auf „Professionals“, weniger auf Consumer (wie bislang viele Media- Tablets) 9,2 2014 +81% +15% 1) 9 10 2015 2)
  10. 10. Smartphone-Fakten 2014/15  Schnellere Prozessoren, größere und höher aufgelöste Displays, immer bessere Fotosensoren …  Smartphones und Tablets übernehmen zusehends Aufgaben, die bislang mit PCs ausgeführt wurden.  „Phablets“ (Mischung zwischen Phone & Tabets - mit Bildschirmen zwischen 5 bis 7 Zoll – z.B. Samsung Galaxy Note & iPhone 6 Plus  Diverse Geräte auch für beweiskräftiges elektronisches Signieren geeignet 2010 2011 2012 2013 10,4 15,9 21,6 26,4 29,6 2014 In 2013 waren 97% aller verkauften Handys in Deutschland Smartphones 1) 10 Quelle: 1) BITKOM-Presseinfo 14.02.14 http://goo.gl/on0A4w
  11. 11. 5 Jahre iPad-Effekte 11  ursprünglich als Media-Tablet konzipiert  zunächst vor allem wahrgenommen als Gadget  immer öfter als Arbeitsinstrument verwendet, teils als PC-Ersatz Dritt-Gerät - neben Notebook & Smartphone, meist intensiv benutzt, ist häufig „Lieblingsgerät“, und immer noch Incentive für Mitarbeiter (Statussymbol) Tablet-Nutzung verstärkt IT-Trends  Cloud Computing  BYOD  Prosumerization („Professional“ trifft „Consumer“ = Arbeits- und Privatwelt wachsen zusammen) Foto: © Nils Durner für Kofax
  12. 12. Tablet-Nutzung in Unternehmen 12 Geschäftliche Nutzung: bislang primär Lesen & Präsentieren Zunehmend gefragt: Dokumente fallabschließend bearbeiten – als Mitarbeiter und/oder Kunde
  13. 13. Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (1) Aus welchen Gründen wird ein Auftrag vom Kunde unterschrieben?  Gesetzliche Vorschrift  Betriebswirtschaftliche Gründe - z.B. als Beweismittel  Vertriebliche Gründe - z. B. bewusstes, gewohntes Abschlusserlebnis Welche operationale Risiken gilt es zu berücksichtigen?  Wieviele Schadensfälle und in welcher Höhe gibt es mit Unterschriften bislang im papierbasierten Prozess?  Welche Angriffsszenarien sind für den elektronischen Prozess realistisch?  Wie wahrscheinlich ist ein Rechtsstreit? Zu diesen und weiteren Fragen sind umfangreiche Erfahrungen von Instituten, die elektronische Unterschriften einsetzen, verfügbar. 13
  14. 14. Kernfragen für Projekte rund um die Unterschrift (2) 14 Welche Prioritäten haben folgende Ziele für Sie beim Einsatz elektronischer Unterschriften? Workflow beschleunigen (z.B. von Antrag bis Vertragsdokument) Kosten senken (durch minimierten Papiereinsatz) Dokumente absichern (z.B. für Archivierung) Das Ranking dieser und - eventuell weiterer Ziele - hat entscheidenden Einfluß auf die Auswahl passender Lösungen.
  15. 15. Pen Computing: Evolution von stationär zu mobil 15 Tablets & Smartphones Windows Tablet PCs Tablets in Verbindung mit PC / Notebook stationär mobil Vorwiegender Einsatzbereich
  16. 16. Trend 2015: Geräte in 10/11-Zoll für stationäre Nutzung 16 Schäfere Displays für mehr Details bei der Anzeige zu signierender Dokumente - bis zu Full HD bei CeBIT-Neuheit Wacom DTU-1141 im Vergleich zu interaktiven Stifttabletts für Grafikanwender optimiert für Einsatz am POS und Signieren von Dokumenten: Geräte dieser Kategorie sind Multitalente:  Gesicherte Datenübertagung  Besonders robuste Bauweise  Diebstahlsicherung Foto: © Nils Durner für Kofax Geräte dieser Kategorie sind Multitalente:  Aktive Nutzung: Skizzieren, notieren und unterschreiben  Passiver Einsatz: Informieren und werben
  17. 17. Platz zur Dokumentenanzeige je nach Bedarf 17 Komplexere Verträge 12,2“ 10,1“ 8,0“ 5,7“ Einfache Belege ~ DIN A4 ~ DIN A6 Displaygrößen in Zoll Gewicht in Gramm 750 g 535 g 330 g 176 g
  18. 18. Kofax SignDoc: Eine Signatur-Plattform für alle Gerätetypen Einsatz primär mobil Rechner im Gerät SignPads 5“ Interaktive Stiftdisplays 10 – 24“ Interaktive Stiftdisplays mit Zusatz-Funktionen z.B. Leser für Magnetstreifen & Chipkarten Tablets iPad, Android, Windows 8, Windows RT Einsatz primär stationär in Verbindung mit PC Smartphones & „Phablets“ Detachables / Twistables Windows 8 Pro Tablets mit Tastatur zum anstecken oder auf den Rücken drehen 18 Self-Service / Stand-Alone oder Integration via SDK
  19. 19. Kofax SignDoc Mobile Hybride App zum Unterschreiben & Verschlüsseln von PDF- Dokumenten auf mobilen Geräten, insbesondere Tablets Erhältlich im App Store von Apple, Google und Microsoft 19  Anzeigen des Dokumentes  Unterschriftenfelder hinzufügen  Ausfüllen eines interaktiven Formularfeldes  Handunterschriften erfassen  Foto via Kamera  Versenden per E-Mail  Dokumente archivieren MOBILE
  20. 20. Ausführliche Version dieser Präsentation – Jetzt anfordern ! 20 Vielen Dank für Ihr Interesse am Foliensatz zu diesem Referat. Über Slideshare stellen wir Ihnen einen Ausschnitt des Vortrags zur Verfügung. Den Foliensatz aktualisieren wir laufend mit neuen Fakten, Bildern und Verweisen. Die komplette Version mit allen Aktualisierungen erhalten Sie auf Anfrage. Infos zur Anforderung auf nächster Folie Informieren Sie sich im kompletten Foliensatz über:  Schriftform: Funktion und für welche Prozesse sie vorgeschrieben ist  Prozesse für die qualifizierte elektronische Signaturen zwingend sind  Neue EU-Verordnung (eIDAS): neue Begriffsdefinitionen  Gewährleistung von Authentizität und Integrität in signierten Dokumenten  Zulassung signierter Dokumenten als Beweismittel  Bewertung der Beweiskraft signierter Dokumente  Bedeutung von Stiften für Qualität der Erfassung von Unterschriften  Trends in Hardware und Software  Kurzprofile bestehenden Anwendungen mit iPads & Android-Tablets  Smartphones als Pad-Alternative
  21. 21. Ausführliche Version dieser Präsentation – Jetzt anfordern ! 21 Gerne übermittle ich Ihnen den vollständigen Foliensatz als PDF-Datei und beantworte Ihre individuellen Fragen rund um elektronische Unterschriften. Senden Sie mir einfach eine kurze Nachricht  per E-Mail an joerg.lenz@kofax.com  in XING an https://www.xing.com/profile/JoergMatthias_Lenz  in LinkedIn an https://www.linkedin.com/in/joerglenz  über Twitter an @Joerg_lenz Jörg-M. Lenz

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