Metodologia para a implantação de um sistema de apuração de custos e resultados em escritórios de advocacia.

3. Qual a origem dos custos relacionados a um determinado serviço?

4. Como se dá a transferência de custos entre os diversos centros de responsabilidades e qual o custo final de cada um deles?

5. Quando vale a pena terceirizar uma atividade?

6. Qual a rentabilidade de cada área do escritório?

7. Qual a rentabilidade de um determinado cliente ou conjunto de clientes?

8. Qual a rentabilidade de um determinado serviço ou grupo de serviços?Dada a relevância do tema, espero, com este pequeno texto, dar uma contribuição efetiva para o desenvolvimento das práticas administrativas dos escritórios e fico à sua disposição para apresentar o assunto em detalhes. João Telles Corrêa Filho Fevereiro de 2009

10. Enriquecendo o debate sobre o aprimoramento dos métodos de trabalho e

12. Enriquecendo o debate sobre o aprimoramento dos métodos de trabalho e

13. Auxiliando na elaboração das tabelas de honorários e preços.

14. Administrar o quadro de pessoal

15. Auxiliando a dimensionar o efetivo e

17. Enriquecendo o debate sobre o aprimoramento dos métodos de trabalho e

18. Auxiliando na elaboração das tabelas de honorários e preços.

19. Administrar o quadro de pessoal

20. Auxiliando a dimensionar o efetivo e

21. Permitindo o controle da produtividade.

22. Rever processos e reduzir custos

23. Analisando criteriosamente o fluxo do trabalho e

25. Por que a preocupação com os custos? Isto significa administrar eficientemente quatro das principais linhas do demonstrativo de resultados. RECEITAS OPERACIONAIS Honorários profissionais Cursos e seminários DESPESAS OPERACIONAIS Pessoal Salários e encargos Benefícios Prêmios e comissões Instalações Processamento de dados Materiais Viagens Outras despesas RESULTADO OPERACIONAL RESULTADO NÃO OPERACIONAL RESULTADO LÍQUIDO Determinados por tabelas COMO APURAR COM SEGURANÇA ?

26. Por que a preocupação com os custos? Isto significa administrar eficientemente quatro das principais linhas do demonstrativo de resultados. RECEITAS OPERACIONAIS Honorários profissionais Cursos e seminários DESPESAS OPERACIONAIS Pessoal Salários e encargos Benefícios Prêmios e comissões Instalações Processamento de dados Materiais Viagens Outras despesas RESULTADO OPERACIONAL RESULTADO NÃO OPERACIONAL RESULTADO LÍQUIDO Determinados por tabelas Determinado pela carga de trabalho COMO DIMENSIONAR CORRETAMENTE NA ÁREA DE SERVIÇOS ?

27. Por que a preocupação com os custos? Isto significa administrar eficientemente quatro das principais linhas do demonstrativo de resultados. RECEITAS OPERACIONAIS Honorários profissionais Cursos e seminários DESPESAS OPERACIONAIS Pessoal Salários e encargos Benefícios Prêmios e comissões Instalações Processamento de dados Materiais Viagens Outras despesas RESULTADO OPERACIONAL RESULTADO NÃO OPERACIONAL RESULTADO LÍQUIDO Determinados por tabelas Determinado pela carga de trabalho Determinados pelos métodos de trabalho COMO PRIORIZAR AS AÇÕES DE MELHORIAS ?

28. Por que a preocupação com os custos? Isto significa administrar eficientemente quatro das principais linhas do demonstrativo de resultados. RECEITAS OPERACIONAIS Honorários profissionais Cursos e seminários DESPESAS OPERACIONAIS Pessoal Salários e encargos Benefícios Prêmios e comissões Instalações Processamento de dados Materiais Viagens Outras despesas RESULTADO OPERACIONAL RESULTADO NÃO OPERACIONAL RESULTADO LÍQUIDO Determinados por tabelas Determinado pela carga de trabalho Determinados pelos métodos de trabalho CONSEQUÊNCIA DA ADMINISTRAÇÃO

30. Custos por Serviços

32. Custos por Serviços

33. Individualizados

34. GlobalÉ por meio destes modelos que se fará a gestão de custos do Escritório.

35. Custos por Centros de Responsabilidades O objetivo de um sistema de custos é: “Apresentar uma visão consolidada de todos os custos, alocando-os às áreas responsáveis por sua incidência e pagamento.”

38. Alocação

42. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão.

43. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. 1 C.C.O. n Os Centros de Custos Operacionais (C.C.O.s) – cujos serviços, são perfeitamente mensuráveis – prestam serviços uns aos outros. Devem, portanto, transferir custos entre si.

44. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. 1 C.C.O. n C.C.O. 2 Os Centros de Custos Operacionais (C.C.O.s) – cujos serviços, são perfeitamente mensuráveis – prestam serviços uns aos outros. Devem, portanto, transferir custos entre si.

45. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. 1 C.C.O. n C.C.O. 2 C.C.A. 1 Os Centros de Custos Operacionais prestam serviços também aos Centros de Custos Administrativos (C.C.A.s) – cujos serviços são mais difíceis de serem medidos (overhead). Há uma nova transferência de custos. C.C.A. 2 C.C.A. n

46. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. 1 C.C.O. n C.C.O. 2 C.C.A. 1 C.R. 1 C.C.A. 2 C.R. 2 Finalmente, os Centros de Custos Operacionais prestam serviços aos Centros de Resultados (C.R.s) – aqueles que “pagam as contas”. Mais um vez os custos são transferidos. C.C.A. n C.R. n

47. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. n C.C.O. 2 C.C.O. 1 C.C.A. 1 C.R. 1 C.C.A. 2 C.R. 2 C.C.A. n C.R. n Overhead Parcela não mensurável com precisão.

48. Custos por Centros de Responsabilidades Este primeiro sistema tratará de transferir custos entre Centros de Responsabilidades para tornar mais eficaz a sua gestão. C.C.O. n C.C.O. 2 C.C.O. 1 C.C.A. 1 C.R. 1 C.C.A. 2 C.R. 2 C.C.A. n C.R. n Overhead ARCAM COM 100% DOS CUSTOS

51. Custos por Centros de Responsabilidades As transferências serão feitas segundo regras que espelham a realidade organizacional do Escritório – classificação dos Centros de Responsabilidades em Centros de Custos ou de Resultados e alocação inicial de seus custos.

52. Custos por Centros de Responsabilidades A transferência segue regras que representam matematicamente o funcionamento do Escritório – não é um mero rateio. Cada transferência deve ser encarada como uma venda de serviços a clientes internos.

53. Custos por Centros de Responsabilidades A transferência segue regras que representam matematicamente o funcionamento do Escritório – não é um mero rateio. Cada transferência deve ser encarada como uma venda de serviços a clientes internos.

54. Custos por Centros de Responsabilidades A transferência segue regras que representam matematicamente o funcionamento do Escritório – não é um mero rateio. Cada transferência deve ser encarada como uma venda de serviços a clientes internos. Ao final de uma “rodada” de transferências, os Centros de Resultados terão incorporado parte dos custos dos Centros de Custos.

55. Custos por Centros de Responsabilidades O mecanismo de “rodadas” de transferências será repetido por tantas vezes quantas forem necessárias até que todos os custos estejam alocados aos Centros de Resultados Transferências sucessivas Outras metodologias podem ser aplicadas como mesmo resultado ...

56. Custos por Centros de Responsabilidades O mecanismo de “rodadas” de transferências será repetido por tantas vezes quantas forem necessárias até que todos os custos estejam alocados aos Centros de Resultados Transferências sucessivas “Bate” ... desde que o custo total permaneça inalterado.

57. Custos por Centros de Responsabilidades Os resultados são publicados de forma a ajudar na tomada de ações.

58. Custos por Centros de Responsabilidades A partir destes dados é possível determinar o custo / hora de cada cargo no escritório ...

59. Custos por Centros de Responsabilidades ... e, consequentemente, a rentabilidade por cliente. Este tipo de análise pode ser estendido para grupos de clientes que possuam características comuns ou que sejam objeto de análises específicas.

62. A construção das tabelas de preços e de honorários;

64. A construção das tabelas de preços e de honorários;

65. A elaboração de orçamentos para clientes;

67. A construção das tabelas de preços e de honorários;

68. A elaboração de orçamentos para clientes;

69. A simulação de resultados de projetos de otimização de rotinas – cálculo de payback;

74. Defesa de empresa em processo trabalhista movido por ex-funcionário;

76. Defesa de empresa em processo trabalhista movido por ex-funcionário;

77. Registro e acompanhamento de marca junto ao INPI.Como podem ser vistos e representados estes serviços?

78. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo.

79. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE

80. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue.

81. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos

82. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos São os recursos necessários à execução das atividades; tipicamente diretos e imediatos

83. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. PROCESSOS ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos São os recursos necessários à execução das atividades; tipicamente diretos e imediatos

84. Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. PROCESSOS ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos São conjuntos estruturados de atividades com valor agregado para o cliente. São os recursos necessários à execução das atividades; tipicamente diretos e imediatos

85. PROCESSOS Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos São conjuntos estruturados de atividades com valor agregado para o cliente. São os recursos necessários à execução das atividades; tipicamente diretos e imediatos Apoio

86. PROCESSOS Custos por Serviços individualizados O conceito de atividade e processo. ATIVIDADE É o trabalho exigido para que o serviço possa ser entregue. Insumos São conjuntos estruturados de atividades com valor agregado para o cliente. São os recursos necessários à execução das atividades; tipicamente diretos e imediatos Tipicamente indireto e remoto Apoio

87. Custos por Serviços individualizados Para o cliente interessa o resultado do processo. Cliente Elaboração do planejamento tributário de determinada empresa

88. Custos por Serviços individualizados Para o cliente interessa o resultado do processo. Cliente Elaboração do planejamento tributário de determinada empresa Defesa em processo trabalhista movido por ex-funcionário

89. Custos por Serviços individualizados Para o cliente interessa o resultado do processo. Cliente Elaboração do planejamento tributário de determinada empresa Defesa em processo trabalhista movido por ex-funcionário Registro e acompanhamento de marca junto ao INPI Valor percebido

90. Custos por Serviços individualizados Para o Escritório também conta o processo produtivo Cliente Início Início ATIVIDADES

91. Custos por Serviços individualizados Para o Escritório também conta o processo produtivo Cliente Início Início ATIVIDADES Como o trabalho é executado?

92. Custos por Serviços individualizados Para o Escritório também conta o processo produtivo Cliente Início Início ATIVIDADES Como o trabalho é executado? Quem executa as atividades?

93. Custos por Serviços individualizados Para o Escritório também conta o processo produtivo Cliente Início Início ATIVIDADES Como o trabalho é executado? Quem executa as atividades? Quanto custa cada atividade?

94. Custos por Serviços individualizados Para o Escritório também conta o processo produtivo Cliente Início Início ATIVIDADES Como o trabalho é executado? Quem executa as atividades? Quanto custa cada atividade? Quanto custa o serviço resultante? CONTABILIDADE POR ATIVIDADES

95. Custos por Serviços individualizados Os custos têm origem nos insumos. Tipicamente os Escritórios apresentam o seguinte comportamento: Esta distribuição já dá indicações de como serão calculados os custos dos serviços.

96. Custos por Serviços individualizados Exemplo: depositar taxa de exame técnico no INPI. O tempo representa o principal dos insumos – a mão-de-obra é identificada diretamente com o serviço. É este tempo que se torna CUSTO.

98. Simplificar a apuração rotineira dos custos dos serviços;

99. Possibilitar a apuração de custos por processo;

100. Possibilitar apuração de custos por cliente;

101. Fornecer a base de dados necessária à análises de produtividade;

103. Custos por Serviços - Global Esquema geral do sistema. Os serviços elementares funcionam como placas de computadores – podem ser usadas em vários produtos diferentes. Serviços elementares Serviços vendidos COMPÕEM TODOS OS SERVIÇOS VENDIDOS

104. Custos por Serviços - Global Esquema geral do sistema. Os serviços elementares funcionam como placas de computadores – podem ser usadas em vários produtos diferentes. Serviços elementares Serviços vendidos COMPÕEM TODOS OS SERVIÇOS VENDIDOS Cada serviço será “montado” e custeado rotineiramente, contribuindo para a gestão eficaz do Escritório.

105. A implantação CONHECER A ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAR O PLANO DE CUSTOS ESTABELECER OS VÍNCULOS ENTRE OS CENTROS DE RESULTADOS DEFINIR O MODELO DE TRANSFERÊNCIAS CONHECER OS SISTEMAS DISPONÍVEIS DETALHAR OS SERVIÇOS PRESTADOS RELACIONAR SERVIÇOS COM PROCESSOS E CLIENTES IMPLEMENTAR

106. A implantação CONHECER A ORGANIZAÇÃO ESTRUTURAR O PLANO DE CUSTOS ESTABELECER OS VÍNCULOS ENTRE OS CENTROS DE RESULTADOS DEFINIR O MODELO DE TRANSFERÊNCIAS CONHECER OS SISTEMAS DISPONÍVEIS DETALHAR OS SERVIÇOS PRESTADOS RELACIONAR SERVIÇOS COM PROCESSOS E CLIENTES IMPLEMENTAR CUSTOS POR SERVIÇOS CUSTOS POR CENTROS DE RESPONSABILIDADES ATIVIDADES DE APOIO

107. A implantação de sistemas de custos pode proporcionar vantagens comparativas importantes ao Escritório. Isso ocorre pela utilização de instrumentos que tornam os serviços mais rentáveis – sem que seja preciso aumentar o valor dos honorários – e fáceis de vender. Ao mesmo tempo, proporciona a oportunidade para motivar gerentes, líderes e coordenadores a buscar resultados progressivamente melhores. A organização do projeto, a condução das discussões e a implementação ordenada das ações são pontos-chave para que o sucesso do projeto esteja assegurado. Algumas considerações são importantes; Obter de todos o compromisso de “ir até o fim”; Dividir o projeto em etapas bem definidas e designar responsáveis para cada uma delas; Contar com especialistas para coordenar os projetos. Um projeto assim estruturado pode ser implantado em fases bem definidas, o que possibilita aos administradores planejar confortavelmente o fluxo dos investimentos. Conclusões

108. www.tellescorrea.com.br