1. Disciplina: Gestão de Aquisições e Contratações Prof: João Carlos da Silva Junior

2. O que é gerenciamento de projeto? Um projeto é um empreendimento temporário com o objetivo de criar um produto ou serviço único; Temporário significa que um projeto tem um início e um fim definidos. Único significa que um projeto possui características que o tornam distinto de qualquer outro projeto; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 2

3. Alguns Tipos de Projetos Desenvolver um novo produto/serviço Desenvolver / Adquirir um novo sistema de informação Construir um prédio Construir um avião Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 3

5. Preparação da Aquisição

6. Obtenção de Propostas

7. Seleção de Fornecedores

8. Administração dos Contratos

9. Encerramento do ContratoDireitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 4

10. Gerência das Aquisições Planejamento da Aquisição Determina o que se contrata Preparação da Aquisição Documenta os requisitos e fornecedores Obtenção de Propostas Coleta as propostas dos fornecedores Seleção de Fornecedores Escolhe a melhor proposta Administração dos Contratos Gerencia o relacionamento com o fornecedor Encerramento do Contrato Completa e liquida o contrato Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 5

12. Como

13. Quando

14. Quanto

15. Onde contratarDireitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 6

16. Planejamento da Aquisição Os projetos precisam de materiais, equipamentos, serviços de consultoria, treinamento, entre outros. É composto de: Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 7 ENTRADAS FERRAMENTAS e TÉCNICAS SAÍDAS

17. Planejamento da Aquisição Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 8 ENTRADAS FERRAMENTAS e TÉCNICAS Declaração do Escopo Descrição do produto Recursos para contratação Condições de mercado Saídas de outros planejamentos Restrições Premissas Análise Fazer x Comprar Avaliação Especializada Seleção do Contrato SAÍDAS Plano de Gerenciamento das Aquisições Declaração do trabalho Lições Aprendidas

18. Análise Fazer x Comprar Capacidade e tecnologia disponível internamente; Preparo para a produção/execução interna; Disponibilidade; Terceirização parcial x total; Tempo de produção interno x externo; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 9

19. Análise Fazer x Comprar Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 10

20. Planejamento da Aquisição Estabelece os tipos de contratos a serem usados; Define as ações que a equipe de gerenciamento de projetos poderá tomar sozinha, se a organização executora possuir um departamento de aquisições, de contratações ou de compras; Trabalha com documentos de aquisição padronizados, se forem necessários; Gerencia os fornecedores; Coordena aquisições com outros aspectos do projeto, com elaboração de cronogramas e relatório de desempenho (“status report”); Estabelecimento do formato a ser usado para a declaração do trabalho do contrato; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 11

21. Planejamento da Aquisição Avalia as restrições e premissas que podem afetar as aquisições planejadas; Tratamento dos tempos totais necessários para comprar ou adquirir itens de fornecedores e sua coordenação com o desenvolvimento do cronograma do projeto; Definição das datas agendadas em cada contrato para as entregas do contrato; Coordenação com os processos de desenvolvimento do cronograma e controle; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 12

22. Declaração do Trabalho (SOW) Descrever os itens necessários de compra; Deve ser elaborada de forma clara; Deverá conter: Especificação Quantidade necessária Requisitos de qualidade Dados de desempenho Período de desempenho Local de trabalho Outros dados necessários Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 13

23. Plano de Contratação Documento de Aquisição Licitação, oferta, pedido de cotação – quando a decisão for baseada em preço; Propostas – quando habilidades técnicas e abordagens técnicas forem mais importantes; O modelo de contrato deverá ser entregue junto com a Solicitação de Proposta; Em alguns casos as solicitações devem ser publicadas; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 14

24. Critérios de Avaliação Preço e formas de pagamento; Entendimento da proposta; Capacidade técnica; Capacidade de gestão; Capacidade financeira; Capacidade de produção; Referências de clientes anteriores; Direitos de propriedade do produto e intelectual; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 15

25. Seleção de Fornecedores Critérios para pré-qualificação de fornecedores: Histórico de fornecimentosexecutados; Atestado/Comprovação de fornecimentossimilares; Instalações e recursos; Corpotécnico e administrativo; Balançoscontábeis; Atestadosjurídicos-financeiros. Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 16

26. Seleção de Fornecedores O quefazer com ospré-qualificados? Referênciasfinanceiras. Visita as instalações do fornecedor; Contato com clientes atuais e outros já atendidos; Contato com osfornecedores do fornecedor; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 17

27. Seleção de Fornecedores Premissas: O menor preço nem sempre corresponde ao menor custo; As propostas devem ser separadas em duas seções: técnica (quanto abordagem) e comercial (quanto ao preço); Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 18

28. Seleção de Fornecedores O queutilizoparaavaliar? Propostasrecebidas (Resposta a RFP) Critérios de avaliação (Jáestabelecidos) Políticasinternas Tenhoferramentasoutécnicas? Negociação Sistemas de Ponderação Sistema de Triagem AHP (Analytical Hierarchic Process) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 19

29. Negociação “Fulano, me ajuda ! Preciso fechar isso até dia 10/12 !!” (“Deadline”) “Nem vem com essa, fui informado de que sua empresa será vendida até o fim da semana. Concluo que você vai precisar mostrar serviço pra ficar ... Me conceda logo esse desconto e fechamos agora ! (“Surpresa”) “Sua proposta parece interessante, mas infelizmente não tenho autorização para fecharmos isso agora. Tenho que verificar esses termos com meu Diretor e voltamos a nos falar.” (“Tática para retardamento”) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 20

30. Negociação “OK, vamos aguardar o Fulano voltar de férias, pois é ele quem dá a palavra final.” (+ retardamento) “Veja bem, mês passado recebemos uma proposta para realização do mesmo tipo de serviço. O valor era 35% inferior a sua...” (Justo e Razoável) “Pense comigo, não podemos dividir a equipe com parte da minha turma colaborando com a migração dos dados em conjunto com a sua turma?” (Raciocinar junto) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 21

31. AHP (Analytical Hierarchic Process) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 22 Dr. Thomas Saaty (1970) – Objetivo: imitar a maneira que as pessoas pensam.

32. AHP - Critérios Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 23

33. AHP - Alternativas Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 24

34. (Único Fornecedor x Vários) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 25

35. Tipos de Contratos Contratos de Preço Fixo Contratos de Tempo e Material Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 26

36. Contratos de Preço Fixo Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 27 Preço Fixo Firme Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 para desenvolvimento do sistema Preço Fixo com Incentivo Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 2.000.000,00 com bônus de R$ 1.000.000 se entregar com 3 meses de antecedência, dentro das especificações do projeto. Preço Fixo com Ajuste de Preço Ex.: Pacote Fechado no valor de R$ 3.000.000,00 anuais com correção anual pelo IGPM.

37. Contratos de Preço Fixo Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 28

38. Contratos de Custo Reembolsável Custo mais porcentagem do custo Não há incentivo para o vendedor diminuir seus custos Custo mais taxa de incentivo Taxa fixa: Custo mais remuneração de R$ 500.000,00 Taxa variável: Custo mais 20% da redução Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 29

39. Contratos de Custo Reembolsável Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 30

40. Contratos de Tempo e Material Baseado no custo unitário do tempo e do recurso utilizado. Ex.: Homem/Hora = R$ 200,00 Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 31

41. (Cuidados na redação) Evitar uso de expressões vagas; Glossário preliminar; Casos reais... Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 32

42. (Cuidados na redação) Testes O requisito contratual era de que a empresa contratada deveria conduzir um mínimo de 15 testes para determinar as propriedades de uma nova substância. Para ter uma margem de segurança, esta empresa fez um orçamento prevendo a execução de 20 testes. Ao final do 15º teste, o cliente afirmou que os resultados não eram conclusivos e que um nova bateria de 15 testes deveria ser executada. O estouro de orçamento foi de U$ 40.000 Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 33

43. (Cuidados na redação) Água A Marinha dos Estados Unidos adjudicou uma licitante numa concorrência pública cujo edital mencionava que o protótipo deveria ser testado “na água”. A empresa ganhadora realizou o teste do protótipo em uma piscina. Infelizmente, a definição de “água” da marinha norte-americana é o Oceano Atlântico... Isso custou à empresa executora U$ 1 milhão para transportar seus engenheiros e equipamentos de testes para o Oceano. Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 34

44. (Cuidados na redação) Arejado Uma empresa ganha um contrato cuja especificação afirma que as mercadorias devem ser transportadas pelo país usando contêineres “arejados”. A equipe do projeto selecionou um contêiner aberto na parte superior, de modo que o ar pudesse circular. Durante o transporte, o trem passou por uma área de chuvas torrenciais e as mercadorias se estragaram. O cliente afirma que queria contêineres “arejados” por baixo. Uma disputa judicial está atualmente decidindo quem deve ser culpado pela má interpretação da palavra “arejado”... Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 35

45. Contrato É o assentamento escrito e formal entre as partes, do escopo de trabalho necessário para produzir um serviço ou produto, que será integrante e necessário a um projeto. Um contrato é mais que a ratificação legal de acertos para uso em disputas judiciais, é garantia do perfeito entendimento das partes que nele assinam um compromisso de escopo e metas bem definidas. (POSSI, 2004) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 36

46. Fases de negociação - Contrato Protocolo (Protocol): são apresentadas as partes e é estabelecida a atmosfera de negociação; Sondagem, Reconhecimento e Avaliação das Partes (Probing): os negociadores identificam os pontos de atenção, bem como os pontos fracos e fortes da outra parte; Negociações ou Barganha (ScratchBargaining): ocorre a real negociação e barganha de interesses e as partes fazem suas concessões; Fechamento ou Encerramento (Closure): são fechadas e resumidas as posições finais e efetuadas as últimas concessões; Acordo Final (Agreement): o acordo final é documentado; (POSSI, 2004) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 37

47. CláusulasContratuais É o que será contratado e onde será contratado. É a declaração do escopo do projeto transformada em “declaração do trabalho” (SOW) através da sua compilação face às premissas, restrições, condições de mercado, e a forma de gerenciamento a ser aplicada. O objeto do contrato é integro, não se modificando ao longo do contrato (diferente do escopo). (POSSI, 2004) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 38

48. CláusulasContratuais Escopo e Fornecimento (Contratante) Como vai funcionar o serviço; Materiais; Equipamentos; Informações Técnicas; Planos de Execução; Cronogramas de Desenvolvimento; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 39

49. CláusulasContratuais Escopo e Fornecimento (Contratada) Plano de Trabalho; Pessoal Envolvido; Expectativa de Conclusão; Riscos; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 40

50. CláusulasContratuais Denominação e Qualificação das Partes Devem assinar o contrato pessoas habilitadas para este fim, constando em Contrato Social, Estatuto ou Assembléia. As procurações só podem ser fornecidas por aqueles que têm poderes dentro de uma organização e devem ser apresentadas e anexadas ao contrato Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 41

51. CláusulasContratuais Considerandos Essas cláusulas são utilizadas para delimitar parâmetros dentro de uma relação Obrigações Dependem de cada tipo de contratação. Aquele que contrata tem o dever de colocar as obrigações da contratada e, por outro lado, a contratada deve analisá-las Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 42

52. CláusulasContratuais Preços Deve-se levar em conta alguns conceitos básicos quando da terminologia a ser utilizada, seus preceitos e formas de tributação: PREÇO: em contra-prestação de fornecimento de produtos ou serviços; ROYALTY: há a transferência de tecnologia entre as partes do contrato. Nesse caso não há o pagamento de impostos. LICENÇA: valor pago pelo uso consentido de um produto. Não há a transferência de tecnologia, só a licença para uso do produto. Tributos O tipo de tributação está diretamente vinculado ao tipo de negócio. Identificar a corretamente a incidência dos tributos é essencial na Gestão das Aquisições em Projetos Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 43

53. CláusulasContratuais Faturamento Não é pagamento e vem acompanhado de documento, de recibo de despesas. FATURA: é o documento que acompanha a mercadoria; NOTA FISCAL: é o documento que obriga o cliente a pagar imposto. ATIVIDADE DE FATURAMENTO: está ligada a cronogramas e eventos físicos do projeto; GLOSA: cancelamento ou recusa, parcial ou total, que ocorre quando se entrega um produto ou serviço em partes menores (deliverables) e a fatura traz valores inteiros ou de todo o conjunto; ATRASO E MULTAS: é a sanção contratual quando há inadimplência no contrato, na questão ligada ao pagamento. Esse termo é utilizado nos atrasos de pagamento (financeiro) ou atrasos de execução de serviços ou entregas (físico); Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 44

54. CláusulasContratuais Confiabilidade / Privacidade Sempre que houver uma informação ou conhecimento sigiloso a ser manipulado, essa cláusula deve existir para garantir a ciência do contratado do valor e da importância do trabalho a ser realizado; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 45

55. CláusulasContratuais Propriedade de documentos Não havendo essa cláusula todos os documentos gerados em um projeto pertencem ao contratante. Deve ficar claro quais os documentos serão de propriedade comum e quais serão exclusivos de algumas das partes ao final do contrato; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 46

56. CláusulasContratuais CasoFortuito / ForçaMaior Nenhuma das partes será responsabilizada pelo não cumprimento das obrigações (Guerra, Forças da Natureza – Terremoto...) Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 47

57. CláusulasContratuais Garantias e Responsabilidades FINANCEIRAS: são seguros feitos para garantir o pagamento. A necessidade desses seguros são avaliadas a partir de alguns quesitos – a empresa tem tradição no mercado; não tem títulos protestados quando se está contratando; tem um bom comportamento no mercado; TÉCNICAS Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 48

58. CláusulasContratuais Vigência e Prazo É a validade do contrato, que se inicia com a assinatura do mesmo até a finalização de todas as tarefas (obrigações) desse contrato; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 49

59. CláusulasContratuais DisposiçõesTransitórias Outras informações que não tem lugar específico, tais como: quem representa a empresa, onde apresentar os documentos e cobrança, o local de entrega de produtos e documentações, como é feita a troca de documentações, etc. Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 50

60. CláusulasContratuais Resolução, Terminação e Rescisão RESOLUÇÃO: determina a falta de capacidade de continuidade de um contrato, ou seja, as partes não têm mais condição de contratar. A Resolução é bilateral, não possui ônus. TERMINAÇÃO: é o direito de uma parte terminar o contrato a qualquer tempo. RESCISÃO: é quando se termina o contrato por algum motivo justo, ou seja, alguém não respeitou as condições comerciais; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 51

61. CláusulasContratuais Leis aplicáveis Tem de se tomar conhecimento das Leis que estão sendo aplicadas em contratos. Elas determinam a forma de dirimir conflitos; Vias de contratos As partes envolvidas têm de possuir cópias idênticas que assinadas, são originais, além da necessidade de testemunhas; Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 52

62. Gestão de Contratos Assegura que o desempenho do fornecedor está adequado aos requisitos contratuais, observando os seguintes aspectos: Aspectos técnicos; Aspectos financeiros; Prazos; Aspectos legais; Aspectos Humanos. Direitos reservados conteúdo utilizado exclusivamente para fins didáticos 53

63. FLUXO DE UMA AQUISIÇÃO FORNECEDOR A RFP – Request For Proposal CLIENTE FORNECEDOR B FORNECEDOR N O que é uma RFP? Request For Proposal. É uma solicitação de propostas feitas pelo comprador, que elabora sua especificação técnica e apresenta para os fornecedores, para a contratação de serviços especializados. Seu objetivo é identificar um ou mais fornecedores que atendam as necessidades do comprador no fornecimento dos bens e serviços requeridos, oferecendo o melhor nível de qualidade possível. 54 54