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Überblick

   Getting Things Done in a Nut Shell
   Kartenabfrage
   Kognitive Grundlagen
   Thinking Rock
   FAQ & T...
Dr. Jens Oberender
   1997-2003       Diplom Informatik Studium, Uni Passau
   Seit 1999       IEEE Student Branch Passa...
Meine ersten
Versuche
   Termine
   Priorisierte Liste
   Kontexte
Nachteile
   Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen
  ...
Motivation

Zeitmanagement                  Getting Things Done
 Aufgaben innerhalb             Vertrauen gewinnen,
  de...
Vorbereitungen
   Einstieg in GTD
       Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig
   Arbeitsraum und Hilfsmit...
Getting Things Done - Prinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten
3.   Organisieren
4.   Durchsuchen
5.   Erledigen




 ...
Prinzip 1) Erfassen

   Inbox
       Gedanken kurz aufnehmen
       Masse zählt
       Alles erfassen
   Anrufbeantwo...
Prinzip 2) Durcharbeiten
   Hineinversetzen
          Motivation des Vorhabens formulieren
          2 Minuten Regel: k...
Prinzip 2‘) Durcharbeiten
   Ist jetzt ein Fortschritt möglich?
   Muss die Aufgabe weiter behandelt werden?
    (z.B. n...
Prinzip 3) Organisieren

Grundkategorien               Kontext
   Projektliste                 Telefon
   Termine      ...
Prinzip 4) Durchsehen

   Listen durchsehen und aktualisieren
   Mindestens wöchentlich
Ergebnis
   Aktualität
   Hinr...
Prinzip 5) Erledigen

Handlungsentscheidung basierend auf
   1. Kontext
   2. verfügbare Zeitdauer
   3. Energielevel
...
Prinzip 5‘) Erledigen
Strenges Raster
Schnell beurteilen, was ich tun soll
   Vorbestimmte Aufgaben


   Akut anfallende...
Prinzip 5‘‘) Erledigen
Wechsel der Perspektive




                                                     Ausblick auf drei ...
GTD Grundprinzipien

1.   Erfassen
2.   Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren
3.   Organisieren nach Kategorien und K...
Kartenabfage
Grüne Karte
                       Bitte:
   Faszination
                          5cm große
   “Ein Gedan...
Hindernisse für Wissensarbeiter

   Abstrakt definierte Aufgaben
   Fehlen direkter Erfolge
   Unterbrechnung des Flows...
Kognitive Grundlagen

   Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen
   Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende
    Wa...
Stigmergische Tätigkeiten

Diskutieren Sie das stigmergische Feedback
   Computerspiele
   Ballsportarten
   Hausaufgab...
Natürliches Planen

   Warum? Klarheit über den Zweck
   Vision der Zielerreichung
       Vorstellen, fühlen, schmecken...
Prinzipien des Getting Things Done

   Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig
       Belastungsfreies Arbeiten
       Ex...
GTD Live

   http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
    #Techniken_und_Werkzeuge
   Thinking Rock
    http://w...
FAQ1
   Arbeitstag beginnen
       Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln
       Eingangskorb durcharbeiten
     ...
FAQ2
   Zuviele anstehende Projekte
       Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren
   Zuviele “nächste Schritte...
FAQ3

   Procrasination
    Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben
       Ursache: fehlender Überblick -> falsch...
Tipps für Wissensarbeiter
   Generell
    1.   Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen
    2.   Zur lieben G...
GTD ist…
   Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren,
    Durchsehen, Durchführen
   Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersiste...
Literatur

   Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting
    Things Done: The Science behind Stress-Free
    Productivi...
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Riding the Flow - Wissenarbeit nach der Getting Things Done Methode

  1. 1. 1
  2. 2. Überblick  Getting Things Done in a Nut Shell  Kartenabfrage  Kognitive Grundlagen  Thinking Rock  FAQ & Tipps für Wissensarbeiter 2
  3. 3. Dr. Jens Oberender  1997-2003 Diplom Informatik Studium, Uni Passau  Seit 1999 IEEE Student Branch Passau  Community an der Fakultät  Fachwissen aus erster Hand  Exzellente Aktivitäten in Passau Workshops, FMI Party, Professoren Persönlich, Linux Install Party  Seit 2006 Gesellschaft für Arbeitsmethodik e.V.  Background vieler Trainer in D-A-CH  Stammtische der Regionalgruppe München Alleinstellungsmerkmal, Führen  Jährliches Falkenstein Seminar  2003-2009 Promotion IT-Sicherheit  Informationen http://nymity.info  Beratung/Technologietransfer in KMUs 3
  4. 4. Meine ersten Versuche  Termine  Priorisierte Liste  Kontexte Nachteile  Nicht-geschaffte Aufgaben umtragen  Unzureichend bei vielen Aufgaben, die von Außen bestimmt werden 4
  5. 5. Motivation Zeitmanagement Getting Things Done  Aufgaben innerhalb  Vertrauen gewinnen, der zur Verfügung mit der eigenen Zeit stehenden Zeit richtig umzugehen erledigen  Berücksichtigt kurz-  Langfristige Ziele und langfristige Zielen unterrepräsentiert  Entlastet das  Work/Life-Balance aus Kurzzeitgedächtnis, den Augen verloren sofern möglich  Zufriedenheit muss sich  „Flow“-fördernde alleine aus Arbeit Strukturierung schöpfen 5
  6. 6. Vorbereitungen  Einstieg in GTD  Konfrontation mit allen offenen Enden gleichzeitig  Arbeitsraum und Hilfsmittel  Ziel: ablenkungsfrei  Ablagesystem für aktive Aufgaben  Eindeutiges Wiederauffinden  ¾ gefüllt -> kein unbewusstes Zögern Informationen dort abzulegen  Ablagesystem zur Referenz  Schnelle Ablage, z.B. Hängemappen 6
  7. 7. Getting Things Done - Prinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten 3. Organisieren 4. Durchsuchen 5. Erledigen 7
  8. 8. Prinzip 1) Erfassen  Inbox  Gedanken kurz aufnehmen  Masse zählt  Alles erfassen  Anrufbeantworter, Zeitschriftenstapel, Briefe 8
  9. 9. Prinzip 2) Durcharbeiten  Hineinversetzen  Motivation des Vorhabens formulieren  2 Minuten Regel: kurze Aufgaben sofort machen 9
  10. 10. Prinzip 2‘) Durcharbeiten  Ist jetzt ein Fortschritt möglich?  Muss die Aufgabe weiter behandelt werden? (z.B. nach Delegieren)  Ist eine zeitliche Erfüllung notwendig?  Gehört die Aufgabe inhaltlich zu anderen? 10
  11. 11. Prinzip 3) Organisieren Grundkategorien Kontext  Projektliste  Telefon  Termine  Shopping  Nächsten Schritte  Arbeitsplatz Passive Kategorien  Seltener Ansprechpartner  „Warten-auf“ Liste  Liste mit Referenzmaterialien  „Vielleicht/Irgendwann“ Liste 11
  12. 12. Prinzip 4) Durchsehen  Listen durchsehen und aktualisieren  Mindestens wöchentlich Ergebnis  Aktualität  Hinreichend wichtige und dringende Aufgaben sind gelistet  Fokussiertes Arbeiten 12
  13. 13. Prinzip 5) Erledigen Handlungsentscheidung basierend auf  1. Kontext  2. verfügbare Zeitdauer  3. Energielevel  4. Priorität 13
  14. 14. Prinzip 5‘) Erledigen Strenges Raster Schnell beurteilen, was ich tun soll  Vorbestimmte Aufgaben  Akut anfallende Aufgaben / Unvorhergesehenes  Selbstbestimmtes Arbeiten 14
  15. 15. Prinzip 5‘‘) Erledigen Wechsel der Perspektive Ausblick auf drei bis Verantwortungsbereiche, fünf Jahre, Vision Laufende Projekte Berufliche Ziele für ein oder zwei Jahre Aktuelles Handeln Leben allgemein 15
  16. 16. GTD Grundprinzipien 1. Erfassen 2. Durcharbeiten, nächsten Schritt definieren 3. Organisieren nach Kategorien und Kontext 4. Durchsuchen 5. Erledigen 16
  17. 17. Kartenabfage Grüne Karte Bitte:  Faszination  5cm große  “Ein Gedanke, Buchstaben der mir gefällt“  nur Stichworte Orange Karte  Unklare Punkte  z.B. Fragen zur Umsetzung 17 17
  18. 18. Hindernisse für Wissensarbeiter  Abstrakt definierte Aufgaben  Fehlen direkter Erfolge  Unterbrechnung des Flows  Unsicherheit bei der Priorisierung  -> keine intrinsische Motivation 18
  19. 19. Kognitive Grundlagen  Leicht, gelernte Mustern zu vergleichen  Schlecht in der Wiedergabe ohne stimulierende Wahrnehmung  7 gleichzeitige Gedankenstränge (±2) [Miller 1956]  Stigmergische Tätigkeit [Parunak 2006]  Wahrnehmbare Ergebnisse („stigma“)  Anregen weiterer Aktivitäten („ergon“) 19
  20. 20. Stigmergische Tätigkeiten Diskutieren Sie das stigmergische Feedback  Computerspiele  Ballsportarten  Hausaufgaben  Webdesign  Programmieren  Projektarbeit  Studieren/Promovieren 20
  21. 21. Natürliches Planen  Warum? Klarheit über den Zweck  Vision der Zielerreichung  Vorstellen, fühlen, schmecken  Frische Ideen dazu bekommen  Wichtiges identifizieren, Strukturieren  Nächsten Schritt festlegen 21
  22. 22. Prinzipien des Getting Things Done  Möglichst wenig Aufgaben gleichzeitig  Belastungsfreies Arbeiten  Externes Sammeln anstehender Tätigkeiten  Ökonomie der Aufgabenwechsel  2 Minuten Regel  Wiedererkennen von Mustern  Fest vorgegebene Struktur des externen Speichers  Vorfiltern relevanter Aufgaben 22
  23. 23. GTD Live  http://de.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done #Techniken_und_Werkzeuge  Thinking Rock http://www.trgtd.com.au/ 23
  24. 24. FAQ1  Arbeitstag beginnen  Rahmenbedingungen (feste Termine) ermitteln  Eingangskorb durcharbeiten  “Nächste Schritte”-Liste durchschauen  Ggf. Fokus wechseln, wenn Fortschritt stagniert  GTD für Perfektionisten  Den Prozess perfektionieren, Stillstand verhindern  GTD im Team  Vorrangig eigener Arbeitsablauf beeinflussen  Vorteil beim Delegieren, Kontrolle bleibt aufrecht erhalten 24
  25. 25. FAQ2  Zuviele anstehende Projekte  Tage für wichtige Aufgaben exklusiv reservieren  Zuviele “nächste Schritte”  Resultiert aus den Verantwortlichkeiten  Prioritäten setzen (aus der aktuelle Woche nach Irgendwann verschieben)  Aussage über freie Ressourcen  Auswahl schwierig  Genügend Information, um zu entscheiden?  Rationale Quellen vs. Intuition  Positiven Verlauf aktivieren 25
  26. 26. FAQ3  Procrasination Aufschieben, bzw. Verzögern wichtiger Aufgaben  Ursache: fehlender Überblick -> falsche Entscheidungen  Selbstkontrolle/-disziplin  Klare Zielsetzung durch nächsten Schritt  Energie-abhängig  Verstärkt durch “Flow” 26
  27. 27. Tipps für Wissensarbeiter  Generell 1. Entscheidende Phase für die Zufriedenheit: Erledigen 2. Zur lieben Gewohnheit machen: Alles Erfassen, regelmässig Durchsehen 3. Zu Beginn Methode fokussieren, Low-Tech  Promovieren 4. Relevante Gedanken sofort erfassen 5. Thema (10 000 Fuß) skizzieren, dann „Ride the flow“ und nicht rausbringen lassen 6. Höhere Ziele nicht aus den Augen verlieren: Gemeinschaft, Jobsuche, Spiritualität 27
  28. 28. GTD ist…  Erfassen, Durcharbeiten, Organisieren, Durchsehen, Durchführen  Kategorien, Kontexte, Aufgabenpersistenz  Support durch Tools  -> leichter entscheiden, welcher nächste Schritte getan werden sollte 28
  29. 29. Literatur  Francis Heylighen and Clément Vidal. Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity, Long Range Planning, Volume 41, Issue 6, pp 585-605, Elsevier, 2008.  Allen, David. Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, Penguin, 2001.  http://www.davidco.com/faq.php, 2009  Images.google.com, search „getting things done workflow“, source friendfeed.com 29

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