Présentation donnée à l'IAE Aix par Véronique Guiberteau-Canfrère et Jean Davoust, sur la méthode GTD (Getting Things Done): Présentation et retour d'expérience.

1. Getting Things Done
S’organiser pour réussir
L’art de l’efficacité sans le stress
Véronique Guiberteau-Canfrère
Jean Davoust

2. Gérer ses engagements?
Question de point de vue
Une méthode?
Descendant Vs Ascendant
 Objectifs de vie
 Objectifs à 2 ans
 Objectifs à 6 mois
 Mes fonctions
 Pro / Perso
 Stratégie
 Taches
 Quotidien

3. Gérer ses engagements
La méthode GTD
• Les recenser et les
stocker dans un
« système » externalisé
• Les clarifier
• Consigner les rappels et
les actions
• Concrétiser les
première actions
• Ce n’est qu’un début…

4. Recenser et stocker dans un
« système » externalisé

5. Clarifier
Emails indésirables
S’acheter une
Ferrari
Article de référence

6. Clarifier
Construire ma maison
Organiser le comité de
direction

7. Consigner les rappels et les actions
 Appeler Paul pour la réunion
 Réparer frigo
 Ecrire le devis client X
 Acheter du lait
 En attente de la réponse de Paul
pour la réunion
 Trouver des idées pour améliorer
la rentabilité

8. GTD
• C’est
– Un outil /Une méthode
• Ce n’est pas
– Une philosophie de vie
• GTD : se positionner sur une échelle de temps
– Préciser et accomplir SES objectifs à moyen et long terme
– Fluidifier le quotidien :
• Diminution du stress
• Augmentation de l’efficacité
• Les outils informatiques GTD
– conditionnent en partie l’appropriation de la méthode.
– MAIS inutiles (trop usine à gaz) si on ne fait pas l’effort de se pencher
sur la méthode
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9. Par quoi commencer ?
• Se poser une question : a-t-on envie de faire
un grand ménage ?
• Prévoir d’y consacrer du temps au début
• Lire le livre
• Reprendre tout ce que l’on a faire, ce sur l’on
veut faire, ce que l’on voudrait faire
• En profiter pour réfléchir à ses objectifs CT,
MT, LT
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10. Les trucs utiles tout de suite
• Une tâche de moins de 2 min est faite
immédiatement
• Désactiver l’alerte d’arrivée de messages
• Ne pas mettre de notifications sur toutes les
tâches
• Considérer les mails qui appellent une action
comme des tâches
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11. Toutes
les tâches
Certaines
tâches
Non
utlisé
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12. Les points clés pour moi
• La « boite de réception » :
– réceptacle de toutes les tâches au fil de l’eau (intérêt du
smartphone synchronisé)
– revue une fois par jour pour « typer » les tâches, leur
assigner des projets, des échéances, des contextes, des
priorités, des statuts
– utile : pouvoir y intégrer des mails par simple transfert
• Les revues
– Boite de réception : tous les jours = les nouvelles tâches à
trier
– Liste « hot » : tous les jours = ce qu’il y a à faire
– Les autres listes ou projets : 1 fois par sem/par mois
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13. Sur Internet
Toodledo
Mes outils Sur mon IPhone
ToDo
Pas d’outil desktop
Synchronisation
Envoi de mails
 taches
Outlook
Boites de réception
Il existe plus d’outils MAC que PC…? 0 taches J’ai changé 2 fois d’outils
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14. Quels outils pour MA gestion GTD?
• Gestion des entrées
• Gestion des listes/actions
• Gestion du calendrier / des échéances
• Gestion des plans de projets
• Gestion des référentiels

15. Mon contexte
Utilisation intensive perso et pro de MS Outlook:
• Emails
• Contacts personnels
• Contacts professionnels (GCP)
• Calendrier
• Tâches
• Synchronisation avec un PDA
Beaucoup (trop) de solutions « GTD » disponibles

16. Ma solution
• S’appuyer sur Outlook
• Pas de support d’organisation en doublon
• Apport d’une couche GTD:
Quoi? Où?
Gestion des entrées Jello & Outlook: Emails, tâches
Gestion des listes/actions Jello & Outlook: Tâches
Gestion du calendrier / des échéances Jello & Outlook: Calendrier, tâches
Gestion des plans de projets Jello & Outlook: Tâches (insuffisant)
Gestion des référentiels Dossiers (papiers et informatiques)

17. Pour finir
• S’approprier d’abord le processus, après les
outils
• Investir du temps au démarrage (2 jours)
• Insister dans les premiers mois
• Choisir les outils avec lesquels on est le plus à
l’aise (usage, plaisir, facilité)

18. Pour aller plus loin…
• http://www.gtdtimes.com/
• http://twitter.com/gtdtimes
• http://fr.wikipedia.org/wiki/Comparaison_de_logiciels_GTD
• http://www.des-livres-pour-changer-de-vie.fr/?s=gtd
• http://blog.pierremorsa.com/category/sorganiser-pour-reussir/
• Lien vers ToDoList: Application GTD utilisée par Laurent Bosc:
• http://www.codeproject.com/KB/applications/todolist2.aspx