Neste artigo discorremos sobre algumas definições importantes a respeito da tecnologia de portais e desafios para a geração de valor a partir destas ferramentas. www.terraforum.com.br

1. Gestão do Conhecimento
Portais Corporativos
biblioteca
Portais Corporativos: múltiplos conceitos,
perspectivas e desafios de estruturação
Portais Corporativos estão sendo implementados em organizações dos mais variados portes para a
integração e disseminação de informações valiosas; suporte a colaboração de equipes e parceiros;
e finalmente e, de forma crescente, para melhor atender aos clientes da organização. Neste artigo
discorremos sobre algumas definições importantes a respeito da tecnologia de portais e desafios
para a geração de valor a partir destas ferramentas. Damos destaque em particular ao desafio de se
definir abordagens para estruturar Portais Corporativos levando-se em consideração necessidades
específicas de usuários, departamentos, unidades de negócio, processos, temas estratégicos,
projetos, comunidades etc.
José Cláudio Terra, Dr.
InTroDução últimos 10 anos. Isto, logicamente, representa um
desafio fantástico para organizações de qualquer
Numa economia baseada em informação e porte, pois a explosão informacional da última
conhecimento, conseguir encontrar informação década transformou nossas maiores organizações
de valor de forma rápida significa aumento de em uma verdadeira colcha de retalhos na qual
produtividade para os colaboradores mais graduados convivem múltiplos sistemas, múltiplas intranets,
e estratégicos para a organização; significa também sites, extranets e na qual indivíduos, grupos e
que a informação está minimamente organizada departamentos têm uma enorme autonomia para
e, portanto, melhor preservada e protegida quanto criar, guardar e disseminar informações em um ritmo
ao seu uso e distribuição; significa, finalmente, incompatível com a capacidade das organizações
uma maior capacidade da organização em em gerenciar o que se produz e se consome de
alavancar ativos de conhecimentos pré-existentes informação. Prevalece um sentimento de frustração
na organização. Enfim, gerenciar informação entre gestores de informática e informação (CIOs).
significa, atualmente, uma questão fundamental de Vários destes se sentem como um homem ou mulher
governança corporativa e competitividade. É neste solitária lutando contra um enorme dique com várias
contexto que se inserem os Portais Corporativos. fissuras, que deixam a água vazar. A cada fissura
Eles representam, em suas implementações de que ele ou ela consegue fechar, várias outras
maior êxito, não apenas uma classe de tecnologias, fissuras são abertas. A cidade será inundada...
mas também uma postura, abordagem e conjunto
de políticas e regras para gerenciar a informação. Há esperança, no entanto. Alguns dizem
que a humanidade está condenada a buscar
Caos InformaCIonal constantemente soluções para os próprios problemas
que ela cria. Ou, segundo a teoria das restrições, a
Tudo indica que nos próximos 10 anos o volume cada restrição vencida ficam mais evidentes outros
de informação dentro e fora das organizações tipos de restrição que antes as organizações nem
vai crescer muito mais rapidamente do que nos sabiam existir. A esperança para o caos atual se
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2. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação
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baseia, em boa medida, na implementação das desenvolvimento sofisticadas.
seguintes ações:
A confusão é advinda de algumas razões muito
• Mecanismos de buscas avançados: os específicas: todas as tecnologias acima apresentam
mecanismos mais avançados permitem tratar tanto uma interface web; todas incluem mecanismos de
o desktop, como redes internas das empresas busca e todas aceitam senhas para aplicações
como grandes bases de dados. Isto significa que específicas e, finalmente, como, não poderia
todo arquivo é indexado. Incluem-se aqui tanto deixar de ser, todos os fornecedores de tecnologia
documentos mais comuns do pacote Office, como dizem tudo poder. Dizem se tratar apenas de uma
fotos, vídeos etc. No primeiro caso, a partir de integração via XML. Esta confusão fica evidente
busca full text e busca em tags em outros tipos de em processos de concorrência no qual diversos
arquivos. fornecedores de tecnologia concorrem e, não raro,
• Taxonomia e Categorização Automática: Os variações de preço são dramáticas. Conhecemos
softwares de busca mais avançados trabalham vários casos no qual a proposta mais cara é 7 ou 8
com o conceito de Smart Folders, isto é, folders vezes mais cara do que a oferta mais barata.
preenchidos dinamicamente a partir de categorização
automática e múltipla. Múltipla quer dizer que se Antes de tentar dar uma resposta mais específica é
abandona o conceito tradicional e hierárquico de crítico lembrar que Portais Corporativos precisam ser
categorização de documentos das bibliotecas implementados em organizações que já investiram,
físicas, no qual cada documento se encontra em em alguns casos, milhões e milhões de reais e
um único local. Segundo as abordagens tanto de milhares de horas de trabalho para o desenvolvimento
classificação manual (estruturas de classificação), de inúmeros aplicativos e, em alguns casos, vários
como de classificação automática (Smart Folders) websites e intranets departamentais. Neste sentido,
pode-se chegar aos documentos digitais a partir de há uma piada bastante corrente no mundo da TI que
vários caminhos distintos. diz que Deus só criou o mundo em 7 dias porque
• Portais Corporativos Avançados: ver definição não havia legado. Enfim, Portais Corporativos
abaixo. precisam co-habitar em uma selva com múltiplos
animais (sistemas) e, às vezes, mais importante:
DefInInDo PorTaIs CorPoraTIvos vários stakeholders bastante poderosos.
Em um ambiente empresarial com diversas Portais Corporativos possuem diversos níveis
tecnologias concorrentes (linguagens e plataformas) de sofisticação, no entanto, existem algumas
e níveis de sofisticação bastante diversificados características básicas que permitem definir que
é difícil mesmo aos mais experientes CIOs (Chief uma plataforma de desenvolvimento pode ser
Information Officers) definirem o que vem a ser considerada um Portal Corporativo. Entre as
um Portal Corporativo. A confusão é generalizada: principais encontram-se as seguintes:
colocam-se, muitas vezes, na mesma cesta coisas
como sites desenvolvidos em HTML simples, • Single sign-on: trata-se da possibilidade de
mecanismos de busca avançados e classificação autenticação segura e única dos usuários do portal
automática, sistemas de gestão de conteúdo, a partir da perfeita integração com os aplicativos
biblioteca digitais, sites de e-commerce, aplicativos de gerenciamento de usuários da organização.
de várias naturezas que são browser-based, intranets Na prática, isto significa que o usuário não precisa
com vários tipos de aplicativos e plataformas de digitar sua senha novamente ao entrar no portal ou
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3. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação
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em qualquer aplicativo existente na empresa e que tecnologias bem simples. Neste contexto, como fica
se encontra integrado ao portal; a estruturação de Portais Corporativos? Depende
• Personalização: a possibilidade de cada usuário muito da tecnologia? Logicamente que do ponto
personalizar sua forma de navegação, incluindo de vista das possibilidades de integração e uso de
layout e navegação, assim como definir facilmente recursos avançados a resposta é “sim”. Do ponto de
(arrastando webparts) quais aplicativos terá integrado vista lógico, no entanto, é possível definir portais a
ao seu próprio portal são características que apenas partir da lógica do ambiente de trabalho do usuário.
Portais Corporativos dispõem. Os portais mais O quadro abaixo procura mostrar que estes são
avançados são capazes de, dinamicamente, a partir considerações paralelas. O lado esquerdo mostra a
de business rules, prover informação específica a crescente sofisticação e incorporação de tecnologias
cada usuário ou grupo de usuários com base no e funcionalidades: começando de simples sites
seu perfil pessoal estático e mesmo dinâmico, ou e intranets até chegar a níveis elevados de
seja, com base em seu padrão de acesso, uso e sofisticação com portais que incluem mecanismos
publicação de informação. de personalização, colaboração, workflow e
• Integração: Portais Corporativos dispõem business intelligence. O lado direito do quadro, no
de um grande número de webparts ou APIs entanto, talvez seja mais importante, pois parte da
(application programa interfaces) que permitem a lógica do usuário e destaca que Portais Corporativos
rápida integração de aplicativos e sistemas, com podem ser construídos a partir de várias iniciativas
muito pouca necessidade de programação ou independentes, mas interligadas.
customização de plataformas.
• Portabilidade: Portais Corporativos avançados PorTaIs CorPoraTIvos:
permitem que um portal seja facilmente acessível evolução e esTruTuração
}
por meio de vários tipos de hardware
como PCs, terminais, palms, celulares Meu Local de Trabalho
Portais = Processos + Business Intelligence
etc. • My Personal Spaces
Portais = Colaboração Interna e Externa
• Escalabilidade: o último teste • My Teams
Portais = Personalização + Customização
é o do desempenho, pois várias • My Projects
plataformas que se dizem Portais Portais = Conteúdo + Aplicações + Serviços • My Communities
• My Processes
Corporativos não são capazes de lidar Portais = Busca Categorizada (Avançada)
• My Unit
com números elevados de usuários Portais = Busca • My Organization
acessando de forma simultânea Sites, Intranets e Extranets • My Interests
o portal. Portais Corporativos
avançados incluem mecanismos Fonte: elaborado pelo autor
de gestão e distribuição de carga e
tráfego garantindo velocidade e segurança. A lógica do quadro acima, principalmente seu lado
direito, é de uma República Federativa. Como no
esTruTuranDo ConTeúDo caso de um país, o cidadão é afetado por várias
e PorTaIs CorPoraTIvos instâncias governamentais: Comunidade, Bairro,
Município, Estado e Governo Federal. No caso
Logicamente nem todos os Portais Corporativos de Portais Corporativos, a situação é similar, pois
incluem todos os requisitos acima citados. Por portais podem ser desenvolvidos a partir de várias
outro lado, muitas iniciativas nas organizações perspectivas, com diferentes escopos, públicos
chamadas de “Portais Corporativos” utilizam atingidos, orçamentos, duração etc. A grande
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4. Portais Corporativos Portais Corporativos: múltiplos conceitos, perspectivas e desafios de estruturação
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questão, particularmente em grandes organizações,
não é tentar gerenciar todas as perspectivas de
um portal corporativo de forma centralizada. A
perspectiva não pode ser a de broadcast, pois o
conceito do portal, embora possa ser empregado
com diferentes objetivos (ex: melhorar a gestão de
processos; fomentar a colaboração dentro e fora da
empresa; reduzir custos de serviços; etc), é de que
ele é o local de trabalho dos information workers. E
estes profissionais lidam diariamente com múltiplos
desafios em termos de acesso à informação,
s
aplicativos, colaboração, projetos e gestão
organizacional em múltiplos níveis (departamento,
unidade de negócio etc). Eles precisam ter certo
grau de adequação do portal a suas necessidades
individuais. Assim, é a partir do tênue equilíbrio entre
os objetivos organizacionais e as necessidades dos
indivíduos que se estruturam Portais Corporativos.
A não compreensão deste fato pode levar a dois
extremos claramente indesejáveis: burocracias
digitais ou webanarquia.
É no contexto acima que se insere a crítica questão
da governança de portais. Isto, porém, fica para um
outro artigo.
***
José Cláudio C. Terra é presidente da TerraForum
Consultores. Atua como consultor e palestrante
no Canadá, nos Estados Unidos, em Portugal,
na França e no Brasil. Também é professor de
vários programas de pós-graduação e MBA e
autor de vários livros sobre o tema. Seu email é
jcterra@terraforum.com.br
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a emPresa
arTIgos relaCIonaDos A TerraForum Consultores é uma empresa
de consultoria e treinamento em Gestão do
Conhecimento (GC) e Tecnologia da Informação. Os
Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos clientes da empresa são, em sua maioria, grandes
Portais Corporativos: Novo Instrumento de Gestão da Informação e médias organizações dos setores público, privado
Entendendo os Níveis de Sofisticação de um Portal Corporativo e terceiro setor. A empresa atua em todo o Brasil
e também no exterior, tendo escritórios em São
Paulo, Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo
Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior referência
em Gestão do Conhecimento no país. Além disso,
conta com uma equipe especializada e internacional
de consultores.
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