O documento discute a relação entre Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e Sistemas de Gestão de Conteúdo. Aborda as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo adequada e as vantagens dos Sistemas de Gestão de Conteúdo para implementações de portais corporativos.

1. Aborda a relação entre a Gestão do Conhecimento, Portais Corporativos e os Sistemas de
Gestão de Conteúdo, e apresenta as características necessárias para uma Gestão de Conteúdo
adequada, desde suas funcionalidades, design, regras, controle e arquitetura. São discutidas
necessidades como metadados, tecnologia de informação, e usabilidade.
Um componente importante de qualquer É evidente que os SGCs estão se tornando
solução de portal corporativo deveria ser a uma necessidade prática em operações web
descentralização e delegação de poder para onde milhares de páginas compartilham de
que os funcionários possam facilmente incluir elementos comuns (ex: marca da empresa). É
informação e conhecimento no sistema e ter muito difícil manter a integridade de páginas
estes “inputs” eficientemente e rapidamente de site e seus vários links, de maneira geral,
distribuídos para grupos específicos, toda a sem o uso de SGCs avançados. Em um
empresa e até mesmo clientes. Dessa ambiente de publicação web, uma simples
maneira, as implementações Sistema de página ou conjunto de páginas pode ser
Gestão de Conteúdo (SGC), associadas com formada a partir de centenas de fontes de
implementações portais corporativos dados, links, gifs e imagens, que são
representam uma oportunidade formidável e armazenados em arquivos distintos.
um desafio para as organizações e
consultorias envolvidas na implementação de Os SGCs, inicialmente desenvolvidos para
portais corporativos. grandes operações de publicação de
conteúdos – caso dos portais e empresas
De acordo com o Yankee Group, as vendas de jornalísticas - são claramente ferramentas de
software de gerenciamento de conteúdo estão compartilhamento do conhecimento e
previstas para crescer de 900 milhões de deveriam ser tratadas como tais. Os SGCs
dólares em 2000 para 3 bilhões de dólares em mais avançados permitem a integração fácil e
2004. A previsão da Strategy Partner coloca o dinâmica de dados muito estruturados (dos
número de 3 bilhões de dólares em 2004 como sistemas de back-end) e de dados não-
um cenário pessimista e prevê 13 bilhões de estruturados (informados pelos indivíduos de
dólares em um cenário otimista. À luz dessas dentro e de fora da empresa). Os SGCs
previsões, não é nenhuma surpresa que podem também ser integrados profundamente
estejamos vendo atualmente um grande com aplicações eletrônicas de workflow e
número de fornecedores nesse mercado. outras ferramentas de colaboração e
Esses fornecedores variam de pequenos gerenciamento de projeto. Um processo
provedores de soluções ASP até soluções de padrão de SGC geralmente envolve os
nível empresarial. seguintes passos: 1) Criação de Documentos;
2) Revisão de Documentos; 3) Inclusão de
©TerraForum Consultores 1

2. Metadata e Controle de Qualidade; 4) Arquivamento ou Eliminação dos Documentos.
Publicação; 5) Revisão Periódica; e 6) Eles são descritos na figura, abaixo:
Figura: Processo Padrão de Gestão de Conteúdo
Arquivamento
Criação de Revisão de Indexação & tempo
Publicação Revisão
Documentos Documentos C. De Qual.
Eliminação
Fonte: “Portais Corporativos: a Revolução na Gestão do Conhecimento”, de José Cláudio Terra e Cindy Gordon, Negócio
Editora
As implantações de SGC podem • Facilidade para os usuários não-técnicos
desempenhar um papel crítico na continuarem a trabalhar com seus
implementação dos portais corporativos. aplicativos de escritório (desktop);
Os SGCs fornecem a infra-estrutura • Os templates são modificados facilmente;
técnica e os processos centrais que • Metadata é incluida automaticamente;
garantem que o conteúdo correto, • Permite-se a criação de documentos
atualizado e pontual estará disponível baseados em XML por usuários que
para aqueles que precisarem. Embora desconheçam XML;
engenhosa, em um nível conceitual, as • Facilidade para o usuário organizar,
plataformas SGC podem ser bastante classificar e fazer referências cruzadas do
diferentes em termos de suas várias conteúdo que está sendo publicado;
características técnicas. Algumas das • Permissão para o usuário associar
características encontradas nas soluções facilmente termos de busca (palavras-
SGC mais avançadas estão incluídas, chave) com o conteúdo criado;
mas não limitadas, na seguinte lista: • Suporte à publicação de conteúdo em
muitos tipos de arquivos (ex.: áudio,
Funcionalidades de Criação e Design vídeo, imagem, apresentação, código
• Existem poucas limitações de HTML, componentes Java, arquivos ZIP
layout e projeto; para download, etc.);
• O conteúdo é separado do • Permissão para os criadores de conteúdo
formato; incluírem níveis de prioridade no
• Inclusão de ferramentas gráficas documento que será publicado ou
e intuitivas para se construir um distribuído para grupos selecionados;
workflow; • Habilidade para customizar
• Permite-se que os usuários não dinamicamente a navegação, o conteúdo
apenas publiquem informação / e aplicativos que serão mostrados a
conteúdo, mas também diferentes grupos de usuários;
customizem facilmente a • Usuários podem utilizar as ferramentas
interface de suas publicações; para criação de conteúdo que lhes sejam
©TerraForum Consultores 2

3. mais adequadas. Isto quer dizer que • São fornecidos relatórios e
pessoas sem um perfil técnico podem ferramentas para monitorar facilmente
continuar a utilizar aplicativos de escritório o sistema;
(word, excel, etc) e pessoas com um perfil • Inclui alertas via e-mail para os
técnico mais avançado podem continuar a administradores;
trabalhar com “power tools” para design • Arquivos totalmente passíveis de
sofisticado. auditoria são fornecidos.
Definição de Regras Além dessas características operacionais
• Permite-se mudanças fáceis de essenciais, uma série de outras considerações
regras para autoria, edição, que devem ser feitas antes de optar por uma
aprovação, publicação e remoção de solução específica de SGC. Muitas dessas
conteúdo; questões são altamente técnicas. Na lista
• Os usuários comuns podem também abaixo, selecionamos umas poucas questões
definir ou mudar facilmente as regras que os gerentes de TI devem levantar.
e fluxo do processo de publicação
das páginas; Arquitetura
• Os empregados e/ou o webmaster • Ele inclui servidores separados para
podem gerenciar facilmente papéis e desenvolvimento, teste e produção?
direitos de acesso; • Ele inclui um repositório global e
• Permite-se a publicação pública e robusto? O sistema permite a criação
com controle de privacidade (isto é, de repositórios regionalizados /
os usuários controlam quem têm agrupados?
acesso às suas páginas publicadas). • Qual o nível de granularidade que o
conteúdo pode ser armazenado no
Administração e Controle de Versões repositório? Esses níveis são
• Muitas opções para controle de facilmente configurados pelo usuário?
versão; As partes de um conteúdo são
• Permite-se visualizar o “histórico de facilmente remontadas e
mudanças” de algum item específico disponibilizadas novamente?
que tenha sido publicado; • O sistema produz soluções em
• Geração automática de atributos termos de redundância no caso de
(metadata) associados com cada perda total ou parcial dos
documento publicado (data da repositórios?
criação, criador, tamanho do • O sistema simplifica a reclassificação
documento, indicador de item novo, e recombinação de conteúdo para
indicador de item atualizado, etc.); novos usuários e para a entrega
• Permite-se que papéis sejam através de múltiplos canais ?
facilmente designados: quem pode • Quais são as habilidades de
ler, editar, arquivar e eliminar um integração do sistema? Em termos de
documento ou página; ferramentas de desenvolvimento e
• Permite-se a adição de comentários aplicações?
para documentos revisados; • É baseado em XML? Suporta LDAP?
• Permite-se voltar atrás na publicação Quais outros padrões são
de itens caso necessário; suportados?
©TerraForum Consultores 3

4. • O sistema se integra com as ***
plataformas líderes de PdCC, bancos
de dados (Oracle, Sybase, SQL José Cláudio C. Terra é presidente da
Server, Informix, etc.), aplicações TerraForum Consultores. Atua como consultor
legadas, servidores web, servidores e palestrante no Canadá, nos Estados Unidos,
de aplicação, servidores comerciais, em Portugal, na França e no Brasil. Também é
etc. ? São fornecidos adaptadores professor de vários programas de pós-
pré-desenvolvidos para essas graduação e MBA e autor de vários livros
integrações? sobre o tema. Seu email é
• Ele suporta a integração de jcterra@terraforum.com.br
fornecedores e parceiros em um
Processo de Gerenciamento de
Conteúdo necessário para
disponibilizar transações de comércio
eletrônico em tempo real?
• O sistema inclui caching?
• O sistema inclui procedimentos
simples para back-up?
Os aspectos essencialmente técnicos
relacionados aos SGC, embora bastante
importantes e não triviais, dizem respeito
apenas a uma pequena parte das questões
relacionadas a uma efetiva implementação de
sistemas de gerenciamento de conteúdo no
contexto de portais corporativos. Muito mais
importante são os temas estratégicos e
organizacionais que necessariamente devem
ser transformados durante processos de
implementação de SGCs. Uma efetiva gestão
de conteúdo pode transformar como uma
empresa publica, compartilha e utiliza
informação, conhecimento e poder. Por isso,
novas políticas de compartilhamento de
informação interna e externa (com clientes) e
descrições de cargo (definindo
responsabilidades, inclusive da alta gerência)
devem, em muitos casos, acompanhar a
implementação das soluções de SGC. Estes
pontos, entretanto, trataremos em uma outra
ocasião.
©TerraForum Consultores 4

5. # "%
$ #
! "
Tendências emergentes em mecanismos de buscas A TerraForum Consultores é uma empresa de
Determinantes da Necessidade de Portais Corporativos consultoria e treinamento em Gestão do
Gestão do Conhecimento e Sistemas de Informações Públicos Conhecimento (GC) e Tecnologia da
Informação. Os clientes da empresa são, em
sua maioria, grandes e médias organizações
dos setores público, privado e terceiro setor. A
empresa atua em todo o Brasil e também no
exterior, tendo escritórios em São Paulo,
Brasília e Ottawa no Canadá. É dirigida pelo
Dr. José Cláudio Terra, pioneiro e maior
referência em Gestão do Conhecimento no
país. Além disso, conta com uma equipe
especializada e internacional de consultores.
& ( * # # " ," $
') + % " - &
Gestão do Conhecimento e E-learning na
Prática
Portais Corporativos, a Revolução na Gestão
do Conhecimento
Gestão do Conhecimento - O Grande Desafio
Empresarial
Gestão do Conhecimento em pequenas e
médias empresas
Realizing the Promise of Corporate Portals:
Leveraging Knowledge for Business Success
Gestão de Empresas na Era do Conhecimento
©TerraForum Consultores 5