Buenas. He querido aclarar como poder usar esta herramienta gratuita de una forma eficaz, sencilla y rápida. Espero que le sea de utilidad, para más información visite mi blog http://www.webdejavi.es Para verlo en Google docs, visitar: https://docs.google.com/presentation/pub?id=1dSlhstr0d47Bo2rjFRQgddsELxQ8nsHXtH51PY5l_m0&start=false&loop=false&delayms=3000 Muchas gracias.

1. Hiveminder
Cómo usar un Gestor de Tareas

2. Con este desorden...
¿Serías capaz de recordar algo?

3. Hiveminder: Tu Gestor de tareas
Definiciones:
¿Que es una tarea? Según la RAE, una tarea es un "trabajo que debe hacerse
en un tiempo limitado".
Podemos dividir nuestras tareas en diferentes ámbitos o áreas. Con esto conseguimos estructurar
todas las labores que realizamos a lo largo del día.
¿Que es un Gestor de tareas? Es aquella herramienta que nos ayuda a
gestionar (crear, modificar, compartir, eliminar...) las diferentes tareas que
nos van surgiendo cada día.
¿Que es Hiveminder.com? Es una aplicación de Cloud (en la nube) que nos
permite gestionar nuestras tareas (ya sean personales o profesionales).

4. Caso práctico:
7:00 h. Te levantas, un lunes cualquiera para ir al trabajo.
7:15 h. Tu mujer te recuerda (mientras desayunas) que a las 16:00 te toca a ti ir a recoger a los niños
y luego te tienes que pasar por la tintorería a recoger tu traje.
7:30 h. Te montas en el coche dirección al trabajo, te llama tu mujer por teléfono para recodarte, que
hoy es lunes y los niños tienen que ir a entrenar. Que a las 17:30 tienen que estar en el polideportivo.
8:00 h. Llegas al trabajo, y nada más sentarte llega tu jefe y te empieza a hablar sobre un nuevo
proyecto que ha surgido y necesita que le busques información relativa para redactar una oferta.
8:12 h. En cuanto se va tu jefe, llega tu compañero para recordarte que habíais quedado esa tarde
para jugar al pádel, a las 19:00.
8:25 h. Te llama un cliente enfurecido, porque debería de haber resuelto una consulta el pasado
viernes, y se te olvidó y te pones con eso inmediatamente.
8:40 h. Te llama otro cliente, de otro proyecto para recordarte que hoy teníais reunión a las 12:00 en
el edificio que se encuentra a dos manzanas del tuyo.
8:45 h. Nada más colgar, te suena de nuevo el teléfono, otro compañero de otro proyecto, te pide
ayuda para una labor que está realizando, por supuesto lo atiendes y luego sigues con tu tarea.
9:20 h. Te llama otro cliente, del mismo proyecto que el primero que te llamó, para indicarte que
tienen un problema y te piden ayuda, no puedes solucionarlo, pero le dices que buscaras información
y que luego los llama.
9:35 h. Llega otro jefe, y te retiene una hora para hablar de una oferta nueva, que ha llegado y que
necesitan que los asesores.
10:45 h. No tienes ni idea de por donde estabas en cada proyecto ni las cosas que tenías que hacer
hoy.

5. Solución
1. Tener a mano un Horario Actualizado y una
gran cantidad de posits.
Con el pequeño inconveniente de que llevar al día un horario actualizado es una tarea de titanes, la
cuál recomendaría a personas con mucho tiempo libre.
2. Usar Hiveminder.com

6. Ventajas e inconvenientes de usar
Hiveminder.com
Ventajas:
1. Es Gratis.
2. Es Cloud, se trata de un servicio web.
3. Es fácil de utilizar.
4. Se estructura en Colas de tareas o Grupos.
5. Permite compartir tareas.
6. Existe aplicaciones móviles (iPhone, iPad, Table y Android).
7. Las tareas se catalogan en Etiquetas o tags.
Inconvenientes:
1. Está en Inglés.

7. ¿Cómo funciona?
Ya sabemos que nos proporciona Hiveminder.com, pues bien, pasemos a
averiguar cómo funciona y cuales son sus características.
Una vez registrados (rellenando este formulario)
accedemos a la aplicación introduciendo nuestros datos
aquí hiveminder.com:

8. Una vez hallamos accedido a hiveminder nos hallamos en
nuestro Dashboard:
Desde esta pantalla, podremos crear las Colas de tareas (Groups) y nuestras
Tareas (Task).
Aunque a primera vista parece un poco complejo, no lo es. Lo demostraré a continuación.

9. 1º Dar de alta Colas de tareas
¿Que son las Colas de tareas? Son un mecanismo de gestión de tareas (task).
Dentro de estas colas, las tareas se clasifican según dos criterios:
Fecha de finalización de la tarea.
Prioridad de la tarea.
¿Para qué usar colas de tareas? Por su definición, ayudan a gestionar las
tareas. De una forma rápida podemos observar las tareas creadas para un
proyecto en concreto, un negocio en particular o una persona específica
(incluso nuestras tareas personales). Se recomienda encarecidamente el uso
de Colas de tareas para poder obtener una optimización del Gestor.
¿Como dar de alta una nueva cola?
Sencillo: Groups -> New Groups. Por defecto aparece creada la cola Personal,
pero nosotros podemos crear las que queramos. Solo nos piden un Nombre
(Name) y una Descripción (Description).

10. 2º Dar de alta tareas (task)
Es realmente fácil y rápido gestionar tareas.
Para dar de alta una tarea, le damos al botón more de nuestro dashboad (junto
al botón create situado en el campo de nueva tarea):
Desde aquí podemos añadir una nueva tarea incluyendo un titulo, unas etiquetas (esto es
importantísimo, tenemos que etiquetar todas nuestras tareas para optimizar nuestro gestor), una
prioridad, dos fechas (la de inicio viene rellena), una nota (Opcional), seleccionar el grupo (cola de
tarea) al que pertenece esta tarea y elegir el propietario de la misma (por defecto el que la crea).

11. 3º Compartir Colas de tareas
Las tareas no tienen porque ser personales, pueden ser en equipo:
Por ejemplo si tiene a su cargo a 5 personas, puede crear una cola de tarea
para cada persona. Posteriormente, a cada persona se le adjuntará las tareas.
Para hacer esto vallase al menú Groups -> Eliga la cola a compartir y a
continuación seleccione la pestaña Manage (Administrar).
Buscamos el apartado "Invited somebody into this group", y rellenamos los campos e-mail y role
(puede ser miembro, invitado: ideal para clientes, y organizador).
Si está registrado en Hiveminder, le aparecerá una invitación, en caso contrario se le indicará como
darse de alta.
Con estos pasos, habremos compartido una cola de tareas. Este paso solo se realiza una vez.

12. 4º asignar tareas
Para asignar tareas es:
Irse al menú superior, Groups -> Seleccionar la cola. Seleccionar la tarea que ya hayamos creado y
cambiar el propietario (Owner) de la misma, asignándoselo a la persona que queramos adjuntar, de la
misma cola (a excepción del rol guest o invitado).
* Una limitación de esta herramienta, es que una tarea solo puede tener un propietario.
Una vez hecho esto, desaparecerá la tarea del apartado "My task", y aparecerá
en al apartado "Everybody else's tasks", desde donde podremos levar un
seguimiento de las tareas asignadas por nosotros a otras personas.

13. Escalabilidad de la aplicación
Ahora que ya conocemos la aplicación, es hora de preguntarnos, ¿Que puede
hacer la aplicación por mí?
Me gustaría que conociera algunos detalles de la aplicación:
Las tareas se pueden comentar (es decir, varias personas que tengan acceso a esa tarea pueden
dejar comentarios, sean propietarios o invitados o organizadores).
Las posibilidad de crear y asignar tareas desde cualquier lugar (con su aplicaciones móviles para
Android, iPhone y iPad o desde la web).
La potencia de esta aplicación radica en el nivel de
estructuración de tareas que usted sea capaz de alcanzar.

14. Bibliografía y soporte
Blog del Autor: www.webdejavi.es
Ayuda de Hiveminder
Última actualización, Abril de 2012. Derechos de @copyrigth reservados, @javiprada1