1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO
ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
¿ Qué es el tiempo?
Para los griegos de la época clásica el tiempo era un dios: Cronos. Los modernos diccionarios de la
actualidad lo definen:
♦ La enciclopedia ilustrada ilustrada cumbre: “Relación que se establece entre dos o más
fenómenos, sucesos, cuerpos u objetos”
♦ Diccionario Larousse: “ Duración de los fenómenos… época, siglo”
♦ Diccionario de la Real Academia: “Duración de las cosas sujetas a mudanza”
♦ Diccionario de Psicología: “Aspecto mensurable de la duración”
La mejor definición, si bien no la mas clara para el lector moderno, sigue siendo la antiquísima
definición de Aristóteles: el número, o la medida, del movimiento según antes y después.
El tiempo es, pues, la dimensión del cambio. Ya que si nada cambiara, no habría tiempo.
Resulta toda una confusión que sorprenderá a más de uno. El tiempo en sí no existe. No existe
porque es una simple medida. No existe el tiempo como no existe ni el kilómetro ni el litro, sino
únicamente las cosas que son medidas por tales patrones convencionales.
Para el ser humano el tiempo es la vida. Con mayor razón que el tan trillado refrán castellano:
“El tiempo es oro”, y que el refrán anglosajón: “ Time is Money”, debería difundirse este refrán
filosófico y universal: “El tiempo es vida”. Es la vida que se procesa y que se construye, se
despliega y hacia el final se repliega.
LA ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO.
Es el arte de hacer que sirva para el beneficio de las personas y de las sociedades. Como el
tiempo no existe en sí, la administración del tiempo es la administración de sí mismo; el manejo
adecuado de los recursos de todo orden, ya que no hay una sola realidad que se sustraiga al
tiempo.
La "Administración del tiempo" es un concepto interesante. Implica que podemos poseerlo
o controlarlo. El Tiempo, en si mismo, es parte de las tres dimensiones y no creo que por ahora
podamos "hacerle" algo, mucho menos administrarlo. Lo que podemos, en cambio, es
administrarnos nosotros mismos "a tiempo". Tomar conciencia de lo que estamos haciendo, y de
cómo estamos, dentro del tiempo. "Si quieres hacer buen uso de tu tiempo, debes saber qué es lo
más importante y entonces, darle todo lo que tengas".
REALIDADES Y MITOS.
En torno al tiempo han creado un sinnúmero de conceptos falsos, auténticos mitos, que
ocultan la realidad de las cosas creando ilusiones deletéreas.
“No tengo tiempo”, “No me alcanza el tiempo”, “El tiempo vuela”, “Se nos viene el
tiempo encima”, “Tenemos que recuperar el tiempo perdido”, “Hay que ir contra el reloj”, “Soy
esclavo del tiempo”, “Vamos a ahorrar el tiempo” etc.
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Todas las expresiones anteriores son falsas. El tiempo del día y del año transcurre a un
ritmo matemático uniforme y parejo: a nadie se le echa encima el tiempo y nunca se pone a volar ni
a tiranizar a la gente. Tampoco se recupera, ejemplo de esto puede ser, si un piloto sale de París a
Nueva York con una hora de retraso, podrá recorrer ese trecho en menos tiempo del acostumbrado,
pero tendrá que pagar un precio adicional: mayor esfuerzo de las máquinas, mayor gasto de
combustible, mayor tensión de los operadores y mayor riesgo para todos.
La tan sonada escasez de tiempo es un engaño que nace de administrarlo mal,
confundiendo prioridades, ignorando objetivos, obsesionándose por hacer más cosas de las
razonablemente posibles y que se nutre de la incapacidad de decir “no” a las distracciones y a las
solicitaciones extrañas.
TIEMPO FÍSICO Y PSICOLÓGICO.
Una cosa es el tiempo del reloj ( tiempo físico) y otra el tiempo psicológico.
En primer lugar esta el tiempo físico, que es un fenómeno aplicado a la realidad objetiva y
por encima de las vicisitudes de los seres humanos.
En segundo lugar esta el tiempo psicológico, que es una experiencia subjetiva, como
vivencia, como interiorización de caracteres, de los caprichos y de las neurosis.
La física NO consigue explicar la relación entre el tiempo físico y el tiempo psicológico (el
tiempo de los relojes y el tiempo de la conciencia). Tales tiempos parecen tener vínculos que los
unen, pero poseen propiedades diferentes, y a veces hasta contrarias.
De entrada, sus estructuras difieren: el tiempo físico transcurre idéntico a sí mismo, el
subjetivo en cambio sucede con ritmos diferentes y con discontinuidades. El tiempo físico
(concentrado siempre en el presente) separa el infinito del pasado del infinito del futuro, mientras
que el psicológico mezcla dentro del presente un poco de pasado reciente y un poco de futuro
próximo.
En el tiempo físico, los instantes sucesivos nunca, existen juntos; el psicológico elabora
dentro del presente una especie de coexistencia entre el pasado inmediato y el futuro inminente. El
psicológico une lo que el físico separa continuamente, conserva lo que el físico se lleva, incluye lo
que el físico excluye, manteniendo lo que el otro elimina.
Es el tiempo del que se dice: “Una enfermedad terrible, que duro dos largos años”, “Quince
días de vacaciones que pasaron en un santiamén”, “Cinco minutos de angustia que me parecieron
cinco años”.
LA EXPERIENCIA DEL TIEMPO.
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Antes de toda filosofía, el tiempo es una experiencia inmediata: sentimos el paso del
tiempo, lo observamos en el ritmo de la naturaleza y lo sentimos y vivenciamos en nuestra esfera
corporal, psicológica y social.
En la corporal. La vida fisiológica es una ejecución de ritmos: la inspiración y la espiración, el
hombre y la sociedad, la atención y la dispersión, el cansancio y el descanso… se presentan día con
día.
Además, se vive el tiempo en el paso de las estaciones cada año, en las variaciones del cuerpo a
través de la infancia y de la adolescencia, en la fuerza de la juventud, en la resistencia de la
madurez, en el debilitamiento progresivo de la vejez y en el curso evolutivo de las enfermedades.
En la esfera psicológica. Nuestra psique tiene su tiempo interno: sentimos el influir de los
acontecimientos: ejemplo, 10 minutos alegres son una experiencia temporal muy diferente de 10 de
extrema tensión o dolor; tomamos distancia con respecto a los hechos del pasado, localizándolos en
el tiempo; podemos decir, “Hace una semana”, “Hace tres meses”, “Hace cinco años”; y
experimentamos el mundo del paso de la niñez, de la adolescencia, de la juventud, de los años
maduros…
En la esfera social. Esta se da por ejemplo, cuando dejamos de ver 15 años a un compañero de
escuela y al encontrárnoslo, advertimos y observamos el paso del tiempo. Comparamos a nuestra
cuidad o a nuestro barrio con lo que era hace 20 años, por donde quiera encontramos la huella del
paso del tiempo.
EL HOMBRE CONTROLA EL TIEMPO.
Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividir y controlar el tiempo; muchos
siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de arena.
La misión del hombre no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha
dado a descubrir diversos expedientes, algunos muy sofisticados para negar la fatalidad del tiempo.
El tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde muchos puntos de
vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente, careciendo de la triple
dimensión del pasado, presente y futuro.
Sólo el hombre, capaz de concientizarse y reflexionar y por lo mismo, capaz de trascender
su propio presente, se ha abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el
espacio; y también angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la
muerte..
No sólo la humanidad sino cada persona, al enfrentar su futuro y pasado, adopta, o bien
crea, una filosofía del tiempo.
ENEMIGOS DEL TIEMPO: VISIBLES Y OCULTOS, INTERNOS Y EXTERNOS.
¿ Quién podría asegurar que saca el máximo partido de su tiempo? ¿ Que lo emplea del
mejor modo posible para su plena realización y para el logro d los más valiosos objetivos? ¿ Que se
sirve de él para construir la felicidad propia y la de los seres queridos?.
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Existen “ Ladrones del tiempo” bastante numerosos y tanto más temibles cuanto más
ocultos y disimulados. Identificarlos es el mejor camino para acabar con ellos.
Entendemos por “ Enemigo o desperdiciador del tiempo “, cualquier circunstancia que se
opone a la realización de nuestros objetivos, o simplemente que nos aparta de nuestros valores.
Existen enemigos visibles y ocultos, externos e internos, controlables y no controlables.
Con facilidad caemos en la ilusión de que los enemigos de nuestro tiempo son externos,
pero la verdad es que muchos de los más temibles se encuentran en nosotros mismos.
A continuación se muestra el siguiente cuadro:
ENEMIGOS DEL TIEMPO.
EXTERNOS. INTERNOS.
Interrupciones del teléfono. No saber decir “No”.
Interrupciones por visitas inesperadas. Querer acaparar actividades pero no saber delegarlas.
Urgencias Sobreestimar las propias capacidades.
Mobiliario incómodo. Subestimar las propias capacidades.
Incapacidad de los subalternos. Aplazar, dejar las cosas para después.
Falta de información adecuada. Indisciplina en el cumplimiento de los propios planes.
Exceso de reuniones. Confusión y desorden en la propia oficina.
Liderazgo deficiente Falta de motivación; indiferencia.
Trámites excesivos (burocracia). Tensión y preocupaciones.
Ruidos y distracciones visuales. Obsesión por lo trivial.
Sistemas de comunicación deficientes. Inconstancia, hábito de dejar tareas inconclusas.
EL USO DEL TIEMPO: REFLEJO DE LA PERSONALIDAD.
Toda administración implica la personalidad del administrador, y aun más cuando se trata
del tiempo, que no es algo externo a la persona.
Administrar el tiempo es administrar la vida; malgastar el tiempo es malgastar la vida.
La administración del tiempo no puede ser sino un reflejo de la personalidad: “Dime cómo
gastas tu tiempo y te diré quién eres“.
Nos encontramos, no ante un problema de técnicas, sino de actitudes básicas; no de
aprendizaje conceptual, sino de compromisos vitales; no de recetas, sino de reeducación; no de
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simples estrategias, sino de madurez humana; no de adoctrinamiento, sino de expresión
espontánea, vital y creativa.
TIEMPO Y VALORES HUMANOS.
De aquí que manejen su tiempo en formas muy diversas, el individuo materialista, el
perfeccionista, el idealista soñador, el bohemio, el burócrata, el artista, el científico, el empresario, el
religioso, el político, etc.
De igual manera todos manejamos nuestro tiempo de maneras diversas a los 5 años de
edad, a los 15, a los 25, y a los 60. Están de por medio los valores de cada individuo: los conscientes
y los inconscientes. Ellos nos motivan a obrar y determinan nuestros intereses y nuestros gustos.
Por ello, es muy importante y posible hasta cierto punto programar “ Desde fuera “ el
tiempo de trabajo de un individuo, no es posible programarle el tiempo vital. Eso seria una burla y
violación a la intimidad personal. Esto es una cuestión de valores, voluntad, autodisciplina y
madurez.
REFLEXIÓN Y PERCEPCIÓN DEL TIEMPO.
La administración del tiempo es, hoy, uno de los temas claves del mundo laboral, aunque
la importancia de esta cuestión no es nueva en absoluto. Bien lo revelan estas palabras:
“Aquel que prepara las cosas que tiene que hacer durante el día, y luego se atiene a ese plan, lleva consigo
el hilo que le guiará a través del laberinto de una vida ocupada. Pero allí donde no se traza plan alguno,
donde la disposición del tiempo se deja exclusivamente en manos del azar, no tarda en reinar el caos”.
Esta cita no es de ningún autor contemporáneo especialista en el manejo del tiempo, sino
de uno de los más célebres escritores del siglo pasado, el francés Víctor Hugo.
Es importante señalar que el buen uso del tiempo va mucho más allá de nuestro trabajo.
El gran escritor argentino José Ingenieros lo expresó así: “Nada hay que iguale el valor del
tiempo. El dinero mismo no puede comparársele, pues éste vuelve y aquél no; en una vida se
pueden rehacer diez fortunas, pero con diez fortunas no se puede recomenzar una vida”.
“El tiempo es oro” es, por lo tanto, un refrán poco preciso. Si bien el tiempo es la dimensión en
la que se crea y se utiliza el dinero, es mucho más: es la propia vida.
Además, vale la pena repetirlo: el tiempo no se puede comprar, ni con todo el oro del
mundo. Y no sólo en el terreno laboral, no se puede comprar el tiempo para estar con la familia,
o los amigos, o para cultivarse internamente. Por eso, “el tiempo, por lo común, es algo más que
dinero. Porque sea cual sea su fortuna personal, no podrá comprar un minuto más del tiempo que tengo
yo, o del que tiene el gato echado frente a la chimenea”.
Todos tenemos la misma cantidad cada día, y sólo algunos sabemos sacarle verdadero
partido. El tiempo no se puede ganar, pero sí se puede perder. Lo que debemos aspirar es a
emplearlo mejor. Este es un principio muy importante: no podemos gestionar el tiempo, lo
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único que podemos hacer es gestionarnos a nosotros mismos en relación al reloj: es decir,
organizarnos inteligentemente.
Para ello, debemos comenzar por comprender dos puntos importantes:
1) El tiempo es el único bien real que tenemos.
2) El tiempo no es algo vago, general, es el ahora, es el presente, es el hoy.
Porque el ayer es un cheque sin fondos, el mañana es un pagaré, pero el hoy es el efectivo que
debemos aprovechar.
Por lo tanto, “Quien gana tiempo, lo gana todo”. No hay que malgastar el tiempo. Una vez pasado, no
se puede volver a tener; se va para siempre. El tiempo, usado con acierto, nos puede proporcionar no sólo
dinero, sino, además, la realización de nuestros sueños y el logro de nuestros objetivos.
En nuestro muy mexicano estilo de manejar el tiempo, especialmente en lo que se refiere
a la cultura del trabajo y a la forma de integrar el recurso tiempo a ese trabajo:
1. Para dar prioridades tendemos a colocar en primer lugar de nuestra rutina diaria lo que nos
agrada o se nos facilita más, inmediatamente después lo urgente, y en ocasiones dejamos para
el último momento lo importante.
2. Somos gregarios y sociales para las festividades y ceremonias, aunque paradójicamente
solitarios para trabajar. Se nos dificulta confiar y trabajar en equipo.
3. Nuestra laboriosidad la desperdiciamos en detalles, la mayoría de las veces por no delegar
responsabilidades (incluso en labores poco agradables) y que alguien más podría hacer, como
recopilar información, fotocopiar documentos, etc.
4. Llegamos a creer que mantenernos en una oficina “sacando pendientes” nos hace más
eficientes. ¿La eficiencia no sería evitar esos pendientes, usando mejor nuestro tiempo laboral?
En el cine existe el tiempo circular, cuando el filme empieza en el punto donde concluye; el
tiempo lineal donde las acciones ocurren cronológicamente y de manera ordenada; y el
tiempo espiral, donde hay saltos en el presente y en el pasado. Estos tiempos pueden
mezclarse, pero en la vida real no tenemos más que tiempo lineal, al cual podemos clasificar
en dos formas:
A. Tiempo de respuesta. Aquel que no está bajo nuestro control, pero que sigue consumiendo
nuestro tiempo de vida. Puede, si lo permitimos, manejar a los demás con sus solicitudes,
exigencias y problemas.
B. Tiempo discrecional. El que puede ser controlado. (Drucker dice que ningún gerente tiene
más de un 25% de tiempo discrecional); es el tiempo disponible (Si Drucker tiene razón, yo
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solo controlaré 12 años de mis 48 de vida profesional. La respuesta debe ser que todo
gerente debe estar disponible para su gente y colegas, pero no a toda hora).
Los recursos para utilizar el tiempo discrecional son:
a) El aislamiento, para restringir las interrupciones sin tener que retirarnos del lugar.
b) El retraimiento, que significa separarse del sitio habitual de trabajo para tener tiempos sin
interrupciones.
c) Reservación de trozos de tiempo de dos horas intocables a la semana, por ejemplo.
Sin embargo ninguna de estas estrategias funciona si caemos en la postergación, que es la
manía de dejar las cosas para después (Cociente de postergación es el grado en que
acostumbramos dejar para después las actividades que tenemos que hacer, y que puede traer
consecuencias de una mala administración del tiempo).
FILOSOFIA Y CIENCIA.
EL HOMBRE EXPLÍCA Y CONTROLA EL TIEMPO.-
Ya desde épocas inmemoriales el hombre trató de dividirlo, en el afán de
controlarlo. Muchos siglos antes de la era cristiana se inventaron los relojes de sol y los de
arena.
Con frecuencia los artistas –más sensibles a los fenómenos humanos- sintieron
con espanto su fluir inexorable y sin retorno. Lo percibieron como un torrente que corre
en caída acelerada, hasta precipitarse en la cascada de la muerte, o como un monstruo
implacable que estrangula y devora a los vivientes. Es la concepción de Goya en el
célebre cuadro “El tiempo”, que se exhibe en el Museo del Prado en Madrid.
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Pero el hombre no ha querido resignarse a este correr inexorable. Consciente de
que su misión no es someterse pasivamente a la naturaleza, sino dominarla, se ha dado a
discurrir diversos expedientes –algunos muy sofisticados- para negar la fatalidad del
tiempo.
• Así, en la antigüedad inventó mitos tan fantásticos como el del Árbol de la vida y el de la
Fuente de la Juventud.
• Hizo intentos por detener el tiempo y conferir a las personas notables, por encima de los
años efímeros y del polvo de la tumba, una perdurabilidad tangible. Y la creyó garantizada
en las momias y en las estatuas. En forma más reciente y democrática, en los retratos, en las
fotografías, videos, que aprisionan el momento fugaz.
• La Biblia nos habla de patriarcas que vivieron centenares de años: antes del diluvio, Adán
vivió 930 años; Yered, 962; Matusalén, 969; etc. (GÉNESIS 5). Los patriarcas postdiluvianos
anteriores a Abraham viven entre 600 y 200 años: Sem vive 600; Arfaxad , 438; Selaj, 533;
Héber, 464; etc. (GÉNESIS 11). Finalmente los patriarcas hebreos viven entre 200 y 100 años.
La ciencia moderna ha demostrado que jamás existieron hombres tan longevos. Los relatos
bíblicos echaron mano de la longevidad para encarecer los privilegios del hombre recién
salido de las manos del Creador. Y recíprocamente, diciendo que a medida que la
humanidad se alejaba de Dios, la vida se acortaba, ponderando los estragos de la mala
conducta.
• Un recurso más elaborado estuvo a cargo de los filósofos y de los teólogos. Los espíritus
torturados por el tiempo se sienten liberados de él al insertarlo en un mito. Las
concepciones cíclicas, que se encuentran en el acervo cultural de muchos pueblos, hacen del
tiempo, no ya una línea recta que avanza dejando atrás irremisiblemente todo suceso, sino
una espiral, más o menos apretada. De este modo queda abierta la posibilidad de que se
vuelva a pasar, si no exactamente por el mismo sitio, si muy cerca del punto (momento) del
pasado.
Podemos mencionar tres ejemplos de éstas teorías:
1. El mito del Dios que muere y resucita de manera indefinida. Muchas religiones de los cinco
continentes incluyeron este mito como elemento principal de sus creencias. Se sabe que este
mito, poco menos que universal, obedece a la interpretación imaginativa de dos ciclos
naturales; el ciclo diario del sol que nace en un extremo del mundo y muere en el otro (oriente,
palabra latina, que significa “naciente”, y occidente, “muriente”), y el ciclo agrícola anual de la
naturaleza que en muchas latitudes se agota y desfallece durante el invierno, y que revive en
primavera. Por una “unión mística“ del creyente con los dioses resucitados, se podía esperar
una inmortalidad personal.
2. La filosofía de la metempsicosis o reencarnación enseña que, después de la muerte el sujeto
inicia una nueva vida, y luego otra y otra. . . . . . . Esta concepción, de sobra conocida en el
budismo y en otras ideologías orientales, pretende negar el carácter fatal del paso del tiempo.
También las liturgias religiosas operan en el mismo sentido. Muchos ritos pretenden no sólo
evocar, sino en cierto modo reactualizar hechos del pasado. Así, para un devoto católico el 25
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de diciembre nace el niño Jesús y el Viernes Santo, es condenado y crucificado el Maestro, y el
Domingo de Resurrección vuelve triunfante a la vida. Además en cada misa se renueva
“místicamente” la Pasión de Cristo.
3. Otro recurso defensivo ante el tiempo consiste en las concepciones de la historia como una
cadena de alternancias y ritmos recurrentes. Ya los antiguos filósofos griegos habían pensado
en este orden de ideas. Para Empédocles el mundo estaba constituido por cuatro elementos en
constante concepción dialéctica (“estira y afloja” podríamos traducir hoy), y movido por dos
fuerzas antitéticas: el amor y el odio. Para Heráclito, el devenir de la naturaleza y de la historia
era una cadena de síntesis frágiles, resultantes de la pugna de los elementos, y que daban paso
una y otra vez al triunfo de los unos o de los otros. Heráclito había observado que las
realidades más notables del cosmos aparecen en parejas de opuestos: frío, caliente; duro,
blando; pesado, liviano; esperanza, desesperación; amor, odio; audacia, miedo; salud,
enfermedad; vida, muerte; etc.
Platón, por su parte, imaginó una eternidad como contrapartida del tiempo; es decir, al lado
del tiempo efímero y fugaz de la experiencia humana, puso un tiempo lleno, denso,
inalterable, siempre igual a sí mismo: el tiempo de los dioses.
Ya en la época moderna fue el filósofo alemán Friedrich Hegel quien colocó las alternancias o
ritmos en el centro del escenario filosófico. Interpretó la historia, no como una mera sucesión
de fenómenos que estuvieran yuxtapuestos y encadenados, sino como un inmenso y
complejísimo campo de fuerza. La interacción de ellas, predominando en diversos momentos
una u otras (como suele suceder en una batalla o en un partido de futbol), crea una dialéctica
cuyas unidades constan de tres fases recurrentes: la tesis, la antítesis y la síntesis. Notamos
que la palabra dialéctica es la versión elegante de nuestra expresión popular “estira y afloja”.
Para otro gran filósofo moderno, Emmanuel Kant, el tiempo no existe; es una necesidad de la
mente humana y reside totalmente en ella. Kant enseña que sin la artificial categoría
“tiempo”no puede desarrollarse el pensamiento.
También algunas filosofías orientales postulan dos principios antitéticos y complementarios:
el yin y el yang, cuya interacción dialéctica resulta en una historia recurrente.
Finalmente Albert Einstein y diversos sabios consideran al tiempo como la cuarta
dimensión: como una coordenada que, además de las tres tradicionales del espacio (largo,
ancho, alto), sirve para situar o ubicar a cada persona u objeto. Es un hecho que sin la
coordenada del tiempo, cualquier hecho o situación que podamos pensar no queda
suficientemente definido.
Se concluye que el tiempo ha inquietado realmente al hombre en muchas formas y desde
muchos puntos de vista. No a los animales, porque ellos se limitan a vivir en el presente,
careciendo de la triple dimensión “pasado, presente y futuro”. Sólo el hombre es capaz de
concientizarse y reflexionar y, por lo mismo, capaz de trascender su propio presente, se ha
abierto las puertas al dominio del universo, dominando el tiempo y el espacio; y también
angustiándose ante la fatalidad del devenir y la seguridad del término en la muerte.
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EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.
UN TIEMPO DE ESPECIAL TRASCENDENCIA.-
¿Por qué el uso del tiempo es o parece ser más dramático para el ejecutivo que para el
resto de la gente?
Existen diversas razones:
• El ejecutivo maneja tiempo especialmente diseñado para la eficiencia y obtención de
resultados.
• El ejecutivo es responsable, no solo de su propio tiempo, sino también del tiempo de otros.
• Comparado con el burócrata, el ejecutivo vive un mayor compromiso. Es natural que sienta
más las tensiones del trabajo y que caiga en el peligro de preocuparse demasiado por sus
tareas, olvidando que: “Se trabaja para vivir; no se vive para trabajar”.
“LADRONES DEL TIEMPO” DEL EJECUTIVO.-
• Planeación deficiente, ya sea por que los objetivos no quedan claros, o por que falla su
distribución en las cuatro categorías: inmediatos, a corto, mediano y largo plazo.
• Jerarquización insuficiente de prioridades.
• Incapacidad para decir “no”, fuente, a su vez, de múltiples interferencias extrañas.
• Poca habilidad en el manejo de interrupciones.
• Resistencia a delegar, o el no saber como delegar en forma adecuada.
• Falta de motivación y disciplina de él y su equipo.
• “Abarcar mucho y apretar poco”: el empeño de hacer demasiadas cosas al mismo tiempo.
• Apoyo secretarial ineficiente.
MITOS.-
Existen también algunos mitos, que son otros tantos “ladrones del tiempo” del ejecutivo.
El mito del activismo: “El ejecutivo más lleno de trabajo es el más eficiente”. Se repite la
ironía del caminante que, al perder la ruta, redobla el paso y se agita más. . . . .para no llegar a
ninguna parte.
El mito del centralismo: “Cuanto más alto sea el nivel en que se manejen los asuntos, tanto
mejor”. Se regatea la delegación, y se pretende hacer las cosas uno mismo “para estar en todo”:
invadiendo puestos, aplastando personalidades y matando motivaciones.
El mito de los datos completos: “Hay que aplazar las decisiones hasta haber recopilado
todos los datos”. Lo que sucede es que no se decide a tiempo, o no se decide.
El mito de la energía del desempeño laboral: “Los resultados son directamente
proporcionales al volumen de trabajo invertido”. Se centra el interés en trabajar más, en vez de
trabajar mejor.
El mito de la solución de los problemas: “Hay que canalizar el empeño y esfuerzo a
encontrar soluciones a los problemas que, por supuesto, ya conocemos”. Se pasa por alto que en
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el manejo de problemas lo básico y anterior a la búsqueda de soluciones son los planteamientos
correctos, tan difíciles de lograr.
El mito de la simplificación: “Hay que ahorrar tiempo a través de soluciones sencillas y
fáciles”. Se regatea el tiempo que se debe de emplear en asuntos difíciles tratándolos de manera
superficial, de modo que se está condenando a repetir lo que salió mal.
El mito del tiempo enemigo: “El tiempo presiona al ejecutivo: se le echa encima”. El más
precioso recurso queda convertido en estorbo y objeto de defensa.
El mito de la puerta abierta: “El ejecutivo-jefe debe estar disponible a todo el mundo, listo
siempre para dialogar”. Convirtiéndose en juguete de mil interrupciones y en interlocutor de
quienes andan buscando cómo matar el tiempo.
PRINCIPIOS SOBRE EL TIEMPO DEL EJECUTIVO.-
• Cada hora empleada en planear ahorrará tres o cuatro más a la hora de la ejecución, aparte
de que los resultados serán mejores.
• Iniciar cada jornada con un plan a realizar de inmediato, empezando en el extremo opuesto
de los objetivos vitales, y preguntándose ¿Qué es lo que tengo que -y quiero- hacer hoy? Si
se escribe una lista de “pendientes” y se jerarquiza, se manejará mejor.
• Cuidar más la efectividad que la eficiencia. En otras palabras evitar la realización
demasiado correcta de tareas… que no son lasque se tienen que hacer.
• Concentrarse en las tareas más nobles, es decir, en las que con menores esfuerzos se
producen mayores resultados. “Tener presente el principio del 80/20” o principio de
Pareto: Unos pocos esfuerzos críticos producen la gran mayoría de los resultados y
viceversa. Evitar el empleo del tiempo en cantidades inversamente proporcionales a la
importancia de las tareas.
• No confundir manejo de problemas con solución de problemas. Antes de buscar soluciones
cerciorarse de tener bien definido el problema.
• En cuanto sea posible, delegar tareas completas, dando tanto responsabilidades como la
autoridad correspondientes. Si se hacen las cosas a medias no se logra la autentica
liberación del tiempo.
• También en la medida de lo posible, señalar en el programa diario tiempos de no
interrupción para poder concentrarse. Alternar las “horas de disponibilidad” con “horas
de privacía”.
• Asegurar la buena comunicación dentro de la institución. Se ahorra mucho tiempo cuando
prevalecen la claridad, la concisión de los mensajes y la retroalimentación o FEEDBACK.
• Cuanto más alto sea el nivel jerárquico, tanto mas tiempo se debe asignar
proporcionalmente, a la planeación.
• Concentrarse en las oportunidades, antes que en los problemas. Recordar que “aquellos
que viven sepultados en los problemas, dejan pasar de largo las oportunidades”
• Mejorar la administración del tiempo, no solo en algunos sino en todos los niveles de la
organización.
• Dividir las actividades en “paquetes”, y buscar formas de visualizar y de tener y mantener
a la vista estos bloques o unidades de cosas por hacer (principio del visibilidad).
• Hacer altamente funcional el equipo “jefe secretaria”.
EL EQUIPO JEFE-SECRETARIA.-
La secretaria es la clave para el uso efectivo del tiempo del ejecutivo.
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Su primera tarea consiste en ayudar al jefe a lograr sus objetivos y, de acuerdo con esto, le
compete ser la protectora de su tiempo.
Esta responsabilidad la coloca dentro del equipo administrativo, como parte integrante
y le concede facultad y responsabilidad para:
• “Filtrar” las llamadas y visitas.
• “Filtrar” la correspondencia, abriendo y contestando ciertos tipos de cartas y otros
documentos.
• Preparar memoranda para las reuniones.
• Asistir a la mayoría de las reuniones.
• Mantenerse enterada de los planes y de los compromisos del jefe.
Todo ello supone y requiere un grado tal de comunicación y de identificación, que le
permita considerar los asuntos desde el punto de vista del jefe.
Conviene a éste conversar periódicamente con ella sobre cómo van los asuntos de la oficina,
enterarla de sus propias intenciones, y enterarse de las de ella.
LA PERSONALIDAD DEL EJECUTIVO EXITOSO CON EL TIEMPO.-
La administración ejecutiva y gerencial presenta, por supuesto, facetas especiales.
El ejecutivo sobresaliente en este punto:
• Es una persona muy organizada. Solo así es capaz de organizar también a otros para un
pleno aprovechamiento de sus aportaciones.
• Es una persona decidida, que no toma una y otra vez los problemas y los asuntos, con el
desperdicio del tiempo y demás recursos.
• Es una persona al mismo tiempo idealista y realista que busca e imagina nuevas rutas y
nuevos métodos, pero calcula los requerimientos de tiempo con los pies firmes sobre la
tierra.
• Es una persona empática, que capta las necesidades y las reacciones de su personal y de
todos los seres humanos que se cruzan en su camino.
• Es una persona intuitiva, que capta las situaciones, aun las más complejas, como un todo y
dentro de sus contextos.
• Es una persona flexible, que acepta la derrota y no se obstina en “dar patadas contra los
muros”; admite que se cometen errores y quiere que su equipo se mantenga dispuesto a
aprender.
• Es una persona que cree sinceramente en la gente y con facilidad sabe delegar; no sucumbe
a la tentación de actuar como “El hombre orquesta”.
• Es una persona considerada y respetuosa con el tiempo de los demás.
• Es una persona autocrática, que en forma periódica examina las cosas que se ha propuesto
hacer y ha hecho, y las que se ha propuesto y no ha logrado.
Alan Lakein, “El gurú de la administración del tiempo” según lo llamó el New York
Times, sintetiza todo en 6 puntos concisos:
1. Definir los objetivos a corto, mediano y largo plazo. Escribirlos y ordenarlos por grado de
importancia.
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2. Elaborar diariamente la lista de cosas por hacer.
3. Empezar con las “A”s y no con las “C”s, es decir, con los asuntos de primera y no de
tercera importancia.
4. En caso de duda preguntarse ¿Cuál es el mejor uso de mi tiempo en esos momentos?
5. Manejar cada papel (documentos, correspondencia, recados) una sola vez.
6. Hacer las cosas de inmediato. No dejar que los asuntos se conviertan en “pendientes”.
EFECTOS PATOLÓGICOS DEL MAL USO DEL TIEMPO:
EL MAL USO ES PATOGENO.-
Es normal que cuando una cosa cualquiera se usa mal, haya que sufrir las consecuencias
negativas. Para ilustrarlo con casos extremos, actúa torpemente quien compra un coche de lujo y lo
usa para acarrear borregos en una brecha.; o compra una licuadora para triturar guijarros del
arroyo; o usa vino del Rhin para limpiar manchas en un piso.
El tiempo es la vida. USAR MAL EL TIEMPO ES USAR MAL LA VIDA. SERÍA UN
MILAGRO PODER HACERLO IMPUNEMENTE.
Semejante deformación origina, en diversos grados patologías, tanto somáticas como
psíquicas y sociales. Las sociales las dejaremos de lado. Compete a los sociólogos, “politologos” y
moralistas analizar como el mal uso comunitario del tiempo repercute en estancamiento,
subdesarrollo y vicios de todo genero.
DOS TIPOS DE MAL USO.-
1. Por vaciedad (falta de actividad).
2. Por congestión (sobreactividad).
Podemos explicar esta distinción con una analogía: por ejemplo, una persona puede sufrir
malestares digestivos: (1) por no comer; o bien, (2) por comer demasiado.
MAL USO DEL TIEMPO POR VACIEDAD.-
Las personas que viven sin objetivos, sin ideales, matando el tiempo se exponen a efectos
patológicos que en generan resultan menos visibles en la juventud, pero que hacen crisis en la
segunda mitad de la vida, tomando las formas de esterilidad, insatisfacción difusa y existencial,
hastío de la vida y la tristeza honda de las manos vacías.
MAL USO POR CONGESTION.-
Es el peligro de los líderes, de muchos artistas triunfadores, de los ejecutivos ambiciosos y
dinámicos, acosados por un mundo de presiones: diluvios de información, agenda saturada de
compromisos sociales y de trabajo, competencia ajustadísima, exigencias del status social, etc.
Se habla entonces del stress. La palabra inglesa stress conjuga dos fenómenos diferentes:
por una parte jalar, estirar; y por la otra, comprimir, apretar.
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Recientes estudios de Randall S. Schuler, de la Universidad de Ohio, han demostrado una
estrecha correlación entre el fenómeno stress y el manejo del tiempo.
Las manifestaciones más conocidas son Hipertensión, úlcera gástrica, colitis, jaqueca
enfermedades cutáneas y propensión al infarto.
Una de las necesidades humanas mas características es la “necesidad de estructura”.
Requerimos ubicarnos en la doble coordenada del espacio y del tiempo. Así como nos sentimos mal
cuando nos desorientamos, es decir, cuando nos desestructuramos en el espacio, así también es
natural que nos sintamos mal cuando nos desestructuramos en el tiempo; y se desestructura con
respecto al tiempo quien no logra visualizar y sentir sus compromisos como acomodados en
compartimentos (que son los calendarios, los horarios y los programas de trabajo), sino como
apiñados sobre sí en desorden.
TIEMPO Y NEUROSIS: PSICOPATOLOGIAS.-
En el trabajo se imprimen las huellas de la individualidad existencial. Es imposible
entender las labores individuales fuera del contexto del sistema sociológico total. El trabajo es
expresión del sistema de pareja, del sistema familiar (familia primaria y familia secundaria), del
sistema cultural del país, sde la época y de otros factores.
La casuística es muy variada. Por ejemplo:
• El niño, hijo de un padre irresponsable y una madre dedicada y activa. Si es blando y
conformista, tenderá a reproducir la irresponsabilidad del padre, con cierto fatalismo.
• En el mismo caso, si el niño es duro y rebelde, desarrollará una reacción opuesta, que lo
llevará a impedir que su familia repita las experiencias que él tuvo que soportar, y será
obsesivo.
• El individuo dominado por su mujer, que compensa siendo un jefe tiránico y autoritario en
la empresa.
• Viceversa, el individuo sujeto y sumiso en el trabajo, que compensa siendo prepotente y
autoritario con su mujer e hijos.
• El anciano que, consciente de la cercanía de su fin, busca desesperadamente modos de
trascender y dejar testimonios de sí.
• El sujeto víctima de un traumatismo craneoencefálico fuerte, que cae en un delirio
ocupacional.
Es muy interesante el estudio del trabajo- y del tiempo que éste absorbe y maneja- como campo
de fuerzas psíquicas de autoafirmación, dominio, sumisión, obsesividad, evasión, creatividad y
de una amplia gama de desplazamientos en las líneas que acabamos de mencionar.
TIEMPO Y SALUD.-
El buen uso del tiempo es fuente de:
• Orden
• Serenidad.
• Eficiencia.
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• Seguridad.
• Liberación.
• Interés por la vida.
• Satisfacción que irradia en torno.
• En una palabra, es fuente de salud física y mental.
USO CREATIVO DEL TIEMPO
MÁS ALLÁ DEL USO PRODUCTIVO.-
Un barrendero, un peón de albañil, un obrero que pasa el día empacando botellas,
pueden ocupar su tiempo laboral durante meses y años en tareas positivas y constructiva,
pero rutinarias. No nos atrevemos a condenarlos. Admitiremos, sin embargo, que una
legitima y muy onda ambición nos impulsa a emplear nuestro tiempo, no solo
positivamente, sino creativamente; no funcionando en forma automática y repetitiva, sino
desarrollándonos y “expresándonos” como seres humanos libres.
En siglos pasados la sociedad tradicional, conservadora y autoritaria determinaba
la mayor parte de las actividades, dejando poco margen a la autoexpresión. Hoy, en
cambio, los caminos, las opciones, las alternativas, las posibilidades de elección, se han
multiplicado.
Cada ser humano es único e irrepetible. Cada vida humana, se va formando día con
día, en circunstancias concretas. Y así como no hay dos vidas humanas iguales, tampoco hay
dos personas que administren exactamente igual su tiempo.
PRINCIPIOS DEL TIEMPO CREATIVO.-
• Desarrollar el sentido de libertad personal. Considerar la vida como un reto que cada
persona debe afrontar y resolver airosamente.
• Crear en torno a uno mismo una atmósfera de serenidad, alegría, esperanza, dinamismo,
espontaneidad y de diálogo. El diálogo genuino, inspira, abre horizontes y ahorra tiempo,
enriqueciendo a las personas con experiencias.
• Valorizar y disfrutar lo que se hace. La actividad placentera indica más compromisos, más
agilidad, más eficiencia y menos gasto de energía.
• Dado que muchas de las actividades laborales se desarrollan en contextos de grupos,
valorizan al equipo. Reconocer las aportaciones de cada miembro, disfrutando la
interacción y permitiendo así que liberen las energías mas autenticas de todos.
TIEMPO LIBRE Y DESARROLLO PERSONAL
TEORIAS ANTIGUAS Y MODERNAS.-
Desde hace siglos, el tiempo libre adquirió el rango de un verdadero problema
filosófico y antropológico: hoy representa uno de los campos más polémicos en la ideología
capitalista.
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Entre los griegos del siglo VI antes de Cristo, se empezó a valorizar el ocio, como el
prerrequisito para la sabiduría y filosofía. Aristóteles argumentaba que el ocio es mejor
que el trabajo, pues se trabaja para lograr el ocio, y no viceversa.
Solo a los hombres libres les estaba dado disfrutar del ocio creativo. Es interesante
observar como de la palabra ocio, deriva casi toda la terminología moderna relacionada con la
escuela.
Los Romanos, más pragmáticos, no llegaron a idealizar tanto el ocio. Vivieron la vida
como una alternativa de OTIUM (ocio) y NEC-OTIUM (negocio, trabajos). Pero atribuyeron al
trabajo el carácter de fin y al ocio el de medio.
Uno de los más ilustres filósofos latinos, Séneca, dedicó al tema uno de sus libros: DE
OTIO.
La Edad Media Cristiana, en su culto por la vida contemplativa, reafirmó el ocio como
citación ideal para los religiosos y demás personas ansiosas por encontrar a Dios.
La incipiente Edad Moderna trajo un cambio de perspectiva: el ocio como ociosidad,
como no hacer nada; privilegio de ciertas clases y plataforma de status social.
En el siglo XIX el marxismo empezó a ver en el tiempo libre un fenómeno
transformador del trabajo, y por lo mismo, del hombre.
Ya en el siglo XX tocó a las Naciones Unidas, en 1948, “canonizar al ocio”, incluyéndolo
entre los derechos fundamentales del ser humano, el derecho al tiempo libre.
FUNCIONES DEL TIEMPO LIBRE.-
Dentro de estas perspectivas dinámicas, el tiempo libre es ante todo:
• Elección de actividades.
• Compensación a las prisas, agitación y múltiples estímulos de la vida moderna.
• Mecanismo regulador de la personalidad.
• Principio de individualización “vs.” presiones a la conformidad.
• Campo de autodeterminación “vs.” hábitos dependientes.
En general, el mecanismo reductor de desequilibrios de diversa índole. Como tal, el tiempo
libre no es un apéndice al trabajo; no es un tiempo negativo y residual, sino fuente fecunda de
nuevos valores.
El reverso de la medalla está en los ricos saciados y hastiados, condenados a “matar el tiempo” en
un aburrimiento mortal.
TIEMPO DE VIVIR: UN TIEMPO DE PLENITUD.-
Vamos a cerrar con los párrafos de Joaquín Antonio Peñaloza, en un artículo
publicado en el Occidental de Guadalajara, el 1º de Julio del 83.
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“SOLO HAY UNA COSA MAS BELLA QUE EL TRABAJO; ES EL DESCANSO. SE
TRABAJA PRECISAMENTE PARA DESCANSAR. SE SUDA PARA ENJUGAR EL SUDOR. SE
DESGASTA UNO PARA RECREARSE”.
Ya se que los ejecutivos que tienen corazón de kardex y alma de escritorio metálico, los
licenciados en administración de empresas, los capitanes de la producción, los príncipes de la
mercadotecnia, se rasgaran los coordinados de seda y acrilán, los trajes de poliester y lana
australiana, ¿Vacaciones cuando el país requiere el mayor trabajo?
Sufren el síndrome de esta época al aprovechar el tiempo a marchas forzadas. Porque el
“Tiempo es dinero”, como vulgarmente no debería decirse. En la mentalidad consumista del
hombre contemporáneo, el descanso y las vacaciones equivalen a perder el tiempo, dejar de
producir, dejar de ganar.
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