2. MICROSOFT EXCEL
Hasil bukanlah yang perpenting dalam sebuah usaha.
Cobalah mengubah orientasi,
sehingga fokus terhadap proses yang anda lakukan.
-ims-
PT. Bergerak Maju adalah sebuah perusahaan multinasional yang bergerak di
bidang perdagangan consumer goods Perusahaan ini memiliki lebih dari 200
salesperson yang tersebar diberbagai daerah di seluruh Indonesia. Setiap bulannya, pihak
manajemen melakukan evaluasi terhadap para salesperson untuk mengetahui
apakah mereka sudah memenuhi target penjualan. Hasil evaluasi ini digunakan
sebagai dasar penentuan komisi dari masing-masing salesperson.
Anda sebagai anggota tim IT diminta untuk mensupport Sales and Marketing
Departement di dalam pengolahan data. Data tersebut akan digunakan dalam
Monthly Sales Review Meeting sebagai dasar analisa pada:
• Kinerja salesperson/bulan
• Kinerja produk/bulan
• Trend penjualan di setiap daerah
• Dll
Selain itu, Anda juga diminta untuk membantu dalam tugas-tugas administrasi,
misalnya membuat surat kepada setiap salesperson menyangkut k i n e r j a m e r e k a
berdasarkan hasil dari Monthly Sales Review Meeting.
1.1. Microsoft Excel
Microsoft Excel adalah sebuah sebuah program spreadsheet yang memungkinkan Anda
mengorganisir data Anda ke dalam daftar clan kemudian meringkas, membandingkan dan
menyajikan data secara grafis.
Sebagai contoh, Anda bisa memerintah Excel untuk menghitung jumlah, rata-rata, atau
nilai maksimum penjualan pada hari tertentu. Pendek kata, Excel menghemat waktu
Anda dari keharusan membuat ikhtisar sendiri.
Dalam dunia kerja, Anda akan mendapati bahwa banyak permasalahan kerja yang terlihat
kompleks namun ternyata dapat dipecahkan secara cepat dan muculah dengan
menggunakan Microsoft Excel.
Introduction to IT
2
3. Berikut ini diuraikan beberapa penggunaan beberapa feature Excel yang sangat penting
untuk dikuasai dengan baik:
Feature Deskripsi
Intersheet Formula Penggunaan formula antar worksheet
untuk memastikan integritas data.
Functions: Fungsi-fungsi yang penting digunakan
Logical function dalam pengolahan data, termasuk
Vlookup pembuatan fungsi sesuai
Custom function k e b u t u h a n p e n g g u n a ('custom
function').
Data Feature: Feature-feature di submenu data yang
Filtering penting dikuasai dalam pengolahan data.
Pivot Table
Simple Macro Serangkaian aksi tereka m
untuk menjalankan
langkah-langkah yang
menyorot sel-sel berisi
informasi penting.
1.2. Inter Sheet Formula
Intersheet formula adalah tools yang digunakan jika Anda ingin meng-organisir
(mengelola, mengkombinasikan clan meringkas) data Anda di berbagai worksheet yang
berbeda dengan mengunakan link, sehingga apabila ada perubahan data, Anda tidak
perlu meng-update pengolahan data Anda secara manual.
Anda menggunakan tools ini jika Anda bekerja dengan data yang sangat banyak
yang terdapat pada beberapa sheet yang berbeda. Hal ini sangat penting karena selain
untuk menambah efisiensi pengolahan data, intersheet formula juga digunakan untuk
memastikan integritas dari data fersebut. Artinya data di 1 sheet konsisten dengan data
serupa di sheet lainnya.
Perhatikan Studi kasus yang diberikan di awal modul. Anda dapat nelihat terdapat banyak
data pada Sheet Sales Transaction yang harus Anda olah. Sangat tidak efisien bila Anda
harus mengolahnya secara manual. Karena itu, Anda harus memanipulasi data dengan
menggunakan berbagai fasilitas yang terdapat pada Microsoft Excel.
Cara membuat intersheet formula secara prinsip sama seperti pembuatan intrasheet
formula. Perlu diperhatikan beberapa aturan penggunaan kode sebagai berikut:
Introduction to IT
3
4. • Nama file selalu diakhiri dengan tanda: [ ]
Contoh:
Rumus diatas digunakan untuk mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel D8
dengan data sel E5 pada file DataModulExcel, sheet Raw Data.
• Nama worksheet selalu diakhiri dengan tanda: !
Contoh :
Rumus diatas digunakan untu:, mendapatkan hasil perkalian dari data pada sel
C16 dengan data pada sel F5 di sheet Sales Transaction.
• Penggunaan tanda $ sama saja dengan formula intrasheet
Contoh: Sales Transaction!A$6 apabila dicopy ke baris-baris berikutnya akan
'mengunci' rujukan kepada bares 6 di worksheet Sales Transaction.
Contoh-contoh dalam subtopik berikut (1.2 -- 1.3) mengenai fungsi, data feature, macro,
clan lain seterusnya secara tidak langsung akan menggambarkan penggunaan intersheet
formula.
1.3. Function
FUNGSI LOGIKA
Fungsi untuk memilih satu dari dua nilai berdasarkan pengujian logika. Bentuk penulisan
seperti berikut ini :
= IF(logical_test, value_if_true, value_if_false)
A r t i n y a k a l a u e k s p r e s i l o g i k a b e n a r m a k a p e r i n t a h p a d a value_if_true yang
akan dilaksanakan tetapi kalau ekspresi logika salah maka perintah pada value_if_false
yang akan dilaksanakan.
Untuk menggunakan ekspresi atau pernyataan logika memerlukan salah satu operasi
relasi (operasi pembanding) yaitu:
=, < , >, <=, >=, <>
Digunakan untuk pengolah data yang memerlukan pilihan-pilihan logika/kondisi tertentu.
Introduction to IT
4
5. Pada studi kasus diatas, hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah menghitung PPN
dari masing-masing produk. PPN ini kemudian ditambahkan dengan unit price
untuk mendapatkan total unit price dari masing-masing produk.
Untuk menghitung total harga dari suatu produk, Anda harus memperhitungkannya
adanya faktor pajak (PPN). Untuk itu, bukalah sheet Raw Data yang berisi
daftar harga. Pada tabel produk tertera keterangan apakah suatu produk
dikenakan PPN atau tidak.
Rumus yang digunakan adalah :
PPN = 10% x Unit Price
Total Price = Unit Price + PPN
Anda akan menggunakan fungsi logika untuk memproses perhitungan total
pajak suatu produk.
Perhatikan langkah-langkah berikut di bawah ini :
1. Letakkan kursor pada baris pertama kolom Total PPN
2. Klik =, klik function dan pilih fungsi IF.
3. Letakkan kursor pada kolom Logical_test, Can klik baris pertama pada kolom
PPN, Yalu ketikkan sehingga akan tampak seperti berikut ini: D6="yes"
4. Pada kolom value_if _ true, klik baris pajak (10%), tekan tombol F4 pada
keyboard, Yalu ketikkan tanda kali (*) Can klik baris pertama pada kolom unit
price. sehingga akan tampak seperti berikut ini:
=IF(D6="yes",$C$3*C6)
5. Pada kolom value_if_false ketikkan "0"
Introduction to IT
5
6. 6. Klik OK
7. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom, drag baris pertama sampai baris
terakhir. Hasil;-.ya akan tampak seperti berikut (formatting cell:
category=accounting; decimal places=2; symbol = Rp Indonesian).
8. Total Unit Price adalah hasil penjumlahan dari unit price dengan Total
PPN. Klik =, klik kolom unit price, tulis +, Yalu klik kolom total PPN, tekan enter.
Rumusnya sebagai berikut:
=C6+E6
9. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom
Introduction to IT
6
7. VLOOKUP
Fungsi pencarian dan rujukan yang dipakai untuk mencari data dengan merujuk ke suatu
lokasi. Lokasi rujukan biasa berupa range dalam bentuk tabel yang disusun secara
vertikal.
Bentuk lengkap penulisannya seperti berikut ini :
=Vlookup(Lookup_Value,Table_Array,CoI_Index_num,Range_lookup)
Argumen Lookup–Value (Nilai yang dicari pada kolom pertama dari array) didapat
berupa isi sel atau nilai yang cliketik langsung. Argumen Table_Array (Tabel Rujukan)
adalah tabel yang dipakai sebagai rujukan pencarian.
Argumen Col–Index–num (Index Kolom) menunjukan kolom ke berapa yang nilainya
akan diambil, dimulai dari kolom 1.
Argumen Range_Lookup didapat dikosongkan atau diisi True jika tabel disusun terurut
clan pencarian diartikan sebagai "yang sama dengan atau lebih kecil". Jika
Range_Lookup diisi False, maka tabel tidak harus terurut clan pencarian diartikan
sebagai "sama persis".
Digunakan untuk membaca nilai dari suatu tabel yang disusun secara vertical
Sebagai latihan bukalah sheet Sales Transaction. Anda akan mengisi kolom Total Unit
Price, yang nilainya didapat dari tabel produk di sheet Master Product.
Ikuti langkah-langkah berikut ini :
1. Aktifkan tab sheet Sales Transaction
2. Letakkan kursor pada kolom pertama di bawah Unit Price, dan dengan menggunakan
keyboard ketik =
3. Lalu klik insert function
4. Klik drop down Category dan akan muncul berbagai fungsi yang tersedia pada
Excel.
Introduction to IT
7
8. 5. Pilih kategori Lookup & Reference, lalu pilih VlookUp, lalu klik OK
6. Akan muncul kotak dialog baru sebagai panduan untuk menggunakan fungsi
VlookUp.
Introduction to IT
8
9. 7. Letakkan kursor pada kolom Look_up value. Lalu pada sheet Sales Transaction
pilih sel tepat di bawah judul Product yaitu sel B6.
8. Letakkan kursor pada kolom Table_Array. Lalu klik sheet Raw Data, dan sort
seluruh data pada kolom Product sampai dengan Total Unit Price. Tekan tombol
F 4 pada keyboard (B6: F12).
9. Letakkan kursor pada kolom Col_Index_num. Karena kolom Total Unit Price
sebagai target data yang akan diambil berada di kolom kelima, maka ketikkan 5.
Keseluruhan hasil akhir adalah seperti pada gambar berikut ini:
Introduction to IT
9
10. 10. Letakkan kursor pada kolom Range_lookup, lalu ketikkan false.
11. Klik OK
12. Untuk mengisi seluruh baris pada kolom Total Unit Price, drag formula sampai baris
terakhir.
13. Dengan demikian Anda telah mengisi seluruh baris pada kolom. Karena Anda
menggunakan intra/inter sheet formula, jka data harga pada sheet Master
Product berubah maka secara otomatis kolom Total Unit Price (P) pada
sheet Sales Transaction akan berubah. Untuk mengisi kolom Total Price,
gunakan rumus dibawah ini:
Total price = Total unit price * Quantity
14. Drag seluruh baris untuk mengisi seluruh kolom.
Gambar berikut adalah sebelum VlookUp
Gambar berikut adalah sesudah VlookUp
Introduction to IT
10
11. Latihan
Jika bulan September terdapat diskon sebesar data di bawah ini: (tabel sudah disediakan
pada sheet Discount)
Product Discount
Pepsodent 10%
Sunsilk 20%
Lifebuoy 0%
Indomie 10%
Kecap Indofood 10%
Bimoli 5%
Kopi Kapal Api 5%
Hitung kembali total penjualan setelah diskon pada bulan tersebut untuk masing-masing
salesman dengan menggunakan fungsi Vlookup. Lengkapi field yang kosong pada sheet
Discount.
1.4. Data Feature
FILTERING
Spreadsheet Excel bisa menyimpan data sebanyak yang anda perlukan, namun Anda
mungkin tidak ingin menggunakannya semua sekaligus. Anda bisa membatasi data yang
di perlihatkan pada worksheet dengan membuat filter, yang merupakan sebuah aturan
yang memilih baris-baris mana yang ditampilkan dalam sebuah worksheet.
Filter digunakan bila kita bekerja dengan data yang sangat banyak dan ingin membatasi
data yang kita lihat karena kita tidak membutuhkan seluruh data yang banyak tersebut.
Untuk melakukan filter, lakukan langkah berikut:
Introduction to IT
11
12. 1. Bukalah sheet Mahasiswa, tempat kursor pada sebuah sel.
2. Aktifkan Menu Data lalu klik Filter seperti pada gambar
3. Maka didapatkan field yang sudah dilengkapi tools filter, seperti pada gambar
berikut:
4. Untuk menjalankan filter maka, klik fasilitas filter (tombol dengan tanda panah
kebawah) tersebut disalah satu field yang menjadi acuan filter, lalu cek nilai yang
ingin ditampilkan, seperti pada gambar berikut:
Introduction to IT
12
13. 5. Maka hasil filter tersebut akan didapatkan sesuai dengan acuan yang menjadi dasar
untuk filteringnya, misalkan seperti gambar berikut ini:
6. Untuk membuang filter, klik lagi tombol Filter.
PIVOT TABLE
Pivot Table adalah sebuah tool yang digunakan untuk analisis data dengan cara merubah
data ke dalam bentuk tabel (cross tabel) yang dinamis sehingga pengguna dapat dengan
mudah melakukan pemilihan data.
Akhir-akhir ini banyak organisasi telah mengumpulkan data sekian tahun lamanya (data
pembelian, data penjumlahan, data nasabah, data transaksi dsb.) Hampir semua data
tersebut dimasukan dengan menggunakan aplikasi komputer yang digunakan untuk
menangani transaksi sehari-hari yang kebanyakan adalah OLTP (On Line Transaction
Processing).Bayangkan berapa transaksi yang dimasukkan oleh hypermarket semacam
Carrefour atau transaksi kartu kredit dari sebuah bank dalam seharinya dan bayangkan
betapa besarnya ukuran data mereka jika nanti telah berjalan beberapa tahun.
Pertanyaannya sekarang, apakah data tersebut akan di biarkan menggunung, tidak
berguna lalu di buang, ataukah kita dapat me-‘nambang’-nya untuk mencari ‘emas’
‘berlian’ yaitu informasi yang berguna untuk organisasi kita. Banyak diantara kita yang
kebanjiran data tapi miskin informasi.
Persoalan di atas merupakan salah satu persoalan yang dapat diatasi salah satunya dengan
OLAP (On-line Analytical Processing). OLAP adalah software yang mempunyai
kemampuan untuk mendukung manager dan analisis untuk mengamati dan menggunakan
sejumlah besar data yang terkumpul dan detail, dari berbagai sudut pandang.
Dengan menggunakan OLAP, analis dapat mengungkapkan pola, tren, dan kondisi
tertentu. OLAP memiliki fungsi – fungsi sebagai berikut:
1. Roll-up (consolidation), mendapatkan rangkuman informasi dengan tingkatan
dimensi yang lebih umum.
2. Drill-down, memperoleh gambaran yang lebih detail.
3. Slice and Dice, melihat database dari sudut pandang yang berbeda.
Untuk mempelajari OLAP, dibutuhkan waktu yang lama dan dana yang cukup besar.
Tools-tools yang cukup mahal dan banyak di kenal dipasaran software kelas menengah
adalah COGNOS, Hyperion’s Hyperion’s, Oracle 9i OLAP dan lain-lain.
Introduction to IT
13
14. Tools Pivot Table yang telah disediakan oleh Excel merupakan prinsip dasar dari
software-software OLAP tersebut. Untuk informasi lebih lanjut, anda sangat disarankan
untuk membaca dan mempelajari Optional Reading mengenai OLAP di bagian
Appendix. Bacaan-bacaan tersebut merupakan material yang wajib di ketahui oleh
mereka yang ingin berkarir di bidang OLAP, Datawarehousing, Datamining, dan
Bussines Intelligence.
Pivot table digunakan apabila anda ingin meringkas informasi dari tabel yang memiliki
banyak record dan field ke dalam bentuk yang mudah di baca.
Sebagi contoh, gambar berikut memperlihatkan bebarapa baris pertama dari daftar yang
di gunakan untuk membuat Pivot Table.
1. Bukalah sheet Mahasiswa. Klik sel mana saja pada range
2. Klik menu Insert > Pivot Table Report seperti gambar berikut:
3. Lalu akan muncul kotak dialog berikut. Secara otomatis akan terpilih range sel yang
akan diproses yang akan member nilai otomatis pada Tabel/Range. Pilih New
Worksheet agar hasilnya ditampilkan pada sheet yang baru.
4. Lalu klik OK, dan akan menghasilkan gambar berikut:
Introduction to IT
14
15. 5. Pilih field-field pada bagian kanan yaitu field-field yang dibutuhkan untuk
ditampilkan. Caranya dengan melakukan click sebuah field lalu drag ke sebuah region
Drop Row, atau Drop Column, atau Drop data. Sebagai contoh, untuk menampilkan
informasi “Kota asal mahasiswa dan Tahun Diterima dan Program Studi” maka
lakukan langkah berikut:
a. Klik dan drag field Kota ke Drop Row Fields Here
b. Klik dan drag field Tahun Diterima ke Drop Column Fields Here
c. Klik dan drag field Program Studi ke Drop Data Items Here
Hasilnya adala sebagai berikut:
6. Jika sebuah sel Data Item di klik, misalnya sel perpotongan Bandung-2006 yang
bernilai 4, maka akan dibuka sebuah sheet baru yang berisikan data detail.
Introduction to IT
15
16. SEBUAH CONTOH
Berikut diberikan sebuah contoh untuk mengatur nilai akhir seluruh mahasiswa
pada sebuah matakuliah:
1. Buka sheet Daftar Nilai Ujian
2. Isi sel J11 dengan formula
=D11*$G$2+E11*$G$3+F11*$G$4+G11*$G$5+H11*$G$6+I11*G7 lalu
blok hingga sel J43
3. Isi sel K11 dengan formula =VLOOKUP(J11,$E$49:$F$55,2,TRUE) lalu
blok hingga sel K43
4. Isi sel C49 dengan formula =COUNTIF($K$11:$K$43,B49) lalu blok hingga
sel J56
5. Isi sel C57 dengan formula =SUM(C49:C56)
Introduction to IT
16
