1. 1. Coaching PMP:
Conceptos Generales
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2. Coaching – Project Management Professional:
Hora Examen Examen
Inicio Tema Inicial GAPS Final
6:00 Conceptos Generales PM 60min 20min 20min
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
• Stakeholder (management)
• Estructura Organizacional: • Ciclo de Vida de Producto vs. Proyecto.
• Matrix (Fuerte, Débil, Balanceada) • Trabajo operacional.
• Funcional • OPM3
• Por Proyectos •Tight Matrix (Matrix Cerrada)
• Expedidor / Coordinador. • Objetivos
• Restricciones • MBO – Gestión Por Objetivos.
• Lecciones Aprendidas • Procesos de la Gestión de Proyectos.
• Definición de Proyectos. • Qué se realiza durante cada Proceso
• Definición de Gestión de Proyectos. en la Gestión de Proyectos?
• Definición de Programa / Portafolio.
• PMO.
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3. Nuestra Meta:
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4. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Interesados (Stakeholders):
Son personas u organizaciones quienes pueden verse impactados positiva
o negativamente por la ejecución del proyecto.
Ejercicio 2.1 – Gestión de los Interesados
 Ejemplo:
• Equipo del proyecto.
• PMO. • Asociaciones internas.
• Gerentes del Portafolio. • Asociaciones Gubernamentales
• Gerentes de Programas. • Grupos externos activos.
• Gerentes Funcionales. • Comunidad.
• Agremiaciones.
 Los Interesados se deben considerar como asistentes dentro del proyecto;
a quienes se les debe informar, solicitar información y satisfacer sus necesidades
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5. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Estructura Organizacional:
Normalmente, el examen no la identifica, en este caso se debe considerar
como estructura organizacional Matricial.
Ejercicio 2.2 – Estructuras de la organización
Estructura Ventajas Desventajas Ma
trix
*Fácil gestión de especialistas *Mayor énfasis en área funcional.
Débil
Funcional *Miembros reportan solo 1 superv. *No hay plan carrera en PM.
*Recursos especializados *Gerente P con poca autoridad.
Balanceada
Matricial *Objetivos de P altamente visibles. *Se requiere administración extra.
*Mayor soporte de área funcional. *Más de 1 jefe por equipo de P.
*Mayor uso de recursos escasos. *Mayor complejidad en control.
*Mejor coordinación. *Requiere extensas políticas y pro.
*Eficiente organización de P. .*”Sin Hogar” al completar el P.
Fuerte
X Proyectos *Mayor lealtad al proyecto. *Falta expertos en áreas Funcional
*Comunicación más efectiva *Menor eficiencia en uso recursos
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6. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Restricciones (Constraints):
Las principales restricciones de un proyectos son:
• Alcance, Tiempo, Costo, Riesgo, Calidad, Recursos y Satisfacción de Cliente
• El gerente del proyecto debe establecer la prioridad de cada restricción.
 OPM3:
Organizational Project Management Maturity Model; modelo definido por
PMI para calificar la madurez de gestión de proyectos de una organización.
 Lecciones Aprendidas:
Se debe almacenar tanto los aciertos como los errores en los proyectos,
qué pudo ser mejor, cómo se manejaron los problemas y los cambios;
relacionados con: Aspectos técnicos, Gestión del Proyecto y Gerencia.
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7. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Definición de Proyecto:
Es un trabajo Temporal con un inicio y un fin para crear un Producto,
Servicio o Resultado esperado.
 Recomendación:
• Piense que es un proyecto nuevo para la organización.
• Utiliza recursos de varios países (comunicaciones son complejas),
con más de 200 personas, mayor a 1 año y cuesta más de USD1MM.
• Asuma que la Propuesta del Proyecto fue pre-aprobada por la alta
dirección, después de revisar múltiples propuestas.
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8. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Gestión de Proyectos:
Profesión que sigue un proceso sistemático, basado en la gestión
de Grupos de Procesos, Áreas de Conocimiento y normas de
responsabilidad social y profesional.
 Programa:
Grupo de Proyectos relacionados y coordinados para disminuir
el riesgo, costos (economía de escala) y mejorar la gestión.
 Portafolio:
Grupo de Programas que buscan las metas estratégicas organizacionales.
Los programas no necesariamente se relacionan solo buscan dichas metas.
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9. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Oficina de Gestión de Proyectos (PMO):
Área que centraliza la Gestión de Proyectos. PMO tiene 3 roles:
• Provee las políticas, métodos y plantillas de gestión de proyectos.
• Soporta, guía, entrena a la organización en gestión de proyectos y sus
herramientas.
• Asigna los gerentes de proyectos y es responsable por su seguimiento.
 Las actividades principales de una PMO son:
• Gestiona interdependencia entre P. • Centraliza las comunicaciones.
• Ayuda a proveer recursos. • Más involucrada al Inicio q Final P.
• Termina proyectos. • Hace parte de Control de Cambios.
• Monitorea políticas de PM. • Es un stakeholder.
• Gestiona Lecciones Aprendidas. • Prioriza proyectos.
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10. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Ciclo de Vida del Producto:
Es el ciclo de vida desde la concepción de un producto hasta su retiro
(withdrawal). Las etapas normales de un producto son:
Concepción; Crecimiento; Madurez; Declinación y Retiro.
Durante cada etapa del Producto se pueden realizar diferentes Proyectos.
 Ciclo de Vida del Proyecto:
Se requieren 2 métodos para completar el Proyecto:
1. Lo que se requiere para completar el trabajo (Ciclo de Vida Proyecto).
2. La metodología de gestión del proyecto.
Hay diferentes tipos de Ciclo de Vida proyecto, depende la organización.
por ejemplo el análisis de un sistema, puede ser un proyecto separado.
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11. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Trabajo Operacional:
Es un trabajo continuo, de ejecución normal; mientras que, el trabajo
para un proyecto es Temporal y tiene un final.
 Ejemplo:
• Manufactura.
• Gestión de Inventarios.
• O cualquier proceso dentro de la organización.
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12. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Definición de Objetivos:
Pueden ser de 2 tipos: Objetivos del Proyecto y Objetivos del Producto
 Conceptos Claves sobre Objetivos:
• El Proyecto se considera completo, al cumplir todos los objetivos.
• Una razón para terminar un proyecto, es q los objetivos no se cumplirán.
• El rol de Gerente del Proyecto es cumplir los objetivos (producto, proyecto)
• Un proyecto cumple con la calidad, cuando cumple con los objetivos.
• Los riesgos deben ser monitoreados para que no afecten los objetivos.
• Los objetivos son definidos en el proceso de iniciación (carta del
proyecto) y revisados en el proceso de planeación del proyecto.
 Gestión Por Objetivos (MBO):
Es una filosofía que tiene 3 pasos:
Establecer los objetivos; Evaluar periódicamente si los objetivos están siendo
cumplidos; Implementar acciones correctivas.
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13. Coaching – Project Management Professional:
Principales Conceptos de la Gestión de Proyectos
 Grupos de Procesos:
Iniciación, Planeación, Ejecución, Control & Monitoreo y Cierre
 Áreas de Conocimiento:
• Gestión de Integración. 6 Procesos. (Capítulo 4)
• Gestión del Alcance. 5 Procesos. (Capítulo 5)
• Gestión de Tiempo. 6 Procesos. (Capítulo 6)
• Gestión de Costos. 3 Procesos. (Capítulo 7)
• Gestión de Calidad. 3 Procesos. (Capítulo 8)
• Gestión de Recursos Humanos. 4 Procesos. (Capítulo 9)
• Gestión de Comunicaciones. 5 Procesos. (Capítulo 10)
• Gestión de Riesgos. 6 Procesos. (Capítulo 11)
• Gestión de Adquisiciones. 4 Procesos. (Capítulo 12)
Total 42 Procesos en 9 Áreas de Conocimientos
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14. Coaching – Project Management Professional: Armar Diagrama
de Procesos
INICIACION PLANEACION EJECUCION MONITOR-CONT CIERRE
4. Integración 1. Desarrollo 2. Desarrollar PM Plan 3. Gestionar la 4.M&C trabajo del 5.Cierre de Proyecto
Carta Proyecto ejecución del P Proyecto o Fase
5. Alcance 1.Recibir Requerimientos 4. Verificar Alcance.
2. Definir Alcance 5.Controlar el
3. Crear EDT Alcance.
6. Tiempo 1. Definir Actividades 6. Controlar
2. Secuenciar Actividades Cronograma
3. Estimar Recursos de Act.
4. Estimar duración
5. Desarrollo Cronograma
7. Costo 1. Estimar Costo 3 Controlar Costos
2. Definición Presupuesto
8. Calidad 1. Plan Calidad 2.Asegurar Cal 3.Controlar Calidad
9. Recursos H 1. Desarrollar Plan 2. Adquirir Eq Pr
3. Desarrollarlo
4. Gestionarlo
10. Comunicación 1. Identificar 2, Plan Comunicaciones 3.Distribuir Info 5.Reportar
Interesados 4.Gest Expectat desempeño P.
11. Riesgos 1. Plan Riesgos. 6. Monitoreo y
2. Identificar Riesgos. control de riesgos
3. Análisis Cualitativo
4. Análisis Cuantitativo
5. Plan de Respuestas
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12. Adquisiciones Plan de Adquisiciones 2. Ejecución de A 3. Administración A 4. Cierre Adquisic