ZUGFeRD: Der neue Standard für elektronische
Rechnungen für Deutschland
Markus Schuster -intarsys GmbH
GS1 Praxistag Elekt...
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2 Seiten einer Medaille
Eine elektronische Rechnung soll sowohl visualisierbar als auch
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Rechnungsübermittlungsformate
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Vertreter Typ1 Visuelle
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Hybride Rechnungsdokumente mit PDF/A-3
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Individuelle Metadaten in PDF/A erfordern Spezifikation und Einbindung ...
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Massenkonvertierung PDF
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Direkt von XML zu PDF/A-3
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ZUGFeRD und PDF/A-3: Die Verpackung macht's!

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PDF/A-3 ist der zugrundeliegende Dokumentenstandard für ZUGFeRD-konforme Rechnungen. Die Fähigkeit, sowohl eine visuelle Darstellung der Rechnung als auch einen Behälter für die XML-Rechnungsdaten in einer ISO-standardisierten Datei zusammenzubringen, gaben den Ausschlag für FeRD, PDF/A-3 als Grundlage für das Rechnungsdokument einzusetzen. Neben einigen Grundlagen zu PDF und PDF/A werden auch Möglichkeiten der Erzeugung und Integration von PDF/A-3 beleuchtet.

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ZUGFeRD und PDF/A-3: Die Verpackung macht's!

  1. 1. ZUGFeRD: Der neue Standard für elektronische Rechnungen für Deutschland Markus Schuster -intarsys GmbH GS1 Praxistag Elektronische Rechnung 2014
  2. 2. © 2014 intarsys consulting GmbH 2 Seiten einer Medaille Eine elektronische Rechnung soll sowohl visualisierbar als auch maschinenlesbar sein 3 Nettodaten Visualisierung XML-Rechnungsdaten PDF/A-3 Datei
  3. 3. © 2014 intarsys consulting GmbH Rechnungsübermittlungsformate 6 Vertreter Typ1 Visuelle Darstellung Netto- daten Maschinelle Verarbeitung Konsistenzsicherung Authentizität PDF(/A) mit qual. elektr. Signatur non-coded Ja – ○ Signatur Zertifikat EDIFACT coded Nein Text/Binär/ XML ● Kommunikationskanal + Vereinbarung; opt. Signatur Kommunikationskanal + Vereinbarung; opt. Signatur Papier non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad PDF(/A) non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad EMail non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad Office-Format + Text non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad PDF/A-3 hybrid Ja XML ● Prüfpfad Prüfpfad PDF/A-3 mit qual. elektr. Signatur hybrid Ja XML ● Signatur Zertifikat 1: Klassifikation nach FeRD, AP3
  4. 4. © 2014 intarsys consulting GmbH Rechnungsübermittlungsformate 7 Vertreter Typ1 Visuelle Darstellung Netto- daten Maschinelle Verarbeitung Konsistenzsicherung Authentizität PDF(/A) mit qual. elektr. Signatur non-coded Ja – ○ Signatur Zertifikat EDIFACT coded Nein Text/Binär/ XML ● Kommunikationskanal + Vereinbarung; opt. Signatur Kommunikationskanal + Vereinbarung; opt. Signatur Papier non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad PDF(/A) non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad EMail non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad Office-Format + Text non-coded Ja – ○ Prüfpfad Prüfpfad PDF/A-3 hybrid Ja XML ● Prüfpfad Prüfpfad PDF/A-3 mit qual. elektr. Signatur hybrid Ja XML ● Signatur Zertifikat 1: Klassifikation nach FeRD, AP3
  5. 5. © 2014 intarsys consulting GmbH PDF/A - das „bessere“ und archivierbare PDF 9 Probleme bei „freiem“ PDF externe Referenzen (Fonts, Bilder, Farben, etc...) Schutzmechanismen behindern die Verwendung stillschweigend tolerierte Fehler durch Viewer zusätzlicher Interpreter für eingelagerte Objekte dynamische Inhalte (Felder, 3D, JavaScript) Spezifikationen bietet Interpretationsspielraum unterschiedliche Darstellung in Viewern offen – aber unter der Kontrolle von Adobe keine uneingeschränkte, unveränderte Verfügbarkeit keine Validierung auf „korrektes“ PDF nach ISO32000-1 Deshalb 2005: PDF/A-1 ISO 19005-1 2010: PDF/A-2 ISO 19005-2 2012: PDF/A-3 ISO 19005-3 Elektronisches Papier
  6. 6. © 2014 intarsys consulting GmbH Die Grundprinzipien von PDF/A Langzeitarchivierung – lange oder gar „für immer“ Grundsätze Ausgabegerätunabhängig (Device Independent) Abgeschlossen (Self contained) Selbstbeschreibend (Self Documented) Einsehbar (Transparency) Extrahierbar (Accessability) Dateiformat zur statischen Erhaltung des Erscheinungsbildes Vorkehrungen für die Aufnahme von Metadaten Vorkehrungen für die Abbildung der logischen Dokumentenstruktur PRINZIPIELL: ein PDF/A-Dokument ist immer auch ein PDF-Dokument! 10
  7. 7. © 2014 intarsys consulting GmbH Das kann ein PDF-Dokument ab PDF 1.4 ... 11 OK Digitale Signatur referenzierte Fonts Transparenz referenzierter Farbraum „HP ColorLaserJet“ DocInfo Metadaten Formularfelder JavaScripts Ebenen (optional content) Verschlüsselung Benutzerrechte DRM Filme/Animationen Tonaufzeichnungen Dateianhänge 3D JPEG2000 Kompression
  8. 8. © 2014 intarsys consulting GmbH ... und das darf ein PDF/A-1-Dokument ! 12 OK Digitale Signatur eingebettete referenzierte Fonts Transparenz referenzierter eingebetteter Farbraum „HP ColorLaserJet“ Geräte unabhängig DocInfo Metadaten Formularfelder JavaScripts Ebenen (optional content) Verschlüsselung Benutzerrechte DRM Filme/Animationen Tonaufzeichnungen Dateianhänge 3D JPEG2000 Kompression XMP Metadaten
  9. 9. © 2014 intarsys consulting GmbH ... und das nun ein PDF/A-3-Dokument ! 13 OK Digitale Signatur eingebettete referenzierte Fonts Transparenz referenzierter eingebetteter Farbraum „HP ColorLaserJet“ Geräte unabhängig DocInfo Metadaten Formularfelder JavaScripts Ebenen (optional content) Verschlüsselung Benutzerrechte DRM Filme/Animationen Tonaufzeichnungen Dateianhänge (beliebig, gültiger MIME-Type) 3D JPEG2000 Kompression XMP Metadaten
  10. 10. © 2014 intarsys consulting GmbH Die Unterschiede der PDF/A-Standards 14 PDF/A-1 PDF/A-2 PDF/A-3 ✓ Eingebettete Zeichensätze ✓ Eingebettete Farbräume ✓ keine aktiven Elemente (Skripts) ✓ keine eingebetteten Dateien Bildformate (CCITT, JBIG2, JPEG) ✓ Bezug zu PDF 1.4 ✓ keine Transparenzen ✓ Inhaltsstruktur ✓ Alle Texte in Unicode ✓ + Bildformate JPEG2000 ✓ Bezug zu ISO 32000/PDF 1.7 ✓ Transparenzen ✓ Einbettung von A-1 und A-2 Dateien möglich ✓ optionaler Inhalt möglich ✓ Inhaltsstruktur (verkürzte Darstellung) ✓ Alle Texte in Unicode ✓ Einbettung beliebiger Dateien möglich a u b ✓ Inhaltsstruktur ✓ Alle Texte in Unicode
  11. 11. © 2014 intarsys consulting GmbH Die Sicht auf ein PDF/A-3 Dokument 15 erfüllt Anforderungen an Langzeitstabilität visueller Teil non-visueller Teil PDF/A-3 Dokument Inhaltliche StrukturLogische Struktur /Root /Pages /Names /AcroForm /Metadata /OutputIntents /AF aus Norm ISO 19005-3
  12. 12. © 2014 intarsys consulting GmbH Hybride Rechnungsdokumente mit PDF/A-3 16 PDF/A-3 Dokument Aufmaß Associated Files Beziehungsart (AFRelationship): Alternative ZUGFeRD Datenformat Beziehungsart (AFRelationship): Supplement visueller Teil non-visueller Teil
  13. 13. © 2014 intarsys consulting GmbH ZUGFeRD XMP-Schema Individuelle Metadaten in PDF/A erfordern Spezifikation und Einbindung eines PDF/A Erweiterungsschemas Identifikation des PDF/A-3 Dokuments als ZUGFeRD-Rechnung Typ INVOICE Version des ZUGFeRD Standards aktuell: „RCE“ für Release Candidate Extended (in Kürze: „1.0“) Ausprägung der XML-Daten BASIC, COMFORT, EXTENDED Name der eingebundenen Rechnungsdatei (insbesondere bei mehreren eingebetteten Dateien) ZUGFeRD-invoice.xml (derzeit fest vorgegeben) Erweiterung um weitere Metadaten künftig möglich (Abstimmungsprozess) 17
  14. 14. © 2014 intarsys consulting GmbH Der Leitfaden „PDF/A-3 als Trägerformat für ZUGFeRD“ 18 Anleitung für PDF/A-3 konforme Dokumente Beschreibung der Bezugsart (Dokument, Seite, Objekt) und Datenbeziehung (Zusammenhang zwischen visueller Darstellung und eingebetteter Datei) Metadaten zur „Auszeichnung“ als ZUGFeRD- Rechnung Bestandteil der ZUGFeRD Spezifikation 1.0
  15. 15. © 2014 intarsys consulting GmbH Verarbeitung von ZUGFeRD-Rechnungen 19
  16. 16. © 2014 intarsys consulting GmbH Erzeugung durch Drucken 20 Word, Excel, LibreOffice Sage, etc. Druckdialog PDF/A-3-Wandlung + XML-Einbettung + E-Mail Versenden PDF/A Live!
  17. 17. © 2014 intarsys consulting GmbH Massenkonvertierung PDF 21 Eingabeverzeichnisse PDF/A Live! PDF/A-3-Wandlung + XML-Einbettung + an DMS übergeben + an Archiv übergeben
  18. 18. © 2014 intarsys consulting GmbH Direkt von XML zu PDF/A-3 22 Eingabeverzeichnisse PDF/A Live! XML-nach-PDF/A-3-Wandlung +XML-Einbettung + an DMS übergeben + versenden per EMail
  19. 19. © 2014 intarsys consulting GmbH SAP reitet auch mit ZUGFeRD 23 PDF/A Live!SAP +
  20. 20. © 2014 intarsys consulting GmbH Ausblick Zahlreiche Implementierungen im Markt seit CeBIT 2013 ZUGFeRD hat das Potential zum eInvoicing-Standard Industrie, Handel und Öffentliche Auftraggeber ziehen an einem Strang Einfach zu implementieren Austauschfähig mit anderen einvoicing-Standards Release Planung Version 1.0 Juni 2014 24
  21. 21. © 2014 intarsys consulting GmbH intarsys consulting GmbH www.intarsys.de Software- und Beratungshaus in Karlsruhe seit 1996 Aktivitäten Vorstand PDF Association Co-Leitung AP3 „Technik & Standards“ im FeRD Leitung „AK elektronische Signaturen im BITKOM“ Produkte Sign Live! für elektronische Signatur und Authentisierung PDF/A Live! für PDF/A Konvertierung, Validierung und ZUGFeRD CABAReT Stage für PDF Bearbeitung kostenloses intarsys ZUGFeRD Toolkit 25
  22. 22. intarsys consulting GmbH Kriegsstrasse 100, D-76133 Karlsruhe Geschäftsführer: Dr. Bernd Wild, Karl Kagermeier, Michael Traut Sitz: Karlsruhe, Amtsgericht Mannheim, HRB 107535 Internet: www.intarsys.de Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Markus Schuster Telefon: +49 38479 - 15 Mobile: +49 172 7260732 E-Mail: mschuster@intarsys.de

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