Add-on für SAP: Das schlanke Ablage- und Archivsystem von inPuncto

biz²Archiver.pt
biz²Archiver
Das schlanke Ablage- und
Archivsystem für SAP ®*
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
Produktpräsentation
inPuncto GmbH
Fabrikstr. 5
73728 Esslingen
Tel: +49 (0) 711 66188 500
Fax:+49 (0) 711 75878614
www.inpuncto.com

biz²Archiver.ppt Seite 2
biz²BusinessSuite von inPuncto
Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation
biz²Archiver
(SAP-Ablage und opt. Archivierung)
biz²Explorer
(Abbildung virtueller Akten direkt in SAP
Strukturen, Thumnails, Formate)
biz²Scanner
(Scan-on-demand Integration,
beliebige SAP Objekte)
biz²OfficeSynchronizer
(Integration von MS-Office in SAP)
biz²ScanServer
(Massenverarbeitung;
Papierbeleg-Erkennung)
biz²ExportServer
(Offline Verfügbarkeit von
SAP Daten und Dokumenten)
biz²Viewer
(einfacher Pixelviewer, Singleprint
eMailing, Massstab-Print)
biz²Validator
(ergonomisches Workflow-Add-on))

2 biz²Archiver - Der Anwender
3 biz²Archiver - Der Administrator
1 Gründe für Archivierung mit SAP
Inhalt
4 biz²Archiver - Technische Information
5 Mögliche Speichermedien
Inhalt

Gründe für Archivierung mit R/3
1 Gründe für Archivierung mit SAP
Welche Gründe sprechen allgemein für den Einsatz einer Archivlösung in
Verbindung mit SAP?
Inhalt

 Die komplette Funktionalität einer Dokumentenverwaltung ist im SAP verfügbar :
– SAP DMS (Document Management System)
– Dokumenten Integration zu SAP Objekten via SAP ArchiveLink
– SAP Workflow (mit Statusverwaltung)
 Die direkte Verknüpfung von Dokumenten zu den SAP Objekten bietet den
schnellsten Direktzugriff
 Es entfallen zusätzliche Aufwände für ein zusätzliches externes System
(Benutzerpflege, Berechtigungen, etc.)
 Der SAP Endbenutzer kennt bereits die SAP GUI Oberfläche. Dadurch wird die
Akzeptanz des DMS wesentlich erleichtert.
 Warum also sollte der Besitzer eines SAP Systems zusätzlich ein externes DVS
kaufen ? -> auf diese bereits vorhandenen Funktionalitäten setzt der biz²Archiver
auf!
SAP interne Dokumentenverwaltung

 Was kann mit einem Archiv in Verbindung mit SAP abgelegt werden ?
– Ablage eingehender Dokumente
Faxe, gescannte Dokumente, Office-Dokumente, PDF, etc.
– Ablage ausgehender Dokumente
in SAP erzeugte Dokumente werden direkt als PDF gespeichert
– Ablage von Drucklisten
eignen sich zur komprimierten Speicherung von Informationen von Massendaten und
archivierter SAP Belege (ADK-Archive Development Kit); sie bieten die Möglichkeit
sowohl der Volltextsuche, als auch der attributierten Suche; Hyperlinks- wie im Internet
üblich- sind direkt zu den Originalbelegen möglich
– Ablage von Archivdateien (ADK)
Findet Einsatz bei der Reduzierung des Datenbestands der SAP Datenbank
 Prinzipiell können alle Binärdaten archiviert werden.
 Nahezu alle gängigen Viewer sind integrierbar. Der biz2Viewer ist speziell auf die
Anwenderanforderungen im Archivumfeld abgestimmt.
Ablage von Daten / Dokumenten

 Folgende Szenarien für eingehende Belege werden durch SAP und
biz²Archiver unterstützt:
– Ablegen für spätere Erfassung („frühes Archivieren“)
– Ablegen und Erfassen
– Ablegen für spätere Zuordnung
– Ablegen und Zuordnen
– Zuordnen und Ablegen
– Frühes Ablegen mit Barcode
– Spätes Ablegen mit Barcode
Archivierung von eingehenden Dokumenten

 Alle in SAP erzeugten Dokumente können ebenfalls archiviert werden.
Visualisierung in Aktenform via biz²Explorer
 Die Erzeugung eines elektronischen Abbilds mit einem Scanner entfällt, da
die Daten direkt in das PDF-Format überführt werden.
 Die interne Ablage eines Papierdokuments entfällt.
Archivierung von ausgehenden Dokumenten

 Bei Einsatz des SAP - DVS (Dokumentenverwaltungssystem) kann ein Dokument
versioniert werden:
– Inhaltsversionen, z.B.
• Verschiedene Versionen im Lebenszyklus eines Dokuments
– Formatversionen , z.B.
• Dateiformat Original CAD und TIFF
– Sprachliche Versionen , z.B.
• Deutsches und englisches Handbuch
 Zusätzliches Status-Konzept in SAP bietet die Möglichkeit die „Nativ-Formate“ in
Langzeitformate zu konvertieren (z.B. in PDF bei Status „freigegeben“)
 Entsprechend können in SAP die entsprechenden Ablage/Archiv-Repositories
gepflegt werden -> d.h. z.B. PDF/Tif in Speicherbereichen für Langzeitarchivierung
Versionsverwaltung

 Abgelegte Dokumente können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen
 Diese Fristen können im SAP eingestellt werden. Erst nach Ablauf der Fristen
können die Dokumente gelöscht werden.
 Durch Ablage im Archiv werden die Dokumente fristgerecht aufbewahrt und können
stets originalgetreu rekonstruiert werden. Dies entspricht der Forderung des
Gesetzgebers.
 Bei Prüfungen durch einen Wirtschaftsprüfer können die geforderten Dokumente
schnell wieder beschafft / eingesehen werden.
 Der Export von selektierten Daten als abgeschlossene Einheit auf einen
Datenträger (z.B. CD) kann Dokumente unabhängig vom SAP - System und dem
Archiv Dritten zur Verfügung stellen (siehe biz²ExportServer).
Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit

 Drucklisten können ergänzend oder an Stelle eines Ausdrucks archiviert werden.
 Prinzipiell lassen sich alle Drucklisten archivieren.
 In archivierte Drucklisten können bei der Erzeugung:
– Hyperlinks mit eingebracht werden. Diese können später vom Benutzer angeklickt
werden und verweisen direkt auf ein Originaldokument
– Attribute für eine Attributsuche erzeugt werden. Diese werden parallel zur Druckliste
archiviert.
 In Drucklisten werden Informationen zu SAP Daten komprimiert dargestellt.
Archivierte Drucklisten lassen sich bequem mit Volltextsuche oder Attributsuche
bearbeiten.
Archivierung von Drucklisten

 Durch den Einsatz der SAP-Datenarchivierung (ADK-Archive Development
Kit) können Daten aus der SAP Datenbank archiviert und konsistent entfernt
werden.
 Nur optische Archive mit Anschluß an die SAP ArchiveLink-Schnittstelle
können:
– die erzeugten Daten der Datenarchivierung direkt auf sichere Medien
transportieren
– einen kleinen Teilbereich der gespeicherten SAP Daten wieder zur Verfügung
stellen.
 Der Einsatz der Datenarchivierung ist langfristig der einzige Weg, um das
große Datenvolumen einer SAP Datenbank in Griff zu bekommen
– Der benötigte Plattenplatz wird reduziert
– Die Performance und die Antwortzeiten des SAP -System werden wieder in
normale Bahnen gelenkt
– Der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator reduziert sich enorm
Reduzierung der SAP Datenbank (1)

 Der Einsatz des ADK‘s ist die einzige Lösung um eine SAP Datenbank sinnvoll zu
verschlanken
 Nur die Archivierung mit dem ADK berücksichtigt betriebswirtschaftliche und
rechtliche Gegebenheiten hinsichtlich:
– Betriebsprüfung
– Gewährleistungspflicht
– Wiederverwendbarkeit der Daten
 Mit ADK Archivierung erreicht man eine Datenkomprimierung bis Faktor 5 (durch
Wegfall von System-Redundanzen)
 ADK Archivierung ist online möglich.

 Um auf die archivierten SAP Daten noch zugreifen zu können, bietet SAP das SAP
AS (Archivinformationssystem) an.
 Eine andere, ergänzende Möglichkeit ist vor der Datenarchivierung Drucklisten der
betroffenen Daten zu erzeugen und ebenfalls zu archivieren.
SAP
ArchiveLink
biz²Archiver
Lesen der Daten
Extrahieren der Daten
Daten Löschen
Administration
der Sessions
Anzeigen der Daten
SAP
Archiv Management
Ablage der Archivdateien wird über Dokumententyp gesteuert

 Zur freien Suche in Dokumenten kann eine externe Volltextsuchmaschine integriert
werden.
 Mit Hilfe der freien Suche können Dokumente gefunden werden, welche bei der
Ablage keinen vordefinierten Attributen zugeordnet werden können.
 Um die Volltextsuchmaschine integrieren zu können, muß ein SAP KPro
(Knowledge Provider) eingesetzt werden.
 Nachteil ist der zusätzliche Pflegeaufwand und die große zusätzliche anfallende
Datenmenge
Anbindung von Volltextsuchmaschinen

2 biz²Archiver - Der Anwender
Welche Gründe sprechen aus Anwendersicht für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ?
Inhalt

 Da der biz²Archiver vollständig in das SAP System integriert ist,
– arbeitet der Anwender ausschließlich mit den Masken des ihm bekannten SAP
GUI.
– gibt es keine Medienbrüche zu anderen Anwendungen
 Einzige Ausnahme ist der biz²Viewer, welcher allerdings mit den
übersichtlichen Funktionen leicht erlernbar ist. Der Viewer kann innerhalb des
Internet Explorer oder innerhalb eines separat gestarteten SAP GUI
angezeigt werden.
 Weitere Kenntnisse über zusätzliche Programme außerhalb von SAP sind
nicht nötig
 Ein Dokument kann nicht außerhalb von SAP recherchiert und angezeigt
werden - dies dient nochmals der Datensicherheit.
SAP-GUI Bedienoberfläche

 biz²Viewer ist die Viewer-Komponente des biz²Archiver
 biz²Viewer unterstützt folgende Datei-Formate:
– BMP, CALS, DCX, DIB, ICO, JPG, MOD:CA, PBM, PCX, PGM, PIC, ePIC, PNG,
PPM, RLE, TGA, TIF, WMF (optional GIF und LZW-TIF)
 Bevorzugtes und empfohlenes Format ist Multipage-TIFF (MP-TIFF):
– TIFF ist als Standardformat für die Archivierung anerkannt
– Gilt als unveränderbar - wichtig für den Nachweis von Originalen
– biz²Viewer unterstützt den Sprung zu einer bestimmten Seite bei MPTIFF
– Schwarz/Weiß Bilder können mit der Komprimierung FaxGruppe 4 abgelegt
werden
 Es werden die Standardfunktionen Vergrößerung, Rotation, Drucken, etc.
angeboten
 Zusätzlich...
biz²Viewer (1)

...zusätzlich...
 existiert eine komprimierte Voransicht und eine qualitativ hochwertige Detailansicht,
zwischen denen der Benutzer wechseln kann,
 kann ein Teilbereich eines Dokuments (z.B. Ausschnitt eines A0-Dokuments)
maßstabsgetreu ausgedruckt werden,
 werden bei einem mehrseitigen Dokument die Seiten einzeln über das Netzwerk
übertragen, d.h. es wurden nur Daten, die tatsächlich benötigt werden, übertragen.
Z.B. kann bei einem 100-seitigen Dokument direkt auf Seite 83 gesprungen
werden.
 wird in Verbindung mit dem optionalen AddOn der hierarischen Klassensuche in
SAP das Blättern in mehreren Dokumenten ermöglicht.
 wird der Viewer automatisch für einen neuen Benutzer vom Server geladen.
biz²Viewer (2)

biz²Archiver - Der Anwender
 Der Viewer wurde als
Browser-fähiges Control
realisiert.
 Daher kann er sowohl
integriert im SAP GUI, als
auch in einem zusätzlich
gestarteten Internet Explorer
benutzt werden.
 Der Viewer bezieht die
Bilddaten direkt vom
biz²Archiver, d.h. der SAP
®* Server ist durch diese
Kommunikation nicht
belastet
biz²Viewer (2)

 Der biz²Viewer ist vollständig in die Anzeige des BDN integrierbar
biz²Archiver - Der Anwender
Integration in Business Document Navigator

 Mit dem Add-On Produkt biz²Scanner kann der Anwender selbst seine Belege
erfassen und einem SAP Business Objekt zuordnen
Szenario: Zuordnen und ablegen
 Unkomplizierte Lösung
für den
Anwender-Arbeitsplatz
 Die Software ist unabhängig
von der eingesetzten
Archivlösung
Belegerfassung mit biz²Scanner

 biz²Archiver ist vollständig in das SAP System integriert und nutzt die bereits
vorhandenen Möglichkeiten und Funktionen des SAP Systems
 Jeder SAP-Kunde hat das Recht auf den kostenlosen Einsatz der
Komponenten
– SAP ArchiveLink (Anschluß SAP an optische Archive)
– SAP Document Finder (Finden und Verwalten von archivierten Originalbelegen)
– SAP DVS (Dokumentenverwaltungssystem)
– SAP ADK (Archive Development Kit; zur Archivierung von SAP Daten)
– SAP AS (Archivinformationssystem für die Auswertung der archivierten SAP
Daten)
 biz²Archiver benötigt keine externen Suchmasken und kann daher auch
später noch - sogar vom Kunden selbst - den veränderten Anforderungen
angepasst werden.
Ihr Vorteil: Kostenersparnis (1)

 Nutzen beim Einsatz der Belegarchivierung mit ArchiveLink
– die aufwändige Suche nach Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert
(Zeitersparnis, Motivation)
– Auf archivierte Dokumente kann gleichzeitig von verschiedenen Mitarbeitern -
auch weltweit - zugegriffen werden (Verfügbarkeit, Zeitersparnis)
– geringere Raumkosten für die Aktenlagerung aufgrund der höheren Speicherdichte
elektronischer Speichermedien
– Gleiche Vorgehensweise in allen SAP Modulen (Gewohnheitseffekt)
 Durch Nutzung der Datenarchivierung mit ADK:
– werden die Antwortzeiten des SAP-Systems kürzer (höhere Produktivität der
Mitarbeiter)
– wird der benötigte Plattenplatz reduziert (Einsparung teurer Hardware)
– wird der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator wieder in
normale Grenzen gelenkt (Zeitersparnis)

 Das Preismodell für die Nutzung des biz²Archiver ist übersichtlich und
überaus attraktiv!
 Speziell der Einstiegspreis ist im Vergleich mit anderen Anbietern äußerst
niedrig.
 Durch bewußten Verzicht von unnötigem Ballast wie:
– unnötige - in komplizierten Programmen nie genutzte - Funktionen in der
Viewerkomponente biz²Viewer
– redundante Benutzerverwaltung und Metadatenverwaltung
– zusätzliche Datenbanken wie Oracle oder MS SQL Server
 und durch zusätzliche Funktionen wie
– Reduzierung der übertragenen Datenmenge und Zeit zwischen Viewer und Archiv
– ausschließliche Nutzung der Such-/Anzeige Mechanismen in SAP
(geringe Einarbeitungszeit der Mitarbeiter; geringe Hemmschwelle)
 wird ein frühstmöglicher ROI (Return Of Invest) ermöglicht.

3 biz²Archiver - Der Administrator
Welche Gründe sprechen aus der technischen Sicht eines Administrator, bzw.
Systembetreuer für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ?
Inhalt

Es wird zwischen verschieden Arten der Datensicherheit unterschieden:
 Sicherheit gegen Datenverlust
– Die Daten werden auf optische Medien (z.B. CD-ROM oder WORM) gebrannt. Ein
zusätzlicher Backup der Medien ist möglich
– Die interne Datenbank ist im worst-case Falle aus den geschriebenen Medien komplett
rekonstruierbar !
– Die Archivierung ist vom SAP Release unabhängig
 Sicherheit gegen Datenmanipulation
– Die Medien werden in einem Vorgang geschrieben und „geschlossen“. Die Daten sind
nicht mehr veränderbar.
– Falls keine dauerhafte Archivierung nötig ist, können die Daten auch auf Festplatte
geschrieben werden. Durch Einstellungen in der biz²Archiver - Administration können
solche Daten auch modifizierbar, d.h. auch löschbar abgelegt werden.
Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (1)

 Sicherheit gegen unbefugten Zugriff auf Daten
– Es greift komplett das Berechtigungskonzept von SAP
– Es kann kein Zugriff außerhalb des SAP-Systems initiiert werden, d.h. eine Abfrage von
extern über die HTTP-Schnittstelle wird mit einem Sicherheitsfehler abgewiesen
– Die Sicherheit wird durch einen Sicherheitsschlüssel in der URL des Archiv-Aufrufs
gewährleistet, welcher ausschließlich im zuvor bekannt gegebenen SAP-System
generiert werden kann.
– Die URL mit dem Sicherheitsschlüssel verliert nach einer einstellbaren Zeit ihre Gültigkeit
 Hohe Konsistenz durch zentrale Datenhaltung da nur eine Referenzkopie im
Rechner vorliegt
Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (2)

 Die Betreuung des biz²Archiver beschränkt sich nach der Inbetriebnahme auf:
– eine Sicherung des Festplattenbereichs mit den temporären Daten, welche noch nicht
auf das Sicherungsmedium geschrieben wurden
– eine optionale Sicherung der internen Datenbank, da diese im Notfall aus den abgelegten
Daten rekonstruiert werden kann.
– eventuelle Entnahme der geschriebenen Medien.
– Nachladen von leeren Medien in das System.
 Jeder neue Arbeitsplatz wird automatisch mit dem biz²Viewer versorgt
 Es ist keine separate Datenbank für operative Daten zu managen. Die interne
Datenbank dient ausschließlich zur Verwaltung der Medien und erhöht die
Performance des Archivs
Ihr Vorteil: Betreuungsaufwand für das System

 Die Serveradministration von biz²Archiver
wird mit einem grafischen
Konfigurationsprogramm am Server
vorgenommen. Diese Tätigkeit ist nur bei
der Inbetriebnahme bzw. bei
Systemänderungen erforderlich.
 Alle ein Repository betreffende
Einstellungen können getrennt
administriert werden (z.B. Aktiv/Nicht
aktiv, verwendete Verzeichnisse,
Standardsicherheitsmerkmale, etc.).
Administrationstools: biz²Archiver_Config (1)

 Zur Überwachung werden Log-
Dateien erzeugt; der Pfad und der
Detaillierungsgrad kann durch den
Administrator gesteuert werden.
Administrationstools: biz²Archiver_Config (2)
 Zentrale Systemverzeichnisse können für
die Ablage der SAP Sicherheitszertifikate / -
Adressbücher und für die verwendeten
Datenbankdateien administriert werden.

 Archivdateien bzw. Medien von einem externen (Scan-) Dienstleister können mit
dem Programm biz²Archiver_Import in das Archiv aufgenommen werden. Es dient
ebenfalls dazu nach einem Hardwareausfall das Archiv wieder komplett aufbauen
zu können.
Administrationstools: biz²Archiver_Import

 Mit dem
biz²Archiver_LogTool
wird der komfortable Zugriff auf
die durch den Archivserver
generierten Logdateien
ermöglicht.
 Die Einkreisung von in Frage
stehenden Transaktionen ist
schnell möglich und gefundene
Informationen können gezielt
extrahiert werden.
Administrationstools: biz²Archiver_LogTool

biz²Archiver kennt keine eigene Benutzerverwaltung, d.h:
 Keine redundante Verwaltung der Benutzerberechtigungen
 Zugriff auf das Archiv hat nur der berechtigte SAP-Anwender
 Die Benutzerpflege ist stets so aktuell wie im SAP-System selbst
 Es ist keine Absprache zwischen verschiedenen Systembetreuern nötig
Ihr Vorteil: Einheitliche Benutzerverwaltung

 Der biz²Archiver unterstützt den SAP ContentServer Cache.
 Lesezugriffe können über verteilte Installationen an verschiedenen Standorten
optimiert werden.
 biz²Archiver unterstützt die Ablage an verschiedenen Ablageorten, d.h. Daten
können von verschiedenen Medien zusammen kopiert und auf ein neues Medium
geschrieben werden. Praktischer Einsatz findet dies beim Mischen von nicht vollen
Speichermedien von einem Scandienstleister.
Caching

biz²Archiver unterstützt zwei Arten um Daten in das System abzulegen:
 Einbringung von selbst erzeugten binären Daten
– z.B. gescannte Dokumente oder auch Word- und Excel-Dokumente
– jegliches Datenformat wird unterstützt
– bei diesem Vorgang kann der maximale Füllgrad der Medien bestimmt werden
– einzelne CD-Brenner als Jukeboxersatz werden unterstützt
 Erzeugung der Binärdaten durch einen Scandienstleister
– Der Scandienstleister liefert die Medien in einem zuvor vereinbarten Format ab.
– Durch einen Batchimport werden im SAP DVS automatisch Dokumenteninfosätze
generiert und mit einer Klassifikation versehen
Ablage von Daten

Der biz²Archiver setzt auf technische Standards und ist damit zukunftsorientiert:
 Kommunikation über TCP/IP und das HTTP-Protokoll
 Der biz²Archiver ist nach den Vorschriften der
SAP HTTP ContentServer-Schnittstelle zertifiziert
 Betriebsystem ist Windows Server
 Basis ist der Microsoft Internet Information Server
 Sowohl die Art der einsetzbaren Medien, als auch das Format für den
Schreibvorgang sind ausschließlich von der gewählten
Jukeboxmanagementsoftware abhängig.
Beispiele Medien: CD-ROM, DVD, WORM, MO, Virtuelle Jukebox
Beispiele Schreibformate: ISO 9660, Joliet, HFS, UDF, Hybrid CD
 ......
Ihr Vorteil: Investitionssicherheit

4 biz²Archiver - Technische Info
Welche Hardware, bzw. Software-Anforderungen ergeben sich beim Einsatz
von biz²Archiver und welche weiteren technischen Informationen gibt es ?
Inhalt

Server mit
biz²Archiver
X Ablage auf opt. Medien
Y Verwaltungsinformationen
Interne
DatenbankSAP-Server
1 2
3
5
y
x
64
1. SAP Anwender fordert bei
SAP-Server ein Original an
2. SAP Server sendet
Informationen an SAP GUI
3. SAP GUI bestellt bei
biz²Archiver das Dokument
4. Lokale Rechner erhält eine
HTML-Seite...
5. ...und startet den IE
- Damit ist die Kommunikation
mit SAP abgeschlossen -
6. Der im IE gestartete
biz²Viewer kommuniziert mit
dem Archivserver um einzelne
Seiten oder weitere
Dokumente anzufordern
Vorgänge bei Recherche und Anzeige

 Komprimierung der Images / Voransicht
– Bei Überschreitung eines einstellbaren Grenzwertes (Pixelanzahl) werden die Bilddaten
zu einer Voransicht reduziert und an den biz²Viewer gesendet. Die Reduktion geschieht
online, so daß kein weiterer Plattenplatz benötigt wird. Speziell bei großen Bilddateien
(hochauflösend, DIN A 0) erzielt man eine stark reduzierte Netzwerklast. (Verhältnis 1:4)
 Übertragung einzelner Seiten
– Bei mehrseitigen Images wird jeweils nur eine Seite vom biz²Server an den biz²Viewer
übertragen. So kann durch gezielte Sprünge innerhalb des Dokuments die unnötige
Übertragung von Bilddaten vermieden werden.
– z.B. 100 seitiges Dokument, schwarz/weiß, 200 DPI, DIN A 4, Komprimierung mit
Faxgruppe 4
=> ergibt eine Dateigröße von etwa 3 MByte
=> ein Seite benötigt nur 30 KByte
Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (1)

 Clientcache
– Der biz²Viewer nutzt den Clientcache des Microsoft Internet Explorer (auch bei
integrierter Benutzung im SAP GUI; („inPlace“-Anzeige))
– Beim Blättern zwischen mehreren Dokumenten, bzw. den Einzelseiten eines Dokuments
wird die mehrfache Übertragung der selben Bilddaten vermieden
 Grenz- / Kennwerte des Archivs
– Für 1 Million Dokumente wird ca. 2 GByte zusätzlicher Festplattenplatz für die interne
Verwaltung benötigt.
– Es können pro Repository max. 68 Milliarden Dokumente verwaltet werden (Bei einer
Komponente pro Dokument; dies ist der Normalfall)
Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (2)

 Anzahl Dokumente 100 Mio.
 Planungszeitraum 10 Jahre
 Durchschnittliche Dokumentengrösse 50 KB
 Tage an denen Dokumente erstellt werden 300/Jahr
 Durchschnittliche Arbeitszeit 16 Stunden
 Alle Dokumente werden von SAP erstellt (nicht Scanndienstleister)
 SAP erstellt Multi-Komponent Dokumente
 Gesamtarchivgrösse für Dokumente 4,86 TB
entspricht Anzahl CD‘s 6800 Stk
entspricht Anzahl DVD‘s 1100 Stk
 Füllzeit Gesamtarchiv 10 Jahre
je CD 0,4 Tage
je DVD 2,7 Tage
 Schreibzeiten Netzwerklast 0,5 MB/s
Verfügbare Zeit pro Datei 0,77 s
 Datenbankgrössen 46 GB
davon DB-Datei cdx 6 GB
davon DB-Datei dbf 16 GB
davon DB-Datei ftp 24 GB
 DB-Backupzeit (z.B. DLT 80 GB kompr.; 200MB/min) 3,9 Stunden
biz²Archiver Designgrösse

 SAP-Server ab Version 4.5 B
 SAP GUI ab Version 4.5 B
Amforderungen an das SAP-System

 Mindestanforderung Server
– CPU: ab Pentium 5 mit 2400 MHz
– Festplattenkapazität: 4 Gbyte, + gewünschte Cachegröße + Puffer für Schreibvorgänge
– Arbeitsspeicher 1024 MByte
– Ggf. SCSI Adapter
 Microsoft Windows Server 2003 / 2008 -> 32/64bit
 Microsoft Internet Information Server
 Opt.: Jukebox-Managementsystem (Robotersteuerung der Jukebox)
– Z.B. PoINT Jukebox Manager (PoINT Software)
 Opt: Jukebox, Brenner, Leser, SCSI-Adapter
Anforderungen an den biz²Archiver Server

 Allgemeine Mindestanforderung Arbeitsplatz
– Microsoft Windows XP, WIN7
– Microsoft Internet Explorer (ab Version 5.0)
– Min. SAP GUI 4.5 B
 Mindestanforderung Standard-Recherchearbeitsplatz
– Keine Besonderheiten.
Anforderungen an den biz²Archiver Client

5 Speichermedien
Inhalt

biz²Archiver: Kriterien zur Auswahl der Speichermedien
 Das Archiv- und Ablagesystem biz²Archiver unterstützt die Ablage von Daten und
Dokumenten auf folgenden Medien:
– CD (Compact Disk) => Archivierung CD-R
– MO-Medien (Magneto-Optisch) => Archivierung MO-WORM
– Ablage auf DVD-RW (Digital Versatile Disk) => Archivierung DVD-R / BR-R
– Ablage auf Festplatte bzw. RAID-Systeme
– Ablage auf SAN / NAS (Storage Area Network / Network Attach Storage)
 Bei der Auswahl der Speichermedien sind verschiedene Kriterien wie Preise der
Hardware und der Einzelmedien, administrativer Aufwand, Lebensdauer,
Revisionsicherheit, Zugriffs- und Übertragungsgeschwindigkeit entscheidend.

Auswahl der Speichermedien: Ablage auf CD-R
 Die Archivierung auf CD-R bietet von der manuellen/automatischen Sicherung auf einem
Build-In CD-Brenner bis hin zum Einsatz einer CD-Jukebox ein breites Spektrum. Das
Medium kommt oft im Zusammenhang mit Scandienstleister zum Einsatz, da auch kleinere
Datenmengen kostengünstig digitalisiert und zum Auftraggeber transportiert werden können.
• Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium mit guter Fehlerkorrektur.
• Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien
für die Datensicherung vorgehalten werden können.
• Gute Haltbarkeit des Datenträgers, bedingt revisionssichere Ablage.
• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox
• Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten (1800 KB/s / 4800 KB/s).
• Die CD-R kann entweder komplett - auf einmal - geschrieben werden; in der Zeit zwischen zwei
Schreibvorgängen liegen die Daten dann auf „unsicherer“ Magnetplatte.
• Alternativ können die Daten in kleineren Blöcken geschrieben werden; jeder der Blöcke ist allerdings
mit Verwaltungsdaten behaftet und verschwendet damit Speicherplatz.
• Mäßige Speicherdichte (700 MByte/Medium, einseitig beschreibbar).
• Bei Verwendung ohne Jukebox, bzw. beim Import/Export ist der Datenträger ungeschützt.
• Geparkte Medien müssen erst durch den Jukebox-Roboter in ein Laufwerk eingelegt werden.
• Erhöhte Zugriffs- und Übertragungszeiten können durch Caching-Mechanismen kompensiert werden.

Auswahl der Speichermedien: Ablage auf MO-WORM
 Die Speicherung auf MO-WORM (Write Once Read Multiple) entspricht den höchsten
Ansprüchen bei der Archivierung. Die Technologie basiert auf der sowohl magnetischen als
auch optischen Eigenschaft des Datenträgers und ist als Standard schon lange im Einsatz. Das
Medium wird meist in einer Jukebox zur sicheren und komfortablen Verwaltung einer größeren
Stückzahl verwendet.
• Jeder Datenträger ist durch eine Gehäuse (Cartridge) besonders geschützt.
• Die MO-WORM wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in
einem Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt.
• Große Speicherdichte (9,1 GByte/Medium, beidseitig beschreibbar) mit ausgereifter Fehlerkorrektur.
• Geringer administrativer Aufwand da leere Medien in der Jukebox für die Datensicherung vorgehalten
werden und nicht mehr benötigte Datenträger zur Platzersparnis exportiert werden können.
• Weit verbreitetes Medium, hohe Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage.
• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox
• Hohe Kosten bei Anschaffung der Jukebox / Laufwerke und der Datenträger.
• Vergleichsweise langsame Schreibgeschwindigkeit (500 KB/s).

Auswahl der Speichermedien: Ablage auf DVD-R / BR-R
 Die DVD-R bietet als modernes Speichermedium eine hohe Speicherdichte zu einem
attraktiven Preis. Bei Verwendung in einer Jukebox kann eine große Datenmenge auf
engstem Raum komfortabel verwaltet werden.
• Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium.
• Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien
für die Datensicherung vorgehalten werden können.
• Die DVD wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in einem
Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt.
• Gute Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage.
• Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox.
• Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten.
• Auf Grund hoher Speicherdichte, fehlendem Cartridge und einer im Vergleich mit WORM mäßigen
Fehlerkorrektur ist die DVD ein Medium das mit besonderer Sorgfalt behandelt werden muß.
• Gilt ebenso für BlueRay-R Dics

Auswahl der Speichermedien: Ablage auf Festplatte /RAID
 Das Schreiben auf Festplatte bietet die schnellste Art der Datenablage. Hierbei kann aber
nicht von einer Archivierung gesprochen werden, da die Daten nicht gegen aktive
Veränderung geschützt sind. Weiterhin eignet sich ein reines magnetisches Medium nicht zur
revsionssicheren Aufbewahrung über lange Zeiträume.
• Problemloses Medium, welches keine besonderen Kenntnisse über die Hardware erfordert.
• Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten.
• Mit modernen Festplatten können bereits mittlere Ansprüche bei der max. abzulegenden Datenmenge
abgedeckt werden.
• Keine teure Jukebox notwendig.
• Der administrative Aufwand ist minimal.
• Preis/Leistungsverhältnis ist nur bei kleineren Ablagesystemen vorteilhaft.
• Die Ablage ist weder revisionssicher, noch gegen Systemcrashs gesichert.
• Schlechte Skalierbarkeit, da nur eine geringe Anzahl an Festplatten an den Rechner angeschlossen
werden können.
• Eingeschränkte Sicherheit / Haltbarkeit des Datenträgers (durch Verwendung der RAID-Technik kann
eine Erhöhung der Zuverlässigkeit erreicht werden).
• Die Ablage kann mit einer sog. virtuellen Jukebox realisiert werden.

Auswahl der Speichermedien: Ablage auf SAN / NAS
 „Storage Area Network“ und „Network Attach Storage“ nutzen die sehr guten Zugriffs-und
Übertragungsgeschwindigkeiten von Festplatten und bieten zugleich eine erheblich erweiterte
Skalierbarkeit bei hoher Zuverlässigkeit.
• Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten.
• Sehr gute Skalierbarkeit, Anwendung auch für Bereiche außerhalb dieser Betrachtung
• Der administrativer Aufwand ist nach Inbetriebnahme gering.
• Online Sicherungen und Festplattentausch / Erweiterung ist problemlos möglich.
• Hohe Anschaffungs- und Betriebskosten.
• Die Ablage ist nicht revisionssicher (nach Richtlinien des Gesetzgebers).

Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
Fax: (0711) 75878614
fam@inpuncto.com
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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