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Das schlanke Ablage- und
Archivsystem für SAP ®*
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeich...
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biz²BusinessSuite von inPuncto
*“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
Microso...
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3 biz²Archiver - Der Administrator
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Gründe für Archivierung mit R/3
1 Gründe für Archivierung mit SAP
Welche Gründe sprechen allgemei...
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Gründe für Archivierung mit R/3
 Die komplette Funktionalität einer Dokumentenverwaltung ist im ...
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Gründe für Archivierung mit R/3
 Was kann mit einem Archiv in Verbindung mit SAP abgelegt werden...
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Gründe für Archivierung mit R/3
 Folgende Szenarien für eingehende Belege werden durch SAP und
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Gründe für Archivierung mit R/3
 Alle in SAP erzeugten Dokumente können ebenfalls archiviert wer...
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Gründe für Archivierung mit R/3
 Bei Einsatz des SAP - DVS (Dokumentenverwaltungssystem) kann ei...
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 Abgelegte Dokumente können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen
 Diese Fristen könne...
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 Drucklisten können ergänzend oder an Stelle eines Ausdrucks archiviert werden.
 Prinzipiell l...
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 Durch den Einsatz der SAP-Datenarchivierung (ADK-Archive Development
Kit) können Daten aus der...
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 Der Einsatz des ADK‘s ist die einzige Lösung um eine SAP Datenbank sinnvoll zu
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 Um auf die archivierten SAP Daten noch zugreifen zu können, bietet SAP das SAP
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 Zur freien Suche in Dokumenten kann eine externe Volltextsuchmaschine integriert
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 Da der biz²Archiver vollständig in das SAP System integriert ist,
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 biz²Viewer ist die Viewer-Komponente des biz²Archiver
 biz²Viewer unterstützt folgende Datei-...
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 existiert eine komprimierte Voransicht und eine qualitativ hochwertige Detail...
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 Der biz²Viewer ist vollständig in die Anzeige des BDN integrierbar
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 Mit dem Add-On Produkt biz²Scanner kann der Anwender selbst seine Belege
erfassen und einem SA...
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vorhandenen Mö...
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 Nutzen beim Einsatz der Belegarchivierung mit ArchiveLink
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 Das Preismodell für die Nutzung des biz²Archiver ist übersichtlich und
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3 biz²Archiver - Der Administrator
Welche Gründe sprechen aus der technischen Sicht eines Admini...
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Es wird zwischen verschieden Arten der Datensicherheit unterschieden:
 Sicherheit gegen Datenve...
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 Sicherheit gegen unbefugten Zugriff auf Daten
– Es greift komplett das Berechtigungskonzept vo...
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 Die Betreuung des biz²Archiver beschränkt sich nach der Inbetriebnahme auf:
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 Die Serveradministration von biz²Archiver
wird mit einem grafischen
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 Zur Überwachung werden Log-
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 Archivdateien bzw. Medien von einem externen (Scan-) Dienstleister können mit
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 Mit dem
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wird der komfortable Zugriff auf
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 Der biz²Archiver unterstützt den SAP ContentServer Cache.
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biz²Archiver unterstützt zwei Arten um Daten in das System abzulegen:
 Einbringung von selbst e...
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Der biz²Archiver setzt auf technische Standards und ist damit zukunftsorientiert:
 Kommunikatio...
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4 biz²Archiver - Technische Info
Welche Hardware, bzw. Software-Anforderungen ergeben sich beim ...
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biz²Archiver
X Ablage auf opt. Medien
Y Verwaltungsinformationen
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 Komprimierung der Images / Voransicht
– Bei Überschreitung eines einstellbaren Grenzwertes (Pi...
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 Clientcache
– Der biz²Viewer nutzt den Clientcache des Microsoft Internet Explorer (auch bei
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 Anzahl Dokumente 100 Mio.
 Planungszeitraum 10 Jahre
 Durchschnittliche Dokumentengrösse 50 ...
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 SAP-Server ab Version 4.5 B
 SAP GUI ab Version 4.5 B
*“SAP und R/3® sind eingetragene Marken...
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 Mindestanforderung Server
– CPU: ab Pentium 5 mit 2400 MHz
– Festplattenkapazität: 4 Gbyte, + ...
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 Allgemeine Mindestanforderung Arbeitsplatz
– Microsoft Windows XP, WIN7
– Microsoft Internet E...
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5 Speichermedien
Inhalt
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biz²Archiver: Kriterien zur Auswahl der Speichermedien
 Das Archiv- und Ablagesystem biz²Archiv...
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Auswahl der Speichermedien: Ablage auf CD-R
 Die Archivierung auf CD-R bietet von der manuellen...
biz²Archiver.ppt Seite 49
Auswahl der Speichermedien: Ablage auf MO-WORM
 Die Speicherung auf MO-WORM (Write Once Read Mu...
biz²Archiver.ppt Seite 50
Auswahl der Speichermedien: Ablage auf DVD-R / BR-R
 Die DVD-R bietet als modernes Speichermedi...
biz²Archiver.ppt Seite 51
Auswahl der Speichermedien: Ablage auf Festplatte /RAID
 Das Schreiben auf Festplatte bietet di...
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Auswahl der Speichermedien: Ablage auf SAN / NAS
 „Storage Area Network“ und „Network Attach St...
biz²Archiver.ppt Seite 53
Ihr Ansprechpartner:
Dr. Frank Marcial
Tel: (0711) 66188 500
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fam@inpuncto.c...
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Add-on für SAP: Das schlanke Ablage- und Archivsystem von inPuncto

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Der biz²Archiver ist ein innovatives, internetfähiges Ablage- und Archiv-System für SAP™. Durch die Verwendung leistungsstarker Standard-Komponenten und aufgrund seiner schlanken Architektur bietet das Archivierungstool eine hohe Leistungsfähigkeit zu einem günstigen Preis. Dabei werden Cache-Szenarien und die weitreichende Replikation von Inhalten unterstützt. Der biz²Archiver ist von SAP™ für die HTTP-ArchiveLink-Schnittstelle zertifiziert (Certified Integration with SAP NetWeaver) und eignet sich für alle Archivierungsszenarien wie frühes bzw. spätes Archivieren oder das Ablegen mit bzw. ohne Barcode. So sind sämtliche elektronischen Dokumente bei Bedarf leicht auffindbar und stehen für weitere Bearbeitungsprozesse jederzeit zur Verfügung. Anwender erhalten eine performante Ablage, die unsere Produktpalette optimal vervollständigt.

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Add-on für SAP: Das schlanke Ablage- und Archivsystem von inPuncto

  1. 1. biz²Archiver.pt biz²Archiver Das schlanke Ablage- und Archivsystem für SAP ®* *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Produktpräsentation inPuncto GmbH Fabrikstr. 5 73728 Esslingen Tel: +49 (0) 711 66188 500 Fax:+49 (0) 711 75878614 www.inpuncto.com
  2. 2. biz²Archiver.ppt Seite 2 biz²BusinessSuite von inPuncto *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Microsoft ® ist eingetragenes Markenzeichen der Microsoft Coporation biz²Archiver (SAP-Ablage und opt. Archivierung) biz²Explorer (Abbildung virtueller Akten direkt in SAP Strukturen, Thumnails, Formate) biz²Scanner (Scan-on-demand Integration, beliebige SAP Objekte) biz²OfficeSynchronizer (Integration von MS-Office in SAP) biz²ScanServer (Massenverarbeitung; Papierbeleg-Erkennung) biz²ExportServer (Offline Verfügbarkeit von SAP Daten und Dokumenten) biz²Viewer (einfacher Pixelviewer, Singleprint eMailing, Massstab-Print) biz²Validator (ergonomisches Workflow-Add-on))
  3. 3. biz²Archiver.ppt Seite 3 2 biz²Archiver - Der Anwender 3 biz²Archiver - Der Administrator 1 Gründe für Archivierung mit SAP Inhalt 4 biz²Archiver - Technische Information 5 Mögliche Speichermedien Inhalt *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  4. 4. biz²Archiver.ppt Seite 4 Gründe für Archivierung mit R/3 1 Gründe für Archivierung mit SAP Welche Gründe sprechen allgemein für den Einsatz einer Archivlösung in Verbindung mit SAP? Inhalt *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  5. 5. biz²Archiver.ppt Seite 5 Gründe für Archivierung mit R/3  Die komplette Funktionalität einer Dokumentenverwaltung ist im SAP verfügbar : – SAP DMS (Document Management System) – Dokumenten Integration zu SAP Objekten via SAP ArchiveLink – SAP Workflow (mit Statusverwaltung)  Die direkte Verknüpfung von Dokumenten zu den SAP Objekten bietet den schnellsten Direktzugriff  Es entfallen zusätzliche Aufwände für ein zusätzliches externes System (Benutzerpflege, Berechtigungen, etc.)  Der SAP Endbenutzer kennt bereits die SAP GUI Oberfläche. Dadurch wird die Akzeptanz des DMS wesentlich erleichtert.  Warum also sollte der Besitzer eines SAP Systems zusätzlich ein externes DVS kaufen ? -> auf diese bereits vorhandenen Funktionalitäten setzt der biz²Archiver auf! *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ SAP interne Dokumentenverwaltung
  6. 6. biz²Archiver.ppt Seite 6 Gründe für Archivierung mit R/3  Was kann mit einem Archiv in Verbindung mit SAP abgelegt werden ? – Ablage eingehender Dokumente Faxe, gescannte Dokumente, Office-Dokumente, PDF, etc. – Ablage ausgehender Dokumente in SAP erzeugte Dokumente werden direkt als PDF gespeichert – Ablage von Drucklisten eignen sich zur komprimierten Speicherung von Informationen von Massendaten und archivierter SAP Belege (ADK-Archive Development Kit); sie bieten die Möglichkeit sowohl der Volltextsuche, als auch der attributierten Suche; Hyperlinks- wie im Internet üblich- sind direkt zu den Originalbelegen möglich – Ablage von Archivdateien (ADK) Findet Einsatz bei der Reduzierung des Datenbestands der SAP Datenbank  Prinzipiell können alle Binärdaten archiviert werden.  Nahezu alle gängigen Viewer sind integrierbar. Der biz2Viewer ist speziell auf die Anwenderanforderungen im Archivumfeld abgestimmt. Ablage von Daten / Dokumenten *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  7. 7. biz²Archiver.ppt Seite 7 Gründe für Archivierung mit R/3  Folgende Szenarien für eingehende Belege werden durch SAP und biz²Archiver unterstützt: – Ablegen für spätere Erfassung („frühes Archivieren“) – Ablegen und Erfassen – Ablegen für spätere Zuordnung – Ablegen und Zuordnen – Zuordnen und Ablegen – Frühes Ablegen mit Barcode – Spätes Ablegen mit Barcode Archivierung von eingehenden Dokumenten *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  8. 8. biz²Archiver.ppt Seite 8 Gründe für Archivierung mit R/3  Alle in SAP erzeugten Dokumente können ebenfalls archiviert werden. Visualisierung in Aktenform via biz²Explorer  Die Erzeugung eines elektronischen Abbilds mit einem Scanner entfällt, da die Daten direkt in das PDF-Format überführt werden.  Die interne Ablage eines Papierdokuments entfällt. Archivierung von ausgehenden Dokumenten *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  9. 9. biz²Archiver.ppt Seite 9 Gründe für Archivierung mit R/3  Bei Einsatz des SAP - DVS (Dokumentenverwaltungssystem) kann ein Dokument versioniert werden: – Inhaltsversionen, z.B. • Verschiedene Versionen im Lebenszyklus eines Dokuments – Formatversionen , z.B. • Dateiformat Original CAD und TIFF – Sprachliche Versionen , z.B. • Deutsches und englisches Handbuch  Zusätzliches Status-Konzept in SAP bietet die Möglichkeit die „Nativ-Formate“ in Langzeitformate zu konvertieren (z.B. in PDF bei Status „freigegeben“)  Entsprechend können in SAP die entsprechenden Ablage/Archiv-Repositories gepflegt werden -> d.h. z.B. PDF/Tif in Speicherbereichen für Langzeitarchivierung *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Versionsverwaltung
  10. 10. biz²Archiver.ppt Seite 10  Abgelegte Dokumente können gesetzlichen Aufbewahrungsfristen unterliegen  Diese Fristen können im SAP eingestellt werden. Erst nach Ablauf der Fristen können die Dokumente gelöscht werden.  Durch Ablage im Archiv werden die Dokumente fristgerecht aufbewahrt und können stets originalgetreu rekonstruiert werden. Dies entspricht der Forderung des Gesetzgebers.  Bei Prüfungen durch einen Wirtschaftsprüfer können die geforderten Dokumente schnell wieder beschafft / eingesehen werden.  Der Export von selektierten Daten als abgeschlossene Einheit auf einen Datenträger (z.B. CD) kann Dokumente unabhängig vom SAP - System und dem Archiv Dritten zur Verfügung stellen (siehe biz²ExportServer). *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Aufbewahrungsfristen, Revisionssicherheit
  11. 11. biz²Archiver.ppt Seite 11  Drucklisten können ergänzend oder an Stelle eines Ausdrucks archiviert werden.  Prinzipiell lassen sich alle Drucklisten archivieren.  In archivierte Drucklisten können bei der Erzeugung: – Hyperlinks mit eingebracht werden. Diese können später vom Benutzer angeklickt werden und verweisen direkt auf ein Originaldokument – Attribute für eine Attributsuche erzeugt werden. Diese werden parallel zur Druckliste archiviert.  In Drucklisten werden Informationen zu SAP Daten komprimiert dargestellt. Archivierte Drucklisten lassen sich bequem mit Volltextsuche oder Attributsuche bearbeiten. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Archivierung von Drucklisten
  12. 12. biz²Archiver.ppt Seite 12  Durch den Einsatz der SAP-Datenarchivierung (ADK-Archive Development Kit) können Daten aus der SAP Datenbank archiviert und konsistent entfernt werden.  Nur optische Archive mit Anschluß an die SAP ArchiveLink-Schnittstelle können: – die erzeugten Daten der Datenarchivierung direkt auf sichere Medien transportieren – einen kleinen Teilbereich der gespeicherten SAP Daten wieder zur Verfügung stellen.  Der Einsatz der Datenarchivierung ist langfristig der einzige Weg, um das große Datenvolumen einer SAP Datenbank in Griff zu bekommen – Der benötigte Plattenplatz wird reduziert – Die Performance und die Antwortzeiten des SAP -System werden wieder in normale Bahnen gelenkt – Der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator reduziert sich enorm *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Reduzierung der SAP Datenbank (1)
  13. 13. biz²Archiver.ppt Seite 13  Der Einsatz des ADK‘s ist die einzige Lösung um eine SAP Datenbank sinnvoll zu verschlanken  Nur die Archivierung mit dem ADK berücksichtigt betriebswirtschaftliche und rechtliche Gegebenheiten hinsichtlich: – Betriebsprüfung – Gewährleistungspflicht – Wiederverwendbarkeit der Daten  Mit ADK Archivierung erreicht man eine Datenkomprimierung bis Faktor 5 (durch Wegfall von System-Redundanzen)  ADK Archivierung ist online möglich. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Reduzierung der SAP Datenbank (2)
  14. 14. biz²Archiver.ppt Seite 14  Um auf die archivierten SAP Daten noch zugreifen zu können, bietet SAP das SAP AS (Archivinformationssystem) an.  Eine andere, ergänzende Möglichkeit ist vor der Datenarchivierung Drucklisten der betroffenen Daten zu erzeugen und ebenfalls zu archivieren. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Reduzierung der SAP Datenbank (3) SAP ArchiveLink biz²Archiver Lesen der Daten Extrahieren der Daten Daten Löschen Administration der Sessions Anzeigen der Daten SAP Archiv Management Ablage der Archivdateien wird über Dokumententyp gesteuert
  15. 15. biz²Archiver.ppt Seite 15  Zur freien Suche in Dokumenten kann eine externe Volltextsuchmaschine integriert werden.  Mit Hilfe der freien Suche können Dokumente gefunden werden, welche bei der Ablage keinen vordefinierten Attributen zugeordnet werden können.  Um die Volltextsuchmaschine integrieren zu können, muß ein SAP KPro (Knowledge Provider) eingesetzt werden.  Nachteil ist der zusätzliche Pflegeaufwand und die große zusätzliche anfallende Datenmenge Anbindung von Volltextsuchmaschinen *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“
  16. 16. biz²Archiver.ppt Seite 16 2 biz²Archiver - Der Anwender Welche Gründe sprechen aus Anwendersicht für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ? Inhalt
  17. 17. biz²Archiver.ppt Seite 17  Da der biz²Archiver vollständig in das SAP System integriert ist, – arbeitet der Anwender ausschließlich mit den Masken des ihm bekannten SAP GUI. – gibt es keine Medienbrüche zu anderen Anwendungen  Einzige Ausnahme ist der biz²Viewer, welcher allerdings mit den übersichtlichen Funktionen leicht erlernbar ist. Der Viewer kann innerhalb des Internet Explorer oder innerhalb eines separat gestarteten SAP GUI angezeigt werden.  Weitere Kenntnisse über zusätzliche Programme außerhalb von SAP sind nicht nötig  Ein Dokument kann nicht außerhalb von SAP recherchiert und angezeigt werden - dies dient nochmals der Datensicherheit. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ SAP-GUI Bedienoberfläche
  18. 18. biz²Archiver.ppt Seite 18  biz²Viewer ist die Viewer-Komponente des biz²Archiver  biz²Viewer unterstützt folgende Datei-Formate: – BMP, CALS, DCX, DIB, ICO, JPG, MOD:CA, PBM, PCX, PGM, PIC, ePIC, PNG, PPM, RLE, TGA, TIF, WMF (optional GIF und LZW-TIF)  Bevorzugtes und empfohlenes Format ist Multipage-TIFF (MP-TIFF): – TIFF ist als Standardformat für die Archivierung anerkannt – Gilt als unveränderbar - wichtig für den Nachweis von Originalen – biz²Viewer unterstützt den Sprung zu einer bestimmten Seite bei MPTIFF – Schwarz/Weiß Bilder können mit der Komprimierung FaxGruppe 4 abgelegt werden  Es werden die Standardfunktionen Vergrößerung, Rotation, Drucken, etc. angeboten  Zusätzlich... biz²Viewer (1)
  19. 19. biz²Archiver.ppt Seite 19 ...zusätzlich...  existiert eine komprimierte Voransicht und eine qualitativ hochwertige Detailansicht, zwischen denen der Benutzer wechseln kann,  kann ein Teilbereich eines Dokuments (z.B. Ausschnitt eines A0-Dokuments) maßstabsgetreu ausgedruckt werden,  werden bei einem mehrseitigen Dokument die Seiten einzeln über das Netzwerk übertragen, d.h. es wurden nur Daten, die tatsächlich benötigt werden, übertragen. Z.B. kann bei einem 100-seitigen Dokument direkt auf Seite 83 gesprungen werden.  wird in Verbindung mit dem optionalen AddOn der hierarischen Klassensuche in SAP das Blättern in mehreren Dokumenten ermöglicht.  wird der Viewer automatisch für einen neuen Benutzer vom Server geladen. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ biz²Viewer (2)
  20. 20. biz²Archiver.ppt Seite 20 biz²Archiver - Der Anwender  Der Viewer wurde als Browser-fähiges Control realisiert.  Daher kann er sowohl integriert im SAP GUI, als auch in einem zusätzlich gestarteten Internet Explorer benutzt werden.  Der Viewer bezieht die Bilddaten direkt vom biz²Archiver, d.h. der SAP ®* Server ist durch diese Kommunikation nicht belastet *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ biz²Viewer (2)
  21. 21. biz²Archiver.ppt Seite 21  Der biz²Viewer ist vollständig in die Anzeige des BDN integrierbar biz²Archiver - Der Anwender Integration in Business Document Navigator
  22. 22. biz²Archiver.ppt Seite 22  Mit dem Add-On Produkt biz²Scanner kann der Anwender selbst seine Belege erfassen und einem SAP Business Objekt zuordnen Szenario: Zuordnen und ablegen  Unkomplizierte Lösung für den Anwender-Arbeitsplatz  Die Software ist unabhängig von der eingesetzten Archivlösung *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Belegerfassung mit biz²Scanner
  23. 23. biz²Archiver.ppt Seite 23  biz²Archiver ist vollständig in das SAP System integriert und nutzt die bereits vorhandenen Möglichkeiten und Funktionen des SAP Systems  Jeder SAP-Kunde hat das Recht auf den kostenlosen Einsatz der Komponenten – SAP ArchiveLink (Anschluß SAP an optische Archive) – SAP Document Finder (Finden und Verwalten von archivierten Originalbelegen) – SAP DVS (Dokumentenverwaltungssystem) – SAP ADK (Archive Development Kit; zur Archivierung von SAP Daten) – SAP AS (Archivinformationssystem für die Auswertung der archivierten SAP Daten)  biz²Archiver benötigt keine externen Suchmasken und kann daher auch später noch - sogar vom Kunden selbst - den veränderten Anforderungen angepasst werden. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Kostenersparnis (1)
  24. 24. biz²Archiver.ppt Seite 24  Nutzen beim Einsatz der Belegarchivierung mit ArchiveLink – die aufwändige Suche nach Dokumenten wird auf ein Minimum reduziert (Zeitersparnis, Motivation) – Auf archivierte Dokumente kann gleichzeitig von verschiedenen Mitarbeitern - auch weltweit - zugegriffen werden (Verfügbarkeit, Zeitersparnis) – geringere Raumkosten für die Aktenlagerung aufgrund der höheren Speicherdichte elektronischer Speichermedien – Gleiche Vorgehensweise in allen SAP Modulen (Gewohnheitseffekt)  Durch Nutzung der Datenarchivierung mit ADK: – werden die Antwortzeiten des SAP-Systems kürzer (höhere Produktivität der Mitarbeiter) – wird der benötigte Plattenplatz reduziert (Einsparung teurer Hardware) – wird der Aufwand für Backup und Recovery für den Administrator wieder in normale Grenzen gelenkt (Zeitersparnis) *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Kostenersparnis (2)
  25. 25. biz²Archiver.ppt Seite 25  Das Preismodell für die Nutzung des biz²Archiver ist übersichtlich und überaus attraktiv!  Speziell der Einstiegspreis ist im Vergleich mit anderen Anbietern äußerst niedrig.  Durch bewußten Verzicht von unnötigem Ballast wie: – unnötige - in komplizierten Programmen nie genutzte - Funktionen in der Viewerkomponente biz²Viewer – redundante Benutzerverwaltung und Metadatenverwaltung – zusätzliche Datenbanken wie Oracle oder MS SQL Server  und durch zusätzliche Funktionen wie – Reduzierung der übertragenen Datenmenge und Zeit zwischen Viewer und Archiv – ausschließliche Nutzung der Such-/Anzeige Mechanismen in SAP (geringe Einarbeitungszeit der Mitarbeiter; geringe Hemmschwelle)  wird ein frühstmöglicher ROI (Return Of Invest) ermöglicht. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Kostenersparnis (3)
  26. 26. biz²Archiver.ppt Seite 26 3 biz²Archiver - Der Administrator Welche Gründe sprechen aus der technischen Sicht eines Administrator, bzw. Systembetreuer für das inPuncto-Produkt biz²Archiver ? Inhalt
  27. 27. biz²Archiver.ppt Seite 27 Es wird zwischen verschieden Arten der Datensicherheit unterschieden:  Sicherheit gegen Datenverlust – Die Daten werden auf optische Medien (z.B. CD-ROM oder WORM) gebrannt. Ein zusätzlicher Backup der Medien ist möglich – Die interne Datenbank ist im worst-case Falle aus den geschriebenen Medien komplett rekonstruierbar ! – Die Archivierung ist vom SAP Release unabhängig  Sicherheit gegen Datenmanipulation – Die Medien werden in einem Vorgang geschrieben und „geschlossen“. Die Daten sind nicht mehr veränderbar. – Falls keine dauerhafte Archivierung nötig ist, können die Daten auch auf Festplatte geschrieben werden. Durch Einstellungen in der biz²Archiver - Administration können solche Daten auch modifizierbar, d.h. auch löschbar abgelegt werden. *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (1)
  28. 28. biz²Archiver.ppt Seite 28  Sicherheit gegen unbefugten Zugriff auf Daten – Es greift komplett das Berechtigungskonzept von SAP – Es kann kein Zugriff außerhalb des SAP-Systems initiiert werden, d.h. eine Abfrage von extern über die HTTP-Schnittstelle wird mit einem Sicherheitsfehler abgewiesen – Die Sicherheit wird durch einen Sicherheitsschlüssel in der URL des Archiv-Aufrufs gewährleistet, welcher ausschließlich im zuvor bekannt gegebenen SAP-System generiert werden kann. – Die URL mit dem Sicherheitsschlüssel verliert nach einer einstellbaren Zeit ihre Gültigkeit  Hohe Konsistenz durch zentrale Datenhaltung da nur eine Referenzkopie im Rechner vorliegt *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Sicherheit der abgelegten Daten (2)
  29. 29. biz²Archiver.ppt Seite 29  Die Betreuung des biz²Archiver beschränkt sich nach der Inbetriebnahme auf: – eine Sicherung des Festplattenbereichs mit den temporären Daten, welche noch nicht auf das Sicherungsmedium geschrieben wurden – eine optionale Sicherung der internen Datenbank, da diese im Notfall aus den abgelegten Daten rekonstruiert werden kann. – eventuelle Entnahme der geschriebenen Medien. – Nachladen von leeren Medien in das System.  Jeder neue Arbeitsplatz wird automatisch mit dem biz²Viewer versorgt  Es ist keine separate Datenbank für operative Daten zu managen. Die interne Datenbank dient ausschließlich zur Verwaltung der Medien und erhöht die Performance des Archivs Ihr Vorteil: Betreuungsaufwand für das System
  30. 30. biz²Archiver.ppt Seite 30  Die Serveradministration von biz²Archiver wird mit einem grafischen Konfigurationsprogramm am Server vorgenommen. Diese Tätigkeit ist nur bei der Inbetriebnahme bzw. bei Systemänderungen erforderlich.  Alle ein Repository betreffende Einstellungen können getrennt administriert werden (z.B. Aktiv/Nicht aktiv, verwendete Verzeichnisse, Standardsicherheitsmerkmale, etc.). Administrationstools: biz²Archiver_Config (1)
  31. 31. biz²Archiver.ppt Seite 31  Zur Überwachung werden Log- Dateien erzeugt; der Pfad und der Detaillierungsgrad kann durch den Administrator gesteuert werden. Administrationstools: biz²Archiver_Config (2)  Zentrale Systemverzeichnisse können für die Ablage der SAP Sicherheitszertifikate / - Adressbücher und für die verwendeten Datenbankdateien administriert werden.
  32. 32. biz²Archiver.ppt Seite 32  Archivdateien bzw. Medien von einem externen (Scan-) Dienstleister können mit dem Programm biz²Archiver_Import in das Archiv aufgenommen werden. Es dient ebenfalls dazu nach einem Hardwareausfall das Archiv wieder komplett aufbauen zu können. Administrationstools: biz²Archiver_Import
  33. 33. biz²Archiver.ppt Seite 33  Mit dem biz²Archiver_LogTool wird der komfortable Zugriff auf die durch den Archivserver generierten Logdateien ermöglicht.  Die Einkreisung von in Frage stehenden Transaktionen ist schnell möglich und gefundene Informationen können gezielt extrahiert werden. Administrationstools: biz²Archiver_LogTool
  34. 34. biz²Archiver.ppt Seite 34 biz²Archiver kennt keine eigene Benutzerverwaltung, d.h:  Keine redundante Verwaltung der Benutzerberechtigungen  Zugriff auf das Archiv hat nur der berechtigte SAP-Anwender  Die Benutzerpflege ist stets so aktuell wie im SAP-System selbst  Es ist keine Absprache zwischen verschiedenen Systembetreuern nötig *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Ihr Vorteil: Einheitliche Benutzerverwaltung
  35. 35. biz²Archiver.ppt Seite 35  Der biz²Archiver unterstützt den SAP ContentServer Cache.  Lesezugriffe können über verteilte Installationen an verschiedenen Standorten optimiert werden.  biz²Archiver unterstützt die Ablage an verschiedenen Ablageorten, d.h. Daten können von verschiedenen Medien zusammen kopiert und auf ein neues Medium geschrieben werden. Praktischer Einsatz findet dies beim Mischen von nicht vollen Speichermedien von einem Scandienstleister. Caching
  36. 36. biz²Archiver.ppt Seite 36 biz²Archiver unterstützt zwei Arten um Daten in das System abzulegen:  Einbringung von selbst erzeugten binären Daten – z.B. gescannte Dokumente oder auch Word- und Excel-Dokumente – jegliches Datenformat wird unterstützt – bei diesem Vorgang kann der maximale Füllgrad der Medien bestimmt werden – einzelne CD-Brenner als Jukeboxersatz werden unterstützt  Erzeugung der Binärdaten durch einen Scandienstleister – Der Scandienstleister liefert die Medien in einem zuvor vereinbarten Format ab. – Durch einen Batchimport werden im SAP DVS automatisch Dokumenteninfosätze generiert und mit einer Klassifikation versehen Ablage von Daten
  37. 37. biz²Archiver.ppt Seite 37 Der biz²Archiver setzt auf technische Standards und ist damit zukunftsorientiert:  Kommunikation über TCP/IP und das HTTP-Protokoll  Der biz²Archiver ist nach den Vorschriften der SAP HTTP ContentServer-Schnittstelle zertifiziert  Betriebsystem ist Windows Server  Basis ist der Microsoft Internet Information Server  Sowohl die Art der einsetzbaren Medien, als auch das Format für den Schreibvorgang sind ausschließlich von der gewählten Jukeboxmanagementsoftware abhängig. Beispiele Medien: CD-ROM, DVD, WORM, MO, Virtuelle Jukebox Beispiele Schreibformate: ISO 9660, Joliet, HFS, UDF, Hybrid CD  ...... Ihr Vorteil: Investitionssicherheit
  38. 38. biz²Archiver.ppt Seite 38 4 biz²Archiver - Technische Info Welche Hardware, bzw. Software-Anforderungen ergeben sich beim Einsatz von biz²Archiver und welche weiteren technischen Informationen gibt es ? Inhalt
  39. 39. biz²Archiver.ppt Seite 39 Server mit biz²Archiver X Ablage auf opt. Medien Y Verwaltungsinformationen Interne DatenbankSAP-Server 1 2 3 5 y x 64 1. SAP Anwender fordert bei SAP-Server ein Original an 2. SAP Server sendet Informationen an SAP GUI 3. SAP GUI bestellt bei biz²Archiver das Dokument 4. Lokale Rechner erhält eine HTML-Seite... 5. ...und startet den IE - Damit ist die Kommunikation mit SAP abgeschlossen - 6. Der im IE gestartete biz²Viewer kommuniziert mit dem Archivserver um einzelne Seiten oder weitere Dokumente anzufordern *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Vorgänge bei Recherche und Anzeige
  40. 40. biz²Archiver.ppt Seite 40  Komprimierung der Images / Voransicht – Bei Überschreitung eines einstellbaren Grenzwertes (Pixelanzahl) werden die Bilddaten zu einer Voransicht reduziert und an den biz²Viewer gesendet. Die Reduktion geschieht online, so daß kein weiterer Plattenplatz benötigt wird. Speziell bei großen Bilddateien (hochauflösend, DIN A 0) erzielt man eine stark reduzierte Netzwerklast. (Verhältnis 1:4)  Übertragung einzelner Seiten – Bei mehrseitigen Images wird jeweils nur eine Seite vom biz²Server an den biz²Viewer übertragen. So kann durch gezielte Sprünge innerhalb des Dokuments die unnötige Übertragung von Bilddaten vermieden werden. – z.B. 100 seitiges Dokument, schwarz/weiß, 200 DPI, DIN A 4, Komprimierung mit Faxgruppe 4 => ergibt eine Dateigröße von etwa 3 MByte => ein Seite benötigt nur 30 KByte Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (1)
  41. 41. biz²Archiver.ppt Seite 41  Clientcache – Der biz²Viewer nutzt den Clientcache des Microsoft Internet Explorer (auch bei integrierter Benutzung im SAP GUI; („inPlace“-Anzeige)) – Beim Blättern zwischen mehreren Dokumenten, bzw. den Einzelseiten eines Dokuments wird die mehrfache Übertragung der selben Bilddaten vermieden  Grenz- / Kennwerte des Archivs – Für 1 Million Dokumente wird ca. 2 GByte zusätzlicher Festplattenplatz für die interne Verwaltung benötigt. – Es können pro Repository max. 68 Milliarden Dokumente verwaltet werden (Bei einer Komponente pro Dokument; dies ist der Normalfall) Netzwerklast / Leistungsfähigkeit (2)
  42. 42. biz²Archiver.ppt Seite 42  Anzahl Dokumente 100 Mio.  Planungszeitraum 10 Jahre  Durchschnittliche Dokumentengrösse 50 KB  Tage an denen Dokumente erstellt werden 300/Jahr  Durchschnittliche Arbeitszeit 16 Stunden  Alle Dokumente werden von SAP erstellt (nicht Scanndienstleister)  SAP erstellt Multi-Komponent Dokumente  Gesamtarchivgrösse für Dokumente 4,86 TB entspricht Anzahl CD‘s 6800 Stk entspricht Anzahl DVD‘s 1100 Stk  Füllzeit Gesamtarchiv 10 Jahre je CD 0,4 Tage je DVD 2,7 Tage  Schreibzeiten Netzwerklast 0,5 MB/s Verfügbare Zeit pro Datei 0,77 s  Datenbankgrössen 46 GB davon DB-Datei cdx 6 GB davon DB-Datei dbf 16 GB davon DB-Datei ftp 24 GB  DB-Backupzeit (z.B. DLT 80 GB kompr.; 200MB/min) 3,9 Stunden biz²Archiver Designgrösse
  43. 43. biz²Archiver.ppt Seite 43  SAP-Server ab Version 4.5 B  SAP GUI ab Version 4.5 B *“SAP und R/3® sind eingetragene Markenzeichen der SAP AG“ Amforderungen an das SAP-System
  44. 44. biz²Archiver.ppt Seite 44  Mindestanforderung Server – CPU: ab Pentium 5 mit 2400 MHz – Festplattenkapazität: 4 Gbyte, + gewünschte Cachegröße + Puffer für Schreibvorgänge – Arbeitsspeicher 1024 MByte – Ggf. SCSI Adapter  Microsoft Windows Server 2003 / 2008 -> 32/64bit  Microsoft Internet Information Server  Opt.: Jukebox-Managementsystem (Robotersteuerung der Jukebox) – Z.B. PoINT Jukebox Manager (PoINT Software)  Opt: Jukebox, Brenner, Leser, SCSI-Adapter Anforderungen an den biz²Archiver Server
  45. 45. biz²Archiver.ppt Seite 45  Allgemeine Mindestanforderung Arbeitsplatz – Microsoft Windows XP, WIN7 – Microsoft Internet Explorer (ab Version 5.0) – Min. SAP GUI 4.5 B  Mindestanforderung Standard-Recherchearbeitsplatz – Keine Besonderheiten. Anforderungen an den biz²Archiver Client
  46. 46. biz²Archiver.ppt Seite 46 5 Speichermedien Inhalt
  47. 47. biz²Archiver.ppt Seite 47 biz²Archiver: Kriterien zur Auswahl der Speichermedien  Das Archiv- und Ablagesystem biz²Archiver unterstützt die Ablage von Daten und Dokumenten auf folgenden Medien: – CD (Compact Disk) => Archivierung CD-R – MO-Medien (Magneto-Optisch) => Archivierung MO-WORM – Ablage auf DVD-RW (Digital Versatile Disk) => Archivierung DVD-R / BR-R – Ablage auf Festplatte bzw. RAID-Systeme – Ablage auf SAN / NAS (Storage Area Network / Network Attach Storage)  Bei der Auswahl der Speichermedien sind verschiedene Kriterien wie Preise der Hardware und der Einzelmedien, administrativer Aufwand, Lebensdauer, Revisionsicherheit, Zugriffs- und Übertragungsgeschwindigkeit entscheidend.
  48. 48. biz²Archiver.ppt Seite 48 Auswahl der Speichermedien: Ablage auf CD-R  Die Archivierung auf CD-R bietet von der manuellen/automatischen Sicherung auf einem Build-In CD-Brenner bis hin zum Einsatz einer CD-Jukebox ein breites Spektrum. Das Medium kommt oft im Zusammenhang mit Scandienstleister zum Einsatz, da auch kleinere Datenmengen kostengünstig digitalisiert und zum Auftraggeber transportiert werden können. • Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium mit guter Fehlerkorrektur. • Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien für die Datensicherung vorgehalten werden können. • Gute Haltbarkeit des Datenträgers, bedingt revisionssichere Ablage. • Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox • Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten (1800 KB/s / 4800 KB/s). • Die CD-R kann entweder komplett - auf einmal - geschrieben werden; in der Zeit zwischen zwei Schreibvorgängen liegen die Daten dann auf „unsicherer“ Magnetplatte. • Alternativ können die Daten in kleineren Blöcken geschrieben werden; jeder der Blöcke ist allerdings mit Verwaltungsdaten behaftet und verschwendet damit Speicherplatz. • Mäßige Speicherdichte (700 MByte/Medium, einseitig beschreibbar). • Bei Verwendung ohne Jukebox, bzw. beim Import/Export ist der Datenträger ungeschützt. • Geparkte Medien müssen erst durch den Jukebox-Roboter in ein Laufwerk eingelegt werden. • Erhöhte Zugriffs- und Übertragungszeiten können durch Caching-Mechanismen kompensiert werden.
  49. 49. biz²Archiver.ppt Seite 49 Auswahl der Speichermedien: Ablage auf MO-WORM  Die Speicherung auf MO-WORM (Write Once Read Multiple) entspricht den höchsten Ansprüchen bei der Archivierung. Die Technologie basiert auf der sowohl magnetischen als auch optischen Eigenschaft des Datenträgers und ist als Standard schon lange im Einsatz. Das Medium wird meist in einer Jukebox zur sicheren und komfortablen Verwaltung einer größeren Stückzahl verwendet. • Jeder Datenträger ist durch eine Gehäuse (Cartridge) besonders geschützt. • Die MO-WORM wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in einem Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt. • Große Speicherdichte (9,1 GByte/Medium, beidseitig beschreibbar) mit ausgereifter Fehlerkorrektur. • Geringer administrativer Aufwand da leere Medien in der Jukebox für die Datensicherung vorgehalten werden und nicht mehr benötigte Datenträger zur Platzersparnis exportiert werden können. • Weit verbreitetes Medium, hohe Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage. • Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox • Hohe Kosten bei Anschaffung der Jukebox / Laufwerke und der Datenträger. • Vergleichsweise langsame Schreibgeschwindigkeit (500 KB/s). • Geparkte Medien müssen erst durch den Jukebox-Roboter in ein Laufwerk eingelegt werden. • Erhöhte Zugriffs- und Übertragungszeiten können durch Caching-Mechanismen kompensiert werden. • Erhöhte Zugriffs- und Übertragungszeiten können durch Caching-Mechanismen kompensiert werden.
  50. 50. biz²Archiver.ppt Seite 50 Auswahl der Speichermedien: Ablage auf DVD-R / BR-R  Die DVD-R bietet als modernes Speichermedium eine hohe Speicherdichte zu einem attraktiven Preis. Bei Verwendung in einer Jukebox kann eine große Datenmenge auf engstem Raum komfortabel verwaltet werden. • Kostengünstiges, weit verbreitetes Medium. • Bei Verwendung in einer Jukebox kann der administrative Aufwand minimiert werden, da leere Medien für die Datensicherung vorgehalten werden können. • Die DVD wird kontinuierlich fort geschrieben, d.h. neue Daten verweilen nicht längere Zeit in einem Schreibpuffer, sondern werden in kürzester Zeit auf den sicheren Datenträger gebrannt. • Gute Haltbarkeit des Datenträgers, revisionssichere Ablage. • Gute Skalierbarkeit bei entsprechender Auswahl der Jukebox. • Gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten. • Auf Grund hoher Speicherdichte, fehlendem Cartridge und einer im Vergleich mit WORM mäßigen Fehlerkorrektur ist die DVD ein Medium das mit besonderer Sorgfalt behandelt werden muß. • Geparkte Medien müssen erst durch den Jukebox-Roboter in ein Laufwerk eingelegt werden. • Gilt ebenso für BlueRay-R Dics
  51. 51. biz²Archiver.ppt Seite 51 Auswahl der Speichermedien: Ablage auf Festplatte /RAID  Das Schreiben auf Festplatte bietet die schnellste Art der Datenablage. Hierbei kann aber nicht von einer Archivierung gesprochen werden, da die Daten nicht gegen aktive Veränderung geschützt sind. Weiterhin eignet sich ein reines magnetisches Medium nicht zur revsionssicheren Aufbewahrung über lange Zeiträume. • Problemloses Medium, welches keine besonderen Kenntnisse über die Hardware erfordert. • Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten. • Mit modernen Festplatten können bereits mittlere Ansprüche bei der max. abzulegenden Datenmenge abgedeckt werden. • Keine teure Jukebox notwendig. • Der administrative Aufwand ist minimal. • Preis/Leistungsverhältnis ist nur bei kleineren Ablagesystemen vorteilhaft. • Die Ablage ist weder revisionssicher, noch gegen Systemcrashs gesichert. • Schlechte Skalierbarkeit, da nur eine geringe Anzahl an Festplatten an den Rechner angeschlossen werden können. • Eingeschränkte Sicherheit / Haltbarkeit des Datenträgers (durch Verwendung der RAID-Technik kann eine Erhöhung der Zuverlässigkeit erreicht werden). • Die Ablage kann mit einer sog. virtuellen Jukebox realisiert werden.
  52. 52. biz²Archiver.ppt Seite 52 Auswahl der Speichermedien: Ablage auf SAN / NAS  „Storage Area Network“ und „Network Attach Storage“ nutzen die sehr guten Zugriffs-und Übertragungsgeschwindigkeiten von Festplatten und bieten zugleich eine erheblich erweiterte Skalierbarkeit bei hoher Zuverlässigkeit. • Sehr gute Schreib- und Lesegeschwindigkeiten; geringe Zugriffszeiten. • Sehr gute Skalierbarkeit, Anwendung auch für Bereiche außerhalb dieser Betrachtung • Der administrativer Aufwand ist nach Inbetriebnahme gering. • Online Sicherungen und Festplattentausch / Erweiterung ist problemlos möglich. • Hohe Anschaffungs- und Betriebskosten. • Die Ablage ist nicht revisionssicher (nach Richtlinien des Gesetzgebers).
  53. 53. biz²Archiver.ppt Seite 53 Ihr Ansprechpartner: Dr. Frank Marcial Tel: (0711) 66188 500 Fax: (0711) 75878614 fam@inpuncto.com Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

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