Expositor: Quispe, Rosa / I Taller sobre Procedimiento Ordinario Minero 30/05/2011

1. LA IMPORTANCIA DE LOS ARCHIVOS
Unidad de Administración Documentaria y
Archivo
ROSA QUISPE ARNAO

2. Índice:
I. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
II. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
II.1 ARCHIVO DE GESTION
II.2 ARCHIVO PERIFERICO
II.3 ARCHIVO CENTRAL
III. TRANSFERENCIAS AL ARCHIVO CENTRAL
IV. SOLICITUD DE PRESTAMO
V. TRANSFERENCIAS DE DOCUMENTOS DE UNA INSTITUCION A
OTRA
VI. SANCIONES IMPUESTAS POR EL A.G.N.

3. SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Ley No 25323
FIN:
• Normar, organizar, uniformar y coordinar el funcionamiento de los archivos públicos
integrándolos al SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS.
• Defensa , Conservación , organización y servicio del PDN.
• Promover la accesibilidad a la información existente en los documentos públicos del
país.
FUNCIONES:
• Definir políticas y emitir normas sobre protección y defensa
• Contribuir a optimizar la gestión pública y privada en apoyo al desarrollo nacional.
• Promover y participar en el fomento de la identidad nacional a través del PDN.
• Propender a la adopción de normas que aseguren la uniformidad y ejecución de los
procesos técnicos archivísticos.

4. SISTEMA INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
Ley No 25323
Sistema propio de una institución, para
Conjunto coordinado de centros
llevar a efecto la planificación,
archivísticos distribuidos en un espacio
organización y gestión de su fondo
territorial concreto.
documental, con el objetivo de servir
Brinda servicio a la comunidad en de fuente de información y sustento
materia de información documental. de sus actividades.
SNA
SIA
AGN AR AP
AG AP AC AH
5

5. ARCHIVO DE GESTION
Lo conforman los archivos secretariales
de las diferentes direcciones y/o áreas
donde se generan los documentos en el
desarrollo de sus actividades de forma
necesaria e inevitable.
Deben ubicarse en instalaciones que prevengan su
daño, deterioro y que eviten su pérdida.

6. ARCHIVO DE GESTION
Los documentos deben archivarse y
conservarse de tal forma que puedan
ubicarse fácilmente.
Ejm.:
Para el caso de Correspondencia:
• Documentación interna: por Direcciones u
Oficinas, Asunto, Nº de Documento,
Alfabéticamente, Cronológico u otro tipo de
identificación que permita su ubicación.

7. ARCHIVO DE GESTION
Información externa:
Por Institución, proyecto, asunto u
otro tipo de identificación.
Orden cronológico.
Asunto u otro tipo de
identificación inequívoca.

8. ARCHIVO DE GESTION
Para el caso de EXPEDIENTES:
Número de código único:
010020111
010020211
Estado actual del expediente
título, trámite, extinguido
Ubicación geográfica
Arequipa
Ayacucho
Cajamarca
Cerro de Pasco

9. ARCHIVO DE GESTION
La organización no la crea el
archivo.
Esta viene impuesta por la
Persona o Administración que la
produjo.
Cuando sea transferido
conservará el principio de
procedencia

10. Organizar los documentos pensando en las
necesidades futuras.
Optar por un sistema de archivo ágil.
No todas las oficinas producen y archivan documentos
de igual contenido, volumen ni tienen las mismas
necesidades de consulta.
Observar que las demás oficinas no producen
expedientes, sin embargo generan y reciben mucha
correspondencia.
El método que se use debe ser conocido por todos.

11. TIEMPO DE CONSERVACION
A fin de descongestionar los archivos
de gestión deben indicarse los plazos
respectivos de conservación a efectos
de realizar las transferencias al archivo
central.
El tiempo de conservación será
determinado en función a la
importancia y necesidad de los
asuntos.

12. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
Consiste en enviar la documentación de un
archivo de manera ordenada, al
vencimiento del plazo establecido.
También es entendido como el ingreso
periódico de los documentos al archivo
central o entidad archivística.
FIN:
• Conservar la documentación
administrativa mientras sustenta
decisiones.
• Descongestionar espacios y equipos
disponibles.

13. TRANSFERENCIA AL ARCHIVO CENTRAL
Otros fines:
Garantizar la integridad física del patrimonio documental
• Facilitar a los ciudadanos el acceso a la información
(administrativas y jurídicas o para la investigación)
• Asegurar el control efectivo de los documentos siguiendo el
principio de procedencia.
• Proporcionar evidencias de las actividades que se realizaron.
• Suministrar pruebas en caso de litigios.

17. TRANSFERENCIA DEL ACERVO A LAS REGIONES
Resolución Jefatural No 374-2008-AGN/J
publicada el 04 de octubre de 2008
INVENTARIO DE TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS

19. Diferencias
ARCHIVOS BIBLIOTECAS
OBJETO: DOCUMENTO ARCHIVISTICO OBJETO: LIBRO
Coproducto o subproducto Son escritos de ideas
administrativo
Son escritos de acción o decisión.
FIN: PRACTICO Y LUEGO CULTURAL FIN: CULTURAL
Práctico: Son producidos en razón de Ser leído por muchas personas
las funciones y actividades de las Ser estudiado por los investigadores.
instituciones
Cultural: Sirven a la investigación.
Método: Reunir, conservar, ordenar, Método: Coleccionar, clasificar, catalogar y
describir y utilizar los documentos utilizar los libros.
ARCHIVISTICA BIBLIOTECOLOGIA

20. SERVICIO
Los préstamos de documentos deben
efectuarse con los registros respectivos,
lo que permitirá controlar el movimiento
y asegurar el retorno del documento al
lugar de origen.
No es necesario que el documento sea
solicitado con memorando, bastará un
formato de préstamo, firmado por el
solicitante.

21. SERVICIO

22. ARCHIVO CENTRAL
1° TRIMESTRE 2010 VS 1° TRIMESTRE 2011
Expedientes Documentos Cajas para
Mes Administrativos Custodia
2010 2011 2010 2011 2010 2011
ENERO 8400 9820 60 107 60 125
FEBRERO 7105 7418 193 99 49 45
MARZO 8700 9108 91 42 36 86
SUBTOTAL 24205 26346 344 248 145 256
DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS, CAJAS RECIBIDAS
ATENCION DE EXPEDIENTES (ENERO- MARZO)
1 TRIMESTRE 2010 VS.1 TRIMESTRE 2011 2010 VS. 2011
400
10000
300
200
5000
100
Documentos Administrativos
0 0 Cajas para Custodia
ENERO 2011 2010 2010
FEBRERO 2011
MARZO
ENERO FEBRERO MARZO 2010 2011
2011 9820 7418 9108 Cajas para Custodia 145 256
2010 8400 7105 8700 Documentos
344 248
Administrativos

23. REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES
ADMINISTRATIVAS POR INFRACCION
Resolución Jefatural No 076-2008-AGN/J

25. REGLAMENTO DE APLICACIÓN DE SANCIONES
ADMINISTRATIVAS POR INFRACCION
INFRACCIONES:
LEVES : cuando afecten a obligaciones de la
gestión documental o al ámbito formal
GRAVES: cuando sean contrarios a La legislación
archivística.
MUY GRAVES: cuando afecten al Patrimonio
Documental de la Nación

26. INFRACCIONES TIPIFICADAS
• Art. 11: Eliminación del Patrimonio Documental
Archivístico o incumplimiento de las disposiciones legales
………………………………….MUY GRAVE
• Art. 10: Apropiación ilícita de documentos por parte de
funcionarios y servidores
públicos………………………………...MUY GRAVE
• Art. 9: Daño al Patrimonio Documental
archivístico…….........……….GRAVE, MUY GRAVE

28. SANCIONES
IMPUESTAS POR EL
AGN

29. FIN