Als een boekhouder niet genoeg is. Op flexibele wijze uw controllersfunctie vervullen.

1. De controller: Als een boek-
houder niet genoeg is
Om als manager of aandeelhouder te kunnen sturen, heb je cijfers nodig. Op tijd,
op maat en op niveau. Een volwassen bedrijf of een verjongend bedrijf heeft vaak
niet genoeg aan de standaard resultatenrekeningen en de balans die de boek-
houder produceert.Tijd voor een controller.
Personeelsadvertenties staan er bol van: controller gevraagd. In de praktijk blijkt het vaak te
gaan om functies die uiteenlopen van (hoofd)administrateur tot financieel manager. Geen
controllers dus. Maar wat is een controller dan wel? Er zijn speciale opleidingen voor con-
trollers. De zwaarste opleiding is die tot Register Controller (RC). Dit is een postdoctorale
opleiding die vergelijkbaar is met die voor registeraccountant. Er is ook een HBO-variant, de
Hofam-opleiding, die kan worden vergeleken met de opleiding tot AA-accountant. Ter ver-
gelijking: voor de opleiding tot (hoofd) administrateur kennen we het MBA-diploma en de
SPD-opleiding. De laatste is op het niveau van een HBO-opleiding.
Vooruit- en terugkijken
De belangrijkste verschillen tussen een (hoofd)administrateur en een controller zitten in
de mate waarin men is gericht op toekomstige aspecten en op het inrichten van de (admi-
nistratieve) bedrijfsprocessen. Van een controller wordt met name verwacht dat hij of zij
vooruitkijkt en meedenkt met het beleid. Wanneer de onderneming of organisatie plannen
maakt voor de toekomst, dient een controller zich af te vragen hoe de voortgang van de
gestelde doelen kan worden gemeten. Belangrijke ondersteunende instrumenten hierbij zijn
de begroting, budgetten en iets als een balanced scorecard. De controller maakt dan gebruik
van financiële en niet-financiële registraties die plaatsvinden in de organisatie. Het is met
name de taak van een administrateur om zorg te dragen voor deze registraties. We kunnen
hierbij denken aan de financiële administratie en de subadministraties als salarisadministratie
verkoopadministratie en voorraadadministratie. Naast het inrichten van een managementin-
formatiesysteem om de voortgang te meten, houdt een controller zich met name bezig met
het inrichten en verbeteren van de financiële en gewone bedrijfsprocessen. We hebben het
dan over de administratieve organisatie, maar zeker ook over de primaire bedrijfsprocessen
waaronder verkopen, inkopen en logistiek. De kwaliteit van de financiële informatie is immers
sterk afhankelijk van de kwaliteit van deze primaire uitvoerende processen. Om deze reden
is de controller ook goed in staat de kwaliteit van de organisatie te helpen verbeteren. We
spreken dan vaak ook over een operational controller.
Voor vrij ondernemen

2. Controller als adviseur Kortom, zie innovatie als een zaak van de hele onderneming. Maak
Het pro-actief adviseren en het fungeren als klankbord voor de gebruik van uw ervaring met bestaande producten, diensten en
directie geeft een belangrijke toegevoegde waarde aan de functie werkwijzen. Moedig medewerkers aan om ‘vroege fouten’ te maken
van de controller. De adviserende controller moet dus in aanvulling en geef ze de juiste structuur om van idee tot actie te komen. En
op zijn vaktechnische kwaliteiten ook beschikken over sociale bedenk bovenal: het grootste risico dat u kunt nemen, is het risico
vaardigheden. Adviezen moeten immers worden ingevoerd en leiden om niet te innoveren.
tot een beter functionerende organisatie. Hiervoor zullen collega’s
moeten worden overtuigd en werkwijzen worden aangepast.
Meer informatie?
Tussen servet en tafellaken Mocht u naar aanleiding van deze publicatie nog vragen hebben
Bij een bepaalde omvang van de onderneming wordt een controller en/of meer informatie wensen, neem dan contact op met BDO
cruciaal. Voor de ondernemer of manager wordt het bij een toege- CampsObers Business Control B.V.
nomen omvang en complexiteit steeds moeilijker overal een vinger
aan de pols te houden. Steeds vaker gebeuren er zaken die aan de BDO CampsObers Business Control B.V.
aandacht ontglippen. En nog belangrijker; doet de organisatie wel Winthontlaan 2, 3526 KV Utrecht
de dingen die zijn afgesproken en die noodzakelijk zijn? In de praktijk Postbus 4053, 3502 HB Utrecht
blijkt dat de onderneming deze kritische massa bereikt voordat de
organisatie in staat is permanent een controller aan te trekken. Er zijn Telefoon 030 - 2 849 960
twee aspecten die hierbij belemmerend werken. Op de eerste plaats Fax 030 - 2 849 961
bestaat vaak de (terechte) wens om de huidige (hoofd) administra-
teur te laten doorgroeien tot controller. Dit heeft tijd nodig en vereist E-mail info-bc@bdo.nl
coaching. Een ander aspect zijn de kosten die verbonden zijn aan Internet www.bdo.nl/bc
een permanente uitbreiding van het team met een controller. Gezien
de benodigde opleiding en ervaring, in combinatie met de schaarste
aan controllers, zijn de kosten hoog. Om deze twee redenen zien we
vaak dat de vereiste controllerskwaliteiten niet (tijdig) aanwezig
zijn in de onderneming of organisatie.
Uitbesteden van de controllersfunctie
Het alternatief voor de hierboven geschetste situatie is het buiten
de organisatie plaatsen van de controllerfunctie (‘outsourcen’). BDO
Business Control heeft een aantal controllers in dienst die zich
hebben gespecialiseerd als controller op afstand. Het is dus mogelijk
om op een flexibele wijze de controllerfunctie in te huren om bij-
voorbeeld een tijdelijke situatie, zoals tussen servet en tafellaken, te
overbruggen. Hierbij kan worden gedacht aan coaching van de
administrateur en minder ervaren (assistent) controller, en aan het
tijdelijk waarnemen of invullen van de controllerfunctie. BDO heeft
softwarehulpmiddelen ter beschikking om het controllen-op-afstand BDO CampsObers Business Control B.V.
te laten werken. Het gaat dan om geautomatiseerde hulpmiddelen Succesvol ondernemen vereist dat uw organisatie heldere doelen nastreeft.
om een businessplan te maken met een liquiditeitsprognose, een De richting waarin u uw onderneming wilt sturen, moet passen bij de sterkten en
hulpmiddel om de financiële realisatie in te lezen en te confronteren zwakten van uw onderneming, rekening houdend met de kansen en bedreigingen
met de geplande doelstellingen (begroting en liquiditeit) en diverse die uw externe omgeving biedt. Daarnaast moet uw organisatie flexibel, maar dui-
methodieken voor procesverbetering. delijk zijn ingericht. Alle activiteiten van uw medewerkers moeten in de praktijk
optimaal bijdragen aan de realisatie van uw doelen. Tenslotte moet u natuurlijk
Met gebruik van deze hulpmiddelen kan het bedrijf worden geadvi- precies op de hoogte zijn van wat er in uw organisatie speelt. Strategische planning
seerd over te nemen maatregelen en - minstens zo belangrijk – over en beheersing van uw bedrijfsprocessen en managementinformatie zijn dan
hoe deze veranderingen ingevoerd moeten worden. Een (tijdelijke) onontbeerlijk.
externe controller kan misschien nog wel meer dan een ‘eigen’ vaste
controller optreden als katalysator om de organisatie te professio- Door het inschakelen van de adviseurs van BDO CampsObers Business Control B.V.
naliseren als het gaat om betere managementinformatie en een neemt u een goede en serieuze partner in de hand die u met raad en daad bijstaat.
betere inrichting van de bedrijfsprocessen. In de praktijk blijkt dat De consultants van BDO CampsObers Business Control B.V. werken door heel
deze functie vaak te laat wordt ingevuld, met alle bijbehorende Nederland om ondernemers en managers bij te staan in het oplossen van hun
nadelen. ondernemersvraagstukken.
Beide gaan gepaard met risico’s. Succesvolle innovators gaan het
BDO is een op naam van Stichting BDO te Amsterdam geregistreerd merk.
maken van fouten niet uit de weg. Ze maken juist veel fouten. Maar ze
CampsObers is een op naam van BDO CampsObers Holding B.V. te Eindhoven geregistreerd
zorgen ervoor dat ze die in een vroegtijdig stadium maken, tegen lage merk.
kosten. Experimenteer veel en gebruik ‘quick-and-dirty’-methodes In deze publicatie worden BDO en BDO CampsObers gebruikt ter aanduiding van de organisatie
die onder de merknaam ‘BDO’ actief is op het gebied van de zakelijke dienstverlening (accountancy,
om de haalbaarheid van ideeën vast te stellen. belastingadvies en consultancy).
De controller: Als een boekhouder niet genoeg is 2
10/2009 – FC09122