Dématérialisation de la chaine comptable - Rencontre IDEM du 28 mars 2013
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Présentation sur la Dématérialisation des documents de la chaine comptable et financière dans le secteur public local par Carole BURTIN et Gilles SOUFFLAND, lors de la rencontre IDEM du 28 mars 2013 à Caen. Plus d'informations : http://idem-normandie.fr/index.php/rencontres-idem/idem-replay/28-mars-2013
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Dématérialisation de la chaine comptable - Rencontre IDEM du 28 mars 2013
- 1. La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local CAEN le 28 mars 2013
- 2. 2 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Pourquoi la dématérialisation ? Ordonnateur PJ émises par tiers PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP
- 3. 3 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local SITUATION ACTUELLE sans le PES Génération du bordereau et des mandats & titres dans le logiciel Enregistrement sur le poste de travail Connexion au Portail de la DGFiP Dépose du fichier Édition des Bordereaux et mandats ou titres Copie des pièces justificatives Préparation des documents pour la signature Signature des Bordereaux Dépose des documents au Comptable Les enjeux de la dématérialisation
- 4. 4 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Avec le PES Dépose des fichiers dans le logiciel financier Génération des Bordereaux Mandats Titres Ajout des PJ Dépose des flux pour signature électronique Signature électronique Transmission des flux PES V2 + PJ Dématérialisation des pièces justificatives (PJ) PJ TIERS PJ EMISES PAR L ’ORDONNATEUR NATIVES (paye, arrêtés délib etc…) MP Les enjeux de la dématérialisation
- 5. 5 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Une démarche partenariale Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007: : (BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques Charte nationale Partenariale Signée le 07.12.2004 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Structure Nationale Partenariale Accessible sur Bercy colloc : http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/ html Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010 rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.
- 6. 6 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces comptables Les mandats Les titres de recette Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils sont signés électroniquement Le passage au PES V2 signé emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.
- 7. 7 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces justificatives (PJ) Produites par les tiers : - Factures - Pièces d’exécution de marchés publics Produites par la collectivité : - Paye - Délibérations, arrêtés et décisions - Pièces de passation de marchés publics - Actes d’engagement - Contrats - Intervention sociales - États de frais déplacement - Factures de recette - Documents budgétaires - etc ...
- 8. 8 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local Qui dématérialise ? Ordonnateur PJ émises par tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Fournisseurs DGFiP + prestataire PJ émises par des tiers
- 10. 10 La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local • La Collectivité doit adopter de nouveaux outils - Progiciel Editeur validé PESV2 - Numérisation des Pièces Justificatives - Signature électronique 1) XeMelios et le certificat DGFIP 2) Outils de signature ou parapheur proposés par les tiers de télétransmission (TDT) Une phase de tests est indispensable pour s ’assurer de l’aptitude de la collectivité à produire des flux avec le nouveau protocole PESV2 La validation des flux de tests a lieu dans le nouvel outil PESOS La date de passage en production est décidée d ’un commun accord entre l’ordonnateur-le comptable et la DGFIP Comment mener la dématérialisation ?
Hinweis der Redaktion
- Support de présentation de la dématérialisation structuré en deux parties : 1 - générale, partie « stable » visant à faire partager les éléments de langage 2 - point d ’actualité, à mettre à jour si nécessaire.
- 26/04/13 L ’application Hélios a été conçue dès son origine pour fonctionner en mode dématérialisation. La dématérialisation vise à simplifier la circulation de l ’information dans toute la chaîne comptable et financière. Les flux fléchés en bleu viennent de tiers ; les flux fléchés en jaune sont « natifs » = créés par la collectivité.
- Schéma actuel avec flux indigo : double circuit, flux comptable et circuit des documents papier.
- Avec le PES, un circuit unique. Plusieurs situation pour les pièce justificatives : - émises par les tiers (à numériser) - pièces de marchés publics (dématérialisées et entrant directement dans l ’application de l ’ordonnateur) - natives (créées par l ’ordonnateur).
- Les solutions de dématérialisation sont élaborées dans le cadre partenarial de la SNP, mise en place dès 2004. La structure associe des représentants des association d ’ordonnateurs, des administrations concernées, de la cour et des chambres régionales des comptes. Les décisions qui en émanent sont consensuelles. L ’ensemble des préconisations émises est regroupé dans la convention cadre nationale régulièrement mise à jour. Les points structurants sont repris dans des arrêtés, exemple : la généralisation du PES V2 au 1er janvier 2015.
- Importance du point signalé. Le passage au PES V2 emporte dématérialisation : le retour ou la coexistence de papier n ’est pas envisageable.
- Du point de vue des tiers, il est précisé que certains d ’entre eux s ’orientent vers la dématérialisation. Exemple des « grands facturiers » proposant des documents dématérialisés à télécharger ou envoyés par messagerie. Pour la dématérialisation du comptable, inclure le compte de gestion, transmis par voie filaire à la chambre régionale des comptes.
- La démarche doit être concertée avec tous les acteurs impliqués. Le pilotage du projet est un élément décisif, pour impulser et coordonner la démarche.