The BDD project is designed for Government head of department, CEO, Project Manager, Decisions makers, and Managers.

1. Présentation
BASE DE DONNEES
DOCUMENTAIRE
Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

2. Plan de la présentation
Présentation de la suite documentaire & gestion de Projet
Numérisation
Indexation
Dispatching
La GED BDD
Questions – Réponses

3. & ses Partenaires
Des experts documentalistes et archivistes
10 années d’expérience documentaire :
Dans la conservation des documents papiers et l’externalisation des archives.
7 années d’expérience numérique :
Dans le stockage numérique des informations, la conservation et la gestion des documents
électroniques et la consultation à distance par les utilisateurs.
La solution Base de Données Documentaires:
Les bornes de numérisation de la BDD avec un hébergement ASP développée sous SharePoint.
Quelques chiffres significatifs (avec nos partenaires) :
4000 clients, 350 personnes et 36 Millions d’euros de C.A. en 2008.
27 sites de conservation en France , 5 millions de conteneurs conservés en 2006.
Entreprises certifiées ISO sur l’ensemble de leurs sites.

4. Présentation
BDD
Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

5. Introduction à la BDD
Dématérialisation Workflows GED Publication
Numérisation des documents Circuits de Classer, indexer, archiver, retrouver ses Publication et routage dynamique des
entrants, réception de fax numériques décision, d’approbation, signature documents dans un espace collaboratif en flux de sortie selon le destinataire et le
, collecte des emails, imprimantes électronique, formulaires Web technologie Web interne ou ASP … type des documents …
virtuelles … internes, publications …
BDD… BDD… BDD… BDD…
Numérisation, dispatching, enregistrement,
Traitement du courrier suivi et traçabilité du courrier entrant, des
télécopies et des emails dans la GED …
Bdd …
Factures fournisseurs selon Processus des traitement automatique des
factures, bons de commande, bons de BDD …
projets & ou marchés livraison en technologie OCR – LAD – RAD
…
La complémentarité des offres BDD

6. La BDD, ça sert à quoi ?
NUMERISATIONS
DISTRIBUTION de DOCUMENTS
GESTION DOCUMENTAIRE REPORTING
ARCHIVAGE DEMATERIALISATION FACTURES
REPRISES DE FOND
TRACABILITE WORKFLOWS DECISIONNELS
INTEGRATION INTER-APPLICATIVE
TELECOPIES
SIGNATURE NUMERIQUE

7. La BDD, ça sert à qui ?
Cabinet Présidentiel
Cabinet Ministériel
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
RESSOURCES HUMAINES
SERVICE COURRIER
SECRETARIAT
SERVICE DES ARCHIVES
LOGISTIQUE
SERVICES TECHNIQUES
COMPTABILITE
SERVICE GENERAUX - ACHATS

8. Intégration généralisée
Documents de nature papier Documents de nature électronique
Reprise de fond Borne de numérisation Applications d’entreprise Documents utilisateurs
Chaines de Service courrier Fax, emails, spools Bannettes, impressions, b
dématérialisation - flux continu d’édition, ERP, Business ureautique, scanner
Intelligence…
Collecte
Alimentation
Stockage et restitution
Traitements Documentaires Microsoft
Sharepoint, Document
Transformation PDF, OCR, lecture de Server
codes à barre, indexation, validation …

9. Traitement du courrier
Dispatching des documents
Consultation
Arrivée du Numérisation en mode Web
courrier des courriers
Bannette Document
Opératrice de contrôle
Documents
Factures
Accès par navigateur Web
Ouverture des plis
Scanner haute volumétrie
Stockage des documents

10. Acquisition du Document et routage de flux
La collecte des documents sortants peut être entièrement
automatisée, par les logiciels de la BDD

11. Présentation
BDD
Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

12. Workflows
Workflows
Circuits de décision, d’approbation, signature
électronique, formulaires Web
Les Workflows décisionnels d’entreprise internes, publications …
BDD…
Les modules de la BDD intègrent un serveur de Workflows en technologie Web qui
permet de créer très facilement des circuits décisionnels, d’approbation, de
publication, de signature pour modéliser les processus métiers de l’entreprise. Les
modèles prêts à l’emploi disponibles peuvent être librement personnalisés à l’aide des
ateliers de conception.
Des bénéfices immédiats :
• Accès natif par navigateur Web depuis n’importe quel poste utilisateur de l’entreprise,
• Un moteur Full texte performant intégré pour éviter les saisies d’index inutiles,
• Différents modes de de recherche en fonction des services et des documents,
• Archivage sécurisé des documents importants avec solution de sauvegarde intégrée,
• Réduction des coûts de stockage et de conservation des archives papier.

13. Ergonomie utilisateur et accès full Web
Les solutions de la BDD bénéficient d’une ergonomie pensée pour les utilisateurs qui
privilégie la simplicité et la visualisation des documents :
La GED présente le résultat des recherches documentaires selon plusieurs modes
d’affichage :
• Recherche plein texte sur le contenu des documents de type PDF, Word, Excel,
Powerpoint, Email, Spool …
• Recherche selon un plan de classement global similaire à une structure disque
Windows,
• Recherche selon le type du document et un ensemble de valeurs d’index associés au
document,
• Recherche par dossier selon des critères d’indexation du dossier et une arborescence
dossier associée,
Tous les documents intégrés dans la GED sont automatiquement transformés en PDF
par La BDD, afin de permettre une lecture directe, même sans l’application d’origine.

14. Schéma workflows décisionnels
Les Workflows BDD sont conçus à partir d’un atelier de création des Workflows qui
permet d’adapter les modèles
prédéfinis livrés ou de créer de nouveaux circuits décisionnels sur mesure pour les
besoins de chaque client .

15. Paramétrage et conception de workflows sur mesure

16. Présentation
La BDD
Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

17. Numérisation du Courrier
Utilisation de scanners professionnels
 Scanners Kodak de production documentaire.
 40 images minutes en A4 recto/verso automatique.
Simplicité de numérisation sur écran tactile
 Simplicité d’utilisation accessible à tous.
 Recadrage automatique, correction de biais, couleur et constate.
Numérisation en lots avec séparateurs automatiques
 Productivité importante vis-à-vis d’un photocopieur.
 Diminution de la pénibilité du travail debout.

18. Indexation du Document
Indexation au niveau du scanner
 Pour les numérisations unitaires
Indexation dans un Workflows
 Pour les traitements de type LAD – RAD - Workflows
Indexation dans l’interface GED de Vidéo codage
 En mode Web, directement depuis la GED online.
 Ergonomique et très performant pour l’indexation de masse.
Indexation dans le dispatching graphique
 Uniquement au moment où cela est nécessaire.
 Tous les utilisateurs peuvent indexer depuis le dispatching.

19. Distribution du Document
Le concept de Bannettes Document
 Un concept unique, ergonomique et très simple.
 Ne pas modifier les habitudes de traitement existantes.
La consultation et le traitement de son document
 En mode Web, directement depuis la GED online.
 Via le parapheur de consultation du Dispatcher.
Le dispatching graphique
 Simplicité d’un glissé-déposé pour distribuer le document.
 Copies électroniques, annotation, tampons et signatures.

20. Consultation des courriers via l’interface Web
Les utilisateurs sont prévenus en
temps réel de l’arrivée de nouveaux
courriers par la bannette virtuelle.
Un raccourci de la bannette permet
d’accéder directement aux courriers
par l’interface de consultation en
mode Web (via le réseau local) en
évitant la ressaisie du mot de passe
à chaque connexion. La gestion du
SSO, l’identification de l’utilisateur à
partir de son login Windows et le
contrôle de son mot de passe dans
le domaine Windows ou Active
Directory sont également possibles
au travers de la bannette BDD

21. La conception des Processus et des Workflows
Ces rapports peuvent être générés en temps réel à la
demande des utilisateurs depuis les écrans de Workflows
ou depuis le portail documentaire, ou automatisés et envoyés
périodiquement à des destinataires spécifiques (statistiques) .

22. Utilisation de la GED
Une ergonomie simple et Full Web
 Un simple navigateur suffit.
 Accès depuis n’importe quel poste utilisateur et à distance.
Recherche Plein texte
Recherche par Arborescence
Recherche Multicritères
Recherche par Dossiers

23. Les modes de visualisation de la GED
Les résultats d’une recherche peuvent être
visualisés en mode tableau, vignettes ou
directement PDF dans le navigateur,
de façon à retrouver rapidement et
visuellement le « bon » document dans la
liste .

24. Présentation
La BDD
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25. Suivi de Projets et / ou Marchés
Donées Projet:
 Données intégrées dans la BDD
 Modules spécifiques.
Initialisation du projet
Vote du budget pour le projet
Validation du budget
Redaction de termes de réferences
Emission d’appel d’offres
Adjudication de Marché
Emission de bon d’engagement budjetaire

26. Validation du bon d’engagement
Emission de titre de créances
Mise en place d’échéancier
Démarrage du Projet
Réception des tranches du Projet
Vèrification des tranches selon l’échéancier
Emission du bon à payer
Dècaissement

27. Présentation
La BDD
Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …

28. Architecture du système
Une administration centralisée:
Les Scan2box BDD peuvent être préconfigurées en usine
pour un déploiement en mode « prêt à brancher » ne
nécessitant aucune compétence locale pour l’installation sur
site : il suffit alors de brancher le secteur électrique ou à
énergie renouvelable et le câble réseau pour commence à
travailler. L’adresse IP de la Box peut être préconfigurée en
dur, ou être allouée dynamiquement par un serveur DHCP en
réseau à partir de l’adresse MAC de la Scan2box.
Prise de commande à distance par un administrateur
autorisé, Transfert de fichiers à distance par un
administrateur autorisé,
Logiciel de mise à jour automatique des logiciels intégrés à la
Scan2box depuis un serveur d’update en réseau,
Logiciel de sauvegarde automatique des données sur un
disque réseau ou un disque dur USB externe,

29. Une administration centralisée (suite) :
Surveillance des indicateurs matériels : température CPU et disque, taux de remplissage des disques
durs et de la RAM ….
Alertes automatiques en cas de dépassement de seuils prédéfinis pour les indicateurs matériels,
Tableau de bord Web de supervision des Scan2box déployées en réseau local ou distant.
Scan2box Server Edition
Un serveur multiutilisateurs performant et économique:
Processeur Dual ou Quad Core de la famille Intel,
Mémoire vive de 1024 à 2048 Mo selon le nombre
d’utilisateurs
Ecran tactile couleur 17 cm incorporé pour un suivi visuel et les fonctions d’administration,

30. De 500 Go à 3 To de disque dur pour le stockage des données en
interne,
Connectivité réseau Gigabit pour des accès utilisateurs
Courrier, GED, Workflows …
Connectivité USB 2.0 pour la sauvegarde des données sur disque
externe.
Les Scan2box disposent également de versions « Backup Edition »
toutes particulièrement dédiées à la sauvegarde des autres
Scan2box déployées à distance ou en salle machine.
Selon leur mode de configuration, les Scan2box Backup Edition
peuvent automatiquement dupliquer les données des
autresScan2box (configuration, documents, bases de données) par
synchronisation en réseau local ou étendu, de manière périodique
planifiée ou à la demande d’un administrateur système.

31. Le second mode de backup incorpore un plan de reprise
d’activité, en dupliquant le contenu complet de la Box source :
programmes, configuration et données. En cas de
vol, perte, destruction, incendie du serveur principal, il suffit de
basculer le nom de serveur et son IP sur la Box de Backup pour
continuer à travailler à partir de la dernière sauvegarde effectuée
, généralement une fois par jour, mais la fréquence peut être
supérieure dans le cas d’applications critiques.
Un serveur performant et économique
La version Server Edition bénéficie d’un rapport performances-prix
inégalé sur le marché. Les applications de la BDD ne requièrent pas
de système d’exploitation serveur et fonctionnent tout aussi bien
en environnement Windows XP que 2003 ou 2008 Server, ce qui
représente une importante économie de ressources système … et
de budget.

32. Présentation
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33. Sécurité du système
Sécurité multi niveaux
 Identification des accendents au système
 Attribution de privilèges aux accèdents ( chacun ne voit que ce qui le concerne)
 Intégrité des données
 Controle d’accès aux données
 Differents niveaux d’administration
 Criptage des données et des transactions
Sécurité de la base de données
Les données de la GED de la BDD sont archivées sur un ou plusieurs disques durs NTFS cryptés et
sécurisés, et la base de données ne contient que les index associés. Ce mode de fonctionnement
est optimal en termes de performances d’accès aux documents par nos serveurs, mais limite
également le volume stocké dans les bases de données, ce qui simplifie leur backup et permet de
se contenter des versions gratuites des bases MySql, SQL Server 2005 Express ou Oracle Express
dans la plupart des projets documentaires clients qui comportent moins de 10 millions de
documents.

34. Parce que les solutions écologiques peuvent aussi être économiques …