Bij het inrichten van een digitale werkplek op basis van SharePoint zijn beeldbestanden vaak de vreemde eend in de bijt. Hoe maak je deze bestanden net zo gemakkelijk vindbaar als tekstbestanden zonder al te grote investeringen in opslagcapaciteit en beheerlast? Bij beeldbestanden gaat het om foto’s, (ontwerp)tekeningen en video’s. In dit whitepaper lichten we eerst toe waarom beeldbestanden een aparte behandeling verdienen bij het inrichten van een document management systeem op SharePoint. Vervolgens schetsen we 5 praktische scenario’s met hun voor- en nadelen.

1. Beeldbank op SharePoint?
vijf scenario’s op een rij
Bij het inrichten van een digitale werkplek op basis van SharePoint zijn beeldbestanden vaak
de vreemde eend in de bijt. Hoe maak je deze bestanden net zo gemakkelijk vindbaar als
tekstbestanden zonder al te grote investeringen in opslagcapaciteit en beheerlast? Bij
beeldbestanden gaat het om foto’s, (ontwerp)tekeningen en video’s. In dit whitepaper lichten
we eerst toe waarom beeldbestanden een aparte behandeling verdienen bij het inrichten van
een document management systeem op SharePoint. Vervolgens schetsen we 5 praktische
scenario’s met hun voor- en nadelen.
Waarom een aparte behandeling?
1. indexeren - SharePoint kan Office-
documenten gemakkelijk indexeren.
Dat wil zeggen dat de zoekmachine
de inhoud kan scannen en relevante
resultaten aan de eindgebruiker kan
teruggeven. Dit geldt niet voor
beeldbestanden. Om deze te
indexeren moet het bestand voorzien
worden van metadata.
2. omvang bestanden – De omvang
van filmpjes en hoge resolutie
afbeeldingen kan behoorlijk groot
zijn. SharePoint heeft voor het
toevoegen van bestanden standaard
een beperking van de maximale
omvang per bestand (50mb in 2010
en 250mb in 2013). Dit is wel
configureerbaar (tot een absoluut
maximum van 2tb per bestand) maar
dat heeft nadelen met betrekking tot
schaalbaarheid en
onderhoudbaarheid van uw
SharePoint platform.
3. opslag capaciteit – De opslag in
SharePoint vindt plaats in zogeheten
content databases die vanuit het
oogpunt van backup en restore
mogelijkheden niet groter moeten
zijn dan het aanbevolen maximum
van 200GB. Om te voorkomen dat
deze databases met content van
teamsites, projectsites en
afdelingssites erg snel vollopen is
het advies om grote beeldbestanden
apart op te slaan.
Hieronder wordt een aantal scenario’s
geschetst die gebruikers en beheerders in
staat stellen om te gaan met grote bestanden
en beeldmateriaal binnen een SharePoint
omgeving.
scenario 1: fileshare ontsluiten via zoeken
op SharePoint
Als meest laagdrempelige technische
oplossing is het mogelijk om de
netwerkschijven met grote
bestanden/beeldmateriaal te ontsluiten via de
zoekmachine van SharePoint. In de praktijk
houdt dit in dat er één of meerdere specifieke
netwerkschijven worden ingericht voor de
opslag van beeldmateriaal. De documenten
worden opgeslagen vanuit de Windows
verkenner (dus expliciet niet vanuit
SharePoint) en zijn op basis van de
bestandsnaam, datum of locatie vervolgens
terug te vinden.
Technisch is dit een eenvoudige oplossing.
Het voordeel is dat er geen aanpassingen
nodig zijn aan de infrastructuur en inrichting
(afgezien van een eventuele aanpassingen
in/opschaling van de zoekmachine).
Nadeel is dat de beeldbestanden
waarschijnlijk niet geclassificeerd zijn met
eigenschappen als grootte, project, of
onderwerp, behalve vanuit de folderstructuur
op de fileshare. Daarom is het gevaar
aanwezig dat zoekresultaten niet altijd
relevant zullen zijn. Daarbij wordt alle content
van de file share geïndexeerd, dus ook
bijvoorbeeld tekstbestanden. Tevens biedt
deze oplossing alleen een integratie voor het
vinden van beeldbestanden. Het opslaan
van de beeldbestanden verloopt nog steeds
via de fileshare.

2. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
scenario 2: centrale beeldbank op
SharePoint via Microsoft RBS-
FILESTREAM-oplossing
Een tweede oplossing is het inrichten van
een centrale beeldbank in SharePoint.
Gemachtigde personen kunnen binnen deze
beeldbank werken met beeldbestanden via
navigatie op metadata of via de
zoekfunctionaliteit (zoekbox). Dit moet als
aparte webapplicatie of site collectie worden
ingericht. Deze omgeving krijgt een eigen
content database toegewezen die wordt
geconfigureerd met de zogeheten RBS –
FILESTREAM oplossing van Microsoft. Dit
houdt in dat metadata (gestructureerde data)
en BLOB (ongestructureerde data) van
elkaar worden gescheiden. Hierdoor kan de
content database binnen SharePoint een
grotere hoeveelheid aan bestanden bevatten,
zonder dat dit de snelheid en backup
methoden van de databases voor
bijvoorbeeld de teamsites beïnvloedt.
Voordeel van deze oplossing is dat geen
additionele software is vereist en dat het kan
worden ingericht op basis van standaard
Microsoft (SharePoint en SQL) software. De
standaard Asset Library functionaliteit van
SharePoint (2010 en 2013) biedt vrij
uitgebreide mogelijkheden voor de omgang
met beeldbestanden.
Een nadeel van deze oplossing is dat de
opslag van de BLOB’s nog steeds op relatief
dure SQL storage plaatsvindt (met een
absoluut maximum van 4TB opslag per
database zoals opgegeven door SharePoint
en SQL). Het is daarbij niet mogelijk om
meerdere locaties toe te wijzen als
opslagfaciliteit, bijvoorbeeld om vanuit
archiveringsperspectief afbeeldingen, video’s
en andere bestanden van elkaar te scheiden.
Ook kan de BLOB locatie niet anders dan via
SharePoint worden benaderd. Het opslaan
van bijvoorbeeld Photoshopbestanden is
daardoor niet mogelijkDaarnaast is het niet
mogelijk (in standaard SharePoint 2010) om
automatisch thumbnails te tonen voor video’s
of om automatisch metadata (type/formaat
en duur) mee te geven aan beeldbestanden.
scenario 3: centrale beeldbank op
SharePoint via third party RBS-oplossing
Op SharePoint kan ook een centrale
beeldbank worden ingericht, maar dan met
inzet van een third party oplossing. Het
verschil zit in de distributie en opslag van
beeldbestanden. Waar bij optie twee
bestanden op SQL storage worden
opgeslagen, zorgt third party tooling er voor
dat de metadata wel op SharePoint (SQL
database) wordt opgeslagen. Maar dat de
eigenlijke bestanden op de file share blijven
staan of naar een andere externe locatie
worden weggeschreven. De splitsing van
metadata en BLOB gebeurt in dit scenarioop
SharePoint niveau in plaats van op SQL
niveau (zoals in scenario 2).
De opslag van en het werken met bestanden
kan verlopen via SharePoint, of via de
fileshare. Met de kanttekening dat het
afhankelijk is van de gekozen third party
oplossing hoe wordt omgegaan met de
content types (en bijbehorende metadata)
wanneer rechtstreeks vanaf de fileshare
gewerkt wordt.
Voordeel van dit scenario is dat de opslag
van bestanden l schaalbaar is, er kan
eenvoudig meer capaciteit worden
bijgeschakeld of de opslagcapaciteit kan
worden verplaatst. Een ander voordeel is dat
er nog steeds rechtstreeks vanuit de
fileshare kan worden gewerkt. Dit is nodig
om onder andere het werken met Photoshop
of AutoCad bestanden mogelijk te maken.
Een nadeel van dit scenario is dat een third
party oplossing nodig is.
scenario 4: een uitgebreide third party
standalone Digital Asset Management-
oplossing
Het vierde scenario combineert de
technische oplossing uit scenario 1, 2 en 3
met een functioneel aspect. Dit scenario is
namelijk het inrichten van een specifieke
Digital Asset Management (DAM) oplossing.
Een Digital Asset Management richt zich
specifiek op het vinden, beheren, bewerken
en verspreiden van beeldbestanden. Een
dergelijke oplossing kan als aparte applicatie
draaien (on premises of online). Er zijn vele

3. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
aanbieders van ‘online’ standalone DAM
oplossingen en het is belangrijk om
voldoende onderzoek te doen voordat je een
keuze maakt. Hierbij is het belangrijk om te
denken aan:
 Welke bestandstypen worden
ondersteund? Dit is vooral belangrijk
in verband metAdobe CS bestanden
die intensieve bewerking kennen,
nadat ze zijn opgeslagen.
 Hoe wordt gebruikersautorisatie
geregeld en gewaarborgd?
 Hoe werkt het classificeren en
taggen van afbeeldingen
(vindbaarheid)?
 Hoe kan een migratie (import of
export) worden uitgevoerd?
 Wat zijn de voorwaarden bij het
‘opheffen’ van de leverancier? Waar
blijft de data?
 Wat is de performance van de
oplossing bij meer dan 500.000
bestanden
Antwoord op bovenstaande vragen en
specifieke wensen vormen de basis voor de
keuze van een standalone DAM oplossing.
Een voordeel van het werken met een
dergelijke oplossing is dat het vraagstuk over
hoe om te gaan met beeldbestanden op
SharePoint wordt omzeild. Indien gekozen
wordt voor een cloud based-oplossing, geldt
tevens dat beheerslast wordt gereduceerd.
Een aandachtspunt is wel: aangezien DAM
enkel een beeldgerichte oplossing is, biedt
het geen oplossing voor het feit dat content
databases op SharePoint snel volraken met
eventuele andere bestandstypen. Een ander
aandachtspunt is dat het eindgebruikers
dwingt een andere applicatie te gebruiken.
Ofwel het onderscheid in wat men opslaat in
de DAM-oplossing en wat in SharePoint,
dient vooraf heel helder te worden gesteld.
scenario 5: een uitgebreide third party
DAM oplossing te ontsluiten via
SharePoint
Een vijfde scenario is een combinatie van
een standalone DAM, zoals besproken in
scenario 4, en SharePoint met daarbij de
mogelijkheid de beeldbestanden ook te
openen en eventueel te bewerken in
SharePoint. Binnen een dergelijke oplossing
worden beeldbestanden buiten SharePoint
opgeslagen en beheerd. Het is voor
eindgebruikers mogelijk om van deze DAM
oplossing gebruik te maken via SharePoint.
Daarnaast is het mogelijk om binnen
SharePoint een overzicht te krijgen van alle
bestanden die in de DAM oplossing zijn
opgeslagen.
Een voorbeeld van een dergelijke oplossing
is:
http://www.adamsoftware.net/upload/main/do
c/product-sheets/ADAM-SharePoint-
Connector-3-1-Product-Proposition.pdf
Een andere oplossing in dit scenario is een
DAM oplossing die enkel binnen SharePoint
beschikbaar is. Via een externe mediaserver
worden beeldbestanden opgeslagen buiten
SharePoint, maar worden vervolgens wel in
een willekeurige bibliotheek op SharePoint
getoond en kunnen daar ook doorzocht en
bewerkt worden. Hierbij wordt een exemplaar
van een bestand in hoge kwaliteit
opgeslagen in een database om vervolgens
binnen SharePoint te kiezen voor het
gewenste formaat/resolutie/grootte van het
bestand. De mediaserver zorgt, buiten
SharePoint om, voor de bewerking en geeft
het aangepaste bestand in SharePoint terug
aan de eindgebruiker. Op deze wijze kan
bijvoorbeeld een logo op eenduidige wijze
worden omgezet in een versie voor web,
print en/of video.
Een voorbeeld van een dergelijke oplossing
is:
http://www.equilibrium.com/eq-
software/mediarich-for-sharepoint/overview/
Voordeel van dit scenario is dat de
eindgebruiker een uitgebreide set aan opties
tot zijn beschikking heeft en beeldbestanden
volledig buiten SharePoint kunnen worden
beheerd en bewerkt.
Een nadeel van oplossingen in dit scenario is
dat, vanwege de uitgebreide mogelijkheden,
het een vrij kostbare oplossing is. Tevens
vergroot de installatie van nieuwe applicaties
en servers de beheerslast op het
applicatielandschap, gebruikers en
opslagruimte.

4. e-office bv T +31(0)88-00 18 300
Duwboot 20 F +31(0)88-00 18 399
3991 CD Houten www.e-office.com
The Netherlands info@e-office.com
conclusie
De keuze voor een scenario is afhankelijk
van gebruikerseisen, beschikbaar budget en
het IT-beleid van de organisatie. In zijn
algemeenheid raden wij aan een oplossing te
kiezen die technisch robuust is, flexibel met
het oog op de toekomst maar ook ten
opzichte van het bestaande
applicatielandschap.
over de schrijver
Bastiaan Boerkamp is
business consultant bij
e-office. e-office is
gespecialiseerd in
kennisdelen en
samenwerken. We leveren technische
oplossingen, denken mee over business-
doelstellingen en bieden een aanpak voor
het creëren van draagvlak.
www.e-office.com