hoe om te gaan met gedragsregels voor het gebruik van social media door medewerkers van organisaties

1. Gedragsregels
social media
Hoe ga je er mee om?
Huib Koeleman Verandercommunicatie
febr 2013

2. 2

3. Het kan zomaar mis gaan:
Grappige exportproducten
heeft Nederland: Sieneke,
Joran van der Sloot en de PVV
3

4. Niet handig dus…
4

5. En niet alles wordt grappig gevonden….
5

6. Maar als medewerker moet je wel opletten
6

7. Praktische tips

8. Vrije nieuwsgaring
§ De pers mag openbare foto’s van facebook etc
gebruiken
§ Uitspraken van communicatiemensen en managers
mogen geciteerd worden
8

9. Do’s
1. Wees aanwezig op social network sites
2. Check je privacy settings
3. Monitor regelmatig je online reputatie (webutatie) en die
van je collega’s.
4. Probeer onjuiste informatie gewijzigd of verwijderd te
krijgen
5. Houd uw sociale netwerk gezond: kies de goede vrienden
6. Let op: niets verdwijnt op het internet
9

10. Don’ts
1. Plaats geen domme foto’s op je Facebook-pagina
2. Geef geen overhaastig commentaar op online forums of op
andermans blogberichten.
3. Ga online geen directe confrontatie aan met een
doelbewust kwaadwillende of lasteraar
4. Onderschat het aantal mensen niet die online informatie
over jou zoeken
5. Niet iedereen deelt jouw gevoel voor humor
6. Privé-tweets bestaan niet
10

11. Gedragsregels

12. Waarom gedragsregels?
Voor Tegen
§ Om juridische problemen voor de § Social media staan voor vrijheid en
organisatie te voorkomen transparantie, daar horen geen
regels bij
§ Om medewerkers tegen zichzelf te
beschermen § Regels kunnen leiden tot minder
gebruik social media
§ Zorg om tijdsverspilling
§ HNW vraagt zelfstandigheid en
eigen verantwoordelijkheid. Sturen
op output, niet op regels
12

13. Mijn keuze
Het gesprek voeren met collega’s
over de mogelijkheden en gevaren
van social media is belangrijker dan
het invoeren van regels
13

14. Enkele simpele voorbeelden
Don’t
be stu
Goog
le .com pid
Hav e fun,
be smart la
Coca Co
14

15. CNV, bruikbare regels
(bron http://nl.sitestat.com/cnv/cnv/s?pdf.socialmediaprotocol&ns_type=pdf)
§ 15 regels voor het gebruik van social media voor CNV leden
• Het wijst op de verantwoordelijkheid van de medewerker voor de inhoud van
zijn of haar berichten
• Het geeft aan wanneer en hoe je de link met de organisatie aangeeft
• Het behandelt auteursrecht
• En de bijzondere positie van leidinggevenden en bestuurders
• Hoe om te gaan met fouten (zelf corrigeren, zonder eerdere bericht te
wijzigen)
• En de mate waarin je actief kan/mag zijn op social media (in overleg)
§ Leuk: mag ook door andere organisaties worden gebruikt
(vervang CNV door XXX)
15

16. Coca Cola, 3 niveaus
§ Insteek: verken de wereld van social media
§ De kernwaarden van de Coca Cola company vormen de
basis!
§ Geen directe richtlijnen, maar gaat uit van “have fun, be
smart”
§ 3 versies:
• 5 algemene kernwaarden voor iedereen
• Richtlijnen voor partners en bureaus waar men mee samen werkt
• Verwachtingen aan woordvoerders (deze moeten intern gecertificeerd zijn)
16

17. De rijksoverheid, simpel
De voorlichtingsraad hanteert vier regels:
1. Don’t be stupid (bron: Google)
2. Zie social media als bron van informatie voor nieuw beleid
3. Ambtenaar is ambassadeur
• Wees zorgvuldig, betrouwbaar, positief en respectvol
• Ambtenarenwet en ARAR gelden ook bij social media
• Als je vanuit je functie communiceert, val je onder ministeriele verantwoordelijkheid
• Communiceer gericht en gedoseerd
4. Uitwisseling ervaringen en evaluatie
• Begin per departement met een paar dossiers
• Beperk het aantal ambtenaren dat communiceert uit hoofde van hun functie
• Evalueer regelmatig de ervaringen
17

18. SNS gedragsregels
18

19. Je hebt codes en codes
19

20. Verschillende soorten gedragsregels
Type gedragsregels:
§ handige tips of strenge wetten?
Inhoud:
§ Over het gebruik van internet op je werk
§ Hoe je social media kan gebruiken voor de organisatie (van medewerker
tot woordvoerder)
§ Relatie privé tweets en werk
20

21. Verschillende niveaus voor afspraken
4. Certi-
ficeren
3. Code voor
medewerkers
2. Afspraken over gebruik internet
voor medewerkers
1. Sites en social media beschikbaar stellen voor
medewerkers
21

22. Verschillende niveaus voor afspraken
De basis: het
beschikbaar stellen
van internet en 4. Certi-
social media aan ficeren
medewerkers
3. Code voor
medewerkers
2. Afspraken over gebruik internet
voor medewerkers
1. Sites en social media beschikbaar stellen voor
medewerkers
22

23. Verschillende niveaus voor afspraken
Afspreken wie hoe
lang gebruik 4. Certi-
mogen maken van ficeren
welke sites
3. Code voor
medewerkers
2. Afspraken over gebruik internet
voor medewerkers
1. Sites en social media beschikbaar stellen voor
medewerkers
23

24. Verschillende niveaus voor afspraken
Regels opstellen
voor het algemeen
gebruik van social 4. Certi-
media door ficeren
medewerkers
3. Code voor
medewerkers
2. Afspraken over gebruik internet
voor medewerkers
1. Sites en social media beschikbaar stellen voor
medewerkers
24

25. Verschillende niveaus voor afspraken
Regels opstellen
voor medewerkers
die de organisatie
naar buiten 4. Certi-
vertegenwoordigen ficeren
(managers,
woordvoerders) 3. Code voor
medewerkers
2. Afspraken over gebruik internet
voor medewerkers
1. Sites en social media beschikbaar stellen voor
medewerkers
25

26. Hoe stel je ze op voor jouw organisatie?
• Wat gaat er mis als je geen code hebt?
Stap 1 • Voor wie zijn ze van toepassing?
check
• Welke wetten en regels gelden al?
Stap 2: • Wat zijn de waarden van de organisatie?
startpunt
• Welke niveaus wil je afdekken
Stap 3 • Wil je tips, of strenge regels
indeling
26

27. Hoe stel je ze op voor jouw organisatie?
• Verzamel voorbeelden van codes
• Bespreek de randvoorwaarden en voorbeelden met een
Stap 4 klankbordgroep
Brain-
storm
• Kom tot een concept code
Stap 5: • Denk na over handhaving
concept
• Organiseer workshops social media (do’s & dont’s)
Stap 6 • Bespreek de code tijdens de workshops
workshop
27

28. Enkele voorbeelden
§ “realiseert u zich dat informatie die in beginsel was bedoeld
voor vrienden kan worden doorgestuurd “
§ “medewerkers worden geacht geen links op te nemen naar
illegale content, seksueel getinte content of content die haat
zaait”
§ “schrijf voor een open dialoog in de eerste persoon”
§ Probeer de eerste te zijn om je fouten te corrigeren, zonder
eerdere berichten te wijzigen of te verwijderen. Vermeld
daarbij dat jij degene bent die het bericht wijzigt”
28

29. Handhaving
§ Bij grote overtre
d ingen van de co
schaden: berisp de, die de organ
ing, en soms ze isatie
lfs ontslag
§ Bij kleine overtr
edingen: mede
eventueel brede werker aanspre
r bespreken ken, en casus
29

30. 30

31. Bronnen
§ Gedragscode CNV
§ Gedragscode Coca Cola
Company in Colaregels voor
Social Media
§ Gedragscode Rijksoverheid
§ case SNS, Utrechtse
communicatiekring
§ Social media voor interne
communicatie, Huib
Koeleman, Kluwer
31

32. Voor meer informatie
32