1. Self Management
Azienda Ospedaliera San Camillo - Forlanini
Ufficio Governo Clinico

2. Il Self Management
Il self-management (auto-organizzazione) si riferisce a metodi, caratteristiche personali e
strategie che ogni individuo può efficacemente utilizzare per il raggiungimento dei propri
obiettivi, e include diversi argomenti, tra cui la definizione dei traguardi, il decision making, la
focalizzazione, la pianificazione, il monitoraggio delle attività, l’autovalutazione e l’autosviluppo.
Principali Obiettivi:
Allenare e rafforzare le abilità di auto-gestione e di relazione indispensabili per una maggiore
efficacia personale e del proprio team di collaboratori.
Definire con chiarezza i propri obiettivi e progetti e realizzarli interpretando in chiave positiva le
relazioni e le risorse offerte dal contesto.
Quindi NON E’

3. Principali Moduli
Time Management;
Efficacia personale;
Efficacia del ruolo;

4. I - Time Management
“I risultati si ottengono facendo le cose giuste,
non facendo le cose bene!”
Peter Drucker

5. Time Management: Obiettivi del modulo
1. Monitorare l’attuale utilizzo del tempo; attraverso time sheet, checklist, piani di attività.
2. Chiarire i vostri traguardi e obiettivi, rendendoli raggiungibili, realistici, stimolanti (S.M.A.R.T.).
3. Stimare la durata di compiti e attività, determinando come risparmiare tempo in futuro (Diagrammi
da Gantt, Matrice Urgenza/Importanza).
4. Pianificare la gestione dell’imprevisto, facendo piani di emergenza che garantiscano i periodi di
quiete (Risk Management).
5. Usare metodi per la pianificazione del tempo e per dire di no in maniera positiva.

6. Pianificare i propri tempi: la tabella di marcia
Un giorno un agricoltore disse alla moglie: “Domani aro il campo ovest”.
Il mattino successivo uscì per lubrificare il trattore,
ma gli mancava l’olio e andò al negozio a procurarselo.
Per strada notò che non era stato dato da mangiare ai maiali.
Si diresse verso il silo per prendere il granoturco.
Là vide dei sacchi che gli ricordarono che c’era bisogno di mettere le patate a
germogliare. Si avviò verso la buca delle patate e per strada scorse il deposito
della legna e si ricordò che prima aveva promesso di portarne un po’ a casa.
Prima però doveva tagliarla e aveva lasciato l’accetta nel pollaio.
Andando a cercare l’accetta incontrò sua moglie che dava da mangiare alle
galline e sorpresa lei gli chiese: “Hai già finito di arare?”
“Finito?” gridò l’agricoltore “Non ho nemmeno cominciato”

7. I picchi di performance
Quando sviluppare al massimo le proprie capacità
di gestione e massimizzare l’uso del proprio tempo
•Identificate il vostro ciclo dell’energia
•Usate i vostri picchi per concentrarvi sulle attività prioritarie
•Usate i vostri tempi “calanti” per svolgere attività semplici o di routine
•Per molte persone, il momento di massima performance è al mattino
•Per molti il dopo pranzo è un momento “calante”
•Spesso c’è un ulteriore picco di attività più tardi nel corso della giornata

8. Definire gli obiettivi
Il time management non consiste nel fare il più
possibile ma nel fare le cose che consentano il
raggiungimento dell’obiettivo.

9. Definire gli obiettivi
Gli obiettivi devono rispondere a precise caratteristiche
SPECIFICI
I progressi verso l’obiettivo dovranno esser attribuiti al progetto e non ad altre
cause
S MISURABILI
M In modo da poter valutare e quantificare le performance del progetto
A ACCURATI
Chiara e precisa definizione di ciò che dovrebbe essere ottenuto
R
REALISTICI
T Raggiungibili con le risorse finanziarie e umane s disposizione, e in tempi
ragionevoli
TEMPIFICATI
Definire l’arco temporale entro il quale gli obiettivi dovranno essere raggiunti

10. Identificare le priorità
Le priorità vanno definite sia rispetto agli obiettivi identificati che rispetto agli
altri soggetti con cui si lavora.
L’assegnazione iniziale di priorità:
•Cosa fare
•Cosa fare prima
•Cosa può essere posticipato
•Cosa può essere delegato.
Il metodo “urgenza e importanza”.
Decidere cosa deve essere fatto prima (alta priorità) e cosa può essere lasciato
ad un momento successivo (bassa priorità) o addirittura messo da parte.

11. Matrice Urgenze/Importanza
Quadrante di Gartner
Tempo di
Correre
Qualità
Importanza
Spreco di
Distrazioni
Tempo
Urgenza

12. Diagramma di Gantt
Un diagramma di Gantt permette di rappresentare graficamente un calendario di attività, utili al
fine di pianificare, coordinare e tracciare specifiche attività in un progetto dando una chiara
illustrazione dello stato d'avanzamento del progetto rappresentato

13. Il controllo del tempo
E’ difficile evitare le emergenze, ma è possibile gestirle:
•prevedendo uno spazio per gli imprevisti nel
vostro programma giornaliero
•rivedendo il vostro programma per garantirvi il
raggiungimento dei vostri obiettivi
•imparando dai propri errori.

14. Gli sprechi di tempo
Chi spreca il proprio tempo può essere classificato nelle seguenti categorie:
•dubbiosi – che non credono alla propria abilità nel lavoro
•perfezionisti – che fissano degli standard eccessivamente elevati per sé stessi e di
conseguenza non riescono a raggiungerli
•ribelli – che vogliono mostrare di avere il pieno controllo della situazione, di sé e
degli altri, lavorando sempre in emergenza e secondo scadenze dell’ultimo minuto
(prolungando eccessivamente le ore dedicate al processo lavorativo)
•sociali – che si lasciano coinvolgere in chiacchiere, prolungano la pausa pranzo,
fanno continuamente pause caffè, ecc.

15. II - Personal Effectviness
E’ la misura di quale effetto si ha su un’altra persona
Consapevolezza di sè e degli altri
3 Dimensioni principali per individuare una persona:
Sicurezza in sè
Feedback Sensibilità verso
altri
Un esempio: Che persona sei?
Inserisci un livello per ogni dimensione (alto o basso)

16. Un esempio: Che persona sei?
Sicura Uso di Feedback Sensibile/Percettiva Categoria
Alto Alto Alto Efficace
Alto Alto Basso Insensibile
Alto Basso Basso Egocentrico
Alto Basso Alto Dogmatico
Basso Alto Alto Riservato
Basso Alto Basso Task-Obsessed
Basso Basso Alto Empatico
Basso Basso Basso Anaffettivo

17. Le 7 dimensioni del benessere
Sociale
Fisica
Emotiva
Lavorativa
Intelletuale
Ambientale
Spirituale

18. La dimensione sociale

19. La dimensione fisica

20. La dimensione emotiva

21. La dimensione professionale

22. La dimensione intelletuale

23. La dimensione ambientale

24. La dimensione spirituale

25. III - Efficacia del ruolo
Il concetto di Efficacia personale, adesso viene inserito in un
contesto più ampio, quello di una organizzazione;
Non è più l’individuo a fare la differenze, ma l’individuo nel
contesto di un team di lavoro;
Saper gestire un team, ed il proprio ruolo, significa avere meno
stress, e fare le cose meglio;
3 Dimensioni principali per l’efficacia di un ruolo:
Role Making
Proattività
Creatività
Confronto
Role Centering
Role Linking Role Efficacy Centralità
Relazioni Influenza
Crescita Personale

26. Un esempio
Ad ogni domanda attribuisci un punteggio
come in tabella
0 punti 1 punto 2 punti 3 punti 4 punti
sono
sono in forte sono in sono
non so pienamente
disaccordo disaccordo d’accordo
d’accrodo

30. Score sheet
Aspects Statement No./Grade Total scores Multiply by
8.33
10 *20 *30
1. Self-role Integration
*9 19 *29
2. Pro-activity
8 *18 *28
3. Creativity
*7 17 27
4. Confrontation
5. Centrality 6 16 *26
6. Influence *5 15 25
7. Personal growth 4 14 *24
3 *13 23
8. Inter-role linkage
*2 *12 22
9. Helping relationship
10. Super-ordination 1 *11 21

31. La gestione dello stress
Gli effetti negativi dello stress si verificano quando:
•il livello dello stress è più elevato della capacità di
sostenerlo (che può variare da persona a persona)
•i segnali di allarme non vengono percepiti e restano
quindi inascoltati
•le strategie di gestione della tensione sono inadeguate

32. La gestione dello stress
Le condizioni di tensione di un singolo individuo possono influenzare lo
stato generale del gruppo. E’ quindi responsabilità di tutti i membri di un
gruppo fare in modo che nessuno si senta stressato:
•aumentando la consapevolezza del livello di tensione
•identificando e discutendo i vari atteggiamenti negativi
•identificando i fabbisogni formativi/educativi
•rivedendo regolarmente le priorità e il carico di lavoro
•usando il confronto come misura preventiva
•delegando
•partecipando nella definizione di obiettivi
•controllando l’uso del tempo
•incoraggiando un comportamento cordiale e rispettoso

33. La delega come strumento per un uso più efficace
del tempo e delle risorse disponibili
Una delega efficace deve:
• alleggerire le attività di routine
• lasciare più tempo per programmare
• aumentare la capacità di gestire il proprio tempo
• motivare e migliorare la soddisfazione professionale di coloro ai quali è diretta
• sviluppare lo spirito di squadra
• allontanare la noia
• aumentare la produttività

34. La delega
• cosa delegare – considerando l’appropriatezza dei compiti, se delegarli
interamente o in parte. Ricordate di delegare sia le attività “piacevoli”,
che quelle non percepite come tali!
• chi delegare – la persona alla quale si decide di affidare un lavoro deve
possedere le competenze, le conoscenze, la motivazione e/o il potenziale
per portare a termine l’attività.

35. La delega
Una volta stabilito a chi e cosa delegare, occorre:
•Istruire la persona – dedicate il tempo necessario a spiegare l’attività. Siate
chiari e precisi e assicuratevi che la persona abbia capito cosa fare. Specificate
i risultati che vi aspettate di ottenere.
•Seguire l’attività – assicuratevi che vi sia una comunicazione a doppio senso,
incoraggiando e fornendo un eventuale addestramento alla persona delegata.
•Monitorare i progressi – controllate che i passi iniziali siano correttamente
compiuti e che vengano adottate sia delle scadenze intermedie che un sistema
di feedback. Imparate a concedere eventuali errori!
•Rivedere il processo – date feedback positivi – fate apprezzamenti e critiche
costruttive.

36. Il principio di Pareto: la regola 80/20
• Il 20% di un gruppo di lavoro fa l’80% del lavoro
• Il 20% di un documento contiene l’80% delle informazioni rilevanti
• Il 20% delle vendite di un’azienda contribuisce per l’80% ai suoi
profitti
Applicare questa regola al time
management significa che il 20%
delle vostre attività può produrre
l’80% dei risultati.

37. Grazie