Kurz Ratgeber Ordnung

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Dies ist eine Leseprobe.

Gewinnen Sie wieder Ordnung mit unseren bewährten und leicht umzusetzenden Aufräumtipps, die Ihnen der Voll-Ratgeber vermittelt.

Näheres unter http://aufräumen-tipps.de/ratgeber-ordnung

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Kurz Ratgeber Ordnung

  1. 1. Auszug aus demRatgeber Ordnung für Privat und Büro
  2. 2. ImpressumAngaben gemäß § 5 TMG und § 55 Abs. 2 RStV:Hans-Peter WolffCarpstrasse 2847119 DuisburgKontakt:Telefon: +49 (0)203 8609764Telefax: +49 (0)203 8609849E-Mail: info@webagentur-wolff.deUmsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß §27 a UStG: DE 239772562 Seite 2
  3. 3. InhaltsverzeichnisImpressumHaftungsausschlussEinleitung Warum dieser Ratgeber?Büro Effektiver Umgang mit Papier TSW-Methode Papier-Reduzierungskampagne Papierstapel loswerden Das Minuten-Prinzip: Schreibtisch Effektive Ablage Checkliste zum Umgang mit der Ablage PCPrivat Haus aufräumen Eingangsbereich Kleiderschrank Keller Wohnzimmer Dachboden Fußboden Kinderzimmer Arbeitszimmer Badezimmer Küche Fotoablage SonstigesAufschieberitis Einführung Was tun? Dem Phänomen auf die Spur kommen Warum schieben Sie Dinge eigentlich auf? Und warum erledigen Sie bestimmte Aufgaben? Zwei wirkungsvolle Denkanstöße zum Thema Aufschieberitis Drei praktische Tipps gegen "Aufschieberitis"Schlussbemerkungen Seite 3
  4. 4. Quellen:Warum dieser Ratgeber?Sie fühlen sich nicht wirklich wohl im „kreativen Chaos“, sonst hätten Sie diesen Ratgebernicht gekauft. ;-) Effektives Arbeiten ist nur mit Ordnung möglich. Sie sparen sich viel Zeit,weil Sie alles auf Anhieb finden. Sie haben Raum für Neues. Keiner hat Zeit zumAufräumen – aber jeder hat die Zeit zum Suchen!Wie angenehm wäre es, in ein aufgeräumtes Büro oder Wohnung zu kommen, wo alles anseinem Platz ist.Im ersten Teil beschäftigt sich dieser Ratgeber mit dem Büro. Er ist auch anwendbar auf dashäusliche Arbeitszimmer. Im zweiten Teil kümmert sich dieses E-Book um den Privat-haushalt. Sie sind interessiert, warum Sie sich nicht sofort um Ordnung kümmern? Dafür istdas Kapital Aufschieberitis zuständig.Viel Erfolg und Spaß beim Umsetzen wünscht IhnenHans-Peter Wolff Seite 4
  5. 5. BüroEffektiver Umgang mit PapierUnterscheiden Sie zwischen Aktion und Dokumentation. Es gibt Dokumente, • die eine Aktion erfordern und solchen, • die nur als Referenzmaterial dienen.Legen Sie das Referenzmaterial direkt ab, mindestens aber in die Vorablage. Dann ist dergrößte Teil schon verarbeitet!…………………….TSW-Methode- Bei Dokumenten mit Tageswert müssen Sie nicht mit einer Aktion reagieren. Wenn Sie nicht aufbewahrt werden müssen, direkt vernichten.- Alle Dokumente, die Sie sofort erledigen können bzw. müssen.- Aufgaben, die wegen Rückfragen nicht sofort erledigt werden können, erhalten eineWiedervorlage. Kann dieser Vorgang delegiert werden?…………Legen Sie für jeden Vorgang eine Klarsichthülle an. Weitere Informationen zu diesem Vor-gang kommen in die Klarsichthülle. Ist alles bearbeitet, archivieren Sie diesen Vorgang. DieStapelablage ist nicht so günstig. Besser wäre es in Hängemappen.Papier-ReduzierungskampagneOft gibt man anderen die Schuld an den Problemen, die man mit dem ganzen Papier hat,dabei ist es oft der eigene Arbeitsstil, der für die Papierflut verantwortlich ist. „Schicken Siemir eine Kopie für meine Unterlagen“, „Könnten sie mir das bitte schriftlich bestätigen?“ OderSchreiben Sie mir einen Bericht darüber“ oder „Schicken Sie jedem ein Memo“.Genauso wie sie den Papiereingang reduzieren müssen, muss auch der Ausgang von ihremSchreibtisch reduziert werden. Möglichkeiten: Lassen Sie Ihren Namen von Adressenlisten für irgendwelche Postsendungen streichen Lassen sie ihren Namen auf ihren Verteilerlisten streichen Bitten sie Kollegen, sich auf das Nötigste zu beschränken Wo notwendig, lassen sie Papiere an andere Stellen leiten Sprechen sie mit anderen, statt zu schreiben Bitten sie Kollegen, nur in Ausnahmefällen Berichte zu schreiben Reduzieren Sie den Umfang an Papiere, die ihren Schreibtisch verlassen Schicken sie unnütze Papiere an den Absender zurück Seite 5
  6. 6. Papierstapel loswerden • Sie können nicht wegwerfen? Legen Sie sich einen zweiten Papierkorb zu, der nur einmal im Monat geleert wird. Hierin landet alles, was notfalls noch einmal gerettet werden kann. • Sie haben einen Ordner zur Hand? Werfen Sie drei veraltete Informationen weg. • Überflüssige Sitzgelegenheiten und Tische entfernen. Dienen häufig als zusätzliche Ablagemöglichkeit. • Im Versicherungsordner nur die Police und die letzte Rechnung aufbewahren.SchreibtischEin chaotischer Schreibtisch ist gleichbedeutend mit:- Geringer Produktivität- Verpassten Chancen und versäumten Fristen- Hektischen Suchaktionen- Unerwarteten Krisen.Beginnen Sie morgen ihren Schreibtisch mit von all dem Unnützen zu befreien, der sich imLaufe der Zeit angesammelt hat: Hochglanzbroschüren, überholten Berichten, Zeitschriften,die sie nie lesen, Memos, die sie sich nie wieder anschauen werden. Werfen Sie großzügigweg. Schmeißen Sie kaputte Schreibgeräte weg. Sehen Sie die alten Unterlagen durch,heften Sie Wichtiges ab, werfen Sie Unwichtiges weg.…………………Was an einen anderen Ort gehört, bringen Sie dorthin. Räumen Sie dort nicht auf!Mit der BRAV-Methode sorgen sie dafür, das es auch so bleibt: Befassen, darauf reagieren,ablegen oder vernichten.…………………..Verlassen Sie abends Ihren Arbeitsplatz so, wie Sie ihn gerne am nächsten Tagvorfinden möchten. Seite 6
  7. 7. Effektive AblageBei einem kurzen Blick in ihre Ablage werden sie wahrscheinlich feststellen, dass dasmeiste, was sich in den Akten befindet oder irgendwo stapelt, längst überholt ist: Projekte,die fallengelassen wurden, Hochglanzbroschüren, überholte Berichte, Material, das man vorEwigkeiten lesen wollte.………………….Frage: Wie viele Kategorien gibt es, um Informationen einzuordnen?Es gibt im Wesentlichen sechs Kategorien, nach denen Informationen einzuordnen sind:Frage: Wie sortieren Sie? Seite 7
  8. 8. Checkliste zum Umgang mit der Ablage- Kann ich mir diese Information nicht auch woanders beschaffen, falls ich Sie wirklich noch einmal brauche?- Einfache Titel bei der Aktenbeschriftung. So beschriften, dass es noch aus 2 m Entfernung gelesen werden kann- Datenträger mit Stickwörtern zum Inhalt und Erstellungsdatum beschriften- Computerdokumente mit Dateinamen und Pfad auf Festplatte versehen. Nur aus rechtlichen Gründen ausdrucken. Ist auf Computer aktueller- kleinere Papierformate in Klarsichtfolie- Ordner und Hefter, die auseinander zu brechen drohen, nochmals zu unterteilen.………………Wenn alle Ordner eingeordnet sind im Regal, dann verwenden Sie pro Regalreihe eineandere Farbe und ein anderes diagonales Klebeband über alle Ordner der Regalreihe. So istfür jeden sofort ersichtlich, wohin der Ordner gehört.PCRäumen Sie den Desktop. Legen Sie dort keine Dateien ab, sondern nur häufig benötigteProgramme.Stellen Sie Ihre Programme wenn möglich auf automatische Speicherung undSicherungskopie.Kopierer, Fax, Scanner und Drucker lassen sich durch einen Multifunktionsdrucker ersetzen Seite 8
  9. 9. PrivatSie laden keinen mehr zu sich nach Hause ein? Ist es wirklich so unordentlich bei Ihnen oderhaben Sie nur zu große Ansprüche an die Ordnung? Ist es bei anderen wirklich ordentlicherals bei Ihnen. Wahrscheinlich nicht.Wenn Sie trotzdem Hand anlegen wollen, dann helfen Ihnen die nächsten Seiten beimOrdnung herstellen im Privathaushalt. Zunächst kümmern wir uns den Papierkram.Legen Sie sich thematische Ordner an, wie: • Steuer • Bank • ……………………Fassen Sie wichtige Dokumente wie • Taufschein • Familienbuch mit Geburts-, Heirats- und Sterbeurkunden • Zeugnisse • Ausbildungsurkunden • Reisepassin einem besonders schönen Ordner zusammen.…………………..Haus aufräumenWie wohl fühlen Sie sich in Ihren vier Wänden? Gewinnen Sie 1. Sicherheit durch Reparieren 2. Klarheit durch Aufräumen 3. Gelassenheit durch Ausmisten 4. Fantasie durch Umräumen 5. Harmonie durch Dekorieren.Gehen Sie durch Ihre Wohnung. Lassen Sie alles, was Ihnen unangenehm auffällt,reparieren oder tauschen es aus. Seite 9
  10. 10. Liegt es an seinem Platz? Besorgen Sie sich einen Ständer für die Fernbedienung. Ist derSchuhschrank voll und Schuhe stehen draußen herum? Werfen Sie unmoderne und kaputteSchuhe weg, bevor Sie sich einen größeren Schuhschrank kaufen. Wenn Sie sich etwasNeues angeschafft haben, werfen Sie das Alte dafür weg. Sie werden es nicht mehrbrauchen.Fragen Sie sich bei jedem Teil, ist es nützlich oder schön? Beides nicht, dann trennen Siesich von Ihm. Auch wenn es ein Geschenk war. Bringen Sie es zum Wertstoffhof,Müllcontainer, zu einer wohltätigen Organisation oder verkaufen Sie es bei ebay.Wollen Sie der Herr über Ihre Sachen sein? Gehen Sie jeden Tag eine Schublade, einRegalfach oder einen Schrank durch: Was ist da überhaupt drin? Was ist überflüssig?Beschriften Sie Kisten und Schubladen.Haben Sie ein Hobby, was Sie nicht mehr ausüben? Dann verkaufen Sie die Sachen, bevorSie sich eine größere Wohnung anmieten müssen.Halten sie in jedem Raum eine Tasse oder kleines Behältnis bereit, für die kleinen Dinge, dieSie immer wieder brauchen.Wenn Sie etwas Neues kaufen, werfen Sie etwas Altes dafür weg.Gründen Sie einen Tauschring. Schaffen Sie sich Geräte, die Sie nur selten brauchen,gemeinsam mit Freunden oder Nachbarn an. Seite 10
  11. 11. EingangsbereichKleiderschrankOrganisieren Sie den Kleiderschrank nach zusammengehörigen Farben. Die Hose zumfarblich passenden Hemd. Was nicht zusammen passt, gehört aussortiert oder beimnächsten Einkauf ergänzt.Trennen Sie sich von Kleidungsstücken, die zu eng oder altmodisch sind. Machen Sie dieseAktion zweimal im Jahr. Kleiderbörsen der Kirche freuen sich über diese Sachen.Voluminöse Sache packen Sie in eine geschlossene Unterbettkommode.KellerIst nur für Dinge, die Sie wenigstens einmal im Jahr benutzen. Ist der Keller gutausgeleuchtet? …………………Wohnzimmerist die Visitenkarte der Wohnung. Sollte weder zu klinisch aufgeräumt sein noch im Schmutzversinken. Der Fernseher sollte nicht das Zentralelement sein. Deckenleuchten vermeiden,ist nicht sehr gemütlich. Werfen Sie die Tageszeitung von gestern und die Fernsehzeitungvon letzter Woche weg. Liegen Bücher und CDs herum, die Sie nicht mehr hören oderlesen? Dann weg damit zu einer Online-Auktion wie ebay.de oder verkaufen Sie es aufwww.momox.de oder www.wirkaufenes.de. Lassen Sie Platz in den Schränken und Regalen.FußbodenWenn der Fußboden überfüllt ist und ganze Teile eines Raumes nicht betretbar sind, habendie Bewohner finanzielle Probleme. Misten Sie die Ecken aus. Vermeiden Sie herumliegendeKabel und reparieren Sie die Bodenbeläge.KinderzimmerIhr Nachwuchs kann ruhig mithelfen im Rahmen seiner Möglichkeiten. Wenn es seineSachen nicht mehr wiederfindet, sieht es den Sinn von Ordnung ein. Schaffen Sie sich einenVorrat an Kisten, Körben und Plastikboxen für Kleinteile an. Geben Sie jedem Spielzeugseinen Platz. Lassen Sie Ihrem Kind selbst Vorschläge machen, wo was aufbewahrt werdensollte. Für die Unmengen an produzierten Kunstwerken legen Sie einen Ordner an. Seite 11
  12. 12. Geben Sie den Aufbewahrungsorten Namen. Richten Sie Ecken im Zimmer ein. Kuschel-,Bau-, Bastel- und Schlummerecke etwa. Leben Sie Ihrem Kind Ordnung vor?ArbeitszimmerTipps hierzu finden Sie in den vorangegangenen Artikeln. Tinte, Toner und Papier bewahrenSie neben dem Drucker auf.KücheDer ideale Aufbewahrungsort für Müllbeutel ist der Mülleimer. Geräte, die Sie täglich nutzen,dürfen auf der Arbeitsfläche stehen oder hängen.Sortieren Sie die Unterschränke regelmäßig aus.Vergessen Sie die Oberschränke nicht, was ist abgelaufen? Seite 12
  13. 13. FotoablageBewahren Sie Ihre Fotos in Kisten auf, wenn Sie es nicht geschafft haben, diese in Albeneinzukleben. Wenn ein Entwicklungsdatum auf der Rückseite bereits angedruckt ist, umsobesser. Beschriften Sie die Fotos mit einem Folienstift. Sortieren Sie kräftig aus undbewahren Sie nur erstklassige Fotos auf.Versehen Sie Ihre digitalen Fotos auf der Festplatte mit aussagekräftigen Namen. RichtenSie für jeden Urlaub einen eigenen Ordner unter Eigene Bilder ein. Seite 13
  14. 14. AufschieberitisEinführungViele von uns leiden sehr darunter, dass wir bestimmte Verpflichtungen tage-, wochen- odersogar monatelang vor uns herschieben. Wir wissen ganz genau, dass wir eigentlich diesoder jenes erledigen sollten. Aber es gibt dann immer wieder gute Gründe, es einfach dochnicht zu tun.Denn plötzlich ist alles andere wichtiger...Unabhängig davon, was Sie sich im Einzelnen vorgenommen haben - ob nun dieSteuererklärung, Ihre Zielplanung oder ein körperliche Betätigung - es erscheint plötzlich vielwichtiger, den Müll runter zu bringen oder das Geschirr zu spülen. Dann kommt ja nochdieser tolle Film im Fernsehen und mit Oma habe ich auch schon lange nicht mehrtelefoniert... Und so finden sich immer wieder neue Sachen, die man tun kann, nur um nichtmit dem eigentlichen Projekt zu beginnen.Was tun?……………Dem Phänomen auf die Spur kommen…………………Warum schieben Sie Dinge eigentlich auf?Es lohnt sich einmal zu analysieren, warum wir bestimmte Aufgaben vor uns herschieben -denn nur so können wir auch den richtigen Weg im Umgang mit der Aufschieberei finden.Sehr wahrscheinlich werden Sie feststellen, dass die Gründe bei verschiedenen Aufgabenganz unterschiedlich sein können. Sie erfahren so sehr viel über Ihre Eigenmotivation undPrioritätensetzung. Seite 14
  15. 15. Aufschieberitis kann ganz verschiedene Ursachen haben, wie z.B.:- schlichte Unlust, weil die Sache einfach keinen Spaß machtmangelnde Motivation, weil der Sinn der Tätigkeit entweder nicht klar oder zu gering istein Trotzgefühl, das aus früheren Ereignissen immer noch aktiv ist und dafür sorgt "dassman doch nicht das macht, was andere von einem erwarten",……………………..ÜbungBeantworten Sie sich in der nächsten Zeit einmal zu jeder Aufgabe, die Sie aufschieben, diefolgenden Fragen:- Warum mache ich diese Aufgabe jetzt nicht?- Was habe ich davon, die Aufgabe jetzt nicht zu erledigen?- Welche Gefühle sind in mir, wenn ich an diese Aufgabe denke?- Wie fühle ich mich damit, dass ich diese Aufgabe vor mir herschiebe?- Was will ich jetzt ändern?Durch diese Analyse gewöhnen Sie sich daran, sich über Ihre Aufschieberei, über IhreGründe dafür und Ihre Gefühle dabei bewusster zu werden. So kommen Sie mit sich selbstin Kontakt und werden möglicherweise Muster oder Motive erkennen, mit denen Sie weiter-arbeiten können. Sie erkennen so auch, ob und warum ein persönliches Ziel vielleicht nichtdas Richtige ist und was Sie sich stattdessen vornehmen können. Seite 15
  16. 16. Und warum erledigen Sie bestimmte Aufgaben?Schauen Sie aber nicht nur dahin, wo Sie Aufgaben vor sich herschieben, sondern beachtenSie bei Ihrer Analyse unbedingt auch, warum Sie manche Aufgaben sofort erledigen und wasdafür die Gründe sind. So finden Sie heraus, wann und wodurch Sie motiviert sind.…………………….Vielleicht ist auch einfach morgen ein besserer TagUnd manchmal macht das Verschieben einfach auch Sinn!Es gibt z.B. diese Zeiten, in denen wir die sprichwörtliche Aktion in Menschengestalt sind.Wir schaffen dann in wenigen Stunden Dinge zu erledigen, für die wir sonst Tage gebrauchthätten. Alles geht und leicht von der Hand und wir arbeiten unsere Aufgaben einfach so weg.An anderen Tagen, quälen wir uns mit den einfachsten Arbeiten und nichts klappt, wie essoll.…………………….. Seite 16
  17. 17. Zwei wirkungsvolle Denkanstöße zum Thema AufschieberitisWenn Sie nun eine Aufgabe haben, die Sie wirklich nicht länger aufschieben wollen oderkönnen, haben wir hier zwei sehr wirkungsvolle Denkanstöße für Sie:1. Schieben Sie heute Ihre Aufschieberitis auf2. Die Welt ist voller kostenloser MotivationstrainerWissen Sie eigentlich, wer der erfolgreichste und bestbezahlte Motivationstrainer auf derganzen Welt ist? Das Finanzamt. Früher oder später bringt das Finanzamt jeden von unsdazu zu handeln und endlich unsere verflixte Steuererklärung zu erledigen oder uns darumzu kümmern, dass sie erledigt wird.……………………………..Tipp 1: Bringen Sie den Stein ins RollenEs gibt ein physikalisches Gesetz - das so genannte Trägheitsgesetz - nachdem ein Körperin Bewegung eher dazu tendiert in Bewegung zu bleiben. Denken Sie nur einmal daran, wieschwierig es ist, ein Auto anzuschieben, aber wie leicht es fällt, es am Rollen zu halten.Was heißt das konkret für Sie? Wenn Sie sich zu etwas aufraffen wollen, fangen Sie miteinem kleinen Schritt an. Überlegen Sie sich, was der allerkleinste Schritt ist, den Sie tunkönnen und den tun Sie dann. Dann werden Sie merken, dass Sie ins Rollen gekommensind und Lust darauf bekommen, die anderen Schritte auch noch zu erledigen.Tipp 2: Planen Sie Ihre Aufgaben"Auch die längste Reise beginnt mit einem einzelnen Schritt."Chinesisches SprichwortWenn Sie eine Aufgabe haben, die zu groß ist, um an einem Tag erledigt zu werden, kannIhnen die Aufgabe von Anfang an schon so unüberwindlich erscheinen, dass Sie gar nichterst anfangen mögen. In einem solchen Fall macht es Sinn, eine große Aufgabe auf demPapier in viele kleine und einzeln zu bewältigende Teilaufgaben zu zerlegen. Die Teilschrittewirken dann viel motivierender.………………Extra-TippDamit Sie im Alltag nicht gerade dann, wenn es darauf ankommt, das Planen vergessen,können Sie ein kleines Schild schreiben, mit dem Sie sich daran erinnern, dass eine großeAufgabe systematisch in Einzelschritte aufgeteilt werden sollte. Am besten finden Sie dafürein witziges Bild zur Illustration. Seite 17
  18. 18. SchlussbemerkungenIch hoffe, ich kann Ihnen mit diesem Kurz-Ratgeber Appetit auf den Voll-Ratgeber machen?Sie erhalten ihn mit einer 60-Tage-Geld-zurück-Garantie unterhttp://aufräumen-tipps.de/ratgeber-ordnung .Herzliche GrüsseHans-Peter WolffTelefon: +49(0)203 8609764Telefax: +49(0)203 8609849E-Mail: wolffhanspeter@gmail.comInternet: www.ratgeber-ordnung.deBlog: http://aufräumen-tipps.deTwitter: http://twitter.com/hpw55Facebook: www.facebook.de/hanspeter.wolff1Xing: https://www.xing.com/profile/HansPeter_Wolff Seite 18

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