Este documento habla sobre los requisitos y características de los sistemas de gestión documental. Explica las fases para la implementación de un sistema de gestión de archivos como la definición del proyecto, diseño de la herramienta, implantación, formación de usuarios, explotación del sistema y acceso web. También describe los requisitos fundamentales para la implementación de un sistema de gestión documental y las generalidades de acuerdo con el Decreto 2609 de 2012 en Colombia.

1. GESTIÓN DOCUMENTAL II
TRABAJO
AUTOR
LINO HOKER PADILLA
GRUPO G4
TUTOR
LUZ MARINA ARIAS GONZÁLEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
SAN ANDRÉS, ISLA, COLOMBIA
2014

2. INTRODUCCIÓN
Los sistemas de gestión documental son programas de gestión de bases de datos que
disponen de una tecnología idónea para el tratamiento de documentos científicos,
culturales y técnicos. Estos sistemas difieren en aspectos fundamentales de los de gestión
de bases de datos convencionales, o de aplicación general, que se utilizan para la gestión
de documentos administrativos .
La industria informática, por motivos de marketing o, simplemente, por mal conocimiento
del sector, ofrece como documentales soluciones que sirven perfectamente para gestionar
documentos administrativos, pero no para gestionar documentación científico-técnica.
Por otro lado, en los departamentos de informática de las empresas, es frecuente que el
personal informático desconozca el hecho de que existen programas especialmente
diseñados para ese tipo de documentos y, normalmente, tienden a imponer aquellas
soluciones que conocen bien, pero que no proporcionan a los documentalistas las
herramientas adecuadas para su trabajo.

3. OBJETIVO GENERAL
Tener un conocimiento amplio de las generalidades que poseen los sistemas de
información, puesto que estamos un mundo globalizado y hay mucha competencia entre
los desarrolladores de estas herramientas.
OBJETIVOS ESPECIFICOS
• Conocer los requisitos para la su implementación de un SGD
• Investigar sobre las fases del proceso de implantación del Sistema de Gestión de
Archivos.
• Analizar las generalidades del sistema de Gestión Documental de acuerdo con el
Decreto 2609 de 2012.
• Entender las características de los sistemas de Gestión Documental de acuerdo a la
normatividad existente.

4. 2. SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Conjunto de operaciones y de técnicas, integradas en la gestión administrativa general,
basadas en el análisis de la producción, la tramitación y los valores de los documentos, que
se destinan a la planificación, el control, el uso, la conservación y la eliminación o la
transferencia de los documentos a un archivo, con el objetivo de racionalizar y unificar su
tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

5. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
FUNDAMENTALES O BASICOS
• La escalabilidad, o capacidad que tendrá el sistema de crecer en el tiempo sin perder
calidad en los servicios ofrecidos.
• La tolerancia a fallos, es decir, seguir funcionando aunque se haya producido una avería
en alguno de sus componentes.
• Disponibilidad en múltiples plataformas de hardware con distintos sistemas operativos;
permitiendo su administración local y remota a través de navegadores web. En este
caso se debe evaluar la seguridad para evitar que otras personas puedan acceder y
operar en sistema.
• Que cuente con herramientas de desarrollo, preferentemente en estándares abiertos y
que se tenga un excelente soporte técnico.

6. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE ENTRADA DE DOCUMENTOS AL SISTEMA
• Que el sistema permita distintos dispositivos de entrada como disco duro, Cd-rom, DVD,
escáner -con OCR por zonas-, fax-módem, entre otros.
• Que soporte distintos formatos de entrada (incluso multimedia), previniendo que el
sistema esté preparado para soportar nuevos formatos.
• Contar con un procedimiento automático de entrada masiva y control de errores.
DE INDEXACIÓN DE DOCUMENTOS EN EL SISTEMA
No está por demás indagar si el sistema permitirá indexación manual o automática y si
cuenta con capacidad para realizar resúmenes automáticos y su nivel de efectividad.
Además conocer los distintos criterios de indexación (pesos, frecuencias de aparición,
lingüísticas, estadísticas, tesauros, entre otros).

7. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS
• Se debe comprobar que el sistema documental tenga la capacidad de almacenar documentos
digitales por lo menos en su formato original, y en base a técnicas de comprensión avanzadas.
• Que el sistema permita seguir una estructura jerarquizada de almacenamiento carpetas,…) que
pueda configurarse para ajustarla a la estructura de la entidad.
• Que el sistema permita almacenar un gran volumen de datos, permitiendo dimensionar el sistema
de ficheros y la base de datos utilizada, usando para ello estándar de base de datos que puedan
estar trabajando de forma distribuida.
• Que permita definir backups o copias de seguridad periódicos de las bases de datos.
• Que permita un sistema de almacenamiento de históricos, en base a criterios de expurgo.

8. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE BUSQUEDA DE DOCUMENTOS
Es uno de los requisitos más importantes ya que el sistema no será útil si no es capaz de aportar los
documentos con su información en el momento oportuno.
• El sistema debe contar con un motor de búsqueda eficiente; búsquedas simultáneas; permita
búsqueda jerarquizada (navegación multinivel a través de carpetas, …), búsqueda por atributos
(título, tema, tipo de documento, fecha, autor,…), búsqueda en texto íntegro, búsquedas lógicas y
posicionales, búsqueda por palabras truncadas, búsqueda de variaciones singular/plural, búsqueda
sensible minúscula/mayúscula, búsqueda con tesauros, búsqueda con hipertextos, búsqueda
difusa (versiones extendidas de un término), búsqueda en lenguaje natural, y búsqueda en
distintas bases de datos distribuidas.
• Todas las búsquedas deben poder almacenarse y ampliar la búsqueda en Internet, completando la
información de la entidad con la información en red.
• El sistema debe soportar gran número de búsquedas simultáneas, de no ser así, lo más seguro es
que no servirá para largo plazo.

9. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE VISUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS
Es importante que el sistema cuente con una buena visualización de documentos, esta permite
realizarse a través de navegador web, en el formato original, de forma simultánea por un gran número
de usuarios; permite visualizar el resumen del documento y convertirlo si es necesario en otros
formatos.

10. 2.2 REQUISITOS QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA PARA LA IMPLEMENTACIÓN DE UN
SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL
DE MODIFICACIÓN DOCUMENTOS
El sistema debe permitir controlar las versiones de un documento, las modificaciones que se realicen
en él y quienes lo realicen.
DE DIFUSIÓN DE DOCUMENTOS
El sistema debe permitir el control de impresión de documentos consultados, el envío de los mismos
en distintos soportes y formas (correo electrónico, fax-moden), así como la distribución atreves de
conexiones a redes (publicaciones por fecebook, twiter, entre otros)
DE INTEGRACIÓN CON LOS DEMAS SISTEMAS TECNOLÓGICOS DE LA ENTIDAD
Existen muchas integraciones posibles por lo que debe comprobar que el Sistema de Gestión
Documental sea compatible con otras aplicaciones, plataformas de la organización, servidores y
sistemas operativos.

11. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.
FASES ACTIVIDAD
DEFINICIÓN DEL PROYECTO La definición del proyecto implica un estudio
detallado de la organización:
estructura orgánica, funciones, producción
administrativa, servicios, entre otros. El resultado
de este estudio es un documento de Análisis
funcional en el cual deben quedar especificados
los requerimientos que debe cumplir el programa
de gestión de archivos.
Esta fase la puede realizar una comisión
interdisciplinar de la propia organización, una
empresa de consultoría especializada en temas
archivísticos o un equipo conformado por ambas
partes, de quienes dependerá si la herramienta
definida es la correcta para cumplir con las
expectativas de la organización.

12. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.
FASES ACTIVIDAD
DISEÑO DE LA HERRAMIENTA
IMPLANTACIÓN
FORMACIÓN DE USUARIOS
En el diseño de la herramienta se deben seguir uno a uno
los parámetros establecidos en el documento de Análisis
funcional.
Se partirá de una migración de datos parcial el cual
permitirá hacer un análisis a la herramienta. Es deseable
aplicar un periodo de prueba en puestos estratégicos de
la organización con el fin de comprobar si efectivamente
la aplicación tiene todas las funcionalidades indicadas en
el análisis funcional.
Es recomendable que el personal de la organización,
futuros usuarios de la herramienta, tengan conocimiento
del proyecto, participen y hagan aportes al respecto, lo
que redundará en una mayor motivación para ellos y muy
seguramente se obtendrá un programa mucho más
completo.

13. 3. FASES QUE SE DEBEN DE TENER EN CUENTA DENTRO DEL PROCESO DE IMPLANTACIÓN
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE ARCHIVOS.
FASES ACTIVIDAD
EXPLOTACIÓN DEL SISTEMA
ACCESO WEB
En la fase de implantación del sistema en toda la
organización. Para este momento debe contar con todas
las funcionalidades activadas e incorporados los fondos
administrativos de la entidad.
Luego de pasar por todas las fases anteriores y certificar
que el sistema funciona de manera satisfactoria, se hará
la publicación en la Web y se asegurará el acceso de los
usuarios externos.

14. 4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL
DECRETO 2609 DE 2012.
GENERALIDADES EXPLICACIÓN
Organizar los documentos físicos y
electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadros de
clasificación documental.
Establecer plazos de conservación y
eliminación para la información y los
documentos electrónicos de archivo
en tablas de retención documental
(TRD) y tablas de valoración
documental (TVD).
Ejecutar procesos de eliminación
parcial o completa de acuerdo con los
tiempos establecidos en las TRD o
TVD.
Las entidades deberán tener elaborados sus CCD, donde
se incluya la información física y la electrónica y de esta
forma organizar la documentación en las Secciones y
subsecciones, series y subseries correspondientes.
Las TRD y la TVD de la entidad deberán incluir los
documentos electrónicos de archivo, para garantizar su
preservación.
La entidad deberá garantizar la preservación de los
documentos electrónicos de archivo, y su eliminación o
destrucción se hará de acuerdo a lo fijado en las
respectivas TRD o TVD.

15. 4. GENERALIDADES DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DE ACUERDO CON EL
DECRETO 2609 DE 2012.
GENERALIDADES EXPLICACIÓN
Garantizar la autenticidad de los
documentos de archivo y la información
conexa (metadatos) a lo largo del ciclo de
vida del documento.
Mantener la integridad de los documentos,
mediante agrupaciones documentales, en
series y subseries.
Permitir y facilitar el acceso y
disponibilidad de los documentos de
archivo por parte de la ciudadanía y de la
propia entidad, cuando sean requeridos.
Preservar los documentos y sus
agrupaciones documentales, en series y
subseries, a largo plazo,
independientemente de los
procedimientos tecnológicos utilizados
para su creación.
La entidad deberá planificar adecuadamente el uso y
preservación de los documentos electrónicos de archivo, y tomará
las medidas necesarias para garantizar la originalidad del
documento y sus metadatos.
Los documento electrónicos de archivo, así como los documentos
físicos, deberán estar contenidos en agrupaciones documentales
(expedientes), las cuales se clasificaran en series y subseries.
Los documentos de archivo son públicos, por lo tanto las
entidades deberán garantizar el acceso a dicha información, tanto
a los usuarios externos como internos.
Las entidades públicas deberán garantizar la recuperación de la
información, en el tiempo, según lo establezca sus TRD y TVD ya
sean producidos en soporte papel o electrónico

16. 5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(DECRETO 2609 DE 2012)
CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN
CONFORMIDAD
INTEROPERABILIDAD
SEGURIDAD
METADESCRIPCIÓN
ADICIÓN DE CONTENIDOS
DISEÑO Y FUNCIONAMIENTO
Los sistemas de información deben ser un complemento de la Gestión
Documental de la entidad, facilitando todo los proceso de la misma, sobre todo
en el tema de la recuperación de la información y del accedo a la misma.
Los sistemas de gestión documental se deben armonizar con los de mas
sistemas de información de la entidad.
Los sistemas de gestión documental de las entidades deben contar protocolos
de seguridad informática, para garantizar la preservación de la información.
Los metadatos que se generen deben ser regulados y documentado para
entidad, y el software o aplicación que se utilicé deben permitir la inclusión de
los mismos.
Los sistemas de gestión documental deben garantizar la inclusión de
metadatos a los documentos sin violar su originalidad.
El software que se utilice debe ser agradable visualmente para los usuarios y
de fácil manejo.

17. 5. CARACTERISTICAS DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DOCUMENTAL
(DECRETO 2609 DE 2012)
CARACTERISTICAS EXPLICACIÓN
GESTIÓN DISTRIBUIDA
DISPONIBILIDAD Y ACCESO
NEUTRALIDAD TECNOLÓGICA
Los sistemas de gestión documental deben ofrecer capacidades para importar
y exportar masivamente los documentos, desde y hacia otros sistemas de
gestión documental.
Los sistemas de gestión de documentos electrónicos (SGDE) debe asegurar la
autenticidad, integridad, inalterabilidad, accesibilidad, interpretación y
comprensión de los documentos electrónicos en su contexto original, así como
su capacidad de ser procesados y reutilizados en cualquier momento.
El Estado garantizará la libre adopción de tecnologías, teniendo en cuenta
recomendaciones, conceptos y normativas de los organismos internacionales
competentes e idóneos en la materia, que permitan fomentar la eficiente
prestación de servicios, contenidos y aplicaciones que usen Tecnologías de la
Información y las Comunicaciones y garantizar la libre y leal competencia, y
que su adopción sea armónica con el desarrollo ambiental .

18. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
Funcionarios que atendieron la visita:
Cesar James Bryan, Secretario General
Margiana Cristopher Tinocco, Técnico, Archivo y Correspondencia
Claudia Mendoza Herrera, Profesional Universitario, Sistemas.

19. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
SICO MODULOS DE CORRESPONDECIA Y ARCHIVO
La Gobernación de San Andrés, cuenta con un sistema de Gestión Documental llamado SICO (Sistema
Integrado de Comunicaciones Oficiales), este software consta de dos módulos, un módulo de
administración de Correspondencia y otro módulo de Archivo o Gestión Documental.

20. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
Desde la Oficina de Archivo y Correspondencia se emiten las directrices para el funcionamiento
administrativamente de todo el sistema, y desde la Oficina de Sistemas se da todo el soporte técnico
para el buen funcionamiento del mismo.

21. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
MODULO DE CORRESPONDENCIA
El proceso de recepción documental se hace desde la ventanilla única de correspondencia, donde se encargan de
recibir, registrar, radicar, digitalizar y distribuir la correspondencia oficial que ingresa a la Gobernación, por medio
del sistema de gestión documental SICO. Este sistema opera en red por lo tanto todos las oficinas tienen acceso a el,
y las documentación administrada desde la ventanilla única de correspondencia se puede visualizar en tiempo desde
las oficinas responsables del trámite correspondiente.

22. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
MODULO DE ARCHIVO
El Modulo de Archivo o Gestión Documental de SICO, esta diseñado para que en cada dependencia digitalicen la
documentación producida por las mismas en el cumplimiento de sus funciones, las cuales se indexan según las
características del documento, y se almacén electrónicamente en series y subseries documentales.
INDEXACIÓN: Los campos de indexación se pueden ampliar según la necesidad, en el momento se tienen los
siguientes: sección, subsección, serie, subserie, tipo documental, Deposito, cuerpo, estantería, entrepaño, caja,
archivador, gaveta y número de carpeta

23. 6. ENTIDAD VISITADA, GOBERNACIÓN DE SAN ANDRÉS, PROVIDENCIA
Y SANTA CATALINA
¿Qué se ha tenido en cuenta para la preservación de documentos en ambientes electrónicos?
Según me informo la Ingeniera del grupo de sistemas, los documentos se almacén en servidores que tiene toda la
capacidad necesaria y se le hace Backup periódicamente, y la información se guarda en dos edificios diferentes.
Igualmente los servidores están ubicados en depósitos que cumplen con todas las condiciones de seguridad y
ambiente para la conservación de la información. Y se cuenta con todas las licencias y hay una empresa contratada
que actualiza y brinda la seguridad informática.
¿Cuáles son los criterios que se han tenido en cuenta para la selección del sistema de Gestión de documentos?
Bueno en el tema de documento electrónico y preservación del mismo, hay muchas cosas que aún no se han
definido pero se trato de adquirir una herramienta que cumpliera con las normas exigidas y conocidas por la entidad
en este tema, de igual forma el sistema es flexible y se va actualizando y corrigiendo los errores, y se implementan
temas nuevos día a día según nuestras posibilidades. Un aspecto fundamental es que el software es amigable con los
demás sistemas que tenemos en la entidad.
¿De qué manera logran garantizar la integridad de la información en el sistema?
Como se mencionó anteriormente la seguridad informática es esencial para cumplir con esta meta, y hasta el
momento no hemos tenido problemas de perdida de información, parcial o total. Sabemos que aún no contamos con
todas las garantías de poder decir que estamos cumpliendo con todo lo que se necesita para cumplir al 100% con lo
exigido, pero estamos haciendo los esfuerzos y viendo las necesidades y las posibilidades de la entidad, todo este
temas es bastante complejo, pero estamos en el camino correcto.

24. CONLUSIONES
Con este trabajo podemos concluir que los sistemas de información son una herramienta
esencial en el logro de los objetivos de la Gestión Documental, sobre todo en la
recuperación del documento y en la garantía de acceso la información.
Que al momento de selección un sistema de gestión documental debemos tener muy claro
que es lo que nuestra entidad necesita y que el mismo cumpla con las condiciones
generales y legales para la recuperación, conservación e integridad de la información a
largo plazo.

25. BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org/wiki/Gesti%C3%B3n_documental
http://www.elprofesionaldelainformacion.com/contenidos/1993/mayo/qu_es_un_sistema
_de_gestin_documental.html
https://www.supernotariado.gov.co/portalsnr/images/archivosupernotariado/manualiris
documental/Paso%20a%20Paso_Linea%20de%20Produccion.pdf