1. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011
Eventmanagement Events
• Events und Eventmanagement
Eventmanagement • sichere und erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung,
Erfolgreiche Veranstaltungen
Ef l i h V t lt • Zusatznutzen einer Erlebnisorientierung und Einmaligkeit.
Einmaligkeit
Prof. Dr. Ulrich D. Holzbaur
Eventkonzept: erfolgreiche Durchführung:
Veranstaltung Projekt + Prozess
+ Zusatznutzen
Eventkonzept Veranstaltungsmanagement
Evententwicklung Veranstaltungsorganisation
Erlebnis Erfolg und Risiko Projektmanagement Ressourcen, Randbedingungen, Infrastruktur, Logistik
Zielgruppe Nutzen Erlebnis Management Projekt Projektmanagement, Management, Phasenkonzept
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Eventplanung - Strategie und Entwicklung Eventplanung - Veranstaltungsplanung
Ziel: Organisation: Infrastruktur:
Was wollen wir mit wie bekommen wir
Budget: Was muss vor Ort
dem Event erreichen? das Event hin?
Wie viel darf das aufgebaut und
Zielgruppe:
Event kosten? vorhanden sein?
Wen sollen das
Event ansprechen? Art:
Clou:
Was für ein Event
Was zeichnet das Einladung: Personal:
soll es werden? Logistik:
Event aus? wie erfährt die wer wirkt beim
Wie kommen Waren
Zielgruppe vom Event? Event mit?
Zeit: und Personen zum
Wann soll das Event Event?
stattfinden? Teilnehmer:
Wer soll am Event Öffentlichkeit: Ort:
teilnehmen? Wo soll das Event Verpflegung: Kosten:
wie informieren wir über das wie wird Essen und
stattfinden? Wie wird die finanzielle
Event? Trinken gestaltet? Seite geregelt?
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Eisberg Planung und Vorbereitung Was macht ein Event aus?
Wenn´s losgeht ist alles vorbei • Wahrnehmung
• Veranstaltung
• Ereignis, Erinnerungswert, Erlebnis
Veranstaltung • Positivität, Gutes Gefühl
Unmittelbares Umfeld, • Gruppenerlebnis
Aufbau, Abbau, Logistik • Symbolik, Gefühl
• Aktivität, Aktivierung, Aktion
Planung, Vorbereitung, Nachbereitung • USP, Einzigartigkeit
• Marke,
Marke Begriffe
• Verbindung von Eindrücken und Symbolik
personeller, materieller, organisatorischer und • ich und wir
finanzieller Hintergrund und Unterstützung (Träger) • Geplantheit, Gestaltung, Inszenierung,
• Vielfachheit von Ereignissen, Medien und Wahrnehmungen
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Wie macht man ein Event? Meilensteine als Basis der Planung
• Wahrnehmung • Dokumentation des Status:
• Geplantheit, Inszenierung • Was haben wir ? Wo stehen wir ?
• Gestaltung, Drehbuch
• Sind wir da, wo wir sein wollen ?
da
• Sind die nötigen Entscheidungen getroffen?
• Veranstaltung, Ereignis
• Synchronisation
• Positivität, Gutes Gefühl, Freude • Gleicher Entscheidungsstand
• Beziehung, Emotionale Nähe • Eingehen von Verbindlichkeiten
• Gruppenerlebnis, Einbindung • Abbruch/ Verschiebung
• Symbolik, Emotion, Euphorie • Committment/ Countdown
• Aktivität,
Aktivität Aktivierung • Meilensteine
• Ereignisse
• Aktion, Stress
• Ergebnisse (Dokumente, Reviews)
• Marke, Begriffe, USP • Entscheidungen, Gates
• Zusatznutzen • Phasenabschlüsse
• Vielfalt • Grobgerüst
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Phasen und Meilensteine (Gates) Phasen
• M0: Idee • Initialisierung: Definition und Festlegung des Events, Vorlage für
Initialisierungsphase Entscheidungsträger
• M1 go/nogo
M1: / • St t Pl
Start: Planungsphase: Aufgabenverteilung, Teambildung
h A f b t il T bild
Startphase, Planungsphase Ablaufplanung, Grobplanung
• M2: goon/ stop • Vorbereitung: Feinplanung: Vorbereitung und Organisation des Events
Vorbereitungsphase Aufträge und Bestellungen, Einladungen
• M3: point of no return • Anlauf: Hochlaufen des Events:
Anlaufphase, Aufbauphase Aktivitäten vor Ort, Aufbau, Anlieferung, Anreise
• M4: doors open • Aktiv: Ablauf des Events: von der Eröffnung bis zur Schließung. Dauer
Aktive Eventphase des Verhältnisses Gastgeber - Gast/Besucher
• M5: Ende • Nachlauf: Beendigung des Events:
Nachlaufphase, Abbauphase Aktivitäten vor Ort, Abbau, Rückgabe, Rückreise,
• M6: Beendigung • Nachbereitung: Abschließende organisatorische Arbeiten
Nachbereitungsphase Auswertung, Finanzieller Abschluss
• M7: Projektende
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Meilensteine - Entscheidungen M0 idee
• M0: Idee des Events wird geboren, • Idee des Events wird geboren,
Vision und Rahmen „liegen in der Luft“ • Vision und Rahmen „liegen in der Luft“
• M1 go/nogo. E t hl
M1: / Entschluss, das Event zu veranstalten, Interne
d E t t lt I t ⇒ Initialisierungsphase
Bekanntgabe, Festlegung von Träger und Projektleiter) • Definition und Festlegung des Events
• M2: goon/ stop: Entscheidung für die Vorbereitung, Mittelfestlegung, • Vorlage für Entscheidungsträger
going publik: Bekanntgabe des Events
• Strategie, Ziele Ziele
• M3: point of no return. Start der Anlaufphase: Aktivierung und Abrufen • Evententwicklung: Idee und Grobkonzept
der Planung: jetzt entstehen Kosten im größeren Umfang
• M4: doors open: Start des Events, offizielle Eröffnung, Begrüßung
• M5: Ende: Ende des Events offizieller Schluss Verabschiedung
Events, Schluss,
• M6: Beendigung: Schluss der Aktivitäten, Rechnungsschluss
Ideen
• M7: Projektende: Projekt abgeschlossen
Konzept
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M1 go/nogo M2: goon/ stop:
• go/nogo. • Entscheidung für die Vorbereitung (oder den Abbruch)
• Entschluss, das Event zu veranstalten (oder die Planung abzubrechen) • Mittelfestlegung
• Interne Bekanntgabe • going publik: Bekanntgabe des Events,
• Festlegung von Träger und Projektleiter (ab jetzt gibt es das Event intern) (ab jetzt bringt ein Abbruch finanzielle und ideelle Schäden)
⇒ Start: Planungsphase: ⇒ Vorbereitung: Feinplanung:
• Aufgabenverteilung, Teambildung, Ablaufplanung, Grobplanung • Vorbereitung und Organisation des Events
• Evententwicklung -> Projektmanagement • Evententwicklung: Programm
• Aufträge und Bestellungen, Einladungen
• Feedback zum Event einholen
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M3: point of no return M4: doors open
• Start der Anlaufphase: • Start des Events, offizielle Eröffnung
• Aktivierung und Abrufen der Planung: Begrüßung (eventuell später)
jetzt t t h K t i
j t t entstehen Kosten im größeren Umfang
öß U f • B i d Verhältnisses Gastgeber - G t/B
Beginn des V hält i G t b Gast/Besucher
h
(Letzte Entscheidungsmöglichkeit, Abbrechen danach kaum möglich) ⇒ Aktiv: Ablauf des Events:
⇒ Anlauf: Hochlaufen des Events: • von der Eröffnung bis zur Schließung.
• Aktivitäten vor Ort, Aufbau, Anlieferung, Anreise • Einzelevents, z.B.:
• Entwicklung der TN-Zahl beobachten • Begrüßung
• Dynamik und positives Gruppengefühl entwickeln
• Aktivitäten, auch zeitlich und räumlich verteilt
• Ruhepausen Verpflegung
Ruhepausen,
• Kontaktaufbau
• Verabschiedungen
• giveaways
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M5: Ende M6: Beendigung
• Ende des Events, offizieller Schluss • Schluss der Aktivitäten vor Ort
Verabschiedung (eventuell früher) ⇒ Nachbereitung
• E d des Verhältnisses Gastgeber - G t/B
Ende d V hält i G t b Gast/Besucher
h • Rechnungsabschluss (soweit möglich)
⇒ Nachlauf, Abbauphase • Abschließende organisatorische Arbeiten
• Beendigung des Events • Auswertung, Finanzieller Abschluss
• Aktivitäten vor Ort, Abbau, Rückgabe, • Lessons learned, Dokumentation
• Rückreise • Danksagungen
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M7: Projektende Eventerfolg
• Projekt abgeschlossen Vision Planung Implementierung
• Rechnungsschluss: Problem der Zuordnung zukünftiger Kosten / Erträge
• F l
Folgeprojekte
j kt Herausragendes
Sahnehäubchen
• Kontaktpflege
Erlebnis
• Lessons learned 4 5
Event Norm
3 6 Standard
Physische Aktivitäten
1 2 7
Planungsaktivitäten Sicherheit
0 Risiko
Eventmanagement
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