Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur                                                                                   ...
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  1. 1. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011 Eventmanagement Events • Events und Eventmanagement Eventmanagement • sichere und erfolgreiche Durchführung einer Veranstaltung, Erfolgreiche Veranstaltungen Ef l i h V t lt • Zusatznutzen einer Erlebnisorientierung und Einmaligkeit. Einmaligkeit Prof. Dr. Ulrich D. Holzbaur Eventkonzept: erfolgreiche Durchführung: Veranstaltung Projekt + Prozess + Zusatznutzen Eventkonzept Veranstaltungsmanagement Evententwicklung Veranstaltungsorganisation Erlebnis Erfolg und Risiko Projektmanagement Ressourcen, Randbedingungen, Infrastruktur, Logistik Zielgruppe Nutzen Erlebnis Management Projekt Projektmanagement, Management, Phasenkonzept Projektmanagement 1 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 5 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Eventplanung - Strategie und Entwicklung Eventplanung - Veranstaltungsplanung Ziel: Organisation: Infrastruktur: Was wollen wir mit wie bekommen wir Budget: Was muss vor Ort dem Event erreichen? das Event hin? Wie viel darf das aufgebaut und Zielgruppe: Event kosten? vorhanden sein? Wen sollen das Event ansprechen? Art: Clou: Was für ein Event Was zeichnet das Einladung: Personal: soll es werden? Logistik: Event aus? wie erfährt die wer wirkt beim Wie kommen Waren Zielgruppe vom Event? Event mit? Zeit: und Personen zum Wann soll das Event Event? stattfinden? Teilnehmer: Wer soll am Event Öffentlichkeit: Ort: teilnehmen? Wo soll das Event Verpflegung: Kosten: wie informieren wir über das wie wird Essen und stattfinden? Wie wird die finanzielle Event? Trinken gestaltet? Seite geregelt? Projektmanagement 6 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 7 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 1
  2. 2. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011 Eisberg Planung und Vorbereitung Was macht ein Event aus? Wenn´s losgeht ist alles vorbei • Wahrnehmung • Veranstaltung • Ereignis, Erinnerungswert, Erlebnis Veranstaltung • Positivität, Gutes Gefühl Unmittelbares Umfeld, • Gruppenerlebnis Aufbau, Abbau, Logistik • Symbolik, Gefühl • Aktivität, Aktivierung, Aktion Planung, Vorbereitung, Nachbereitung • USP, Einzigartigkeit • Marke, Marke Begriffe • Verbindung von Eindrücken und Symbolik personeller, materieller, organisatorischer und • ich und wir finanzieller Hintergrund und Unterstützung (Träger) • Geplantheit, Gestaltung, Inszenierung, • Vielfachheit von Ereignissen, Medien und Wahrnehmungen Projektmanagement 8 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 9 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Wie macht man ein Event? Meilensteine als Basis der Planung • Wahrnehmung • Dokumentation des Status: • Geplantheit, Inszenierung • Was haben wir ? Wo stehen wir ? • Gestaltung, Drehbuch • Sind wir da, wo wir sein wollen ? da • Sind die nötigen Entscheidungen getroffen? • Veranstaltung, Ereignis • Synchronisation • Positivität, Gutes Gefühl, Freude • Gleicher Entscheidungsstand • Beziehung, Emotionale Nähe • Eingehen von Verbindlichkeiten • Gruppenerlebnis, Einbindung • Abbruch/ Verschiebung • Symbolik, Emotion, Euphorie • Committment/ Countdown • Aktivität, Aktivität Aktivierung • Meilensteine • Ereignisse • Aktion, Stress • Ergebnisse (Dokumente, Reviews) • Marke, Begriffe, USP • Entscheidungen, Gates • Zusatznutzen • Phasenabschlüsse • Vielfalt • Grobgerüst Projektmanagement 10 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 11 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 2
  3. 3. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011 Phasen und Meilensteine (Gates) Phasen • M0: Idee • Initialisierung: Definition und Festlegung des Events, Vorlage für Initialisierungsphase Entscheidungsträger • M1 go/nogo M1: / • St t Pl Start: Planungsphase: Aufgabenverteilung, Teambildung h A f b t il T bild Startphase, Planungsphase Ablaufplanung, Grobplanung • M2: goon/ stop • Vorbereitung: Feinplanung: Vorbereitung und Organisation des Events Vorbereitungsphase Aufträge und Bestellungen, Einladungen • M3: point of no return • Anlauf: Hochlaufen des Events: Anlaufphase, Aufbauphase Aktivitäten vor Ort, Aufbau, Anlieferung, Anreise • M4: doors open • Aktiv: Ablauf des Events: von der Eröffnung bis zur Schließung. Dauer Aktive Eventphase des Verhältnisses Gastgeber - Gast/Besucher • M5: Ende • Nachlauf: Beendigung des Events: Nachlaufphase, Abbauphase Aktivitäten vor Ort, Abbau, Rückgabe, Rückreise, • M6: Beendigung • Nachbereitung: Abschließende organisatorische Arbeiten Nachbereitungsphase Auswertung, Finanzieller Abschluss • M7: Projektende Projektmanagement 12 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 13 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Meilensteine - Entscheidungen M0 idee • M0: Idee des Events wird geboren, • Idee des Events wird geboren, Vision und Rahmen „liegen in der Luft“ • Vision und Rahmen „liegen in der Luft“ • M1 go/nogo. E t hl M1: / Entschluss, das Event zu veranstalten, Interne d E t t lt I t ⇒ Initialisierungsphase Bekanntgabe, Festlegung von Träger und Projektleiter) • Definition und Festlegung des Events • M2: goon/ stop: Entscheidung für die Vorbereitung, Mittelfestlegung, • Vorlage für Entscheidungsträger going publik: Bekanntgabe des Events • Strategie, Ziele Ziele • M3: point of no return. Start der Anlaufphase: Aktivierung und Abrufen • Evententwicklung: Idee und Grobkonzept der Planung: jetzt entstehen Kosten im größeren Umfang • M4: doors open: Start des Events, offizielle Eröffnung, Begrüßung • M5: Ende: Ende des Events offizieller Schluss Verabschiedung Events, Schluss, • M6: Beendigung: Schluss der Aktivitäten, Rechnungsschluss Ideen • M7: Projektende: Projekt abgeschlossen Konzept Projektmanagement 14 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 15 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 3
  4. 4. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011 M1 go/nogo M2: goon/ stop: • go/nogo. • Entscheidung für die Vorbereitung (oder den Abbruch) • Entschluss, das Event zu veranstalten (oder die Planung abzubrechen) • Mittelfestlegung • Interne Bekanntgabe • going publik: Bekanntgabe des Events, • Festlegung von Träger und Projektleiter (ab jetzt gibt es das Event intern) (ab jetzt bringt ein Abbruch finanzielle und ideelle Schäden) ⇒ Start: Planungsphase: ⇒ Vorbereitung: Feinplanung: • Aufgabenverteilung, Teambildung, Ablaufplanung, Grobplanung • Vorbereitung und Organisation des Events • Evententwicklung -> Projektmanagement • Evententwicklung: Programm • Aufträge und Bestellungen, Einladungen • Feedback zum Event einholen Projektmanagement 16 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 17 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 M3: point of no return M4: doors open • Start der Anlaufphase: • Start des Events, offizielle Eröffnung • Aktivierung und Abrufen der Planung: Begrüßung (eventuell später) jetzt t t h K t i j t t entstehen Kosten im größeren Umfang öß U f • B i d Verhältnisses Gastgeber - G t/B Beginn des V hält i G t b Gast/Besucher h (Letzte Entscheidungsmöglichkeit, Abbrechen danach kaum möglich) ⇒ Aktiv: Ablauf des Events: ⇒ Anlauf: Hochlaufen des Events: • von der Eröffnung bis zur Schließung. • Aktivitäten vor Ort, Aufbau, Anlieferung, Anreise • Einzelevents, z.B.: • Entwicklung der TN-Zahl beobachten • Begrüßung • Dynamik und positives Gruppengefühl entwickeln • Aktivitäten, auch zeitlich und räumlich verteilt • Ruhepausen Verpflegung Ruhepausen, • Kontaktaufbau • Verabschiedungen • giveaways Projektmanagement 18 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 19 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 4
  5. 5. Projektmanagement Prof. Dr. U. Holzbaur 22.05.2011 M5: Ende M6: Beendigung • Ende des Events, offizieller Schluss • Schluss der Aktivitäten vor Ort Verabschiedung (eventuell früher) ⇒ Nachbereitung • E d des Verhältnisses Gastgeber - G t/B Ende d V hält i G t b Gast/Besucher h • Rechnungsabschluss (soweit möglich) ⇒ Nachlauf, Abbauphase • Abschließende organisatorische Arbeiten • Beendigung des Events • Auswertung, Finanzieller Abschluss • Aktivitäten vor Ort, Abbau, Rückgabe, • Lessons learned, Dokumentation • Rückreise • Danksagungen Projektmanagement 20 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 21 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 M7: Projektende Eventerfolg • Projekt abgeschlossen Vision Planung Implementierung • Rechnungsschluss: Problem der Zuordnung zukünftiger Kosten / Erträge • F l Folgeprojekte j kt Herausragendes Sahnehäubchen • Kontaktpflege Erlebnis • Lessons learned 4 5 Event Norm 3 6 Standard Physische Aktivitäten 1 2 7 Planungsaktivitäten Sicherheit 0 Risiko Eventmanagement Projektmanagement 22 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 Projektmanagement 34 Prof. Dr. U. D. Holzbaur 22.05.2011 5

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