Die Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen ist ziemlich knifflig geworden: Einerseits wachsen die Volumen stark, und andererseits vervielfachen sich die Quellen der Dokumente. Deshalb kann die Leitung eines ECM-Projekts zu einer echten Herausforderung werden. Im Folgenden einige Tipps, um das Projekt erfolgreich durchzuführen.

1. THEMA
SCHWERPUNKT: ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
Die Herausforderungen beim Einführen einer
Enterprise-Content-Management-Lösung
Die Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen ist ziemlich knifflig geworden: Einerseits wachsen die Volumen stark,
und andererseits vervielfachen sich die Quellen der Dokumente. Deshalb kann die Leitung eines ECM-Projekts zu einer
echten Herausforderung werden. Im Folgenden einige Tipps, um das Projekt erfolgreich durchzuführen. Vladimir Petrov
Ein Enterprise-Content-Management-System
(ECM) dient dazu, Dokumente eines Unternehmens zu verwalten, die unstrukturiert in
elektronischer oder physischer Form vorliegen. Das unterscheidet es von Lösungen zur
Verwaltung von strukturierten Daten wie etwa
Datenbanken. Typischerweise bietet ein ECM
die Tools für:
• Die Datenerfassung mit Tools für die Digitalisierung von physischen Dokumenten, die
Erfassung von Dokumenten aus Drittsystemen (z. B. ERP) oder die automatische Sammlung von E-Mails.
• Die Datenspeicherung, vor allem das Dokumentenmanagement und Tools zur Kategorisierung von Dokumenten sowie die integrierte Suche.
• Die Datenverwaltung mit sämtlichen Funktionen für die Collaboration (gemeinsames
Arbeiten, Dokument-Sharing, Versionskontrolle, Veröffentlichung). Die Idee des Business
Process Management wird häufig durch Workflows umgesetzt, die vom schlichten Routing
der Dokumente (Prüfung und Genehmigung)
bis hin zur komplexen Bearbeitung reicht.
• Die Aufbewahrung der Daten und Archivierungsfunktionen unter Einhaltung der gültigen Standards und Richtlinien. E-DiscoveryTools können dieses Modul ergänzen.
Die Herausforderungen
Wie alle grossen Informatikprojekte deckt
ein ECM-Projekt gleichzeitig eine organisatorische und eine technische Dimension ab.
Ohne einen massgeschneiderten und gut vorbereiteten Ansatz gerät ein ECM-Projekt leicht
ausser Kontrolle. Eine Studie der AIIM (Associ-
Vladimir Petrov ist
Managing Architect
Collaborative Solutions bei Insentia.
ation for Information and Image Management,
www.aiim.org) besagt, dass es bei 66 Prozent
aller ECM-Projekte Probleme gibt, vor allem
aufgrund der beteiligten Personen und Verfahren. Der Hauptgrund dafür ist der Mangel
an Planung, Kommunikation, Innovation oder
Erfahrung. Die technischen Ursachen liegen
im Design oder in der Implementierung. Die
Technik an sich ist paradoxerweise nur selten
das Problem.
Bei der Leitung eines ECM-Projekts müssen viele Herausforderungen gemeistert werden. Zu den Wichtigsten gehören:
1. Der Nachweis des Nutzens: Die Berechnung
des ROI ist oft schwierig. Zwar sind die Vorteile
real, aber schwer messbar, wie etwa die gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit, die mit einer solchen Lösung verbunden ist.
2. Der Faktor Mensch: Wenn die Anwender
herkömmliche Tools aufgeben müssen, ohne
die Vorteile der neuen Lösung zu verstehen
und zu nutzen, kann dies die ECM-Einführung
wesentlich bremsen.
3. Die Angst vor dem Sharing: Manche Menschen haben vielleicht Angst, ihre Informationen und damit einen Teil ihrer Arbeit weiterzugeben. Das Daten-Sharing ist aber ein
wesentlicher Bestandteil des ECM.
4. Das Eigentum: Ein Dokument ist Eigentum
des Unternehmens und nicht der Person, die
es erstellt hat. ECM ist vor allem ein Tool, mit
dem die Dokumentenerstellung auf mehrere
Personen aufgeteilt werden kann. Damit lässt
sich die Arbeitsqualität erhöhen und die Signifikanz der Informationen verbessern.
5. Die Migration: Die Vorbereitung der Migration ist das A und O. Sie kann sich wegen
der heterogenen Datenstrukturen schwierig gestalten. Das richtige Vorgehen ist der
Schlüssel zur erfolgreichen Realisierung dieses Übergangs.
6. Die IT-Abteilung muss davon überzeugt
sein, dass sie durch das ECM-Projekt die zahlreichen vorhandenen oder künftigen Tools
optimieren kann.
Die grösste Herausforderung bei ECM-Projekten liegt jedoch in ihrem riesigen Umfang
Bei 66 Prozent aller ECM-Projekte kommt es zu
Problemen aufgrund der beteiligten Personen
und Verfahren. Bild: Fotolia
und der logischen Folge davon: Das Projekt
wird nie wirklich abgeschlossen sein.
Start small, finish big
Um die Risiken zu minimieren, empfiehlt es
sich, das Projekt in drei Hauptphasen zu gliedern. Erstens gilt es, die Grundlagen für das
ECM zu schaffen. Eine zuverlässige und nachhaltige technische Grundlage ist der Dreh- und
Angelpunkt der künftigen Lösung. Das wichtigste Ziel ist es, die wesentlichen dokumentarischen Anforderungen zu erfüllen und sie
mit den Unternehmenszielen in Einklang zu
bringen. Die künftige ECM-Lösung muss in der
360-Grad-ICT-Umgebung des Unternehmens
aufgehen. Sie muss in das übrige Informationssystem der Firma eingebettet und integriert
werden. Zweitens soll ein Pilotprojekt lanciert
werden. Dabei ist es wichtig, regelmässig und
konkret mit den Businessabteilungen darüber zu kommunizieren. Die Einbindung der
Produktivitätstools muss im Auge behalten
werden. Das ECM muss als natürliche Erweiterung der Office-Tools angesehen werden. Drittens hilft eine iterative Vorgehensweise, die
sich auch bei anderen Projekten immer wieder
bewährt: «Start small, finish big.» Die Einführung eines ECM erfordert ein hohes Mass an
funktionaler Erfahrung und starke technische
Kompetenzen in der Integration. Ein methodischer und pragmatischer Ansatz ermöglicht es,
die Risiken gering zu halten. <
22/2012 © netzmedien ag
26