Este documento presenta información sobre la gerencia del tiempo en proyectos. Explica conceptos clave como la definición y secuenciación de actividades, la estimación de recursos, duraciones y desarrollo de la programación. El autor, Hernan Ortiz, es un experto en gerencia de proyectos que imparte un diplomado sobre este tema, en el que cubre aspectos como la construcción de la red de actividades del proyecto y el cálculo de fechas tempranas, tardías e holguras.
1. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 1
Diplomado en Gerencia de Proyectos
Junio de2013
Módulo – Gerenciadel Tiempo
Ing. Hernán Ortiz A. MBA, PMP
jun-13
Estematerialespropiedadde
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Gerencia de Proyectos
Gerencia del Tiempo
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Principios*
• Un proyecto tiene una justificación de negocios
continua
• Los equipos de Proyecto aprenden de sus
experiencias previas
• Un proyecto tiene roles y responsabilidades
definidos y acordados en una estructura
organizacional que compromete los intereses del
negocio, usuarios y proveedores
• Un proyecto es planeado, monitoreado y
controlado por etapas
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Principios*
• Un proyecto tiene definidas tolerancias para cada
objetivo del proyecto, que permitan establecer
limites de delegación de autoridad
• Un proyecto se focaliza en la definición y entrega
de productos, en particular sus requerimientos de
alcance y calidad
• La metodología* es adaptada al ambiente del
proyecto, su tamaño, complejidad, importancia,
capacidad y riesgo
*Tomado de Prince2 - OGC
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Contextualización
• Cuales casos están llevando en el diplomado?
• Como se definieron los resultados ?
• Existe algún diseño o modelo de los resultados?
• Tienen documentados los requerimientos ?
• Esta claro el caso de negocio del proyecto?
• Tienen definido un ciclo de vida o se ha tomado
alguno de referencia?
• Que tanto han adelantado en los temas de
alcance?
• Están listos para hacer la programación?
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• Definición de actividades
Para estimar el tiempo del proyecto es necesario
identificar las actividades y secuenciarlas en el
correcto orden
La identificación y definición de actividades
consiste en descomponer los paquetes de
trabajo del WBS
Muchas veces este proceso se realiza durante la
construcción del WBS
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• Secuenciación de actividades
Una vez identificadas las actividades, es
necesario secuenciarlas en orden lógico y
encontrar las dependencias entre ellas
El resultado mas importante de este proceso es
un diagrama de red
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3 Actividad 4
Actividad 5
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6.3 Secuenciar
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Secuenciar Actividades
5.3 Definir
Alcance
• Lista de Actividades
• Hitos
• Atributos de actividades
•Actualización Documentos
6.1 Planear
Programación
Organización
Documentos
Proyecto
• Declaración del alcance
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
6.2 Definir
Actividades
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• Definiciones Importantes
Dependencias Mandatorias (hard logic)
Dependencias discrecionales (soft logic)
Dependencias externas
Red Gantt
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• Método de diagramación por
precedencias (actividad en el nodo)
Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3 Actividad 4
Actividad 5Inicio Fin
Relaciones lógicas: FS, FF, SS, SF
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• Método de diagramación por flechas
(actividad en la flecha)
Inicio Actividad 1
Actividad 2
Actividad 3 Actividad 4
Actividad 5
Actividad 6 (dummy)
Fin
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• El proceso (*) consiste en determinar los
recursos físicos requeridos: en que
cantidades y cuando deben estar
disponibles para realizar las actividades
Estimación de Recursos
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6.4 Estimar
Recursos de
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Recursos
12.2 Hacer
Compras
• Calendarios de recursos
• Disponibilidad
• Capacidad
•Actualización Documentos
Organización
Documentos
Proyecto
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
9.1 Hacer Plan de
Recursos Humanos
12.1 Planear
Compras
9.2 Armar
Equipo Trabajo
6.5 Estimar
Duraciones
• Lista de Actividades
•Atributos de actividades
•Requerimientos de recursos
6.1 Planear
Programación
6.2 Definir
Actividades
7.2 Estimar Costos
11.2 Armar
Identificar Riesgos
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• Un buen estimado de recursos tiene las
siguientes entradas:
Lista de actividades
Atributos de las actividades
Información Histórica
Lista de recursos
Políticas organizacionales
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• Las herramientas mas usadas son:
Juicio de expertos
Análisis de Alternativas
Estimados publicados y
Software de gerencia de proyectos
6. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 6
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• El resultado es la hoja de estimación de
requerimientos de recursos: es una
descripción de los tipos y cantidades de
recursos necesarios para desarrollar cada
actividad del cronograma o paquete de
trabajo
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• Estimación de duración de Actividades
El proceso toma las actividades definidas a
partir del WBS y calcula el numero de periodos
de trabajo necesarios para completarlas
La duración estimada es el tiempo total
transcurrido- tiempo del trabajo mas el tiempo
de espera. Estos periodos se expresan en horas
o días
Para todas las estimaciones se debe utilizar una
base de tiempo consistente como horas, días o
semanas
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6.5 Estimar
Duración de
Actividades
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Estimar Duraciones
12.2 Hacer
Compras
• Calendarios de recursos
• Disponibilidad
• Capacidad
•Actualización Documentos
6.2 Definir
Actividades
Organización
Documentos
Proyecto
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
11.2 Identificar
Riesgos
9.2 Armar
Equipo Trabajo
5.3 Definir
Alcance
• Lista de Actividades
•Atributos de actividades
•Declaración del Alcance
6.4 Estimar
Recursos
• Requerimientos
•de Recursos
•Estimados de
•Duración
11.2 Identificar
Riesgos
7. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 7
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• Estimación de duración de Actividades
El estimado se tiene que basar en la cantidad
de recursos que se espera utilizar.
En los proyectos que se tiene un alto grado de
incertidumbre sobre la estimación de la
duración, se recomienda utilizar tres calculos:
uno optimista, uno pesimista el más probable.
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• Estimación de duración de Actividades
Las herramientas mas comúnmente usadas son:
• Juicio de experto
• Estimación análoga
• Estimación basada en cantidades
• Contingencia
Estimación Duraciones
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Calcular
Areas
Pañetar
Paredes
1 5 2 7
Numero de la actividad
Duración Estimada
1 2 3Calcular Areas Pañetar Paredes
5 7
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Taller : Construyendo la red
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo nuevamente
• Paso 2: Tome el WBS del ejercicio anterior y defina
las actividades del proyecto
• Paso 3: Elija un formato de red
• Paso 4: Secuencie actividades y construya la red
• Paso 5: Estime duraciones de las actividades
• Paso 6: Presente resultados del grupo
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• Antes de desarrollar el cronograma es
necesario haber realizado:
Definir el alcance – Declaración Alcance
Crear el WBS – WBS
Planeación de recursos – Hoja de recursos
Definición y secuenciación de actividades – Red
Identificación de riesgos – Matriz (*)
Estimación de la duración de actividades
Estimación del costo de los recursos
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“ Desarrollar el cronograma o la
programación significa determinar una
fecha de inicio y una de fin para las
actividades del proyecto”
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6.6 Desarrollar
Programación
6.7 Controlar
Programación
12.2 Hacer
Compras
• Calendarios de recursos
• Disponibilidad
• Capacidad
•Actualización Documentos6.2 Definir
Actividades
Organización
Documentos
Proyecto
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
7.2 Estimar
Costos
9.2 Armar
Equipo Trabajo
5.3 Definir
Alcance
• Lista de Actividades
•Atributos de actividades
•Declaración del Alcance
6.4 Estimar
Recursos
• Requerimientos
de Recursos
Diagrama de Flujo de Datos para Desarrollar Programación
6.3 Secuenciar
Actividades
6.5 Estimar
Duraciones
• Estimados de duración
•Red del Proyecto
4.2 Desarrollar
Plan de Gerencia
12.1 Planear
Compras
7.3 Determinar
Presupuesto
8.1 Planear
Calidad
•Programación
11.2 Identificar
Riesgos
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• El primer paso es definir el inicio y terminación
estimado del proyecto de manera global
• Teniendo la estimación de la duración para las
actividades, se debe determinar si es posible
realizar las actividades en el tiempo de terminación
requerido
• Para cada actividad es necesario definir los tiempos
tempranos de inicio y terminación y los tiempos
tardíos de inicio y terminación
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• El tiempo de inicio temprano (ES) es lo mas pronto
que se puede iniciar una actividad, teniendo en
cuenta las duraciones precedentes y la fecha de
inicio del proyecto
• El tiempo de terminación temprano (EF) es lo mas
pronto que se puede terminar una actividad y se
calcula sumando la duración estimada al tiempo de
inicio temprano (EF= ES + Duración estimada)
• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de izquierda
a derecha en la red
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• Regla 1: El tiempo de inicio más temprano de una
actividad es el mayor tiempo de terminación
temprana de todas las actividades precedentes
inmediatas
1 5
2 10
3 4
4 2
0 5
0
0
10
4
10 12
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• El tiempo de terminación más tardío (LF) es lo mas
tarde que se puede completar una actividad, para
que el proyecto concluya en la fecha acordad y se
calcula sobre la base del tiempo de terminación
requerido y la duración estimada.
• El tiempo de inicio más tardío (LS) es la fecha más
tardía en la que se puede iniciar una actividad y se
calcula restando la duración del tiempo de
terminación tardío (LS= LF - Duración estimada)
• Los tiempos ES y EF se calculan iendo de derecha a
izquierda en el diagrama de red
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• Regla 2: El tiempo de terminación más tardío para
una actividad es el menor de los tiempos de inicio
más tardíos de todas las actividades que surgen
directamente de ésa actividad
2 10
3 5
1 8
25 30
20 30
12 20
11. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 11
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• En cada proyecto existe una diferencia entre la
fecha de terminación más temprana calculada para
la última actividad y la fecha de terminación
requerida. Esta diferencia se denomina HOLGURA
TOTAL.
• Para cada tarea la holgura se calcula restando la
finalización temprana de la finalización tardía o el
inicio temprano del inicio tardío
• HT= LF – EF o HT=LS - ES
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• Análisis matemático, incluye tres técnicas
comúnmente conocidas:
PERT
CPM
GERT
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• Definiciones Importantes
“ CPM – Critical Path Method – El método de la Ruta
Crítica es una técnica para estimar la duración de las
actividades. CPM determina fechas tempranas y
tardías, de inicio y finalización basadas en una
secuencia especifica y una única duración estimada.
El punto más importante consiste en determinar
cuales actividades tienen la menor flexibilidad en la
programación”
12. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 12
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• Definiciones Importantes
“ Ruta Crítica – es la secuencia de actividades que
determinar la mas temprana finalización del
proyecto. Frecuentemente estas actividades tienen
cero flexibilidad de programación, lo que quiere decir
que un atraso en alguna de ellas atrasa el proyecto
completo”
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• Definiciones Importantes
“ PERT – Program Evaluation and Review Technique– La
Técnica de Programación, Evaluación y Revisión es
utilizada para estimar la duración de las actividades
en los proyectos. PERT difiere de CPM en que utiliza
la distribución media o valor esperado (p +4m +o)/6
en vez del estimado mas probable”
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• Compresión de la duración toma dos formas
posibles:
Crashing: es un “acuerdo” entre el
tiempo y los costos (pej. adicionando
recursos, limitando el alcance, cambiando
la secuencia de las tareas)
Fast Tracking: inicio en paralelo dos
tareas que iniciarían en secuencia
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• Existen dos tipos de calendarios, el
calendario del proyecto y los calendarios de
los recursos
• Lags (retraso) es tiempo adicional para que
arranque una tarea dependiente
• Leads (adelanto) es tiempo que resta del
inicio o finalización de la tarea dependiente
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• Los resultados de este proceso son:
El cronograma o programación (Gantt)
El plan de gerencia del cronograma
Detalles de soporte
Actualización de los requerimientos de
recursos
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Taller: Programando la red
• Paso 1: Reúna su equipo de trabajo
• Paso 2: Retome la red desarrollada en clase hasta el
momento
• Paso 3: Defina los inicios tempranos y terminaciones
tempranas
• Paso 4: Defina la terminación tardía e inico tardío
• Paso 5: Cual es la ruta crítica del proyecto ?
• Paso 6: Cual es la holgura total del proyecto ?
14. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 14
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Control de la programación
6.7 Controlar
Programación
•Actualización Documentos
Organización
Documentos
Proyecto
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
4.5 Hacer
Control Int de
Cambios
4.2 Desarrollar
Plan de Gerencia
4.3 Dirigir y
gestionar
el trabajo
•Información del trabajo
6.6 Desarrollar
Programación
Diagrama de Flujo de Datos para Controlar la Programación
4.4 Monitorear
el Trabajo
•Programación
• Calendarios
•Plan de Gerencia del proyecto
Actualización de:
•Activos de Proceso
•Factores ambientales
•Solicitudes de cambio
• Medidas de desempeño del trabajo
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Taller MS Project - 1
• Cual es el ambiente de herramientas de su oficina de proyectos
• Conociendo el panel de MS Project. Tipos de vistas
• Cambiando tablas y campos
• Creación de los datos de un proyecto
• Asignas un calendario laboral al proyecto
• Definir tareas. Tipos de tareas (resumen, normal, crítica)
• Tareas de unidades, duración, trabajo fijo
• Esquematizar tareas
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Taller MS Project - 2
• Duración de las tareas
• Vínculos entre tareas – Predecesoras y sucesoras
• Estableciendo restricciones
• Clases de recursos, asignación de recursos desde diferentes
vistas
• Costos de los recursos
• Disponibilidad y carga de los recursos
• Análisis de la ruta crítica
• Creación de líneas base
15. Este Documento es propiedad de Hernan Ortiz, PMP 15
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Reflexión
• Que esperar del Project Manager?
• Que debo saber para aplicar la metodología ?
• Como delegar autoridad sin perder el control ?
• Que decisiones se espera que tome?
• Que información debo tener para tomar
decisiones?
• Como adapto la metodología a diferentes
proyectos?
• Como conformar un efectivo comité de proyectos?