Curs sistema de gestió documental

IMPLANTACIÓ D’UN SISTEMA
DE GESTIÓ DOCUMENTAL

Conceptes
Arxiu

L’organisme o la institució des d’on es fan específicament funcions
d’organització, de tutela, de gestió, de descripció, de conservació i
de difusió de documents i de fons documentals.

També s’entén per arxiu el fons o el conjunt de fons

El lloc on es conserven aquests fons

Conceptes
Tipologia d’arxius:

• En funció de l’organisme productor, els arxius poden ser de
l’Administració Central, perifèrica, autonòmica, local, judicial, etc...

• En funció de l’àmbit dels seus fons: nacionals, generals, regionals,
provincials, de districte, municipals, comarcals, etc.

• En funció de la personalitat jurídica de la institució productora:
arxius públics i privats

• En funció del cicle vital dels documents poden ser: arxius d’oficina
o de gestió, centrals, intermedis o històrics.

Conceptes
Arxiu de gestió

Són els arxius que corresponen a cadascuna de les unitats
administratives de l’organisme.

Hi ha dipositada la documentació activa, és a dir, la
documentació en tràmit i més recent, consultada amb
freqüència i encara no susceptible d’ésser transferida.

Cada unitat de gestió tindrà un responsable d’arxiu, que
rebrà informació i assessorament del responsable de
l’arxiu central, en matèries d’arxiu.

Conceptes
Funcions de l’arxiu de gestió:

. Identificació dels documents: signatura corresponent als codis de procedència
orgànica, i de classificació funcional que estableix el quadre de classificació
del departament

. Arxivament físic dels documents en consonància amb la normativa fixada per
l’arxiu central (identificació d’expedients, carpetes, capses...)

. Eliminació sistemàtica de les còpies sense valor administratiu, d’acord amb
les directrius establertes per cada organisme

.Aplicació, sota la supervisió i control del responsable de l’arxiu central, de les
taules d’avaluació documental en la documentació generada o rebuda

. Execució periòdica de transferències en funció dels terminis establerts

Conceptes
Arxiu Central

Únic per a tot l’organisme. Unitat responsable de fixar
les normatives en matèria d’arxius del centre o
organisme i alhora, espai físic on es diposita tota la
documentació semiactiva o de consulta poc freqüent.

Conceptes
Funcions de l’arxiu central:

. Estudi de la tipologia, funcions i circuits de la . Establiment d’un servei de consulta i préstec
totalitat de la documentació que es gestiona que garanteixi el nivell de confidencialitat,
accés, conservació i difusió en funció de
cadascuna de les tipologies documentals
. Elaboració d’un quadre de classificació
funciona, únic per a tot l’organisme, i d’un
manual d’arxiu, on es reculli la normativa i el . Presentació de propostes sobre avaluació i tria
procediment a seguir en matèria arxivística dels documents generats, i aplicació de les
taules d’avaluació documental
. Assessorament tècnic als responsables de
l’organisme en matèria d’arxius i . Elaboració i actualització d’instruments de
coordinació i seguiment dels arxius de descripció i control de la documentació
gestió dipositada (inventaris, llistats d’expedients
eliminats, taules dels documents de
conservació permanent...)
. Gestió de les transferències, recepció,
tractament tècnic i ubicació en el dipòsit
central de la documentació ingressada pels . Col.laboració amb projectes de gestió
arxius de gestió, i tramesa de transferències documental d’àmbit departamental i
a la fase semiactiva de l’arxiu històric interdepartamental

Conceptes
Arxius Històrics de la
Generalitat de Catalunya

Arxiu Nacional de Catalunya
Xarxa d’Arxius Comarcals

Arxius que desenvolupen el
tractament arxivístic dels
documents en funció de les dues
darreres fases del cicle
documental: fase semiactiva i la
de caràcter permanent o històrica

Conceptes
Arxiu que aplega la documentació de consulta poc freqüent. Fase semiactiva:

Les seves funcions:

. Recepció de les transferències remeses per l’arxiu central, tractament
tècnic dels documents, ubicació en els dipòsits i transferències a l’arxiu
històric corresponent de la documentació que s’escaigui

. Aplicació de les taules d’avaluació documental

. Establiment d’un servei de consulta i préstec que garanteixi el nivell de
confidencialitat, accés i conservació dels documents

. Elaboració i actualització d’instruments de descripció de la documentació
dipositada (inventaris, llistats d’expedients eliminats, taules de documents
de conservació permanent, etc..)

Conceptes
La documentació que hi trobem és de caràcter permanent, atès que ja ha
estat sotmesa als processos d’avaluació i tria fixats en les anteriors fases documentals, i
realitzats per altres arxius seguint les resolucions de les taules d’avaluació documental i
tria de la documentació. El valor documental ha passat a considerar-se històric, de
conservació definitiva. Fase històrica:

Les seves funcions:

. Recepció de les transferències que ja han superat la seva fase semiactiva

. Aplicació de les taules d’avaluació documental

. Atenció a l’usuari (Administració, investigadors...), implantant un servei de préstec i
consulta en funció dels nivells d’accés, conservació, confidencialitat i difusió dels
documents

. Restauració o canvi de suport, si escau, de la documentació malmesa per diferents
agents

Conceptes
Fons

És el conjunt de documents
produït orgànicament i/o reunit
i utilitzat per una persona, una
família o un organisme en
l’exercici de les activitats i
funcions que li son pròpies.

Col·lecció
És el conjunt inorgànic de
documents que es reuneixen i
s’ordenen en funció de criteris
subjectius independentment
de la seva provinença

Conceptes

Document d’arxiu

Informació enregistrada, amb
independència del suport o de
les seves característiques
físiques i intel·lectuals,
produïda o rebuda i
conservada per una
organització, una persona en
el desenvolupament de les
seves activitats.

Conceptes
Documents classificats per la
naturalesa jurídica del productor:

Públics: els produïts o rebuts per
persones o ens públics o bé
relatius al dret públic

Privats: els produïts o rebuts per
persones físiques o jurídiques
privades

Conceptes
Documents classificats per la fase documental:

Actius: els que són en tràmit o d’ús habitual

Semiactius: els que han conclòs la tramitació ordinària i no s’usen
de manera habitual

Inactius o històrics: els que, un cop conclosa la vigència
administrativa immediata, posseeixen valors primordialment de
caràcter cultural

Conceptes
Pel llenguatge utilitzat:

Textuals: documents en què la
informació està representada
utilitzant un sistema de signes
alfabètics o més d’un mitjà
(mitjançant el text manuscrit,
mecanografiat, imprès o
projectat), llegibles amb o
sense l’ajuda d’una màquina

Conceptes
Cartogràfics: documents en què la
informació està representada a partir
d’una base tècnica i matemàtica
(geomètrica o fotogramètrica), amb els
quals es pretén representar de manera
objectiva la totalitat o una part de la
superfície terrestre, de l’esfera celeste o
d’un cos celeste, o de qualsevol entitat
equiparable, real o irreal. Contenen,
per tant, la pretesa representació
objectiva de superfícies geogràfiques o
astronòmiques (mapes, plànols geogràfics,
plànols parcel.laris, cartes marines, portolans,
ortofotos,cartes astronòmiques...)

Conceptes

Icònics: Documents en què la
informació es presenta
mitjançant imatges que
representen percepcions
subjectives en tant que
reflecteixen una percepció,
Una perspectiva o un punt de
vista.

(dibuixos, cartells, gravats, gràfics,
fotografies...)

Conceptes

Tecnogràfics: Documents en què la informació està
representada a partir d’una base tècnica i matemàtica
(geomètrica o fotogramètrica), i amb els quals es pretén
representar de manera objectiva estructures (edificis o
elements arquitectònics, infraestructures...), artefactes
(màquines, estris, peces...), éssers (microorganismes,
animals, elements anatòmics...) o objectes (minerals,
cristalls...)

Conceptes

Audiovisuals: Documents en què
la informació fixada es pot
percebre o reproduir com a
imatges amb so que
transmeten l’efecte de
moviment. Per extensió
s’inclouen també les imatges
amb moviment sense so
incorporat.

Sonors: Documents en què la
informació fixada es pot
reproduir com a sons.

Conceptes

Electrònics: Documents en què la
informació és manipulada,
transmesa o processada per
Mitjans informàtics i té contingut,
context i estructura suficient per a
testimoniar l’activitat que l’ha
generat.

Webs, bases de dades, fulls de
càlcul, missatgeria de correu
electrònic,bústies de veu...

SGD. Definició

Sistema de Gestió Documental

Terme anglosaxó record management: Àrea de gestió
administrativa general, relativa a aconseguir economia i
eficàcia en la creació, manteniment, ús i accés als
documents.

SGD. Definició
Dos principis bàsics:

eficàcia en la producció, organització i gestió dels
documents

economia-optimització dels recursos utilitzats en aquesta
producció, organització i gestió documental

SGD. Definició i Marc Normatiu

Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (art. 2)

e) El conjunt d’operacions i de tècniques, integrades en la gestió
administrativa general, basades en l’anàlisi de la producció, la
tramitació i els valors dels documents, que es destinen a la
planificació, el control, l’ús, la conservació i l’eliminació o la
transferència dels documents a un arxiu, amb l’objectiu de
racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una
gestió eficaç i rendible.

SGD. Definició i Marc Normatiu

Segons la norma ISO 15489-1

Camp de l’organització i de la gestió encarregat del control eficaç i
sistemàtic de la creació, de la recepció, de la conservació, la
utilització i de la sort final dels documents.

Compren mètodes de fixació i de preservació de l’autenticitat i la
integritat dels documents.

SGD. Marc Normatiu
Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents (DOGC núm. 3437,
de 24.07.2001)

Decret 52/2006, de 28 de març, sobre la composició i el funcionament
del Consell Nacional d’Arxius.

Ordre de 25 d’octubre de 1995, per la qual es fixen les condicions de
descripció i conservació dels documents audiovisuals dels arxius de
la Generalitat de Catalunya.

Decret 76/1996, de 5 de març, pel qual es regula el sistema general de
gestió de la documentació administrativa i l’organització dels arxius
de la Generalitat de Catalunya (DOGC núm. 2180, d’11.03.1996)

SGD. Marc Normatiu

Decret 360/1994, de 15 de desembre, del registre d’entrada i sortida de
documents de l’Administració de Catalunya.

Decret 227/1994, de 14 d’octubre, pel qual s’estableixen els òrgans de
l’Administració de la Generalitat de Catalunya amb competències per
expedir còpies autèntiques de documents i certificacions sobre aquests.

Llei 9/1993, de 30 de setembre, del patrimoni cultural català (DOGC núm.
1807, d’11.10.1993)

Decret 110/1988, de 5 de maig, pel qual es regula l’organització de la Xarxa
d’Arxius Històrics Comarcals

SGD. Objectius principals
. Contribuir a la millora dels processos administratius

. Garantir que es creïn, capturin i gestionin documents adequats

. Garantir la preservació i la conservació dels fons documentals

. Garantir l’accés a la informació i als documents de manera eficaç i ràpida

. Afavorir la transparència administrativa

. Preservar els drets de les persones i la seva publicitat

. Garantir que l’estructura del SGD actuï en benefici de la organització

. Integrar el servei d’arxiu en l’estructura administrativa i participar en ella

SGD. Disseny i estratègies
Fases:

3. Anàlisi de la situació de partida
4. Identificació de requisits documentals
5. Definició d’estratègies
6. Creació d’instruments
7. Implantació del sistema i avaluació
8. Avaluació continua

1. Anàlisi de la situació de partida

L’objectiu és detectar els problemes de gestió
documental de l’organització

. Documents sobre l’organisme, sobre el seu funcionament i les
seves activitats

. Estructura jeràrquica de funcions i activitats

. Relació de processos que reflecteixi la producció documental

2. Identificació de requeriments

Establir les necessitats de l’organisme en relació a la
creació, recepció i conservació dels documents que
incideixen en les seves activitats.

Fixar-les en un document

3. Definició d’estratègies

Establiment de polítiques i procediments,

Definició d’instruments de normalització (estandards)

Creació d’eines o implementació del sistema

4. Creació dels instruments

. Quadre de classificació
. Calendari de conservació i eliminació
. Repertori o catàleg
. Tesaurus
. Altres eines necessàries

5. Implantació del sistema i avaluació

Implantar les eines creades anteriorment, de forma
planificada i coordinada per tal d’assolir els objectius de
la implantació d’un SGD.

Avaluar la implantació per tal de esmenar els possibles
errors del projecte

6. Avaluació continua

Habilitar els mecanismes que permetin entrar en un
sistema d’avaluació continua per tal de treballar en un
escenari de gestió de qualitat

SGD. Disseny i estrategies
Anàlisi documental

L’anàlisi de la documentació és la primera fase per establir
el sistema de gestió dels documents d’un organisme.

Es basa en l’estudi detallat dels factors que intervenen en
la creació, gestió i conservació o eliminació dels
documents.

Dades bàsiques que ha de contemplar un formulari sobre l’anàlisi de la
documentació existent en un organisme:

1. Unitat orgànica
Identificació de la unitat administrativa, dependència orgànica, data de creació,
nom del cap o responsable i nom de les persones responsables d’arxiu

2. Ubicació i estat de conservació
Tipus de contenidor (capses, carpetes, calaixos, armaris, prestatgeries...), espai
d’ubicació (habitual de treball, edifici, fora de l’edifici)

3. Anàlisi de la documentació
Títol de la sèrie, marc legal i normatiu, funció administrativa, documentació que
compon l’expedient, suport físic de la documentació, circuit documental (intern i
extern), ordenació (numèrica, alfabètica, geogràfica...), sèries antecedents i
relacionades, terminis de conservació (administratiu, fiscal, jurídic,...), nivell
d’accés, document essencial o secundari i freqüència de consulta

SGD. Instruments

. Quadre de classificació

. Sistema d’arxivament

. Instruments de descripció

. Calendari de conservació i eliminació

SGD. Classificació dels documents

Objectiu

Identificar, classificar i codificar els expedients
d’acord amb uns criteris preestablerts

Eina
Quadre de classificació


Quadre de classificació

Estructura jeràrquica i lògica de conceptes que reflecteix
les diferents funcions, i activitats de l’organització i que
permet identificar i agrupar física i intel.lectualment els
documents i també la seva recuperació

La classificació orgànica: reprodueix l’estructura orgànica o
organigrama d’una institució.

L’acceptació d’una classificació orgànica presenta alguns
problemes derivats dels canvis que pateixen les estructures
administratives en curts i breus espais de temps. Enfront de la
inalterabilitat de les sèries documentals, els organismes varien de
tal forma que si apliquem estrictament el principi de procedència i el
principi a l’ordre original ens trobaríem amb diverses classificacions
per a un sol fons.

La classificació funcional es basa en l’estudi de les competències, les
funcions i les activitats d’una institució. En les institucions públiques les
competències venen determinades per una legislació jurídica, en forma
de lleis, decrets o reglaments. Que estableixen les funcions i les
activitats que deriven del desenvolupament de les competències
assignades.

En els darrers anys es tendeix cada vegada més a fer i a basar els sistemes de
classificació en les funcions de l’organisme. El criteri funcional, atès que es sustenta
en la naturalesa mateixa dels documents, és el criteri més objectiu.

Les funcions pròpies de cada organisme poden variar, ampliar, desaparèixer o que
n’apareguin de noves. La classificació funcional no suposa per tant que s’hagi de
canviar aquesta si no que les funcions que desapareixen donen lloc a sèries
tancades i les noves es poden incorporar sense cap problema. Els canvis orgànics
no afecten a la composició d’un quadre de classificació funcional atès que les
funcions es relacionen jeràrquicament i són més estables.

Procediment per establir un quadre de classificació:

. Coneixement del funcionament de l’entitat i el seu marc
jurídic

. Establir estructura de funcions i activitats

. Proposta de subdivisions

. Triar el tipus de codificació segons les necessitats

. Elaborar manual de procediments

Codificació

Correlativa: jerarquia
1. Administració General
1.4. Secretaria
1.4.1. Estadístiques generals, interrogatoris, qüestionaris
1.4.2. Estudis i informes
1.4.3. Expedients de Secretaria
1.4.4. Memòries municipals
1.4.5. Certificacions
1.4.6. Contractació

Codificació M100 Organització del govern municipal

M101 Constitució municipal
Significativa: la numeració se M102 Creació i supressió d'ens dependents
succeeix sense tenir en M103 Delegació, assumpció, creació i
encomana de competències i serveis
compte la dependència d’uns M104 Dispensa, anul·lació i conflictes de
codis d’altres. No hi ha competències i serveis
jerarquia. M105 Denominació, tractament, simbologia
municipal i registre de l’ens local

M108 Òrgans bàsics de govern
M106 Cartipàs, nomenaments, delegacions,
substitucions, creació d’òrgans
M110 Alcaldia / Tinences / Regidories
delegades
M111 Ple municipal
M112 Junta de govern local / Comissió de
govern
M114 Comissió especial de comptes

N150 Organització administrativa
N151 Coordinació administrativa
N153 Mètodes d'organització
N162 Sistemes i processos
N154 Procediments administratius
N152 Manuals de procediment
N190 Protocols de gestió i bones pràctiques
N155 Impresos, formularis i models
N156 Directrius, instruccions i normativa per a la gestió
N157 Directoris i taules corporatives
N158 Normalització de dades
N160 Projectes d'organització i millora
N161 Correcció lingüística i traducció
N342 Imatge corporativa

N180 Reunions de coordinació
N181 Reunions comandaments
N182 Comitè de direcció
N184 Reunions de les àrees
N185 Reunions de departaments / Unitats orgàniques
N186 Despatxos
N140 Reunions i comissions tècniques
N141 Comissió tècnica municipal transversal territorial
N142 Comissió d’avaluació de documents –CAD

Grup de sèries

Conjunt de documents format per l’agrupació de dues o més sèries

Sèrie

Conjunt d’unitats documentals homogènies organitzades d’acord amb un
sistema de classificació o conservades com a una unitat pel fet de ser el
resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa
activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació
derivada de la seva producció, recepció o ús

Unitat documental composta

Unitat organitzada de documents aplegats pel propi productor per al seu ús corrent, o bé
aplegats durant el procés d’organització arxivística, perquè fan referència a un mateix
tema, activitat o procediment. Una unitat documental composta és normalment la
unitat bàsica d’una sèrie.

Un expedient administratiu, un projecte d’obra (amb diversos plànols)

Unitat documental simple

Unitat arxivística més petita i indivisible intel.lectualment

Una carta, una memòria, un informe, una fotografia, un mapa, un plànol,
un llibre diari de compdabilitat...

SGD. Arxivament dels documents
Correspondència

Ofici. Comunicació oficial integrada en la tramitació del
procediment administratiu. Es considera de caràcter
intern l’adreçat a un altre òrgan administratiu o a un
funcionari/a, i de caràcter extern l’adreçat a particulars

Arxivament: Sempre amb l’expedient del qual forma part

Carta. Document habitual que s’usa per a les comunicacions de caràcter interpersonal o
de contingut general que no queden previstes com a components de la tramitació
d’un procediment administratiu.

Arxivament: La que fa referència a continguts generals o de caràcter interpersonal es pot
arxivar com a relacions externes, utilitzant els grups següents:
Generalitat de Catalunya
Administracions
Locals
Estatals
Autonòmiques
Internacionals
De Justícia
Organismes
Entitats
Sector privat i particular

Si la carta completa un expedient, sempre s’arxivarà amb aquest


Saluda. Tipus de comunicació protocol.lària dins de
l’Administració

Arxivament: El saluda, al igual que la nadala, no es pot
considerar un document que integra l’expedient, i per
tant són eliminables, tot i així la nadala si té interès
artístic es pot arxivar en l’apartat de relacions públiques.

SGD. Arxivament de documents

Comunicats interns. Únicament s’han d’utilitzar com a notes que
indiquen el circuit de tramitació d’un document o plantegen
recomanacions personals que no afecten la resolució de
l’expedient, per tant es poden eliminar periòdicament.

El seu mal ús però, converteix el que haurien de ser simples
anotacions, en cartes o oficis, que poden incidir en la resolució de
l’expedient, en aquest cas, s’han de conservar.


Expedients

L’expedient reflecteix documentalment les diverses fases
d’un procediment administratiu que conté uns drets i
deures de l’Administració i del ciutadà

Unitat de l’expedient

L’expedient ha d’incloure tots els documents originals que facin referència a un
procediment administratiu concret.

És practica habitual que en procediments complexos, com ara la contractació
administrativa, l’expropiació forçosa o certs tipus de subvencions,
l’expedient es fraccioni entre les diverses unitats administratives que
gestionen un aspecte determinat del procediment.

Ocasionalment aquestes unitats es queden còpies del tràmit que les afecta,
duplicant així el volum documental.

Es recomana eliminar totes les còpies que no s’incloguin en l’expedient, o en
cas de conservar-les a títols informatiu, no transferir-les a l’arxiu central i
eliminar-les en el mateix arxiu de gestió.

Un cop resolt l’expedient, aquest ha de ser únic i ha de
contenir tots els documents originals.

Aquesta recomanació es fonamenta:
. D’acord amb el que estableix l’art. 116.2 de la Llei 30/92, de 26 de
novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del
procediment administratiu comú, en els casos d’interposició de
recursos administratius, l’òrgan que ha dictat l’acte impugnat resta
obligat a trametre còpia completa i ordenada de l’expedient a
l’òrgan competent per resoldre el recurs.

. L’expedient complet i original és fonamental quan s’ha de recórrer a
la via jurisdiccional contenciosa administrativa

Descripció i ordenació dels expedients

Cal descriure els expedients amb claredat, amb l’objectiu
de localitzar-los fàcilment i de tenir controlat el seu
contingut

Descripció externa: Les carpetes d’expedient han de
contenir: nombre de volums, data, codificació funcional
(bàsica i complementària), títol, i referència de la unitat
orgànica que genera o gestiona l’expedient

Descripció interna: És convenient paginar l’expedient, així
s’aconsegueix el control de la diversa documentació que
conté i es garanteix que en el cas que aquest s’hagi de
presentar com a prova davant dels tribunals no hi faltin
documents.

Ordenació: Tots els expedients s’han d’ordenar d’acord
amb les seves característiques. Les principals fases
d’ordenació són:
Numérica
Alfabètica
Geogràfica
combinació entre elles

SGD. Axivament dels documents

Divisió en subcarpetes de l’expedient. Són un exemple els
expedients de personal. Es poden ordenar en dos espais
diferents dins del mateix expedient.

Un primer espai, integrat per tots aquells documents bàsics
en la vida administrativa del funcionari (certificats,
pressa de possessió...) i un segon espai integrat pels
documents propis de la gestió administrativa (permisos,
llicències...) susceptibles d’ésser eliminats

Les còpies. Tractament arxivístic

El procediment administratiu comporta la realització de
còpies si volem mantenir la integritat de l’expedient (és
el cas dels documents que genera l’organisme i van
adreçats a l’exterior, o de sortida)

D’altra banda, però, es troben tot un seguit de còpies amb
una finalitat pròpiament informativa i que pot ser útil per
a la resolució de l’expedient

Còpies de documents expedits per l’organisme

La unitat orgànica que l’ha expedit és guardarà una única còpia dels
documents de sortida, i la incorporarà a l’expedient.

En cas que sigui un alt càrrec el que signi el document creat per una unitat que
en depèn jeràrquicament, aquest podrà conservar una segona còpia a títol
informatiu, però la còpia única del document la retornarà a la unitat
encarregada de l’assumpte, i així garantirà la unitat de l’expedient.

Es recomana a les unitats que gestionen documentació d’alts càrrecs, que
realitzin eliminacions periòdiques de les segones còpies una vegada
assegurada la resolució de l’expedient per part de les unitats
administratives dependents.

Les còpies conservades han d’estar consignades en paper oficial, degudament
signades, datades, registrades i amb els segells de còpia, per tal de
garantir-ne l’autenticitat

Còpies informatives o de treball

És freqüent conservar còpies de documents que ens proporcionen informació
sobre un determinat tema (p.ex. les del pressupost que s’inclouen sovint en
molts dels expedients arxivats en les unitats administratives).

Aquestes còpies han de ser separades de l’expedient una vegada aquest ha
finalitzat.

Si les còpies són de documents generats pel propi organisme, i per tant
l’original està en una altra unitat, s’han de destruir.

Si son documents que contenen informació que no ha estat generada per
l’organisme, es poden conservar en la unitat administrativa, fent sempre
referència a l’expedient, però sense transferir-les a l’arxiu central.

Documents en suport paper de format estàndard

Els documents en suport paper i format estandarditzat es guardaran en
carpetes d’expedient, correctament identificades amb les signatures
sistemàtica i topogràfica.

Les carpetes es col.locaran dins les capses de cartró, intentant no
omplir-les en excés per tal de facilitar l’extracció de les carpetes.

La temperatura recomanada oscil.la entre els 20ºC i els 25ºC a l’estiu i
entre els 15ºC i els 20ºC a l’hivern.

La humitat relativa serà al voltant del 50%

Documents en suport paper de gran format

Les signatures sistemàtica i topogràfica de la peça s’escriuran amb un llapis de
mina tova, al dors del document, en la part inferior dreta, i si es creu
convenient en la part inferior dreta de la camisa.

S’han de col.locar en mobles adients o bé en prestatgeries de gran format. Les
peces han d’estar separades entre si mitjançant camises o paper de cartró
no àcid, i si formen part d’un mateix expedient agrupades totes segons es
tipus de format.

En els documents iconogràfics, es recomana posar un paper de seda entre la
part de la imatge i la camisa o cartró.

En els mapes i plànols la signatura seguirà els mateixos criteris emprats en els
documents iconogràfics (dors, part inferior dreta i llapis). S’ha de
desenrotllar, desplegar i col.locar en posició horitzontal, dins les camises i
amb un paper de seda entre la part de la imatge i la camisa.


Documents audiovisuals

Ordre 25 octubre 1995, pel qual es determinen les condicions de
descripció i conservació dels documents audiovisuals dels arxius de
la Generalitat de Catalunya. (DOGC núm. 2126, de 10 de novembre
de 1995).


Documents electrònics i telemàtics

Cada vegada que s’iniciï un expedient en suport electrònic,
caldrà arxivar-hi a continuació tota la documentació que
es generi sobre l’assumpte.

La identificació de l’expedient es farà de la mateixa manera
que si es trobés en suport paper.


Com a norma general no serà obligatori conservar el
document enregistrat en suport electrònic si disposem
del document original en suport paper, i aquest està
degudament registrat.

Es recomana utilitzar suports òptics per a l’enregistrament definitiu de
la informació (CD, DVD).

No necessiten massa manteniment. No cal tocar-los massa i evitar
altes temperatures.

Amb independència del suport en què s’enregistren els documents, cal
fer una còpia de seguretat i conservar cadascun dels exemplars en
llocs diferents.

És necessària una migració de les dades a mesura que les noves
tecnologies avancen, per tal de garantir-ne la lectura i l’ús.

SGD. Descripció dels expedients i
documents

L’objectiu de la tasca descriptiva és la creació
d’instruments de descripció amb la finalitat de possibilitar
l’accés al document i a la informació

El resultat de la descripció sistemàtica son els instruments
de descripció

Guia
Inventari
Catàleg/repertori

dels documents

Guia

Recull informació sobre el productor i conservador de la
documentació

Descripció a nivell de fons o subfons

dels documents

Inventari

Recull informació sobre les funcions, competències i
activitats de l’ens

Descriu el/s fon/s fins al nivell de sèrie o subsèrie

dels documents
Catàleg/repertori

Recull informació referent a les unitats documentals
compostes i simples

Descriu a nivell d’unitat documental simple

Pot ser sectorial quan representa només la producció d’una
unitat orgànica

dels documents

El sistema de descripció ha de permetre recuperar la
informació independentment

del suport
del cicle de vida dels documents
de la seva ubicació
de la seva naturalesa

dels documents
Altres instruments complementaris:

Índex. Llista alfabètica de noms de persones, organismes,
llocs..., permet localitzar informació.

Tesaurus. Vocabulari específic i jeràrquic, que reflecteix les
relacions lingüístiques entre els temes que recull.

SGD. Conservació dels documents

Avaluació

Procediment que té com a finalitat fixar les regles de
conservació mitjançant l’estudi de la documentació i de
la determinació dels valors dels documents

Calendari de Conservació

Instrument que conté les regles de conservació fixades per
a cada expedient i document

Objectius del calendari
. Disminuir la massa documental
. Procurar un millor condicionament
. Optimitzar l’espai
. Facilitar l’accés a la documentació
. Definir el fons a conservar
. Conservar correctament la documentació essencial

Conceptes

. Exemplar principal: expedient que conté la informació més completa i
el nombre més elevat de documents originals sobre un assumpte
concret.

. Exemplar secundari: expedient que conté una parta de la informació i
còpies dels documents originals sobre un assumpte concret.

.Document (expedient) essencial: Document (expedient) administratiu
indispensable per al funcionament de l’organisme i que asseguraria
la continuïtat de les seves activitats després d’un desastre o
catàstrofe.

Regla de conservació

Criteri que determina quina documentació es conserva, on, en quin suport i en quin
període de temps i quina s’elimina.

Elements que ha de contenir
. Número
. Codi de classificació de l’expedient o document
. Títol de la sèrie
. Unitat administrativa
. Termini i disposició final
expedient principal
expedient secundari
. Criteri de mostreig
. Tipus de suport
. Accessibilitat
. Altra documentació útil (essencial, mesures especials)


Avaluació i tria documental

Dos procediments:

Elaboració de les propostes d’avaluació documental

Aplicació de les taules d’avaluació documental (TAD)


Qualsevol organisme administratiu ha d’aplicar les taules
d’avaluació publicades DOGC, sempre i quan els documents
s’ajustin a la descripció publicada i és comuniqui de la forma
establerta reglamentàriament a la CNAATD

http://cultura.gencat.cat/arxius/cnatdt/index.as


Per a l’aplicació de les taules d’avaluació documental és
requisit indispensable, sobre tot quan s’han d’eliminar,
l’existència d’un inventari dels documents.

És responsabilitat de l’arxiver la destrucció dels
documents i realitzar els corresponents assentaments
en el llibre de registre de la destrucció de documents.

Comunicació
Arxiu
Arxiu Inscripció en el llibre de
de registre de destrucció de
central documents
gestió Vistiplau

Destrucció física

Comunicació Vistiplau
15 dies

CNAATD

Transferències documentals

El procediment administratiu comporta que una vegada ha finalitzat la
tramitació d’un expedient, aquest tingui un període de vigència
administrativa i de consulta determinat.

Atenent a les fases de la documentació, activa, semiactiva, de consulta
poc freqüent i històrica, es faran tres transferències

1a. Arxiu de gestió a arxiu central

2a. Arxiu central a arxiu històric (fase semiactiva)

3a. Arxiu històric (fase semiactiva) a arxiu històric (fase
inactiva)

1a. transferència

Arxius de Arxiu
gestió central

2a.transferència

Arxiu Arxiu
Històric Històric
(fase inactiva) (fase semiactiva)

3a. transferència

Arxiu de Arxiu
gestió central

1a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència de la documentació
en els arxius de gestió és de 5 anys

Passats 5 anys, i un cop aplicades les TAD, la documentació és
susceptible d’ésser transferida a l’arxiu central.

Operacions a fer per l’arxiu de gestió abans de la 1a. Transferència:

. Revisió dels expedients per tal de garantir-ne la unicitat i tancament.
Corresponent identificació de les carpetes: data, codi de procedència i funcional, títol
i descripció de l’assumpte

. Eliminació de les segones còpies i aplicació de les TAD

. Neteja de la documentació: eliminació d’elements sobrers (clips, plastificacions, gomes
elàstiques...)

. Identificació de les unitats d’instal.lació (capses) numerant-les correlativament en llapis.

. Comunicació de la sol.licitud de transferència a l’arxiu central, especificant la quantitat
d’unitats d’instal.lació a transferir

. Complimentació dels fulls de transferència, i trasllat de les capses a l’arxiu central

Operacions a fer per l’arxiu central en rebre la
transferència.

. Comprovació que les dades complimentades en el full de
transferència coincideixen amb el contingut real de les unitats
d’instal.lació.

. Creació i manteniment d’un registre d’ingrés de la documentació.

. Actualització del inventari de la documentació existent a l’arxiu a partir
de la relació d’expedients transferits.

Arxiu Arxiu
Central Històric
(fase semiactiva)

2a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència de la documentació
en els arxius centrals és de 10 anys.

Una vegada passat aquest període es pot transferir al dipòsit de la
documentació en fase semiactiva de l’arxiu històric

Operacions a fer per l’arxiu central abans de la 2a. transferència

. Sol.licitud de transferència per tal que aquest prepari l’espai on
s’ubicarà la documentació tramesa

. Aplicació de les TAD en la documentació seleccionada per transferir

. Identificació de les unitats d’instal.lació (capses) numerant-les
correlativament

. Complimentació dels fulls de transferència i trasllat de les capses a
l’arxiu de prearxivament


Operacions a fer per l’arxiu històric en rebre la
transferència

. Comprovació que les dades del full de transferència coincideixen
amb el contingut de les unitats d’instal.lació

. Actualització del inventari de la documentació existent a l’arxiu a partir
de la relació d’expedients transferits

Arxiu Arxiu
Històric Històric
(fase semiactiva) (fase inactiva)

3a. Transferència

Com a norma general el termini de permanència en aquest arxiu és de
15 anys.

Una vegada complert aquest termini la documentació deixa de ser
Considerada semiactiva i es converteix definitivament en
històrica.

Operacions a fer per l’arxiu històric abans de la 3a.
transferència

. Aplicació de les TAD

. Identificació de les unitats d’instal.lació

. Actualització de l’inventari i de la relació d’expedients que es
transfereixen

. Complimentació dels fulls de transferència

. Tramesa de documents a l’arxiu

Operacions a fer per l’arxiu històric (Arxiu Nacional de
Catalunya, Xarxa d’Arxius Comarcals)

. Comprovació que les dades complimentades en el full de
transferències coincideixen amb el contingut de les unitats
d’instal.lació.

. Actualització de l’inventari de la documentació existent a l’arxiu a
partir de la relació d’expedients transferits.

. Conservació permanent.

Recomanacions generals per a la realització de transferències

. Comprovar que la documentació que es relaciona en els fulls de
transferència, coincideix amb el contingut de les unitats d’instal.lació.

. Les capses que es transfereixen s’han de dipositar en espais correctament
habilitats i controlats, i no en els passadissos, magatzems o altres llocs que
no en garanteixen la seguretat i custòdia.

. En cada capsa o unitat d’instal.lació es posarà, preferiblement, documentació
que faci referència a un mateix any, per facilitar l’aplicació de les taules
d’avaluació.

. Juntament amb el full de transferència, s’adjuntarà la relació de documents
que han estat eliminats. S’haurà de fer constar els terminis de conservació
de la documentació que es transfereix.

SGD. Accés i Consulta

Una de les tasques més importants dels arxius centrals i
històrics, és la d’oferir, tant a l’Administració com als
administrats, un servei de préstec i consulta de la
documentació que hi tenen dipositada


L’accés a la documentació que conté l’arxiu es pot veure
limitat tant per la informació vinculada amb els
administrats (dades sanitàries o personals), com per
restriccions de la mateixa Administració (informes
reservats relacionats amb la política de govern,
documentació d’alts càrrecs...).

Els responsables de les unitats administratives que
gestionen aquesta informació proposaran, d’acord amb
la normativa legal, el grau de confidencialitat i accés a la
documentació.

La consulta i préstec dels documents serà
diferent en funció de si aquests és

intern la mateixa Administració

extern ciutadà

Préstec o consulta interns

En principi, l’arxiu central pot lliurar els documents, en
consulta o préstec, al personal pertanyent a la mateixa
unitat orgànica que els ha dipositat.

En el supòsit que el sol.licitant non sigui de la mateixa
unitat administrativa que la que els va dipositar, haurà de
lliurar, juntament amb la petició de préstec, una
autorització del responsable de la unitat dipositària de la
documentació.

Préstecs o consulta externs

La legislació vigent sobre procediment administratiu reconeix el dret
d’accés dels ciutadans als documents públics en els quals estigui
interessats, i per tant, els arxius de les Administracions publiques
han de preveure i atendre les seves possibles consultes.

En aquest cas la documentació s’ha de consultar a les mateixes
dependències de l’arxiu de l’organisme, prèvia autorització per part
del departament.

L’administració pot limitar el dret d’accés, motivadament, quan
s’hagin de protegir els drets a la intimitat de terceres persones, el
dret a la propietat intel.lectual,...

Dades imprescindibles per formular correctament una petició de
préstec o consulta

. Unitat orgànica que fa la petició
. Identificació del responsable de la petició (nom, telèfon)
. Dades sobre la documentació sol.licitada (codi de classificació, número i data
de l’expedient, nombre de volums, número de transferència...)
. Autorització de la unitat administrativa dipositària de la documentació
demanada, en cas que sigui una altra unitat la sol.licitant
. Data de sol.licitud del préstec o consulta
. Data de devolució de la documentació sol.licitada
. Tipus de sol.licitud (préstec, consulta, pròrroga)


L’organisme vetllarà per dotar a l’arxiu central amb els
mitjans tècnics necessaris per a la consulta, i donat el
cas, la reproducció dels documents dipositats.

En el supòsit de reproducció de documents, serà el
sol.licitant que es farà càrrec dels costos de reproducció.

Normativa

El lliure accés dels ciutadans als arxius i documents és un dret
democràtic reconegut (art. 105b CE, 1978)

Dret desenvolupat en altres disposicions normatives:

Ley del Patrimonio Artístico Español, 1985

Ley Regim Jurídic de l’Administració Pública i Procediment
Administratiu Comú, 1992

Ley orgància de protección de datos de caràcter
personal , 1999, que substitueix la LORTAD, 1992

Accés als documents del patrimoni documental català.
Llei 10/2001 de 13 de juliol, d’arxius i documents

Tot el títol IV regula aquest dret, sempre sotmès al marc legal
estatal ja existent

La llei fixa les obligacions i la determinació de l’òrgan que ha de
promoure i regular aquest accés

Les obligacions

Independentment de les tècniques o els suports utilitzats, tots els
documents públics han de tenir garantides l’autenticitat i la integritat
dels continguts, i també la conservació i, si és procedent, la
confidencialitat (art. 7.2.)

Les administracions i les entitats titulars de documents públics, i
específicament els òrgans responsables de custodiar-los, hi ha de
fer possible l’accés i lliurar-ne una còpia o un certificat a les
persones que en cada cas hi tinguin dret. En qualsevol cas, cal
garantir el dret a la intimitat personal i la reserva de les dades
protegides per la llei (art. 7.4.)

Òrgan que ha de promoure i regular el dret d’accés és la Comissió
Nacional d’Accés, Avaluació i Tria Documental (art. 19.2.a)

. Promoure l’exercici del dret d’accés als documents de les
persones i les entitats públiques i privades

. Emetre informe sobre les reclamacions de les persones i de les
entitats públiques i privades que considerin vulnerat llur dret d’accés
als documents

. Emetre informe sobre les derogacions singulars de la normativa
sobre accés als documents, en els termes establerts per l’article
34.3.

Regulació del dret d’accés (art. 34)

D’un manera general, totes les persones tenen dret a accedir als
documents que formen part de procediments administratius closos

L’accés als documents públics només pot ésser denegat (amb
resolució motivada) en aplicació de les limitacions legalment
establertes

Excepcionalment, amb l’informe previ de la CNAATD, l’administració
de la Generalitat, locals i altres entitats públiques poden, respecte a
llurs documents:

. Permetre l’accés a documents exclosos de consulta pública,
en casos de peticions d’accés per interessos legítims o
científics, tot preservant les situacions protegides per la llei i
garantint la intimitat de les persones

. Denegar l’accés a documents no exclosos de consulta
pública que no hagin estat qualificats expressament d’accessibles
per la normativa, sempre que es consideri que, d’acord amb
la llei, perjudiquen interessos generals o de les persones

SGD. Accés i Consuta

La CNAATD ha d’establir els criteris sobre l’aplicació de
la normativa que regeix l’accés als documents públics i
que les limitacions a la consulta de documents
custodiats en els centres integrants del Sistema d’Arxius
de Catalunya s’han de fer públiques perquè els usuaris
en tinguin coneixement (art. 34.4. i 34.5.)


El termini per resoldre les sol.licituds d’accés a
documents públics és de 2 mesos i el sentit del silenci
administratiu es negatiu.

L’Administració ha de permetre l’accés parcial als
documents que continguin dades que, d’acord amb la
llei, calgui mantenir reservades, sempre que sigui
possible sotmetre els documents a processos tècnics
que garanteixin plenament la impossibilitat d’accés a les
dades reservades i de reconstrucció d’aquestes dades a
partir de la informació facilitada.


L’accés als documents s’ha de facilitar en el suport
material disponible que la persona sol.licitant hagi elegit.

En cas que l’exercici del dret d’accés pugi perjudicar la
conservació correcta d’un document, se n’ha de facilitar
a la persona sol.licitant la consulta d’un reproducció i les
AAPP i els arxius integrants del Sistema d’Arxius de
Catalunya s’han de dotar dels recursos i els mitjans
tècnics necessaris per a facilitar als ciutadans l’exercici
del dret d’accés als documents

Exclusions de consulta (art. 36)

Es disposa d’una manera general, les exclusions establertes
legalment quant a la consulta de documents públics queden sense
efecte al cap de 30 anys de la producció del document, llevat que la
legislació específica disposi una altra cosa.

Si es tracta de documents que contenen dades personals que
puguin afectar la seguretat, l’honor, la intimitat o la imatge de les
persones, com a norma general, i llevat que la legislació específica
disposi una altra cosa, poden ésser objecte de consulta pública
amb el consentiment dels afectats o quan hagin passat 25 anys
d’ençà de la seva mort o, si no se’n coneix la data, 50 anys d’ençà
de la producció del document.

Curs sistema de gestió documental

Empfohlen

Empfohlen

Weitere ähnliche Inhalte

Ähnlich wie Curs sistema de gestió documental

Ähnlich wie Curs sistema de gestió documental (13)

Curs sistema de gestió documental