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Microsoft Access 29/09/2005
INTRODUCTION :
Le numéro un du marché dans le domaine des bases de données pour la micro-
informatique est ACCESS de Microsoft. C'est une base de données extrêmement simple à
utiliser et proposant malgré tout l'ensemble des outils indispensables pour l'utilisation
professionnel. La première partie du présent chapitre reflète les notions de base sur les bases
de données. La seconde partie suivra les particularités du logiciel pour expliquer comment on
utilise une base de données. Les éléments fondamentaux sont en fait les mêmes quand on
travail avec les logiciels de ce type. Les explications fournis peuvent être considérées comme
une introduction générale au sujet.
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NOTIONS DE BASES DE DONNEES
GENERALITES SUR LES BASES DE DONNEES
QU'EST CE QU'UNE DONNEE ?
C'est une information provenant de l'environnement qui va être traitée.
QU'EST CE QU'UN OBJET ?
Un objet ou une entité est un ensemble structuré qui regroupe en lui tous les
éléments dont il a besoin.
DEFINITION D'UNE BASE DE DONNEES
Une base de données est un ensemble d'informations structurées et non redondantes,
stockées dans un support physique.
En fait, c'est une collection d'informations, de même nature, rangées dans un fichier
de données. Elle est constituée d'enregistrements ; ceux-ci sont constitués sur des champs.
Les champs sont, en général, disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.
EXEMPLES DE BASES DE DONNEES
Vous connaissez ces films où le détective est assis devant le PC de la brigade de police,
cherchant quelque chose de temps en temps au clavier, secoue la tête, tape encore… Il
lève enfin la tête en criant victoire ; le PC vient de lui livré l'escroc qui figurait dans sa
base de données (1,86m, cheveux frisés blond, yeux verts, une cicatrice sur la joue
gauche…) et les données souhaitées à son propos (Charles, dit le blondin, condamné à
deux reprises pour vol à main armée…)
Supposons maintenant que vous téléphoniez à votre opérateur du téléphone mobile, une
voix agréable vous répond par votre nom et vous vous apercevez qu'elle en sait
davantage sur vous. Elle peut même, sur votre demande et après avoir effectué une saisie
au clavier, vous communiquer les informations sur vous communications (Le numéro
appelé, la durée, le montant…)
Considérant maintenant le vieux carnet d'adresses, qui se remplit d'année en année de
surcharges et de feuillets supplémentaires, ceux-ci manquant souvent au moment précis
ou l'on a besoin d'eux ?
Il y' a aussi les recettes de cuisine, de cocktails que vous aviez toujours voulu rassembler.
Que diriez-vous de dresser une liste de vous CD et de vos cassettes vidéo et de noter à qui
vous les avez prêtés ?
Ou encore la liste de tous les anniversaires que vous ne devez pas manquer de souhaiter à
vos parents, amis et connaissances.
Bref, les exemples ne manquent pas, d'ailleurs tout ce que d'habitude vous inscrivez
dans un carnet ou dans un fichier, ce que vous épinglez sur le mur de votre chambre pour ne
pas l'oublier, mérite d'entrer dans une base de données personnelles.
SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES : S.G.B.D
DEFINITION
Un S.G.B.D est un ensemble de fonctions permettant l'exploitation de bases de
données : la description, la manipulation, le stockage, la sécurité et l'intégrité des données.
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SYSTEMES DE GESTION DE BASE DE DONNEES RELATIONNELLES : S.G.B.D.R
Un S.G.B.D.R est un S.G.B.D où les données peuvent être mises en rapport les
unes avec les autres.
STRUCTURE D'UNE BASE DE DONNEES
Une base de données est constituée d’enregistrements. Ceux-ci sont construits sur
des champs. Une liste de clients (le nom et l’adresse) ainsi que la liste des produits (référence,
désignation, Prix unitaire de vente, prix d'achat, quantité en stock…), des commandes
(Numéro de la commande, la date de la commande, les produits commandés) et la liste des
fournisseurs (la raison sociale, l’adresse, le numéro de téléphone, le numéro de fax…)
constituent, par exemple, une base de données. Le nom et l’adresse sont deux champs et
chacun des clients constitue un enregistrement. L’ensemble des enregistrements est désigné
par le nom ""TABLE". Les champs sont disposés en colonnes et les enregistrements en lignes.
la table
La table est le support physique de l'information. C'est un regroupement
d'informations sur un sujet précis comme une liste de publipostage.
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Les Champs :
Un champ est une catégorie précise d'information dans une table.
Les enregistrements :
Un enregistrement est un regroupement d'informations sur une personne, un lieu ou
tout autre chose dans une table.
la Clé
Chaque table contient au moins un champ qui permet d’identifier l’enregistrement,
ce champ est appelé "IDENTIFIANT" ou "CLE" de la table.
Un identifiant ne peut pas prendre deux valeurs identiques. Par exemple, si une
personne est identifiée par son Nom et son Prénom alors on ne doit pas avoir, dans la même
table, deux enregistrements de même noms et de même prénoms.
Clé primaire : c'est le plus petit sous-ensemble de champs permettant d'identifier
chacun des enregistrements.
Clé étrangère: c'est un champ issu de la migration de la clé primaire d'une autre
table.
Exemple :
Table : Fournisseur
Identifiant : Code fourni
Code Fourni Raison sociale Adresse Ville Téléphone Fax
F001 Maison de stylo BIC 15, Bd. Med. V Casa 022 24 15 36 022 24 37 25
F002 Paper Edition Alami 229, Rue Sekat Casa 022 36 45 89 022 36 46 76
… … … … …
Table : Produit
Identifiant : Réf Produit
Clé étrangère : Fournisseur
Réf Produit Désignation Qté Stock PUV PUA Fournisseur
001 Stylo à bille couleur bleu 50000 25 20 F001
002 Ramette de papier blanc 80gr 10000 50 45 F001
… … … … … …
Exercice :
Donner la structure des tables : Client, commande, lignes de commande
RELATIONS :
Dans une entreprise, les informations sont multiples est regroupées par famille
(Client, Produits, Fournisseurs, Commandes, Détails commandes…) Pour connaître les
commandes d'un client, les produits commandés par un client, le fournisseur d'un produit…
il faut établir un lien entre les différentes tables de la base de données.
La notions de relation est extrêmement importante car elle fige d'une certaine
manière la liberté d'action pour de garantir une plus grande sécurité dans la cohérence des
informations. Informatiquement, la relation est gérée par l'introduction de valeurs
communes dans les deux tables liées. Il est donc obligatoire d'avoir un champ commun de
même type qui contiendra les données. Ce champ ne peut être que la clé primaire de la
première table (table mère) qui devient comme clé étrangère de la seconde table (table fille)
Les relations sont de trois types :
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Relation UN à PLUSIEURS (1---- ∞ ) :
C’est une relation où chaque occurrence de la première table est liée à un nombre
quelconque d’occurrences de la deuxième table, alors qu'à chaque enregistrement de la seconde
table ne correspond qu'un enregistrement de la première table.
Exemple :
La relation entre la table Fournisseur et Produit la table est une relation UN à
PLUSIEURS car un Fournisseur fourni par un ou plusieurs produits, mais le produit ne
peut être fourni que par un et un seul fournisseur.
Relation UN à UN (1---- 1) :
C’est une relation où chaque occurrence de la première table participe une et une
seule fois dans la deuxième table et réciproquement.
Ce type de relation est peu courant, car la plupart des informations qui seraient
associées de la sorte font normalement partie d'une même table. Vous pouvez utiliser une
relation un à un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une partie d'une
table pour des raisons de sécurité ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un
sous-ensemble de la table principale.
Exemple :
Considérant qu'à chaque commande on émet une facture, de même qu'une facture est
émise pour une seule commande ; la relation entre les tables Commande et Facture.
Relation PLUSIEURS à PLUSIEURS (∞----∞) :
Dans une relation plusieurs à plusieurs, un enregistrement de la table A peut être
mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement un
enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements
de la table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table
(appelée table de jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs -les clés
étrangères des tables A et B. Une relation plusieurs à plusieurs n'est en fait rien d'autre que
deux relations un à plusieurs avec une troisième table. Par exemple, la table Commande et la
table Produits ont une relation plusieurs à plusieurs définie en créant deux relations un à
plusieurs avec la table Ligne commandes.
MODELISATION PHYSIQUE DE LA BASE DE DONNEES “COMMANDES CLIENT”
CLIENT COMMANDE LIGNE DE PRODUIT FOURNISSEUR
COMMANDE
CodeClt N° Commande N° Commande Réf Produit Code_Fourni
Nom_Clt 1 ∞ Date_Cde 1 ∞ Réf Produit ∞ 1 Désignation ∞ 1 Raison Social
Prénom CodeClt Qté_Ach Qté_Stk Adr_Fourni
Adr_Clt N° Facture PUV Tel_Fourni
Ville_Clt Date_Facture PUA Fax_Fourni
Code_Fourni Nom_Contact
Ville_Fourni
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MICROSOFT ACCESS
DEFINITIONS
C'est le SGBDR conçu par la firme Microsoft coopération combinant entre
l'interface graphique et les fonctionnalités des systèmes de gestion des bases de données ;
ainsi les commandes sont affichées sous forme de boutons, sur lesquels il suffit de cliquer
dessus pour les exécuter ; et comme la plupart des SGBDR, Microsoft Access gère six
grandes catégories d’objets à l’intérieur d’une base de données : Les tables, Les requêtes Les
formulaires Les états Les Macros Les modules.
En effet, à l'aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à
l'aide d'un fichier unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données
entre plusieurs contenants appelés tables. Les formulaires en ligne vous permettent de
consulter, d'ajouter et de mettre à jour les données des tables. Les requêtes vous permettent
de rechercher et de récupérer les données que vous voulez. Quant aux états, ils servent à
analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.
DEMARRAGE D’ACCESS
Lorsque vous lancez Microsoft Access à l'aide de "Démarrer/Programme/ Microsoft
Access", une boîte de dialogue vous propose les alternatives suivantes :
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CREER UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES
1. Table vierge : ouvre une base de données totalement vide, c'est-à-dire des
tables, des formulaires et des requêtes créées indépendamment de tous
paramètres, avec ou sans l'aide des assistants.
2. Assistant : ouvre en tant que modèle des bases de données destinées à des
tâches bien précises (album photos, services clientèle, inventaire…), les
tables, formulaires et requêtes correspondants peuvent être modifiés, avec
ou sans l'aide des assistants.
OUVRIR UNE BASE DE DONNEES EXISTANTE.
3. Ouvre une base de données existante. Si le nom de la base de données que
vous désirez ouvrir ne figure pas dans la liste présentée, cliquez sur "autres
fichiers..."
CREATION D'UNE NOUVELLE BASE DE DONNEES
Pour créer une nouvelle base de données, dans la fenêtre d'accueil de Microsoft
Access, choisissez l'option "Nouvelle base de données Access", une boîte de dialogue intitulé
"Fichier Nouvelle base de données" apparaît.
Dans cette boîte de dialogue, Access vous demande de nommer la base de données.
Vous pouvez accepter le nom donné par défaut "Db1.mdb". Cependant, si vous pensez définir
plusieurs bases de données donnez-leur des noms évocateurs qui vous permettrons de les
retrouver facilement. En cliquant sur le bouton "créer", la fenêtre "base de données" apparaît :
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CREATION ASSISTEE D’UNE BASE DE DONNEES
Si vous choisissez, dans la fenêtre d'accueil de Microsoft Access, l’option
"Assistants, pages et projet de base de données Access", une boîte de dialogue regroupant
divers assistants de création de bases de données apparaît :
En choisissant un assistant, Access vous demande de nommer la base de données
pour lancer ensuite l’assistant de création d’applications. Le bouton "Suivant" vous permet
de suivre les étapes de création de l’application en définissant les informations demandées.
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LES ETAPES DE CREATION ASSISTEE DE BASE DE DONNEES DES CONTACTS
Etape 1 : fenêtre de présentation de la base Etape 2 : Choix des champs
Etape 3 : Chois du style Etape 4 : Chois du style d’impression
Etape 5 : Titre de la base de données Etape 6 : Ouverture de la base
A partir du menu général de la base de
données, on peut accéder aux différents
éléments qui composent la base de données.
Pour cela, il suffit de cliquer sur les boutons
correspondants.
OUVERTURE D’UNE BASE DE DONNEES
Au lancement d’Access, dans la boîte de dialogue “Microsoft Access”,
choisissez“Ouvrir un fichier existant”. Vous pouvez, également, ouvrir une base de données
à partir du menu “Fichier/Ouvrir…” ou à l’aide du bouton “Ouvrir” de la barre d’outil ou
en utilisant les touche de raccourci du clavier. La boîte de dialogue “Ouvrir” apparaît :
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Cherchez le nom de la base de données dans laquelle vous voulez travailler, puis
cliquez sur le bouton “Ouvrir”. La fenêtre “Base de données” apparaît sur l’écran.
COPIE, SUPPRESSION ET MODIFICATION DU NOM D’UNE BASE DE DONNEES
Les bases de données Access sont enregistrées dans des fichiers
d’extensions“.MDB”. Pour copier, supprimer ou renommer une base de données, on est obligé
de passer par le poste de travail ou l’explorateur Windows.
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LES TABLES
DEFINITION
Les tables sont les objets principaux sur
lesquelles repose une base de données. Elles
contiennent des enregistrements arrangés
selon plusieurs champs. Les tables sont
utilisées en deux modes :
Création : utilisé pour définir ou
modifier la structure d’une table. Il est
accessible en cliquant sur “Modifier” de
la fenêtre“Base de données”.
Feuille de données : permet de visualiser
et de saisir les données à enregistrer dans
une table. Il est accessible en cliquant sur
l’icône “Ouvrir”.
CREATION D’UNE NOUVELLE TABLE
MODE ASSISTANT
Pour créer une table en utilisant l’assistant, cliquez sur l’entrée
de la fenêtre “Base de données”. Quatre étapes sont à envisager :
Etape 1 : Choisissez une catégorie de table (affaire ou privé) puis Etape 3 : Si vous avez plusieurs tables créées auparavant, l’assistant
une table type dans la zone de liste Tables exemple. Dans la zone vous demande si la nouvelle table possède un ou plusieurs champs
Champs exemples, sélectionnez tour à tour les champs de la table, en relation avec d’autres champs des autres tables. Dans
en utilisant le signe «>» pour les ajouter dans la zone champs l’affirmative, sélectionnez la table qui est en relation avec la
nouvelle table. Si vous devez sélectionner tous les champs proposés nouvelle table et définissez le type de relation dans la boîte de
cliquez sur «>>». Pour supprimer un champ sélectionné, cliquez sur dialogue Relations (Voir paragraphe suivant). Répéter la même
«<». Pour supprimer tous les champs sélectionnés, cliquez sur «<<». opération pour les autres tables en relation avec la nouvelle.
Etape 2 : Définissez le nom de la table et indiquez, si vous voulez Etape 4 : Choisissez le mode de travail, pour ouvrir votre table.
définir vous-même la clé de la table ou si vous voulez laisser Modifier la structure de la table ;
l’assistant s’en charger. Dans le premier cas l’assistant vous donne la Entrer les données immédiatement après création de la table ;
liste des champs de la table pour sélectionner la clé. Entrer les données en utilisant un formulaire.
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Lors de cette étape l’assistant vous demande de choisir le type de relation :
Si la nouvelle table est la table mère, cliquez sur la
seconde option "Un enregistrement de la table (Nom
nouvelle table) correspond à …"
Si la nouvelle table est la table fille, cliquez sur la
troisième option "Un enregistrement de la table
(Nom nouvelle table) correspond à …"
S’il n’y a pas de relation indiquez la première option.
CREATION EN SAISISSANT DES DONNEES
Pour créer une table en entrant des données comme vous le faites dans EXCEL,
cliquez sur l’entrée de la fenêtre “Base de données”. Une table vierge
est immédiatement ouverte en mode “Feuille de données”.
Le type des champs est défini en fonction des données entrées. Pour changer le nom
des champs double-cliquez sur leur en-tête. Pour effectuer autres modifications, vous devez
passer en “mode création”.
CREATION MANUELLE D’UNE TABLE
Pour créer manuellement une table, cliquez sur l’entrée de la
fenêtre “Base de données”. Une nouvelle fenêtre appelée “Table” est affichée :
Cette fenêtre est organisée en trois colonnes :
Nom du champ Types de données Description
Sert à définir le nom de Défini le type de données du champ. On y inscrit un commentaire pour
chaque champ de la table. C’est une information obligatoire. indiquer la fonction du champ. Cette
information est optionnelle.
Exemple :
Soit la table Client qui contient les champs suivants :
Nom du champ Types de données Observations
Code_clt NuméroAuto Index à incrémentation automatique, champ clé
Nom_clt Texte Taille du champ (=nombre de caractère) 15
Prenom Texte Taille du champ 15
Adr_clt Texte Taille du champ 50
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Pour définir la clé de table, sélectionnez le champ clé (Code_Clt) puis cliquez sur le
bouton de la barre d’outils.
Pour enregistrer la table cliquez sur le bouton “Enregistrer”
ou utilisez le menu “Fichier/Enregistrer”, puis tapez le nom
de la table Client.
A la fin on obtient la fenêtre suivante :
Exercice :
Créer les tables produit, fournisseur, commande et lignes de commandes de la
modélisation physique cité dans la première partie.
TYPES DE CHAMPS
Type Signification
Texte Les champs texte peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu’à concurrence de 255 caractères. Ils sont utilisés pour la plupart des champs
Mémo Les champs Mémo peuvent contenir une combinaison quelconque de textes et de nombres
jusqu’à concurrence de 65535 caractères
Numérique Les champs numériques ne peuvent contenir que des nombres entiers ou réels. Vous les
utiliserez chaque fois que les données stockées dans un champ sont utilisées dans des calculs
mathématiques
Date/Heure Les champs Date/Heure permettent de mémoriser des dates comprises entre les années 100
et 9999 et des données horaires codées sur 12 ou 24 heures
Monétaire Les données monétaires sont utilisées pour stocker des nombres réels contenant 1 à 4
décimales
NuméroAuto Les champs NuméroAuto définissent des compteurs à incrémentation automatique souvent
utilisés en tant que clé primaire
OuiNon Les champs booléens ne peuvent accepter que les valeurs OuiNon, Vrai/Faux ou
Actif/inactif.
Liaison OLE Les champs Liaison OLE permettent de stocker des données issues d’une application
compatible OLE. Ils peuvent par exemple contenir des feuilles de calcul, des graphiques, des
sons ou des vidéos
Lien Les champs Lien hypertexte peuvent contenir le chemin complet d’un fichier local ou
hypertexte l’adresse URL d’un fichier distant
Assistant liste Cet assistant crée un champ dans lequel l’utilisateur peut choisir une valeur dans une liste
de choix prédéfinie
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PROPRIETES DES CHAMPS
La partie inférieure de la fenêtre "TABLE" regroupe la liste des propriétés qui
permettent de préciser la nature de chaque type de champ.
PROPRIETE TAILLE
Donne une précision sur la taille du champ selon le type de données. Suivant la
taille, la mémoire de l'ordinateur lui réserve un espace en octets.
Type de données Taille Nombre d’octet
Numérique Entier 2 octets
Entier Long 4octets
Réel simple 4 octets
Réel double 8octets
Date/Heure 8 octets
Texte Jusqu’à 255 caractères 2 octets/caractère
Mémo Au-delà de 255 caractères 2 octets/caractère
Monétaire Réel double 8 octets
Booléen 1 octet
PROPRIETE FORMAT
Permet de définir un format de saisie et d'affichage des données, celui-ci dépend du
type de champs.
Type champ Symbole Signification
Texte Mémo @ Un caractère quelconque ou un espace obligatoire
& Un caractère non obligatoire
< Transforme tous les caractères en minuscules
> Transforme tous les caractères en majuscules
Numérique Nombre général Le nombre est affiché tel qu’il a été entré
Monétaire Monétaire/standard Le nombre reçoit des séparateurs de milliers
Fixe Le nombre contient au moins une décimale
Pourcentage Le nombre entré est multiplié par 100, il apparaît suivit du signe %
Scientifique Le nombre apparaît en notation scientifique
# Un chiffre ou un espace
, Séparateur décimal
0 Un chiffre ou 0
E+ ou e+ notation scientifique
$ caractère $
Date/Heure Général La date et l’heure sont affichées en abrégé ex : 10/06/03 16 :48:12
Complet La date est affichée au format long lundi 10-Mars-2003
Réduit La date et l’heure sont affichés au format réduit 10-Mars-2003
Abrégée La date et l’heure sont affichés au format abrégé 10/06/03
Heure complète L’heure est affichée au complet 16 :48:12
Heure Réduit L’heure est affichée au format réduit codé sur 12heures 04 :48
Heure Abrégée L’heure est affichée au format réduit codé sur 24heures 16 :48
PROPRIETE MASQUE DE SAISIE
C’est le format établi par le programmeur pour définir certains champs longs ou
complexes. Un assistant peut vous aider à établir la masque de saisie de certains type de
données. Toutefois, vous pouvez définir la masque de saisie sans l'aide de l'assistant en
utilisant les symboles du tableau suivant :
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Symbole Signification
0 Un chiffre (saisie impérative)
9 Un chiffre uniquement (saisie facultative)
# Un chiffre, signes + ou - ou espace (saisie facultative--blancs convertis en espaces)
L Une lettre (saisie impérative)
? Une lettre (saisie facultative)
A Une lettre ou un chiffre (saisie impérative) Une lettre ou un chiffre (saisie impérative)
a Une lettre ou un chiffre (saisie facultative)
& Tout caractère ou espace (saisie impérative)
C Tout caractère ou espace (saisie facultative)
.,:;-/ Virgules décimales, séparateurs de milliers, de date et d’heure (en fonction des paramètres de
l’option Internationale du Panneau de configuration Windows)
< Afficher les caractères à droite de ce symbole en minuscules Afficher les caractères à droite de ce
symbole en minuscule
> Afficher les caractères à droite de ce symbole en majuscule
! Remplir le masque de droite à gauche si le caractère spécial est situé à n’importe quel endroit du
masque. A utiliser lorsque des caractères optionnels se trouvent dans la partie gauche du
masque.
Afficher les caractères qui suivent ce symbole dans la mise en forme littérale du masque de
saisie. A utiliser pour inclure dans la mise en forme l’un des caractères spéciaux précédents
PROPRIETE LEGENDE
Etiquette utilisée pour référencer le champ en mode feuille de données ou dans les
formulaires…
C’est une option facultative, si elle n’est pas remplie, Ms Access lui attribue comme
valeur par défaut le nom du champ.
PROPRIETE VALEUR PAR DEFAUT
C’est la valeur que prendra le champ lors de l’insertion d’un nouvel enregistrement.
PROPRIETE VALIDE SI
Condition qui limite les valeurs saisies dans le champ. Lors qu’une donnée ne
correspond pas à la condition, un message d’erreur Sera affiché..
PROPRIETE MESSAGE SI ERREUR
Message d’erreur qui apparaît lors que la valeur saisie est non permise.
PROPRIETE NUL INTERDIT
Cette propriété prend deux valeurs Oui ou Non. Si c’est le Oui qui est choisi, Access
n’acceptera pas les enregistrements dont le champ contient les valeurs Nulles.
PROPRIETE CHAINES VIDES AUTORISEES
Valide ou interdit les chaînes vides.
PROPRIETE INDEXE
Défini un index sur le champ.
En fait, un champ clé primaire identifie de façon unique chaque enregistrement de
la table. Cependant, si vous devez fréquemment effectuer des tris ou des recherches sur des
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champs, outre les champs clés, créez un index pour ces champs afin d’accélérer le processus de
tri ou de recherche. La propriété indexé prend trois valeurs :
Oui-avec doublons : le champ est indexé et peut reprendre plusieurs fois la même
valeur ;
Oui-sans doublons : le champ est indexé, mais les valeurs du champ sont uniques ;
Non : le champ ne sera pas indexé.
Exemple :
Dans la base de données COMMANDES CLIENTS qui traite la gestion des
commandes, l’utilisateur sera souvent amené à faire des recherches par Nom et Prénom sur
les clients. Il est donc indispensable d’indexer les deux champs Nom_clt et Prenom, et vu que
les occurrences des champs peuvent se répéter, on choisire pour la propriété indexé l’option
Oui-avec doublon.
Exercice :
Dans la mêmes base de données, déterminer la liste des champs susceptibles d’être
indexés. Justifier votre choix et donner la valeur de la propriété.
LISTE DE CHOIX
L’assistant liste de choix crée une liste de valeurs. Au lieu e saisir au clavier une
valeur du champ, l’utilisateur la sélectionne dans une liste prédéfinie.
Pour cela, on choisit l’une des entrées de la liste "Afficher le contrôle", puis celle de
la propriété "Origine source". Si vous avez choisi "liste de valeurs", faites entrer les valeurs
dans la propriété “Contenu” en les séparant par des “ ; ”.
IMPORTATION, EXPORTATION ET ATTACHE D’UNE TABLE
IMPORTER UNE TABLE
Si vous devez utiliser une table existante appartenant à une autre base de données
(Access, Excel, Dbase…), vous pouvez l’importer afin d’éviter la ressaisie de la table et des
données qu’elle contienne.
Pour cela, on utilise la commande du menu “Insertion/Table” et dans la boîte de
dialogue "Nouvelle table" sélectionnez l’option "Importer la table".
La boîte de "Ouvrir" réapparaît, choisissez alors le type de fichier de la base de
données contenant la table à importer dans la liste "Type de fichiers" et indiquez le nom du
fichier. Dans la boîte de dialogue "Importer des objets" sélectionnez le(s) table(s) à importer.
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Vous pouvez effectuer la même tache en utilisant le menu "Fichier/Données
externes/Importer…".
EXPORTER UNE TABLE
Supposons maintenant que vous voulez envoyer des données d'une table vers une
autre base de données. Ms Access, comme il vous permet l'apport des tables, vous permet
aussi le transfert des tables vers d'autre base de données, pour cela utilisez l'option de menu
'Fichier/Exporter…".
ATTACHER UNE TABLE
Lorsqu'on importe une table d'une autre base de données, elle ne subsiste aucun lien
entre les deux tables. Si vous modifiez l'une des deux tables l'autre ne subira aucun
changement. Par contre, si vous désirez pouvoir modifier la table source à partir de votre
base de données ou le contraire, la table ne doit pas être importer mais plutôt attacher à la
source. De ce fait, utiliser l'option du menu “Insertion/Table” et toujours dans la boîte de
dialogue "Nouvelle table" sélectionnez l’option "Attacher la table", sinon vous pouvez aussi
passer par le menu "Fichier/Données externes/lier les tables…". Sélectionner le type et le
nom de la base de données dans la fenêtre "Ouvrir" puis indiquer la table source dans la boîte
de dialogue "Attacher des tables".
Une flèche pointant vers le nom de la table attachée indique que celle-ci est liée à
une autre table d'une autre base de données.
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LES RELATIONS ENTRE TABLES
Access est un gestionnaire de base de données relationnel. Il permet de définir des
relations entre les tables de la base, afin d'assurer la cohérence des données et d'éviter de
saisir plusieurs fois les mêmes informations.
En effet, ce n'est pas à chaque fois que le client passe une commande qu'on va
ressaisir les informations le concernant. Il suffit de les introduire la première fois dans la
table et à chaque nouvelle commande les informations s'afficheront automatiquement si l'on
saisit le nom et le prénom du client.
Pour définir les relations entre les tables d'une base de données, lancez la commande
du menu "Outils/Relations" ou cliquez sur le bouton la fenêtre relation apparaît. Dans la
boîte de dialogue "Ajouter une table", ajoutez les tables en relations entre-elles et cliquez sur
le bouton "Fermer". Si la boîte de dialogue n'est pas affichée cliquez sur le bouton
Pour définir une relation, pointez un des champs d'une table et déplacez-le vers le
champ correspondant dans l'autre table en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé.
La boîte de dialogue "Modification des relations" s'affiche.
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TYPE DE RELATION
Le type de relation créé par Microsoft Access dépend de la manière dont sont définis
les champs liés :
Une relation UN A PLUSIEURS est créée si un seul des champs liés est une
clé primaire ou a un index unique.
Une relation UN A UN est créée si les deux champs liés sont des clés primaires
ou ont des index uniques.
Une relation PLUSIEURS A PLUSIEURS est composée de deux relations un
à plusieurs, avec une troisième table, appelée une TABLE DE JONCTION,
dont la clé primaire consiste en deux champs, qui sont les clés étrangères des
deux autres tables.
L'INTEGRITE REFERENTIELLE
Le modèle relationnel implique des contraintes de saisie dans les tables afin de
garantir l'intégrité des données et la validité des relations entre les enregistrements.
L'intégrité référentielle entre les données de plusieurs tables est le contrôle de la modification
ou de la suppression des données entre une table mère et une table fille.
Ainsi, lorsque l'intégrité référentielle est en vigueur, l'ajout d'un enregistrement dans
la table fille ne peut se faire que si un enregistrement connexe du champ matérialisant la
relation existe déjà dans la table mère. Aussi la suppression d'un enregistrement de la table
mère ne peut se faire que si tous les enregistrements liés de la table fille sont supprimés.
MISE A JOUR ET LA SUPPRESSION EN CASCADE LES CHAMPS CORRESPONDANTS
Si vous sélectionnez les options "Effacer en cascade les champs correspondants" et
"Mettre à jour en cascade les champs correspondants" les opérations de suppression et de
mise à jour qui outrepassent généralement les règles d'intégrité référentielle sont autorisées.
Lorsque vous supprimez des enregistrements ou vous modifiez des valeurs de clé de la table
source, Access apporte automatiquement les modifications nécessaires aux tables liées en
respectant l'intégrité référentielle.
TYPE DE JOINTURE
Pour qu'Access puisse savoir comment lier ou joindre les informations que
contiennent les tables de la relations, on peut tracer les lignes de jointure entre les tables.
Une jointure indique à Microsoft Access comment les données sont associées.
EL ARBAOUI JALILA 19

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Microsoft Access 29/09/2005
En fait lorsque vous ajoutez des tables à une requête, et qu'une relation a déjà été
définie pour ces tables, Access crée automatiquement une jointure interne qui sélectionne les
enregistrements des deux tables lorsque les valeurs des champs joints sont identiques. Même
si aucune relation n'avait été définie auparavant, Access crée automatiquement une jointure
interne entre les champs de même nom et de même type de données si l'un des champs est une
clé primaire. Vous pouvez également créer des jointures manuellement. Access autorise la
création manuelle de jointures internes, de jointures externes et de jointures réflexives.
jointure interne
C'est une jointure dans laquelle les enregistrements de deux tables sont combinés et
ajoutés aux résultats d'une requête uniquement si les valeurs des champs joints répondent à
une condition spécifiée. Par exemple, lorsque vous créez une requête, la jointure par défaut
entre les tables est une jointure interne qui sélectionne les enregistrements des deux tables
uniquement si les valeurs des champs joints sont identiques.
jointure externe gauche
Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements du côté gauche de l'opération
LEFT JOIN dans l'instruction SQL de la requête sont ajoutés aux résultats de la requête,
même si le champ joint de la table située à droite ne contient pas de valeurs correspondantes.
Les enregistrements de la table de droite ne sont combinés à ceux de la table de gauche que si
les champs joints comportent des valeurs correspondantes.
Une jointure externe gauche est signalée par une ligne de jointure en forme de flèche
(base de données Microsoft Access) ou par un symbole de clé pointant vers la droite.
jointure externe droite
Jointure externe dans laquelle tous les enregistrements qui figurent à droite de
l'opération RIGHT JOIN dans l'instruction SQL de la requête sont ajoutés aux résultats de
la requête, même s'ils ne présentent aucune correspondance avec les champs joints de la table
située à gauche. Les enregistrements de la table de gauche sont combinés avec ceux de la
table de droite uniquement si les champs joints présentent des valeurs identiques.
Une jointure externe droite est symbolisée par une ligne de jointure en forme de
flèche (base de données Microsoft Access) ou par une clé (projet Microsoft Access) pointant
vers la gauche.
EL ARBAOUI JALILA 20

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Microsoft Access 29/09/2005
Définir Type de jointure
Cliquez sur le bouton Type de jointure, puis sur le type de jointure souhaité :
L'option 1 définit une jointure interne. Il s'agit de la valeur par défaut.
L'option 2 définit une jointure externe gauche.
L'option 3 définit une jointure externe droite.
Sélectionnez l'option qui convient, cliquez sur le bouton "OK" puis dans la fenêtre
"Modification des relations" cliquez sur le bouton "Créer". La mise en relation entre les deux
champs est matérialisée par un trait épais. D'un côté du trait on a le chiffre "1" qui
matérialise le côté UN de la relation, de l'autre côté on a le signe "∞" qui indique le côté
PLUSIEURS de la relation.
Exercice
Etablir les relations entre les tables de la base "GESTION COMMANDES"
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Microsoft Access 29/09/2005
LES REQUETES
DEFINITION
Alors que les tables permettent de mémoriser les données, les requêtes servent à
retrouver rapidement ces données selon un ou plusieurs critères et les réorganiser à des fins
d'analyse. C'est donc l'outil d'interrogation des tables et d'extraction des données. Il offre
plusieurs possibilités :
Choix des champs : on peut ne pas inclure la totalité des champs de la table mais
uniquement les champs nécessaires.
Choix des enregistrements : on spécifie les critères auxquels doivent obéir les
enregistrements qui seront affichés
Interrogation de plusieurs tables : on peut extraire, dans une même feuille de
données, les champs de plusieurs tables liées entre-elles.
Calculs : les champs calculés sont crées grâce aux requêtes.
Création de tables, formulaires, états et autres requêtes.
Modification des données des tables.
Pour ce fait, plusieurs types de requêtes existent:
Requête sélection : permet d'afficher, d'analyser et de modifier les données
provenant d'une ou plusieurs tables.
Requête analyse croisée : ce type de requêtes complexes permet de synthétiser de
grandes quantités d'informations en les réorganisant sous une forme tabulaire.
Requête action : sert à créer une table, à ajouter, supprimer ou modifier des
enregistrements d'une table.
Requête union : combine des champs similaires provenant de plusieurs tables.
MODES D'AFFICHAGE DES REQUETES
MODE CREATION :
Le mode création est utilisé pour définir ou modifier la structure d’une requête.
Pour ouvrir une requête en mode Création, basculez vers la fenêtre "Base de données", cliquez
sur l'Objet "Requêtes", puis sur la requête que vous voulez ouvrir et enfin sur "Modifier". Si la
requête est déjà ouverte, vous pouvez basculer en mode Création en cliquant sur le bouton
"Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis sur
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Microsoft Access 29/09/2005
La fenêtre peut être subdivisée horizontalement en deux sections.
1ère section : La partie supérieure contient les tables de la requête.
2ème section : La partie inférieure contient un tableau de plusieurs ligne :
Champ : référence les champs visualiser dans la requête
Table : indique la provenance de chaque champ.
Afficher : si la case est cochée, le champ va être affiché en mode
feuille de donnés.
Tri : indique l'ordre de tri des données.
Critères : pour définir les critères de sélection des enregistrements.
MODE FEUILLE DE DONNEES OU EXECUTION
Fenêtre qui permet de visualiser le résultat de la recherche. La fenêtre ressemble
étrangement à celle des tables. Elle est accessible en cliquant sur l’icône “Ouvrir” la fenêtre
"Base de données".
Si la requête ouverte, basculez en mode Feuille de données en cliquant sur le bouton
"Mode d'affichage" dans la barre d'outils puis sélectionnez
MODE SQL
Fenêtre qui affiche l'instruction SQL pour la requête en cours ou qui est utilisée
pour créer une requête propre à SQL.Lorsque vous créez une requête en mode Création,
Microsoft Access crée l'équivalent SQL en mode SQL. Pour accéder à cette fenêtre, la
requête doit être déjà ouverte, vous pouvez alors basculer en cliquant sur le bouton "Mode
d'affichage" de barre d'outils puis sélectionnez
CREATION DE REQUETES
Pour définir une requête, cliquez sur l'entrée "Requêtes" de la barre "Objets" puis sur
le bouton "Nouveau". La boîte de dialogue "Nouvelle requête" vous offre cinq méthodes pour
définir une nouvelle requête.
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Microsoft Access 29/09/2005
L'ASSISTANT REQUETE SIMPLE
La façon la plus simple de créer une requête consiste à utiliser l'assistant requêtes
simples. En sélectionnant dans la boîte de dialogue "Nouvelle requête" ou en cliquant, dans
la fenêtre "Base de données", sur l'entrée l'assistant vous demande de
choisir la table à interroger ainsi que les champs qui serviront de critères de sélection.
Exemple :
On désire visualiser la liste des clients ainsi que la ville ou ils résident.
Etape 1 : choix des champs de la requête. Ceux-ci peuvent Etape 2 : Un clic sur le bouton "suivant" et l'assistant vous
provenir de différentes tables ou requêtes. Pour notre propose d'ouvrir la requête ou de modifier sa structure.
exemple nous choisissons la table client et les champs Nom- Choisissez une des deux options et appuyez sur le bouton
Clt, Prenom_Clt et ville "Terminer"
On choisissant la première option, on obtient le résultat suivant :
Exercice :
A l'aide de l'assistant requêtes simples créer les requêtes suivantes :
1. la liste des commandes des clients (Nom, Prénom -client, N° et date -commande)
2. La liste des fournisseurs
3. la liste des produits
CREATION MANUELLE D'UNE REQUETE
Les requêtes créées avec "l'assistant requête simple" sont ordinaires. Elles se
contentent de limiter l'affichage d'une table à certains de ses champs sans effectuer aucune
autre opération. Pour définir des requêtes plus évoluées, il faut choisir "Mode création". Une
nouvelle fenêtre intitulée "Requête", accompagnée la boîte de dialogue "Ajouter une table"
EL ARBAOUI JALILA 24

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Microsoft Access 29/09/2005
apparaisse. Cette boîte de dialogue vous permet d'ajouter les tables à interroger, sélectionnez-
les et cliquez sur "Ajouter" puis fermer la boîte de dialogue.
Pour inclure les champs de la requête, il suffit de double-cliquez sur leur nom.
CRITERES DE SELECTION
Les critères sont des restrictions que vous appliquez sur une requête pour identifier
les enregistrements spécifiques que vous voulez manipuler. Pour spécifier les critères d'un
champ dans la grille de création, tapez une expression dans la cellule "Critères" de ce champ.
Si la requête porte sur des tables liées, les valeurs spécifiées en tant que critères sur les
champs de ces tables doivent respecter la casse (c.-à-d. être tapées exactement telles qu'elles
figurent dans la table sous-jacente)
On peut définir plusieurs critères pour le même champ ou pour des champs
différents. Si on tape des expressions dans plusieurs cellules "Critères", Access les combine à
l'aide de l'opérateur "Et" ou "Ou". Si les expressions occupent des cellules différentes dans une
même ligne, Access utilise l'opérateur "Et", dans ce cas, seuls les enregistrements satisfaisant
aux critères de toutes les cellules seront retournés. Si les expressions se trouvent dans des
lignes différentes de la grille de création, Access utilise l'opérateur "Ou", les enregistrements
satisfaisant à au moins un des critères seront retournés.
L'expression
L'expression du critère est une combinaison d'opérateurs, de constantes, de valeurs
littérales, de fonctions et de noms de champs (colonnes), de contrôles et de propriétés dont
l'évaluation fournit une valeur unique.
Les opérateurs
L'opérateur est un symbole ou mot, tel que ">", "=", "et", "Ou", qui indique l'opération
à effectuer sur un ou plusieurs éléments.
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Microsoft Access 29/09/2005
Opérateurs Expression Signification
Entre … et Entre #1/1/03# et Les occurrences du champ sont comprises entre deux valeurs. Dates
#1/6/03# comprises entre le 1-Janv-03 et le 1-Juin-03.
>(<) >5000Dh(<5000Dh) Nombres supérieurs (inférieurs) à 5000Dh
= ="Kenitra" Tous les enregistrements dont le champ est égal à "Kenitra"
>= >="Kenitra" Tous les enregistrements depuis "Kenitra" jusqu'à la fin de l'alphabet
<= <="Kenitra" Tous les enregistrements depuis "Kenitra" jusqu'au début.
<> <>"Kenitra" Tous les enregistrements sauf ceux dont le champ égale à "Kenitra"
Pas Pas "K*" Tous les enregistrements sauf ceux qui commencent par K
Est Null Est Null Extrait des enregistrements contenant des valeurs Nulle
Date() Date() Extrait les enregistrements contenant la date courante
Dans Dans (Kenitra, Rabat) Tous les enregistrements contenant l'une des valeurs de la liste.
Exemple :
On désire afficher la liste des clients résidant à Casablanca.
Exercice :
Quelle est la signification des expressions suivantes :
<#2/1#/03#
PAS 5200
Entre 500 et 1000
>="JALILA"
Dans (100, 450, 2856,700)
les caractères génériques dans la recherche
On utilise les caractères génériques dans la recherche de valeurs partielles ou
équivalentes pour remplacer d'autres caractères lorsqu'on ne connaît qu'une partie de cette
valeur ou lorsqu'on recherche des valeurs commençant par une lettre spécifique ou
correspondant à une séquence spécifique.
SigneUtilisation Exemple
* Représente un nombre quelconque de caractères. ""bl*" trouve blanc, blé, bleu…
? Représente un seul caractère alphabétique. "Gr?s" trouve gras, gris, gros
[] Représente l'un des caractères entre crochets. "B[ae]lle" trouve balle et belle
! Représente tout caractère sauf ceux entre crochets. "b[!ae]lle" trouve bulle, bille mais pas balle ni belle
- Représente l'un des caractères de la plage, spécifier "b[a-c]r" trouve bar, bbr et bcr
dans l'ordre croissant (de A à Z)
# Représente un caractère numérique quelconque. 1#3 trouve 103, 113, 123…
Exemple :
On désire créer une requête qui permet de sélectionner les clients qui résident dans
une ville qui commence par la lettre "K" ou dont le nom a pour deuxième lettre la lettre "A".
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Microsoft Access 29/09/2005
Exercice :
1. Quelle est la signification des expressions suivantes ? Suggérer des réponses.
"Ala?i"
L*ng
*che
GHR-212-ABE-###
*/10/03
AR[CKNS]
J[!i]li*
[B-D]all
2. Dans la base de données "COMMANDES DES CLIENTS", créer la requête affichant la
liste des produits achetés dans la commande 312 (Réf, désignation, PUV, Qté Achetée)
CHAMPS CALCULES
C'est un champ défini dans une requête qui affiche le résultat d'une expression
plutôt que les données stockées. La valeur est recalculée chaque fois qu'une valeur de
l'expression est modifiée.
Il existe plusieurs types de calculs qu'on peut effectuer dans une requête. Par
exemple, on peut calculer la somme ou la moyenne des valeurs dans un champ, multiplier les
valeurs dans deux champs ou calculer la date trois mois au-delà de la date du jour… Pour
afficher les résultats d'un calcul, on peut utiliser un calcul prédéfini que Microsoft Access
fournit ou des calculs personnalisés. Pour calculer les montants pour des groupes
d'enregistrements ou pour tous les enregistrements combinés, utilisez les calculs prédéfinis,
appelés "opérations".
Un calcul personnalisé permet d'effectuer des calculs numériques, de date et de texte
sur chaque enregistrement à l'aide des données de l'un ou de plusieurs champs. Pour cela, on
crée un nouveau champ calculé directement dans la grille de création en introduisant une
expression dans une cellule Champ vierge dans la grille de création de la requête. Si vous
avez besoin d'aide pour créer l'expression, utilisez le Générateur d'expression. Pour l'afficher,
cliquez avec le bouton droit de la souris dans la ligne Champ où vous ajoutez le champ
calculé, puis cliquez sur Générer.
Exemple :
On désire créer une requête qui affiche la liste des produits (Réf, désignation, PUV,
Qté achetées) commandés par le client de la commande 312. la requête doit contenir le
montant total à payer pour chaque produit.
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Microsoft Access 29/09/2005
Mise en forme d'un champ calculé
Pour personnaliser l'affichage d'un champ calculé, on utilise la fonction "Format"
selon la syntaxe : Format(Formule ; MiseEnForme) où formule désigne l'expression sui
définit le champ calculé. MiseEnForme prend les valeurs du tableau suivant :
Format Signification
0 Un chiffre ou 0
1 Un chiffre
, Séparateur décimal
% Signe de pourcentage
E+, E-, e+ou e- Notation scientifique
: Séparateur horaire
/ Séparateur de date
"Texte" Affichage du texte
Par exemple, pour afficher sous forme monétaire, le montant total de chaque
produit acheté par le client dans la commande 312, vous devez taper, dans la grille de
création, l'expression : Mt Produit : Format([Qte_Ach]*[PUV] ; "0,00F")
Calculs globaux
Un calcul global en Access désigne les opérations de calculs qu'on effectue en
utilisant les valeurs d'un champ pour tous les enregistrements d'une table. Le tableau
suivant regroupe les différentes fonctions qu'on utilise pour les calculs :
Fonction Significations Types de champs
Somme Le total des valeurs dans un champ. Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Moyenne La moyenne des valeurs d'un champ Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Min La plus petite valeur d'un champ Texte, Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Max La plus grande valeur d'un champ Texte, Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Compte Le nombre de valeurs non Nulles Texte, Mémo, Nombre, Date/Heure, Monétaire,
dans un champ NuméroAuto, Oui/Non, et Objet OLE
Ecartype L'écart type des valeurs d'un champ. Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Var La variance des valeurs d'un champ Nombre, Date/Heure, Monétaire, et NuméroAuto
Pour accéder à ces fonctions, cliquez sur l'icône ou sélectionnez la commande du
menu "Affichage/Opérations", la ligne opération apparaît dans la grille de création.
Exemple :
On désire créer une requête affichant le nombre de commande et la somme perçue.
Pour cela, on crée d'abord la requête qui calcul les montants totaux des produits commandés.
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Microsoft Access 29/09/2005
Par suite, on crée une autre requête, basée sur la première requête et on utilise les
calculs globaux pour compter le nombre de commande et la somme perçue sur ces commandes.
On sélectionne les champs "Num_Cde" et "Mt Produit". On clique sur l'icône "opérations" et
dans la grille de création on choisit les opérations "compte" pour le champ "Num_Cde" et
"somme" pour le champ "Mt Produit".
Regroupements
Les fonctions de calcul global peuvent être appliquées à certains groupes
d'enregistrements dont un ou plusieurs champs ont une valeur identique.
En effet, on peut effectuer des opérations de calcul sur des groupes
d'enregistrements en utilisant des requêtes de regroupement. Supposons, par exemple, que
l'on désire obtenir le montant perçu sur chaque commande. Il faut alors effectuer un
regroupement sur le champ "Num_Cde".
LES REQUETES PARAMETREES
Une requête de paramètres est une requête qui exige la spécification de critères
chaque fois qu'elle est exécutée. Elle affiche une ou plusieurs boîtes de dialogue prédéfinies
invitant l'utilisateur à spécifier les valeurs des paramètres (critères)
EL ARBAOUI JALILA 29

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Microsoft Access 29/09/2005
On crée une requête paramétrée si l'on veut exécuter à maintes reprises la même
requête en modifiant les critères de sélection. Pour cela, il suffit de saisir une invite entre
crochets dans la zone critère de la grille de création sous les champs paramétrés
Exemple :
Supposons que l'on désire afficher la liste des clients pour une ville donnée.
Exercices :
Créer des requêtes paramétrées permettant L'affichage de :
1. La liste des commandes d'un client.
2. La liste des produits commandés dans une commande.
3. La liste des produits fournis par un fournisseur.
4. Le montant total à payer d'une commande.
5. Le nombre de produits achetés d'une commande.
REQUETES ACTIONS
Les requêtes étudiées jusqu'ici se contentaient d'extraire des données des tables.
Dans ce qui suit, vous allez apprendre à définir et mettre à jour une table, ajouter et
supprimer des enregistrements dans une table en utilisant une requête action.
REQUETE CREATION DE TABLE
Pour créer une table à l'aide d'une requête, commencez par définir une requête
sélection classique en incluant les champs et les conditions de sélection nécessaires. Lancez la
commande du menu "Requête/Création de table". Celle-ci provoque l'affichage de la boîte de
dialogue "Création de table".
Dans la zone "Nom de table", définissez le nom de la nouvelle table, spécifiez la
base de données qui va contenir la nouvelle table, puis exécutez la requête.
Exemple :
Soit la table "Contacts" qui regroupe la liste des contacts pour les fournitures des
produits commercialisés par la société. Elle contient les champs : Nom_Contact, Raison,
Tel_Fourni, Fax_Fourni et Désignation.
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Microsoft Access 29/09/2005
Exercice
A l'aide de la requête création de table, créer la table Région Nord qui contient les
champs : Nom_Contact, Tel_Fourni et Ville_Fourni telle que la ville est égale à Rabat.
AJOUT D'ENREGISTREMENTS DANS UNE TABLE
Les requêtes "ajout" sont utilisées pour ajouter des enregistrements dans une table
existante.
Pour créer une requête ajout", commencez par définir une requête sélection classique
basée sur la table contenant les enregistrements à ajouter. Cette requête doit contenir les
mêmes champs que la table dans laquelle elle va ajouter les enregistrements, spécifiez le
critère de sélection des enregistrements à ajouter et lancez la commande du menu
"Requête/Requête Ajout", définissez le nom de la table destination puis exécuter la requête.
Exemple :
Soit la table "Région Nord", il faut ajouter les enregistrements telle que la ville du
contact se trouve au nord du Maroc (Tanger Casablanca)
REQUETE SUPPRESSION
Les requêtes "Suppression" sont utilisées pour enlever d'une table des
enregistrements qui correspondent à certains critères.
Pour créer une requête "Suppression", définissez une requête sélection classique basée
sur la table contenant les enregistrements à supprimer, spécifiez le critère de sélection des
enregistrements à supprimer et lancez la commande du menu "Requête/Supprimer une
requête" et exécuter la requête.
Exemple :
Soit la table "Région Nord", les contacts de la ville de Casablanca font partie de la
région centre. Supprimez ces enregistrements de la table
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Microsoft Access 29/09/2005
REQUETE MISE A JOUR D'UNE TABLE
Les requêtes "Mise à jour" sont utilisées afin de modifier la valeur d'un champ dans
certains ou dans tous les enregistrements d'une table.
Pour créer une requête "Mise à jour", définissez une requête sélection basée sur la
table contenant les enregistrements à modifiés, sélectionnez les champs à modifier et les
champs qui comportent les critères de sélection, puis choisissez la commande du menu
"Requête/Mettre à jour une requête", une nouvelle ligne intitulé "Mise à jour" apparaît dans
la grille de création. Il suffit d'indiquer la modification souhaitée sous le nom du champ et
exécuter la requête.
Exemple :
La quantité commandée du produit référencé "A0001" dans la commande 1009 est
de 32. Définissez la requête mise à jour modifier les données de la table.
Exercice :
Les produits d'achat et de vente (champs PUA et PUV) des produits fournis par
"TOUZIT" ont augmenté de 1,2%. Créer la requête qui permet d'accomplir cette opération.
REQUETE ANALYSE CROISEE
La requête "Analyse croisée" est utilisée pour réorganiser sous une forme tabulaire les
données d'une table. Elle est basée sur une requête sélection classique de la table ou la
requête contenant les champs. La commande du menu "Requête/Analyse croisée" permet
l'affichage des lignes "Opération" et "Analyse" dans la grille de création. Si la ligne
"Opération" indique les opérations à effectuer sur les champs, la ligne "Analyse" permet de
préciser les entêtes de lignes de colonnes et les valeurs du tableau croisé.
Exercice
On désire créer un tableau croisé qui permet l'analyse, par ville, des ventes de chaque
produit. Pour cela, on crée une requête "ProdVille" qui calcule le total des ventes de chaque
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Microsoft Access 29/09/2005
produit par ville. Cette requête contient les champs "Ville_Clt", "Ref_Produit" et TotProduit
qui est la Somme ventes de ce produit dans cette ville. Puis, on crée une requête analyse
croisée basé sur cette requête. Les villes figureront comme entêtes de lignes les produits
seront les entêtes de colonnes.
Exercice :
Soit la table "Pub et
Inscriptions" illustrée ci-
contre, créer une requête
analyse croisée en choisissant :
Le champ "Publicité"
comme entête de lignes.
Le champ "Secteur" comme
entête de colonnes.
Le champ " Nombre des
Inscrits" comme données à
placer dans le tableau
croisé.
Faites une analyse du tableau
et indiquer quel est le secteur
qui a attiré le plus d'inscrits.
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Microsoft Access 29/09/2005
LES FORMULAIRES
DEFINITION
Un formulaire permet de visualiser les informations sauvegardées dans les tables
dans une interface graphique conviviale. Il facilite la saisie, la modification et même la
suppression des données. La plupart des informations d'un formulaire proviennent d'une
source d'enregistrement sous-jacente. Les autres informations du formulaire sont stockées
dans sa structure. Pour créer le lien entre un formulaire et sa source d'enregistrement on
utilise des objets graphiques nommés contrôles.
LA FENETRE FORMULAIRE
La fenêtre formulaire propose trois modes de travail : "Mode création", "Mode
formulaire" et "Mode feuille de données".
MODE CREATION
Fenêtre dans laquelle vous créez des formulaires.
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Microsoft Access 29/09/2005
Pour créer un formulaire, vous devez utiliser le mode Création. Afficher un
formulaire en mode Création revient à s'installer dans un atelier en tenant les outils
indispensables à portée de main.
Pour ouvrir un formulaire en mode Création, basculez vers la fenêtre "Base de
données", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez
ouvrir, et enfin sur le bouton "Modifier".
Si le formulaire est déjà ouvert, vous pouvez basculer vers le mode Création en
cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
MODE FORMULAIRE
Fenêtre qui affiche généralement un ou plusieurs enregistrements entiers. Le mode
Formulaire sert principalement à l'ajout et à la modification des données des tables.
EL ARBAOUI JALILA 35

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Microsoft Access 29/09/2005
Pour ouvrir un formulaire en mode Formulaire, basculez vers la fenêtre "Base de
données", cliquez sur "Formulaires" sous "Objets", cliquez sur le formulaire que vous voulez
ouvrir, et enfin sur le bouton "Ouvrir".
Si le formulaire est déjà ouvert en mode Création, vous pouvez basculer vers le mode
Formulaire en cliquant sur le bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
MODE FEUILLE DE DONNEES
Fenêtre qui affiche les données sous forme de lignes et de colonnes. En mode Feuille
de données, vous pouvez modifier des champs, ajouter, supprimer et rechercher des données.
Pour ouvrir un formulaire en mode Feuille de données, basculez vers la
fenêtre "Base de données", ouvrez le formulaire puis cliquez sur la flèche
située à côté du bouton "Mode d'affichage" dans la barre d'outils.
CREATION D'UN NOUVEAU FORMULAIRE
Pour définir un nouveau formulaire, sélectionnez l'entrée "Formulaire" de la barre
"Objets" de la fenêtre "Base de données", appuyez sur le bouton "nouveau" pour que la boîte de
dialogue "Nouveau formulaire" s'affiche.
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Microsoft Access 29/09/2005
Cette boîte de dialogue présente sept manières de création de formulaire.
Mode création : définit un formulaire vierge que l'on peut modifier par la suite.
Formulaire instantané Colonnes : définit un formulaire dans lequel les champs
apparaissent à raison d'un par ligne.
Formulaire instantané Tableau : définit un formulaire dans lequel les champs
apparaissent sous une forme tabulaire.
Formulaire instantané Feuilles de données : crée un formulaire en mode
d'affichage "Feuilles de données".
Assistant Formulaire : permet de créer un formulaire en précisant au fur et à
mesure ses paramètres.
Assistant graphique : représente certains champs numériques sous forme graphique.
Assistant Tableau croisé dynamique : crée un formulaire à partir d'un tableau
croisé dynamique.
ASSISTANT FORMULAIRE
L'assistant formulaire permet de choisir, avec précision, la présentation du
formulaire. Pour l'utiliser, il suffit de choisir une table et de sélectionner "Assistant
Formulaire" dans la boîte de dialogue "Nouveau Formulaire".
1- Dans la première étape, on désigne les champs de la 3- Dans la troisième étape, on doit choisir un style de
table/Requête à intégrer dans le formulaire. présentation en s'aidant de la zone d'aperçue.
2- Dans la deuxième étape, il faut indiquer le type de 4- La quatrième étape permet de nommer le nouveau
formulaire souhaité : colonne simple, tabulaire, formulaire et de choisir le mode d'ouverture : saisie de
feuilles de données ou justifié. Une zone d'aperçu, données ou modification. Cliquez sur le bouton
vous donne une idée sur l'apparence du formulaire. "terminer" pour visualiser le formulaire.
FORMULAIRE INSTANTANE
FORMULAIRE A COLONNE SIMPLE
Un formulaire à colonne simple affiche les valeurs des enregistrements dans une
colonne, à raison d'une valeur par ligne et par page.
EL ARBAOUI JALILA 37

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Microsoft Access 29/09/2005
Pour créer un formulaire instantané colonne, il suffit sélectionner la table/Requête
qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantané : Colonne" dans la boîte
de dialogue Nouveau Formulaire". Le formulaire se crée aussitôt en mode formulaire.
FORMULAIRE TABULAIRE
Un formulaire à tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un
tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements à la fois.
Pour créer un formulaire instantané colonne, il suffit sélectionner la table/Requête
qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantané : Tableau" dans la boîte
de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se crée instantanément visualisé
en mode formulaire.
FORMULAIRE FEUILLE DE DONNEES
Un formulaire à tabulaire affiche les valeurs des enregistrements sous forme d'un
tableau. Ce type de formulaire permet de visualiser plusieurs enregistrements à la fois.
Pour créer un formulaire instantané colonne, il suffit sélectionner la table/Requête
qui contient les champs et de choisir l'option "Formulaire instantané : Feuille de données"
dans la boîte de dialogue Nouveau Formulaire". Le nouveau formulaire se crée aussitôt
visualisé en mode feuille de données.
L'ASSISTANT GRAPHIQUE
L'assistant graphique définit un graphique à partir des données numériques
contenues dans une table ou une requête.
Supposons qu'on veut comparer les ventes des différents produits commercialisés par
la société. Pour cela, on crée une requête qui représente la somme des ventes par produit.
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Pour comparer les valeurs, on va les représenter dans un graphe plutôt que de travailler sur
les données brutes. De ce fait, nous allons définir un formulaire graphique grâce à "l'assistant
graphique" de la boîte de dialogue Nouveau Formulaire".
Dans un premier temps, l'assistant demande de sélectionner les champs à utiliser
dans le graphique. Dans un deuxième temps, on doit choisir le type de graphe.
Dans l'étape suivante, on doit sélectionner les champs qui doivent être représentés
dans le graphe.
La quatrième et dernière étape donne un nom au graphique, détermine sa légende et
son mode d'ouverture. Un clic sur le bouton "Terminer" et le graphe apparaît sur l'écran.
L'ASSITANT TABLEAU CROISE DYNAMIQUE
"L'assistant tableau croisé dynamique" permet de réorganiser sous une forme
tabulaire les données numériques d'une table ou requête pour faciliter leur analyse. Il
effectue donc la même tâche que "requête Analyse croisée", mais de façon quasi-automatique.
Pour illustrer le fonctionnement de cet assistant, considérons la même requête
"ProdVille" que celle de l'exemple de la partie requête Analyse croisée".
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Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Nouveau" de la fenêtre "Base de données" et
dans la boîte de dialogue Nouveau Formulaire", sélectionnez la requête "ProdVille" puis
"L'assistant Tableau croisé dynamique".
La première boîte de dialogue qui apparaît vous explique le rôle d'un formulaire
tableau croisé dynamique. N'hésitez pas à lire attentivement le contenu avant de poursuivre
la tâche en passant à la seconde étape qui n'est autre que la sélection des champs à inclure
dans le tableau croisé dynamique.
Un clic sur le bouton suivant déclenche l'ouverture de Microsoft Excel et l'affichage
de la boîte de dialogue suivante :
Appuyez sur le bouton "Disposition" et déposez les champs concernés sur les zones
"Ligne", "Colonnes" et "Données", comme le montre la figure ci-après :
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Validez puis appuyez sur le bouton "Terminer" de la précédente boîte de dialogue,
pour que vous puissiez nommer le formulaire, mettre les légendes et l'ouvrir.
CREATION MANUELLE ET PERSONNALISATION D'UN FORMULAIRE
Pour créer manuellement un formulaire, on choisit l'option "Mode création" dans la
boîte de dialogue "Nouveau formulaire", un formulaire vierge s'affiche en mode création.
Grâce à cette option vous pouvez créer des formulaires indépendants soit pour
afficher des informations, soit pour inviter l'utilisateur à transmettre des données ou pour
concevoir un "Menu général" pour l'application.
Pour ce faire, plusieurs types de contrôles sont disponibles dans "la boîte à outils", il
suffit de les glisser dans la section "détail" du formulaire.
LES SECTIONS D'UN FORMULAIRE
Vous pouvez renforcer l'efficacité d'un formulaire en ajoutant une ou plusieurs
sections. Tous les formulaires contiennent une section Détail mais un formulaire peut
également comprendre des sections d'en-tête de formulaire, d'en-tête de page, de pied de page
et de pied de formulaire.
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Pour ajouter ou supprimer un en-tête/pied de formulaire ou un en-tête/pied de page,
cliquez sur "En-tête/pied de formulaire" ou "En-tête/pied de page" dans le menu "Affichage".
Si vous supprimez un en-tête et un pied, Microsoft Access supprime les contrôles
qui s'y trouvent et comme les en-têtes et les pieds vont de pair, vous ne pouvez les ajouter
que simultanément. Si vous ne voulez pas les deux en même temps, redimensionnez l'un des
deux afin qu'il n'ait aucune taille ou attribuez à sa propriété Visible le paramètre Non.
En-tête de formulaire
Permet d'afficher le titre du formulaire, les instructions d'utilisation du formulaire
ou des boutons de commande qui ouvrent des formulaires liés ou effectuent d'autres
opérations. Un en-tête de formulaire apparaît sur toute sa hauteur afin que les contrôles de
la section demeurent affichés en permanence. Un en-tête de formulaire apparaît en haut d'un
formulaire en mode Formulaire et au début d'une version imprimée. Il n'apparaît pas en
mode Feuille de données.
Pied de formulaire
Permet d'afficher les instructions d'utilisation du formulaire, des boutons de
commande ou des contrôles indépendants, relatives à l'acceptation des entrées. Un pied de
formulaire apparaît sur toute sa hauteur afin que les contrôles de la section demeurent
affichés en permanence. Un pied de formulaire apparaît en bas d'un formulaire en mode
Formulaire et à la fin d'une version imprimée. Il n'apparaît pas en mode Feuille de données.
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En-tête de page
Permet d'afficher un titre, des en-têtes de colonne ou toute information souhaitée en
haut de chaque page. L'en-tête de page n'apparaît que sur les formulaires imprimés. Il n'est
pas visible en mode Formulaire.
Pied de page
Permet d'afficher la date, le numéro de page ou toute information souhaitée au bas
de chaque page. Le pied de page n'apparaît que sur les formulaires imprimés et n'apparaît pas
en "mode Formulaire".
Section Détail
Permet d'afficher des enregistrements provenant de la source du formulaire. Cette
section contient en général des contrôles dépendant des champs de la source. Elle peut aussi
comprendre des contrôles indépendants, tels que des étiquettes…
BOITE A OUTILS
C'est un ensemble d'outils qu'on peut utiliser en "mode Création" pour placer des
contrôles dans un formulaire, un état ou une page d'accès aux données. Vous pouvez afficher
ou masquer la boîte à outils en cliquant, dans le menu "Affichage", sur "Boîte à outils".
FENETRE PROPRIETES
On utilise les propriétés pour définir les caractéristiques des tables, requêtes,
champs, formulaires, états et pages d'accès aux données. Chaque section et contrôle d'un
formulaire, d'un état ou d'une page d'accès aux données possède également des propriétés.
Celles-ci déterminent la structure, l'aspect et le comportement du formulaire ou de l'état,
mais aussi les caractéristiques du texte ou des données qu'il contient. La feuille des
propriétés sert à paramétrer les propriétés.
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LISTE DES CHAMPS
Dans un formulaire, un état ou une requête, une petite fenêtre donne la liste de tous
les champs d'une source d'enregistrements sous-jacente (Table ou requête), il s'agit de la boîte
"liste de champs". Vous pouvez afficher cette liste dans le "mode Création" d'un formulaire,
d'un état ou d'une requête, en cliquant sur le bouton
LES CONTROLES
Objet graphique, notamment une zone de texte, une case à cocher, un bouton de
commande ou un rectangle que vous placez dans un formulaire, un état ou une page d'accès
aux données en mode Création pour afficher des données, exécuter une action ou faciliter la
lecture du formulaire. Il existe trois types de contrôles :
Contrôle dépendant : c'est un contrôle lié à un champ de la table ou de la
requête associée au formulaire. Il permet de saisir, de visualiser et de modifier les
valeurs des champs de la source de données.
Contrôle indépendant : c'est un contrôle sans source de données, il permet
d'afficher des commentaires, des images ou de saisir une entrée qui ne sera pas
stockée dans la table ou de la requête source de données du formulaire.
Contrôle calculé : il comporte une expression ou une formule de calcul qu'on
peut saisir dans la feuille de propriétés dans l'attribut "Source contrôle".
Voici la liste des contrôles pour la saisie, l'affichage et le filtrage de données.
Contrôles Utilisations
Cases à cocher Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Zones de liste Permet de sélectionner une valeur dans une liste Une zone de liste
modifiable modifiable est la combinaison d'une zone de texte et d'une zone de liste.
Boutons de commande Permet d'exécuter une action ou un ensemble d'actions.
Étiquettes Permet d'afficher des textes descriptifs, tels que des titres, des légendes ou
des instructions brèves.
Zones de liste Permet de sélectionner une valeur dans une liste. La liste d'une zone de liste
se compose de lignes de données. Elle peut comporter plusieurs colonnes, qui
peuvent s'afficher avec ou sans en-tête.
Boutons d'options Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Groupes d'options Affiche un ensemble limité d'alternatives. Il permet de sélectionner aisément
une valeur, car il vous suffit de cliquer dessus. Vous ne pouvez sélectionner
qu'une seule option d'un groupe d'options à la fois.
Sous-formulaires (états) est un formulaire (état) dans un formulaire (état)
Zones de texte Affiche les données d'une source d'enregistrements. Ce type de zone de texte
est dite dépendante car elle est liée aux données d'un champ. Mais, elles
peuvent également être indépendantes. Par exemple, on peut créer une zone
de texte indépendante pour afficher les résultats d'un calcul ou pour saisir
des entrées. Ces données ne sont pas stockées dans la source de données.
Boutons à bascule Permet d'afficher une valeur Oui/Non
Pour placer un contrôle dans un formulaire, il suffit de le glisser de la boîte à outils
dans la zone ou vous voulez le placer. Pour supprimer un contrôle, il faut le sélectionner et
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appuyer sur la touche "Suppr" du clavier. La police et les attributs peuvent être modifier
grâce à la barre d'outils "Mise en forme" ou à la feuille de propriétés du contrôle qui s'affiche
en cliquant sur le bouton et naturellement, il faut auparavant sélectionner le contrôle.
FORMULAIRE ET SOUS FORMULAIRE
Un sous-formulaire est un formulaire imbriqué dans un formulaire. Le formulaire
primaire est appelé formulaire principal et le formulaire qu'il contient, sous-formulaire. Une
combinaison formulaire/sous-formulaire est souvent appelée formulaire hiérarchique ou
formulaire père/fils.
Les sous-formulaires sont particulièrement utiles lorsque vous voulez afficher les
données de tables ou de requêtes qui ont une relation un à plusieurs. Vous pouvez, par
exemple, créer un formulaire qui contient un sous-formulaire afin d'afficher les données d'une
table "COMMANDE" et d'une table "LIGNES DE CDE". Les données de la table
"COMMANDE" représentent le côté "un" de la relation. Les données de la table "LIGNES
DE CDE" représentent le côté "plusieurs" de la relation.
Dans ce type de formulaire, les deux formulaires, principal et le sous-formulaire,
sont liés. Ainsi, le sous-formulaire n'affiche que les enregistrements qui correspondent à
l'enregistrement en cours du formulaire principal. Ainsi, si vous visualisez les données de la
commande 312, seules les enregistrements de la table "LIGNE DE COMMANDE" associé à
ce numéro de commande apparaissent à l'écran
Lorsque vous utilisez un formulaire possédant un sous-formulaire pour entrer de
nouveaux enregistrements, Access sauvegarde l'enregistrement en cours dans le formulaire
principal lorsque vous entrez le sous-formulaire. Grâce à cela, les enregistrements de la table
"plusieurs" pourront être reliés à un enregistrement dans la table "un". Chaque enregistrement
est également automatiquement enregistré lorsqu'il est ajouté au sous-formulaire.
Un sous-formulaire peut être affiché sous forme de feuille de données, mais il peut
également être affiché sous la forme d'un formulaire unique ou continu. Un formulaire
principal ne peut être affiché que sous forme de formulaire unique.
Un formulaire principal peut contenir autant de sous-formulaires que vous le
souhaitez à condition qu'ils soient placés dans le formulaire principal. Vous pouvez
également imbriquer jusqu'à dix sous-formulaires. Cela signifie que vous pouvez avoir un
sous-formulaire contenu dans le formulaire principal mais aussi un second sous-formulaire
contenu dans le premier sous-formulaire, etc. Vous pouvez, par exemple, avoir un formulaire
principal qui affiche les clients, un sous-formulaire qui affiche les commandes et un autre
sous-formulaire qui affiche les détails des commandes.
Pour créer un formulaire et sous formulaire, on crée tout d'abord un formulaire
simple pour chacune des deux sources de données. Dans le formulaire principal, on fait
glisser de la fenêtre "Base de données" sur le formulaire principal, le formulaire du sous-
formulaire à imbriquer. Sinon, utilisez le contrôle "Sous-formulaire" de la boîte à outils.
Exemple :
A titre d'exemple, dans la base de données "COMMANDES CLIENT", un client
peut effectuer plusieurs commandes, mais un numéro de commande ne peut correspondre qu'à
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un et un seul client. On a donc une relation de type un à plusieurs entre les tables "CLIENT"
et "COMMANDE" à travers le champ Code_Clt.
Ainsi, dans un même formulaire, nous allons afficher la liste des commandes d'un
client. Pour ce faire nous allons, tout d'abord, créer des formulaires instantanés pour les
tables "CLIENT" et "COMMANDE".
Le formulaire "CHOIX CLIENTS", lié à la table CLIENT", sera de type colonne
simple. Le formulaire, lié à la table "COMMANDE", sera affiché en mode feuille de
données. On imbriquera le formulaire "COMMANDE" dans le formulaire "CHOIX
CLIENTS" en le glissant, à partir de la fenêtre "Base de données", dans celui-ci. Ainsi, à
l'affichage, on aura pour chaque client visualisé la liste des commandes qu'il a faite.
Exercice :
Les tables "COMMANDE" et "LIGNE DE COMMANDE" sont reliées par une
relation de type un à plusieurs. Créer un formulaire permettant l'affiche des détails d'une
commande (Liste des produits commandés, les quantités et les montants des achats)
Les prix mentionnés dans la table "PRODUIT" sont des prix hors taxe. En bas du
détail du formulaire, créer un champ de calcul du montant total hors taxe de la commande
ainsi que le montant TTC. La TVA étant de 20%.
Exercices :
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