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Webinar "Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen"

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Termine und dieAufzeichnung sind unter http://haslberger.net/webinar.html zu finden.

Es gibt keine Unternehmen ohne Prozesse.
Sie können jedoch nur funktionieren, wenn die einzelnen Handlungen der Mitarbeiter entlang einer Ablaufkette miteinander koordiniert werden.

In diesem Webinar zeigen wir Ihnen, wie Sie auch im Personalwesen mit einfachen Mitteln Prozesse dokumentieren, optimieren und managen.

Sie lernen,
- warum Prozessmanagement im modernen Personalwesen so wichtig ist
- wie man HR Prozesse einfach aufzeichnet und optimiert
- wie man HR Prozessmanagement in der Organisation verankert.

Veröffentlicht in: Business
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Webinar "Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen"

  1. 1. www.haslberger.net Herzlich willkommen! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen Hans Haslberger Tobias Höltzel Ihre Trainer Tobias Höltzel Personal & Organisation Uhlandstrasse 25 76135 Karlsruhe http://www.hoeltzel.net Tel.: +49 721 47 00 91 57 e-mail: th@hoeltzel.net haslberger.net HR Consultants Parkstr. 31 82131 Gauting bei Starnberg http://www.haslberger.net Tel: +49 89 4122 95 22 e-mail: hans@haslberger.net
  2. 2. www.haslberger.net Prozesse im Personalwesen Ein Webinar von Hans Haslberger und Tobias Höltzel Einfach optimieren und managen
  3. 3. www.haslberger.net Inhalt  Anforderungen an moderne Personalarbeit – Warum Prozesse managen?  HR Prozesse dokumentieren, analysieren und optimieren  HR Prozessmanagement – Wie führen ich es im Unternehmen ein? 3 Was nützt Ihnen das Webinar?
  4. 4. www.haslberger.net  Netzwerk freiberuflichen Personalexperten  Schwerpunkte :  HR Interim Management  HR Managementberatung  HR Prozessmanagement und –optimierung  HR Projektmanagement  Alle unsere HR Manager haben jahrelange Erfahrungen als Personalmanager in großen und mittleren Unternehmen  Wir sind Consulting Partner für den Signavio Process Editor  Zertifizierungen:  Business Process Management-Projektleiter  Prince2 Projektmanagement  ITIL IT Service Management  Associate Coach (DBVC)  EFQM Excellence Assessor und Trainer (ILEP e.V.) haslberger.net HR Consultants 4 Wer wir sind
  5. 5. www.haslberger.net Anforderungen an moderne Personalarbeit Früher  Verwaltung der Personalakten  Abrechnung der Löhne und Gehälter  Organisation von Personalentwicklungsmaßnahmen nach Vorgabe der Führungskräfte  Durchführung der arbeitsrechtlichen Maßnahmen 5 Was wird von der Personalabteilung erwartet? StrategieStrategie BetreuungBetreuung Verwaltung Verwaltung Heute  Strategische Partnerschaft zum Business  Proaktives Handeln und Gestalten  Umgang mit neuen Organisationsstrukturen  Mitarbeiterorientierung  Change Manager  Führungscoach  prozessorientiertes Denken
  6. 6. www.haslberger.net Was ist ein Prozess? HR Prozesse dokumentieren Nicht alle Handlungsabläufe sind Geschäftsprozesse! Einige Handlungsabläufe oder Aufgaben, die nur sporadisch anfallen, sind in Anweisungen und Regelungen abzulegen oder bedürfen einer individuellen / problemlösungsorientierten Bearbeitung. Ein Geschäftsprozess ist ein Vorgehensmodell  für häufig wiederkehrende Abläufe mit hoher Standardisierung,  die ein definiertes Startereignis und Endergebnis haben,  deren einzelne Handlungsschritte generell in der gleichen Reihenfolge ablaufen,  an denen mindestens 2 Personen beteiligt sind  und aus deren Ergebnis sich Qualitäts-, Effizienz,- Kosten- oder personal- steuerungsrelevante Kennzahlen generieren lassen.  Und: Immer am Kunden orientiert! 7
  7. 7. www.haslberger.net 7 Welche Prozesse haben wir im Personalwesen? HR Prozesse dokumentieren HR Management Prozesse HR Kernprozesse HR Service Prozesse (unterstützend) HR Basisinstrumente Recruiting Integration Einsatz Entwicklung Versetzung Austritt HR- Strategie Strateg. Personal- planung HR- Controlling HR- Opti- mierung SonstigesVergütung Kompetenz- management Personal- marketing ReisekostenAbrechnungZeitwirtschaftVerwaltung Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen ! Wir unterscheiden zwischen IST und SOLL Prozessen !
  8. 8. www.haslberger.net 8 Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Prozesse dokumentieren Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme Ausbildung Weiterbildung Nachfolge- planung ... Personal- entwicklung Lernerfolgskontrolle Seminarorganisation Bedarfsermittlung Budgetplanung ... Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2 Arbeits- anweisungen Anweisungen
  9. 9. www.haslberger.net 9 Die Gliederung der Prozesse in Ebenen Prozesse dokumentieren Die Festlegung eines Prozessmanagementsystems mit definierten Detailierungsebenen ist die Grundlage für eine strukturierte Prozessaufnahme Aktenpflege Zeitwirtschaft Abrechnung ... Personal- verwaltung Gleitzeit Urlaubsmeldung Krankmeldung Zeitkontenpflege ... Organisationseinheit Prozessebene 0 Prozessebene 1 Prozessebene 2 Arbeits- anweisungen Anweisungen
  10. 10. www.haslberger.net 10 Die Prozesslandkarte Prozesse dokumentieren Ebene 0 Ebene 1 Ebene 2
  11. 11. www.haslberger.net 11 IST Prozess wie dokumentieren? Prozesse dokumentieren Prozessteckbriefe (SIPOC)  beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten  liefern die nötigen Informationen für den Prozess  beschreiben das Ergebnis des Prozesses  zeigen die Beteiligten des Prozesses  sind leicht zu erstellen
  12. 12. www.haslberger.net 12 IST Prozess wie dokumentieren? Prozesse dokumentieren Prozessteckbriefe (SIPOC)  beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten  liefern die nötigen Informationen für den Prozess  beschreiben das Ergebnis des Prozesses  zeigen die Beteiligten des Prozesses  sind leicht zu erstellen
  13. 13. www.haslberger.net 13 IST Prozess wie dokumentieren? Prozesse dokumentieren Prozessteckbriefe (SIPOC)  beschreiben den Ablauf eines Prozesses in Worten  liefern die nötigen Informationen für den Prozess  beschreiben das Ergebnis des Prozesses  zeigen die Beteiligten des Prozesses  sind leicht zu erstellen
  14. 14. www.haslberger.net 14
  15. 15. www.haslberger.net 15 IST Prozess wie dokumentieren? Prozesse dokumentieren Workflows  stellen den Ablauf des Prozesses graphisch dar  Lassen Optimierungsmöglichkeiten schnell erkennen  sind eine gute Möglichkeit neue Beteiligte einzuarbeiten  erfordern Kenntnisse in Notationstechniken erinnert X Textfeld Start/Ende Task OR Gateway Information Prozessweg Text
  16. 16. www.haslberger.net 16 Notation – BPMN „Probezeitgespräch“ Prozesse dokumentierenPersonal- abteilung Fachbereich Führungskraft erinnert X HRIT Mitarbeiter erinnert an PZB erstellt PZB X X bespricht X gibt Stellung- nahme ein gibt PZB frei ordnet Stamm- daten zu gibt Stellung- nahme ein 02-06-01 AG Kündigung + erstellt Kündi- gung unter- schreibt erhält Kündi- gung Textfeld Ja Gefährdet Übernahme? Übernahme? Nein Ja Start/Ende Task OR Gateway Information Prozessweg Text MSS X positiv? Ja Nein
  17. 17. www.haslberger.net Beispiel Beförderung Prozesse optimieren 27
  18. 18. www.haslberger.net  Wurde mit allen Prozessbeteiligten gesprochen?  Sind die Prozessziele beschrieben und werden sie erfüllt?  Werden Ressourcen verbraucht, ohne zur Erreichung von geplanten Prozessergebnissen beizutragen?  Können die Prozesskosten (bei gleichem Prozessergebnis) gesenkt werden?  Können die Bearbeitungs-, Liege- und Transportzeiten reduziert werden?  Gibt es Medienbrüche?  Gibt es redundante Datenerfassung, welche Anforderungen bestehen an die Datenstandards/- qualität?  Können interne und/oder externe Schnittstellen verringert werden?  Können Kommunikations- und/oder Entscheidungswege vereinfacht werden?  Besitzt der jeweilige Prozessbeteiligte alle notwendigen Kenntnisse, Informationen und Befugnisse?  Sind die Zuständigkeiten eindeutig geregelt? Prozesse optimieren Leitfragen 28
  19. 19. www.haslberger.net 19 Wer hat die Prozessverantwortung? Prozessmanagement Processowner im Stab + Einheitliche Standards + Übergreifende Koordination + Keine Abteilungsblindheit + Klare Kapazitäten - Geringe Akzeptanz im Fachbereich - Geringe Fachkenntnis - Keine Umsetzungsmacht - Fehlende Kundensicht - „Schwarzer Peter“ Processowner in der Linie + Hoher Fachbezug + Kapazitäten in eigener Linie + Klare Zuständigkeit + Integration ins Tagesgeschäft - Keine übergreifende Koordination - Distanz fehlt - Konflikt mit anderen Abteilungen möglich Processowner als Team + Prozesse übergreifend abgestimmt und koordiniert + Klare Kapazitäten + Hohe Umsetzungschancen - Hohes Konfliktpotential - Größerer Führungskreis - Team zwischen den Stühlen - Abstimmung kostet Zeit - Keine Einzelverantwortung Planung und Einführung Prozessgrenzen Dokumentation Führung Schulung Optimieren / KVP Auditieren Kennzahlen Zielerreichung Wer ist für das Gesamt- Prozessmanagement verantwortlich? Diese Funktion muss in der Organisation verankert werden.
  20. 20. www.haslberger.net  Optimierungsorganisation etablieren  Einheitliche Notationsnorm erstellen  Feste Termine zum Prozessreview  Regelmäßige Befragungen der Kunden und des Managements  Stakeholder einbinden (Betriebsräte, Externe, Mitarbeiter, Führungskräfte)  Einheitliches Vorgehen bei der Optimierung festschreiben. 20 Nach der Optimierung ist vor der Optimierung – der Regelkreis Prozessmanagement Do CheckAct Plan Kunden- forderung Kunden- forderung Kunden- zufriedenheit Kunden- zufriedenheit ManagementManagement ImplementierungImplementierung
  21. 21. www.haslberger.net Bleiben Sie in Kontakt! Prozesse im Personalwesen: einfach optimieren und managen Hans Haslberger Tobias Höltzel Ihre Trainer Tobias Höltzel Personal & Organisation Uhlandstrasse 25 76135 Karlsruhe http://www.hoeltzel.net Tel.: +49 721 47 00 91 57 e-mail: th@hoeltzel.net haslberger.net HR Consultants Parkstr. 31 82131 Gauting bei Starnberg http://www.haslberger.net Tel: +49 89 4122 95 22 e-mail: hans@haslberger.net

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