Rappel archi

24/04/15 Ecole des Sciences de l'Information
Rappel Archivistique Sept. 2012 V.1
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La Gestion Informatisée desLa Gestion Informatisée des
ArchivesArchives
Rappel ArchivistiqueRappel Archivistique
Par Ahmed Bachr et Talal BouchakorPar Ahmed Bachr et Talal Bouchakor
Année Universitaire : 2011-2012Année Universitaire : 2011-2012

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Parcours
 Notions de base en archivistique
 Champs conceptuel
 Cycle de vie des archives
 Principe de provenance
 Fonction archives
 Politique d’archivage
 Chaîne de traitement des archives
 Outils de gestion des archives
 Normes d’archivage

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1. Notions de base en archivistique
Qu'est-ce que l'archivistique ?
L'archivistique désigne tout à la fois :
 une science
 une discipline
 un ensemble de procédures et de techniques
Trois acceptions pour le terme ARCHIVES
 les documents administratifs légaux qui doivent être
conservés
 les services ou unités dont la fonction est de gérer les
archives
 les dépôts et bâtiments dont la fonction est de conserver
les archives et d'héberger les services qui en sont
chargés.

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2. Champ conceptuel
 Archives : Ensemble des documents, quels que soient leur
date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par
toute personne physique ou morale ou par tout service ou
organisme public ou privé, dans l'exercice de son activité (loi n°
79-18 du 03/01/1979).
 Fonds d'archives : Ensemble de documents de toute nature
qu'une personne physique ou morale a automatiquement et
organiquement réunis dans l'exercice de ses activités et
conservés en vue d'une utilisation éventuelle.
 Archivage : Opération consistant à assurer la conservation d'un
document, quel que soit son support, en vue d'une consultation
ultérieure, à titre de preuve ou d'information.

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2. Champ conceptuel
 Archivage électronique : Opération qui consiste à
stocker des documents sur des supports
informatiques à des fins de conservation et de
consultation ultérieure. La conservation de
l'information doit offrir des garanties d'intégrité et de
fiabilité dans le temps.
 Archivistique : Discipline qui étudie la formation, le
tri, l'exploitation et la conservation des ensembles
organiques d'archives (dossiers - séries - fonds) et
par suite les méthodes et les techniques nécessaires
à leur traitement.

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 Les archives courantes ou actives :
Documents et dossiers ouverts ou récemment clos
gardés dans les bureaux pour le traitement des
affaires.
 Les archives intermédiaires ou semi-actives :
Ensemble de documents qui, n'étant plus d'usage
courant, doivent être conservés temporairement,
pour des besoins administratifs ou juridiques.
 Les archives définitives ou inactives :
Documents qui, après évaluation, sont conservés
sans limitation de durée.
3. Cycle de vie des Archives ou théorie
des trois âges

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Principe du Respect des fonds :
 Principe fondamental de l'archivistique
française, selon lequel chaque document
doit être maintenu ou replacé dans le fonds
dont il provient, et dans ce fonds à sa place
d’origine. Il comprend trois notions
connexes : le respect de la provenance, le
respect de l’intégrité du fonds, le respect de
l’ordre originel ou primitif.
4. Principe de provenance / respect des
fonds

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5. Fonction Archives
 La « fonction archives » comprendLa « fonction archives » comprend
l’ensemble des politiques et desl’ensemble des politiques et des
activités visant les documentsactivités visant les documents
d’archives, exercées par lesd’archives, exercées par les
employés des services d’archivesemployés des services d’archives
généralement dans des locauxgénéralement dans des locaux
d’archives.d’archives.

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6. Politique d’archivage
L'entité chargée des archives doit mener pour l’organismeL'entité chargée des archives doit mener pour l’organisme
une politique globale d’archivage :une politique globale d’archivage :
 gestion des documents utiles à l’organismegestion des documents utiles à l’organisme
 conservation sur le long termeconservation sur le long terme
 mise à disposition des ressources archivistiques aux servicesmise à disposition des ressources archivistiques aux services
producteursproducteurs
 facilitation et coordination de la communication de celles-cifacilitation et coordination de la communication de celles-ci
 assistance technique pour la conservation et la bonne gestion desassistance technique pour la conservation et la bonne gestion des
documents dans les autres services : assistance au niveau desdocuments dans les autres services : assistance au niveau des
bureaux et secrétariats qui produisent et reçoivent des documentsbureaux et secrétariats qui produisent et reçoivent des documents

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7. Chaîne de traitement des archives
 le versement (collecte)le versement (collecte)
 le tri et éliminationle tri et élimination
 le classement et la descriptionle classement et la description
 la conservationla conservation
 la communicationla communication

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 VersementVersement : Opération matérielle et administrative de: Opération matérielle et administrative de
transfert d'archives d'un service versant vers le centretransfert d'archives d'un service versant vers le centre
d'archives.d'archives.
 ClassementClassement : Ensemble des opérations de mise en: Ensemble des opérations de mise en
ordre d'un fonds ou d'une partie de fonds selon unordre d'un fonds ou d'une partie de fonds selon un
schéma rationnel. Le classement peut être distinct duschéma rationnel. Le classement peut être distinct du
rangement matériel sur les rayonnages.rangement matériel sur les rayonnages.
 TriTri : Opération de sélection entre des documents devant: Opération de sélection entre des documents devant
être conservés et des documents n'ayant plus aucuneêtre conservés et des documents n'ayant plus aucune
utilité administrative et ne présentant pas d'intérêtutilité administrative et ne présentant pas d'intérêt
historique.historique.
 ÉliminationÉlimination : Prestation consistant à détruire, à la: Prestation consistant à détruire, à la
demande d’un donneur d’ordre celles de ses archivesdemande d’un donneur d’ordre celles de ses archives
dont il a fourni la liste écrite. L’élimination confidentielledont il a fourni la liste écrite. L’élimination confidentielle
consiste à rendre inaccessible et impossible àconsiste à rendre inaccessible et impossible à
reconstituer le contenu des documents.reconstituer le contenu des documents.

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 DescriptionDescription : Opération consistant à décrire de manière: Opération consistant à décrire de manière
conceptuelle le contenu d'un document. Il est le résultatconceptuelle le contenu d'un document. Il est le résultat
de l'analyse documentaire d'un document. Une liste dede l'analyse documentaire d'un document. Une liste de
descripteur peut être contrôlée (liste d'autorité,descripteur peut être contrôlée (liste d'autorité,
thésaurus) ou libre dans le cas d'une indexation nonthésaurus) ou libre dans le cas d'une indexation non
contrôlée.contrôlée.
 ConservationConservation : Stockage et gestion d'archives dans des: Stockage et gestion d'archives dans des
magasins adaptés aux conditions de sécurité requisesmagasins adaptés aux conditions de sécurité requises
selon la nature des archives.selon la nature des archives.
 CommunicationCommunication : Opération matérielle et administrative: Opération matérielle et administrative
de sortie d'une archive d'un centre d'archives vers unde sortie d'une archive d'un centre d'archives vers un
utilisateur.utilisateur.

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8. Outils de gestion
 Ensemble de documents assurant la
bonne tenue des archives (registre des
entrées et sorties, statistiques, feuilles
fantômes, ...). Ces documents sont
facultatifs, ils peuvent se présenter
sous forme papier, électronique ou en
logiciel.

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 Plan de classement : Liste ou tableau présentant de
façon méthodique et structurée l'ensemble de la
production d'archives, présente et à venir du
donneur d’ordre.
 Plan de rangement : Proposition d'organisation
physique des archives dans les locaux d'archivage
 Procédures d'archivage : Ensemble de règles
définissant les modalités d'archivage d'un
organisme favorisant la collecte, la gestion la
traçabilité et la pérennité du fonds. Ce document
répond aux questions : Qui fait ? Quoi ? Quand ? et
Comment ?

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 Bordereau d’élimination : Liste détaillée des unités d’archives
(UA) à détruire. UA=unité de gestion de base d’un C.Archives.
 Bordereau d’enlèvement : Liste détaillée des archives à
prendre en charge par le prestataire.
 Bordereau de versement : Liste détaillée des archives remises
à un service d’archives ou à un prestataire.
 Certificat d'élimination : Document par lequel le prestataire
atteste de l'exécution, à la date convenue et sur ordre écrit du
donneur d’ordre, de la destruction physique des unités
d'archives désignées préalablement par celui-ci
 Charte d'archivage : Ensemble des règles et méthodes
d'archivage définies selon les besoins du client

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 Instrument de recherche : Document établi par le prestataire
ou par le donneur d’ordre et donnant la liste référencée de
toutes les unités d'archivage prises en charge par le
prestataire pour en permettre l'accès. La forme et le niveau de
description sont fixés contractuellement avec le donneur
d’ordre.
 Inventaire : Liste des éléments constitutifs d’un ou de
plusieurs fonds.
 Index : Liste alphabétique de mots clés sous forme écrite ou
informatisée.
 Accès ou Habilitation : Droit du donneur d’ordre à consulter
ses archives.

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8. Outils de gestion / Externalisation
 Externalisation : Transfert par un donneur d’ordre, dans le
cadre d’un contrat, de la gestion et de la conservation de ses
archives à un prestataire extérieur.
 Fantôme : Pièce remplaçant dans les centres d’archives les
articles en déplacement.
 Gestion des codes barres : La gestion des codes barres
nécessite un module spécifique capable de traiter les
informations reconnues par des appareils de lecture adaptés
(douchettes) et de piloter des imprimantes spécifiques pour la
sortie des étiquettes.
 Gestion sur site : Exécution de prestations d’archivage dans
les locaux du donneur d’ordre par du personnel de prestataire.

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 Prise en charge : Ensemble des opérations nécessaires au
transfert des archives d’un donneur d’ordre chez un
prestataire, exécutées conformément aux modalités définies
contractuellement.
 Récolement : Liste topographique des archives conservées
dans un local ou un bâtiment et permettant d’en effectuer le
pointage physique. Opération consistant à établir cette liste.
 Tableau de gestion / Tableau de tri : Tableau complet
comportant la durée de conservation des documents et
également les indications concernant les modalités de
traitement de ces documents.
 Thésaurus : « Langage établi, a priori commun, normalisé,
structuré, qui traduit en termes d'indexation ou de recherche
tout concept devant entrer ou sortir d'un système
documentaire donné « (AFNOR, Z 47-100).

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 Cadre de classement : cadre de classement ou Plan de
Classement est un outil de recherche qui sert à classer
logiquement et de façon simple les dossiers faisant partie d’un
fonds d’archives. Il doit être simple souple, structuré
logiquement et stable.
 Calendrier de conservation : Liste de règles de conservation
et d’élimination déterminées pour l’ensemble des séries
documentaires produites dans un service ou une organisation.
 Durée de conservation ou Durée d'utilité administrative :
Durée pendant laquelle un document doit être conservé, en
application de dispositions légales et au terme de laquelle il
peut être détruit.
 Série : Ensemble homogène de documents correspondant à
une fonction administrative donnée et de provenance unique.

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8. Outils de gestion externalisée
 Tiers de confiance : Terme générique regroupant les « tiers
certificateur », « tiers archiveur » et « tiers horodateur ». Ils
interviennent dans le cadre des activités d'archivage
électronique, de signature électronique, de chiffrement,
d'échanges de documents, de cryptographie.
 Tiers archiveur : Personne physique ou morale qui se charge
pour le compte de tiers d'assurer et de garantir la conservation
et l'intégrité des documents électroniques.
 Tiers certificateur : Société, prestataire de service, assurant
le contrôle et la sécurisation d'un échange ou d'une
transaction. électronique.
 Tiers horodateur : Société, prestataire de service, permettant
de dater avec précision la création d'un document ou d'une
signature électroniques.

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9. Normes d’archivage
 EAD
 ISAD(G)
 NF Z42-013
 DoD 5015.2
 ISO 15-489
 MoReq
 Dublin Core

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 EAD : L’EAD (Encoded archival description) est une
DTD (Document type definition) conçue en 1993
pour donner la possibilité de structurer la
description des fonds d’archives en langage de
balisage SGML ou XML. Son objectif est de mettre
au point une norme non propriétaire à plate-forme
neutre pour la création d’instruments de recherche
lisibles par machine que les divers réseaux
pourraient partager Elle s’adapte à tout type
d’archive, quels qu’en soient le support, la forme et
le volume, ainsi qu’aux différents types
d’instruments de recherche (sauf aux guides et aux
bordereaux de versement). Elle est compatible avec
l’Isad (G).

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9. Normes d’archivage : EAD
 La numérisation et la publication sur Internet de sources
d’archives telles que l’état civil, ainsi que la mise en ligne
d’outils d’accès aux sources, conduisent, en France, à la
réflexion sur de nouveaux instruments de recherche à la fin
des années 1990 et au tout début des années 2000. Ainsi,
apparaît le terme de normalisation de la description
archivistique.
 Apparition des sigles ISAD-G et ISAAR, ensuite arrive
l’EAD ou Encoded Archival Description. L’EAD est une
grammaire qui permet à toutes les descriptions
archivistiques de par le monde d’être identiques du point de
vue de leur structuration.

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9. Normes d’archivage : EAD
 Le recours à cette norme répond à plusieurs objectifs. Tout
d’abord, à produire une information pérenne. Encoder un
inventaire en XML permet de décrire ses données dans un
langage ouvert, indépendant de tout support logiciel.
L’autre objectif souvent avancé est celui du portail unique
d’accès à l’information archivistique : la mise en ligne d’une
interface permettant des recherches croisées et
l’interrogation simultanée des inventaires de tous les
services d’archives. Enfin, l’EAD permet de participer du
respect des fonds et d’accroître le respect du principe de
provenance en reconstituant les fonds virtuellement.
 Intérêt fondamental de l’EAD : Dépasser la logique de
l’inventaire papier sans en abandonner les atouts, offrir aux
chercheurs d’autres moyens d’accès aux archives.

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9. Normes d’archivage : ISAAR et ISAD
 ISAAR (CPF) : (International standard archival
authority record for corporate bodies, persons and
families) est un outil normalisé pour la description
des producteurs d’archives. Elle présente
l’originalité de décrire le producteur dans le cadre
d’une notice d’autorité, comme les bibliothécaires le
font pour leurs vedettes auteurs ou matière.
 ISAD : (International Standard for Archival
Description – General) est une norme générale de
description archivistique. Elle énonce les grands
objectifs et principes de la description archivistique
et fournit une liste des éléments de description que
l’on peut employer dans un instrument de
recherche, avec la définition de ces éléments et des
exemples d’utilisation.

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La norme NF Z42-013
 En matière d'archivage électronique une importante norme (la
norme NF Z42-013) fait office de référence. Cette norme
remplace la norme NF Z 42-013 dont la dernière version date de
2001.
 Norme NF Z42-013. - Archivage électronique. - Spécifications
relatives à la conception et à l’exploitation de systèmes
informatiques en vue d’assurer la conservation et l’intégrité des
documents stockés dans ces systèmes.
 La présente norme fournit un ensemble de spécifications
concernant les mesures à mettre en oeuvre pour
l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents
électroniques afin d’assurer la conservation et l’intégrité de ceux-
ci.

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9. Normes d’archivage : NF Z42-013
Résumé de la norme NF Z42013 :
 Elle fournit un ensemble de spécifications techniques et de
mesures organisationnelles à mettre en oeuvre pour
l'enregistrement, l'archivage et la communication de documents
numériques afin d'assurer la lisibilité, l'intégrité et la traçabilité de
ces documents pendant la durée de leur conservation et de leur
utilisation. Il concerne les documents figés et donc ne s'applique
pas aux systèmes qui donnent aux utilisateurs la possibilité de
substituer ou de modifier des documents après leur
enregistrement. Les documents numériques peuvent, soit
résulter d'un processus de numérisation à partir de documents
sur support papier ou de microformes, soit résulter de la
conversion d'un contenu sonore ou audiovisuel analogique, soit
être produits directement par un processus informatique. Les
documents sonores, les séquences vidéo et les plans ou dessins
en deux ou trois dimensions ainsi que les radiographies
médicales entrent dans le champ d'application de la présente
norme.

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9. Normes d’archivage : NF Z42-013
La norme NF Z42-013 : archivage à valeur probante des documents
électroniques
 La préservation de la valeur juridique d’un document dans un
processus de dématérialisation nécessite non seulement la mise en
place de solutions technologiques mais encore :
 le respect de règles d’exploitation,
 la définition de procédures,
 la mise en place de moyens de contrôles,
 le maintien de dossiers techniques, d’exploitation et d’audit.
 La norme NFZ42-013 donne des éléments pour rédiger une telle
politique. Elle constitue un des éléments des bonnes pratiques en ce
qui concerne l’archivage des documents, tant physique
qu’électronique.

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9. Normes d’archives : DoD 5012 / ISO- 15489
 DoD 1515-2-Standard : RMA Design Criteria Standard for
Electronic Records Management Software Applications U.S.
Departement of Defense Records Management Task Force
(RMTF) : le ministère de la Défense US publiait en 1997 le DoD
1515-2-Standard qui décrit les besoins les plus importants
concernant la conception des applications dans le domaine du
Records management. Plusieurs solutions ont été certifiées sur
cette base.
 ISO-15489 Standard for Managing Business Records [Norme
pour la gestion des documents administratifs] International
Organisation for Standardisation (ISO) : Initiée en 1998 par des
Records manager australiens, c’est une Norme internationale
générale pour la gestion assurée et réglementée de documents,
contenant une partie générale et une partie technique qui
contient différents exemples en tant que codes of best practice
pour différents pays(adoptée en 2002).

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9. Normes d’archives : MOREQ / Dublin Core
 MOREQ : Elaboré par un groupe de pays européens
en tant que partie principale des activités du
DLMForum, la norme MOREQ (MOdel
REQuierement) spécifie les exigences techniques
nécessaires pour un Electronic Records Management
System (ERMS). Puisque les différentes traditions
nationales doivent être soutenues, les besoins de
métadonnées dans des domaines sûrement
essentiels (inventaire des affaires structuré
hiérarchiquement ou thésaurus orienté à partir du
contenu) restent un peu indéterminées.

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9. Normes d’archives : MOREQ / Dublin Core
DC (Dublin Core Metadata for Simple Resource
Discovery) : Jeu de méta données pour la description
des sources d'information sur Internet et d'autres
réseaux.
15 éléments:
TITLE, CREATOR, SUBJECT, DESCRIPTION,
PUBLISHER, CONTRIBUTOR, DATE, TYPE, FORMAT,
IDENTIFIER, SOURCE, LANGUAGE, RAPPORT,
COVERAGE, RIGHTS.

32
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