4. November 2012November 2012
Règles protocolaires
aux réunions de l’UIT
Ouvert aux Etats Membres ou
Membres de Secteur
Les délégués sont accrédités par le
point de contact de leur
Administration
Règles formelles de procédure:
Président élu par les délégués
Secrétaire élu généralement par le
personnel de l’UIT
5. November 2012November 2012
Types of e-participation in ITU
Diffusion sur le Web – passif (depuis
1998)
Réunion web Ad-hoc /libre-service –
interactif
Réunion web gérée - interactif
7. November 2012November 2012
Soutien des Etats Membres
Projet pilote à la demande des
groupes de travail du Conseil de
l’UIT (2009)
Résolution à la Conférence des
plénipotentiaires de l’UIT
(Guadalajara 2010)
Soutien du Conseil 2010 / 2011 de
l’UIT
8. November 2012November 2012
Principaux acteurs et défis
Meeting
Organizer
Conference
Chairman
Conference
Secretary
Physical
Delegates
Remote
Delegates
Remote
Participation
Moderator
Interpreters
I’ve got
enough on my
plate…
Got to keep the
agenda on
track…
Got to help the
Chair..
Don’t distract
our meeting..
More
complexity and
headaches..
Don’t forget
me…
Got to help the
remote
participants
9. November 2012November 2012
Objectifs: Equipe en charge de la
participation à distance
Préserver la sécurité, l’intégrité, la
flexibilité des réunions face à face de
l’UIT
Respecter les règles de procédure
existantes
Permettre aux participants à distance
d’apporter un complément d’information
sans déconcentrer la réunion physique.
10. November 2012November 2012
Rôle du Modérateur en charge de
la participation à distance
Représentant physique des participants à
distance
S’assure que les participants à distance ont
accès à tous les composants
(video, audio, documents, présentations)
Négocie avec le Président les interventions à
distance
Intervient au nom des participants à distance
Met en sourdine/rétablit le son des participants
à distance
Protège la réunion physique
23. November 2012November 2012
Carbon savings - one
delegate from Argentina:
3,299 Kg (Co2)
Total Savings for meeting:
20,000 kg of CO2
emissions.
Travel costs $35,000
24. November 2012November 2012
La meilleure pratique
Gérer le changement: changement de culture
requière temps, patience, aide
juridique, formation, propagation. Ceci s’applique
au personnel de l’UIT ainsi qu’aux délégués
Choisir le modèle d’intervention le mieux
approprié à votre réunion
Adapter les règles existantes de procédure
relatives à la participation à distance
Structurer votre réunion en intégrant les
participants à distance
Choisir l’option audio la mieux appropriée à
votre réunion
Ne pas déconcentrer la réunion physique.
25. November 2012November 2012
Les prochaines étapes pour l’UIT
Amélioration de l’infrastructure dans les salles
de rénion de l’UIT – caméras / système audio
multilingue
Intégration de l’inscription et de
l’authentification
Usage amélioré du son internet lors des
contributions
Amélioration du système audio lors des réunions
multilingues
Formation des Modérateurs en charge de la
participation à distance
27. November 2012November 2012
Qui peut utiliser le service?
Il peut être utilisé par les délégués
inscrits (Etats Membres et Membres
de Secteur) qui ne peuvent pas se
déplacer à Genève
Il peut être utilisé pour apporter
l’expertise de la participation à
distance aux Missions des Nations
Unies.
28. November 2012November 2012
Quel équipement avez-vous
besoin ?
Un ordinateur PC ou portable (fonctionne
sur PC / Mac / Linux)
Flash player (gratuit)
Application Adobe Connect pour
iPad, iPhone, Android (gratuit)
Connexion Internet > 200 kbit/s
Lignes téléphoniques fixes pour les
interventions orales (l’UIT appelle les
participants)
29. November 2012November 2012
Comment s’identifier ?
S’inscrire à la réunion sur le site web de
l’UIT
Sélectionner l’option Participation à
distance
Vous recevrez vos identifiants pour vous
connecter à la réunion ainsi que le lien de
la réunion
Cliquer sur le lien de la réunion
Entrer votre nom d’utilisateur et votre
mot de passe
31. November 2012November 2012
Comment écouter la réunion ?
Le système audio de la réunion est
automatiquement envoyé sur votre
ordinateur
Assurez-vous que les haut-parleurs
de votre ordinateur sont en marche
32. November 2012November 2012
Devez-vous vous joindre
obligatoirement à la réunion?
Vous devez vous joindre à la
réunion seulement si:
vous souhaitez faire une intervention
orale
vous souhaitez écouter l’interprétation
(dans le cas de réunions multilingues
seulement)
35. November 2012November 2012
Comment faire une intervention ?
Utiliser un téléphone fixe situé dans un lieu
silencieux
Joindre la téléconférence
Entrer en contact avec le Modérateur via la
fonctionnalité du chat
“Lever votre main” pour la prise de parole
Une fois en mode “son coupé”, vous entendrez
le message suivant : “Vous êtes appelé par le
Président, veuillez commencer à parler”
37. November 2012November 2012
Qui contacter en cas
de problèmes ?
Utiliser la fonctionnalité du Chat
pour envoyer un message privé au
Modérateur
Le Modérateur est ici pour aider les
participants en participation à
distance
38. November 2012November 2012
Quels conseils vous donner ?
Si possible, tester votre équipement avant la
réunion pour s’assurer de son bon
fonctionnement
Une fois identifié, devenez ami avec le
Modérateur
Assurer que vous êtes dans une pièce silencieux
en possession d’un téléphone fixe
Fournir présentations / documents à l’avance
Parler clairement et lentement de sorte que
votre discours puisse être interprété
39. November 2012November 2012
Pouvez-vous avoir un petit
entrainement ?
Oui. L’UIT va mettre en place un
programme de formations virtuelles
pour les Missions des Nations
Unies, les Etats Membres et les
Membres de Secteur
Si vous êtes intéressé, veuillez nous
remettre votre carte de visite afin
que nous puissions vous contacter.
Webcasting: Started at ITU Governing Body conference in 1998, today all (important) ITU meetings are webcast Ad-hoc Self Service: Primarily used by ITU-T Study Groups: Self-service model for electronic participation (e-participation). In 2010: ITU-T had some 346 e-meetings with 2,580 attendees Managed Web Meetings: Piloted in 2010 for ITU Council Working Groups. Used for mixed meetings including both face-to-face and remote participation. At WSIS 2011 remote participation was provided for over 100 sessions (6 sessions in parallel) and with more than 500 remote participants. (WSIS, CWGs, BroadBand Commission, ITU-D Study Groups, Regional Offices)
Each room will need at least one “layout” A layout is composed of one or more pods each of which has a different functionality. For example, in this layout has a video pod, two note pods, a share pod, a attendee pod and a chat pod.