El tiempo es un recurso que no se puedo ahorrar, no se puede acumular y si no se usa, se pierde para siempre. ¿Es posible gestionar un recurso así?

1. El Manejo del Tiempo Guillermo Ramirez

2. En 1 Segundo Ocurre 1 latido cardiaco La Tierra recorre 30 kilómetros alrededor del sol El sol recorre 274 kilómetros en su viaje a través de la galaxia Ocurre 1/60 de 1/60 de 1/24 de la rotación de la Tierra 9,192,631,770 ciclos de un tipo de radiación producida por un átomo de Cesio 133

3. En 1/10 de Segundo Ocurre 1 parpadeo Un colibrí aletea 7 veces Los humanos pueden distinguir un sonido de su eco El Voyager 1 se aleja 2 kilómetros del sol

4. Medir el tiempo En 1 Minuto El cerebro de un recién nacido crece 2 miligramos Una persona puede hablar 150 palabras o leer 250 palabras En 1 Hora Una célula se reproduce dividiéndose en dos En 1 Día El corazón late 100,000 veces Ocurre una rotación terrestre en 23 horas 56 minutos 4,1segundos

5. Medir el tiempo En 1 Año La Tierra gira 365.26veces sobre su eje América se separa de Europa 3 centímetros En 1 Siglo La Luna se aleja de la Tierra 3.8 metros Se calcula la vida de un CD En 1,000 Millones de años La Tierra se enfrió, desarrolló los océanos, originó la vida y una atmósfera enriquecida en oxígeno

6. Medir el tiempo Edad estimada del Universo: 14,000 Millones de años + 5

7. Los Principios Fundamentales

8. Principio # 1 El tiempo es un recurso que… No se puede ahorrar No se puede recuperar Si no se usa, se desperdicia

9. Principio # 2 Las actividades se expanden hasta ocupar todo el tiempo disponible.

10. Principio # 3 El tiempo se reparte a todos por igual 168 (24 x 7)

11. Principio # 4 Una hora de planeación vale más que muchas horas de ejecución

12. Los Cronófagos

13. Cronófagos Comunes Interrupciones Teléfono Visitantes Reuniones Tareas que debieron ser delegadas Procrastinación Indecisión o decisiones mal informadas Administración por crisis Comunicación confusa Analfabetismo técnico Desorden personal Información Inexacta Incorrecta Inoportuna Falta de objetivos y prioridades Confusión de responsabilidades Falta de planeación Estrés y fatiga Incapacidad de decir “No” Intentar demasiado a la vez El tráfico y los desplazamientos

14. Diagnóstico de Cronófagos

17. Intentar demasiado a la vez Todo para ayer Velocidad en vez de calidad Resultado: Proyectos a medias Sentimiento de no realización

18. Procrastinar Evitar las decisiones “Ocuparse” Realizar actividades “divertidas” pero no productivas

19. 4 Puntos Básicos

20. Punto básico #1 Definir objetivos claramente ¿Cuáles son mis metas? ¿Están escritas en alguna parte? ¿Las reviso frecuentemente? El largo plazo debe impactar mis actividades diarias

21. Punto básico #2 Analizar el uso del tiempo ¿Estoy dedicando tiempo a los proyectos vitales para mi desarrollo personal o profesional? ¿Cuál es el más importante uso de mi tiempo ahora mismo? Acciones importantesvs. reacciones urgentes

22. Punto básico #3 Tener un plan ¿Trabajar, trabajar, trabajar? ¿Hago listas de actividades con sus prioridades? ¿Tengo un plan diario? Flexibilidad para tomar las oportunidades

23. Punto básico #4 Revisar el plan ¿Puedo anticipar los problemas y prevenirlos? ¿Tengo un plan B? ¿Soy proactivo? Lo que se midese puede controlar

24. 10 Consejos Generales

25. Consejo 1 de 10 Haga un compromiso de “sacar” tiempo mañana para eso que realmente desea hacer

26. Consejo 2 de 10 Calcule lo que vale su tiempo hoy y actualice la cifra con frecuencia. Decida si es más rentable que otra persona haga esa tarea. Si le traen problemas, pida soluciones

27. Consejo 3 de 10 Al comenzar un encuentro informe a la otra persona acerca del tiempo disponible ¿Local o visitante? ¿Mejor llamar? ¿Mejor email?

28. Consejo 4 de 10 No sólo haga listas diarias y mensuales, consérvelas, revíselas y evalúe su efectividad

29. Consejo 5 de 10 Maneje los papeles y los correos una sola vez: contéstelos, remítalos o elimínelos

30. Consejo 6 de 10 No posponga las tareas importantes que son desagradables Posponerlas nunca las hace más agradables

31. Consejo 7 de 10 Establezca tiempos rutinarios para tareas rutinarias como revisar el correo, evaluar las actividades diarias, etc. “Morning meeting” No encienda el PC tan pronto llegue a la oficina

32. Consejo 8 de 10 Establezca franjas de tiempo “sagradas” en las que no debería ser interrumpido, excepto para verdaderas emergencias. Cierre la “puerta” Aprenda a decir NO

33. Consejo 9 de 10 Si tiene que hacer varias llamadas, hágalas en una sola “sentada”. Consiga un reloj de arena

34. Consejo 10 de 10 Vuelva un hábito el hecho de terminar la tarea principal del día antes de irse a casa. Limpie la bandeja de entrada Limpie el escritorio

35. Técnicas y secretos

36. Tareas no delegadas Saber delegar las tareas y asegurarse que se hacen bien Construir un equipo de trabajo Aumentar la efectividad y reducir la carga propia

37. La lista de tareas Primero escriba las actividades con horario establecido. Priorizar las tareas: Importante No urgente Importante y urgente No Importante y No urgente No Importante y urgente Importancia  Urgencia 

38. El escritorio atiborrado ¿Se puede ver el 80% del área de su escritorio? La gente puede desperdiciar 1 hora al día buscando cosas. La oficina no debe ser una gigantesca lista de cosas por hacer.

39. El escritorio No use post-it La bandeja de entrada NO es un archivo Menos cajones. Más espacio abierto No tenga archivadores sino repisas abiertas No tenga carpetas “gordas” Bote, no archive Toque una pieza de papel una sola vez

40. Los papeles 85% de los documentos de una organización no vuelven a ser vistos por nadie. Cada pieza de papel en su escritorio le quita 5 minutos al día

41. Email No envíe “cc” a todo el mundo Borre emails No exija respuestas “lo más pronto posible”. Dé plazos concretos y razonables. NO ESCRIBA TODO EN MAYÚSCULAS No solicite confirmación de recepción ¡¡¡No utilice admiraciones!!!

44. Las llamadas de salida Consiga un reloj de arena Nunca espere. Acuerde que lo llamen de nuevo o vuelva a llamar. Aprenda a dejar mensajes concretos en los contestadores, siempre con su nombre y número de teléfono Si van a llamarse continuamente, lleguen a un acuerdo sobre la mejor hora

45. Las llamadas de entrada Infórmele al que llama sus restricciones de tiempo. Tenga lápiz y papel. Concéntrese en la llamada. No se ubique frente al computador a menos que le estén solicitando una información. Si no tiene la información inmediatamente pida el email para enviarla.

46. Visitantes inesperados “¿Tienes un minuto? Los jefes Los colegas Los colaboradores Los amigos

47. Los visitantes inesperados Establezca inmediatamente la razón de la visita Póngase de pie para evitar que el otro se siente Coordine una cita para más tarde Establezca tiempo límite para la discusión Evite el chismorreo Si no puede sacarlos de su oficina, váyase usted.

48. Más visitantes Invéntese un aviso de “No molestar” Sutilmente bloquee el camino a la silla de visitantes Siéntese en el borde del escritorio al hablar con los intrusos Encuéntrese con las personas en el camino o en salas de reunión de manera que puedan regresar rápidamente a sus respectivos escritorios. Coloque un gran reloj de manera que lo vean ambos

49. Reuniones, citas, comités En una semana, el ejecutivo promedio ocupa: 17 horas en reuniones X horas planeándolas X horas haciendo seguimiento X horas en antesalas “¡250 reuniones en tres meses!” 1/3 del tiempo de las reuniones se desperdicia

50. Las reuniones No vaya. No las convoque Asista en el punto en el que su presencia es requerida Especifique el propósito. “Discutir” no es un propósito. Tenga una agenda y cúmplala Escriba la agenda en propósitos concretos Convoque justo antes de almuerzo Sillas poco confortables Manténgase enfocado Llegue a conclusiones y a acciones con plazos Asegure que haya seguimiento

51. Incapacidad de decir “NO” Si pueden descargarse en usted, lo harán Temor a ofender “Me apenaría quedarte mal" “Preferiría que nos reuniéramos luego para dedicarte el tiempo que te mereces"

52. Autodisciplina Si otro puede hacerlo, delegue. Nunca delegue si no puede controlarlo Empezar temprano No procrastinarás Sea claro acerca de sus prioridades Busque resultados, no perfección No desperdicie el tiempo de los demás

53. Por último… Tómese su tiempo…