2. Ley 594 de julio 14 de 2000 - Archivo General de la Nación GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTION Y TRANFERENCIAS DOCUMENTALES ACUERDO 042 DE 2002 ARCHIVO GENERAL DE LA NACION http:// www.manizales.unal.edu.co /archivo/descargas/acuerdo_042. pdf

9. ACTUACIONES DE UNA UNIDAD ADMINISTRATIVA DAN ORIGEN A: UNIDADES DOCUMENTALES Son piezas documentales que produce o recibe una unidad administrativa de acuerdo a las funciones asignadas y esto a su vez conforman las series documentales

10. SERIE: INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS ORDEN DE PROCEDENCIA ORDEN ORIGINAL Ordenación: Por meses y dentro de cada mes en orden cronológico Fallo Sep 12/07 Pruebas Ago. 30/07 Descargos Agosto 15/07 Indagación Julio 05/ Denuncia Junio 30/07 Investigación Disciplinaria

12. DOCUMENTOS RECIBIDOS CORRESPONDENCIA RECIBIDA Solicitud Serie Respuesta Correspondencia despachada

13. COMUNICACIONES INTERNAS SUB. TECNICA TESORERIA REGISTRO AUTOMOTOR LICENCIAS CONTABILIDAD DIRECCION GENERAL COMUNICACIONES INTERNAS SUB. FINANCIERA

14. DIFERENTES SERIES DOCUMENTALES: ORDENACION ALFABETICA PROVEEDORES INVENTARIOS CUENTAS DE COBRO CAJA MENOR Capacitación de personal Actas Consejo Directivo ACTAS VIATICOS

15. ORGANIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS CLASIFICACION ORDENACION DESCRIPCION FONDO SERIE DOCUMENTAL Y TIPOLOGIA Los documentos producidos Por una oficina no deben Mezclasen con otros Se determina que documento va primero y cual va después. Los documentos deben archivarse y organizasen de acuerdo al orden que le dio el área productora Permite identificar, localizar Y recuperar la información Para la gestión. Principio de procedencia Principio de orden original Marcación de legajos, Cajas e inventario

19. FOLIACION Cada tipología Documental se Le debe asignar en la parte superior Derecha en forma Ascendente de Abajo hacia Arriba haciendo La respectiva Foliación por cada Documento dentro De la carpeta , Utilizando lápiz Negro Alcaldía de Bucaramanga 3 Alcaldía de Bucaramanga 2 Alcaldía de Bucaramanga 1

21. MARCACION Las carpetas o legajos se identificaran con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior derecha y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_____________ Carpeta No ____________________ Código de la Dependencia______ Código de la Serie Documental Nombre de la Serie Documental Fecha Mes___________ Año_________ No de folios______--

22. MARCACION DE LA CARPETA O LEGAJO Las carpetas o legajos se identificarán con un rótulo autoadhesivo el cual debe ubicarse en la parte superior izquierda y debe contener los siguientes datos Ubicación del stiquer Caja No_________ Carpeta No___________ Nombre de la Serie Documental Mes_________________ Año__________________Folios___________