Viestintäkoulutuksen materiaali

1. Eväitä järjestön viestintään Moniheli-verkosto / 23.3.2010 Noora Jokinen Noora.k.jokinen@gmail.com

2. Illan ohjelma Viestinnän suunnittelu – perusasioita / 2 h Tavoitteet, kohderyhmät, viestit + tyylit Ryhmätehtävät: Aineksia Monihelin viestintäsuunnitelmaan Viestinnän kanavat + välineet –työkaluja/2h Mediatiedotus, verkkoviestintä, näkyvyys, sisäinen viestintä… Ryhmätehtävä: Lisää aineksia Monihelin viestintäsuunnitelmaan!

3. Viestinnän suunnittelu: Tästä se lähtee! Ajattele ennen kuin teet. Analyysi tavoitteista -> oikeat kohderyhmät ja välineet -> tehokas viestintä -> toivotut tulokset Hyvän suunnittelun rooli korostuu, kun resursseja on vähän – täsmätuloksiatäsmätyöllä!

4. Järjestön viestintä – mitä ja miksi? Keitä me olemme? Tunnettuus / näkyvyys. Mitä sanottavaa meillä on? Ääni + viestit kuuluviin. Miksi meitä pitäisi kuunnella? Profiili, mielikuvat. Esim luotettavuus, uskottavuus, kiinnostavuus… Kenen pitäisi kuunnella meitä/kiinnostua meistä? Sidos- ja kohderyhmät. Miten meillä toimitaan? Sisäinen viestintä. Mitä tapahtuu? Kuka päättää, mistä ja miksi? Miten & kuka voi olla mukana? Työn sujuminen, avoimuus, sitoutuminen!

5. Viestintästrategia / tärkeät valinnat Viestinnän tavoitteet määrittely & kuvailu KohderyhmienTärkeimmät kohderyhmät Miksi juuri nämä? Viestien & viestinnän tyylien määrittely Mitä haluamme sanoa / viestiä? Mitä kohderyhmän halutaan ajattelevan, tekevän tai tuntevan? Keinojen ja kanavien määrittely Millä keinoilla ja minkä välineiden kautta viestimme menee parhaiten perille?

6. Strategiasta viestintäsuunnitelmaksi Tavoitteet – Miksi viestimme? Toivotut tulokset? Miten viestintä edistää toimintasuunnitelman tavoitteiden toteuttamista? Esim. yhteiskunnalliseen keskusteluun osallistuminen, asenteiden muokkaus Kenelle halutaan viestiä? Miksi juuri heille? Päättäjät, kansalaiset, asiantuntijat…? Sisäiset / ulkoiset kohderyhmät Mitä halutaan viestiä? Ydinviesti; tietosisällöt Viestinnän tyylit Mitkävälineet/keinot tehokkaita? Verkkoviestintä, media, tapahtumat, suorat kontaktit, markkinointi… Resurssit – työ, aika, raha, osaaminen, tekniikka, Aikataulutus suhteessa toiminnan kokonaisuuteen

7. Monihelin tarkoituksena on… (sitaatti sääntöehdotuksesta) Maahanmuuttajajärjestöjen ja monikulttuurista työtä tekevien järjestöjen välisen yhteistoiminnan kehittäminen Moninaisuuden ja yhdenvertaisuuden edistäminen suomalaisessa yhteiskunnassa. Aktivoida maahanmuuttajien osallistumista perustamalla neuvottelukunta, joka seuraa yhteiskunnallisia asioita ja ottaa tarvittaessa niihin kantaa, ja tätä kautta lisää verkoston jäsenten näkyvyyttä ja kuuluvuutta. Uusien maahanmuuttajien ohjaaminen jäsenjärjestöjen toiminnan piiriin ja sitä kautta integraation helpottaminen suomalaiseen yhteiskuntaan.

8. RYHMÄTEHTÄVÄ: Aineksia Monihelinviestintäsuunnitelmaan 1 Monihelin viestinnän olennaisimmat tavoitteet? Monihelin viestinnän tärkeimmät kohderyhmät? Kenen pitäisi tuntea meidät, kuunnella meitä, tietää mitä meillä tapahtuu? Ripeä brainstormaus, 15 min. Valitkaa yksi ryhmän jäsenistä kirjuriksi  tulosten esittely muille

9. OSA 2: Mitä ja miten viestimme?

10. Mitä viestimme? Ydinviesti: ”Mikä ja millainen järjestömme on” Järjestön profiili, ”brändi” = keitä me olemme, miksi meitä pitäisi kuunnella, kenen meitä pitäisi kuunnella… Myös tyyli on viesti! Sisällölliset viestit: Tietosisältö: toiminnasta kertominen, vaikuttamistyön tavoitteiden viestiminen jne Toimintasuunnitelma olennainen pohja näiden määrittelylle! Mitkä tärkeimpiä viestejä/kerrottavia asioita eri kohderyhmille?

11. Viestinnän tyylit luovat mielikuvan järjestöstä Tärkeitä valintoja, joiden on perustuttava viestinnän tavoitteisiin ja tuettava ydinviestiä! Visuaalinen viestintä / ”ilme” Asiantunteva? Luotettava? Rento? Nuori? Aikuinen? Hauska? Iloinen? Ärhäkkä? Kieli& kielenkäytön tavat Uskottavuus? Lähestyttävyys? Kenelle puhutaan? Järjestön ”kasvot” - kuka meitä edustaa? Virallinen edustaja / rivijäsen? Ikä, sukupuoli, tausta?

13. OSA 3: Viestinnän kanavat ja välineet

14. Keskeisiä välineitä Mediatyö: sisällöt, suunnittelu, tiedotteiden laatiminen ja lähettäminen, kontaktilistat, mediaseuranta Verkkoviestintä: omat verkkosivut ja niiden markkinointi, sosiaalinen media + blogit, sähköpostilistat ja -kirjeet… Näkyvyysmateriaalit: painotuotteet, esitteet, julisteet Tilaisuudet & tapahtumat: minkä tyyppisiä, kenelle?

15. Peruskysymykset: oikea väline oikeaan käyttöön! Vastaa näihin kun teet valintoja! Keitä halutaan tavoittaa? Mitä halutaan kertoa? Mitä tuloksia toivotaan? Resurssit: raha, osaaminen, (työ)aika Tuottaako valitsemasi väline niitä tuloksia joita toivotaan? Onko toteuttaminen realistista? Siis: verkkosivu vai facebook-ryhmä? Lehti vai sähköpostikirje? Mikä väline palvelee tavoitteita?

16. Välineitä 1: Mediatyö

17. Mediatyön kaari Suunnittelu Mediatyö osana viestinnän kokonaisuutta Välineet / keinot Lehdistötiedotteen laatiminen & lähetys Omat kirjoitukset Tilaisuudet, tapahtumat Suorat yhteydenotot toimittajiin Jälkityöt Tulosten seuraaminen & arviointi

18. Mediatyön sisällöllisiä linjauksia Strategisia valintoja! Missä aiheissa & teemoissa haluamme näkyä? Kenen haluamme kuuntelevan? Miltä haluamme kuulostaa? Mitä omaleimaista sanottavaa meillä on? Kuka linjaa, mitä sanomme? Kuka saa puhua järjestömme nimissä? Keinot tavoitteiden mukaan! Esim. päättäjiin vaikuttaminen -> uskottavuus ja asiantuntemus tärkeää -> ”viralliset edustajat” äänessä; faktapohjainen argumentointi

19. Mediatiedotuksen suunnittelu Mitkä mediat? Kenet haluamme tavoittaa? Mitä tarjoamme? Mikä tässä on medialle kiinnostavaa? Sisällöt: uutinen, kannanotto, uusi tieto/idea/näkökulma, ilmiö..? Miten tarjoamme sen - kiinnostavasti? Lehdistötiedotteet, taustamateriaalit Asiantuntija- ja mielipidekirjoitukset Kiinnostavat henkilöt – tekijät, asiantuntijat Tilaisuudet, tapahtumat Visuaalisuus, kuvattavuus/kuvat Resurssit ja aikataulut!

20. Mediatyön välineitä Lehdistötiedote (”tai vastaava”) Perusväline – hyväolla, mutta älä rakenna pelkästään sen varaan! Muista että tarvitset myös kontaktilistat! Asiantuntija-artikkelit ym kirjoitukset Tilaisuudet, tapahtumat Mieti tavoitteet & tarkoituksenmukaisuus! Suorat yhteydenotot Tuloksellista mutta työllistävää – käsityötä!

21. Lehdistötiedote Sisältö Uutinen? Tapahtumatiedote? Kutsu? Selkeä, kiinnostava kärki & riittävät taustatiedot Rakenne Kieli Selkeä hyvä yleiskieli; tyylilaji tilanteen mukaan Tiiviit virkkeet, pois ammatti/erikoiskielestä Oikeakielisyys on uskottavuuskysymys! Kuka puhuu ja keneltä saa lisätietoa? Sitaatit, yhteyshenkilöt Muut kirjalliset materiaalit? Faktapaperit, taustamateriaalit…

22. Tiedotteen jakelu /1 Toimitukset Isot/olennaiset toimitukset (uutis/aikakakaus/radio/tv), STT (päivälista!), Lehtikuva, tapahtumapalstat… Erikoistuneet: ala/ammatti/harraste/järjestö… Täsmäkontaktit – toimittajat Esimiestoimittajat, omat tutut/kontaktit, aiheesta kiinnostuneet, aiemmin juttua tehneet Täsmäkontaktit – muut..? Aihetta seuraava blogimaailma! Yhteistyökumppanit, sidosryhmät? Hyödyntäminen muussa viestinnässä: uutiskirjeet, verkko… …mutta mistä yhteystiedot? Omat listat, verkko, Infor ym., toimittajayhdistykset, seuranta Esim. GoogleDocs –taulukko keskeisistä yhteystiedoista

23. Tiedotteen jakelu /2 Milloin? Tapahtumat/kutsut: ”1-3 viikkoa aikaisemmin” Aamulla/aamupäivällä Embargon käyttö (harkitusti) Sähköpostiniksit, top 5 Osoitteet piilokopiona Informatiivinen viestin otsikko (TIEDOTE: ) Pelkkä teksti viestikentässä toimii! Poista muotoilut – vältyt sutulta Vältä liitteitä, suosi linkkejä

24. Omat kirjoitukset mediatyön välineinä Mitä? Asiantuntija-artikkeli, mielipidekirjoitus, ”sunnuntaidebatti”, kolumni… Milloin? Reaktio keskusteluun / uuden aiheen nostaminen esille. Mihin tarjoan ja miten? Kenet haluat tavoittaa? -> Isot/pienet/valtakunnalliset/paikalliset mediat? Mihin mediaan sopisi? -> Missä tällaisia julkaistaan? Missä sopivia palstoja ym? Kuka palstaa toimittaa, miten usein ilmestyy?

25. Miten syntyy hyvä kirjoitus? Hyvä argumentaatio; faktat, perustelu Selkeä rakenne alku/keskikohta/loppu Oikeakielisyys Tyyli median & aiheen mukaan Mieti missä roolissa kirjoitat? Miksi sinua uskottaisiin? Kansalainen / asiantuntija / järjestön edustaja?

26. Tilaisuudet ja tapahtumatmediatyön välineinä Tilaisuus/tapahtuma voi olla – esim. Lehdistötilaisuus eli ”info” Lehdistöaamukahvi = taustatilaisuus Seminaari, keskustelutilaisuus tms. yleisötapahtuma Photo opportunity Tempaus / action / mielenilmaus Milloin kannattaa järjestää lehdistötilaisuus? Oikeasti painavaa / kiinnostavaa / uutta kerrottavaa ”Päivän aihe” – muotoutuu uutiseksi Ulkom. puhujavieraat ym – haastattelujen koordinointi Valmiiksi tunnettu järjestäjätaho

27. Suorat yhteydenotot toimituksiin Kenelle tarjoat? Esimiestoimittajat / aiheesta kiinnostuneet / saman tyyppisiä juttuja tehneet… Milloin tarjoat? Ilmestymisaikataulut ? Milloin miten paljon aikaa jutun valmisteluun? Milloin tästä päätetään toimituksessa..? Mitä tarjoat? Pointit, oma ”spiikki”; materiaalit valmiiksi Kuuntele ja kuulostele - opit lisää!

28. Tiedotuksen jälkityöt Mediaseuranta Valmiit työkalut/palvelut Oma seuranta: google, leikkeet, yhteydenotot -> taulukointi (esimGoogleDocs) Apu toimittajilta – esim. lehden nron lähetys Toimittajakontaktit talteen Apu seurantaan + vastaisen varalle Tulosten ihailu! Miten meni; oliko sellaisia kuin haluttiin? Miksi/miksi ei? Mitä voi tehdä vielä paremmin?

29. Välineitä 2: Verkkoviestintä

30. Ulkoista & sisäistä verkkoviestintää Välineitä ulkoiseen verkkoviestintään verkkosivut sosiaalinen media Imedia-hanke! Facebook(ryhmät, fanisivut, tapahtumat) Blogitym sähköpostilistat ja –kirjeet Välineitä sisäiseen verkkoviestintään sähköpostilistat ja -kirjeet (esim jäsenjärjestöille!) Suunnitelmallisuus näiden käytössä! Intranetit & foorumit / valmiit sos.median työkalut (Facebook!) Ulkoiset sivut: esim. tapahtumakalenteri verkossa

31. Ulkoiset verkkosivut: www.moniheli.fi Suunnittelu Riittävä aivotyö: Mitä – kenelle – miksi? Toteutus Julkaisujärjestelmä? -> Ilmaisohjelmat, esim. WordPress Päivitettävyys, ylläpitäjät, aikaresurssit? Visuaalinen ilme? -> Viestinnän tavoitteiden mukaan! Rakenteen selkeys; käytettävyys! Käyttö Sivujen markkinointi -> suunnitelma tälle! Mistä kävijöitä sivuille? Sosiaalinen media, sähköpostikirjeet..? Kävijämäärien seuranta -> esim. GoogleAnalytics

32. Välineitä 2: Järjestön näkyvyys ja tunnettuus

33. Julisteet, esitteet, painotuotteet… Vie paljon resursseja mutta ei automaattisesti ole tehokasta Hyvä painotuote? Selkeä viesti Onnistunut visuaalisuus Kustannustehokas toteutus Tehokas jakelu Muista Tarkka tarveharkinta! Miksi tehdään; toimiiko? Tavoitteiden + kohderyhmien analyysi Jakelun suunnittelu jo päätöksiä tehdessä!! Tulosten seuranta! Tuottiko mitä haluttiin?

34. Välineitä 3: Tilaisuudet ja tapahtumat

35. Tilaisuudet ja tapahtumat viestinnän välineinä Ulkoinen viestintä Miksi tilaisuuksia? Mediatyö, järjestön tunnettuus, näkyvyys työn sisällöille… Millaisia tilaisuuksia? Seminaarit, actionit, messut, yleisötilaisuudet, koulutukset… Mitä sisältöjä? Työn sisällöt, keitä me olemme, miten pääsee mukaan… Sisäinen viestintä Miksi tilaisuuksia? Tiedonkulku, avoimuus, yhteisen kulttuurin luominen, sitouttaminen & sitoutuminen, tutustuminen, motivointi… Millaisia tilaisuuksia? Kokoukset, tapaamiset, workshopit, koulutukset, juhlat, sisäiset seminaarit ja infot/tietoiskut… Mitä sisältöjä? Mitä tapahtuu, miten meillä toimitaan, mistä on päätetty, mitä on suunnitteilla; miten voi olla mukana?

36. RYHMÄTEHTÄVÄ: Moniheli & viestinnän välineet Ryhmä 1: Mediatyön käytäntöjä Monihelille. Millaista mediatyötä vuonna 2010? Mistä asioista tarvitsemme yhteisiä käytäntöjä ja linjauksia? Ryhmä 2: Sisäisen viestinnän ja tiedonkulun käytännöt. Millaiset välineet, kanavat ja työtavat toimisivat parhaiten Monihelinsisäisessä viestinnässä? Ryhmä 3: Monihelintunnettuuden ja näkyvyyden edistäminen. Millaisia keinoja käyttäen Monihelin tunnettuutta voitaisiin edistää tehokkaimmin? Aikaa n. 30 minuuttia; valitkaa ryhmästä kirjuri -> tulosten raportointi muulle ryhmälle Muista peruskysymykset: tavoitteet, kohderyhmät; mitä halutaan viestiä? Keinot näiden mukaan!

37. Monihelin viestintä – mitä seuraavaksi? Tärkeät strategiset valinnat! (Kuka päättää?) Viestintäsuunnitelma 2010 – mitä teemme käytännössä? Tavoitteet, kohderyhmät, viestit, tyylit Mihin tarvitaan vielä linjauksia? Keskeiset keinot & käytännön toimet Tarkennetut suunnitelmat eri toiminnoista: aikataulu, resurssit, työnjako Tulosten seuranta!

38. Viestintäsuunnitelmanrungoksi?

39. Kiitos. Ja menestystä Monihelin työlle!