4. Winvision
Microsoft Gold Partner met 10 competenties
Meer dan 50 medewerkers
Centraal staat het denken vanuit de oplossing en het hiervoor zo optimaal
mogelijk benutten het hele Microsoft platform
Projecten in de Uppermidmarket (250 – 3500 werkplekken)
Business Inteligence, CRM, Portals, Websites, EPM
Virtualisatie, Identity Management, Exchange & Mail archivering, Beveiliging,
Infrastructuur standaardisatie
Sterke propositie voor het hoger onderwijs
Hiervoor ook eigen producten ontwikkeld
6. Digitale informatie en organisaties
Hoe ontstaat informatie en
waar wordt deze bewaard?
File shares
E-mail
Wordt deze informatie
beheerd (en weggegooid)?
Lijdt u organisatie
‘geheugen’ verlies?
7. “Te veel plaatsen om te zoeken / te beheeren”
Projects Staff
Mail
Archives
(Hard-copy)
EMail
Electronic Contacts
CAD Drawings
Documents
8. Informatie uitdaging
t zoeken
tijd kwijt me Meer dan 80% van deze informatie staat op
ijn veel
emers z en!
Werkn ument individuele hard disks en in persoonlijke
naar doc mappen op het netwerk.
Werknemers krijgen 50%-75% van hun
relevante informatie direct van collega’s.
Collega’s zijn de toegang tot de kennis die je
nodig hebt. Wat als zij het bedrijf
verlaten…..?
9. Opslaan en archiveren
Opslag Archief
Doel is snel terugvinden Doel is dat de organisatie
Ordening vaak naar eigen verantwoording kan
inzicht en met weinig meta afleggen
gegevens Organisatiebrede afspraken,
Als deze gedeeld wordt, dan wet- en regelgeving
wordt kennisdeling mogelijk
Uitdaging
11. Microsoft’s aanpak
Toegangkelijkheid
Discipline
Office SharePoint Server 2007
Portal, Web Content Management, and More
Windows SharePoint Services “v3”
v3”
SharePoint Portal Server 2003
Content Management
Windows SharePoint Services “v2”
v2” Server 2002
SharePoint Team Services “v1”
v1” SharePoint Portal Server 2001
12. Eén platform voor Intranet-, Extranet- en
Internet-oplossingen
Makkelijk en intuïtief
informatie en kennis delen
Risicoverlagend content
beheren en herbruiken
Sneller en beter
doordachte beslissingen
kunnen nemen
SAP, Siebel, MS Dynamics etc.
13. SharePoint 2007 Functionaliteit
Documenten / taken / kalenders ,
Server-gebaseerde Excel
blogs, wikis, e-mail integratie,
spreadsheets en data
lijsten, Outlook Integratie
visualisatie, Report Center
Business
Intelligence Collaboration
Rijke Windows Enterprise Portal
webformulieren SharePoint sjabloon, Site
Business Portal
Services Directory, mijn site,
Forms social networking,
privacy control
Content Search
Management
Document management,
records management, Enterprise schaalbaar,
en Web content contextuele relevantie,
management zoeken naar mensen en business data
Gesamenlijk workspace
fundament
14. Web Portaal
Vertrouwde brouwser als user interface
Structuur van de inhoud d.m.v. Sites
Sjablonen voor consistente vormgeving
Pagina opgebouwd uit herbruikbare webonderdelen (Web
Parts)
Duidelijke navigatie, bijvoorbeeld door een kruimelpad
Personalisatie naar doelgroepen
15. Samenwerking (Collaboration)
Bibliotheken voor documenten, formulieren, slides, etc.
Wiki’s, blogs, e-mail, discussie forums
Notificatie via Waarschuwingen of RSS
Gemakkelijk opzetten van team sites en “Mijn site”
Grotendeels informeel
16. Zoeken
Doorbreken van informatie silos
Fileshares, (html-) websites, SharePoint sites, Exchange Public folders
backend business systemen
Impliciete kennis
Vinden van de juiste persoon binnen de organisatie en in contact
treden middels een sociaal netwerk
Belangrijke technologieën
Relevantie – zinvol resultaat
Hit highlighting
Waarschuwingen – de data vind U
17. Business Intelligence en Formulieren
Voor consumptie is slechts een browser vereist
Server-gebaseerde Excel spreadsheets en data visualisatie
Rijke Web formulieren gebaseerd op XML
Structuur n.a.v. bestaand datamodel/xml-schema
Integratie d.m.v. Web Services
18. Content Management
Document Management
Policy and Compliance
Content Workflow
Management
Web Content Management
Buiten beschouwing
gelaten voor deze
presentatie
18
19. Web Content Management
Voor Intra- en Internet toepassingen
WYSIWYG in context editing
Publicatie – met goedkeuring en op een bepaald tijdstip
Meerdere talen/brands
22. Basisfunctionaliteit
Check In/Check Out
Major/Minor versies
Prullenmand – met dubbele bodem
Integratie met Microsoft Office en Windows Explorer
Beveiliging tot op individueel niveau
Workflow ter goedkeuring
23. Document Opslag
Groot aantal
documenten
Rijke meta data voor
Mappen in boom- zoeken
structuur Dublin Core out-of-
the-box
Check-in, Check-out
en Versie’s
24. Check In / Check Out en Versie’s
Lezers Beoordelaars Auteurs Huidige Auteur
Check Out
1.0 In (werk kopij)
eck
Ch
tie
bl ica 1.1
Pu
g
keurin
G oed
Zichtbaar bij zoeken,
waarschuwingen
2.0
25. Invoer van Metadata vanuit Office 2007
Centraal
gedefineerde meta
data velden
Aanpasbaar Document
Information panel
(InfoPath technology)
Verzamelen van meta
data als onderdeel
van het schrijven
26. Metadata
Kolom sjablonen
Gecentraliseerd Management van Velden
Voorbeeld: “Urgentie” veld heeft 3 mogelijke waardes; 1, 2, 3
Inhoudstypen (Content Types)
Herbruikbare definitie van een lijst schema
Staat los van het bestandstype
Hiërarchisch
Gedrag is hieraan geassocieerd
Spelregels
Document Sjablonen
Workflow
27. Zoeken van Informatie
Zoeken via
intranet portal
Meta gegevens SharePoint
Zoekmachine met Content
scoren hoger in
relevantie Repositories
de relevantie
ERP Systems
Zoeken door verschillende
bronnen van gestructureerde
en ongestructureerde data File Shares
Vind de
dichstbijzijnde
expert
People
28. Beveiliging van Informatie
Rolen gebaserde
Document Opslag beveiliging op
individuele
documenten
Sales HR
Contracten Regio Noord
Server
side IRM
Records Management
Prullenmand
29. Gestructureed Samenwerken
Rolen gebaseerde
beveiliging
Auteur
Goedkeuring
binnen Office
Document Repository
Sales HR
Start workflow
Contracten Regio Noord vanuit Office
Reviewer
Lezer
Document
sjablonen
Central IT
30. Workflow out-of-the-box
Op documenten, lijsten, pagina’s etc
Serieel and parallel
Document review en goedkeuring
Verzameling van handtekeningen
Makkelijk te gebruiken voor eindgebruiker
Initiëren en deelnemen vanuit je favoriete applicatie
32. Outlook integratie – documenten nu offline
Email verzenden naar SharePoint
Email discussie, meetings and documents
SharePoint informatie in Outlook
Bibliotheken worden mappen in Outlook
Gedeelde calender voor groepen
Outlook als SharePoint offline interface
33. Demo
Document Management
Aanmaken en onderhouden van
documentbibliotheken
Hoe werken inhoudstypes
Workflow
34. Business Benefits
Hergebruik en veilig stellen van kennis
Ondersteuning van gestructureerde en
gezamenlijke creatie van documenten
Geïntegreerde processen
36. Wat mist nog…
Auditing en tracking
Bewaartermijnen en vernietiging
Labels, barcodes en andere eigenschappen
Kluis - veilige, alleen gecontroleerd toegankelijke opslag
37. Regels en opslag
Regels worden centraal vastgelegd
Auditing & Tracking
Labeling & Barcodes
…
Aanvullend gedrag kan in Microsoft Information Rights
Management Services vastgelegd worden
Controle over gedrag van documenten (open, kopie, print e.d.)
Opslag in SharePoint ‘Recordscentrum’
38. Regels voor Informatie Management
Track audit and
expiratie van inhoud
Configureerbare
bewaartermijn
39. Mogelijkheden voor Informatie Regels
Overall beschikbaar, niet alleen voor het recordscentrum
Out of the box
Expiratie
Auditing
Labels/Barcodes
Uitbreidbaar met bijvoorbeeld
De-duplicatie
Op digitale handtekeningen gebaseerde document integriteit
Conversie naar een Fixed Formaat
40. Vastleggen van Records
Record-
Inclusief centrum
overdracht van sjabloon
document context Record
Verzameling
Sharepoint Interface Records Opslag
Sites
Contracten Financiale
Planning
Regio Noord
Configuratie via
archief plan
Andere gegevens
Records Manager
43. Bewaartermijnen
Expiratie aktie
Records Opslag
Contracten Velopen Financiale Archief
Planning
Regio Noord
Verlopen
Bewaartermijnen
gedefineerd door
wetgeving of
bedrijfsregels Vernieteging
Records Manager
47. Certificering
DoD 5015.2 (Amerikaans ministerie van Defensie)
Door een Amerikaanse partner
Add-on kit komt beschikbaar van Microsoft
Nog geen initiatief voor certificering op basis van Europese
specificaties
DOMEA (Duitsland), MoReq (Europeese Unie), ReMANO 2004
(Nederland)
Overlap met DoD 5015.2 aspecten
49. Business Benefits
Vermindering risiko voor non-
compliance en aanspraakelijkheid
Beschikbaarheid van essentiele
bedrijfsgegevens
Kostenbesparing informatie
verzameling om juridische redenen
51. Ondersteunde scenario’s
E-mail, Web Document creatie, Archivering
Formulier review and goedkeuring
Documenten en ondersteunende informatie
Standaard naamgeving, standaard sjablonen, standaard
tekstblokken, standaard metadata, standaard workflow
Archivering voor vastgelegde tijden op vastgelegde plek
52. Office is gegroeid tot 2007 Office System
Content
Collaboration manageme
nt
Portals
Search
Streamline
d Business
processes intelligence
Word Business
processing modeling
Business
data
Presentations manageme
Information nt
management
53. Document & Records Mgmt Functionaliteit
Organizatie van gegevens
Metadata voor inhoudtypes
Lijsten en mappen – met eigen “spelregels”
Mogelijkheid om historie te bewaren
Workflow
Flexibel aan bedrijfsprocessen aan te passen
Historie beschikbaar
Regelgeving
Ondersteuning voor Auditing, Labeling
Records opslag is een veilige kluis
54. Success van SharePoint
1 plek waar informatie
worden opgeslagen
Documenten
Lijsten
Contacten
Ondersteuning van de
volledige life-cycle
Veel out-of-the-box en nog
meer is aanpasbaar
Onderdeel van de
Microsoft ‘Infrastructuur’
