In de afgelopen jaren heeft Van Kemenade Consultants onderzoek gedaan naar de tijdbesteding van medewerkers bij instellingen van verschillende aard en in vervolg daarop geadviseerd met betrekking tot de optimalisering van de personele inzet. Onze algemene conclusie daarbij is dat in veel gevallen aanzienlijke problemen kunnen ontstaan bij de uitvoering. Deze uitvoeringsproblemen hangen vaak samen met enerzijds een gebrek aan transparantie van het proces van uitvoering en anderzijds het ontbreken van instrumenten voor het middle-management om de personele inzet en de effecten daarvan op eenvoudige wijze te kunnen overzien. Het gevolg daarvan is dat de planning en uitvoering van activiteiten van medewerkers vaak moeilijk zijn te sturen. Indicatoren voor uitvoeringsproblemen als hier worden berdoeld zijn onder meer: - Het niet of slechts gedeeltelijk behalen van de doelen van de organisatie terwijl op het eerste gezicht voldoende middelen voorhanden zijn.. - Veel op te lossen knelpunten en incidenten met betrekking tot de beschikbaarheid van personeel voor het verrichten van diensten. - In samenhang daarmee een hoge mutatiegraad in de roosters van de medewerkers. - Een minder goed te verklaren verhoogd ziekteverzuim. - Onrust onder de medewerkers en veel klachten over een (te) hoge werkdruk. - Hoge kosten voor de inzet van oproepkrachten of uitzendkrachten. - Overschrijdingen van de voor de teams of afdelingen beschikbare budgetten. Bij een aantal opeenvolgende begeleidingsprojecten hebben wij een methodiek met de bijbehorende instrumenten ontwikkeld die een antwoord kunnen geven op de gesignaleerde problematiek. Door deze methode toe te passen in aanvulling op bestaande budgetmanagementsystemen kunnen soms spectaculaire resultaten worden bereikt. Daarbij gaat het overigens niet alleen om financiële effecten, die op zichzelf aanleiding kunnen vormen om de methode toe te passen, maar ook om toename van de kwaliteit. Naast de juiste medewerker op de juiste plaats en de juiste tijd kan ook nog worden bevorderd dat deze zich met de juiste taken bezighoudt. In de bijgevoegde powerpoint-presentatie wordt een globale beschrijving gegeven van de methodiek en de instrumenten.

1. Sturen op het primaire proces WAAROM HOE MET WELKE DOELEN MET WELKE MIDDELEN

8. Cijfermatige analyse 52255,89 16,35 1,46 2750,31 371813,85 116,35 10,41 19569,15 319557,96 100,00 8,95 16818,84 Resultaat jaarbudget 10350,25 3,24 0,29 544,75 10350,25 3,24 0,29 544,75 0,00 0,00 0,00 0,00 Inzet uitzendkrachten 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3391,50 1,06 0,09 178,50 3391,50 1,06 0,09 178,50 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 13984,00 4,38 0,39 736,00 13984,00 4,38 0,39 736,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 439,28 0,14 0,01 23,12 2888,00 0,90 0,08 152,00 2448,72 0,77 0,07 128,88 Teamdagen 16986,00 5,32 0,48 894,00 16986,00 5,32 0,48 894,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 852,72 0,27 0,02 44,88 1596,00 0,50 0,04 84,00 2448,72 0,77 0,07 128,88 Bijzonder verlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 954,56 0,30 0,03 50,24 5852,00 1,83 0,16 308,00 4897,44 1,53 0,14 257,76 Opleiding 3328,04 1,04 0,09 175,16 26056,60 8,15 0,73 1371,40 29384,64 9,20 0,82 1546,56 Vakantieverlof 8968,63 2,81 0,25 472,03 13399,75 4,19 0,38 705,25 22368,38 7,00 0,63 1177,28 Ziekte 19299,69 6,04 0,54 1015,77 277309,75 86,78 7,77 14595,25 258010,06 80,74 7,23 13579,48 Netto taakstelling Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Component Saldo jaarbudget Gerealiseerd Dienstrooster 2008 Jaartotalen

9. Grafische analyse urenbesteding

10. Grafische analyse budgetresultaten

13. Toedeling uren per fte De doelen waarvoor kan worden gereserveerd zijn vrij definieerbaar. In dit voorbeeld zijn voor de hand liggende keuzes opgenomen. Naast de doelen worden hier uitsluitend de uren handmatig ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend. 35704,80 100,00 1,00 1879,20 Totaal te realiseren uren 28827,94 80,74 0,81 1517,26 Totaal netto inzetbaar 6876,86 19,26 0,19 361,94 Totaal reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00 10 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 09 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 08 273,60 0,77 0,01 14,40 Teamdagen 07 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 06 273,60 0,77 0,01 14,40 Bijzonder verlof 05 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 04 547,20 1,53 0,02 28,80 Opleiding 03 3283,20 9,20 0,09 172,80 Vakantieverlof 02 2499,26 7,00 0,07 131,54 Ziekte 01 Euro % Fte Uren Reserveringen Toedeling uren per fte per jaar

14. Toekenning budget in fte Hier worden alleen de budgetgegevens in fte handmatig ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend. 319557,96 100,00 8,95 16818,84 Totaal toegekend budget 0,00 0,00 0,00 0,00 Af te trekken budget in uren (saldo onttrekkingen Budgetmutaties) 0,00 0,00 0,00 0,00 Af te trekken budget in fte 0,00 0,00 0,00 0,00 Toe te voegen budget in uren (saldo toevoegingen Budgetmutaties) 0,00 0,00 0,00 0,00 Toe te voegen budget in fte 319557,96 100,00 8,95 16818,84 Oorspronkelijk toegekend budget Euro % Fte Uren Componenten Toekenning jaarbudget in fte

15. Toedeling uren team per jaar (automatisch berekend) Deze tabel geeft inzicht in de per jaar voor het team beschikbare middelen voor de verschillende doelen voor het hele jaar 319557,96 100,00 8,95 16818,84 Totaal te realiseren uren 258010,06 80,74 7,23 13579,48 Totaal netto inzetbaar 61547,90 19,26 1,72 3239,36 Totaal reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00 10 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 09 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 08 2448,72 0,77 0,07 128,88 Teamdagen 07 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 06 2448,72 0,77 0,07 128,88 Bijzonder verlof 05 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 04 4897,44 1,53 0,14 257,76 Opleiding 03 29384,64 9,20 0,82 1546,56 Vakantieverlof 02 22368,38 7,00 0,63 1177,28 Ziekte 01 Euro % Fte Uren Reserveringen Toedeling uren planningseenheid per jaar

16. Vertaling naar het dienstrooster (automatisch berekend) In deze tabel wordt aangegeven hoeveel uren en diensten er per week in de roosters voor de medewerkers dienen te worden opgenomen om de volledige taakstelling uit te voeren. Daarbij is ook rekening gehouden met de reserveringen. 44,92 323 Totaal in het rooster op te nemen 8,65 62 Ter vervanging bij afwezigheid etc. (reserveringen) 36,27 261 Ter uitvoering van de taakstelling (netto inzetbaarheid) Diensten Uren In het dienstrooster voor de planningseenheid dienen per week te worden opgenomen Vertaling naar het dienstrooster per week

17. Eerste periode jaarplan (automatisch berekend) De uren van het jaarplan (dienstrooster) worden evenredig verdeeld over gekozen werkperioden, bijvoorbeeld de maanden van het jaar, Voor iedere werkperiode wordt een tabel als hier weergegeven opgenomen. 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 24581,38 100,00 0,69 1293,76 Resultaat periodebudget 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Inzet uitzendkrachten 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 188,36 0,77 0,01 9,91 Teamdagen 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 188,36 0,77 0,01 9,91 Bijzonder verlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 376,73 1,53 0,01 19,83 Opleiding 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 2260,36 9,20 0,06 118,97 Vakantieverlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 1720,64 7,00 0,05 90,56 Ziekte 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 19846,93 80,74 0,56 1044,58 Netto taakstelling Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Component Saldo periodebudget Gerealiseerd Dienstrooster 200801 Periodenr.

18. Jaarplan voor de urenbesteding 286483,68 8,02 15078,09 Totaal voor volledige uitvoering benodigd budget 33074,28 0,93 1740,75 Totaal overschrijding/onderuitputting budget 6370,21 0,18 335,27 Overschrijding/onderuitputting van de uren voor de reserveringen 55177,68 1,55 2904,09 Totaal reserveringen 0,00 0,00 0,00 10 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 09 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 08 2195,28 0,06 115,54 Teamdagen 07 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 06 2195,28 0,06 115,54 Bijzonder verlof 05 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 04 4390,55 0,12 231,08 Opleiding 03 26343,33 0,74 1386,49 Vakantieverlof 02 20053,25 0,56 1055,43 Ziekte 01 Reserveringen 61547,90 1,72 3239,36 Toegekend budget voor de reserveringen 57864,06 1,62 1405,48 Overschrijding/onderuitputting van de netto taakstelling 31160,00 0,87 1640,00 Totaal uitstelbare taken 7600,00 0,21 400,00 Dienstroosters maken 7600,00 0,21 400,00 Deelname werkgroepen 4560,00 0,13 240,00 Extra diensten dagelijkse routine 3800,00 0,11 200,00 Rapporten 7600,00 0,21 400,00 Coach-/Mentorgesprekken Door de planningseenheid uit te voeren uitstelbare taken (flexibel) 5,61 10534,00 Totaal niet uitstelbare taken 3192,00 0,09 168,00 Begeleiding vakantie 4560,00 0,13 240,00 Buitenschoolse opvang (vakantie) 3952,00 0,11 208,00 Begeleiding weekeindactiviteiten 5928,00 0,17 312,00 Begeleide interne activiteiten 13680,00 0,38 720,00 Begeleide externe activiteiten 1482,00 0,04 78,00 Begeleid verlof 3952,00 0,11 208,00 Voortgangsbespreking 11400,00 0,32 600,00 Buitenschoolse opvang (school) 152000,00 4,26 8000,00 Algemeen en huishoudelijk Door de planningseenheid uit te voeren niet uitstelbare taken 258010,06 7,23 13579,48 Toegekend budget voor de uitvoering van de netto taakstelling Euro Fte Uren Jaarplan voor de urenbesteding

21. Vastleggen van de gerealiseerde uren per periode Hier worden alleen de gerealiseerde uren (witte kolom) ingevuld. De overige gegevens worden automatisch berekend. 1365,02 5,55 0,04 71,84 25946,40 105,55 0,73 1365,60 24581,38 100,00 0,69 1293,76 Resultaat periodebudget 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Inzet uitzendkrachten 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 351,50 1,43 0,01 18,50 351,50 1,43 0,01 18,50 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 342,00 1,39 0,01 18,00 342,00 1,39 0,01 18,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 188,36 0,77 0,01 9,91 0,00 0,00 0,00 0,00 188,36 0,77 0,01 9,91 Teamdagen 570,00 2,32 0,02 30,00 570,00 2,32 0,02 30,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 188,36 0,77 0,01 9,91 0,00 0,00 0,00 0,00 188,36 0,77 0,01 9,91 Bijzonder verlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 79,27 0,32 0,00 4,17 456,00 1,86 0,01 24,00 376,73 1,53 0,01 19,83 Opleiding 215,96 0,88 0,01 11,37 2044,40 8,32 0,06 107,60 2260,36 9,20 0,06 118,97 Vakantieverlof 1720,64 7,00 0,05 90,56 0,00 0,00 0,00 0,00 1720,64 7,00 0,05 90,56 Ziekte 2335,57 9,50 0,07 122,92 22182,50 90,24 0,62 1167,50 19846,93 80,74 0,56 1044,58 Netto taakstelling Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Component Saldo periodebudget Gerealiseerd Dienstrooster 200801 Periodenummer

22. Totalen van de budgetresultaten over de gerealiseerde perioden (automatisch berekend) In deze tabel worden de jaartotalen weergegeven voor het jaarplan (dienstrooster), de feitelijk gerealiseerde uren en de saldi van de deelbudgetten. Bij dit laatste worden overschrijdingen in rood weergegeven. Onderuitputting van de deelbudgetten wordt in zwart aangegeven. 52255,89 16,35 1,46 2750,31 371813,85 116,35 10,41 19569,15 319557,96 100,00 8,95 16818,84 Resultaat jaarbudget 10350,25 3,24 0,29 544,75 10350,25 3,24 0,29 544,75 0,00 0,00 0,00 0,00 Inzet uitzendkrachten 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 3391,50 1,06 0,09 178,50 3391,50 1,06 0,09 178,50 0,00 0,00 0,00 0,00 Niet benutte reserve 13984,00 4,38 0,39 736,00 13984,00 4,38 0,39 736,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Overige reserveringen 439,28 0,14 0,01 23,12 2888,00 0,90 0,08 152,00 2448,72 0,77 0,07 128,88 Teamdagen 16986,00 5,32 0,48 894,00 16986,00 5,32 0,48 894,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Ouderschapsverlof 852,72 0,27 0,02 44,88 1596,00 0,50 0,04 84,00 2448,72 0,77 0,07 128,88 Bijzonder verlof 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Zwangerschapsverlof 954,56 0,30 0,03 50,24 5852,00 1,83 0,16 308,00 4897,44 1,53 0,14 257,76 Opleiding 3328,04 1,04 0,09 175,16 26056,60 8,15 0,73 1371,40 29384,64 9,20 0,82 1546,56 Vakantieverlof 8968,63 2,81 0,25 472,03 13399,75 4,19 0,38 705,25 22368,38 7,00 0,63 1177,28 Ziekte 19299,69 6,04 0,54 1015,77 277309,75 86,78 7,77 14595,25 258010,06 80,74 7,23 13579,48 Netto taakstelling Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Euro % Fte Uren Component Saldo jaarbudget Gerealiseerd Dienstrooster 2008 Jaartotalen

23. Grafische analyse budgetresultaten (automatisch berekend)

25. Behaalde resultaten bij twee eerdere projecten