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¿Tienes un proyecto que completar?
                                      ¿En la comunidad?
                                         ¿En el club?
                                         ¿En la casa?
                                        ¿En la iglesia?
                                      ¿No estás seguro como comenzar?

                                           ¿Cómo sabrás cuando has
                                               alcanzado éxito?




Este corto curso te dará las herramientas y técnicas que te ayudarán a trabajar
eficientemente. Simplemente sigue los pasos en este documento, trabaja y copera
con tu equipo, para manejar las actividades y expectaciones de un proyecto.

Un conocimiento básico de los conceptos de dirección de proyectos te ayudará a
ser más eficiente al crear un plan, al crear actividades, y al entrenar individuos
para completar tanto tareas simples como muy complicadas. Aprende a desarrollar
destrezas que te ayudaran a ser un buen administrador de proyectos dirigiendo
proyectos exitosos.
                                                         PMI Educational Foundation
                                                     Educational Enrichment Program
                                                    Project Management Skills For Life
                                                             Training Booklet
                                                                Version 7.0
14 Campus Blvd.
    Newtown Square, PA 19073-3299 USA
    Tel: +1 610 356 4600, x1128
    Fax: +1 610 356 0357
    E-mail: pmief@pmi.org
    Internet: pmief.org

    © 2010 Instituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles)




2
Contenido

   ¿Qué es Dirección de Proyectos?.....................................................4
   ¿Qué es un proyecto? ..................................................................4
   ¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto? .....................5
         Ejercicio No. 1 ...................................................................5
   ¿Qué es un Administrador de Proyectos?...........................................5
   ¿Qué es un Patrocinador? .............................................................6
   ¿Qué es un Proponente?...............................................................7
   ¿Quiénes son los Miembros del Equipo? ............................................7
   Grupo de Proceso para Dirección de Proyectos...................................8
   1. Comienzo ...........................................................................10
         Ejercicio 2 .......................................................................12
   2. Planificación........................................................................13
         Alcance de Proyecto...........................................................14
         Lista de Control ................................................................14
         Horario del Proyecto ..........................................................15
         Ejemplo de una programación de proyecto...............................16
         Calidad del Proyecto ..........................................................17
         Communicaciones del Proyecto .............................................18
         Riesgos del Proyecto...........................................................18
         Adquisición de proyecto ......................................................19
   3. Ejecutar .............................................................................20
   4. Controlar............................................................................23
   5. Cierre ................................................................................25
         Lecciones Aprendidas .........................................................25
         Trabajo Final....................................................................26
         Cierre del contrato ............................................................26
         Celebrar! Celebrar! Celebrar! ...............................................27
   Resumen de revisión del manual...................................................28
   Worksheets.............................................................................31
         Bingo de habilidades de vida ................................................32
         PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO ...................................33
         PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO........................................34
         PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN.............36
         PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO ......................37
         PLANTILLA DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO.........38
         PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDAS ....................................40
         EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO .........................................41




     ezas                                                                                         3
Destr de
    Di
    Dirección de Proyectos
¿Qué es Dirección de Proyectos?
    Dirección de proyectos es un conjunto de procesos utilizados para asegurar
    que varios elementos de un trabajo son coordinados, que todo el trabajo a
    hacer es definido y entendido, y que puede ser finalizado dentro de los
    confines de tiempo y presupuesto que han sido especificados. También debe
    haber un método acordado para asegurase que las expectaciones han sido
    alcanzadas y que las necesidades de recursos han sido identificadas y
    asignadas. Riesgos tienen que ser identificados, y alguna forma de lidiar con
    ellos tiene que ser definida. Finalmente la comunicación sobre el progreso
    del proyecto a todos aquellos envueltos tiene que documentarse y ser
    reportada a intervalos regulares


    ¿Qué es un proyecto?
                                                         Un proyecto
                                                         es temporal
    Todos hacemos proyectos a traves de nuestras
    vidas. En algunas ocasiones sin darnos cuenta.


                                                           y único.
    La definición de la palabra “proyecto” puede
    ser nueva para ti, pero la acción de hacer un
    proyecto es probablemente muy familiar.

    Un proyecto tiene que cumplir dos requerimientos:
          • Tiene que ser temporal (tener un comienzo y un final específico).
          • Tiene que tener un resultado único. Algo tiene que ser completado
             o creado.

    Este es un diagrama para mostrar cómo cada
    aspecto de un proyecto es importante para
    monitorizar y controlar. Comúnmente hay
    limitaciones y restricciones cuando se ejecuta
    un proyecto. Por ejemplo, determine si hay un
                                                                 O


                                                                         CO
                                                               MP
    estricto plazo de tiempo para completar el


                                                                           STO
                                                            TIE

    proyecto, o si los fondos para el proyecto son
    limitados, o si el alcance o calidad del proyecto
    son críticas para el cliente. Estos son cuatro
                                                             ALCANCE Y CALIDAD
    factores decisivos los cuales pueden impactar los resultados del proyecto.
    Mantenga en mente estos factores cuando planee y desarrolle un proyecto.
    Y aún más importante es la satisfacción de las expectativas del cliente si
    quiere tener una experiencia exitosa.

    Aquí está una lista de proyectos que posiblemente hayas completado en
    el pasado:
           • Renovar una cocina
           • Planear una función de la compañía
           • Acabar un mueble
           • Planear una vacación
           • Desarrollar un plan de negocio


4
¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto?
                 Cada uno de los ejemplos anteriores tiene un principio y un final claramente
                 definidos que produce un resultado específico. Es posible que una actividad
                 similar sea necesaria en el futuro, la cual resultará en el comienzo de un
                 nuevo proyecto.

                 Liste algunos proyectos que haya completado y que sean diferentes a
                 aquellos mencionados anteriormente. Si no está seguro que era un proyecto,
                 piense a ver si tenía un principio claramente definido y un anticipado final,
                 y si tenía un resultado especifico. Estos pueden ser de su experiencia per-
                 sonal, profesional o trabajo voluntario. Si aún tiene dudas, escríbalos de
                 todas formas y los podemos discutir. Tome unos minutos para esto.


                 Ejercicio No. 1
                      NÚMERO               PROYECTO                       RESULTADO
                         1.
                         2.
                         3.
                         4.
                         5.
                         6.

                 Hablemos sobre algunos de los proyectos que listaste y sus resultados

                                     Ejercicio 1 Concluido: Estimado 10 minutos

                 Ahora que hemos identificado algunas actividades de su experiencia que
                 cualifican como proyectos, empecemos a ver los aspectos de administrar un
                 proyecto y el papel que juega el administrador del proyecto.


      El
Administrado
                 ¿Qué es un Administrador de Proyectos?
                 El administrador de proyectos es la persona que la


r del Proyecto
                 organización ha asignado como la persona responsable
                 de alcanzar los objetivos del proyecto. Por lo general


   Dirige el
                 el patrocinador, un grupo de compañeros, u otro
                 inversionista son los que asignan a esta persona.


  Proyecto.      Administradores de proyectos profesionales, administran o manejan proyectos
                 a diferentes niveles de complejidad y en varias industrias.



                ezas                                                                             5
           Destr de
               Di
               Dirección de Proyectos
Algunas de estas industrias incluyen:
            • Construcción de edificios, puentes o la creación de estaciones
               espaciales.
            • La instalación de un nuevo sistema de computadores en una
               pequeña empresa o la interconexión de cientos de oficinas
               empresariales localizadas a traves del mundo en una misma red
               de cómputos.
            • Crear una clase nueva para desarrollar un programa de
               entrenamiento internacional.
            • Planear un evento para recaudación de fondos o una comida
               campestre para la compañía.

            No importa el tamaño ni la complejidad de los objetivos, todos
            estos son ejemplos de proyectos.

             Aunque el tamaño o complejidad de sus proyectos sea menor que
             los mencionados anteriormente, es muy posible que hayas ejercido
             la responsabilidad de un administrador de proyectos en algún
    momento en tu vida. En la misma forma en que aquellos que practican esta
    profesión a diario, es probable que usted también haya seguido procesos
    similares para completar sus proyectos.

    Siguiendo métodos probados uno puede aumentar la eficacia en la dirección
    de proyectos.

    Durante el siguiente programa le proveeremos con métodos, comprobados
    por exitosos administradores de proyectos. Primero que nada, el éxito
    dependerá de una comunicación efectiva, de la identificación de los
    patrocinadores, y del entendimiento de sus expectativas.


    ¿Qué es un Patrocinador?
    Patrocinadores son personas u organizaciones como clientes, agencias, o el
    público en general los cuales están activamente participando en el proyecto
    o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o
    negativamente dependiendo de la ejecución del
    proyecto. Un patrocinador también puede ejercer
    influencia sobre el proyecto y sus objetivos.

    Patrocinadores pueden incluir clientes, suplidores,
    vendedores, usuarios, miembros de un equipo u otros miembros de su grupo
    y otras personas interesadas. Pueden ser miembros tanto internos como
    externos a la organización. Sus responsabilidades pueden variar desde un
    contribuidor casual, hasta un patrocinador dedicado.




6
Patrocinadores estarán envueltos en la definición del alcance y el
         esfuerzo del proyecto y necesitan ser informados del progreso a través
          del proyecto. Algunos individuos serán los principales patrocinadores
          y puede que tengan mayor envolvimiento e influencia sobre los
         resultados. Es sumamente importante reconocer a estos individuos
        al principio del proyecto y asegurarse que sus expectativas
      (requerimientos) sean alcanzadas.


   ¿Qué es un Proponente?
   El proponente es la persona o grupo que subvenciona los recursos
   financieros, en efectivo u otra forma, para el proyecto. Esta es una persona
   que está interesada en proveer asistencia y quiere ver la culminación del
   proyecto.

   Ejemplos de un proponente puede ser un ministro o pastor de una iglesia,
   el director de una junta, o un miembro de una sociedad, o un socio de una
   organización. Puede ser que esta persona solo quiera proveer fondos y no
   estar envuelta en las actividades diarias como parte del desarrollo del
   proyecto. En muchas ocasiones, el proponente quiere estar al tanto del
   proyecto y quizás ofrezca su ayuda para crear un presupuesto o un plan,
   bosquejando las ideas de cómo utilizar el dinero para asegurarse que habrá
   suficiente para completar el proyecto.


   ¿Quiénes son los Miembros del Equipo?
   Los miembros del equipo de un proyecto son las personas
   que reportan directa o indirectamente al administrador del
   proyecto, los cuales son responsables de hacer el trabajo
   como parte de sus responsabilidades.

   La colaboración efectiva de los miembros del equipo es crítica para el éxito
   del proyecto. El administrador del proyecto y el proponente decidirán y
   comunicarán el papel y las responsabilidades de cada miembro del equipo al
   principio del proyecto. Algunos miembros del equipo tendrán que participar
   en todas las reuniones para discutir el estado del proyecto. Los otros miembros,
   como suplidores, vendedores, contratistas puede que participen en algunas
   ocasiones cuando sean invitados por el administrador del proyecto.

   Miembros del equipo deben comunicarle al administrador del proyecto
   cuáles son sus habilidades y áreas de contribución y experiencia. Luego que
   las tareas han sido delegadas, el administrador del proyecto seleccionara a
   los individuos que tienen la habilidad de completar sus tareas a tiempo y




     ezas                                                                             7
Destr de
    Di
    Dirección de Proyectos
siguiendo los requerimientos necesarios. El administrador del proyecto es
    responsable de asegurar que los miembros del equipo reporten el estado de
    sus tareas. Usualmente, una persona es designada una tarea específica. Pero
    tareas más complejas pueden requerir recursos adicionales. Cada tarea
    tiene que ser explicada detalladamente para evitar la duplicación de
    esfuerzos. Entrenamiento o consejería puede ser requerida para alguna
    de estas situaciones, y los miembros del equipo deben sentirse cómodos
    pidiendo asistencia.

    Recuerde de recompensar y reconocer a todos los miembros del equipo por
    su contribución en el proyecto. Esto puede ser alcanzado en varias formas.
    Por lo tanto use la creatividad y recursos a su disposición. Por ejemplo,
    durante una reunión el administrador o proponente pueden verbalmente
    agradecer las personas por ayudar con las tareas.

               Refiérase a la Plantilla “Directorio del Equipo” en el Apéndice A

    Esta plantilla le provee al equipo información pertinente de como contactar
    a otros miembros y debería ser distribuida a todos los patrocinadores.


    Grupo de Procesos para Dirección de Proyectos
    Comúnmente se usan cinco grupos para manejar/
    organizar proyectos, los cuales se resumen en los
    próximos párrafos.

    Paso 1. Comienzo es el punto donde comenzamos
            a considerar ideas y a refinarlas. Es
            también cuando el grupo acuerda y
            autoriza más investigación para alcanzar
            metas en el proyecto.

    Paso 2. Planificación es sumamente importante definir el objetivo y entender
            las necesidades de los patrocinadores y cuan envueltos estarán. Sin
            un plan apropiado no se debe esperar éxito en el proyecto. Aun el
            mejor plan puede que requiera volver a hacer una tarea a medida
            que el proyecto evoluciona y nueva información es identificada o
            problemas surgen a la luz.

    Paso 3. Ejecución el plan comienza y sigue la trayectoria definida durante la
            fase de planificación. En cualquier momento durante la ejecución del
            proyecto puede ser necesario reconsiderar el esfuerzo requerido para
            alcanzar los objetivos deseados y/o la modificación del plan original.




8
Paso 4. Monitorizar y Controlar es monitorizar el progreso del plan, identificar
           y corregir cualquier desviación o variación. Esto asegura que los
           objetivos del proyecto sean alcanzados.

   Paso 5. Cierre es el proceso formal de aceptar los resultados del proyecto y
           llevar el proyecto a su fin.

                              Funciones del Proyecto en Progreso

   También hay otras funciones que el administrador del proyecto hará
   continuamente a través del proyecto. Estas funciones incluyen:

           •   Control de cambio
           •   Control de alcance
           •   Control de plan
           •   Control de costo
           •   Control de calidad
           •   Comunicaciones – reportar estatus y distribución de información
           •   Control de riesgo


   En la siguiente sección explicaremos los cinco grupos y las funciones del proyecto en
   progreso en más detalles.




     ezas                                                                                  9
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
ezas
                                          Destr de
                                           Direc
                                           D
                                           Dirección
                                               de Proyectos

                                           1. Comienzo



     El primer paso al comenzar un proyecto es el definir una justificación que
     conteste por qué el proyecto es necesario.

     Durante este primer paso del proceso, individuos investigaran, analizaran
     y colaboraran para clarificar la necesidad del proyecto. La comunicación
     efectiva es crítica durante esta fase y se puede hacer utilizando correo
     electrónico, conversaciones telefónicas y reuniones. Durante el proceso de
     comienzo el equipo o grupo acordará en la necesidad de hacer el trabajo y
     obtendrá aprobación y creara el objetivo del proyecto. El equipo decidirá un
     claro lema de propósito con sus anticipados objetivos. Alguien debe de ser
     escogido come el administrador del proyecto para que dirija los esfuerzos y
     empezar a documentar toda esta información.

     Algunas preguntas básicas que tienen que ser contestadas cuando
     comenzamos cualquier proyecto y las respuestas a estas preguntas deben
     de ser consideradas a través de todo el proyecto.




10
• Que –         se entregara y que trabajo se debe hacer para alcanzar
                          estos objetivos.

          • Cuando –      se creará la entrega; cuando se revisaran y se
                          verificaran, y cuando serán recibidos y aceptados por
                          los patrocinadores.

          • Para Quien – estamos haciendo este trabajo y quienes son los
                         patrocinadores (clientes, proponente, usuarios, miembros
                         del equipo) que usarán este producto o servicio.

          • Por qué –     este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y se
                          acordará con los patrocinadores asignados al proyecto.

          • Donde –       se usará el producto

          • Como –        alcanzaremos los objetivos y como se controlará y
                          monitorizará el proyecto.

   Contestando cada una de estas preguntas proveerá la información necesaria
   para lanzar el proyecto y habilitar su progreso hacia la próxima fase –
   “Planificación”.



   Tomemos un momento para mirar este ejemplo. Planificar un evento anual
   que ocurra en el mes de junio que consiste de una comida al aire libre en un
   parque local del vecindario, para una corporación. Todos los empleados de
   la corporación y sus familias serán invitados a disfrutar de las actividades, la
   comida, y compartir historias con los compañeros y otras familias.


           Que:         Planificar una comida al aire libre

        Cuando:         El evento se llevará a cabo en el mes de junio

         Quien:         Invitar a los empleados y sus familias

        Por que:        Un evento anual

         Donde:         Parque local del vecindario

                        Coordinar actividades familiares y la comida para
                        acomodar el tamaño del grupo
         Como:




     ezas                                                                             11
Destr de
    Di
    Dirección de Proyectos
Ejercicio 2
     Piense en un proyecto que esté a punto de comenzar a trabajar en el o que
     haya previamente completado. ¿Cómo contestaría a las siguientes preguntas?
     Complete este ejercicio en 10 minutos como grupo o en forma individual.

                     • Que entregaras o harás?

                     • Cuando harás la entrega?

                     • Para Quien estás haciendo este trabajo y quienes son tus
                       patrocinadores?

                     • Por qué este trabajo es necesario?

                     • Donde se usará el producto?

                     • Como alcanzarás los objetivos y como controlarás y
                       monitorizarás el proyecto?




          Que:

        Cuando:

       Para Quien:

        Por Que:

         Donde:

         Como:




     Ahora que hay suficiente información para comenzar el proyecto, procedamos
     a la próxima fase - planificación. Las fronteras preliminares del proyecto han
     sido definidas; y durante esta fase pueden ser definidas mejor. Los requisitos,
     a un nivel preliminar, han sido identificados y con estos en mano el alcance
     será definido más claramente.




12
zas
                                   tre e
                                Des  d
                                 Direc
                                 D
                                 Dirección
                                    de Proyectos
                                2. Planificación


   En esta fase sería apropiado definir el plan del proyecto. El administrador
   del proyecto y el resto del equipo identificarán las tareas necesarias para
   llevar a cabo el alcance del proyecto. El alcance tiene que estar bien claro
   para que los patrocinadores puedan planear el proyecto de acuerdo a sus
   requerimientos. Esta lista identificará tareas y objetivos principales a cada
   paso del proyecto. El calendario del proyecto mostrará recursos y fechas de
   conclusión para cada tarea. Más adelante tendremos otras discusiones en
   cuanto a cómo desarrollar la declaración del alcance, como crear una lista
   de inspección, y come identificar recursos, estimados de tiempo y fechas de
   finalización.

   Refiriéndose al ejemplo usado anteriormente, practiquemos como escribir
   una declaración de alcance. Recuerde incluir lo siguiente:
          • Que se entregará y que trabajo se debe hacer para alcanzar
            estos objetivos.
          • Cuando se creará la entrega; cuando se revisarán y se verificaran,
            y cuando serán recibidos y aceptados por los patrocinadores.
          • Para Quien estamos haciendo este trabajo y quienes son los
            patrocinadores (clientes, espónsors, usuarios, miembros del
            equipo) que usarán este producto o servicio.
          • Por qué este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y se
            acordará con los patrocinadores asignados al proyecto.
          • Donde se usará el producto
          • Como alcanzaremos los objetivos y como se controlará y
            monitorizará el proyecto.


     ezas                                                                          13
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Alcance de Proyecto
     La declaración de alcance ayudará a documentar la fundación que se puede
     utilizar para hacer decisiones futuras en cuanto al proyecto y para confirmar
     o desarrollar un entendimiento común, en cuanto a las expectativas de los
     patrocinadores se refiere.

                         Juntos, los patrocinadores y el equipo del proyecto
                         deberían revisar el acuerdo inicial de los requerimientos y
                         confirmar cuáles serán las entregas (el producto o solución
                         final). A menudo, durante estas discusiones se descubre
                         que las expectativas han variado haciendo necesario hacer
                         cambios a los objetivos incluyendo, en ocasiones, al horario
                         y al presupuesto. Es importante satisfacer las expectativas
                         dentro de las restricciones de tiempo y presupuesto de un
                         proyecto.

     A través del proceso de planificación y definición de alcance del proyecto,
     la comunicación es esencial. La definición de alcance es desarrollada usando
     la declaración de alcance inicial, las restricciones que se han identificado,
     cualquier suposición que se haya hecho, y las experiencias aprendidas en
     otras ocasiones o proyectos. Esta información se usa para definir y mejorar
     los costos, el horario y los estimados de recursos para el proyecto. También
     ayuda a establecer una fundación por la cual se puede medir el éxito y para
     controlar el proyecto, y claramente permite que el equipo documente las
     responsabilidades y asigne los recursos.

     Refiérase a la plantilla del Acuerdo del Proyecto en Apéndice A



     Lista de Control
     Los administradores de proyectos desarrollan una lista de control para
     asegurarse que todas las tareas han sido identificadas y que el equipo ha
     establecido un orden de prioridades para las actividades del proyecto en el
     orden que tienen que ser completadas. Algunas
     actividades tienen que ser ejecutadas antes que
     otras. Algunas pueden comenzar al mismo tiempo.
     La lista de control es una herramienta para ayudar
     en este esfuerzo.

     Identifica las entregas del proyecto y define:

             • Que tareas deben ser completadas

             • Como y en que orden deben ser completadas




14
Horario del Proyecto
   El manejo del tiempo es importante para completar el proyecto exitosamente.
   No subestime la cantidad de tiempo requerida para terminar una tarea.
   Identifique actividades específicas necesarias para crear las entregas del
   proyecto y todas las dependencias para alcanzar los objetivos. Es importante
   entender qué trabajo puede ser realizado y trabajar hacia alcanzar la línea
   de tiempo. Este conocimiento servirá de base para el desarrollo y control de
   la programación de proyecto.

   Los proponentes y el equipo del proyecto comprenderán el plan de proyecto
   y lo que se espera de ellos. El plan será su guía durante todo el proyecto
   para mantenerlo(a) a usted y a todo el equipo en la pista.

   Identificar y definir:

          • Cuando debe cada tarea y entrega
            completarse?

          • Quien es responsable de la tarea de
            cada entrega y para cada uno?

   Los administradores de proyectos utilizan una estructura de desglose de
   trabajo para dar seguimiento a las tareas, tiempo, fechas y recursos del
   proyecto. Aquellos que no están utilizando una herramienta de seguimiento
   de alcance de proyecto estándar puede utilizar la plantilla de estructura de
   desglose de trabajo en el Apéndice A.

   Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Un EDT es una descomposición jerárquica
   orientada en la entrega de la obra para que sea ejecutado por el equipo del
   proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos
   necesarios. Organiza y define el alcance total del proyecto.




     ezas                                                                              15
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Ejemplo de una programación de proyecto
     Título de Proyecto: Planear un Picnic Corporal
     (Seguimiento 1 de las entregas de tareas asociadas)

      WBS                                     Fecha de Fecha de
       #       Nombre de Tarea    Duración      Inicio finalización    Recursos
                 Identificar la                                        Susana
       1.0        ubicación o      5 dias     01/04/05 05/04/05       Rodriguez
                  instalación
                   Llamar a
       1.1        parques de       3 dias     01/04/05 03/04/05       Juan Ortiz
                barrios locales
                Determinar el
       1.2    presupuesto para      1 dia     03/04/05 03/04/05       Luis Lara
               alquilar espacio
                                                                        Miguel
       1.3    Diseñar un mapa       1 dia     03/04/05 03/04/05        Sanchez

                 Imprimir la                                            Miguel
       1.4         lista de        5 dias     04/04/05 04/04/05        Sanchez
                 actividades
                   Recibir
       1.5      aprobación y       5 dias     04/04/05 04/04/05 Sr. Figueroa
                 aceptación
                    Firmar
       1.6      contrato con        1 dia     05/04/05 05/04/05 Dpto Compras
                  facilidad

     En el desarrollo de la programación de proyecto incluya una identificación
     de contorno:
             • Cada entrega y sus tareas asociadas
             • Prioridades
             • Nombre de tareas/entregas
             • Duración (la cantidad de tiempo que se prevé para completar
               esfuerzo (esta información se debe contabilizar en horas, días,
               y plazos de semanas) Fecha prevista de inicio y fin
             • Fecha actual de finalización
             • Personas responsables de la entrega/tarea (puede que sea
               necesario tener actividades simultáneas asignadas a los individuos.)
             • Las notas que podrían ser aplicables para el equipo.




16
El método de la ruta crítica proporciona al Director de proyecto información
   sobre la duración de las tareas y muestra la ruta más larga del proyecto. El
   modelo a continuación representa gráficamente la secuencia de las tareas e
   indica posibles retrasos de tareas que eventualmente podrían provocar
   retrasos al horario del proyecto.

            Este diagrama muestra cómo la Tarea A llevó más tiempo de lo esperado,
                    lo que afectó cuando Tareas C y F pueden empezar y sumó
                                  1.5 semanas el horario original.

                 semana 1   semana 2   semana 3   semana 4   semana 5   semana 6   semana 7
      Comienzo                                                                                Final



          A        A



          B        B



          C                                        C



          D                                        D



          E                                                      E


          F                                                  F




   Calidad del Proyecto
   A lo largo del proceso de planificación de proyecto es fundamental
   considerar el aspecto de la calidad del proyecto. Garantizar que se cumplan
   las expectativas de las personas interesadas mediante la definición de
   procesos para verificar y validar una finalización de producto exitosa ayudará
   a garantizar productos de calidad. Planificación de calidad y de revisión
   deben ser realizadas regularmente y en paralelo con otras fases del proyecto.
   También es importante para las personas interesadas acordar los criterios
   para medir el éxito del proyecto. Aunque existen muchas herramientas para
   ayudar en la medición de la calidad, una herramienta simple pero eficaz es
   una lista de comprobación para verificar que se ha realizado una serie de
   pasos necesarios.

   Hay mucho que se puede decir acerca de los procesos de calidad y cada
   proyecto ofrecerá su propio conjunto único de requisitos. Es importante
   trabajar estrechamente con los proponentes a lo largo del proyecto para
   asegurarse de que se cumplan sus expectativas y evitar cualquier "sorpresa
   desagradable" al final.


     ezas                                                                                             17
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Communicaciones del Proyecto
     Una conclusión exitosa del proyecto se logrará más fácilmente cuando se
     entienden los recursos disponibles y las habilidades específicas que aportan
     al proyecto. Es importante comunicarse con el equipo del proyecto para
                      asegurar que cada individuo es asignado a tareas que están
                      dentro del ámbito de su base de conocimientos o que puede
                      fácilmente aprenderse dado el tiempo disponible para llevar
                      a cabo.

                      El tema de Comunicación se ha debatido durante todo este
                      período de sesiones como un paso fundamental para la
                      realización del proyecto. Es importante para el equipo y
     todas las partes interesadas comprender cómo las comunicaciones se
     producirán a lo largo del proyecto.

     Se recomienda un plan de comunicación documentada que describa la
     siguiente información:

            • Qué información deberá ser comunicada y en qué formato

            • Cuando será la información comunicada y en qué intervalos

            • Quién será responsable de la construcción y administración de la
              información y quiénes son los interesados directos para recibirlo

            • Donde se almacenará la información (en archivos, libros de notas,
              computadores o sitios Web)

            • Cόmo será la información distribuida (notas, correo electrónico,
              correo, mensajes telefónicos, reuniones, fax, informes)


     Riesgos del Proyecto
     Es importante entender eventos o condiciones que
     podrían tener un impacto en los resultados del proyecto
     y la incertidumbre si se producen. Por lo general, hay
     algunos factores desencadenantes o primeras señales
     que posiblemente podrían causar impacto al proyecto.
     Identificación de riesgos puede señalar la necesidad
     de tomar nuevas medidas para evitar el fracaso del
     proyecto. El equipo y las personas interesadas deben
     intercambiar ideas y continuamente comunicarse para
     identificar y documentar posibles riesgos y cómo esos
     riesgos se abordarán y trabajar juntos para reducir o eliminar los efectos
     negativos de la aparición de riesgos. Una vez más una lista puede utilizarse
     para ayudar en la prevención de riesgos.


18
Adquisición de proyecto
             La mayoría de las organizaciones tienen un método definido para
             la adquisición de productos y servicios; es importante comprender
             ese procedimiento. Si el proceso no esta documentado es
             aconsejable desarrollar un proceso formal.

               Una vez que las personas interesadas y el equipo del proyecto
               se ponen de acuerdo sobre el ámbito de aplicación, resultados
               esperados y definen claramente la programación y otras
               actividades de planificación, se podrá ejecutar el plan del
   proyecto. Si en cualquier momento durante el proceso de ejecución o fases
   posteriores se determina que entregas adicionales o tareas son adecuadas,
   planificación puede convocarse y cambios pueden administrarse. Cambios
   durante estas fases posteriores proporcionan una oportunidad para
   revisar las tareas y entregas previamente definidas, líneas de tiempo, los
   presupuestos y otras actividades de planificación de proyectos. También es
   importante documentar todos los cambios a lo largo del proyecto y revisar
   documentos generados previamente para reflejar esos cambios. Ahora
   estamos listos para comenzar el proceso de ejecución.




     ezas                                                                        19
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
ezas
                                          Destr de
                                           Direc
                                           D
                                           Dirección
                                               de Proyectos

                                            3. Ejecutar



     Recuerde mientras empieza a trabajar en el plan que ha formulado que
     puede identificar la necesidad de cambiar o añadir elementos adicionales a
     ese plan y posteriormente a su agenda de trabajo. Su plan y un calendario
     son herramientas importantes que debe utilizar y actualizar a lo largo del
     proyecto.

     A medida que ejecuta el plan y realiza los cambios adecuados a la
     programación puede determinar quien en el equipo tiene tareas específicas
     asignadas y monitorear para garantizar que las tareas se están llevando a
     cabo.

     Miembros del equipo, el gerente de proyecto y las personas interesadas
     deben tener las mismas expectativas de la programación y el trabajo hacia la
     finalización mientras se administra la línea de tiempo que se ha establecido.
     Si en cualquier momento se observa que el tiempo definido no es suficiente,
     el gerente de proyecto y los miembros del equipo, en colaboración con las
     partes interesadas, deben trabajar para negociar cambios necesarios. Dichos
     cambios deberían incorporarse en el plan de proyecto y también pueden
     requerir cambios en la documentación de alcance y carta.

     Anteriormente mencionamos el plan de comunicación, es esencial que se
     conduzcan reunione regulares para garantizar que el proyecto se está
     llevando a cabo como se esperaba, poner a los miembros del equipo al día
     sobre la situación del proyecto y para identificar y trabajar para resolver
     cualquier problema. También es importante entender quien en el equipo
     debe estar presente en estas reuniones e incluir en el plan de comunicación.

20
Dependiendo del tamaño del esfuerzo y el número de individuos
                       proporcionando asistencia en su proyecto, puede haber una diferenciación
                       entre individuos centrales del proyecto y otros que trabajan facilitado o
                       gestionado por otro individuo (miembro auxiliares).

                       Es igualmente importante garantizar que los miembros del equipo auxiliar
                       comprendan lo que se espera de ellos en cuanto a tareas asignadas.
                       Incluyendo a estos en las actualizaciones de estado, ayuda a mantenerlos
                       comprometidos.

                       Consulte el Apéndice A: Plantilla de informe de estado de proyecto para grabar los
                       detalles pertinentes sobre el proyecto.

                       En la fase de Ejecución, Directores de proyecto pueden presentar el estado
                       del proyecto a las partes interesadas, los clientes y a los miembros del
                       equipo de su organización, el club o la Iglesia. Asegúrese de que usted
                       presenta la información en un formato que es pertinente a la audiencia
                       determinada. Durante la fase de ejecución es cuando la mayoría de las
                       organizaciones adquieren productos y servicios de los proveedores. Los
                       administradores de proyectos profesionales han definido un proceso viable
Durante el proceso     para la compra. Es importante entender cualquier contrato o solicitud de
                       procesos en su organización; en ausencia de tales procesos se debe trabajar
    de ejecución, el   para definir un método para obtener productos y servicios que sea adecuado

 gerente de proyecto   a los líderes y las partes interesadas dentro de la organización.

  garantiza que las    Algunas recomendaciones a seguir:

    tareas se están            • Entender los requisitos de los productos o servicios

llevando a cabo por            • Seguir un proceso para solicitar las ofertas (su proceso puede
                                 requerir una apuesta sólo si la cantidad que se espera obtener a
   los miembros del              gastarse supera determinados límites)
        equipo.                • Negociar términos y condiciones de cualquier contrato de
                                 proveedor o proveedores
                               • Tener competencia jurídica para firmar y aprobar acuerdos
                                 contractuales
                               • Una vez aprobado garantizar que un método de facturación y
                                 pago está establecido y comunicarse adecuadamente a las partes
                                 participantes.
                               • Garantizar que toda programación y requisitos de calidad que
                                 se aplican al servicio o producto que se procuró se describen
                                 claramente y son comprendidos y aceptados por el proveedor




                      ezas                                                                                  21
                 Destr de
                     Dir
                     Dirección de Proyectos
Cuando empiece a ejecutar el plan también debe
     empezar a controlar y administrar. Para garantizar
     la finalización del proyecto eficaz Controlar el
     proyecto es esencial.

     Comunicación sigue siendo importante a lo largo
     del proyecto; garantiza mantener las partes
     interesadas y el equipo informado acerca de las
     actividades y el estado del proyecto.

     A pesar de la mejor planificación a menudo hay inconvenientes que pueden
     surgir en cualquier proyecto. Es importante recordar que estas cuestiones
     deben ser abordadas con prontitud. Usted debe permanecer flexible y
     adaptarse a cambios que podrían ser necesarios y mantener un buen
     sentido del humor. Controlar el proyecto no significa "no permitir" cualquier
     cambio!

     Miremos algunas buenas prácticas a seguir durante el proceso de Controlar.




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                                                              tre e
                                                           Des  d
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                                                            Dirección
                                                                de Proyectos
                                                            4. Controlar



                         Como ya se ha mencionado, ejecutar y controlar realmente se realizan
                         simultáneamente y continuamente a lo largo del proyecto para asegurarse
                         de que las tareas programadas se completan a tiempo y que se cumplen las
                         expectativas. Mientras que el Director de proyecto tiene la responsabilidad
                         final para la finalización del proyecto y entregar el producto esperado y el
                         servicio dentro de los límites de tiempo y presupuesto, esta es también la
                         responsabilidad del equipo. El equipo debe garantizar iniciar y completar
                         sus tareas asignadas a tiempo y dejar el gerente de proyecto saber los
                         problemas que se encontraron al hacerlo. Una de las "mejores prácticas"
                         de gestión de proyecto es asignar reportes de seguimiento e informes de
                         finalización de la tareas y estado a un individuo en el equipo.

                         Es necesario continuar supervisando y garantizar que el ámbito del proyecto
  Administración de      sigue sigue como se espera y que lo que se está suministrando es coherente
                         con los resultados previstos. Satisfacer expectativas requiere continua
cambios al proyecto es   revisión y control para el éxito. Puede que sea necesario durante el
 crucial para asegurar   proceso de revisión realizar un cambio en el ámbito de trabajo. Mientras
                         que esto no necesariamente se desea, puede ocurrir y resulta en otro paso
   que el proyecto se    en la planificación. Recuerde que debe actualizar la documentación para
                         incluir estos cambios.
  completó a tiempo.
                         Consulte la plantilla de proyecto/solicitud de cambio en el Apéndice A




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                     Dir
                     Dirección de Proyectos
Ejercicio:
                       Seleccione un proyecto anterior de que hablar en el cual
                       los cambios se produjeron durante el proyecto.

                       • Como afectaron los cambios el horario y/o el alcance
                         del proyecto?

                       • Que le podría suceder a un proyecto para causar que el
                         plan de proyecto se deslice o incurrir deviación en el
                         ámbito de trabajo?

     Una vez que el proyecto se ha completado y aceptado la entrega por el
     patrocinador o cliente, el equipo y las partes interesadas colaborarán para
     asegurarse de que todos los requisitos del proyecto y entregas se lograron
     con éxito. Esto inicia el proceso de Cierre, que es muy importante completar.




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                                     Dirección
                                         de Proyectos
                                    5. Cierre



   El proceso de cierre se realiza al final de cada fase de proyecto y al final del
   proyecto. Al final del proyecto, se llevan a cabo las siguientes actividades:

           • Lecciones aprendidas
           • Trabajo final
           • Cierre del contrato


   Lecciones aprendidas
   Al final del proyecto es beneficioso programar una reunión final con el
   equipo donde se pueda revisar el proyecto, qué tan bien se ejecuto y qué
   oportunidades fueron identificadas como parte de las lecciones aprendidas.
   Este tipo de reuniones es comúnmente referida como una reunión de
   resumen o lecciones aprendidas.

   Esto proporciona un buen momento para los miembros del equipo compartir
   sus ideas sobre lo que fue bien con el proyecto y lo que podrían cambiar si el
   proyecto se vuelva a hacer. Estos pensamientos, o la experiencia adquirida,
   son positivas y constructivas. Es un buen habito escribirla, organizarla por
   tema y compartirla con el siguiente equipo del proyecto.


   Consulte la plantilla de Lecciones Aprendidas en el Apéndice A




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Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Trabajo Final
     Cualquier documentación relacionada con el proyecto:
     plan completa, presupuesto, minutos de reuniones del
     equipo, lecciones aprendidas, etc. – debe colocarse en un
     archivo, portátil o algún otro medio de almacenamiento
     de información. Identifique a un guardián para la
     documentación. Equipos futuros pueden hacer referencia
     a toda esta información y potencialmente ahorrar tiempo
     considerable al empezar el siguiente proyecto.

     Es importante obtener buenos comentarios de los clientes y el resto del
     equipo del proyecto; en los entornos profesionales, Directores de proyecto
     suelen tener un proceso de evaluación formal que se utiliza para obtener
     comentarios. La información obtenida de estas evaluaciones se convierte en
     lecciones aprendidas adicionales y constituyen un medio para la mejora
     continua. Esto es una parte esencial de garantizar la satisfacción con el
     trabajo que se ha completado o que hay trabajo que todavía se prevé.

     Durante el proceso de Cierre, si se identificaron los requisitos adicionales,
     sería apropiado establecer otro proyecto y empezar a trabajar ese proyecto
     desde el proceso de comienzo.


                        Cierre del contrato
                        Otro paso que muy a menudo se ignora en el cierre de
                        un proyecto es la necesidad de asegurar el cierre del
                        contrato. Informar a proveedores o distribuidores,
                        consultores u otros interesados que el proyecto se está
     cerrando y asegúrese de que los pagos por los servicios prestados están en
     proceso o que se harán pronto. Miembros del equipo deben firmar en la
     realización del proyecto. Es común para el cliente y el patrocinador firmar
     en nombre de los otros actores. Este es un elemento que debería haber sido
     abordado anteriormente en las fases de Iniciación y Panificación del proyecto.




26
Celebrar! Celebrar! Celebrar!
   Además de la sesión de las lecciones aprendidas y almacenar todos los
   documentos, es tiempo para el equipo celebrar! Independientemente de
   lo bien que pasó el proyecto, celebrar el final del proyecto es una forma
   importante de resumirlo.

   La celebración puede ser cualquier cosa especial que desea hacer,
   dependiendo el presupuesto disponible. Puede ser tan simple como dar
   las gracias al final de la reunión de lecciones aprendidas junto con la
   presentación de un certificado o una cinta para cada uno de los miembros
   del equipo.

          • Alimentos son siempre bienvenidos, ya sea una cena, un almuerzo,
            galletas o una barra de dulces – cualquiera de ellos puede ser
            especial y será bien recibido por los miembros de su equipo.

          • Lo que sea que pueda hacer para darle las gracias al equipo y
            celebrar será más Bienvenido por ellos!




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    Dir
    Dirección de Proyectos
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                                           Dirección
                                                  de Proyectos




     Resumen de revisión del manual
     1.   Definición de la gestión de proyectos
     2.   Identificar los componentes de un proyecto
     3.   Conocer las funciones y responsabilidades de un Director de proyecto,
          patrocinador, las personas interesadas y miembros del equipo que
          interactúan en el desarrollo de un proyecto
     4.   Comprender por qué el alcance del proyecto y carta ayudan en la
          planificación del proyecto.
     5.   Aprender a desarrollar una lista de comprobación, el calendario y el
          método de la ruta crítica
     6.   Mostrar conciencia en el proyecto mediante la construcción de calidad
          del proyecto
     7.   Identificar los riesgos que pueden estar asociados con el esfuerzo de
          trabajo y desarrollar un plan de mitigación
     8.   Determinar los requisitos de obtención y o presupuesto
     9.   Entrenar y apoyar los miembros del equipo
     10. Comunicarse con todos los interesados en todas las fases del proyecto




28
Un proyecto debe cumplir dos requisitos:

   1.   Debe ser temporal (tener un inicio específico y un final específico).
   2.   Debe tener un resultado final (una entrega) - algo se debe haber
        completado

   Ahora está consciente de los cinco procesos que comúnmente se usan para
   administrar proyectos:

          1. Iniciar

          2. Planificación

          3. Ejecución

          4. Monitoreo y Control

          5. Cierre

   Has visto que podemos usar preguntas durante cada fase de proyecto para
   ayudarnos a determinar lo que hay que hacer en esta fase

   Es necesario responder las siguientes preguntas básicas al iniciar cualquier
   proyecto:

          • Qué va a entregar o llevar a cabo

          • Cuando se producirá entregas

          • Quiénes son los interesados (clientes,
            patrocinadores, los usuarios finales, miembros
            del equipo)

          • Por qué es el trabajo necesario

          • Donde se utilizara o/y se entregara o construirá
            el producto y el momento apropiado

          • Como lograr y gestionar los objetivos

   Ha aprendido la importancia de un plan de proyecto y cómo crear uno,
   simples o complejos, como sea necesario.




     ezas                                                                         29
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Al completar el proyecto debe tener en cuenta el papel de las personas
     interesadas. Los interesados son individuos y organizaciones que
     probablemente se verán afectadas y tienen expectativas de los resultados
     y entregas.

     Hemos hablado de la importancia de la planificación y organización de los
     trabajos y la necesidad de involucrar a las partes interesadas/equipo en
     ese esfuerzo.

                 Es importante entrenar y apoyar las personas involucradas
                 con el proyecto. Recuerde que las personas que tengan
                 responsabilidades futura para mantener o operar el producto,
                 servicio o en otras actividades, una vez completado el proyecto
                 también necesitarán capacitación. Identificar y estar en quien
                 será el contacto para las actividades futuras y publicar esta
                 información en el equipo.

                  A lo largo del proyecto es extremadamente importante
     comunicarse con todas las partes interesadas, documentar y compartir
     información sobre el estado del proyecto. Sin comunicación usted no puede
     tener éxito.

     Asegúrese de que están cerrados los acuerdos contractuales utilizados
     durante el proyecto y que se están procesando todas las facturas apropiadas
     para pagos finales.

     Los clientes y los patrocinadores del proyecto normalmente asumen la
     responsabilidad de firmar en la realización de todo el trabajo acordado.
     Otras personas de interés también podrían participar en el proceso de
     firma. Aquellos de quienes se espera una firma del producto final han sido
     identificados en la fase inicial y planificación del proyecto.

     Si en este momento, se identifican requisitos
     adicionales sería apropiado darle enfoque al esfuerzo
     de trabajo en otro proyecto. Un nuevo proyecto
     comenzará en la fase inicial.

     La diferencia principal entre usted y un gerente de
     proyecto profesional es cómo se administran los
     proyectos. Siga estas directrices y puede gestionar
     con éxito sus proyectos.




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                      Direc
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                      Dirección
                          de Proyectos




                    Plantillas
                          Apéndice A



           SE PUEDEN COPIAR ESTAS HOJAS DE TRABAJO
          Y SER UTILIZADAS PARA CUALQUIER PROYECTO.




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    Dirección de Proyectos
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                                               de Proyectos
     Bingo de habilidades de vida
     Esta es su oportunidad para aprender acerca de sus compañeros de clase. Cuando haya
     completado un cuadrado, pídale a la persona que firme la plaza. Tan pronto como usted
     obtiene 5 plazas en una fila (diagonal, a través de o hacia abajo), gritarle "BINGO!"

            B                     I                  N                  G                      O

        Encontrar a           Encontrar a         Encontrar a        Encontrar a      Encontrar a alguien
       alguien que le      alguien que puede    alguien que ha   alguien que va a la que puede silbar el
      encanta cocinar.     convertirse en un      dirigido un          escuela.      himno. Unirse a ellos
                                 puente.           proyecto                              en un dueto.


         Encontrar a       Encontrar a       Encontrar a             Encontrar a           Encontrar a
     alguien que ha via- alguien que no   alguien que sabe        alguien que sepa    alguien que le guste
       jado a Europa. conoce. Hacer algo de la capital de tu       inmersiones de        ir de camping.
                          al respecto.      País/Estado.               buceo.

         Encontrar a          Encontrar a                            Encontrar a     Encontrar a alguien
         alguien que        alguien que sea                       alguien que tiene que está trabajando
      recientemente se           zurdo.         ESPACIO LIBRE       una mascota.     actualmente en más
     trasladó desde otro                                         Averiguar el nombre    de un empleo.
         Estado/País.                                            de la mascota y por
                                                                   qué se eligió ese
                                                                       nombre.

         Encontrar a          Encontrar a         Encontrar a        Encontrar a       Encontrar a
      alguien que ama        alguien que es    alguien que tiene   alguien que ha     alguien que Ie
        el chocolate.       voluntario en su    un cumpleaños     trabajado con la encante jugar tenis.
                              comunidad.           este mes.     misma empresa por
                                                                 lo menos 10 años.


        Encontrar a       Encontrar a             Encontrar a        Encontrar a          Encontrar a
     alguien que acaba alguien que puede       alguien que ama    alguien que tiene   alguien que sabía lo
      de comenzar un decir un saludo en            su trabajo        niños en la         que quería ser
       nuevo trabajo.     otro idioma.                                 escuela.        cuando creció y se
                                                                                      convirtió en realidad




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                    Destr de
                        Dir
                        Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO


TÍTULO DEL PROYECTO: ___________________________________________


DIRECTOR DE PROYECTO __________________________________________


      NOMBRE          TELEFONO TELEFONO      CELULAR      DIRECCIÓN DE CORREO
                       DE CASA DE TRABAJO                     ELECTRÓNICO




                 ezas                                                           33
            Destr de
                Dir
                Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO
     (Incluye la declaración de alcance de proyecto)

     TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________

     DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________



            CLIENTE: (QUIEN)




            DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: (QUE)




            FECHA DE INICIO Y FINAL DE PROYECTO: (CUANDO)




            JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: (PORQUE)




            ENTREGAS DEL PROYECTO: (COMO)

                    •

                    •

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                    •




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                       Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO (2da PAGINA)

      RESTRICCIONES DEL PROYECTO:




      SUPUESTOS DE PROYECTO:




      RIESGOS DEL PROYECTO:




      Escrito por: ________________________________ Fecha: _______________



      Aprobado por: ______________________________ Fecha: _______________




                 ezas                                                        35
            Destr de
                Dir
                Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN
     TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________

     DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________



       PRIORIDAD    TAREA/ACTIVIDAD   FECHA DE FECHA DE       PERSONA     PROBLEMAS /
                                        INICIO FINALIZACIÓN RESPONSABLE   COMENTARIO




36                      ezas
                   Destr de
                       Dir
                       Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO
(Incluye la declaración de alcance de proyecto)

TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________

DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________

FECHA DEL INFORME: _______________________________

ESTADO ACTUAL:___________________________________



Actividades completadas durante este periodo:

       •

       •

       •

       •

Actividades previstas hasta la próxima reunión

       •

       •

       •

       •


Identificar los problemas y resoluciones:


Identificar los cambios en el alcance del proyecto:


Lista de los problemas, inquietudes o recomendaciones:




                    ezas                                 37
               Destr de
                   Dir
                   Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO
     TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________

     DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________



       NUMERO DE     TAREA/     FECHA DE FECHA DE   REPORTADO   ESTADO    PROBLEMAS/
     IDENTIFICACION ACTIVIDAD   APERTURA   CIERRE      POR      ACTUAL   COMENTARIOS




38                    ezas
                 Destr de
                     Di
                     Dirección de Proyectos
PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDAS
   El director del proyecto debería realizar una reunión para discutir
   abiertamente del comienzo de todo proyecto con la fase de iniciacion a la
   fase final de salida de cierre. Esta reunión debe estar en un entorno positivo
   sin acusar o encontrar fallas en la participación de miembros del equipo en
   el proyecto. Hable sobre las cuestiones o preocupaciones que se produjeron
   durante el proyecto y recomendar maneras de hacer mejoras. Tenga en
   cuenta algunas de estas preguntas para pedirle al equipo sus comentarios
   honestos y documente las respuestas para utilizarlas para futuros proyectos
   similares.


   Iniciación
   ¿Ha identificado el patrocinador del proyecto?
   ¿Ha dado información adecuada acerca de la idea?
   ¿El equipo realizo una investigación amplia?



   Planificación
   ¿El director de proyecto o miembros del equipo fueron identificados
       temprano en el proceso de planificación?
   ¿Nuestro equipo identifico los requerimientos del cliente?
   ¿Las entregas del proyecto y hitos fueron identificadas?
   ¿El calendario fue determinado con plazos?
   ¿Hicieron las estimaciones de costo exactas basado en la estructura de
       desglose de trabajo?
   ¿Fueron los planes de proyecto ejecutados correctamente e integrados en el
       tiempo?
   ¿Se conoció el presupuesto del proyecto?
   ¿Fueron los riesgos identificados temprano en el proyecto?
   ¿Fueron los proveedores y suministros informados sobre el estado del
       proyecto?
   ¿Fueron las comunicaciones realizadas para la satisfacción de las partes
       interesadas?




     ezas                                                                           39
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
Ejecución y control
        Los miembros del equipo clave aportaron con ideas en las especificaciones
            de diseño?
        ¿Las pruebas realizadas funcionaron de acuerdo a los planes?
        ¿Fue la estrategia de implementación eficaz?
        ¿Las herramientas de administración y plantillas de proyecto ayudaron
            durante estos procesos?
        ¿Cómo puede mejorar el entorno de trabajo?
        ¿Las comunicaciones fueron realizadas durante todos los procesos?
        ¿El Comité de cambios fue capaz de ejecutar las órdenes de cambio de
            forma eficaz?



        Cierre
        ¿El cliente quedo satisfecho con los resultados de producto?
        ¿Fueron los contratos cerrados con suministros y proveedores?
        ¿Se realizo la documentación administrativa?
        ¿Usted recibio las firmas de aprobaciones para el proyecto?




40        ezas
        tr de
     Des Dirección de Proyectos
         Di
EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO
Nombre del alumno:________________________________
Fecha: ___________________________________________

Nombre del instructor: _____________________________

Por favor, evaluar mediante la siguiente escala:
5 = Firmemente de acuerdo, 1 = Firmemente en desacuerdo, NA = No aplica

1. Presentación fue bien organizada, clara, en secuencia lógica.          5   4   3   2   1   NA
2. El instructor explicó las cosas claramente.                            5   4   3   2   1   NA
3. El instructor hizo el período de sesiones interesante                  5   4   3   2   1   NA
4. Hubo tiempo suficiente para cumplir los objetivos.                     5   4   3   2   1   NA
5. Los materiales de sesión ayudaron en el proceso de aprendizaje.        5   4   3   2   1   NA
6. Encontré la clase práctica y útil.                                     5   4   3   2   1   NA
7. Quiero recomendar esta clase a los demás.                              5   4   3   2   1   NA

¿Cuáles secciones de la clase deben ser dado más énfasis?
______________________________________________________________________________

¿Qué secciones de la clase deben ser menos hincapié?
______________________________________________________________________________

¿De qué manera fue la clase beneficiosa?
______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

¿Qué le gustó más acerca de la clase?
______________________________________________________________________________

¿Qué le gustó menos acerca de la clase?
______________________________________________________________________________

Otras organizaciones que crees que pueden estar interesados en esta clase:
______________________________________________________________________________

Comentarios adicionales
______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________




                     ezas
                   tr de                                                                           41
                Des Dirección de Proyectos
                    Di
42        ezas
     Destr de
         Di
         Dirección de Proyectos
PM SKILLS FOR LIFE MANUAL
   Especial agradecimiento a los siguientes contribuidores de este
   documento:


   Junta de Directores
   Instituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles)

            Michael Branch, Benefactor Ejecutivo


   Comité
   Destrezas de Dirección de Proyectos:

            Abel Cruz
            Rafael Lara
            Esther Polanco


   Segunda Fase
   Equipo Principal de Desarrollo:

            Marsha Gilbert
            Renee Robinson
            Donna Swaim




     ezas                                                                     43
Destr de
    Dir
    Dirección de Proyectos
ezas
Destr de

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  • 1. ¿Tienes un proyecto que completar? ¿En la comunidad? ¿En el club? ¿En la casa? ¿En la iglesia? ¿No estás seguro como comenzar? ¿Cómo sabrás cuando has alcanzado éxito? Este corto curso te dará las herramientas y técnicas que te ayudarán a trabajar eficientemente. Simplemente sigue los pasos en este documento, trabaja y copera con tu equipo, para manejar las actividades y expectaciones de un proyecto. Un conocimiento básico de los conceptos de dirección de proyectos te ayudará a ser más eficiente al crear un plan, al crear actividades, y al entrenar individuos para completar tanto tareas simples como muy complicadas. Aprende a desarrollar destrezas que te ayudaran a ser un buen administrador de proyectos dirigiendo proyectos exitosos. PMI Educational Foundation Educational Enrichment Program Project Management Skills For Life Training Booklet Version 7.0
  • 2. 14 Campus Blvd. Newtown Square, PA 19073-3299 USA Tel: +1 610 356 4600, x1128 Fax: +1 610 356 0357 E-mail: pmief@pmi.org Internet: pmief.org © 2010 Instituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles) 2
  • 3. Contenido ¿Qué es Dirección de Proyectos?.....................................................4 ¿Qué es un proyecto? ..................................................................4 ¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto? .....................5 Ejercicio No. 1 ...................................................................5 ¿Qué es un Administrador de Proyectos?...........................................5 ¿Qué es un Patrocinador? .............................................................6 ¿Qué es un Proponente?...............................................................7 ¿Quiénes son los Miembros del Equipo? ............................................7 Grupo de Proceso para Dirección de Proyectos...................................8 1. Comienzo ...........................................................................10 Ejercicio 2 .......................................................................12 2. Planificación........................................................................13 Alcance de Proyecto...........................................................14 Lista de Control ................................................................14 Horario del Proyecto ..........................................................15 Ejemplo de una programación de proyecto...............................16 Calidad del Proyecto ..........................................................17 Communicaciones del Proyecto .............................................18 Riesgos del Proyecto...........................................................18 Adquisición de proyecto ......................................................19 3. Ejecutar .............................................................................20 4. Controlar............................................................................23 5. Cierre ................................................................................25 Lecciones Aprendidas .........................................................25 Trabajo Final....................................................................26 Cierre del contrato ............................................................26 Celebrar! Celebrar! Celebrar! ...............................................27 Resumen de revisión del manual...................................................28 Worksheets.............................................................................31 Bingo de habilidades de vida ................................................32 PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO ...................................33 PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO........................................34 PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN.............36 PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO ......................37 PLANTILLA DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO.........38 PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDAS ....................................40 EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO .........................................41 ezas 3 Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 4. ¿Qué es Dirección de Proyectos? Dirección de proyectos es un conjunto de procesos utilizados para asegurar que varios elementos de un trabajo son coordinados, que todo el trabajo a hacer es definido y entendido, y que puede ser finalizado dentro de los confines de tiempo y presupuesto que han sido especificados. También debe haber un método acordado para asegurase que las expectaciones han sido alcanzadas y que las necesidades de recursos han sido identificadas y asignadas. Riesgos tienen que ser identificados, y alguna forma de lidiar con ellos tiene que ser definida. Finalmente la comunicación sobre el progreso del proyecto a todos aquellos envueltos tiene que documentarse y ser reportada a intervalos regulares ¿Qué es un proyecto? Un proyecto es temporal Todos hacemos proyectos a traves de nuestras vidas. En algunas ocasiones sin darnos cuenta. y único. La definición de la palabra “proyecto” puede ser nueva para ti, pero la acción de hacer un proyecto es probablemente muy familiar. Un proyecto tiene que cumplir dos requerimientos: • Tiene que ser temporal (tener un comienzo y un final específico). • Tiene que tener un resultado único. Algo tiene que ser completado o creado. Este es un diagrama para mostrar cómo cada aspecto de un proyecto es importante para monitorizar y controlar. Comúnmente hay limitaciones y restricciones cuando se ejecuta un proyecto. Por ejemplo, determine si hay un O CO MP estricto plazo de tiempo para completar el STO TIE proyecto, o si los fondos para el proyecto son limitados, o si el alcance o calidad del proyecto son críticas para el cliente. Estos son cuatro ALCANCE Y CALIDAD factores decisivos los cuales pueden impactar los resultados del proyecto. Mantenga en mente estos factores cuando planee y desarrolle un proyecto. Y aún más importante es la satisfacción de las expectativas del cliente si quiere tener una experiencia exitosa. Aquí está una lista de proyectos que posiblemente hayas completado en el pasado: • Renovar una cocina • Planear una función de la compañía • Acabar un mueble • Planear una vacación • Desarrollar un plan de negocio 4
  • 5. ¿Qué es lo que define estos ejemplos como un proyecto? Cada uno de los ejemplos anteriores tiene un principio y un final claramente definidos que produce un resultado específico. Es posible que una actividad similar sea necesaria en el futuro, la cual resultará en el comienzo de un nuevo proyecto. Liste algunos proyectos que haya completado y que sean diferentes a aquellos mencionados anteriormente. Si no está seguro que era un proyecto, piense a ver si tenía un principio claramente definido y un anticipado final, y si tenía un resultado especifico. Estos pueden ser de su experiencia per- sonal, profesional o trabajo voluntario. Si aún tiene dudas, escríbalos de todas formas y los podemos discutir. Tome unos minutos para esto. Ejercicio No. 1 NÚMERO PROYECTO RESULTADO 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hablemos sobre algunos de los proyectos que listaste y sus resultados Ejercicio 1 Concluido: Estimado 10 minutos Ahora que hemos identificado algunas actividades de su experiencia que cualifican como proyectos, empecemos a ver los aspectos de administrar un proyecto y el papel que juega el administrador del proyecto. El Administrado ¿Qué es un Administrador de Proyectos? El administrador de proyectos es la persona que la r del Proyecto organización ha asignado como la persona responsable de alcanzar los objetivos del proyecto. Por lo general Dirige el el patrocinador, un grupo de compañeros, u otro inversionista son los que asignan a esta persona. Proyecto. Administradores de proyectos profesionales, administran o manejan proyectos a diferentes niveles de complejidad y en varias industrias. ezas 5 Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 6. Algunas de estas industrias incluyen: • Construcción de edificios, puentes o la creación de estaciones espaciales. • La instalación de un nuevo sistema de computadores en una pequeña empresa o la interconexión de cientos de oficinas empresariales localizadas a traves del mundo en una misma red de cómputos. • Crear una clase nueva para desarrollar un programa de entrenamiento internacional. • Planear un evento para recaudación de fondos o una comida campestre para la compañía. No importa el tamaño ni la complejidad de los objetivos, todos estos son ejemplos de proyectos. Aunque el tamaño o complejidad de sus proyectos sea menor que los mencionados anteriormente, es muy posible que hayas ejercido la responsabilidad de un administrador de proyectos en algún momento en tu vida. En la misma forma en que aquellos que practican esta profesión a diario, es probable que usted también haya seguido procesos similares para completar sus proyectos. Siguiendo métodos probados uno puede aumentar la eficacia en la dirección de proyectos. Durante el siguiente programa le proveeremos con métodos, comprobados por exitosos administradores de proyectos. Primero que nada, el éxito dependerá de una comunicación efectiva, de la identificación de los patrocinadores, y del entendimiento de sus expectativas. ¿Qué es un Patrocinador? Patrocinadores son personas u organizaciones como clientes, agencias, o el público en general los cuales están activamente participando en el proyecto o cuyos intereses pueden ser afectados positiva o negativamente dependiendo de la ejecución del proyecto. Un patrocinador también puede ejercer influencia sobre el proyecto y sus objetivos. Patrocinadores pueden incluir clientes, suplidores, vendedores, usuarios, miembros de un equipo u otros miembros de su grupo y otras personas interesadas. Pueden ser miembros tanto internos como externos a la organización. Sus responsabilidades pueden variar desde un contribuidor casual, hasta un patrocinador dedicado. 6
  • 7. Patrocinadores estarán envueltos en la definición del alcance y el esfuerzo del proyecto y necesitan ser informados del progreso a través del proyecto. Algunos individuos serán los principales patrocinadores y puede que tengan mayor envolvimiento e influencia sobre los resultados. Es sumamente importante reconocer a estos individuos al principio del proyecto y asegurarse que sus expectativas (requerimientos) sean alcanzadas. ¿Qué es un Proponente? El proponente es la persona o grupo que subvenciona los recursos financieros, en efectivo u otra forma, para el proyecto. Esta es una persona que está interesada en proveer asistencia y quiere ver la culminación del proyecto. Ejemplos de un proponente puede ser un ministro o pastor de una iglesia, el director de una junta, o un miembro de una sociedad, o un socio de una organización. Puede ser que esta persona solo quiera proveer fondos y no estar envuelta en las actividades diarias como parte del desarrollo del proyecto. En muchas ocasiones, el proponente quiere estar al tanto del proyecto y quizás ofrezca su ayuda para crear un presupuesto o un plan, bosquejando las ideas de cómo utilizar el dinero para asegurarse que habrá suficiente para completar el proyecto. ¿Quiénes son los Miembros del Equipo? Los miembros del equipo de un proyecto son las personas que reportan directa o indirectamente al administrador del proyecto, los cuales son responsables de hacer el trabajo como parte de sus responsabilidades. La colaboración efectiva de los miembros del equipo es crítica para el éxito del proyecto. El administrador del proyecto y el proponente decidirán y comunicarán el papel y las responsabilidades de cada miembro del equipo al principio del proyecto. Algunos miembros del equipo tendrán que participar en todas las reuniones para discutir el estado del proyecto. Los otros miembros, como suplidores, vendedores, contratistas puede que participen en algunas ocasiones cuando sean invitados por el administrador del proyecto. Miembros del equipo deben comunicarle al administrador del proyecto cuáles son sus habilidades y áreas de contribución y experiencia. Luego que las tareas han sido delegadas, el administrador del proyecto seleccionara a los individuos que tienen la habilidad de completar sus tareas a tiempo y ezas 7 Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 8. siguiendo los requerimientos necesarios. El administrador del proyecto es responsable de asegurar que los miembros del equipo reporten el estado de sus tareas. Usualmente, una persona es designada una tarea específica. Pero tareas más complejas pueden requerir recursos adicionales. Cada tarea tiene que ser explicada detalladamente para evitar la duplicación de esfuerzos. Entrenamiento o consejería puede ser requerida para alguna de estas situaciones, y los miembros del equipo deben sentirse cómodos pidiendo asistencia. Recuerde de recompensar y reconocer a todos los miembros del equipo por su contribución en el proyecto. Esto puede ser alcanzado en varias formas. Por lo tanto use la creatividad y recursos a su disposición. Por ejemplo, durante una reunión el administrador o proponente pueden verbalmente agradecer las personas por ayudar con las tareas. Refiérase a la Plantilla “Directorio del Equipo” en el Apéndice A Esta plantilla le provee al equipo información pertinente de como contactar a otros miembros y debería ser distribuida a todos los patrocinadores. Grupo de Procesos para Dirección de Proyectos Comúnmente se usan cinco grupos para manejar/ organizar proyectos, los cuales se resumen en los próximos párrafos. Paso 1. Comienzo es el punto donde comenzamos a considerar ideas y a refinarlas. Es también cuando el grupo acuerda y autoriza más investigación para alcanzar metas en el proyecto. Paso 2. Planificación es sumamente importante definir el objetivo y entender las necesidades de los patrocinadores y cuan envueltos estarán. Sin un plan apropiado no se debe esperar éxito en el proyecto. Aun el mejor plan puede que requiera volver a hacer una tarea a medida que el proyecto evoluciona y nueva información es identificada o problemas surgen a la luz. Paso 3. Ejecución el plan comienza y sigue la trayectoria definida durante la fase de planificación. En cualquier momento durante la ejecución del proyecto puede ser necesario reconsiderar el esfuerzo requerido para alcanzar los objetivos deseados y/o la modificación del plan original. 8
  • 9. Paso 4. Monitorizar y Controlar es monitorizar el progreso del plan, identificar y corregir cualquier desviación o variación. Esto asegura que los objetivos del proyecto sean alcanzados. Paso 5. Cierre es el proceso formal de aceptar los resultados del proyecto y llevar el proyecto a su fin. Funciones del Proyecto en Progreso También hay otras funciones que el administrador del proyecto hará continuamente a través del proyecto. Estas funciones incluyen: • Control de cambio • Control de alcance • Control de plan • Control de costo • Control de calidad • Comunicaciones – reportar estatus y distribución de información • Control de riesgo En la siguiente sección explicaremos los cinco grupos y las funciones del proyecto en progreso en más detalles. ezas 9 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 10. ezas Destr de Direc D Dirección de Proyectos 1. Comienzo El primer paso al comenzar un proyecto es el definir una justificación que conteste por qué el proyecto es necesario. Durante este primer paso del proceso, individuos investigaran, analizaran y colaboraran para clarificar la necesidad del proyecto. La comunicación efectiva es crítica durante esta fase y se puede hacer utilizando correo electrónico, conversaciones telefónicas y reuniones. Durante el proceso de comienzo el equipo o grupo acordará en la necesidad de hacer el trabajo y obtendrá aprobación y creara el objetivo del proyecto. El equipo decidirá un claro lema de propósito con sus anticipados objetivos. Alguien debe de ser escogido come el administrador del proyecto para que dirija los esfuerzos y empezar a documentar toda esta información. Algunas preguntas básicas que tienen que ser contestadas cuando comenzamos cualquier proyecto y las respuestas a estas preguntas deben de ser consideradas a través de todo el proyecto. 10
  • 11. • Que – se entregara y que trabajo se debe hacer para alcanzar estos objetivos. • Cuando – se creará la entrega; cuando se revisaran y se verificaran, y cuando serán recibidos y aceptados por los patrocinadores. • Para Quien – estamos haciendo este trabajo y quienes son los patrocinadores (clientes, proponente, usuarios, miembros del equipo) que usarán este producto o servicio. • Por qué – este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y se acordará con los patrocinadores asignados al proyecto. • Donde – se usará el producto • Como – alcanzaremos los objetivos y como se controlará y monitorizará el proyecto. Contestando cada una de estas preguntas proveerá la información necesaria para lanzar el proyecto y habilitar su progreso hacia la próxima fase – “Planificación”. Tomemos un momento para mirar este ejemplo. Planificar un evento anual que ocurra en el mes de junio que consiste de una comida al aire libre en un parque local del vecindario, para una corporación. Todos los empleados de la corporación y sus familias serán invitados a disfrutar de las actividades, la comida, y compartir historias con los compañeros y otras familias. Que: Planificar una comida al aire libre Cuando: El evento se llevará a cabo en el mes de junio Quien: Invitar a los empleados y sus familias Por que: Un evento anual Donde: Parque local del vecindario Coordinar actividades familiares y la comida para acomodar el tamaño del grupo Como: ezas 11 Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 12. Ejercicio 2 Piense en un proyecto que esté a punto de comenzar a trabajar en el o que haya previamente completado. ¿Cómo contestaría a las siguientes preguntas? Complete este ejercicio en 10 minutos como grupo o en forma individual. • Que entregaras o harás? • Cuando harás la entrega? • Para Quien estás haciendo este trabajo y quienes son tus patrocinadores? • Por qué este trabajo es necesario? • Donde se usará el producto? • Como alcanzarás los objetivos y como controlarás y monitorizarás el proyecto? Que: Cuando: Para Quien: Por Que: Donde: Como: Ahora que hay suficiente información para comenzar el proyecto, procedamos a la próxima fase - planificación. Las fronteras preliminares del proyecto han sido definidas; y durante esta fase pueden ser definidas mejor. Los requisitos, a un nivel preliminar, han sido identificados y con estos en mano el alcance será definido más claramente. 12
  • 13. zas tre e Des d Direc D Dirección de Proyectos 2. Planificación En esta fase sería apropiado definir el plan del proyecto. El administrador del proyecto y el resto del equipo identificarán las tareas necesarias para llevar a cabo el alcance del proyecto. El alcance tiene que estar bien claro para que los patrocinadores puedan planear el proyecto de acuerdo a sus requerimientos. Esta lista identificará tareas y objetivos principales a cada paso del proyecto. El calendario del proyecto mostrará recursos y fechas de conclusión para cada tarea. Más adelante tendremos otras discusiones en cuanto a cómo desarrollar la declaración del alcance, como crear una lista de inspección, y come identificar recursos, estimados de tiempo y fechas de finalización. Refiriéndose al ejemplo usado anteriormente, practiquemos como escribir una declaración de alcance. Recuerde incluir lo siguiente: • Que se entregará y que trabajo se debe hacer para alcanzar estos objetivos. • Cuando se creará la entrega; cuando se revisarán y se verificaran, y cuando serán recibidos y aceptados por los patrocinadores. • Para Quien estamos haciendo este trabajo y quienes son los patrocinadores (clientes, espónsors, usuarios, miembros del equipo) que usarán este producto o servicio. • Por qué este trabajo está comenzando. Esto se discutirá y se acordará con los patrocinadores asignados al proyecto. • Donde se usará el producto • Como alcanzaremos los objetivos y como se controlará y monitorizará el proyecto. ezas 13 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 14. Alcance de Proyecto La declaración de alcance ayudará a documentar la fundación que se puede utilizar para hacer decisiones futuras en cuanto al proyecto y para confirmar o desarrollar un entendimiento común, en cuanto a las expectativas de los patrocinadores se refiere. Juntos, los patrocinadores y el equipo del proyecto deberían revisar el acuerdo inicial de los requerimientos y confirmar cuáles serán las entregas (el producto o solución final). A menudo, durante estas discusiones se descubre que las expectativas han variado haciendo necesario hacer cambios a los objetivos incluyendo, en ocasiones, al horario y al presupuesto. Es importante satisfacer las expectativas dentro de las restricciones de tiempo y presupuesto de un proyecto. A través del proceso de planificación y definición de alcance del proyecto, la comunicación es esencial. La definición de alcance es desarrollada usando la declaración de alcance inicial, las restricciones que se han identificado, cualquier suposición que se haya hecho, y las experiencias aprendidas en otras ocasiones o proyectos. Esta información se usa para definir y mejorar los costos, el horario y los estimados de recursos para el proyecto. También ayuda a establecer una fundación por la cual se puede medir el éxito y para controlar el proyecto, y claramente permite que el equipo documente las responsabilidades y asigne los recursos. Refiérase a la plantilla del Acuerdo del Proyecto en Apéndice A Lista de Control Los administradores de proyectos desarrollan una lista de control para asegurarse que todas las tareas han sido identificadas y que el equipo ha establecido un orden de prioridades para las actividades del proyecto en el orden que tienen que ser completadas. Algunas actividades tienen que ser ejecutadas antes que otras. Algunas pueden comenzar al mismo tiempo. La lista de control es una herramienta para ayudar en este esfuerzo. Identifica las entregas del proyecto y define: • Que tareas deben ser completadas • Como y en que orden deben ser completadas 14
  • 15. Horario del Proyecto El manejo del tiempo es importante para completar el proyecto exitosamente. No subestime la cantidad de tiempo requerida para terminar una tarea. Identifique actividades específicas necesarias para crear las entregas del proyecto y todas las dependencias para alcanzar los objetivos. Es importante entender qué trabajo puede ser realizado y trabajar hacia alcanzar la línea de tiempo. Este conocimiento servirá de base para el desarrollo y control de la programación de proyecto. Los proponentes y el equipo del proyecto comprenderán el plan de proyecto y lo que se espera de ellos. El plan será su guía durante todo el proyecto para mantenerlo(a) a usted y a todo el equipo en la pista. Identificar y definir: • Cuando debe cada tarea y entrega completarse? • Quien es responsable de la tarea de cada entrega y para cada uno? Los administradores de proyectos utilizan una estructura de desglose de trabajo para dar seguimiento a las tareas, tiempo, fechas y recursos del proyecto. Aquellos que no están utilizando una herramienta de seguimiento de alcance de proyecto estándar puede utilizar la plantilla de estructura de desglose de trabajo en el Apéndice A. Estructura de Desglose del Trabajo (EDT). Un EDT es una descomposición jerárquica orientada en la entrega de la obra para que sea ejecutado por el equipo del proyecto para lograr los objetivos del proyecto y crear los productos necesarios. Organiza y define el alcance total del proyecto. ezas 15 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 16. Ejemplo de una programación de proyecto Título de Proyecto: Planear un Picnic Corporal (Seguimiento 1 de las entregas de tareas asociadas) WBS Fecha de Fecha de # Nombre de Tarea Duración Inicio finalización Recursos Identificar la Susana 1.0 ubicación o 5 dias 01/04/05 05/04/05 Rodriguez instalación Llamar a 1.1 parques de 3 dias 01/04/05 03/04/05 Juan Ortiz barrios locales Determinar el 1.2 presupuesto para 1 dia 03/04/05 03/04/05 Luis Lara alquilar espacio Miguel 1.3 Diseñar un mapa 1 dia 03/04/05 03/04/05 Sanchez Imprimir la Miguel 1.4 lista de 5 dias 04/04/05 04/04/05 Sanchez actividades Recibir 1.5 aprobación y 5 dias 04/04/05 04/04/05 Sr. Figueroa aceptación Firmar 1.6 contrato con 1 dia 05/04/05 05/04/05 Dpto Compras facilidad En el desarrollo de la programación de proyecto incluya una identificación de contorno: • Cada entrega y sus tareas asociadas • Prioridades • Nombre de tareas/entregas • Duración (la cantidad de tiempo que se prevé para completar esfuerzo (esta información se debe contabilizar en horas, días, y plazos de semanas) Fecha prevista de inicio y fin • Fecha actual de finalización • Personas responsables de la entrega/tarea (puede que sea necesario tener actividades simultáneas asignadas a los individuos.) • Las notas que podrían ser aplicables para el equipo. 16
  • 17. El método de la ruta crítica proporciona al Director de proyecto información sobre la duración de las tareas y muestra la ruta más larga del proyecto. El modelo a continuación representa gráficamente la secuencia de las tareas e indica posibles retrasos de tareas que eventualmente podrían provocar retrasos al horario del proyecto. Este diagrama muestra cómo la Tarea A llevó más tiempo de lo esperado, lo que afectó cuando Tareas C y F pueden empezar y sumó 1.5 semanas el horario original. semana 1 semana 2 semana 3 semana 4 semana 5 semana 6 semana 7 Comienzo Final A A B B C C D D E E F F Calidad del Proyecto A lo largo del proceso de planificación de proyecto es fundamental considerar el aspecto de la calidad del proyecto. Garantizar que se cumplan las expectativas de las personas interesadas mediante la definición de procesos para verificar y validar una finalización de producto exitosa ayudará a garantizar productos de calidad. Planificación de calidad y de revisión deben ser realizadas regularmente y en paralelo con otras fases del proyecto. También es importante para las personas interesadas acordar los criterios para medir el éxito del proyecto. Aunque existen muchas herramientas para ayudar en la medición de la calidad, una herramienta simple pero eficaz es una lista de comprobación para verificar que se ha realizado una serie de pasos necesarios. Hay mucho que se puede decir acerca de los procesos de calidad y cada proyecto ofrecerá su propio conjunto único de requisitos. Es importante trabajar estrechamente con los proponentes a lo largo del proyecto para asegurarse de que se cumplan sus expectativas y evitar cualquier "sorpresa desagradable" al final. ezas 17 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 18. Communicaciones del Proyecto Una conclusión exitosa del proyecto se logrará más fácilmente cuando se entienden los recursos disponibles y las habilidades específicas que aportan al proyecto. Es importante comunicarse con el equipo del proyecto para asegurar que cada individuo es asignado a tareas que están dentro del ámbito de su base de conocimientos o que puede fácilmente aprenderse dado el tiempo disponible para llevar a cabo. El tema de Comunicación se ha debatido durante todo este período de sesiones como un paso fundamental para la realización del proyecto. Es importante para el equipo y todas las partes interesadas comprender cómo las comunicaciones se producirán a lo largo del proyecto. Se recomienda un plan de comunicación documentada que describa la siguiente información: • Qué información deberá ser comunicada y en qué formato • Cuando será la información comunicada y en qué intervalos • Quién será responsable de la construcción y administración de la información y quiénes son los interesados directos para recibirlo • Donde se almacenará la información (en archivos, libros de notas, computadores o sitios Web) • Cόmo será la información distribuida (notas, correo electrónico, correo, mensajes telefónicos, reuniones, fax, informes) Riesgos del Proyecto Es importante entender eventos o condiciones que podrían tener un impacto en los resultados del proyecto y la incertidumbre si se producen. Por lo general, hay algunos factores desencadenantes o primeras señales que posiblemente podrían causar impacto al proyecto. Identificación de riesgos puede señalar la necesidad de tomar nuevas medidas para evitar el fracaso del proyecto. El equipo y las personas interesadas deben intercambiar ideas y continuamente comunicarse para identificar y documentar posibles riesgos y cómo esos riesgos se abordarán y trabajar juntos para reducir o eliminar los efectos negativos de la aparición de riesgos. Una vez más una lista puede utilizarse para ayudar en la prevención de riesgos. 18
  • 19. Adquisición de proyecto La mayoría de las organizaciones tienen un método definido para la adquisición de productos y servicios; es importante comprender ese procedimiento. Si el proceso no esta documentado es aconsejable desarrollar un proceso formal. Una vez que las personas interesadas y el equipo del proyecto se ponen de acuerdo sobre el ámbito de aplicación, resultados esperados y definen claramente la programación y otras actividades de planificación, se podrá ejecutar el plan del proyecto. Si en cualquier momento durante el proceso de ejecución o fases posteriores se determina que entregas adicionales o tareas son adecuadas, planificación puede convocarse y cambios pueden administrarse. Cambios durante estas fases posteriores proporcionan una oportunidad para revisar las tareas y entregas previamente definidas, líneas de tiempo, los presupuestos y otras actividades de planificación de proyectos. También es importante documentar todos los cambios a lo largo del proyecto y revisar documentos generados previamente para reflejar esos cambios. Ahora estamos listos para comenzar el proceso de ejecución. ezas 19 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 20. ezas Destr de Direc D Dirección de Proyectos 3. Ejecutar Recuerde mientras empieza a trabajar en el plan que ha formulado que puede identificar la necesidad de cambiar o añadir elementos adicionales a ese plan y posteriormente a su agenda de trabajo. Su plan y un calendario son herramientas importantes que debe utilizar y actualizar a lo largo del proyecto. A medida que ejecuta el plan y realiza los cambios adecuados a la programación puede determinar quien en el equipo tiene tareas específicas asignadas y monitorear para garantizar que las tareas se están llevando a cabo. Miembros del equipo, el gerente de proyecto y las personas interesadas deben tener las mismas expectativas de la programación y el trabajo hacia la finalización mientras se administra la línea de tiempo que se ha establecido. Si en cualquier momento se observa que el tiempo definido no es suficiente, el gerente de proyecto y los miembros del equipo, en colaboración con las partes interesadas, deben trabajar para negociar cambios necesarios. Dichos cambios deberían incorporarse en el plan de proyecto y también pueden requerir cambios en la documentación de alcance y carta. Anteriormente mencionamos el plan de comunicación, es esencial que se conduzcan reunione regulares para garantizar que el proyecto se está llevando a cabo como se esperaba, poner a los miembros del equipo al día sobre la situación del proyecto y para identificar y trabajar para resolver cualquier problema. También es importante entender quien en el equipo debe estar presente en estas reuniones e incluir en el plan de comunicación. 20
  • 21. Dependiendo del tamaño del esfuerzo y el número de individuos proporcionando asistencia en su proyecto, puede haber una diferenciación entre individuos centrales del proyecto y otros que trabajan facilitado o gestionado por otro individuo (miembro auxiliares). Es igualmente importante garantizar que los miembros del equipo auxiliar comprendan lo que se espera de ellos en cuanto a tareas asignadas. Incluyendo a estos en las actualizaciones de estado, ayuda a mantenerlos comprometidos. Consulte el Apéndice A: Plantilla de informe de estado de proyecto para grabar los detalles pertinentes sobre el proyecto. En la fase de Ejecución, Directores de proyecto pueden presentar el estado del proyecto a las partes interesadas, los clientes y a los miembros del equipo de su organización, el club o la Iglesia. Asegúrese de que usted presenta la información en un formato que es pertinente a la audiencia determinada. Durante la fase de ejecución es cuando la mayoría de las organizaciones adquieren productos y servicios de los proveedores. Los administradores de proyectos profesionales han definido un proceso viable Durante el proceso para la compra. Es importante entender cualquier contrato o solicitud de procesos en su organización; en ausencia de tales procesos se debe trabajar de ejecución, el para definir un método para obtener productos y servicios que sea adecuado gerente de proyecto a los líderes y las partes interesadas dentro de la organización. garantiza que las Algunas recomendaciones a seguir: tareas se están • Entender los requisitos de los productos o servicios llevando a cabo por • Seguir un proceso para solicitar las ofertas (su proceso puede requerir una apuesta sólo si la cantidad que se espera obtener a los miembros del gastarse supera determinados límites) equipo. • Negociar términos y condiciones de cualquier contrato de proveedor o proveedores • Tener competencia jurídica para firmar y aprobar acuerdos contractuales • Una vez aprobado garantizar que un método de facturación y pago está establecido y comunicarse adecuadamente a las partes participantes. • Garantizar que toda programación y requisitos de calidad que se aplican al servicio o producto que se procuró se describen claramente y son comprendidos y aceptados por el proveedor ezas 21 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 22. Cuando empiece a ejecutar el plan también debe empezar a controlar y administrar. Para garantizar la finalización del proyecto eficaz Controlar el proyecto es esencial. Comunicación sigue siendo importante a lo largo del proyecto; garantiza mantener las partes interesadas y el equipo informado acerca de las actividades y el estado del proyecto. A pesar de la mejor planificación a menudo hay inconvenientes que pueden surgir en cualquier proyecto. Es importante recordar que estas cuestiones deben ser abordadas con prontitud. Usted debe permanecer flexible y adaptarse a cambios que podrían ser necesarios y mantener un buen sentido del humor. Controlar el proyecto no significa "no permitir" cualquier cambio! Miremos algunas buenas prácticas a seguir durante el proceso de Controlar. 22
  • 23. zas tre e Des d Direc D Dirección de Proyectos 4. Controlar Como ya se ha mencionado, ejecutar y controlar realmente se realizan simultáneamente y continuamente a lo largo del proyecto para asegurarse de que las tareas programadas se completan a tiempo y que se cumplen las expectativas. Mientras que el Director de proyecto tiene la responsabilidad final para la finalización del proyecto y entregar el producto esperado y el servicio dentro de los límites de tiempo y presupuesto, esta es también la responsabilidad del equipo. El equipo debe garantizar iniciar y completar sus tareas asignadas a tiempo y dejar el gerente de proyecto saber los problemas que se encontraron al hacerlo. Una de las "mejores prácticas" de gestión de proyecto es asignar reportes de seguimiento e informes de finalización de la tareas y estado a un individuo en el equipo. Es necesario continuar supervisando y garantizar que el ámbito del proyecto Administración de sigue sigue como se espera y que lo que se está suministrando es coherente con los resultados previstos. Satisfacer expectativas requiere continua cambios al proyecto es revisión y control para el éxito. Puede que sea necesario durante el crucial para asegurar proceso de revisión realizar un cambio en el ámbito de trabajo. Mientras que esto no necesariamente se desea, puede ocurrir y resulta en otro paso que el proyecto se en la planificación. Recuerde que debe actualizar la documentación para incluir estos cambios. completó a tiempo. Consulte la plantilla de proyecto/solicitud de cambio en el Apéndice A ezas 23 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 24. Ejercicio: Seleccione un proyecto anterior de que hablar en el cual los cambios se produjeron durante el proyecto. • Como afectaron los cambios el horario y/o el alcance del proyecto? • Que le podría suceder a un proyecto para causar que el plan de proyecto se deslice o incurrir deviación en el ámbito de trabajo? Una vez que el proyecto se ha completado y aceptado la entrega por el patrocinador o cliente, el equipo y las partes interesadas colaborarán para asegurarse de que todos los requisitos del proyecto y entregas se lograron con éxito. Esto inicia el proceso de Cierre, que es muy importante completar. 24
  • 25. e zas Destr de Direc D Dirección de Proyectos 5. Cierre El proceso de cierre se realiza al final de cada fase de proyecto y al final del proyecto. Al final del proyecto, se llevan a cabo las siguientes actividades: • Lecciones aprendidas • Trabajo final • Cierre del contrato Lecciones aprendidas Al final del proyecto es beneficioso programar una reunión final con el equipo donde se pueda revisar el proyecto, qué tan bien se ejecuto y qué oportunidades fueron identificadas como parte de las lecciones aprendidas. Este tipo de reuniones es comúnmente referida como una reunión de resumen o lecciones aprendidas. Esto proporciona un buen momento para los miembros del equipo compartir sus ideas sobre lo que fue bien con el proyecto y lo que podrían cambiar si el proyecto se vuelva a hacer. Estos pensamientos, o la experiencia adquirida, son positivas y constructivas. Es un buen habito escribirla, organizarla por tema y compartirla con el siguiente equipo del proyecto. Consulte la plantilla de Lecciones Aprendidas en el Apéndice A ezas 25 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 26. Trabajo Final Cualquier documentación relacionada con el proyecto: plan completa, presupuesto, minutos de reuniones del equipo, lecciones aprendidas, etc. – debe colocarse en un archivo, portátil o algún otro medio de almacenamiento de información. Identifique a un guardián para la documentación. Equipos futuros pueden hacer referencia a toda esta información y potencialmente ahorrar tiempo considerable al empezar el siguiente proyecto. Es importante obtener buenos comentarios de los clientes y el resto del equipo del proyecto; en los entornos profesionales, Directores de proyecto suelen tener un proceso de evaluación formal que se utiliza para obtener comentarios. La información obtenida de estas evaluaciones se convierte en lecciones aprendidas adicionales y constituyen un medio para la mejora continua. Esto es una parte esencial de garantizar la satisfacción con el trabajo que se ha completado o que hay trabajo que todavía se prevé. Durante el proceso de Cierre, si se identificaron los requisitos adicionales, sería apropiado establecer otro proyecto y empezar a trabajar ese proyecto desde el proceso de comienzo. Cierre del contrato Otro paso que muy a menudo se ignora en el cierre de un proyecto es la necesidad de asegurar el cierre del contrato. Informar a proveedores o distribuidores, consultores u otros interesados que el proyecto se está cerrando y asegúrese de que los pagos por los servicios prestados están en proceso o que se harán pronto. Miembros del equipo deben firmar en la realización del proyecto. Es común para el cliente y el patrocinador firmar en nombre de los otros actores. Este es un elemento que debería haber sido abordado anteriormente en las fases de Iniciación y Panificación del proyecto. 26
  • 27. Celebrar! Celebrar! Celebrar! Además de la sesión de las lecciones aprendidas y almacenar todos los documentos, es tiempo para el equipo celebrar! Independientemente de lo bien que pasó el proyecto, celebrar el final del proyecto es una forma importante de resumirlo. La celebración puede ser cualquier cosa especial que desea hacer, dependiendo el presupuesto disponible. Puede ser tan simple como dar las gracias al final de la reunión de lecciones aprendidas junto con la presentación de un certificado o una cinta para cada uno de los miembros del equipo. • Alimentos son siempre bienvenidos, ya sea una cena, un almuerzo, galletas o una barra de dulces – cualquiera de ellos puede ser especial y será bien recibido por los miembros de su equipo. • Lo que sea que pueda hacer para darle las gracias al equipo y celebrar será más Bienvenido por ellos! ezas 27 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 28. ezas Destr de Direc D Dirección de Proyectos Resumen de revisión del manual 1. Definición de la gestión de proyectos 2. Identificar los componentes de un proyecto 3. Conocer las funciones y responsabilidades de un Director de proyecto, patrocinador, las personas interesadas y miembros del equipo que interactúan en el desarrollo de un proyecto 4. Comprender por qué el alcance del proyecto y carta ayudan en la planificación del proyecto. 5. Aprender a desarrollar una lista de comprobación, el calendario y el método de la ruta crítica 6. Mostrar conciencia en el proyecto mediante la construcción de calidad del proyecto 7. Identificar los riesgos que pueden estar asociados con el esfuerzo de trabajo y desarrollar un plan de mitigación 8. Determinar los requisitos de obtención y o presupuesto 9. Entrenar y apoyar los miembros del equipo 10. Comunicarse con todos los interesados en todas las fases del proyecto 28
  • 29. Un proyecto debe cumplir dos requisitos: 1. Debe ser temporal (tener un inicio específico y un final específico). 2. Debe tener un resultado final (una entrega) - algo se debe haber completado Ahora está consciente de los cinco procesos que comúnmente se usan para administrar proyectos: 1. Iniciar 2. Planificación 3. Ejecución 4. Monitoreo y Control 5. Cierre Has visto que podemos usar preguntas durante cada fase de proyecto para ayudarnos a determinar lo que hay que hacer en esta fase Es necesario responder las siguientes preguntas básicas al iniciar cualquier proyecto: • Qué va a entregar o llevar a cabo • Cuando se producirá entregas • Quiénes son los interesados (clientes, patrocinadores, los usuarios finales, miembros del equipo) • Por qué es el trabajo necesario • Donde se utilizara o/y se entregara o construirá el producto y el momento apropiado • Como lograr y gestionar los objetivos Ha aprendido la importancia de un plan de proyecto y cómo crear uno, simples o complejos, como sea necesario. ezas 29 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 30. Al completar el proyecto debe tener en cuenta el papel de las personas interesadas. Los interesados son individuos y organizaciones que probablemente se verán afectadas y tienen expectativas de los resultados y entregas. Hemos hablado de la importancia de la planificación y organización de los trabajos y la necesidad de involucrar a las partes interesadas/equipo en ese esfuerzo. Es importante entrenar y apoyar las personas involucradas con el proyecto. Recuerde que las personas que tengan responsabilidades futura para mantener o operar el producto, servicio o en otras actividades, una vez completado el proyecto también necesitarán capacitación. Identificar y estar en quien será el contacto para las actividades futuras y publicar esta información en el equipo. A lo largo del proyecto es extremadamente importante comunicarse con todas las partes interesadas, documentar y compartir información sobre el estado del proyecto. Sin comunicación usted no puede tener éxito. Asegúrese de que están cerrados los acuerdos contractuales utilizados durante el proyecto y que se están procesando todas las facturas apropiadas para pagos finales. Los clientes y los patrocinadores del proyecto normalmente asumen la responsabilidad de firmar en la realización de todo el trabajo acordado. Otras personas de interés también podrían participar en el proceso de firma. Aquellos de quienes se espera una firma del producto final han sido identificados en la fase inicial y planificación del proyecto. Si en este momento, se identifican requisitos adicionales sería apropiado darle enfoque al esfuerzo de trabajo en otro proyecto. Un nuevo proyecto comenzará en la fase inicial. La diferencia principal entre usted y un gerente de proyecto profesional es cómo se administran los proyectos. Siga estas directrices y puede gestionar con éxito sus proyectos. 30
  • 31. zas tre e Des d Direc D Dirección de Proyectos Plantillas Apéndice A SE PUEDEN COPIAR ESTAS HOJAS DE TRABAJO Y SER UTILIZADAS PARA CUALQUIER PROYECTO. ezas 31 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 32. ezas Destr de Direc D Dirección de Proyectos Bingo de habilidades de vida Esta es su oportunidad para aprender acerca de sus compañeros de clase. Cuando haya completado un cuadrado, pídale a la persona que firme la plaza. Tan pronto como usted obtiene 5 plazas en una fila (diagonal, a través de o hacia abajo), gritarle "BINGO!" B I N G O Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a alguien alguien que le alguien que puede alguien que ha alguien que va a la que puede silbar el encanta cocinar. convertirse en un dirigido un escuela. himno. Unirse a ellos puente. proyecto en un dueto. Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a alguien que ha via- alguien que no alguien que sabe alguien que sepa alguien que le guste jado a Europa. conoce. Hacer algo de la capital de tu inmersiones de ir de camping. al respecto. País/Estado. buceo. Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a alguien alguien que alguien que sea alguien que tiene que está trabajando recientemente se zurdo. ESPACIO LIBRE una mascota. actualmente en más trasladó desde otro Averiguar el nombre de un empleo. Estado/País. de la mascota y por qué se eligió ese nombre. Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a alguien que ama alguien que es alguien que tiene alguien que ha alguien que Ie el chocolate. voluntario en su un cumpleaños trabajado con la encante jugar tenis. comunidad. este mes. misma empresa por lo menos 10 años. Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a Encontrar a alguien que acaba alguien que puede alguien que ama alguien que tiene alguien que sabía lo de comenzar un decir un saludo en su trabajo niños en la que quería ser nuevo trabajo. otro idioma. escuela. cuando creció y se convirtió en realidad 32 ezas Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 33. PLANTILLA DE DIRECTORIO DEL EQUIPO TÍTULO DEL PROYECTO: ___________________________________________ DIRECTOR DE PROYECTO __________________________________________ NOMBRE TELEFONO TELEFONO CELULAR DIRECCIÓN DE CORREO DE CASA DE TRABAJO ELECTRÓNICO ezas 33 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 34. PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO (Incluye la declaración de alcance de proyecto) TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________ DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________ CLIENTE: (QUIEN) DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO: (QUE) FECHA DE INICIO Y FINAL DE PROYECTO: (CUANDO) JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO: (PORQUE) ENTREGAS DEL PROYECTO: (COMO) • • • • 34 ezas Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 35. PLANTILLA DE CARTA DE PROYECTO (2da PAGINA) RESTRICCIONES DEL PROYECTO: SUPUESTOS DE PROYECTO: RIESGOS DEL PROYECTO: Escrito por: ________________________________ Fecha: _______________ Aprobado por: ______________________________ Fecha: _______________ ezas 35 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 36. PLANTILLA DE LISTA DE COMPROBACIÓN/PROGRAMACIÓN TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________ DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________ PRIORIDAD TAREA/ACTIVIDAD FECHA DE FECHA DE PERSONA PROBLEMAS / INICIO FINALIZACIÓN RESPONSABLE COMENTARIO 36 ezas Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 37. PLANTILLA DE INFORME DE ESTADO DE PROYECTO (Incluye la declaración de alcance de proyecto) TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________ DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________ FECHA DEL INFORME: _______________________________ ESTADO ACTUAL:___________________________________ Actividades completadas durante este periodo: • • • • Actividades previstas hasta la próxima reunión • • • • Identificar los problemas y resoluciones: Identificar los cambios en el alcance del proyecto: Lista de los problemas, inquietudes o recomendaciones: ezas 37 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 38. PLANTILLA DE REGISTRO DE SOLICITUD DE CAMBIO/EMISIÓN DE PROYECTO TÍTULO DEL PROYECTO: _____________________________ DIRECTOR DE PROYECTO:____________________________ NUMERO DE TAREA/ FECHA DE FECHA DE REPORTADO ESTADO PROBLEMAS/ IDENTIFICACION ACTIVIDAD APERTURA CIERRE POR ACTUAL COMENTARIOS 38 ezas Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 39. PLANTILLA DE LECCIONES APRENDIDAS El director del proyecto debería realizar una reunión para discutir abiertamente del comienzo de todo proyecto con la fase de iniciacion a la fase final de salida de cierre. Esta reunión debe estar en un entorno positivo sin acusar o encontrar fallas en la participación de miembros del equipo en el proyecto. Hable sobre las cuestiones o preocupaciones que se produjeron durante el proyecto y recomendar maneras de hacer mejoras. Tenga en cuenta algunas de estas preguntas para pedirle al equipo sus comentarios honestos y documente las respuestas para utilizarlas para futuros proyectos similares. Iniciación ¿Ha identificado el patrocinador del proyecto? ¿Ha dado información adecuada acerca de la idea? ¿El equipo realizo una investigación amplia? Planificación ¿El director de proyecto o miembros del equipo fueron identificados temprano en el proceso de planificación? ¿Nuestro equipo identifico los requerimientos del cliente? ¿Las entregas del proyecto y hitos fueron identificadas? ¿El calendario fue determinado con plazos? ¿Hicieron las estimaciones de costo exactas basado en la estructura de desglose de trabajo? ¿Fueron los planes de proyecto ejecutados correctamente e integrados en el tiempo? ¿Se conoció el presupuesto del proyecto? ¿Fueron los riesgos identificados temprano en el proyecto? ¿Fueron los proveedores y suministros informados sobre el estado del proyecto? ¿Fueron las comunicaciones realizadas para la satisfacción de las partes interesadas? ezas 39 Destr de Dir Dirección de Proyectos
  • 40. Ejecución y control Los miembros del equipo clave aportaron con ideas en las especificaciones de diseño? ¿Las pruebas realizadas funcionaron de acuerdo a los planes? ¿Fue la estrategia de implementación eficaz? ¿Las herramientas de administración y plantillas de proyecto ayudaron durante estos procesos? ¿Cómo puede mejorar el entorno de trabajo? ¿Las comunicaciones fueron realizadas durante todos los procesos? ¿El Comité de cambios fue capaz de ejecutar las órdenes de cambio de forma eficaz? Cierre ¿El cliente quedo satisfecho con los resultados de producto? ¿Fueron los contratos cerrados con suministros y proveedores? ¿Se realizo la documentación administrativa? ¿Usted recibio las firmas de aprobaciones para el proyecto? 40 ezas tr de Des Dirección de Proyectos Di
  • 41. EVALUACIÓN DEL ENTRENAMIENTO Nombre del alumno:________________________________ Fecha: ___________________________________________ Nombre del instructor: _____________________________ Por favor, evaluar mediante la siguiente escala: 5 = Firmemente de acuerdo, 1 = Firmemente en desacuerdo, NA = No aplica 1. Presentación fue bien organizada, clara, en secuencia lógica. 5 4 3 2 1 NA 2. El instructor explicó las cosas claramente. 5 4 3 2 1 NA 3. El instructor hizo el período de sesiones interesante 5 4 3 2 1 NA 4. Hubo tiempo suficiente para cumplir los objetivos. 5 4 3 2 1 NA 5. Los materiales de sesión ayudaron en el proceso de aprendizaje. 5 4 3 2 1 NA 6. Encontré la clase práctica y útil. 5 4 3 2 1 NA 7. Quiero recomendar esta clase a los demás. 5 4 3 2 1 NA ¿Cuáles secciones de la clase deben ser dado más énfasis? ______________________________________________________________________________ ¿Qué secciones de la clase deben ser menos hincapié? ______________________________________________________________________________ ¿De qué manera fue la clase beneficiosa? ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ¿Qué le gustó más acerca de la clase? ______________________________________________________________________________ ¿Qué le gustó menos acerca de la clase? ______________________________________________________________________________ Otras organizaciones que crees que pueden estar interesados en esta clase: ______________________________________________________________________________ Comentarios adicionales ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ezas tr de 41 Des Dirección de Proyectos Di
  • 42. 42 ezas Destr de Di Dirección de Proyectos
  • 43. PM SKILLS FOR LIFE MANUAL Especial agradecimiento a los siguientes contribuidores de este documento: Junta de Directores Instituto de Dirección de Proyectos – PMI (PMI por sus siglas en Ingles) Michael Branch, Benefactor Ejecutivo Comité Destrezas de Dirección de Proyectos: Abel Cruz Rafael Lara Esther Polanco Segunda Fase Equipo Principal de Desarrollo: Marsha Gilbert Renee Robinson Donna Swaim ezas 43 Destr de Dir Dirección de Proyectos