El documento describe tres situaciones comunes en el proceso de cuentas por pagar de las empresas y propone soluciones basadas en la automatización del proceso mediante tecnología de gestión de procesos de negocio y un repositorio documental digital. Las situaciones incluyen aprobadores que no liberan facturas a tiempo, personal que gasta tiempo en digitar facturas, y dificultades para acceder a información histórica de compras y pagos. La solución propuesta involucra digitalizar documentos, implementar flujos de aprobación electrónica y almacen

1. “Gestión documental y
Workflow de cuentas por pagar”

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3 Situaciones frecuentes en el proceso de cuentas
por pagar

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1. Los aprobadores no liberan las facturas de
proveedores
• Riesgo: No contabilizar a tiempo iva recuperable
• Flujo de caja: Tesorería tiene poca visibilidad sobre facturas
pendiente de aprobar (facturas “cajoneadas” por los aprobadores)
• Demora en el proceso de aprobación , desconocimiento de las
aprobaciones pendientes y ubicación de la factura física
Solución
• Centralizar la recepción de facturas
• Digitalizar los documentos al momento de su recepción
• Habilitar la aprobación de cuentas por pagar vía sistema

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2. Personal calificado utiliza gasta tiempo en digitar
facturas en sistema contable
• Alto costo operacional
• Sobre carga de trabajo en periodos de recepción de facturas
Solución
• Digitalización de facturación con software de reconocimientos
de texto
• Servicio de digitación externalizado

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3. Las áreas de negocios tienen dificultades en acceder
a información de compras y pagos históricos
• Auditorías y controles internos requieren acceder a facturas y
otros comprobantes
• Necesidad de acceder a información histórica de compras
(cotizaciones, orden de compra, facturas, etc)
Solución
• Implementar un repositorio documental para almacenar la
documentación de los procesos de compras y pagos

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Solución: Automatización del proceso de
cuentas por pagar con tecnología de BPM

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Modelo de la solución
Repositorio
documental
+
BPM
Facturas Boletas
honorario
Flujo de aprobación
Digitalización de documentos y otros antecedentes
Exportación de lotes de documentos
digitalizados hacía repositorio documental
Consulta en línea de
documentos a autorizar •Reportes
•Exportación de los
pagos hacía el sistema
contable
Otras cuentas
por pagar
Recordatorios de
documentos pendientes
de aprobar
Carta de rechazo /
devolución
• Notificación de fecha y
forma de pago

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Uso de una herramienta de BPM para diseño del flujo de
pagos de la empresa y generar de formulario
electrónicos de solicitud / aprobación
El BPM permite implementar mejoras continuas en los procesos con mínimo
esfuerzo de adecuación en el sistema de apoyo que soporta el proceso.

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Ejemplo de bandeja aprobaciones pendientes
Herramienta de
búsqueda de
documentos.
Imagen de la
factura
digitalizada

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Carpeta electrónica de compras
(histórico y vigente)
Datos de la
factura
Notas de los
aprobadores
Imagen de la
factura

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Servicio de digitalización y captura de datos de
cuentas por pagar
Pagina  11
Digitalización
Indexación o
complementación
de índices
Reordenamiento
 Productividad: aprox 5.000 facturas
por mes por operador
1
2
3
4
Preparación
de documentos
Validación del proceso
de carga
Liberación de Lotes en
gestor documental y
preingreso en
sistema contable

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Captura asistida de datos de cuentas por pagar
Proveemos un servicio remoto o presencial de indexación de los documentos de cuentas por
pagar recibidos. La aprobación de los pagos se realiza visualizando una imagen evitando de
esta manera la perdida de documentos originales.

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¿ Qué hacemos?
Ayudamos a nuestros clientes a optimizar el desempeño de sus capacidades a través de la correcta aplicación de la tecnología,
maximizando el valor de las inversiones realizadas en información, procesos de negocio y TI, generando beneficios en sus
resultados operacionales y estratégicos.
Management
Consulting
Creamos fuentes de ventajas competitivas a través de potenciar la Estrategia de Negocio, Procesos,
Tecnologías de la Información y el Capital Humano de las organizaciones.
Diseñamos las estrategias de negocio, gestionamos y optimizamos los procesos claves de la organización y fortalecemos las
capacidades del Capital Humano. Nuestra misión es lograr que nuestros Clientes cumplan la suya.
Information
Management
Obtenemos el máximo partido de las tecnologías de la información
Ayudamos a nuestros clientes a administrar los procesos, la tecnología y las metodologías necesarias para que los líderes de
las empresas respondan a preguntas de negocio, y tomen decisiones utilizando información relevante, consistente y
oportuna.
Business
Solutions
Incorporamos tecnología de apoyo a los modelos organizacionales
Ayudamos a las empresas a dar respuesta oportuna a las exigencias del mercado y a los requerimientos de sus clientes,
logrando un significativo salto en la dimensión de sus negocios, con una mayor ventaja competitiva y liderazgo.
Technology
Projects
Ayudamos a nuestros clientes a potenciar sus cadenas de servicios con tecnología a su medida.
Diseñamos e implementamos soluciones de software para que los procesos de negocios sean mas eficientes. Facilitamos el
acceso a la información, agilizamos los procesos de toma de decisiones y controlamos los tiempos de ejecución de procesos.
Managed
Services
Gestionamos servicios o soluciones para nuestros clientes
Gestionamos para nuestros clientes, servicios o soluciones de TI basadas en nuestro conocimiento profundo de gestión de
servicios, aplicaciones y tecnologías, a través de niveles de servicios establecidos y claros que se incorporen a la cadena de
servicio de nuestros clientes, y así apoyarlos en el cumplimiento de sus desafíos de negocio.

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Ubicación de nuestras oficinas
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