1. Organizzazione Aziendale e Sistemi
Informativi
Prospettive per un percorso di valore:
linee di intervento per la capacità evolutiva aziendale
Giuseppe Pilotto
www.linkedin.com/pub/giuseppe-pilotto/13/307/48
Associato
www.leading.it
Updated December 9, 2013

2. Il contesto
Organizzazione e sistema informativo aziendale (SIA) sono gli elementi fondanti
a sostegno del business di una impresa.
I due elementi sono ormai così strettamente legati che è imprescindibile una loro
simbiosi e un loro continuo adattamento all’evolversi dell’habitat in cui
l’azienda opera e al variare dell’ambiente che costituisce l’identità dell’azienda
stessa.
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3. Permanenza e cambiamento
L’organizzazione si basa sulle conoscenze delle persone, loro modalità di
lavoro…., su processi, prassi, obiettivi: anche se concretizzata in chi lavora, è
fondamentalmente immateriale.
In linea di principio essa è aperta al cambiamento che si determina al variare
degli obiettivi aziendali, delle circostanze, delle sfide poste da nuove
situazioni.
Il Sistema Informativo Aziendale è solo apparentemente immateriale, in quanto,
pur essendo intangibile, si basa su un “solido” corpus di regole e modi di
operare che sono determinati al momento della sua attivazione e clonazione
nella situazione dell’azienda.
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4. La sfida
Dalla loro simbiosi e dalla loro diversa, e, per alcuni aspetti, antitetica natura,
nasce la sfida che le aziende devono affrontare: la ricerca di mantenere
evolutivo e vitale il Sistema Informativo Aziendale al cambiare dei paradigmi
organizzativi dettati dal business.
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5. Il SIA e l’organizzazione aziendale: livelli base di
apporto di valore
I sistemi informativi moderni devono caratterizzarsi su diversi piani d’azione:
– Come Facilitatori : è il livello minimo cui un SIA deve rispondere. Semplifica i processi
aziendali, rendendoli fluidi e determinabili;
– Come Produttori di valore: incrementa l’efficienza dei processi, permette il loro controllo e la
misurazione delle loro prestazioni; in questa accezione, il SIA può essere considerato uno degli
elementi fondanti della strategia dell’azienda;
– Come Creatori di valore: “partecipa” alle decisioni aziendali, fornendo le informazioni
necessarie, analizzando scenari possibili, valutando ex-ante la portata di una direzione che si
intende prendere.
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6. Il SIA e l’organizzazione aziendale: livelli strategici di apporto di
valore
La strategia aziendale intende mettere in campo ogni risorsa disponibile per raggiungere
gli obiettivi dell’impresa; così, il SIA è un valore strategico secondo diverse prospettive:
a)
b)
c)
SIA come fondamento strategico dell’organizzazione e del business: il SIA sostiene e forgia i
processi aziendali, con un ruolo fondamentale nel determinare l’operatività;
SIA come deposito del comportamento strategico dell’impresa e dei relativi miglioramenti
incrementali: esso contiene le regole e il disegno dei processi in forma concreta, condivisa e
indipendente dalle persone. Esso contiene le modalità di lavoro, le conoscenze operative
aziendali, derivanti entrambe dalla conoscenza di chi opera in azienda. Il SIA può guidare le
persone ed essere l’utile base per miglioramenti continui, attraverso l’incessante contributo
delle persone stesse;
SIA come valore strategico per condurre una iniziativa di cambiamento: esso può guidare il
cambiamento culturale nell’impresa.
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7. Il percorso di valore: Il sistema informativo evolutivo
Nel mio percorso professionale in varie aziende, ho sviluppato un insieme di
strumenti e metodi per cooperare con l’azienda a rendere vitale
l’organizzazione e, congiuntamente, il SIA.
Tale corpus:
• È basato su affermate metodologie e miglior pratica;
• È pragmatico;
• È sperimentato sul campo ed evoluto con le esperienze pratiche.
Con le direzioni di intervento previste, l’azienda è in grado di prendere coscienza
delle azioni da fare nell’ambito organizzativo e del sistema informativo, per
renderli sinergici tra loro e in sintonia con l’evoluzione del business.
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8. Il percorso di valore: le direzioni di intervento (1/2)
Sono previste le seguenti direzioni di intervento:
• Lo stato dell’organizzazione e dei processi:
• Ha come obiettivo la verifica dell’organizzazione aziendale e dei processi. Fornisce gli elementi
decisionali per le modifiche organizzative, per il miglioramento e il ridisegno dei processi di business
(Organizational assessment e Business Process Management, BPM, Change Management).
• La verifica della strategia IT:
• Ha come obiettivo la verifica della coerenza dell’evoluzione dell’IT alla strategia aziendale. I risultati
sono indicazioni su applicazioni attuali e future da valutare per l’introduzione in azienda e la
costruzione di un modello di relazioni tra IT e business.(Application Portfolio management(APM)
and IT governance).
• L’allineamento del sistema informativo aziendale (SIA) al business
• Ha come obiettivo la verifica del supporto del SIA al business. Fornisce gli elementi decisionali per le
modifiche al SIA, sia per un suo adeguamento che per una sua eventuale sostituzione (IT-business
alignment, current Information System improvement, oppure scelta e attivazione di un nuovo SIA). Annesso
ad
esso, di solito viene unita una valutazione del servizio IT, per la verifica di come il
dipartimento IT opera nei suoi processi interni e nell’ambiente aziendale ed esterno.
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9. Il percorso di valore: le direzioni di intervento (2/2)
Sono previste le seguenti direzioni di intervento (cont.) :
• Il cambio del SIA
• Nel caso il percorso fatto al passo precedente abbia portato alla decisione del cambio del SIA, ha
l’obiettivo di guidare e motivare la scelta del nuovo sistema più adatto all’azienda (Businenss case, software
selection, new Information System activation and oversight, Change Management)
• Organizzazione evolutiva: la creazione di valore
• A partire dal SIA rinnovato o nuovo, ha come obiettivo l’impianto di un sistema di informazioni che
“partecipa” alle decisioni aziendali, sia con indicazioni predittive, che con elementi di monitoraggio
delle prestazioni
Di fronte alle reali necessità dell’azienda, vengono congiuntamente scelti i passi
utili in quel contesto, adattando metodologia e strumenti alla realtà aziendale;
in ogni caso viene sempre messa in atto una costellazione di azioni per gestire
il cambiamento
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10. Lo stato dell’organizzazione e dei processi
Obiettivi
Verifica
dell’organizzazione
aziendale
Analisi dei processi,
loro valutazione e
miglioramento
Benefici attesi
Risultati possibili
Note
Ottenere un quadro
dell’allineamento della
struttura aziendale alla
strategia delineata
Delinea un quadro macro
della organizzazione delle
unità aziendali , risorse,
allocazione dei processi e
indica i punti ove sono
possibili miglioramenti
Organizzazione più
consapevole della propria
realtà e dei fini che deve
raggiungere
Primo passo: verifica e
miglioramento
dell’organizzazione
Ottenere una migliore
efficienza ed efficacia dei
processi aziendali; verifica
della loro coerenza con la
strategia aziendale
Oggettiva la conoscenza su
Costruzione della base
come l’azienda opera,
comportamentale
rende consapevoli su come dell’azienda ottimizzazione
si lavora, indica il percorso
del modo di lavorare.
evolutivo qualificando gli
Organizzazione
interventi da farsi
dell’azienda per processi e
all’organizzazione
non per unità
Secondo passo: verifica e
miglioramento
dell’operatività e delle
regole d’azione
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11. Lo stato del Sistema Informativo aziendale e la sua evoluzione
Obiettivi
Benefici attesi
Risultati possibili
Note
Rilievo di come il SIA
supporta il business
Evidenzia le aree dove il SIA
offre un debole supporto al
business e la loro motivazione
Individuazione delle aree di
miglioramento del SIA
Terzo passo: verifica del SIA
nel suo supporto al business
Valutazione del servizio
IT
Verifica di come l’IT organizza
se stesso
Miglioramento dell’efficacia ed
efficienza dei servizi IT
Indicazioni di quali processi IT
necessitano di miglioramenti e
come intervenire
Collegato al passo precedente
Valutazione del
miglioramento del SIA
Ottenere un dettaglio di
interventi possibili per
migliorare il corrente SIA nelle
aree individuate nella fase
precedente
Presa di coscienza dei requisiti
di business e tecnici per il
miglioramento del sistema
Capitolato interventi, Stima
dei costi e dei tempi per le
azioni necessarie al
miglioramento
Quarto passo: valutazione
possibilità miglioramento del
SIA
Attuazione dei
miglioramenti previsti:
gestione dei progetti
Attivare quanto previsto nella
fase precedente
Evoluzione del SIA verso una
migliore aderenza alle
necessità di business
SIA migliorato ed evoluto
Realizzazione delle modifiche
migliorative al SIA delineate
nel passo precedente
Verifica
dell’allineamento del
SIA al business
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12. La verifica della strategia IT
Goals
Governo dell’IT
Gestione portafoglio
applicazioni IT
(Application portfolio
management)
Expected benefits
Possible outcomes
Note
Analisi della struttura del
processo decisionale
dell’evoluzione dell’IT e di
come valutare e controllare i
progetti IT
La definizione dei diritti di
decisione permette ai membri
di una organizzazione una
chiara comprensione di chi ha
autorità e responsabilità
decisionale.
Regole su come guidare
l’evoluzione IT
Primo passo: definire il ruolo
dell’IT
Analisi delle applicazioni IT
esistenti e possibili in
relazione al loro apporto di
valore al business
Comprensione di quali
applicazioni sono importanti
per il business e di quali
nuove applicazioni è utile
analizzare il valore di utilizzo
Selezione di nuove
applicazioni da introdurre
Secondo passo: uno sguardo al
futuro
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13. Il cambiamento del Sistema Informativo aziendale
Obiettivi
Benefici attesi
Risultati possibili
Note
Attività preliminari
Valutare se l’azienda è pronta
al cambio
Ponderare la scelta, valutare il
possibile impatto
Business case per il progetto
Primo passo: accertamento
della fattibilità del cambio
Selezione del nuovo SIA
Selezione del nuovo Sistema
informativo in base alle
esigenze aziendali
Applicando metodologie e
strumenti per la selezione,
minimizzazione del rischio di
scelte non adeguate
Scelta Fornitore del nuovo
SIA. Scelta partner che attiverà
il nuovo SIA (se diverso dal
fornitore)
Secondo passo: percorso di
selezione del prodotto più
adatto
Attivazione nuovo SIA:
linee guida
Governare l’iniziativa di
trasformazione del business
Maggiore aderenza del nuovo
SIA alle esigenze aziendali
Guida e controllo del progetto
nuovo SIA
Terzo passo: percorso per una
efficace attivazione SIA
Monitoraggio dei
risultati del progetto di
attivazione del nuovo
SIA
Definizione ex ante dei
risultati e verifica dell’aderenza
del nuovo SIA ai risultati attesi
dal progetto
Riduzione dei rischi di
disallineamento tra risultati
attesi e reali
Qualificazione e
quantificazione degli obiettivi
raggiunti
Quarto passo: verifica che il
progetto di cambio del SIA
raggiunga quanto definitio a
priori
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14. Organizzazione evolutiva: la creazione di valore
Obiettivi
Benefici attesi
Risultati possibili
Note
Primo passo: rendere comune
e condiviso l’insieme di
elementi che si ritengono
validi per capire l’andamento
del business e sui quali
impostare future azioni
Secondo passo:
concretizzazione in strumenti
operativi dei quanto definito al
passo precedente
Definizione degli
indicatore di valore
aziendali
Definire univocamente in
azienda quali sono gli
indicatori utili a seguire
l’andamento del business,
uniformare il loro significato
Visione unica del business
Efficienza nel prendere
decisioni. Migliore controllo
dei processi
Base decisionale
aziendale
Costruzione della base di
informazioni necessarie alla
previsione delle direzioni da
prendere e a monitorare
l’andamento delle vie di
business intraprese
Oggettivazione e unificazione
degli elementi utili all’azienda
per prendere decisioni
Fornire gli elementi utili alle
scelte da intraprendere,
attraverso la sintesi
dell’andamento del business
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15. Sintesi del percorso d’azione
Verifica del supporto IT al
business
Governo dell’IT
Verifica servizio IT
(Enterprise information
architecture)
Verifica possibilità miglioramenti
sistema attuale
Miglioramento sistema esistente:
definizione obiettivi e benefici attesi
Attuazione miglioramenti
Verifica raggiungimento
obiettivi e benefici previsti
Cambio sistema informativo:
definizione obiettivi e benefici attesi
Software selection e attivazione
nuovo sistema
Organizzazione evolutiva
Analisi, disegno e
miglioramento processi
Application portfolio
management (APM)
Strategia IT
Livello di
consapevolezza e
preparazione
Verifica dell’organizzazione
aziendale
Gestione progetti
Gestione del cambiamento
Enterprise acrchitecture
Strategia aziendale
Verifica raggiungimento
obiettivi e benefici previsti
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16. Organizzazione Aziendale e Sistemi
Informativi
Prospettive per un percorso di valore:
linee di intervento per la capacità evolutiva aziendale