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Präsentation DMS D3 Alpin.it

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GPMS pm workshop Präsentation von alpin.it über das Dokumentenmanagement Tool d.velop

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Präsentation DMS D3 Alpin.it

  1. 1. alpin gmbh. software, consulting & strategy Dokumenten-Management-System d.3 Joachim.pfeifer@alpin.it info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  2. 2. alpin gmbh. software, consulting & strategy Wussten Sie, dass …  in den meisten Unternehmen ca. 50% der Arbeitszeit mit der Suche nach Dokumenten verbracht wird?  ca. 25% der Unternehmensinformationen verloren gehen oder nicht auffindbar sind?  jedes Dokument durchschnittlich 5 Mal kopiert wird?  ca. 80% der Dokumente in unstrukturierter Form vorliegen? Quelle: „Gartner Group“ info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  3. 3. alpin gmbh. software, consulting & strategy Komponenten von Recherchieren & Bearbeiten Recherche Archivierung Webzugriff Eingangspost (Scannen) digitales Archiv Volltextsuche Erfassen Eingehende SQL Faxe Office-Integration Server Datenbank – Filesystem CD/DVD – Jukebox Groupware und Schnittstellen E-Mail (ERP, API) Import von Massendaten Workflow digitale Signatur info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  4. 4. alpin gmbh. software, consulting & strategy prüf en Dokumenten- Lebenszyklus erstellen/ freigeben bearbeiten archivieren info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  5. 5. alpin gmbh. software, consulting & strategy Zugriffs-Szenarien in Schnittstellen Programmier- (ERP, API) Schnittstellen Recherche Office-Integration Webzugriff d.api E-Mail d.link d.xplorer d.office d.web d.mail Rollen- und Benutzerkonzept / transparenter Zugriff digitales Archiv Server info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  6. 6. alpin gmbh. software, consulting & strategy Die 3-Schicht-Architektur von Bereich ohne direkten Die Anwender Die Schaltzentrale Zugriff durch den Anwender d.3 Applikationsserver d.3 Web-Clients @ d.3 Datenbank-Server d.3 Web-Clients d.3 File-Server d.3 Web-Clients d.3 Clients Jukebox mit Jukebox-Controller d.3 Clients d.3 Clients Scan-Station info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  7. 7. alpin gmbh. software, consulting & strategy Erfolgsfaktoren beim Einsatz von  Effizientes Erfassen  Automatismen beim Erfassung aktiver Dokumente (ERP-Anbindung)  Intelligente Barcode- und OCR-Erkennung bei der Erfassung von Papierdokumenten  Strukturierte Ablage  Aktenplan firmenspezifisch  Jedes Dokument nur einmal vorhanden  Weiterbearbeitung von Dokumenten  Workflow (ac-hoc, regelbasiert)  Vertreterregelung  Einfache, schnelle und effiziente Recherche info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  8. 8. alpin gmbh. software, consulting & strategy Vorteile und Nutzen von d3  Zentraler und einfacher Zugriff auf Dokumente aus allen Abteilungen und Außenstellen  Sicherstellen des Zugriffsschutzes  Automatisierung und zentrales Controlling von Prozessen (Workflow)  jedes Dokument ist nur einmal vorhanden  Zugriff auf alte Versionsstände  sofortiger, paralleler Zugriff auf alle Dokumente während ihres gesamten Lebenszyklus  Verhindern von Doppelarbeit und Mehrfachablage  stark reduzierte Kosten durch Prozessbeschleunigung und Effizienzsteigerung  Sicherstellung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten (5 Jahre, 10 Jahre, …) info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  9. 9. alpin gmbh. software, consulting & strategy d3 hilft Kosten zu reduzieren  Materialkosten von optischen Bearbeitungszeit Speichermedien günstiger als ohne DMS entsprechende Papierkosten  der Informationsfluss wird beschleunigt  die Bearbeitungszeiten werden verkürzt  die Auskunftsfähigkeit und damit Kundenzufriedenheit wird wesentlich verbessert Bearbeitungszeit mit DMS  die Bearbeitungszeit eines Geschäftsvorganges lässt sich mit einem Dokumenten Management System um bis zu 70% senken info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007
  10. 10. alpin gmbh. software, consulting & strategy Dokumentenmanagement Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Joachim.pfeifer@alpin.it info@alpin.it 13.02.09 © alpin gmbh 2007 0

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