Cómo protocolizar una empresa para mejorar resultados

LA EMPRESA Y SU PROTOCOLO

•Protocolización en el
mundo empresarial

•Política general de
protocolo en una empresa

•Organización de actos
empresariales

¿Qué es el protocolo en la empresa?

• Definición: Conjunto
de criterios que han
de observarse para:
– Organizar actos
públicos privados de
la empresa.
– Disponer del
ordenamiento interno
de sus cargos.
– Definir las relaciones
humanas dentro y
fuera de la empresa.

¿Para qué sirve protocolizar la empresa?

• Objetivo principal → Optimización de
beneficios.
– Cualquier intento de protocolización que
no tenga resultados inmediatos en la
cuenta de beneficios no tiene sentido.


• ¿Cómo puede
protocolizar mejorar una
cuenta de resultados?
– Diferenciándose de la
competencia.
• Logotipos
• Imagen corporativa.
• Eslóganes.
– Mejora la comunicación
interna.
– Facilita las relaciones
externas.


• Todo ello mejora
el balance pues:
– Consigue puede
conseguir un
incremento de los
ingresos.
– Optimiza los
gastos creando
una estructura
destinada a
gestionar donde
realizar dichos
gastos.

Bases y criterios protocolarios que deben
regir en la empresa.

• Flexibilidad en el uso de las técnicas
organizativas..
• Uso de protocolo comparado a miembros de
otras empresas con cargos similares a la
nuestra.
• Mecanismo aplicación de las ordenaciones
mixtas.
• Consideración de la empresa como anfitrión y
no una persona.
• Establecer las bases de ordenación de los
cargos (precedencias).

Bases y criterios protocolarios que deben
regir en la empresa.

• Fijar los distintos grupos de invitados.
• Organización del operativo de un acto de visita.
• Clasificar los distintos actos de una empresa.
• Tratamiento de las presidencias en los actos.
• Tratamiento de las autoridades y
personalidades en un acto mixto.
• Diseño del ceremonial.

El Departamento de protocolo de la empresa.

• Casi la totalidad de las
grandes empresas disponen
de un departamento de
protocolo.
• El departamento de
Protocolo se constituyen de
profesionales que dominan
el campo de las Relaciones
Públicas y Comunicación.
• Se incluyen bajo la
estructura de la Dirección
de Comunicación o la
Dirección de Relaciones
Institucionales o Externas.

Funciones del Departamento de Protocolo.

• Cubren las siguientes necesidades establecidas
en las grandes empresas:
– Ofrecer una buena imagen de la empresa y sus
ejecutivos en los actos que esta organice.
– Organizar actos de comunicación interno o externo.
– Extremar el comportamiento social de los
componentes de la empresa, hecho que hoy exige la
sociedad.
– Estudio y formación sobre el conocimiento de otras
culturas y tradiciones distintas de los países con los
que debe entablarse relación empresarial.

Saber hacer negocios en
Japón

• El pueblo japonés es tradicional y reservado.
• Para conseguir unas buenas relaciones
profesionales con un japonés, comenzaremos
por entablar una buena relación personal, ya
que ellos no diferencian entre las buenas
maneras en los negocios y en la sociedad.
• Para un japonés es muy importante la amistad,
valoran mucho a aquellos amigos que hacen
durante su vida profesional. Esto es debido a
que para ellos los negocios se hacen entre
amigos y no entre enemigos.

Saber hacer negocios en Japón

• Acostumbran a tomar sus decisiones de forma
colectiva, es por ello que si hemos de mantener una
reunión con japoneses, es aconsejable consultar a la
mayoría de nuestros interlocutores con el fin de conocer
la opinión del colectivo.
• Para un japonés, nunca podrá llevarse una negociación
a buen término
• durante un almuerzo, y menos si se toma alcohol. Por
tanto, en un almuerzo con japoneses limitaremos el
alcohol a un brindis.


• En una reunión formal en
Japón, los anfitriones se
colocan agrupados a un
lado de la mesa y la
delegación visitante al
otro.
• En caso de que la reunión
sea muy formal, cada
representante de la
empresa anfitriona y cada
miembro de la delegación
visitante se coloca en una
mesa individual y en el
centro de la sala se sitúa
el anfitrión principal para
dar la bienvenida a cada
uno de los asistentes.


• Cuando mantengamos una primera reunión con un japonés ha de ser muy
formal, posteriormente pasaremos a reuniones formales.
• En ambos tipos de reunión el lugar de honor es el más alejado de la
entrada.
• Al iniciar una reunión intercambiaremos nuestras tarjetas de visita con los
demás participantes, para así conocer los nombres y cargos de nuestros
interlocutores.
• A ser posible, esta tarjeta ha de estar escrita en nuestro idioma y en
japonés correcto. Siempre que un japonés nos ofrezca una tarjeta suya,
tenemos que intercambiársela con una nuestra.

Actualmente, los japoneses más
jóvenes no adoptan la postura de
sentarse sobre los talones, pero
todavía hay personas que sí lo
hacen, es por ello que en estas
culturas tan distintas a la nuestra es
donde más debemos hacer servir
nuestro sabio refrán de «allí donde
fueres haz lo que vieres».


• Dejemos que sean nuestros anfitriones quienes nos indiquen si
debemos sentamos sobre los talones y dónde tenemos que
descalzarnos.
• Tengamos en cuenta que para los japoneses es norma de buena
educación cruzar las piernas al sentarse. Actualmente, los
japoneses saludan con un apretón de manos a los occidentales,
aunque también mantienen su tradicional reverencia como saludo
en determinadas ocasiones.
• Es importante intentar aceptar sus invitaciones, puesto que no
hacerlo puede significar una ofensa.

Si queremos invitar a un representantes
japonés, elegiremos a uno que tenga
nuestro mismo cargo, nunca a un superior.
Las señoras japonesas no estarán
presentes en comidas y recepciones, pero
atenderán correctamente a las esposas de
sus invitados extranjeros.


• Los japoneses
acostumbran a hacer
un regalo a aquellos
colegas que visitan su
país. Se trata de un
regalo simbólico, que
representa a su país o
a su empresa.
• El envoltorio es muy
importante para ellos,
ha de estar muy bien
presentado.
• La entrega del regalo
será muy formal.


• No desenvolveremos los regalos cuando nos los
entreguen, debemos llevárnoslos envueltos a casa, a no
ser que la persona que nos obsequia nos indique lo
contrario.
• También es costumbre en Japón que tras las
negociaciones y antes de partir, hagamos un regalo al
presidente de la empresa que hemos visitado, incluso si
no lo conocemos.
• Es muy importante para ellos que seamos absolutamente
sinceros al mencionar nuestro cargo y que no intentemos
aparentar aquello que no somos.

Preceptos que debe tener en cuenta el
protocolo empresarial en relación al oficial.

• El protocolo empresarial debe
establecer las siguientes pautas
específicas:
1. Los actos de empresa reforzarán la
imagen que ésta pretende dar,
estableciendo la precedencia que
sus ejecutivos deben ocupar según
dicha imagen.
2. La ordenación de las autoridades
será respetada en la medida de lo
posible (acomodándolo en la
presidencia o en los lugares de
honor).
3. La labor del anfitrión en un acto
convocado por ella debe extenderse
a los diferentes cargos principales
que participen en él.


• El protocolo empresarial debe
establecer las siguientes pautas
específicas:
4. El Presidente de la empresa presidirá
todos los actos promovidos por ella.
5. Si delegase su representación en algún
directivo, éste presidirá y recibirá, a
efectos protocolarios, igual tratamiento
previsto para aquel.
6. El Presidente podrá ceder la presidencia
de un acto a una autoridad, personalidad
o invitado de honor, colocándose a su
derecha (presidencia par) o izquierda
(presidencia impar) cuando hay
alternancia ; o en la segunda presidencia
en las mesas imperiales.


• El protocolo empresarial debe establecer las
siguientes pautas específicas:
7. Los criterios de cesión de la presidencia deberán ser
regulados en los reglamentos de régimen interno y
siempre buscando un objetivo establecido.
8. Los miembros del Consejo de Administración, cuando
acudan a un acto como corporación, ocuparán el lugar
de preferencia de honor fuera de la presidencia, salvo en
la Junta General de Accionistas. Criterio de ordenación
corporativa.


• El protocolo empresarial debe establecer
las siguientes pautas específicas:
9. Cuando lo hagan de forma individual,
ordenación individual, se ordenarán de
acuerdo a la tabla de precedencias que se
establezcan en el reglamento de régimen
interno.


10. Los invitados que no sean autoridades se distribuirán
en dos grupos distinguiendo a efectos protocolarios
dos:
1. Los especiales, que ocuparán un lugar relevante en el acto.
2. Los convencionales, que se dispondrán a continuación.
(Para los banquetes se intercalarán las listas)


• El protocolo empresarial debe establecer
las siguientes pautas específicas:
11. Deben establecerse normas para la atención
de visitas a las sedes de la empresa y que
contemplen, el recibimiento, la atención
permanente, los regalos y las despedidas.


• El protocolo empresarial debe establecer las siguientes
pautas específicas:
12. Cuando una empresa patrocine un acto organizado por otra,
debe reservarse a efectos protocolarios un puesto en la
presidencia al representante del patrocinio. Si por razones de
Protocolo Oficial no fuera posible, en un lugar de honor,
considerándole a todos los efectos anfitrión del acto. Debe
recogerse en los expedientes un acuerdo que trate todos estos
supuestos.


13. En los actos oficiales de carácter no general
(especial), regidos por el RD 2099/83, organizados
por las autoridades y patrocinados por una empresa,
debe reservarse en la presidencia un sitio para el
representante de la empresa. Si por razones de
filantropía o inconveniencia no se optase por esta
opción, debe reservarse sitio en un puesto especial
de honor. Debe recogerse en los expedientes un
acuerdo que trate todos estos supuestos.


14. En los actos convocados por las autoridades del
Estado (locales, autonómicas o nacionales), el
presidente de la empresa que patrocina o financia
debería tener una precedencia equivalente al cargo
de Director General colocándose tras el Director
General de la institución que le corresponde. Tal
precedencia no puede aplicarse en caso de
delegación del Presidente aunque de be exigirse un
trato especial para la representación.


15. Las presidencias deben configurarse teniendo en
cuenta el tipo de actos. En los mixtos se alternan los
cargos de las empresas con las autoridades o
invitados especiales. Se realizan dos listas y se
peinan.


16. En los actos no sociales, lo consortes , de estar
presentes, ocuparán sitios en lugar especial fuera de
la presidencia y de la ordenación de invitados (no
afecta esto último a la Familia Real)


17. En los actos sociales, lo consortes o parejas , de
estar presentes, se ubicarán a continuación de sus
cónyuges, ostentando el mismo rengo que éstos y
según las normas de protocolo social ya estudiadas.


18. En los actos celebrados por empresas no se deben
usar banderas ni estandartes oficiales, sino aquellas
de la propia empresa. En caso de usarlas por asistir
una autoridad se pondrán en lugar preeminente, tras
la presidencia y un poco hacia la derecha de ésta;
las de la empresa en lado contrario, en la izquierda, y
siempre separadas unas de otras.


19. En los banquetes o comidas entendidos éstos como
actos sociales, debe situarse un representante de la
empresa en cada una de las mesas que actuará
como “anfitrión” de dicho espacio, a modo de falsa
presidencia. La distribución debe efectuase por la
técnica de peinado en actos mixtos.


20. Cuando al acto asista una autoridad de alto rango,
debe diferenciarse la recepción de ésta del resto de
los invitados o representantes de la empresa. A tal
fin se establecerán dos filas de salutaciones. Durante
el resto de los actos, tras la recepción, el anfitrión
cederá la presidencia a la alta autoridad y se situará
a su izquierda en la presidencia de los distintos
actos.


21. Para la realización de invitaciones ha de prevalecer
el nombre de la empresa a la consideración
personal del cargo que invita. A tal fin en todas las
invitaciones aparecerá el anagrama de la entidad
seguido del cargo de la persona que invita y, si
procede, del nombre de ésta. No debe invitarse a
nadie que se sabe que a ciencia cierta no acudirá,
pues se interpretaría como descortesía.


22. Todos los preceptos establecidos anteriormente
deben ser adaptados y caracterizados para cada
empresa. Todo protocolo que no esté de acorde con
la dimensión de la institución, y esté regulado de
forma armónica y sincronizado con el objetivo del
acto no cumple con la función básica de cualquier
protocolo…. Facilitar las relaciones entre
instituciones y personas.

El manual interno de protocolo

• Constituye el conjunto básico de normas y
recomendaciones aplicables a los actos
públicos y privados organizados por la empresa
teniendo en cuenta la política global de ésta.
• Lo que no debe ser:
– Un tratado exhaustivo. Debe recoger las
características generales.
– Una copia de otros manuales. Debe adaptarse a la
imagen de la empresa.
– Rígido. Como el propio protocolo ha de ser flexible.
– Estático. Debe ser dinámico siempre ampliable.

Contenidos del Manual Interno de protocolo

Manual Interno
de Protocolo

Política general Sistematización
Aspectos de
De protocolo de de
Protocolo interno
La empresa Los actos


Política general
De protocolo

Clasificación de los actos Precedencias generales en la empresa

Protocolo general para los actos Presidencia de los actos

Escenarios en los actos.
Protocolo para invitados
Decoración. Espacios…

Tratamientos de autoridades
Los símbolos
y personalidades

Los regalos Invitaciones

Medios de comunicación Saber estar


Sistematización
de los actos

Criterios en Junta General
la organización de accionistas

Inauguraciones Accionistas e invitados
Colocación de la 1ª piedra Intervenciones
Conferencias Documentación a entregar
Presentaciones Lugar y escenarios
Entrega de premios Seguridad
Actos institucionales Escenarios en la JGA


Aspectos del
protocolo interno

Área de la presidencia Relaciones con el trabajo,
y altos directivos correspondencia..

Tipos de visitas Vehículos de la empresa

Organización de viajes… Comedor en la empresa

Relaciones internacionales El servicio de protocolo

Clasificación de los actos en las empresas…

• Propios: los organizados por la empresa. La
empresa se convierte en anfitrión. Son actos no
oficiales.
– Generales: conmemoración de la empresa, o actos
que le afecten globalmente. Organizados por los
servicios centrales.
– Especiales: Actos celebrados por un motivo puntual,
organizados por una parte de la empresa, un área,
servicio o sede.
• Ajenos: la organización corresponde a terceros
pero participa la empresa o algún
representante. Queda involucrada la imagen de
la empresa. Pueden ser oficiales.

Actos propios. Clasificación

Actos propios

Corporativos Territoriales

Promovidos por los órganos
centrales de la entidad. Actos vinculados a un
Departamento o servicio,
Son de representación o Enmarcados dentro de un
vinculados al negocio y Territorio específico.
A toda la empresa.

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