Tijdens de zorgsessie in het AFAS theater hebben Paulien Nienhuis en Margriet Bolt een presentatie gegeven over de gouden combinatie tussen Lean Management en AFAS.
Driving Performance: the next generation performance management
Efficiënte bedrijfsvoering in de zorg
1. Lean-AFAS: een
gouden combinatie
Efficiënte bedrijfsvoering met Lean-AFAS optimalisatie
Woensdag 6 maart 2013
Paulien Nienhuis en Margriet Bolt
WELKOM
3. WIE IS GJALD
Gjald wordt gedreven door innovatie in
bedrijfsvoering. Door het combineren
van Lean procesoptimalisatie met
slimme softwaretoepassingen is Gjald
in staat bedrijfsvoering echt te
innoveren en professionaliseren.
Vestigingen in Drachten,
Groningen en (binnenkort)
Amersfoort
Circa 25 professionals
Landelijk opererend
INTRODUCTIE
| GJALD
4. Even voorstellen
Margriet Bolt Paulien Nienhuis
• Adviseur • Adviseur
• AFAS Expert HRM/Payroll • Bedrijfskundige
• P&O-adviseur • Lean Black Belt
• Werkzaam bij : • Werkzaam bij :
MKB, Zorg, Onderwijs MKB, Zorg, Overheid
• Harde optimalisatie • Zachte optimalisatie
• Focus op proces (systeem) • Focus op proces (mens)
VOORSTELLEN
| GJALD
6. Uitdagingen van de zorgsector
Continue druk op verbetering van de dienstverlening
Minder geld of wegvallen van activiteiten
Hoge overheadkosten
Cliënten kunnen steeds makkelijker diensten op kwaliteit
en prijs vergelijken
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
7. Behoeften in de zorgsector
Kostenreductie
Meer inzicht in eigen prestaties (financieel en niet financieel)
Intensiever relatiebeheer
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
8. Hoe spelen zorginstellingen daarop in?
Lean in het primaire (zorg)proces
Inzet van AFAS software in de bedrijfsvoering
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
9. Waar ligt nog een kans?
Lean inzetten in combinatie met AFAS t.b.v. efficiënte
bedrijfsvoering
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
10. Waar leidt efficiënte bedrijfsvoering toe?
Reductie van kosten
Tevreden patiënten/ klanten (ook: medewerkers)
Productieve medewerkers
Hoger rendement
Vraagt om optimale samenhang tussen mensen, processen en
besturingssysteem (IT)
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
11. Wat zien we in de praktijk?
Basis live
AFAS Wat zien wij:
Aankoop Onvoldoende
AFAS aandacht
veranderkundige
kant
Gewenste
Optimalisatie
interventie
stagneert
met Lean
Risico:
Voordelen
software niet
Huidige
volledig benut
interventie
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
12. Wat zien we in de praktijk?
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
13. Wat zien we in de praktijk?
‘Gedrag van de leiders is verandering in actie’
Prof. Wierdsema
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
15. Lean management
Een managementfilosofie uit de Japanse Toyota-fabrieken
Biedt een instrumentarium te werken aan het verbeteren
van kwaliteit, efficiëntie en het beheersen van kosten
Dienstverlening in Nederland begint vanaf 2008/2009
nadrukkelijk aan te sluiten
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
16. Wat is Lean management?
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
17. Wat is Lean management?
Wegnemen van verspillingen uit het proces zoals:
Onnodige overdrachten
Corrigerende werkzaamheden
Dubbele vastleggingen
Papierwinkel
Controles
Gebrek aan standaardisatie (ieder eigen werkwijze)
Bewerkelijke sturingsinformatie
Ontbreken van kwaliteitscriteria in proces (ieder geeft eigen
invulling)
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
18. Wat is Lean management?
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
19. Hoe Lean-inzichten inzetten?
Processen in kaart brengen en herontwerpen
(m.b.v. basisprincipes)
Medewerkers uit de processen betrekken en
niet (alleen) applicatiebeheerder en functioneel
beheerder
Inzetten van procesconsultants (naast
technisch consultants)
Draagvlak creëren en deskundigheid van
medewerkers optimaal inzetten
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD
21. De opdracht
De ZorgZaak:
thuiszorgorganisatie met circa 1000 medewerker
hoofdvestiging in Hoogeveen
Gjald: procesarchitect, procesbegeleider
AFAS: software-leverancier, inrichting
Zo efficiënt mogelijke inrichting van bedrijfsvoering, in het bijzonder HRM-
Payroll
VOORBEELD
MARGRIET BOLT | GJALD
22. Onze aanpak bij AFAS-optimalisatie
Borging in AFAS
• Leer
• Een
• Ander
• Nadenken
VOORBEELD
MARGRIET BOLT | GJALD
23. De aanpak
In workshops processen uitwerken en creëren van draagvlak
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD
24. De aanpak
Processen op hoofdlijnen in kaart brengen (afdelingsgrenzen vervagen)
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD