Tijdens de zorgsessie in het AFAS theater hebben Paulien Nienhuis en Margriet Bolt een presentatie gegeven over de gouden combinatie tussen Lean Management en AFAS.

1. Lean-AFAS: een
gouden combinatie
Efficiënte bedrijfsvoering met Lean-AFAS optimalisatie
Woensdag 6 maart 2013
Paulien Nienhuis en Margriet Bolt
WELKOM

2. GJALD
Introductie

3. WIE IS GJALD
Gjald wordt gedreven door innovatie in
bedrijfsvoering. Door het combineren
van Lean procesoptimalisatie met
slimme softwaretoepassingen is Gjald
in staat bedrijfsvoering echt te
innoveren en professionaliseren.
 Vestigingen in Drachten,
Groningen en (binnenkort)
Amersfoort
 Circa 25 professionals
 Landelijk opererend
INTRODUCTIE
| GJALD

4. Even voorstellen
Margriet Bolt Paulien Nienhuis
• Adviseur • Adviseur
• AFAS Expert HRM/Payroll • Bedrijfskundige
• P&O-adviseur • Lean Black Belt
• Werkzaam bij : • Werkzaam bij :
MKB, Zorg, Onderwijs MKB, Zorg, Overheid
• Harde optimalisatie • Zachte optimalisatie
• Focus op proces (systeem) • Focus op proces (mens)
VOORSTELLEN
| GJALD

5. ONZE ERVARING &
INTRODUCTIE LEAN
Paulien Nienhuis

6. Uitdagingen van de zorgsector
 Continue druk op verbetering van de dienstverlening
 Minder geld of wegvallen van activiteiten
 Hoge overheadkosten
 Cliënten kunnen steeds makkelijker diensten op kwaliteit
en prijs vergelijken
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

7. Behoeften in de zorgsector
 Kostenreductie
 Meer inzicht in eigen prestaties (financieel en niet financieel)
 Intensiever relatiebeheer
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

8. Hoe spelen zorginstellingen daarop in?
 Lean in het primaire (zorg)proces
 Inzet van AFAS software in de bedrijfsvoering
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

9. Waar ligt nog een kans?
 Lean inzetten in combinatie met AFAS t.b.v. efficiënte
bedrijfsvoering
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

10. Waar leidt efficiënte bedrijfsvoering toe?
 Reductie van kosten
 Tevreden patiënten/ klanten (ook: medewerkers)
 Productieve medewerkers
 Hoger rendement
Vraagt om optimale samenhang tussen mensen, processen en
besturingssysteem (IT)
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

11. Wat zien we in de praktijk?
Basis live
AFAS Wat zien wij:
Aankoop Onvoldoende
AFAS aandacht
veranderkundige
kant
Gewenste
Optimalisatie
interventie
stagneert
met Lean
Risico:
Voordelen
software niet
Huidige
volledig benut
interventie
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

12. Wat zien we in de praktijk?
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

13. Wat zien we in de praktijk?
‘Gedrag van de leiders is verandering in actie’
Prof. Wierdsema
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

14. AFAS-optimlisatie is verandertraject!
ERVARINGEN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

15. Lean management
 Een managementfilosofie uit de Japanse Toyota-fabrieken
 Biedt een instrumentarium te werken aan het verbeteren
van kwaliteit, efficiëntie en het beheersen van kosten
 Dienstverlening in Nederland begint vanaf 2008/2009
nadrukkelijk aan te sluiten
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

16. Wat is Lean management?
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

17. Wat is Lean management?
Wegnemen van verspillingen uit het proces zoals:
 Onnodige overdrachten
 Corrigerende werkzaamheden
 Dubbele vastleggingen
 Papierwinkel
 Controles
 Gebrek aan standaardisatie (ieder eigen werkwijze)
 Bewerkelijke sturingsinformatie
 Ontbreken van kwaliteitscriteria in proces (ieder geeft eigen
invulling)
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

18. Wat is Lean management?
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

19. Hoe Lean-inzichten inzetten?
 Processen in kaart brengen en herontwerpen
(m.b.v. basisprincipes)
 Medewerkers uit de processen betrekken en
niet (alleen) applicatiebeheerder en functioneel
beheerder
 Inzetten van procesconsultants (naast
technisch consultants)
 Draagvlak creëren en deskundigheid van
medewerkers optimaal inzetten
LEAN
PAULIEN NIENHUIS | GJALD

20. VOORBEELDCASUS
Margriet Bolt

21. De opdracht
De ZorgZaak:
 thuiszorgorganisatie met circa 1000 medewerker
 hoofdvestiging in Hoogeveen
Gjald: procesarchitect, procesbegeleider
AFAS: software-leverancier, inrichting
Zo efficiënt mogelijke inrichting van bedrijfsvoering, in het bijzonder HRM-
Payroll
VOORBEELD
MARGRIET BOLT | GJALD

22. Onze aanpak bij AFAS-optimalisatie
Borging in AFAS
• Leer
• Een
• Ander
• Nadenken
VOORBEELD
MARGRIET BOLT | GJALD

23. De aanpak
In workshops processen uitwerken en creëren van draagvlak
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

24. De aanpak
Processen op hoofdlijnen in kaart brengen (afdelingsgrenzen vervagen)
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

25. De aanpak
Gezamenlijk proces in kaart brengen
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

26. De aanpak
Verspillingen uit de processen halen (streven naar optimale inrichting)
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

27. De aanpak
Processen borgen in InSite
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

28. Tot slot: pak optimalisatie positief op
The Pianostairs – fun theory
AANPAK
MARGRIET BOLT | GJALD

29. Vragen?

30. Bedankt voor uw aandacht, kijk voor meer informatie op www.gjald.nl
GRONINGEN DRACHTEN AMERSFOORT (binnenkort)