"ECM são as estratégias, os métodos e ferramentas usadas para capturar, gerir, armazenar, preservar e distribuir conteúdo e documentos relacionados aos processos de negócio. ECM permitem o gestão da informação estruturada e não estruturada de uma organização, onde quer que a informação existe. "

1. “Relacionar processos de negócio
ao conteúdo”
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2. Quem Somos?
"A Gsoft esforça-se para
"..estabelecer uma
identidade positiva e
coerente, sendo reconhecida
como empresa competente e
de qualidade nos serviços
prestados, conseguindo o
destaque e a liderança no
mercado ..."
Carlos Santos (CEO)
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3. Visão Integrada
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4. Referências
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5. A decisão certa!
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6. Actual Situação:
O que acontece no mundo real?
O maior desafio dentro das Empresas é organizar
a informação distribuída
20% Informação Estruturada
80% Informação não Estruturada
90% da informação não estruturada não é gerida
36% é o crescimento de informação ao ano
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7. Actual Situação:
Onde armazenar a informação?
Computadores
pessoais com pastas Caixa de correio
partilhadas pessoal
Servidores Discos Externos
Corporativos com
pastas partilhadas
Isto dá segurança e partilha?
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8. Actual Situação:
E os processos?
Existe uma grande dificuldade em alinhar os
processos de negócio com o conteúdo
estruturado e não estruturado
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9. Actual Situação:
E os processos?
O ECM ajuda a “relacionar” o processo ao conteúdo
Estruturado
Não
WORKFLOW / BPM
Processos Negócio
Avaliar custo Verificar orçamento
Propor produção Verificar critérios
de aceitação
Avaliar mercado Definir estratégia
Implementar
Fim produção
Estruturado
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10. Actual Situação:
O problema - checklist
Inadequado controlo e segurança
Desorganizada estrutura de directorias
Controlo de versões fraca e inexistente
Perca de documentos
Inadequada pesquisa de documentos
Difícil partilha de informação
Ausência de automação de processos
Documentos duplicados
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11. Actual Situação:
Todos os canais da sua Empresa
ERP CRM
DMS
Não comprometa os canais da sua Empresa!
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12. A Solução
Adendo Pro®
Enterprise Content Management a decisão certa.
"ECM são as estratégias, os métodos e ferramentas
usadas para "capturar, gerir, armazenar,
preservar e distribuir" conteúdo (
documentos,registos, etc...) relacionados aos
processos de negócio.
ECM permite a gestão da informação estruturada e
não estruturada de uma organização, onde quer que
a informação exista. "
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13. O que é ECM?
RoadMap
OUTPUT
INPUT
OUTSOURCING
fonte: AIIM
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14. O que é ECM?
Captura
Integração Kofax e outros
Watch folders
Extração Metadatos
Mapeamento dinâmico
Controlo de Versões
Gestão de Dominios
XML entry
Multi-Formato
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15. O que é ECM?
Gestão
Gestão eletrónica documentos
Email Management
Gestão de Registos
Media Asset Management
Digital Asset Mangement
Web Content Managemeent
WorkFlow / BPM
fonte: AIIM
Colaboração
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16. O que é ECM?
Storage
Pesquisa, Indexação
Controlo de Versões
Check in/out
Auditoria
File System
Media Server
Integração CMS
Multi Dominio
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17. O que é ECM?
Entrega
Serviços conversão
Gerador de documentos
Sindicância
CMS Web
Serviços de Indexação
Auditoria
Watermark
Right Management
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18. O que é ECM?
Arquivo
Gestão Arquivos fisicos
Gestão ciclo de vida
Regras de temporalidade
File System Management
Multi Dominio
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19. O que é BPM?
Orientado aos processos
"BPM é um modelo de gestão que sustenta a
Editor gráfico de processos governança de um ambiente de processos de
negócio em direção ao objetivo de aprimorar a
Regras de automação agilidade e a performance operacional.
fonte: Gartner
Notificações por e-mail
Indicação de etapa dos processos
Standard BPMN e Swim Lanes
Integração Web-Services
Anexar Formulários
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20. Resultados
Aumentar produtividade
Reduzir repetição tarefas
Proteger Informação
Aumentar eficiência
Reduzir custos
Aumentar transparência
Cumprir regulamentação
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21. Plataforma Tecnológica
100% Java-based (Windows, Linux, Unix, MacOs)
Escalabilidade & Desempenho Web Server Socket
Web UI | Desktop | WebDav | SOAP J2EE | COM | JSR
Utilização Open Source Enterprise Content Management
DM WCM RM DAM IMG
Capacidade de Integração
WorkFlow / BPM
Services Services Services Services Services
Base dados (Sql,MySql,Oracle...) Shared Core Services
Security | Metadata | Archiving | Administration | Conversion
SOA - Orientada a Serviços Repository Services
Content| Index| Data
Content XML Based
File Store File Store File Store
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22. A aplicação
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23. A aplicação
WorkSpace
“O Adendo Pro disponibiliza por
defeito diversos WorkSpace, no
entanto o número de
WorkSpace não tem limite.
É possível personalizar
WorkSpace, definindo os tipos
de Conteúdos e os metadatos.
Com esta abordagem o cliente
pode personalizar a Adendo Pro
em função do seu tipo de
negócio"
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24. A aplicação
WorkSpace GED
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25. A aplicação
WorkSpace GED
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26. A aplicação
WorkSpace Media
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27. A aplicação
WorkSpace Tools
"criação de elementos
relacionados, através
de parametrização
"comutar o layout do
definimos as relações
resultado da
"pesquisa texto livre, entre elementos..."
pesquisa"
disponibilizando
todas as
funcionalidades tipo
google"
"pesquisa avançada,
sendo possível definir
quais os Metadatos
disponiveis para
pesquisa"
"Acções sobre os
elementos, resultado
"Selecção do elemento a
do critério de
criar"
pesquisa"
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28. A aplicação
FILTROS
Para cada WorkSpace é possível definir quais os tipos de conteúdos
que são visualizados e ainda eleger os metadatos que passam a CUSTOMIZAÇÃO
fazer parte dos filtros de selecção.
Em função do critério de pesquisa os filtros identificam o numero
de elementos que estão identificados com aquele filtro, permite FILTROS
rapidamente identificar/qualificar o resultado de uma pesquisa, e DINÂMICOS
assim navegar em função desses filtros.
Através da parametrização é possível definir a relação (Hierarquica)
entre os diversos elementos que constituem o repositório, esta HIERARQUIA
capacidade permite inserir na zona de filtros em função do ELEMENTOS
resultado de uma pesquisa a hierarquia desses elementos e o
numero de elementos em cada um dos nós.
É possível construir filtros temporais em função de critérios, como FILTROS
por exemplo "hoje" , "ontem" , "mês passado" , "semana passada" TEMPORAIS
e assim utilizar estes filtros para filtrar conteúdos.
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29. A aplicação
PASTAS
Através da parametrização é possível disponibilizar pastas de
contribuição, estas pastas estão mapeadas a diretorias de
CONTRIBUIÇÃO
FileSystem, sendo possível por WebDav,Upload e Move arrastar
conteúdos,para que o Adendo Pro os insira no repositório. Estas
pastas podem ter perfil de forma a que determinados metadatos
possam logo ser mapeados.
Seguinda a mesma abordagem das de "Contribuição" estas pastas
permitem por Drag&Drop entregar conteúdos em diretorias de ENTREGA
FileSystem. Esta operação permite ainda definir qual o
"renderização" a entregar.
Estas pastas permitem ao utilizador organizar a informação do
repositório através de uma estrutura virtual de pastas. Estas pastas PESSOAIS
possuem a mesma funcionalidade de poder mapear metadatos
para os elementos que são "arrastados" para essas pastas.
Num âmbiente colaborativo, esta funcionalidade é
importante, uma vez que permite partilhar pastas "pessoais" para PARTILHA
outros utilizadores ou grupo de utilizadores.
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30. A aplicação
Histórico
Em função de um critério de pesquisa o Adendo Pro, permite
guardar o critério para que mais tarde possa ser re-utilizado. Ao PESQUISAS
gravar o critério é possível atribuir um título, para melhor GRAVADAS
identificação.
O utilizador tem sempre dispónivel o acesso ás últimas pesquisas ÚLTIMAS
efectuadas, e assim poder usar esse critério para filtrar os seus PESQUISAS
conteúdos.
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31. A aplicação
Resultado pesquisa
A interface que disponibiliza o
resultado de uma pesquisa é CUSTOMIZAÇÃO
totalmente parametrizável. Por tipo
de conteúdo é possível definir os
metadatos que são disponibilizados.
O Adendo Pro tem um úncio ponto de
pesquisa por WorkSpace, por exemplo
a pesquisa de entidades, um processo, UNIFORMIZAÇÃO
um pedido de compra, uma factura ,
etc, é sempre feita no mesmo
interface. Esta abordagem permite ao
utilizador chegar á informação de
forma mais rápida e precisa.
Na interface que disponibiliza o
resultado da pesquisa é possível
MONITORIZAÇÃO
inserir elementos gráficos que
permitam identificar por exemplos
estados de workflow associada ao
conteúdo.
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32. A aplicação
O Conteúdo
A essência associado ao elemento é renderizada em função do tipo de
conteúdo, o Adendo Pro converte nativamente diversos formatos
para que a visualização da essência seja uniforme. Por exemplo os VISUALIZAÇÃO
conteúdos Office ao serem inseridos no Adendo Pro, é gerada uma
versão PDF, para os videos é gerada a versão Proxy, para as imagens
uma versão baixa resolução.
Na interface de visualização do conteúdo, os Metadatos estão
distribuidos por secções para uma melhor leitura da informação. As SECÇÕES
secções e os metadatos estão disponiveis ao utilizador em função das
permissões.
O Adendo Pro tem a capacidade de gerir localizações das essências
dos conteúdos. Para um conteúdo podemos ter diversas LOCALIZAÇÕES
renderizações de uma essência, por exemplo a versão web está num
local e o original noutro e ainda os thumbnail noutro.
O potente motor de pesquisa e indexação que o Adendo Pro utiliza
permite implementar regras que permitem para um determinado tipo SEMELHANTES
de conteúdo definir quais os critérios, de procurar conteúdos
semelhantes, permite ainda implementar regras de relevância.
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33. A aplicação
Classificar
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34. A aplicação
Upload
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35. A aplicação
WorkFlow
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36. A aplicação
Monitorização
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37. A aplicação
WorkFlow / BPM
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38. A aplicação
Segurança
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39. A aplicação
Termos
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40. A aplicação
Plano de Classificação
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41. A aplicação
Atividade
O Adendo Pro disponibiliza uma interface que permite
acompanhar a atividade ( novos
conteúdos, alterações, remoçoes, novas ATIVIDADE
relações, etc..) nos conteúdos que o utilizador tem
acesso. Esta funcionalidade facilita o trabalho
colaborativo dentro das organizações.
O Log de Acessos assume uma função importante no
Adendo Pro, uma vez que permite para cada LOG
conteúdo saber quais as acções que lhe foram
efetuadas. Através desta funcionalidade o Adendo Pro ACESSOS
permite implementar rotinas de retenção de
conteúdos.
Para cada acção que é efetuada a um conteúdo o
Adendo Pro cria uma versão nova, infromando quais AUDITORIA
os metadatos alterados. O Adendo Pro faz
versionamento de dados e de essências.
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42. Versão actualizada em : https://www.slideshare.net/gisp/adendo-pro-cms
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“Relacionar processos de negócio ao conteúdo” Conectar Conteúdo