Events und Aktionen managen

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Slides zur Piratenakademie vom 28.11.2010 in Basel zum Thema "Events & Aktionen managen"

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Events und Aktionen managen

  1. 1. Events & Aktionen managen Piratenakademie vom 28.11.2010 Michael Gisiger, Bern // www.wortgefecht.net / @wortgefecht / gis@wortgefecht.net //
  2. 2. Agenda Einleitung Warum Events? Arten von Events Phasen Eventmanagement Eventmanagement-Prozess Konzeptualisierung Inhalt des Konzepts Zielgruppen und Ziele Planung Team Agenda/Programm Budget Werbung/Medien Logistik Rechtliches (Schweiz) Durchführung Nachbearbeitung Nachfassen Erfolgsmessung Ausblick Nachhaltigkeit Methodenkoffer Fragen & Feedback
  3. 3. Lernziele Die Teilnehmer kennen die Phasen des Eventmanagements und den Eventmanagement-Prozess, können die einzelnen Schritte selbständig bearbeiten, wissen, wie sie Events und Aktionen nachhaltig gestalten können, und haben einen ersten Methodenkoffer für die Veranstaltungsgestaltung zur Hand.
  4. 4. Einleitung Warum Events? Arten von Events Phasen Eventmanagement Eventmanagement-Prozess
  5. 5. Warum Events? Events eignen sich hervorragend, um emotionsstark zu kommunizieren. Events zeichen sich durch einen ausserordentlich hohen Aufmerksamkeits- und Erinnerungswert aus. Realität der postmodernen Gesellschaft: Austauschbarkeit von Produkten und Dienstleistungen Austauschbarkeit von Marken, Firmen und Images Zunehmender Kommunikationswettbewerb Informationsflut Geringes Involvement der Zielgruppen Erlebnis-/Spassgesellschaft (Suche nach Reizen) Unmittelbares Erleben vs. mediatisierter Konsum
  6. 6. Warum Events? Warum auch in der Politik Events zum Standard gehören: Emotionen sind stärker als Argumente! Events bieten das höchste Emotionalisierungspotential. Events eignen sich hervorragend zur Aktivierung der Zielgruppe (gemeinsame Erlebnisse schaffen).
  7. 7. Emotion Mill Quelle: http://www.mydbtlife.com/2010/04/april-18th-25th-2010.html
  8. 8. Zum Eventbegriff Events (Holzbaur 2010) Eventbegriff beschreibt keine objektiv messbaren Eigenschaften Eventcharakter einer Veranstaltung, eines Ereignisses ist subjektiv Event übersetzt heisst Ereignis, Vorfall, Begebenheit, Veranstaltung, Wettkampf Ereignischarakter Erinnerungswert Einmaligkeit (keine Routine) Aktivierung der Teilnehmer Zusatznutzen für Teilnehmer Geplantheit und Inszenierung Verbindung von Eindrücken und Symbolik
  9. 9. Kommunikation mit Events Information Kenntnisse der Zielgruppen? Nicht über- / unterfordern Welche Kenntnisse sollen vermittelt werden? Emotion Stimmung in den Zielgruppen? positiv / negativ Welche Gefühle sollen angesprochen werden? Motivation Wie motiviert ist die Zielgruppe bereits? Hemmnisse / Förderfaktoren / wer motiviert? Aktivierung Ziele klar definieren: Interesse wecken? Erinnerung verankern oder Handlung auslösen?
  10. 10. Phasen Eventmanagement
  11. 11. Eventmanagement-Prozess
  12. 12. Konzeptualisierung Inhalt des Konzepts Zielgruppen und Ziele
  13. 13. Inhalt des Konzepts Das Konzept beantwortet im Wesentlichen die folgenden Fragen: Quelle: http://www.fw-c.ch/pdf/fwc_Event_Marketing_VR.pdf
  14. 14. Ziele Was will ich mit dem Event erreichen? Ziele sollten SMART sein: spezifisch (specific) messbar (measurable) erreichbar (attainable) realistisch (realistic) terminiert (time-bound) Qualitative vs. quantitative Ziele
  15. 15. Ziele Qualitativ Bewusstseinsbildung Emotionalisierung und Aktivierung Commitment Information und Kommunikation Imagebildung PR-Wirkung (Multiplikatoren-Event) Quantitativ Gewinnsteigerung Neukundenakquise Verkauf Wachstum Leadgenerierung (PR- Events) Steigerung Kundenzufriedenheit
  16. 16. Zielgruppen Möglichst exakte Eingrenzung des Zielpublikums ist wesentlicher Erfolgsfaktor: direkte, also effektive Ansprache klare, spannend inszenierte Botschaften Aktivierung der Teilnehmer Achtung: fortschreitende Fragmentierung der Gesellschaft erlaubt kaum mehr eine umfassende Segmentierung!
  17. 17. Segmentierung "Hard Facts" Alter Geschlecht Funktion Beruf Ausbildung Region Einkommen ... "Soft Facts" Interessen Bedürfnisse Bildungsstand Politische Gesinnung "Empörungspotential" ...
  18. 18. Ansprache und Tonalität C'est le ton qui fait la musique! Jede Zielgruppe verlangt nach einer eigenen Tonalität, abhängig auch von: Information Emotion Motivation Aktivierung
  19. 19. Konzeptualisierung Vor der Planung die folgenden Schlüsselfragen beantworten: 1. Was sind die Ziele des Events? 2. Wen will ich an diesem Event erreichen? 3. Wie kann ich den Event planen, damit ich diese Ziele und Zielgruppen erreiche?
  20. 20. Planung Team Agenda / Programm Budget Werbung / Medien Logistik Rechtliches (Schweiz)
  21. 21. Team Die Bildung eines funktionierenden Teams ist eine der zentralen Aufgaben der Planungsphase. Ein gutes Team kann zusammenarbeiten unterstützt sich gegenseitig bei der Aufgabenerfüllung beendet gesetzte Ziele hat Spass bei der gemeinsamen Arbeit Kernfragen Wie organisieren wir uns? (Struktur) Wie arbeiten wir zusammen? (Arbeitsabläufe)
  22. 22. Agenda / Programm Kernfragen Wann findet der Event statt? Wo findet er statt? Welches ist der zeitliche Ablauf? Welche Programmpunkte unterstützen welche Ziele? Welche Veranstaltungsform(en) unterstützen die Ziele bzw. sprechen welche Zielgruppe an? Grobplanung Detailplanung
  23. 23. Dramaturgie & Inszenierung Dramaturgie befasst sich mit der Struktur, der abstrakten Form, Bauformen, Handlung, Motiven, Figuren, Spannung und Entwicklung. Inszenierung ist die konkrete Form und umfasst die szenischen Mittel: Protagonisten, Darstellungsart, Bühne, Raum, Technik, Medien. Beide konrketisieren die Idee, geben ihr Struktur und Form. Beide sind Teil des Konzepts, zusammen mit Agenda und Programm.
  24. 24. Budget Die Kalkulation erfolgt in drei Schritten 1. Vorkalkulation (vorausschauend, das eigtl. Budget) 2. Zwischenkalkulation (laufender Soll-Ist-Vergleich) 3. Nachkalkulation (Grundlage für Schlussabrechnung) Neben den Selbstkosten fallen in der Regel auch Fremdleistungskosten (Beiträge an Dritte) an: 1. Vorbereitungskosten 2. Durchführungskosten 3. Nachbearbeitungskosten
  25. 25. Budget Vorbereitungskosten Konzept Teilnehmermanagement Kommunikation Honorare Durchführungskosten Veranstaltung: Raum Bühne, Technik Referenten Inszenierung: Künstler SUISA, ... Medienproduktion Gebühren, Steuern Catering Security Transporte Versicherungen Dokumentation und Kommunikation Nachbearbeitungskosten Evaluation Erfolgskontrolle
  26. 26. Werbung Wie erreiche ich meine gewünschten Teilnehmer? Mögliche Promotionskanäle Einladungen: face-to-face, E-Mail, Telefon, Post Flyer und Plakate, Inserate Ankündigung während / Präsenz an ähnlichen Events Webseite, Social Media Below-the-Line / Guerilla Word of Mouth!
  27. 27. Medien Besitzt mein Event Nachrichtenwert? Evtl. sogar Inszenierung (nur) für die Medien (Gehört in die Ziele!)? Klassische Medienarbeit Medienmitteilung(en) Medienkonferenz Medienpartnerschaft Anwesenheit von Medienschaffenden am Event Social Media Verbreiten über Social Media Plattformen Inhalte zur Verbreitung bereitstellen, selber verbreiten Gezieltes Kontaktieren / Einladen von Multiplikatoren
  28. 28. Logistik Die Logistik umfasst alle Details, die den Event stattfinden lassen. Die folgenden Tasks müssen dabei beachtet werden: Zeitplan Lokalität Referenten und andere Personen Technik, Material Verpflegung Anmeldeprozess Registrierung Unterkunft Transport Dokumentation Abfallkonzept ...
  29. 29. Rechtliches (Schweiz) Zu beachten Urheberrechte (SUISA) Versicherungen Haftpflicht (Sach-/ Personenschäden) Schversicherungen (Elektronik, Mfz, ...) kurzfristige Unfall- versicherung für Teilnehmer Ausfallversicherung (individuell) Politische Propaganda fällt nicht unter Wirtschaftswerbung daher kein Lauterkeitsrecht Schranken der polit. Meinungsäusserung: ZGB, StGB RTVG (keine TV- Werbung z.B.)
  30. 30. Durchführung
  31. 31. Nachbearbeitung Nachfassen Erfolgsmessung
  32. 32. Nachfassen Das Nachfassen (auch Follow-up) nach einem Event kann grob in vier Kategorien aufgeteilt werden: 1. Korrespondenz 2. Angebot / Call-to-Action 3. Versenden / Bereitstellen von Unterlagen 4. "In die Zukunft schauen"
  33. 33. Nachfassen Korrespondenz Festigen der Kontakte Allen Beteiligten Dank ausdrücken (schriftlich) Angebot / Call-to-Action Allen Teilnehmern ein konkretes Angebot machen Teilnehmer zum Handeln bewegen / aufrufen Versenden / Bereitstellen von Unterlagen Allen Beteiligten Zugang gewähren zu Videos, Bildern, Zusammen-fassungen etc. Medien- / Social-Media- Berichterstattung sammeln und bereitstellen "In die Zukunft schauen" Weitere Schritte / Events planen Lessons learned (cf. Erfolgsmessung)
  34. 34. Erfolgsmessung Im Vorfeld müssen klare und realistische Ziele definiert werden (cf. Konzeptionierung). Darauf aufbauend sind die folgenden Fragen zu klären: Was soll gemessen werden? Wer misst? Wann wird gemessen? Wie wird gemessen? Wie wird ausgewertet? Was ist die Erfolgsmessung wert (wieviele Mittel werden dazu bereitgestellt)?
  35. 35. Erfolgsmessung Was waren die Ziele? quantitativ qualitativ Wie waren die Massnahmen? angemessen effektiv Welche Parameter sind wichtig? Motivation Inhalte Lang-/Kurzfristigkeit Auswertung von Zahlen Teilnehmer Absatz Teilnehmerbefragung alle Teilnehmer repräsentative Auswahl spezielle Auswahl Interview Fragebogen andere Form Zeitpunkt vor dem Event während dem Event nach dem Event
  36. 36. Ausblick Nachhaltigkeit Methodenkoffer
  37. 37. Nachhaltigkeit Events können in sehr unterschiedlicher Weise die Umwelt beeinflussen: Reisetätigkeit / Verkehrsaufkommen Ressourcenverbrauch Abfallaufkommen Diese Faktoren sind darum möglichst früh in den Planungs- prozess einzubeziehen. Nachfolgend die wichtigsten Handlungsfelder, die es zu beachten gilt (BMU 2008).
  38. 38. Nachhaltigkeit Mobilität Veranstaltungsort und Unterbringung der Teilnehmer Energieverbrauch Beschaffung von Produkten und Dienst- leistungen Catering Abfallmanagement Umgang mit Wasser Gast- / Referenten- geschenke Kommunikation Soziale Aspekte
  39. 39. Methodenkoffer Verschiedene Arten von Events bzw. Methoden zur Moderation etc. sind nicht Teil dieser Ausführungen. Trotzdem stelle ich hier einige Event-Typen bzw. Methoden kurz vor, die einen ersten Methodenkoffer bilden, aus dem geschöpft werden kann. Die Zusammenstellung bricht bewusst aus dem engen Begriff des Event- marketings aus. Weiterführende Links ergänzen die kurzen Beschreibungen.
  40. 40. Methodenkoffer Podiumsdiskussion Max. 6 Teilnehmer diskutieren mit einem Moderator ein Thema von hoher Relevanz vor einem Publikum. http://de.methopedia.eu/Podiumsdiskussion Gruppendiskussion Offene Diskussion innerhalb von verschiedenen geschlossenen und/oder Fokusgruppen zu bestimmten Themen. http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=508 Runder Tisch Demokratisches Gesprächsforum. Möglichst viele relevante Interessengruppen kommen zu einer Problemstellung zusammen und erarbeiten im Konsens Lösungen. http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=332
  41. 41. Methodenkoffer Zukunftswerkstatt Eine Gruppe erarbeitet Lösungsvorschläge oder Umsetzungsstrategien zu einem Thema oder einem Problem. http://www.bpb.de/methodik/J4X0OC,0,0,Anzeige_einer_Methode.html?mid=194 http://de.methopedia.eu/Zukunftswerkstatt Amerikanische Debatte Selbstständigen Erarbeiten von Argumenten bei kontroversen Themen und kontrollierter Austausch von Argumenten in einer Gruppe. http://de.methopedia.eu/Amerikanische%20Debatte Roadshow Mit Roadshows werden die Zielgruppen direkt dort angesprochen, wo sie sich aufhält: auf Strassen und öffentlichen Plätzen. Gerade auch in der Politik von Bedeutung. http://www.kurze-promotion.de/roadshow.htm
  42. 42. Methodenkoffer World-Café Dialog- und Workshop-Methode, die darauf abzielt, möglichst viele Beteiligte zu Wort kommen zu lassen und ihnen so Mitwirkung und Engagement zu ermöglichen. http://de.wikipedia.org/wiki/World-Caf%C3%A9 BarCamp / Un-Conference Eine offene Tagung, deren Ablauf und Inhalte von den Teilnehmern im Tagungsverlauf selber entwickelt werden. http://de.wikipedia.org/wiki/BarCamp http://www.franztoo.de/?p=113
  43. 43. Fragen & Feedback
  44. 44. Quellen und Literatur Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit BMU (2008): Leitfaden für die umweltgerechte Organisation von Veranstaltungen, online: Link Holzbaur, Ulrich et alt. (2010): Eventmanagement. Veranstaltungen professionell zum Erfolg führen, Heidelberg (Springer). Marti, Hanspeter et alt. (2006): Recht in Marketing und Kommunikation, Zürich (recht-so.ch) Schmitt, Irmtraud (2006): Praxishandbuch Event Management, Wiesbaden (Gabler). Wurm, Christiane (2009): Professionelles Event- und Veranstaltungsmanagement, Renningen (expert). Checklisten online (Auswahl): Deutsch Englisch Online Eventlexikon: http://www.eventlexikon.eu/
  45. 45. Wortgefecht - Michael Gisiger Gutenbergstrasse 41 CH-3011 Bern www.wortgefecht.net Lizenz Namensnennung 2.5 Schweiz (Attribution 2.5 Switzerland) Sie dürfen das Werk vervielfältigen, verbreiten und öffentlich zugänglich machen; Bearbeitungen des Werkes anfertigen. Zu der folgenden Bedingung: Namensnennung. Sie müssen den Namen des Autors/Rechteinhabers in der von ihm festgelegten Weise nennen (wodurch aber nicht der Eindruck entstehen darf, Sie oder die Nutzung des Werkes durch Sie würden entlohnt). Bildquellen Wenn nicht anders angegeben, wurden die Abbildungen entweder vom Autor selber angefertigt oder stammen von stock.xchng (www.sxc.hu).

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