Journée nationale "Accompagnement des projets Hôpital 2012 SI production de soins" du 2 février 2012

1. Cohabitation Dossier Patient
Informatisé (DPI) et Dossier
Patient Papier (DPP) :
Facteurs clés de succès
Journée nationale du 2 février 2012
Agence Nationale d’Appui à la Performance
des établissements de santé et médico-sociaux

2. Liens d’intérêt avec les industries de santé
en rapport avec le thème de la présentation (loi du 4 mars 2002)
1 – Titulaire de brevets/Porteur de parts sociales ou membre
d’une structure de gouvernance ou salarié ! ANAP..................................
2 – Consultant ou membre d’un Conseil scientifique
! CNOP ………......................
3 – Conférencier ou auteur/rédacteur rémunéré d’articles ou
documents
! Néant ………......................
4 – Prise en charge de frais de voyages, d’hébergement ou
d’inscription à des congrès ou autres manifestations
! ANAP, CNOP.......................
5 – Investigateur principal d’une recherche ou d’une étude
clinique ! Néant ………......................
6 – Co-Investigateur d’une étude clinique ! Néant ……….......................
Philippe Manet

3. Contexte : la cohabitation DPP/DPI,
sujet d’actualité des revues H2012
projets H2012 en phase de déploiement
stockage informatique des données patients
persistance du dossier papier
Ü La cohabitation DPP / DPI mérite une analyse
spécifique.
stratégie => dossier de référence
organisation associée
2

4. DPI / DPP : notions de base
Le « zéro papier » n’est pas une fin en soi
objectif : une information
unique
fiable
partageable
L’information peut prendre 2 formes :
o figée papier ou numérisée => non exploitable
o donnée vivante (base de données) => exploitable
3

5. Les situations de cohabitation
EXEMPLE :
1ère informatisation
Temps
Avant projet DPI 1 Déploiement : période transitoire Post déploiement 2 Cible
§Période 1 : Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI
§Période 2 : Cohabitation résiduelle en fin de déploiement
4

6. La situation type :
« Cohabitation de fait pendant le déploiement du DPI »
Unité
de
soins
1 Unité
de
soins
2
(DPP) (DPI)
PATIENT
Unité
de
soins
1 Unité
de
soins
4 Unité
de
soins
3
(DPP) (DPP) (DPI)
5

7. Les processus potentiellement impactés
par l’informatisation
• Consultation externe
• Hospitalisation – Accueil du patient
• Hospitalisation – Production des actes cliniques
• Hospitalisation – Production des actes médico techniques
• Hospitalisation – Coordination et planification
• Hospitalisation – Sortie du patient
• Urgences (SAU)
• Exploration fonctionnelle
• Gestion des identités patients
• Gestion des documents médicaux
• Archivage
• Transfert patient
Ü Liste non exhaustive, à compléter selon le contexte de votre établissement
Processus internes à l’unité de soins
Processus inter-unités de soins
7

8. Exemple d’un processus impacté : la
consultation externe
8

9. Les préconisations ANAP
q Identifier les situations de cohabitation
DPP/DPI
l’ANAP propose q Identifier les risques associés
une analyse
spécifique de la q Construire une démarche
cohabitation
q maîtriser ces risques
DPP / DPI
q via une analyse des processus métiers
q pour atteindre les objectifs de l’informatisation
objectif : une information
unique
fiable
partageable
10

10. Identification des risques
Sécurité
du patient
Juridiques et Organisationnels
administratifs
11

11. Risques sécurité patient Risques liés
à la sécurité
du patient
Origine : Conséquences :
§ Processus cibles non § Dispersion de l’information
définis et / ou non entre les différents DPP ou
appliqués DPI
§ Utilisation partielle du DPI § Hétérogénéité /
ou du DPP incohérence des Prise en
§ Ressaisies incontrôlées informations charge non
§ Difficultés pour accéder à
§ Perte d’informations optimisée
l’information § Rupture dans la
§ Difficultés pour numériser coordination de la prise en
charge
des documents
12

12. Risques juridiques et administratifs Risques
juridiques et
administratifs
Origine : Conséquences :
§ Processus cibles non § Non-conformité aux
définis et / ou non exigences de la
appliqués Certification
§ Utilisation partielle du DPI
ou du DPP § Non-conformité aux
obligations Situation de
§ Ressaisies incontrôlées règlementaires en
matière de gestion des
contentieux
§ Difficultés pour accéder à
archives
l’information
§ Difficultés pour numériser
des documents
13

13. Risques organisationnels Risques
organisationnels
Origine : Conséquences :
§ Processus cibles non § Cohabitation de
définis et / ou non plusieurs processus non
appliqués maîtrisés et parfois non
définis perte de
§ Utilisation partielle du DPI performance
ou du DPP § Rupture de la chaîne de
production de
§ Ressaisies incontrôlées l’information mauvaise
§ Difficultés pour accéder à acceptation
§ Perte d’efficience liée à
l’information une information atomisée de la solution
§ Difficultés pour numériser
§ nécessité de ressaisies
des documents
14

14. Les pistes de réflexion
DPP vers DPI DPI vers DPP
§ Les moyens envisageables : § Les moyens envisageables :
ü Coexistence physique ü Impression
ü Numérisation ü Accès en lecture
ü Saisie des données
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15. DPP vers DPI : coexistence physique
Avantages Inconvénients
§ Aucun surcoût immédiat § Risque majeur d’incohérence
§ Risque de perte d’information
§ Recopie occasionnelle non
maitrisée
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16. DPP vers DPI : numérisation
§ Globale / sélective
§ Centralisée / décentralisée (formation / matériel)
Options § Synchrone / asynchrone (avant ou après)
§ Traitement des originaux
=> Coûts variables
Avantages Inconvénients
§ Facilité d’archivage § Process nécessitant du temps
§ disponibilité et transmission § Information non exploitable
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17. DPP vers DPI : saisie des données
§ Forcément sélective
Caractéristiques § Personnel spécialisé
§ Processus de validation à définir
Avantages Inconvénients
§ Favorise l’interactivité et § Risque d’erreurs (ressaisie)
l’exploitation des données § Nécessité de validation
(information vivante)
§ Coûts
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18. DPI vers DPP : impression
§ Synchrone ou a posteriori
§ Fiches de transmission à paramétrer par besoin
Options spécifique
§ Destruction des papiers édités
Avantages Inconvénients
§ Encore indispensable pour § Consommation papier
l’extérieur § Identification de l’information
pertinente en amont
§ ne pas tout imprimer !!!
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19. DPI vers DPP : accès en lecture
§ Accès informatique (uniquement consultation) pour les
Caractéristiques acteurs non déployés
Avantages Inconvénients
§ Aspect pédagogique facilitant le § Impacts sur le calendrier de formation
déploiement § Impacts sur le déploiement du matériel,
du support utilisateur et des
autorisations
§ Risque d’une demande d’accélération du
déploiement
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20. La démarche proposée
1 – Etat des lieux et cartographie des dossiers patients
2 – Identification des processus impactés
3 – Formalisation des processus cibles avec analyse
d’impacts et de risques
4 – Validation et diffusion des processus cibles

21. Facteurs clés de succès
L’étude de la cohabitation doit être menée de préférence
en même temps que l’étude relative au déploiement du DPI
Elle nécessite d’être menée par une équipe
multidisciplinaire selon une approche par processus
métiers
Cette réflexion est un chantier à part entière qui doit être
mené de manière itérative durant tout le projet.
Ü l’atelier de réflexion de la prochaine campagne de
revues régionales sera dédié à la cohabitation DPI / DPP
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22. L’ANAP vous propose…
• Des ateliers sur le sujet lors des prochaines
revues régionales :
–Analyse de cas
• Une capitalisation sur le sujet :
–Bonnes pratiques
–Eléments méthodologiques
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23. Merci de votre attention
Dr Philippe Manet
Philippe.Manet@anap.fr
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