Il mio intervento al Convegno Formez

1. Collaborare in intranet Dalla comunicazione interna ad uno spazio di lavoro collaborativo

2. - Quali obiettivi? - Comunicare con i dipendenti Fare formazione Automatizzare delle attività Condividere le conoscenze Informare i dipendenti Fornire servizi online Distribuire documentazione Fare community Velocizzare dei processi interni Intranet “top down” e generaliste (simil house organ) Intranet “bottom up” e profilate

3. - House organ e intranet - Top-down nei contenuti Periodicità di pubblicazione Unidirezionalità nella comunicazione Redazione ristretta La redazione scrive Finalità solo comunicativa Bottom-up nei contenuti continuità di pubblicazione Bidirezionalità nella comunicazione Redazione allargata La redazione NON scrive Finalità comunicativa, di servizio e operativa House organ Intranet Slsjklsjsadalkdjalsd jasjsalò sàdsdsdsdjaasdkas ùdaslòdas òldsajd jasòdasd òàasjdas dàaslòdasd asàdasd sldasàdsa oòàdas òàdàd àasdlòasd klassjsdòlf sdàfsdfjs dfsdjklf sdfsdf sdfsdfsdfadkas ùdsapùd asùd aspè Àkdwsèap asdksaòdkasùdkaùsdkùasdk ask ùaskdasfj esjopdrtgu iojgsd fipèùwe rèùis f +’wetpuseràosdfsdgf dsf àg dfgjdfg jdflògjdfgjdfjàdffgòsldvcjsdfdsjgdjgsdgjsdòlsdjòsdjgsdjgòlsdgjsdgjsdlògjàsdgjlsàgsàdgòàdgsd sdòlksdòlgsdòlgkòsdgksdgeds slòfsdòlfsdfgsdf jsdàfs fsdfsldflsdfsàfàsàdl Slsjklsjsadalkdjalsd jasjsalò sàdsdsdsdjaasdkas ùdaslòdas òldsajd jasòdasd òàasjdas dàaslòdasd asàdasd sldasàdsa oòàdas òàdàd àasdlòasd klassjsdòlf sdàfsdfjs dfsdjklf sdfsdf sdfsdfsdfadkas ùdsapùd asùd aspè Àkdwsèap asdksaòdkasùdkaùsdkùasdk ask ùaskdasfj esjopdrtgu iojgsd fipèùwe rèùis f +’wetpuseràosdfsdgf dsf àg dfgjdfg jdflògjdfgjdfjàdffgòsldvcjsdfdsjgdjgsdgjsdòlsdjòsdjgsdjgòlsdgjsdgjsdlògjàsdgjlsàgsàdgòàdgsd sdòlksdòlgsdòlgkòsdgksdgeds slòfsdòlfsdfgsdf jsdàfs fsdfsldflsd Slsjklsjsadalkdjalsd jasjsalò sàdsdsdsdjaasdkas ùdaslòdas òldsajd jasòdasd òàasjdas dàaslòdasd asàdasd sldasàdsa oòàdas òàdàd àasdlòasd klassjsdòlf sdàfsdfjs dfsdjklf sdfsdf sdfsdfsdfadkas ùdsapùd asùd aspè Àkdwsèap asdksaòdkasùdkaùsdkùasdk ask ùaskdasfj esjopdrtgu iojgsd fipèùwe rèùis f +’wetpuseràosdfsdgf dsf àg dfgjdfg jdflògjdfgjdfjàdffgòsldvcjsdfdsjgdjgsdgjsdòlsdjòsdjgsdjgòlsdgjsdgjsdlògjàsdgjlsàgsàdgòàdgsd sdòlksdòlgsdòlgkòsdgksdgeds fsàfàsàdl Slsjklsjsadalkdjalsd jasjsalò sàdsdsdsdjaasdkas ùdaslòdas òldsajd jasòdasd òàasjdas dàaslòdasd asàdasd sldasàdsa oòàdas òàdàd àasdlòasd klassjsdòlf sdàfsdfjs dfsdjklf sdfsdf sdfsdfsdfadkas ùdsapùd asùd aspè Àkdwsèap asdksaòdkasùdkaùsdkùasdk ask ùaskdasfj esjopdrtgu iojgsd fipèùwe rèùis f +’wetpuseràosdfsdgf dsf àg dfgjdfg jdflògjdfgjdfjàdffgòsldvcjsdfdsjgdjgsdgjsdòlsdjòsdjgsdjgòlsdgjsdgjsdlògjàsdgjlsàgsàdgòàdgsd sdòlksdòlgsdòlgkòsdgksdgeds slòfsdòlfsdfgsdf jsdàfs fsdfsldflsd Slsjklsjsadalkdjalsd jasjsalò sàdsdsdsdjaasdkas ùdaslòdas òldsajd jasòdasd òàasjdas dàaslòdasd asàdasd sldasàdsa oòàdas òàdàd àasdlòasd klassjsdòlf sdàfsdfjs dfsdjklf sdfsdf sdfsdfsdfadkas ùdsapùd asùd aspè Àkdwsèap asdksaòdkasùdkaùsdkùasdk ask ùaskdasfj esjopdrtgu iojgsd fipèùwe rèùis f +’wetpuseràosdfsdgf dsf àg dfgjdfg jdflògjdfgjdfjàdffgòsldvcjsdfdsjgdjgsdgjsdòlsdjòsdjgsdjgòlsdgjsdgjsdlògjàsdgjlsàgsàdgòàdgsd sdòlksdòlgsdòlgkòsdgksdgeds fsàfàsàdl

4. Documentazione di base Segnalazioni Blog tematici Bacheche Concorsi interni Tutorial Piattaforme e-learning Forum tecnici Gruppi di lavoro virtuali Spazi autogestiti Cercapersone Rassegna stampa Accesso agli applicativi Notizie Link utili Filmati Videolezioni Modulistica online Informazioni aziendali Documentazione condivisa My page - Quali contenuti? - Brainstorming Spazi ludici e di espressione Organigramma online Biblioteche online Forum tematici Prenotazioni online Statino paga Informazione e Comunicazione Utility Applicazioni Formazione Collaborazione

5. - Presupposti - Partecipazione Alla progettazione Alla generazione dei contenuti Alla gestione operativa Disponibilità di risorse Risorse organizzative Risorse umane (competenze) Risorse tecnologiche Organizzazione Redazione allargata Sponsorship Politica di alleanze strategiche

6. - La partecipazione come ingrediente di base - L’utente in intranet non è un fruitore, ma un “partecipante” La intranet è fatta grazie alla partecipazione delle persone La intranet è fatta per consentire la partecipazione delle persone

7. Comunicare o lavorare? L’articolo sull’ultima convention L’applicativo per inserire gli ordinativi Molti degli oggetti intranet sono “ibridi tra comunicazione e operatività (forum tecnici, blog specialistici, spazi di discussione con esperti, gruppi di discussione chiusi, tool di comunicazione sincrona, documentazione condivisa, brainstorming collettivi…) - Una distinzione problematica -

8. Comunicazione Lavoro Documentazione da scaricare Forum tecnici Bacheche Community ludiche Notizie istituzionali Utility Applicazioni self services Brainstorming collettivi Notizie organizzative Blog del Vertice Gruppi di lavoro virtuali Documentazione condivisa - Tra operatività e comunicazione - Blog di progetto Notizie sulla vita aziendale Tool formativi autoprodotti Comunità di pratiche Wikipedia aziendale

9. Notizie Formazione Forum e bacheche Applicativi Community Documenti Servizi e utility - I contenuti destrutturati - Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò

10. Notizie Formazione Forum e Bacheche Applicativi Community Documenti Servizi Gestione della conoscenza aziendale - I contenuti strutturati -

11. Partecipa alla creazione dello spazio Lavoro di analisi esteso Focus gropus perliminari Progettazione partecipata con Dipartimenti e “appassionati” Spazi di feed-back distribuiti sul sito Questionari online Incontri allargati Segnalazioni e feed-back rispetto agli applicativi Partecipa alla gestione dello spazio Partecipa alla creazione dei contenuti Inviare documentazione Scrivere articoli Arricchire i tool di formazione con materiale autoprodotto Commentare e integrare le notizie Scambi nei forum di gestione della conoscenza - Tre sensi della partecipazione - Redazione allargata e publishing distribuito Referenti e sensori distribuiti Gruppi di lavoro chiusi Possibilità di gestire un proprio spazio personale

12. - Che cosa ci dice la coda lunga - Non poche informazioni per molti utenti, ma molta varietà di informazioni per gruppi di dipendenti La comunicazione si rivolge meno all’Azienda e più a nicchie di dipendenti interessati Vale per tutto : notizie, documenti, spazi di community, servizi in rete Non ci interessa presidiare “la testa” ma aumentare varietà e completezza Intranet Convention plenarie, house organ

13. Non poche informazioni uguali per tutti, ma tante informazioni e spazi per piccoli gruppi Tanti servizi per i singoli - Gli oggetti della intranet a “coda lunga” - Sezioni di dipartimento Gruppi di lavoro chiusi Servizi self services My page Personalizzazioni

14. - Intranet non è un nuovo “mass media” - Social media Personal media Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Intranet

15. Considerare la intranet solo come un’ulteriore strumento broadcast (TV) o come una vetrina autopromozionale Non tenere conto delle esigenze operative, dei vissuti, delle pratiche preesistenti e delle diverse culture organizzative dell’azienda Affidarsi troppo al solo artefatto tecnologico e non al modello editoriale e di governance Limitare la produzione dei contenuti a pochi enti “certificati” e competenti (marketing, relazioni esterne, uffici stampa…) Controllare eccessivamente la produzione di contenuti e la libera discussione dei dipendenti sullo spazio del sito Errore del Vertice Errore dell’informatico Errore del giornalista Errore dell’uomo H.R. Errore del “teorico” dell’intranet - Intranet: errori tipici -

16. - Vecchia e nuova intranet - Conservativa rispetto all’organigramma Fonti limitate a pochi enti istituzionali interni (H.R, Comunicazione, IT) Scopi e funzioni elementari: notizie, documenti Separazione tra produttori e consumatori Intranet unica per tutti Agenda decisa dall’alto Comunicazione interna Trasversale rispetto all’organigramma Le fonti sono in tutta l’organizzazione , nei diversi settori operativi Scopi e funzioni sofisticate : notizie, documenti, applicazioni, community, spazi di lavoro Mescolamento tra produttori e consumatori Intranet profilata e personalizzata Apertura ai comportamenti emergenti Comunicazione, conoscenza, operatività Intranet “tradizionale” Intranet collaborativa

17. Le informazioni provenienti da punti diversi dell’azienda vengono integrate. Lo staff centralizzato ha funzioni puramente di facilitazione, organizzazione e content management. Staff Tutto il personale - Publishing distribuito - Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Tra le linee e i dipartimenti Tra i Capi progetto Tra il personale in genere Redazione allargata

18. Dipartimenti = Sezioni della intranet Sezioni generali Sezioni di dipartimento Sezioni trasversali ai dipartimenti Sezioni di sottodipartimento Gruppi chiusi trasversali Sezioni gestite da colleghi Pagine individuali - Trasversale rispetto all’organigramma -

19. Notizie Documenti My page Discussioni Applicativi Logo Servizi Notizie e documenti Logo - Non solo notizie e documenti - Aree profilate

20. Applicazioni self services (Statino paga, ferie e permessi, Prenotazione sale, Rassegna stampa, calendario ecc…) Personalizzazione delle pagine (decido quali elementi visualizzare e in che modo) Sottoscrizione a gruppi e aree specifiche (Gruppi di lavoro riservati a me, aree della intranet riservate al mio settore) My page I miei preferiti, la mia documentazione, i miei corsi di formazione, le notizie che ho sottoscritto, i miei contatti, i miei interventi dei forum, la gestione dei miei ordinativi ecc… - La intranet profilata personalizza i servizi -

21. Utente Pagine generali con informazioni e applicazioni trasversali Pagine riguardanti il mio Settore/dipartimento I miei gruppi di lavoro My Page - Profilatura e personalizzazione - Stessa interfaccia Stesso sistema di navigazione principale Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Home Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò Aepw s- asdlò

22. - Comportamenti emergenti - Le pagine più viste Le notizie più cliccate La documentazione più scaricata Gli ultimi interventi nel forum Le ultime segnalazioni dagli utenti … I comportamenti dei singoli determinano il posizionamento dei contenuti

23. - Comportamenti emergenti sui documenti - Gli ultimi inseriti I più scaricati I più commentati Tutti gli altri

24. Di solito le aziende impongono l’intranet dall’alto , per distribuire documenti sulla politica del personale e altre informazioni aziendali che i dipendenti fanno del loro meglio per ignorare. Le intranet emanano noia . Le migliori sono quelle costruite dal basso da singole persone che si impegnano per dare vita a qualcosa di molto più valido: una conversazione aziendale in rete. “ Cluetrain manifesto”