1. ‫وادارة‬ ‫والفهرسة‬ ‫األرشفة‬
‫وحماية‬ ‫وامن‬ ‫المكاتب‬
‫المعلومات‬
‫العالم‬ ‫غفار‬
1

2. ‫الدورة‬ ‫مواضيع‬
‫االلكترونية‬ ‫لالرشفة‬ ‫االستراتجية‬ ‫االهداف‬
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬.
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬.
‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬.
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬.
‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬.
‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬.
‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬.
‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬.
‫اليومية‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬.
‫الفهرسة‬ ‫مفهوم‬
‫االلكترونية‬ ‫الفهرسة‬
‫المعلومات‬ ‫وحماية‬ ‫امن‬
‫االلكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫وثق‬ ‫برنامج‬
‫السحابية‬ ‫الحوسبة‬
2

3. ‫المقدمة‬
‫علي‬ ‫تحتوي‬ ‫وما‬ ‫المؤسسات‬ ‫حجم‬ ‫في‬ ‫المستمر‬ ‫التزايد‬ ‫مع‬‫ــ‬‫ا‬ ‫شتى‬ ‫في‬ ‫كثيرة‬ ‫ووثائق‬ ‫مستندات‬ ‫من‬ ‫ه‬،‫لمجاالت‬
‫م‬ ‫ا‬ ً‫كثير‬ ‫يوفر‬ ‫مما‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫بياناتها‬ ‫تنظيم‬ ‫في‬ ‫المؤسسات‬ ‫هذه‬ ‫ورغبة‬‫ــ‬‫ويضم‬ ‫والجهد‬ ‫الوقت‬ ‫ن‬‫الحفاظ‬ ‫لها‬ ‫ن‬
‫عل‬‫ــــــ‬‫القي‬ ‫يتولى‬ ‫متكامل‬ ‫نظام‬ ‫لوجود‬ ‫الحاجة‬ ‫ظهرت‬ ،‫البيانات‬ ‫هذه‬ ‫ى‬‫ــ‬‫بال‬ ‫الخاصة‬ ‫العمليات‬ ‫بجميع‬ ‫ام‬‫م‬ ‫تعامل‬‫ـ‬‫ع‬
‫واالسترجاع‬ ‫والبحث‬ ‫واألرشفة‬ ‫الفهرسة‬ ‫مثل‬ ،‫ا‬ً‫ي‬‫آل‬ ‫البيانات‬.
‫ا‬‫الرشيف‬:‫هو‬ ‫االرشيف‬‫عنها‬ ‫التستغنى‬ ‫التى‬ ‫وذاكرتها‬ ‫االمه‬ ‫تراث‬‫ومخ‬ ‫الماضى‬ ‫تجارب‬ ‫حصيلة‬ ‫وهو‬ ‫؛‬‫زون‬
‫للمستقبل‬ ‫خبره‬.‫االرشي‬ ‫الهمية‬ ‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫تنبهت‬ ‫وقد‬‫ـــــ‬‫يستحق‬ ‫الذى‬ ‫االهتمام‬ ‫فاولته‬ ‫ف‬‫فى‬ ‫وخاصة‬ ‫ه‬
‫االرشي‬ ‫حفظ‬ ‫واساليب‬ ‫نظريات‬ ‫فتطورت‬ ‫؛‬ ‫المتقدمة‬ ‫الدول‬‫ـــ‬‫ب‬ ‫مرت‬ ‫التى‬ ‫العمليه‬ ‫التجربة‬ ‫نتيجة‬ ‫ف‬‫العقود‬ ‫عبر‬ ‫ها‬
‫الماضيه‬.
‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬:‫الوثائق‬ ‫او‬ ‫المستندات‬ ‫او‬ ‫الملفات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫بانة‬ ‫التقليدي‬ ‫االرشيف‬ ‫يعرف‬‫المحفوظة‬
‫واسترج‬ ‫وحفظها‬ ‫الملفات‬ ‫تنظيم‬ ‫ويتم‬ ، ‫الحاجه‬ ‫عند‬ ‫اليها‬ ‫الرجـــوع‬ ‫لغرض‬ ‫معيتة‬ ‫تصنيف‬ ‫بطريقة‬‫يدويا‬ ‫اعها‬“.
‫االلكترونية‬ ‫االرشفة‬:‫األرشف‬ ‫كذلك‬ ‫عليها‬ ‫يطلق‬‫ــــــ‬،‫اآللية‬ ‫ة‬‫تقــوم‬ ‫التي‬‫الملف‬ ‫تخزين‬ ‫أساس‬ ‫على‬‫ـــــــــــ‬‫ات‬
‫كوح‬ ‫وحفظها‬ ‫الحديثة‬ ‫والتقنيات‬ ‫الضوئي‬ ‫الماسح‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫والمستندات‬‫ـــــــــــ‬‫ومترابطة‬ ‫متكاملة‬ ‫دة‬‫وبأسلوب‬
‫إسترجاعه‬ ‫وطريقة‬ ‫ومحتوياته‬ ‫المستند‬ ‫أهمية‬ ‫مع‬ ‫يتناسب‬.‫الملف‬ ‫حفظ‬ ‫إلى‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫وتهدف‬‫ـــــــــ‬‫ات‬
‫ومرنة‬ ‫سهلة‬ ‫آلية‬ ‫بطريقة‬ ‫واسترجاعها‬ ‫وتخزينها‬.
.
3

4. ‫اإللكترونية‬ ‫لألرشفة‬ ‫اإلستراتيجية‬ ‫األهداف‬
•‫أوراق‬ ‫بال‬ ‫إدارة‬.
•‫والمتعاملين‬ ‫الدائرة‬ ‫بين‬ ‫الكترونيا‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬.
•‫الورقية‬ ‫الملفات‬ ‫لتخزين‬ ‫المستهلكة‬ ‫المكتبية‬ ‫المساحات‬ ‫توفير‬.
•‫نتيج‬ ‫تلف‬ ‫ألي‬ ‫األصول‬ ‫تعرض‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫الوثائق‬ ‫من‬ ‫احتياطية‬ ‫نسخة‬ ‫توفير‬‫ـــــ‬‫ألي‬ ‫ة‬
‫ل‬ ‫التلف‬ ‫أو‬ ، ‫مستندات‬ ‫ضياع‬ ، ‫السرقة‬ ، ‫الحرائق‬ ‫مثل‬ ‫بشرية‬ ‫أو‬ ‫طبيعية‬ ‫عوامل‬‫جوية‬ ‫عوامل‬
‫غيرها‬ ‫أو‬.
•‫إم‬ ‫مع‬ ،‫للبحث‬ ‫مختلفة‬ ‫طرق‬ ‫بإستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المطلوبة‬ ‫الوثائق‬ ‫إسترجاع‬ ‫سهولة‬‫كانية‬
‫بحث‬ ‫صيغة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫وضع‬.‫له‬ ‫والمرسل‬ ‫الراسلة‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫التاريخ‬ ‫تحديد‬ ‫مثال‬‫ـــ‬‫ــ‬‫ا‬
‫الوثائق‬ ‫محتوى‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫إمكانية‬.
•‫المؤسسة‬ ‫وخارج‬ ‫داخل‬ ‫الوثائق‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬.
•‫الوقت‬ ‫نفس‬ ‫في‬ ‫األشخاص‬ ‫من‬ ‫العديد‬ ‫بواسطة‬ ‫لالطالع‬ ‫الوثائق‬ ‫إتاحة‬.
•‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫اإلطالع‬ ‫صالحيات‬ ‫فعالية‬ ‫زيادة‬.
•‫ضرورية‬ ‫الغير‬ ‫و‬ ‫المتكررة‬ ‫الوثائق‬ ‫إزالة‬.
4

5. •‫في‬ ‫الملفات‬ ‫تكون‬ ‫بحيث‬ ‫اإللكترونية‬ ‫الملفات‬ ‫نظم‬ ‫إدارة‬ ‫في‬ ‫المتقدمة‬ ‫لتقنية‬‫األرشفة‬ ‫نظام‬
‫فرعية‬ ‫ومجلدات‬ ‫رئيسية‬ ‫مجلدات‬ ‫في‬ ‫ومخزنة‬ ‫منظمة‬ ‫اإللكترونية‬.
•‫ب‬‫ك‬ ‫على‬ ‫المعنية‬ ‫الجهة‬ ‫مع‬ ‫بالتنسيق‬ ‫وذلك‬ ‫مركزي‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫كل‬ ‫قاء‬‫إنشاء‬ ‫يفية‬
‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫أو‬ ‫الشجرة‬:‫باالعت‬ ‫التنظيمي‬ ‫الهيكل‬ ‫إنشاء‬‫على‬ ‫ماد‬
‫الفرعية‬ ‫واإلدارات‬ ‫اإلدارات‬.
•‫الملفات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫في‬ ‫المستهلك‬ ‫الوقت‬ ‫تقليل‬.
•‫للتخزين‬ ‫أقل‬ ‫مساحات‬ ‫توفير‬.
•‫التعديل‬ ‫بعد‬ ‫أصولها‬ ‫على‬ ‫المحافظة‬ ‫مع‬ ‫للملفات‬ ‫وحماية‬ ‫سرية‬ ‫تأمين‬.
•‫مثال‬ ‫عالية‬ ‫كفاءة‬ ‫وذات‬ ‫متميزة‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫استخدام‬:MS SQL‫أو‬ORACLE.
•‫ضوئي‬ ‫الممسوحة‬ ‫للصور‬ ‫مثال‬ ‫ممكن‬ ‫حجم‬ ‫بأقل‬ ‫الضوئية‬ ‫للصور‬ ‫صيغة‬ ‫استخدام‬‫باألبيض‬ ‫ا‬
‫واستخدام‬ ‫واألسود‬JPEG‫الملونة‬ ‫للصور‬.
‫اإللك‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫في‬ ‫الفنية‬ ‫المواصفات‬‫ترونية‬
5

6. ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫مميزات‬
•‫حج‬ ‫كان‬ ‫مهما‬ ‫الوقت‬ ‫توفير‬ ‫مع‬ ‫األرشيف‬ ‫مستخدمي‬ ‫بين‬ ‫المعلومات‬ ‫تبادل‬ ‫سهولة‬‫مها‬.
•‫بسالس‬ ‫العمل‬ ‫مراحل‬ ‫عبر‬ ‫الوثائق‬ ‫تنتقل‬ ‫بحيث‬ ‫النظام‬ ‫داخل‬ ‫العمل‬ ‫انسيابية‬‫ة‬.
•‫الضوئية‬ ‫والماسحات‬ ‫الصور‬ ‫معالجات‬ ‫مثل‬ ‫مختلفة‬ ‫تقنيات‬ ‫مع‬ ‫االندماج‬ ‫سهولة‬.
•‫المصر‬ ‫الشخص‬ ‫إال‬ ‫عليها‬ ‫يطلع‬ ‫ال‬ ‫بحيث‬ ‫للبيانات‬ ‫التامة‬ ‫السرية‬ ‫على‬ ‫الحفاظ‬‫بذلك‬ ‫له‬ ‫ح‬.
•‫االرشيف‬ ‫في‬ ‫يحدث‬ ‫ما‬ ‫كثيرا‬ ‫وهذا‬ ‫والتلف‬ ‫الضياع‬ ‫من‬ ‫والوثائق‬ ‫الملفات‬ ‫حماية‬‫القليدي‬
•‫أ‬ ‫باستخدام‬ ‫وذلك‬ ‫المؤسسة‬ ‫في‬ ‫العمل‬ ‫أسلوب‬ ‫تالءم‬ ‫بطريقة‬ ‫الوثائق‬ ‫تصنيف‬‫معدة‬ ‫نماط‬
‫لذلك‬.
•‫المنظمة‬ ‫غير‬ ‫أو‬ ‫المنظمة‬ ‫سواء‬ ،‫البيانات‬ ‫أنواع‬ ‫كافة‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫على‬ ‫القدرة‬.
•‫وب‬ ‫المطلوبة‬ ‫البيانات‬ ‫على‬ ‫للعثور‬ ‫المختلفة‬ ‫البحث‬ ‫أساليب‬ ‫استخدام‬ ‫إمكانية‬‫وقت‬ ‫أسرع‬
‫ممكن‬.
•‫ب‬ ‫الوثائق‬ ‫لتداول‬ ‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الفاكس‬ ‫مثل‬ ‫متقدمة‬ ‫تقنيات‬ ‫استخدام‬‫المستخدمين‬ ‫ين‬
6

7. ‫برامج‬ ‫خصائص‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬
•‫البيانات‬ ‫قواعد‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬.
•‫الشبكات‬ ‫تقنية‬ ‫دعم‬.
•‫االستخدام‬ ‫سهل‬.
•‫لكثير‬ ‫يحتاج‬ ‫ال‬.‫التدريب‬ ‫من‬
•‫العربي‬ ‫اللغة‬ ‫دعم‬.
•‫للنظام‬ ‫بعد‬ ‫عن‬ ‫الدخول‬ ‫دعم‬-‫متزامن‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫مستخدم‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫المتعدد‬ ‫الدخول‬.
•‫البيانات‬ ‫تصدير‬.
•‫ال‬‫الوثائق‬ ‫حماية‬ ‫على‬ ‫قدرة‬.
•‫ال‬‫التقارير‬ ‫تقديم‬ ‫على‬ ‫قدرة‬.
•‫الحقول‬ ‫بجميع‬ ‫البحث‬ ‫يدعم‬ ‫قوي‬ ‫بحث‬ ‫محرك‬ ‫يتضمن‬.
•‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫دعم‬.
•‫الملفات‬ ‫أنواع‬ ‫جميع‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬.
•‫الواردة‬ ‫الفاكسات‬ ‫حفظ‬ ‫يدعم‬.
•‫والتحديث‬ ‫التطوير‬ ‫سهل‬.
•‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫برامج‬ ‫يدعم‬.
•‫التالفة‬ ‫البيانات‬ ‫استرجاع‬ ‫دعم‬.
•‫الضوئي‬ ‫المسح‬ ‫يدعم‬.
•‫المتنوعة‬ ‫الملفات‬ ‫امتداد‬ ‫يدعم‬.
7

8. 8
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫دورة‬
‫اإلنشاء‬
‫اإلجراءات‬
‫الفنية‬
‫الحفظ‬
‫التزويد‬
‫المعلومات‬ ‫وتدفق‬
‫اإلتاحة‬
(‫االسترجاع‬)
‫التخزين‬

9. ‫بعض‬
‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬
‫العربية‬
‫برامج‬‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬
9

10. •‫وأرشف‬ ‫وحفظها‬ ‫الوثائق‬ ‫إلدارة‬ ‫كامل‬ ‫نظام‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يعتبر‬‫تها‬.
•‫والمتوسطة‬ ‫الصغيرة‬ ‫للمنظمات‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫صمم‬.
•‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫واجهة‬ ‫إيدوكس‬ ‫نظام‬ ‫يستخدم‬
•‫للمس‬ ‫قراءتها‬ ‫يسهل‬ ‫بحيث‬ ‫شجرة‬ ‫شكل‬ ‫في‬ ‫المعلومات‬ ‫يظهر‬‫تخدم‬
•‫لتدري‬ ‫المستخدم‬ ‫ويحتاج‬ ‫التكلفة‬ ‫قليل‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يعتبر‬‫بسيط‬ ‫ب‬
‫النظام‬ ‫إلستخدام‬.
•‫سهولة‬ ‫بكل‬ ‫البرنامج‬ ‫وتنصيب‬ ‫تحميل‬ ‫المستخدم‬ ‫يستطيع‬‫ثم‬ ‫ومن‬
‫إدارته‬.
•‫اإلنجلي‬ ‫باللغتين‬ ‫المستندات‬ ‫مع‬ ‫التعامل‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬‫والعربية‬ ‫زية‬
10
‫نظام‬

11. SAVE Library System from News Bank
www.newsbank.com
‫في‬ ‫أو‬ ‫نصية‬ ‫كانت‬ ‫سواء‬ ‫المختلفة‬ ‫المستندات‬ ‫أرشفة‬ ‫على‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫يقوم‬‫شكل‬
‫صور‬.
‫المستخدمين‬ ‫لجميع‬ ‫سهلة‬ ‫تعامل‬ ‫بواجهة‬ ‫النظام‬ ‫يتمتع‬.
‫الرسومات‬ ،‫الصور‬ ،‫الصحف‬ ،‫المستندات‬ ‫ألرشفة‬ ‫النظام‬ ‫هذا‬ ‫بإستخدام‬ ‫يمكن‬...‫الخ‬
‫إل‬ ‫تصل‬ ‫قد‬ ‫التي‬ ‫المختلفة‬ ‫الحقول‬ ‫بإستخدام‬ ‫المعلومات‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬‫ى‬250
‫المختلفة‬ ‫الوظائف‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫حقل‬(And, Or, Not….etc)
‫م‬ ‫فترة‬ ‫خالل‬ ‫أو‬ ‫مختلفة‬ ‫تواريخ‬ ‫أو‬ ‫معين‬ ‫تاريخ‬ ‫خالل‬ ‫من‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬‫مثل‬ ‫عين‬
‫السابق‬ ‫األسبوع‬.
‫واحد‬ ‫وقت‬ ‫في‬ ‫بيانات‬ ‫قاعدة‬ ‫من‬ ‫أكثر‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫النظام‬ ‫يستطيع‬.
‫والرسومات‬ ‫الصور‬ ‫عن‬ ‫البحث‬ ‫يمكن‬ ‫كما‬.
11

12. ‫برنامج‬DocuWare
‫االلكترونيه‬ ‫االرشفة‬ ‫حول‬ ‫معلومات‬DocuWare
‫عام‬ ‫االلمانيه‬ ‫الشركة‬ ‫تأسست‬1988‫مجال‬ ‫في‬ ‫رائده‬ ‫وهي‬
‫االلكترونية‬ ‫الحلول‬.‫قائ‬ ‫تتصدر‬ ‫الشركة‬ ‫اصبحت‬ ‫واليوم‬‫مة‬
‫االرشفة‬ ‫نظام‬ ‫لتطبيقها‬ ‫بالبرمجيات‬ ‫المتخصصة‬ ‫شركات‬
‫من‬ ‫اكثر‬ ‫في‬ ‫االلكترونية‬5,500‫الف‬ ‫مائة‬ ‫من‬ ‫ألكثر‬ ‫منشأة‬
‫مستوى‬ ‫على‬ ‫مستخدم‬50‫بلدأ‬.
‫الكت‬ ‫الوثائق‬ ‫وأرشفة‬ ‫حفظ‬ ‫في‬ ‫الحلول‬ ‫احد‬ ‫المنتج‬ ‫يعتبر‬‫رونيا‬
، ‫زمان‬ ‫و‬ ‫وقت‬ ‫اي‬ ‫في‬ ‫اليها‬ ‫والرجوع‬‫وأيضا‬‫مع‬ ‫متوافق‬ ‫النظام‬
‫المستعمله‬ ‫التشغيل‬ ‫انظمة‬ ‫جميع‬.
‫العربية‬ ‫نتويز‬ ‫شركة‬ ‫تقوم‬Netways‫البرنامج‬ ‫تعريب‬ ‫بعملية‬
‫الخليج‬ ‫دول‬ ‫في‬ ‫فروع‬ ‫عدة‬ ‫ولها‬ ‫بيروت‬ ‫في‬ ‫ومقرها‬
12

13. ‫اإلنترنت‬ ‫على‬ ‫اإللكترونية‬ ‫األرشفة‬ ‫نظم‬ ‫مواقع‬ ‫بعض‬
http://www.osl.state.or.us/edocs/oregonarchive.html
http://www.merkur.com/solutions/e-docarchiving.asp
http://www.historyfactory.com/content/archival/archival.html
http://www.zylab.com/Downloads/whitepapers/copiers.shtml
http://www.iit-scada.com/Products.html
http://www.octacom.ca/?src=overture
http://www.edox.ws/about-us.asp
http://www.developer.ibm.com/solutions/isv/igssg.nsf/FastSolutions/8625
6B7C0019CE5B86256C2B005EAD39
http://www.aljal.com/aljal_archive.htm
http://www.sakhr.com/sakhr_a/Products/NasherNet.htm?Index=2&Main=
Products&Sub=NasherNet
http://www.alnawafith.com/arabic02.htm
http://www.academyjo.com/archives.htm
13

14. ‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬
14

15. 15
‫الورقية‬ ‫الوثيقة‬ ‫تعريف‬
‫اسالت‬‫ر‬‫م‬
‫ورقية‬ ‫وثائق‬
‫فاكسات‬
‫فواتري‬
‫مالية‬
‫خرائط‬
‫صور‬
‫مناذج‬

16. 16
‫الضوئي‬ ‫المسح‬
‫وثيقة‬

17. ‫لكتروني‬ ‫لتنفيذ‬
‫المرحلة‬‫التخطيطية‬‫وتشمل‬:
.1‫مرحلة‬‫المسح‬‫والدراسة‬.
.2‫مرحلة‬‫التحليل‬.
.3‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬.
.4‫ا‬‫ختيار‬‫البرمجيات‬‫واألجهزة‬‫المالئمة‬.
‫المراحل‬‫الكتروني‬ ‫ارشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫ارشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬
17

18. 1.‫والدراسة‬ ‫المسح‬ ‫مرحلة‬
-‫حصر‬‫األرشيف‬‫الورقي‬.
-‫تحديد‬‫نوعيات‬‫وأعداد‬‫الوثائق‬‫داخل‬‫الدائرة‬.
-‫تحديد‬‫أشكال‬‫و‬‫أحجام‬‫الملفات‬(‫كال‬،‫سير‬‫بوكس‬‫فايل‬)‫و‬‫الوثائق‬((A4،A3
-‫تحديد‬‫األلوان‬‫الموجودة‬‫داخل‬‫الوثائق‬(‫ابيض‬‫واسود‬/‫ألوان‬‫أخرى‬).
2.‫مرحلة‬‫التحليل‬
-‫تحديد‬‫األولويات‬‫في‬‫تحويلها‬‫الى‬‫أرشيف‬‫الكترونية‬.
-‫إعداد‬‫قوائم‬‫تتضمن‬‫البيانات‬‫األساسية‬‫للملفات‬‫وأماكن‬‫تواجدها‬‫ودرجة‬‫النشاط‬.
3.‫مرحلة‬‫بناء‬‫الخطة‬
‫بناء‬‫و‬‫ا‬‫عتماد‬‫خطط‬‫الحفظ‬‫واإلتالف‬‫وتشمل‬‫الحفظ‬‫الورقي‬‫الدائم‬‫والتصوير‬‫الضوئي‬.
‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬
18

19. 19
‫واإلتالف‬ ‫الحفظ‬ ‫خطط‬ ‫جدول‬
‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬

20. 4.‫مرحلة‬‫ا‬‫واألجهزة‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬
-‫اآللي‬ ‫التجهيز‬.
-‫ا‬‫الالزمة‬ ‫البيانات‬ ‫وقواعد‬ ‫البرمجيات‬ ‫ختيار‬.
-‫المناسبة‬ ‫الحقول‬ ‫وضع‬.
-‫ا‬‫البحث‬ ‫أدوات‬ ‫ختيار‬.
-‫المطلوبة‬ ‫التقارير‬ ‫إعداد‬.
‫التخطيطية‬ ‫المرحلة‬
20

21. ‫الكتروني‬ ‫أرشيف‬ ‫الى‬ ‫ورقي‬ ‫أرشيف‬ ‫تحويل‬ ‫مشروع‬ ‫لتنفيذ‬ ‫العامة‬ ‫المراحل‬
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬‫وتشمل‬:
1.‫مرحلة‬‫تحضير‬‫الوثائق‬‫والملفات‬.
2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬.
3.‫مرحلة‬‫مراقبة‬‫وتدقيق‬‫الجودة‬.
4.‫مرحلة‬‫الفهرسة‬.
5.‫مرحلة‬‫إعادة‬‫الملفات‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
21

22. ‫التنفيذيــــة‬ ‫المراحل‬ ‫أو‬ ‫الخطوات‬
1.‫والملفات‬ ‫الوثائق‬ ‫تحضير‬ ‫مرحلة‬:
-‫ا‬‫أرشفتها‬ ‫يتم‬ ‫لن‬ ‫والتي‬ ‫المكررة‬ ‫األوراق‬ ‫ستبعاد‬.
-‫تصويره‬ ‫نستطيع‬ ‫حتى‬ ‫يدويا‬ ‫القديمة‬ ‫الوثائق‬ ‫بعض‬ ‫تصوير‬‫ضوئيا‬ ‫ا‬.
-‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫الموجودة‬ ‫الدبابيس‬ ‫إزالة‬.
-‫ألوان‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬ ‫الحجم‬ ‫حسب‬ ‫مجموعات‬ ‫الى‬ ‫األوراق‬ ‫فصل‬
‫الخ‬ ، ‫الوجهين‬ ‫على‬ ‫بيانات‬ ‫تحوي‬ ‫التي‬ ‫أو‬
-‫الوثائق‬ ‫على‬ ‫مميزة‬ ‫عالمات‬ ‫وضع‬‫كان‬ ‫كما‬ ‫تجميعها‬ ‫عملية‬ ‫لتسهيل‬‫قبل‬ ‫ت‬
‫الضوئي‬ ‫التصوير‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
22

23. ‫ـة‬2.‫مرحلة‬‫التصوير‬‫الضوئي‬
‫تتم‬‫عملية‬‫التصوير‬‫الضوئي‬‫للوثائق‬‫التي‬‫تم‬‫تحضيرها‬‫س‬‫ابقا‬‫بواسطة‬
‫أجهزة‬‫المسح‬‫الضوئي‬‫المناسبة‬‫لحجم‬‫الوثيقة‬‫و‬،‫وضوحها‬‫وعمل‬‫ية‬
‫التصوير‬‫الضوئي‬‫هي‬‫الخطوة‬‫األولى‬‫لتحويل‬‫الملفات‬‫الورقية‬‫إلى‬
‫ملفات‬‫إلكترونية‬‫يتم‬‫تخزينها‬‫علي‬‫أجهزة‬‫الحاسب‬‫اآللي‬.
‫كما‬‫البد‬‫من‬‫التركيز‬‫على‬‫األجهزة‬‫المطلوبة‬،‫للتخزين‬‫نوع‬‫الملف‬
‫اإللكتروني‬،
‫ا‬‫ستخدام‬‫خاصية‬‫ضغط‬‫الملفات‬،‫صالحيات‬‫اإلطالع‬‫والتغيير‬،‫ا‬‫لخ‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
23

24. 3.‫الجودة‬ ‫وتدقيق‬ ‫مراقبة‬ ‫مرحلة‬
‫حيث‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫مع‬ ‫بالتوازي‬ ‫تتم‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫يقوم‬
‫تكون‬ ‫آخر‬ ‫موظف‬ ‫أي‬ ‫أو‬ ‫ضوئيا‬ ‫الملفات‬ ‫يصور‬ ‫الذي‬ ‫الموظف‬
‫بالتدقيق‬ ‫الجودة‬ ‫مراقبة‬ ‫مهمته‬‫و‬ ‫ضوئيا‬ ‫المصورة‬ ‫الملفات‬ ‫علي‬
‫أي‬ ‫ضياع‬ ‫عدم‬ ‫و‬ ‫جودتها‬ ‫و‬ ‫وضوحها‬ ‫من‬ ‫للتأكد‬ ‫باألصل‬ ‫مقارنتها‬
‫الوثيقة‬ ‫تحتويها‬ ‫قد‬ ‫معلومة‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
24

25. 4.‫الفهرســة‬ ‫مرحلة‬
‫األورا‬ ‫و‬ ‫بالملفات‬ ‫المتعلقة‬ ‫الفهارس‬ ‫و‬ ‫البيانات‬ ‫إدخال‬ ‫مرحلة‬ ‫هي‬‫ق‬
‫يتم‬ ‫التي‬‫اس‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫أتوماتيكيا‬ ‫العملية‬ ‫هذه‬ ‫تتم‬ ‫أن‬ ‫يمكن‬ ‫و‬ ،‫تصويرها‬‫تخدام‬
BarCodes‫علي‬ ‫تتعرف‬ ‫التي‬ ‫البرمجيات‬ ‫بعض‬ ‫بواسطة‬Bar
Codes‫الملفات‬ ‫بربط‬ ‫تقوم‬ ‫ثم‬ ‫من‬ ‫و‬ ‫الضوئي‬ ‫التصوير‬ ‫عملية‬ ‫أثناء‬‫مع‬ ‫مباشرة‬
‫المستخدمة‬ ‫البيانات‬ ‫بقاعدة‬ ‫إدخالها‬ ‫يتم‬ ‫التي‬ ‫بها‬ ‫الخاصة‬ ‫البيانات‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
25

26. 5.‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫مرحلة‬
‫ي‬ ‫حيث‬ ‫األصلية‬ ‫حالتها‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫إعادة‬ ‫يتم‬ ‫المرحلة‬ ‫هذه‬ ‫في‬‫تم‬
‫تدبيس‬ ‫إعادة‬ ‫و‬ ‫سابقا‬ ‫كانت‬ ‫كما‬ ‫الملف‬ ‫داخل‬ ‫األوراق‬ ‫ترتيب‬
‫فكها‬ ‫تم‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬.
‫المرحلة‬‫التنفيذية‬
26

27. ‫ع‬ ‫وذلك‬ ‫بالدائرة‬ ‫المستخدمة‬ ‫األوراق‬ ‫حجم‬ ‫من‬ ‫تقلل‬ ‫مشاريع‬ ‫بعمل‬ ‫القيام‬ ‫يجب‬‫بر‬
‫اإللكتروني‬ ‫والبريد‬ ‫الداخلية‬ ‫الشبكة‬ ‫تفعيل‬.‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫فعلى‬:
-‫الكترونيا‬ ‫المؤسسة‬ ‫داخل‬ ‫المراسالت‬ ‫لتبادل‬ ‫آليات‬ ‫وضع‬ ‫يجب‬.
-‫الكترونيا‬ ‫التشريعات‬ ‫توزيع‬ ‫يجب‬.
-‫ا‬‫واال‬ ‫المقاولين‬ ‫من‬ ‫النهائية‬ ‫المخططات‬ ‫ستالم‬‫ستشاريين‬‫الكترون‬‫يا‬.
‫في‬ ‫تصب‬ ‫سوف‬ ‫التي‬ ‫األوراق‬ ‫وكمية‬ ‫حجم‬ ‫بتقليل‬ ‫تقوم‬ ‫سوف‬ ‫المشاريع‬ ‫هذه‬‫النهاية‬
‫الدائرة‬ ‫أرشيف‬ ‫في‬.
‫اليومي‬ ‫العمل‬ ‫بيئة‬ ‫في‬ ‫األوراق‬ ‫تقليل‬ ‫خطوات‬‫ة‬
27

28. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬Dewey Decimal Classification 1
2
3
‫الكونجرس‬ ‫مكتبة‬ ‫تصنيف‬Congress Classification
‫العالمي‬ ‫العشري‬ ‫التصنيف‬Universal Decimal Classification
‫التصنيف‬ ‫أنظمة‬ ‫أحد‬ ‫على‬ ‫مصادرها‬ ‫تصنيف‬ ‫في‬ ‫المكتبات‬ ‫تعتمد‬
‫المعروفة‬,‫أشهرها‬ ‫ومن‬:
‫أنظمة‬‫التصنيف‬

29. ‫التصنيف‬ ‫نظام‬ ‫أهداف‬
-‫ضمان‬‫إلى‬ ‫إرجاعها‬ ‫ثم‬ ‫مواقعها‬ ‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫السرعة‬‫أماكن‬،‫ها‬
-‫تيسير‬‫و‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬ ‫حفظ‬،‫حمايتها‬
-‫وضع‬‫ا‬ ‫و‬ ‫نشأتها‬ ‫ظروف‬ ‫على‬ ‫لالستدالل‬ ‫الطبيعي‬ ‫إطارها‬ ‫في‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫ستعمالها‬،
-‫االستدالل‬‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫و‬ ‫األعمال‬ ‫تطور‬ ‫على‬،‫اإلدارية‬
-‫ضمان‬‫بتو‬ ‫ذلك‬ ‫و‬ ‫األعوان‬ ‫بحركية‬ ‫التأثر‬ ‫دون‬ ‫اإلداري‬ ‫العمل‬ ‫استمرارية‬‫حيد‬
‫الفردي‬ ‫االجتهاد‬ ‫نبذ‬ ‫و‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬،‫المشخص‬
-‫ترتيب‬‫أن‬ ‫التي‬ ‫ف‬ً‫ئ‬‫الوظا‬ ‫من‬ ‫انطالقا‬ ‫وموحد‬ ‫محدد‬ ‫نظام‬ ‫وفق‬ ‫ق‬ً‫ئ‬‫الوثا‬‫في‬ ‫شأت‬
‫للتحوي‬ ‫القابل‬ ‫الهيكلي‬ ‫التنظيم‬ ‫عكس‬ ‫على‬ ‫تتغير‬ ‫ال‬ ‫التي‬ ‫و‬ ‫إطارها‬‫ر‬.

30. ‫وتتلخص‬‫الفائدة‬‫التطبيقية‬‫للتصنيف‬‫في‬‫مجال‬‫المحفوظات‬‫في‬‫أنه‬‫يس‬‫تخدم‬‫كوسيلة‬
‫لتسهيل‬‫البحث‬‫في‬‫المجموعات‬‫الكبيرة‬‫من‬‫الملفات‬.‫فإذا‬‫كان‬‫لدينا‬ً‫ال‬‫مث‬‫م‬‫جموعة‬‫من‬
‫الملفات‬‫عدده‬(200)،‫ملف‬‫فإننا‬‫عند‬‫البحث‬‫عن‬‫أي‬‫ملف‬‫من‬‫بينها‬‫نضطر‬‫إلى‬
‫مراجعة‬‫هذه‬‫الملفات‬‫جميعها‬‫للوصول‬‫إلى‬‫الملف‬‫المطلوب‬.‫أما‬‫إذا‬‫صنفنا‬‫هذه‬
‫المجموعة‬‫إلى‬‫عشر‬‫مجموعات‬‫صغيرة‬‫بحيث‬‫يكون‬‫لكل‬‫مجموعة‬‫موضوع‬‫معين‬
‫فإننا‬‫بمجرد‬‫تحديد‬‫المجموعة‬‫التي‬‫يدخل‬‫ضمنها‬‫موضوع‬‫الملف‬‫المطلوب‬‫فإن‬‫البحث‬
‫عن‬‫الملف‬‫سيكون‬‫في‬‫مجموعة‬‫واحدة‬‫ال‬‫يزيد‬‫عدد‬‫ملفاتها‬‫عن‬(20)‫ملف‬ً‫ال‬‫مث‬ً‫ال‬‫بد‬
‫من‬‫البحث‬‫عنه‬‫في‬200‫ملف‬‫غير‬‫مصنفة‬.‫واستخدام‬‫التصنيف‬‫على‬‫هذا‬‫النحو‬‫ي‬‫وفر‬
‫الكثير‬‫من‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫ويساعد‬‫في‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫بطريقة‬‫تسهل‬‫است‬‫خدامها‬‫وتحدد‬
‫مكان‬‫كل‬‫منها‬.
‫الحكومية‬ ‫المؤسسة‬ ‫به‬ ‫تقوم‬ ‫الذي‬ ‫العمل‬ ‫لنوع‬ ً‫ا‬‫تبع‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫وتتنوع‬‫الشركة‬ ‫أو‬
‫الخاصة‬
‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫التفصيل‬ ‫من‬ ‫بنوع‬ ‫الطرق‬ ‫لهذه‬ ‫وسنتعرض‬:

31. ‫أ‬)‫طريق‬‫الموضوعية‬ ‫التصنيف‬:
‫يعتبر‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫هو‬‫الطريقة‬‫األساسية‬‫ألية‬‫عملية‬‫تصن‬‫يف‬‫حيث‬‫أنه‬
‫يرتب‬‫الموضوعات‬‫على‬‫أساس‬‫عالقات‬‫منطقية‬‫بينها‬‫بحيث‬‫يمكن‬‫تحديد‬‫مكان‬‫كل‬
‫موضوع‬‫داخل‬‫التصنيف‬‫والوصل‬‫إليه‬‫بسهولة‬.
‫ويمكن‬‫مالحظة‬‫ذلك‬‫من‬‫خالل‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫التالية‬‫لموضوعات‬‫شئون‬
‫الموظفين‬‫سواء‬‫في‬‫المؤسسات‬‫الحكومية‬‫أو‬‫الشركات‬‫الخاصة‬‫والمتعلقة‬
‫بالتعيينات‬،‫اإلجازات‬،‫الترفيعات‬،‫اإلنتدابات‬‫واإلعارات‬،‫تأمينات‬‫ا‬‫لموظفين‬.
‫يتضح‬‫أنها‬‫مجمعة‬‫على‬‫أساس‬‫التجانس‬‫الموضوعي‬‫فيما‬‫بينها‬،‫كما‬‫أنها‬‫مرتبة‬
ً‫ا‬‫ترتيب‬ً‫ا‬‫منطقي‬،‫إذ‬‫أن‬‫عملية‬‫شؤون‬‫الموظفين‬‫تبتدئ‬‫عادة‬‫باإلعداد‬‫ل‬‫تعيين‬
‫الموظفين‬‫ثم‬‫بالمحافظة‬‫على‬‫كافة‬‫شئونهم‬‫األخرى‬‫بعد‬‫تثبيتهم‬.

32. ‫مثال‬
‫ابواب‬
‫انتاج‬
‫بشرية‬ ‫موارد‬
‫تمويل‬
‫تسويق‬
‫قانونية‬ ‫شؤون‬
‫فصول‬
‫تعيينات‬
‫اجازات‬
‫ترقيات‬
‫تقاعد‬
‫موضوعات‬
‫عادية‬ ‫اجازات‬(‫سنوية‬)
‫مرضية‬ ‫اجازات‬
‫دراسية‬ ‫اجازات‬
‫امومة‬ ‫اجازات‬

33. ‫ب‬)‫طريقة‬‫الجغرافي‬ ‫التصنيف‬:
‫م‬ ‫المراسالت‬ ‫أن‬ ‫بمعنى‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫أساس‬ ‫الجغرافي‬ ‫الموقع‬ ‫يعتبر‬‫ع‬
‫وا‬ ‫واألقاليم‬ ‫األماكن‬ ‫أسماء‬ ‫أساس‬ ‫على‬ ‫وتجميعها‬ ‫تصنيفها‬ ‫يتم‬ ‫والعمالء‬ ‫المواطنين‬‫لمواقع‬
‫الجغرافية‬.
‫ذلك‬ ‫ومثال‬:
‫األدنى‬ ‫الشرق‬ ‫إقليم‬ ‫و‬ ‫األوسط‬ ‫الشرق‬ ‫كإقليم‬ ‫الجغرافية‬ ‫األقاليم‬
‫واألحيا‬ ‫المدن‬ ‫وأسماء‬ ‫األقضية‬ ‫و‬ ‫األولوية‬ ‫و‬ ‫المحافظات‬ ‫إلى‬ ‫وتفريعاتها‬ ‫الدول‬ ‫أسماء‬‫ء‬
‫فيها‬ ‫والشوارع‬
‫ا‬ ‫أو‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫فتوضع‬ ، ‫الشركة‬ ‫أو‬ ‫المؤسسة‬ ‫ملفات‬ ‫تقسم‬ ‫األساس‬ ‫هذا‬ ‫على‬ ‫و‬‫لعمالء‬
‫واح‬ ‫مجموعة‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫إقليم‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫دولة‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫مدينة‬ ‫أو‬ ‫واحد‬ ‫حي‬ ‫في‬ ‫يقطنون‬ ‫الذين‬‫دة‬
.
‫مجمو‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬ ‫عالمي‬ ‫نطاق‬ ‫على‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫فيمكن‬‫بحسب‬ ‫عات‬
‫أ‬ ‫كلها‬ ‫الدولة‬ ‫في‬ ‫منتجاتها‬ ‫توزع‬ ‫التي‬ ‫للشركة‬ ‫ويمكن‬ ، ‫معها‬ ‫تتعامل‬ ‫التي‬ ‫األقطار‬‫معظمها‬ ‫و‬
‫ا‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬ ‫وتجمع‬ ‫المراكز‬ ‫أو‬ ‫المحافظات‬ ‫بعدد‬ ‫مجموعات‬ ‫إلى‬ ‫الملفات‬ ‫تقسيم‬‫لذين‬
‫أو‬ ‫التوزيع‬ ‫حالة‬ ‫في‬ ‫وكذلك‬ ، ‫واحد‬ ‫قسم‬ ‫في‬ ‫واحد‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫واحدة‬ ‫محافظة‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬
‫المدينة‬ ‫هذه‬ ‫أحياء‬ ‫بحسب‬ ‫التقسيم‬ ‫يمكن‬ ‫كبيرة‬ ‫مدينة‬ ‫في‬ ‫التعامل‬.
‫ت‬ ‫ثم‬ ، ‫الدولة‬ ‫أو‬ ‫المدينة‬ ‫أو‬ ‫الحي‬ ‫اسم‬ ‫عليها‬ ‫يكتب‬ ‫قسم‬ ‫لكل‬ ‫إرشاد‬ ‫بطاقة‬ ‫وتخصص‬‫خلفها‬ ‫جمع‬
‫القسم‬ ‫هذا‬ ‫إلى‬ ‫ينتمون‬ ‫الذين‬ ‫األشخاص‬ ‫ملفات‬

34. ‫ج‬)‫التصنيف‬‫التاريخي‬ ‫أو‬ ‫الزمني‬:
‫ترتب‬‫المحفوظات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫بحسب‬‫تاريخ‬‫كل‬‫منها‬،‫وذلك‬‫ألن‬‫التاري‬‫خ‬‫هو‬‫أهم‬
،‫بياناتها‬‫كأن‬‫تكون‬‫األوراق‬‫أثرية‬‫فتحفظ‬‫بترتيب‬‫العهود‬‫التي‬‫نشأت‬‫ف‬‫يها‬،‫أو‬‫تكون‬
‫مستندات‬‫مالية‬،‫أو‬‫كمبياالت‬‫تقدم‬‫للدفع‬‫في‬‫مواعيد‬‫معينة‬،‫فترتب‬‫حسب‬‫هذه‬
‫المواعيد‬.‫وهذا‬‫ما‬‫يطلق‬‫عليه‬‫اسم‬(‫التذكير‬Dairying)‫ويعني‬‫ذلك‬‫أن‬‫بعض‬
‫المراسالت‬‫يقتضي‬‫ظهورها‬‫بتاريخ‬‫مستقبلي‬‫الحق‬‫أما‬‫للمتابعة‬‫أو‬‫لإلجراء‬‫وفي‬‫هذه‬
‫الحالة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫وضع‬‫مالحظة‬‫بذلك‬‫إما‬‫على‬‫مفكرة‬‫المكتب‬‫أو‬‫في‬‫ملف‬‫يعد‬
ً‫ا‬‫خصيص‬‫لهذه‬‫الغاية‬
‫وتستعمل‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫المكتبات‬‫لترتيب‬‫الصحف‬‫والمجالت‬،‫وفي‬‫الب‬‫نوك‬‫لترتيب‬
‫وحفظ‬‫أوراق‬‫القبض‬،‫حيث‬‫يخصص‬‫في‬‫خزائن‬‫الحفظ‬‫درج‬‫لكل‬‫شهر‬‫من‬‫شهو‬‫ر‬
‫السنة‬‫فيوضع‬‫في‬‫كل‬‫درج‬‫ملفات‬‫بعدد‬‫أيام‬‫الشهر‬،‫ليكون‬‫لكل‬‫يوم‬‫منه‬‫ملف‬‫توضع‬
‫فيه‬‫أوراق‬‫القبض‬‫حسب‬‫مواعيد‬‫استحقاقها‬.‫وفي‬‫القوانين‬‫و‬‫المنظمة‬‫والقرار‬‫ات‬‫و‬‫في‬
‫الرسائل‬‫الصادرة‬‫التي‬‫تجمع‬ً‫ا‬‫تاريخي‬‫ليسهل‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫أية‬‫نسخة‬‫منها‬‫ع‬‫ند‬‫الطلب‬
‫وفي‬‫أوراق‬‫الميزانية‬‫التي‬‫يفضل‬‫الكثيرون‬‫تجميعها‬‫سنة‬‫بسنة‬‫لتكون‬‫م‬ً‫ا‬‫رجع‬ً‫ا‬‫سريع‬
‫إلدارات‬‫المؤسسات‬‫والشركات‬

35. ‫د‬)‫التصنيف‬‫األسماء‬ ‫حسب‬:
‫إن‬‫التصنيف‬‫الموضوعي‬‫أو‬‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمني‬‫ال‬‫يصلح‬ً‫ا‬‫دائم‬‫لكل‬‫األوراق‬
،‫وأقرب‬‫مثال‬‫على‬‫ذلك‬‫ملفات‬‫الموظفين‬‫في‬‫أقسام‬‫وإدارات‬‫شئون‬‫الموظ‬‫فين‬
‫بالمؤسسات‬‫والشركات‬،‫أو‬‫ملفات‬‫العمالء‬‫أو‬‫ملفات‬‫طلبة‬‫جامعة‬‫أو‬‫مدرس‬‫ة‬،
‫أو‬‫ملفات‬‫مرضى‬‫بمستشفى‬‫أو‬‫أي‬‫ملفات‬‫يكون‬‫طبيعة‬‫ترتيبها‬‫وتن‬‫ظيمها‬‫حسب‬
‫االسم‬
‫وبهذه‬‫الطريقة‬‫تصنف‬‫المراسالت‬‫على‬‫أساس‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫أو‬‫العمالء‬‫أو‬
‫الطالب‬‫أو‬‫المرضى‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫موضوع‬‫المراسلة‬‫أو‬‫الموقع‬
‫الجغرافي‬‫أو‬‫الزمن‬‫الذي‬‫وردت‬‫فيه‬.‫فملف‬‫الموظف‬ً‫ال‬‫مث‬‫يتجمع‬‫فيه‬‫أ‬‫وراق‬
‫كثيرة‬‫تتعلق‬‫بموضوعات‬‫مختلفة‬.‫فقد‬‫يكون‬‫موضوع‬‫إحدى‬‫األوراق‬‫ص‬‫رف‬
‫مرتب‬،‫وموضوع‬‫آخر‬‫عالج‬‫وموضوع‬‫ثالث‬‫زيادة‬‫سنوية‬‫أو‬‫ترقية‬‫وهكذا‬.
‫وعلى‬‫الرغم‬‫من‬‫اختالف‬‫هذه‬‫المواضيع‬‫عن‬‫بعضها‬‫إال‬‫أنه‬‫نتيجة‬‫الحتياج‬‫ات‬
‫العمل‬‫التي‬‫تتطلب‬‫تجميع‬‫أوراق‬‫كل‬‫موظف‬‫مع‬‫بعضها‬‫البعض‬‫في‬‫مك‬‫ان‬‫واحد‬
‫فإنه‬‫يتم‬‫اتباع‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬‫ويصرف‬‫النظر‬‫عن‬‫الطرق‬‫األخرى‬.

36. ‫هـ‬)‫الطريقة‬‫الهجائية‬:
‫ال‬ ‫في‬ ‫التصنيف‬ ‫في‬ ‫الطريقة‬ ‫هذه‬ ‫تستعمل‬ ‫ما‬ ً‫ا‬‫وغالب‬‫مؤسسات‬
‫هنالك‬ ‫ليس‬ ‫أنه‬ ‫يتضح‬ ‫حيث‬ ‫الحجم‬ ‫صغيرة‬ ‫الشركات‬ ‫أو‬‫ثمة‬
‫اللجوء‬ ‫فيتم‬ ، ‫األخرى‬ ‫التصنيف‬ ‫طرق‬ ‫اتباع‬ ‫إلى‬ ‫حاجة‬‫إلى‬
‫اآلتية‬ ‫الطرق‬ ‫بإحدى‬ ‫للموضوعات‬ ‫الهجائي‬ ‫التصنيف‬:

37. ‫األبجدية‬ ‫الطريقة‬:
‫وذلك‬‫بإنشاء‬‫قائمة‬‫بالموضوعات‬‫وإنشاء‬‫ملف‬‫لكل‬‫موضوع‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لالحتياجات‬‫وت‬‫رتب‬
‫الملفات‬‫في‬‫أدراج‬ً‫ا‬‫أبجدي‬.‫ويالحظ‬‫أن‬‫الملفات‬‫في‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫ال‬‫تأخذ‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫و‬‫إنما‬
‫يكون‬‫تحديد‬‫مكان‬‫الملف‬‫عن‬‫طريق‬‫الترتيب‬‫األبجدي‬‫للموضوعات‬‫وعلى‬‫سبيل‬‫ا‬‫لمثال‬
‫الطريقة‬‫التالية‬:
‫آبار‬‫البترول‬-‫تكرير‬‫البترول‬
‫اإلدارة‬-‫الصناعة‬
‫البترول‬-‫اللجان‬
‫التجارة‬-‫المبيعات‬
‫التدريب‬-‫المشتريات‬
‫الترقيات‬-‫المعاشات‬
‫التعيينات‬-‫الموظفين‬
‫ويالحظ‬‫أن‬(‫ال‬)‫التعريف‬‫لم‬‫تؤخذ‬‫في‬‫االعتبار‬‫في‬‫الترتيب‬‫المشار‬‫إليه‬.‫ويحت‬‫اج‬‫تطبيق‬
‫هذه‬‫الطريقة‬‫إلى‬‫الحيطة‬‫التامة‬‫خالل‬‫عملية‬‫تصنيف‬‫األوراق‬‫حيث‬‫أن‬‫بعض‬
‫الموضوعات‬‫قد‬‫تظهر‬‫مكررة‬‫مما‬‫يثير‬‫بعض‬‫األلتباس‬.‫وهذا‬‫التكرار‬‫ناتج‬‫عن‬‫وجو‬‫د‬
‫ملف‬‫للموضوع‬‫بشكل‬‫عام‬‫وملفات‬‫فرعية‬‫لنفس‬‫الموضوع‬‫مثل‬‫ملف‬‫موضوع‬‫البت‬‫رول‬
‫والملفات‬‫الفرعية‬‫لموضوع‬‫البترول‬‫مثل‬‫آبار‬‫البترول‬‫وتكرير‬‫البترول‬.

38. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫والترتيب‬ ‫الترقيم‬ ‫طرق‬:
‫بعد‬‫اعتماد‬‫إحدى‬‫طرق‬‫التصنيف‬‫سابقة‬‫الذكر‬‫والتي‬‫ت‬‫ناسب‬
‫عمل‬‫الشركة‬‫أو‬‫المؤسسة‬‫موضوع‬‫البحث‬‫يتم‬‫اإلتفاق‬‫ع‬‫لى‬
‫إحدى‬‫طرق‬‫الترقيم‬‫التي‬‫سنتناولها‬‫بالشرح‬‫بنوع‬‫من‬‫التفصيل‬
‫على‬‫النحو‬‫التالي‬:

39. ‫أ‬)‫الترتيب‬‫الهجائي‬:
‫ويقصد‬‫بترتيب‬‫الملفات‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫أن‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫ـ‬‫سواء‬‫كانوا‬‫موظف‬‫ين‬‫أو‬
‫عمالء‬‫ـ‬‫الذين‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫أ‬)‫تسبق‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذين‬‫تبدأ‬
‫أسماؤهم‬‫بحرف‬(‫ب‬)‫كما‬‫تسبق‬‫األخيرة‬‫ملفات‬‫األشخاص‬‫الذي‬‫تبدأ‬‫أسماؤهم‬
‫بحرف‬(‫ج‬)‫وهكذا‬.
‫ولسهولة‬‫معرفة‬‫مكان‬‫الملفات‬‫واستخراجها‬‫عند‬‫الحاجة‬‫إليها‬‫وتوضع‬‫بطاقا‬‫ت‬
‫إرشاد‬(Guide Cards)‫لكل‬‫حرف‬‫من‬‫الحروف‬‫األبجدية‬،‫ثم‬‫تجمع‬‫خلفها‬
‫كل‬‫الملفات‬‫التي‬‫تحمل‬‫أسماء‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬،‫ثم‬‫توضع‬‫بطاقات‬‫أخرى‬‫ت‬‫حمل‬
‫الحرف‬‫الذي‬‫يليه‬‫وتجمع‬‫خلفها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫أسماء‬‫أصحابها‬‫بهذا‬‫ال‬‫حرف‬
‫وهكذا‬،‫ولذلك‬‫يكون‬‫هناك‬‫بطاقات‬‫إرشاد‬‫بعدد‬‫الحروف‬‫األبجدية‬‫تجمع‬‫خلف‬‫ك‬‫ل‬
‫منها‬‫الملفات‬‫التي‬‫تبدأ‬‫بهذا‬‫الحرف‬‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫سرعة‬‫استخراج‬‫الملف‬،‫ف‬‫إذا‬
‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫ملف‬‫يحمل‬ً‫ا‬‫أسم‬‫يبدأ‬‫بالحرف‬(‫ح‬)‫فإن‬‫الشخص‬‫المكلف‬
‫باستخراج‬‫هذا‬‫الملف‬‫يبحث‬‫عنه‬‫خلف‬‫البطاقة‬‫التي‬‫تحمل‬‫هذا‬‫الحرف‬ً‫ال‬‫بد‬‫من‬
‫البحث‬‫في‬‫الملفات‬‫كلها‬
‫وهناك‬‫قواعد‬‫محددة‬‫وثابتة‬‫تستخدم‬‫لهذه‬‫الطريقة‬‫في‬‫التصنيف‬:

40. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(1: )
‫يتكون‬‫اسم‬‫كل‬‫شخص‬‫من‬‫عدة‬‫أقسام‬‫يمكن‬‫أن‬‫نطلق‬‫عليها‬‫اسم‬
‫وحدات‬،‫وفي‬‫التصنيف‬‫يكون‬‫القسم‬‫األخير‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الو‬‫حدة‬
‫األولى‬‫والقسم‬‫األول‬‫من‬‫االسم‬‫هو‬‫الوحدة‬‫الثانية‬،‫أما‬‫الوحدة‬‫الث‬‫الثة‬
‫فهو‬‫االسم‬‫أو‬‫األسماء‬‫التي‬‫تقع‬‫في‬‫الوسط‬،‫فالقاعدة‬‫رقم‬(1)‫إذن‬
‫هي‬‫إعادة‬‫ترتيب‬‫أسماء‬‫األشخاص‬‫بهذا‬‫المعنى‬‫وعلى‬‫هذا‬‫النحو‬،
‫ويبين‬‫الجدول‬‫التالي‬‫بوضوح‬‫كيف‬‫أن‬‫اسمين‬‫من‬‫األسماء‬‫ال‬‫عادية‬
ً‫ا‬‫جد‬‫يمكن‬‫تصنيفها‬‫على‬‫أساس‬‫هذه‬‫القاعدة‬:
‫فهرسته‬ ‫المراد‬ ‫االسم‬
‫السليم‬ ‫الترتيب‬
‫األولى‬ ‫الوحدة‬‫الثانية‬ ‫الوحدة‬‫الثالثة‬ ‫الوحدة‬
‫قاضي‬ ‫محمود‬ ‫محمد‬‫قاضي‬‫محمد‬‫محمود‬
‫طوالبه‬ ‫محمد‬ ‫سعيد‬‫طوالبة‬‫سعيد‬‫محمد‬

41. ‫رقم‬ ‫قاعدة‬(2: )
‫تتعلق‬‫القاعدة‬‫الثانية‬‫بترتيب‬‫كل‬‫األسماء‬‫ترتيب‬ً‫ا‬ً‫ا‬‫هجائي‬
‫آخذة‬‫بعين‬‫االعتبار‬‫الترتيب‬‫الصحيح‬‫ألحرف‬‫األسم‬‫اء‬،
‫بمعنى‬‫أنه‬‫إذا‬‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫من‬‫األسماء‬‫متشاب‬‫هة‬
‫فإنه‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫األسماء‬‫حسب‬‫الوحدات‬‫الثانية‬،‫أم‬‫ا‬‫إذا‬
‫كانت‬‫الوحدات‬‫األولى‬‫و‬‫الثانية‬‫من‬‫األسماء‬‫متشابهة‬‫ف‬‫إن‬
‫ترتيب‬‫األسماء‬‫يتم‬‫حسب‬‫أحرف‬‫الوحدات‬‫الثالثة‬‫وعل‬‫ى‬
‫سبيل‬‫المثال‬‫فإن‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫طوالبة‬‫يجب‬‫أن‬‫ي‬‫رتب‬
‫في‬‫عملية‬‫التصنيف‬‫قبل‬‫االسم‬‫الشخصي‬‫قاضي‬.

42. ‫ب‬)‫الترقيم‬‫الهجائي‬:
‫و‬ ‫الثمانية‬ ‫العربية‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫استخدام‬ ‫الهجائي‬ ‫بالترقيم‬ ‫المقصود‬ ‫و‬‫العشرين‬
‫المعنية‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫في‬ ‫الملفات‬ ‫مواضيع‬ ‫على‬ ‫للداللة‬ ‫كرموز‬.‫ك‬ ‫فإذا‬‫انت‬
‫األبواب‬ ‫من‬ ‫عدد‬ ‫إلى‬ ‫أعمالها‬ ‫تقسم‬ ‫المؤسسة‬ ‫أو‬ ‫الشركة‬ ‫لدى‬ ‫التصنيف‬ ‫خطة‬
‫بالحر‬ ‫الترقيم‬ ‫فإن‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫والفصول‬ ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫واألبواب‬ ‫الرئيسية‬‫وف‬
‫التالي‬ ‫التركيبي‬ ‫الشكل‬ ‫يتخذ‬ ‫الهجائية‬:
‫اإلدارية‬ ‫الشئون‬
‫المالية‬ ‫الشئون‬
‫االقتصادية‬ ‫الشئون‬
‫الهندسية‬ ‫الشئون‬
‫شئون‬‫التأمين‬

43. ‫تابع‬‫الترقيم‬‫الهجائي‬:
‫ثم‬‫يتكون‬ ‫التي‬ ‫الفصول‬ ‫إلى‬ ‫بتقسيمه‬ ‫ونقوم‬ ‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬ ‫وهو‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫نأخذ‬‫منها‬
‫األول‬ ‫الحرف‬ ‫يكون‬ ‫وبحيث‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ َ‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫الحروف‬ ‫مستخدمين‬‫المستخدم‬
‫حر‬ ‫إليه‬ ً‫ا‬‫مضاف‬ ‫األول‬ ‫الباب‬ ‫أعطي‬ ‫الذي‬ ‫الهجائي‬ ‫الحرف‬ ‫نفس‬ ‫هو‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ترقيم‬ ‫في‬ً‫ا‬‫ف‬
‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫آخر‬ ً‫ا‬‫هجائي‬:
‫أ‬)‫اإلدارية‬ ‫الشؤون‬:
‫الموظفين‬ ‫شؤون‬
‫العامة‬ ‫العالقات‬
‫الديوان‬
‫اللوازم‬
‫الخدمات‬
‫ترقيم‬ ‫ونواصل‬ ‫المؤسسة‬ ‫نشاطات‬ ‫بحسب‬ ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫ويقسم‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫نأخذ‬ ‫ثم‬
‫الذ‬ ‫الفصل‬ ‫على‬ ‫الدالين‬ ‫الحرفين‬ ‫مستخدمين‬ ً‫ا‬‫أيض‬ ‫الهجائية‬ ‫بالحروف‬ ‫الموضوعات‬‫تندرج‬ ‫ي‬
‫من‬ ‫موضوع‬ ‫كل‬ ‫رقم‬ ‫يتكون‬ ‫بحيث‬ ‫جديد‬ ‫هجائي‬ ‫حرف‬ ‫إضافة‬ ‫مع‬ ‫الموضوعات‬ ‫هذه‬ ‫تحته‬
‫التالي‬ ‫النحو‬ ‫على‬ ‫حروف‬ ‫ثالثة‬:
‫أ‬)‫الموظفين‬ ‫شئون‬
‫الموظفين‬ ‫لجان‬ ‫اإلجازات‬ ‫التدريب‬ ‫التعيينات‬ ‫االستخدام‬ ‫طلبات‬ ‫والتعليمات‬ ‫األنظمة‬‫التأمين‬
‫الصحي‬
43

44. ‫ج‬)‫الترقيم‬‫المسلسل‬ ‫العددي‬:
‫وتعني‬‫هذه‬‫الطريقة‬‫إعطاء‬‫المواد‬‫سواء‬‫كانت‬‫ملفات‬‫أو‬‫غيرها‬‫من‬‫المواد‬
‫كاألشرطة‬‫المسجلة‬‫أو‬‫األفالم‬ً‫ا‬‫أرقام‬‫متسلسلة‬.‫وترتب‬‫هذه‬‫الملفات‬‫أو‬‫ال‬‫مواد‬
‫وفق‬‫هذه‬‫األرقام‬.‫وإذا‬‫أريد‬‫إضافة‬‫ملف‬‫جديد‬‫أو‬‫مادة‬‫جديدة‬‫فإنه‬‫يعطي‬‫الرق‬‫م‬
‫الذي‬‫يلي‬‫آخر‬‫رقم‬‫موجود‬ً‫ال‬‫فع‬‫ويترتب‬‫الملف‬‫الجديد‬‫أو‬‫المادة‬‫الجديدة‬‫ب‬‫عد‬‫آخر‬
‫ملف‬‫أو‬‫مادة‬‫موجودة‬ً‫ال‬‫فع‬.
ً‫ا‬‫ونظر‬‫ألن‬‫ترتيب‬‫الملفات‬‫أو‬‫المواد‬‫بهذه‬‫الطريقة‬‫حسب‬‫أرقامها‬‫يعني‬‫أنه‬‫ا‬‫غير‬
‫مرتبة‬ً‫ا‬‫هجائي‬‫وحتى‬‫ال‬‫يضطر‬‫الباحث‬‫إلى‬‫استعراض‬‫جميع‬‫قائمة‬‫الملف‬‫ات‬‫أو‬
‫المواد‬‫للعثور‬‫على‬‫الملف‬‫أو‬‫المادة‬‫المطلوبة‬‫فإنه‬‫يجب‬‫االستعانة‬‫بفهرس‬
‫هجائي‬‫ليسهل‬‫عملية‬‫البحث‬.‫ويتكون‬‫هذا‬‫الفهرس‬‫من‬‫رؤوس‬‫موضوعات‬
‫المواد‬‫أو‬‫أسماء‬‫أصحاب‬‫الملفات‬‫يسجل‬‫كل‬‫منها‬‫على‬‫إحدى‬‫البطاقات‬‫وترتب‬
‫البطاقات‬ً‫ا‬‫هجائي‬ً‫ا‬‫تبع‬‫لذلك‬.‫ويوضع‬‫على‬‫كل‬‫بطاقة‬‫رقم‬‫الملف‬‫وغالب‬ً‫ا‬‫ما‬‫تحتوي‬
‫هذه‬‫البطاقات‬‫على‬‫معلومات‬‫أخرى‬‫لالستفادة‬‫منها‬.‫فإذا‬‫أريد‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الم‬‫لف‬
‫الخاص‬‫بأحد‬‫األشخاص‬‫أو‬‫إحدى‬‫المواد‬،‫فإنه‬‫يجب‬‫الرجوع‬‫إلى‬‫الفهرس‬
‫األبجدي‬‫لمعرفة‬‫رقم‬‫الملف‬‫ثم‬‫استخراج‬‫الملف‬‫الذي‬‫يحمل‬‫هذا‬‫الرقم‬،‫وقد‬
‫يكون‬‫الفهرس‬‫بأشكال‬‫أخرى‬‫سيتم‬‫شرحها‬‫عند‬‫التعرض‬‫لموضع‬‫الفهرسة‬.

45. ‫د‬)‫الترقيم‬‫المركب‬ ‫المسلسل‬ ‫العددي‬:
‫تر‬ ‫دون‬ ‫الموضوعية‬ ‫بالطريقة‬ ‫المصنفة‬ ‫الموضوعات‬ ‫بقاء‬ ‫إن‬‫تيب‬
‫عليها‬ ‫الحصول‬ ‫الملفات‬ ‫موظف‬ ‫على‬ ‫الصعب‬ ‫من‬ ‫يجعل‬ ‫معين‬
‫المتوخاة‬ ‫بالسرعة‬.‫ف‬ ‫الهجائية‬ ‫للطريقة‬ ‫باإلضافة‬ ‫فإنه‬ ‫ولذا‬‫الترتيب‬ ‫ي‬
‫ا‬ ‫الترقيم‬ ‫طريقة‬ ‫إلى‬ ‫اللجوء‬ ‫الكثيرون‬ ‫يفضل‬ ‫الترقيم‬ ‫أو‬‫لعددي‬
‫ل‬ ‫وأبوابها‬ ‫وفصولها‬ ‫الموضوعات‬ ‫لتعريف‬ ‫المركب‬ ‫المسلسل‬‫تسهيل‬
‫المطلوبة‬ ‫بالسرعة‬ ‫واستعادتها‬ ‫إليها‬ ‫الرجوع‬.
‫أرق‬ ‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬ ‫بإعطاء‬ ‫الطريقة‬ ‫بهذه‬ ‫الترقيم‬ ‫ويتم‬‫مسلسلة‬ ً‫ا‬‫ام‬
‫أر‬ ‫عنها‬ ‫ويتفرع‬ ‫للفصول‬ ‫أخرى‬ ‫مسلسلة‬ ‫أرقام‬ ‫عنها‬ ‫يتفرع‬‫ثالثة‬ ً‫ا‬‫قام‬
‫التالي‬ ‫النموذج‬ ‫في‬ ‫نبنيه‬ ‫نحو‬ ‫على‬ ‫وذلك‬ ‫للموضوعات‬:

46. -‫الرئيسية‬ ‫األبواب‬:
‫والتنظيم‬ ‫اإلدارة‬
‫المالية‬ ‫الشئون‬
‫الشئون‬‫اإلقتصادية‬
‫الهندسية‬ ‫الشئون‬
‫المشروعات‬
‫الخ‬..
‫المثال‬ ‫سبيل‬ ‫على‬ ‫الثاني‬ ‫الباب‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫فصول‬ ‫إلى‬ ‫باب‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬:
‫المالية‬ ‫الشئون‬:
‫الميزانية‬
‫اإليرادات‬
‫المصروفات‬
‫المشتريات‬
‫المخازن‬
‫الخ‬..

47. ً‫ال‬‫مثا‬ ‫لنعرض‬ ‫والخامس‬ ‫الرابع‬ ‫الفصلين‬ ‫ولنأخذ‬ ، ‫موضوعات‬ ‫إلى‬ ‫فصل‬ ‫كل‬ ‫ينقسم‬ ‫ثم‬‫لتثبيت‬
‫األرقام‬:
4)‫المشتريات‬5)‫المخازن‬
‫عام‬1)‫عام‬
‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬2)‫وتعليمات‬ ‫أنظمة‬
‫مناقصات‬3)‫المستودعات‬ ‫جرد‬
‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫شراء‬4)‫كتابية‬ ‫أدوات‬ ‫صرف‬
‫أثاث‬ ‫شراء‬5)‫أثاث‬ ‫صرف‬
47

48. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬
‫المكت‬ ‫في‬ ً‫ا‬‫استخدام‬ ‫وأكثرها‬ ‫التصنيفات‬ ‫أشهر‬ ‫من‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫يعد‬‫بات‬
‫ليطبق‬ ‫األنظمة‬ ‫من‬ ‫غيره‬ ‫دون‬ ‫التصنيف‬ ‫هذا‬ ‫اختير‬ ‫وقد‬–‫التعديل‬ ‫بعد‬–
‫أهمها‬ ‫من‬ ‫التي‬ ‫لمزاياه‬ ‫واإلسالمية‬ ‫العربية‬ ‫المكتبات‬ ‫معظم‬ ‫في‬:
1-‫البشرية‬ ‫للمعرفة‬ ‫شامل‬ ‫أنه‬.
2-‫للتوسع‬ ‫وقابل‬ ‫مرن‬ ‫أنه‬.
3-‫عالمي‬ ‫كرمز‬ ‫الرقم‬ ‫يستعمل‬.
4-‫واالستعمال‬ ‫الفهم‬ ‫سهل‬.
5-‫للموضوعات‬ ً‫ا‬‫كشاف‬ ‫يستخدم‬.

49. ‫العشري‬ ‫ديوي‬ ‫تصنيف‬ ‫طريقة‬
‫رئيسية‬ ‫أصول‬ ‫عشرة‬ ‫إلى‬ ‫البشرية‬ ‫المعرفة‬ ‫قسم‬,‫هي‬:
000–099‫العامة‬ ‫المعارف‬
100–199‫النفس‬ ‫وعلم‬ ‫الفلسفة‬
200–299‫الديانات‬
300–399‫االجتماعية‬ ‫العلوم‬
400–499‫اللغات‬
500–599‫البحتة‬ ‫العلوم‬
600–699‫التطبيقية‬ ‫العلوم‬
700–799‫الفنون‬
800–899‫اآلداب‬
900-999‫والتراجم‬ ‫والجغرافيا‬ ‫التاريخ‬

50. ‫مفهوم‬‫الفهرسة‬
‫هي‬‫المادي‬ ‫الوصف‬ ‫عملية‬‫والموضوعي‬‫المعلومات‬ ‫لمصادر‬,‫بها‬ ‫تقوم‬‫المكت‬‫بات‬
‫بحيث‬‫مصدر‬ ‫على‬ ‫التعرف‬ ‫تتيح‬‫المعلومات‬‫بسهولة‬,‫واض‬ ‫صورة‬ ‫وتكوين‬‫عنة‬ ‫حة‬
‫قبل‬‫االطالع‬‫علية‬.
50

51. ‫الفهرسة‬ ‫أهمية‬
‫أن‬‫االستغناء‬ ‫يمكنه‬ ‫ال‬ ‫معلومات‬ ‫مركز‬ ‫أو‬ ‫مكتبة‬ ‫أي‬
‫يلي‬ ‫ما‬ ‫أهمها‬ ‫ألسباب‬ ‫الفهرسة‬ ‫عن‬:
1-‫الماليين‬ ‫يضم‬ ‫بعضها‬ ‫أصبح‬ ‫حتى‬ ‫المكتبات‬ ‫مجموعات‬ ‫كثرة‬‫من‬‫مصادر‬
‫المعلومات‬.
2-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫تتناول‬ ‫التي‬ ‫الموضوعات‬ ‫كثرة‬.
3-‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫إلى‬ ‫الوصول‬ ‫في‬ ‫وجهده‬ ‫الباحث‬ ‫وقت‬ ‫توفير‬.
51

52. ‫الفهرسة‬‫بطاقة‬
‫الطلب‬ ‫رقم‬‫المؤلف‬ ‫اسم‬
‫الشيخ‬ ‫آل‬,‫الوهاب‬ ‫عبد‬ ‫بن‬ ‫محمد‬ ‫بن‬ ‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬
‫التوحيد‬ ‫كتاب‬ ‫شرح‬ ‫المجيد‬ ‫فتح‬/‫حسن‬ ‫بن‬ ‫الرحمن‬ ‫عبد‬
‫الشيخ‬ ‫آل‬0‫الرياض‬:‫واإلفتاء‬ ‫العلمية‬ ‫للبحوث‬ ‫العامة‬ ‫الرئاسة‬
‫واإلرشاد‬ ‫والدعوة‬,1413‫هـ‬
‫العنوان‬‫الناشر‬ ‫اسم‬ ‫النشر‬ ‫مكان‬
‫النشر‬ ‫تاريخ‬
214‫ـــــــــــــــــ‬
‫ف‬ ‫ع‬ ‫ش‬
448‫؛‬ ‫ص‬24x20‫سم‬.
‫الصفحات‬ ‫عدد‬
‫الحجم‬
1-‫التوحيد‬‫الموضوع‬
52

53. ‫الفهرس‬‫تعريف‬:
‫قائمة‬ ‫هو‬
‫بمحتويات‬‫المكتبة‬
‫المعلومات‬ ‫مصادر‬ ‫من‬
‫نظــــام‬ ‫وفق‬ ‫مــرتبة‬‫معيــــن‬
‫لت‬‫يسير‬‫المصـــــــادر‬ ‫تلك‬ ‫الى‬ ‫الوصول‬.
53

54. ‫س‬‫ر‬‫الفها‬ ‫أشكال‬‫أهم‬
‫الفهرس‬‫البطاقي‬Card Catalog
‫الورقية‬ ‫البطاقات‬ ‫من‬ ‫مجموعة‬ ‫هو‬‫المقواة‬‫خشبية‬ ‫ادراج‬ ‫داخل‬ ‫هجائيا‬ ‫مرتبة‬
‫او‬‫معدنية‬،‫وتحمل‬‫مصادر‬ ‫ألحد‬ ‫موضوعية‬ ‫و‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫بطاقة‬ ‫كل‬
‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬.
‫الفهرس‬‫اإللكتروني‬Electronic Catalog
‫المعلوم‬ ‫مصادر‬ ‫عن‬ ‫وموضوعية‬ ‫وصفية‬ ‫بيانات‬ ‫فيه‬ ‫خزنت‬ ‫الي‬ ‫حاسب‬ ‫هو‬‫ات‬
‫الموجودة‬‫في‬‫ويمكن‬ ‫المكتبة‬‫مداخل‬ ‫عدة‬ ‫طريق‬ ‫عن‬ ‫البيانات‬ ‫تلك‬ ‫استرجاع‬‫م‬‫ثل‬
‫المؤلف‬،‫والعنوان‬‫والموضوع‬ ،،‫والكلمات‬‫المفتاحية‬.
54

55. ‫وااللكتروني‬‫البطاقي‬‫الفهرس‬ ‫بين‬ ‫نة‬‫ر‬‫مقا‬
‫نة‬‫ر‬‫املقا‬ ‫عناصر‬
‫التشغيل‬
‫البيانات‬ ‫الى‬ ‫ل‬‫الوصو‬‫سرعة‬
‫االستخدام‬ ‫سهولة‬
‫االعطال‬
‫البحث‬‫ات‬‫ر‬‫خيا‬
‫التكلفة‬
‫بعد‬ ‫عن‬‫االستخدام‬
‫متنوعة‬ ‫قوائم‬ ‫طباعة‬
‫االستخدام‬ ‫وقت‬
‫البطاقي‬‫الفهرس‬
‫ال‬‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬
‫بطي‬
‫سهل‬
‫يتعطل‬ ‫ال‬
‫محدودة‬
‫قليلة‬
‫يمكن‬ ‫ال‬
‫يمكن‬ ‫ال‬
‫املكتبة‬ ‫بدوام‬ ‫محدود‬
‫االلكتروني‬‫الفهرس‬
‫كهرباء‬ ‫الى‬ ‫يحتاج‬
‫سريع‬
‫أسهل‬
‫صيانة‬ ‫الى‬ ‫ويحتاج‬ ‫يتعطل‬
‫متعددة‬
‫االجهزة‬ ‫حيث‬ ‫من‬‫مرتفعة‬
‫مكان‬ ‫أي‬ ‫من‬‫ممكن‬
‫ممكن‬
‫محدود‬‫غير‬
55

56. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬ ‫العنوان‬ ‫فهرس‬ ‫المؤلف‬ ‫فهرس‬
‫المؤلف‬ ‫باسم‬ ‫مدخل‬‫بالعنوان‬ ‫مدخل‬‫بالموضوع‬ ‫مدخل‬
‫الطنطاوي‬,‫علي‬
‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬
‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬
‫الطنطاوي‬,‫علي‬
‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬
‫المقدسة‬ ‫األماكن‬
‫الطنطاوي‬,‫علي‬
‫الحرم‬ ‫نفحات‬ ‫من‬
‫الفهارس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫مداخل‬
56

57. ‫المؤلفين‬ ‫فهرس‬Author Catalog
‫حكمهم‬ ‫في‬ ‫ومن‬ ‫المؤلفين‬ ‫بأسماء‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬
‫مثل‬
‫المترجمين‬.
‫المحررين‬.
‫االعتباريين‬ ‫المؤلفين‬ ‫أسماء‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫ايض‬ ‫ويحتوي‬
‫مثل‬
‫والمنظمات‬ ‫الهيئات‬.
‫واإلدارات‬ ‫والوزارات‬ ‫والدول‬.
‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫المكتبة‬ ‫مقتنيات‬ ‫مجموعة‬ ‫لمعرفة‬ ‫يستخدم‬.
57

58. ‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title Catalog
‫المصادر‬ ‫بعناوين‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬,
‫ويستخدم‬‫عن‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫إلى‬ ‫للوصول‬
‫البحث‬ ‫طريق‬‫بعنوان‬‫كونه‬ ‫حيث‬ ‫من‬ ‫المصدر‬
‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬.
58

59. ‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog
‫مصادر‬ ‫بموضوعات‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫مرتبة‬ ‫قائمة‬
‫المعلومات‬‫الموجودة‬‫المكتبة‬ ‫في‬.‫ويستخدم‬
‫إلى‬ ‫للوصول‬‫مصدر‬‫المعلومات‬‫البحث‬ ‫طريق‬ ‫عن‬
‫المصدر‬ ‫بموضوع‬‫باعتباره‬‫للبحث‬ ً‫ال‬‫مدخ‬.
59

60. ‫الفهارس‬ ‫جميع‬ ‫أن‬:
•‫المؤلف‬ ‫فهرس‬Author Catalog
•‫العنوان‬ ‫فهرس‬Title
•‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog
‫التالية‬ ‫التساؤالت‬ ‫على‬ ‫باإلجابة‬ ‫تفيدنا‬:
•‫؟‬ ‫معين‬ ‫لمؤلف‬ ‫مصادر‬ ‫من‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫ماذا‬
•‫؟‬ ‫معين‬ ‫بعنوان‬ ‫مصدر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬
•‫؟‬ ‫معين‬ ‫موضوع‬ ‫في‬ ‫معلومات‬ ‫مصادر‬ ‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫يوجد‬ ‫هل‬
60
‫الموضوع‬ ‫فهرس‬Subject Catalog

61. ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬
‫وف‬ ‫للبطاقات‬ ‫الهجائي‬ ‫الترتيب‬ ‫على‬ ‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬ ‫يعتمد‬‫المداخل‬ ‫ألحد‬ ً‫ا‬‫ق‬
‫الثالثة‬:
‫المؤلف‬‫العنوان‬‫الموضوع‬
‫الم‬ ‫المعلومات‬ ‫مصدر‬ ‫بطاقة‬ ‫إلى‬ ‫يصل‬ ‫حتى‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ‫المستخدم‬ ‫يبحث‬ ‫حيث‬‫طلوب‬,
‫المكتبة‬ ‫في‬ ‫وجودة‬ ‫ومكان‬ ‫المصدر‬ ‫عن‬ ‫كاملة‬ ‫معلومات‬ ‫على‬ ‫تحتوي‬ ‫والتي‬.
61

62. ‫الترتيب‬ ‫قبل‬ ‫األسماء‬
‫الصالح‬
‫محمد‬ ‫الدكتور‬
‫الحسن‬ ‫أبو‬
‫ياسر‬
‫إبراهيم‬
‫الرحمن‬ ‫عبد‬
‫الفاتح‬
‫الترتيب‬ ‫بعد‬ ‫األسماء‬
‫إبراهيم‬
‫الحسن‬ ‫أبو‬
‫الصالح‬
‫الرحمن‬ ‫عبد‬
‫الفاتح‬
‫محمد‬ ‫الدكتور‬
‫ياسر‬
‫الفهرس‬ ‫طريقة‬ ‫على‬ ً‫ا‬‫هجائي‬ ً‫ا‬‫ترتيب‬ ‫التالية‬ ‫األسماء‬ ‫ترتيب‬
‫البطاقي‬ ‫الفهرس‬ ‫على‬‫تطبيقات‬
62

63. ‫اإللكتروني‬ ‫الفهرس‬ ‫في‬ ‫البحث‬
63

64. ‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المكان‬‫الذي‬‫يعمل‬‫به‬‫القائمون‬‫باألعمال‬‫المكتبية‬‫والمشرف‬‫ون‬‫على‬
‫أعمالهم‬.
‫أما‬‫تصميم‬‫المكتب‬:‫فهو‬‫رسم‬‫خارطة‬‫أو‬‫وضع‬‫خطة‬‫تبين‬‫مواقع‬‫الوحدات‬‫اإلداري‬‫ة‬
‫وترتيبها‬،‫وتحديد‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫واألثاث‬‫واآلالت‬‫المكتبية‬‫داخل‬‫اإلدارة‬‫و‬‫ترتيبها‬،
‫مع‬‫مراعاة‬‫تهيئة‬‫الظروف‬‫المناسبة‬‫لمحيط‬‫العمل‬.
‫وسيتم‬‫في‬‫هذا‬‫الفصل‬‫استعراض‬‫ما‬‫يلي‬:
1)‫تصميم‬‫مبنى‬‫المكتب‬.
2)‫المبادئ‬‫العامة‬‫لتصميم‬‫المكاتب‬.
3)‫أنواع‬‫المكاتب‬.
4)‫ترتيب‬‫األثاث‬.
‫المكتب‬ ‫تصميم‬
64

65. ً‫ال‬‫أو‬:‫المكتب‬ ‫مبنى‬ ‫تصميم‬
1)‫مالءمة‬‫المساحة‬:‫حسب‬‫نشاط‬‫المنظمة‬،‫والتوسعات‬‫المستقبلية‬‫أو‬‫التعدي‬‫الت‬‫التي‬
‫يمكن‬‫إجراؤها‬.
2)‫تسهيالت‬‫المبنى‬.
3)‫تناسب‬‫المبنى‬‫مع‬‫ظروف‬‫العمل‬:‫ومن‬‫العوامل‬‫التي‬‫تراعى‬‫فيه‬:
‫أ‬)‫المستفيدون‬‫من‬‫المنظمة‬.‫ب‬)‫طرق‬‫المواصالت‬.‫ج‬)‫المركز‬‫التجاري‬.
4)‫تكاليف‬‫المبنى‬:‫وتختلف‬‫من‬‫مدينة‬‫ألخرى‬،‫ومن‬‫حي‬‫آلخر‬.
5)‫اإلضاءة‬‫الطبيعية‬‫والتهوية‬.
6)‫صفات‬‫المبنى‬:‫من‬‫ناحية‬‫المظهر‬‫العام‬‫وحجمه‬‫وارتفاع‬‫الغرف‬.
7)‫االعتبار‬‫األدبي‬:‫حيث‬‫يجب‬‫أن‬‫يعكس‬‫المبنى‬‫صورة‬‫جيدة‬‫لدى‬‫جمهور‬
‫المراجعين‬،‫ويعطي‬‫سمعة‬‫طيبة‬‫وشهرة‬‫بين‬‫المباني‬‫األخرى‬.
65

66. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المكتب‬ ‫لتصميم‬ ‫العامة‬ ‫المبادئ‬
1)‫تسلسل‬‫األعمال‬‫في‬‫اتجاه‬‫واحد‬:‫ومن‬‫فوائده‬:
‫أ‬)‫تقليل‬‫الوقت‬‫والجهد‬‫المبذولين‬‫في‬‫إنجاز‬‫األعمال‬‫وحفظها‬‫بالشكل‬‫المط‬‫لوب‬.
‫ب‬)‫تسهيل‬‫عملية‬‫االتصال‬‫بين‬‫الوحدات‬‫اإلدارية‬‫والموظفين‬‫والعاملين‬.
‫ج‬)‫تقليل‬‫عدد‬‫المراسلين‬.
2)‫مرونة‬‫التصميم‬‫وسهولة‬‫تعديله‬.
3)‫تهيئة‬‫محيط‬‫العمل‬‫المالئم‬.
4)‫االستغالل‬‫الكامل‬‫للمساحة‬‫المكتبية‬.
5)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫والرقابة‬‫على‬‫الموظفين‬.
6)‫توفير‬‫مكاتب‬‫خاصة‬‫للمحافظة‬‫على‬‫سرية‬‫األعمال‬.
7)‫تقليل‬‫ابتعاد‬‫الموظفين‬‫عن‬‫مكاتبهم‬.
8)‫مناسبة‬‫المظهر‬‫العام‬.
66

67. ‫واألقسا‬ ‫اإلدارات‬ ‫لمكاتب‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬‫م‬
‫يقصد‬‫بالتصميم‬‫الداخلي‬‫للمكتب‬‫وضع‬‫خطة‬‫الت‬‫رتيب‬‫التي‬
‫تبين‬‫أماكن‬‫الموظفين‬‫وأماكن‬‫قطع‬‫األثاث‬‫والمعدات‬
‫المكتبية‬‫األخرى‬‫داخل‬‫كل‬‫إدارة‬‫وقسم‬.
‫والمبادئ‬‫العلمية‬‫للتصميم‬‫الداخلي‬‫تنقسم‬‫إلى‬‫أرب‬‫ع‬‫خطوات‬
‫هي‬:
67

68. ‫لل‬ ‫الداخلي‬ ‫التصميم‬ ‫عند‬ ‫اتباعها‬ ‫الواجب‬ ‫الخطوات‬‫مكاتب‬
1)‫الخطوة‬‫األولى‬:‫وجود‬‫نسخة‬‫من‬‫خارطة‬‫تصميم‬‫المبنى‬‫لدى‬‫الجهة‬‫التي‬‫تق‬‫وم‬
‫بعملية‬‫تقسيم‬‫اإلدارات‬:
‫وتراعي‬‫هذه‬‫الجهة‬‫أماكن‬‫الشبابيك‬‫ومدى‬‫دوران‬‫األبواب‬‫وأماكن‬‫األعمدة‬‫وأماكن‬
‫أزرار‬‫الكهرباء‬‫والهاتف‬‫والمداخل‬‫والمخارج‬.
2)‫الخطوة‬‫الثانية‬:‫االنتباه‬‫إلى‬‫األماكن‬‫التي‬‫تستخدم‬‫بكثرة‬‫مثل‬‫المص‬‫اعد‬‫والمداخل‬
‫والمخارج‬‫والدرج‬،‫ويمكن‬‫على‬‫أساسها‬‫تحديد‬‫أماكن‬‫غرف‬‫التخزين‬‫وغرف‬
‫االستقبال‬‫وغيرها‬....
3)‫الخطوة‬‫الثالثة‬:‫تقسيم‬‫باقي‬‫الغرف‬‫بين‬‫غرف‬‫اجتماعات‬‫ومكاتب‬‫خاص‬‫ة‬.
4)‫الخطوة‬‫الرابعة‬:‫معرفة‬‫نشاطات‬‫كل‬‫قسم‬‫وما‬‫يستعمل‬‫من‬‫آالت‬‫وأجهزة‬
‫وأدوات‬‫مستخدمة‬‫في‬‫المكتب‬‫واتصاالته‬‫بالجمهور‬،‫ويراعى‬‫توزيع‬‫المساحات‬
‫المناسبة‬‫لكل‬‫مكتب‬‫وعدد‬‫الموظفين‬‫واألجهزة‬‫المستخدمة‬‫في‬‫كل‬‫قسم‬.
68

69. ً‫ا‬‫ثالث‬:‫المكاتب‬ ‫أنواع‬
‫تختلف‬‫أنواع‬‫المكاتب‬‫على‬‫حسب‬‫طبيعة‬‫العمل‬‫المكتب‬‫ي‬،
‫فبعض‬‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫السرية‬،‫والبعض‬‫اآلخر‬‫من‬
‫المكاتب‬‫تحتاج‬‫االنفتاح‬‫ليسهل‬‫من‬‫خاللها‬‫نقل‬‫المعلوما‬‫ت‬
‫واستقبال‬‫الجمهور‬.
‫ويمكن‬‫تقسيم‬‫المكاتب‬‫إلى‬‫نوعين‬‫هما‬:
1)‫المكتب‬‫المغلق‬.
2)‫المكتب‬‫المفتوح‬.
69

70. ً‫ال‬‫أو‬:‫المغلق‬ ‫المكتب‬
‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المغلق‬‫ذلك‬‫المكان‬‫الذي‬‫يخصص‬‫لممارس‬‫ة‬
‫األعمال‬‫المكتبية‬‫ضمن‬‫غرفة‬‫خاصة‬‫تحدها‬‫الجدران‬‫الثابتة‬،
ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يلحق‬‫بهذا‬‫النوع‬‫من‬‫المكاتب‬‫مكتب‬‫آخر‬‫مجاور‬‫ل‬‫ه‬
‫يخصص‬‫لسكرتيره‬‫الخاص‬،ً‫ا‬‫وغالب‬‫ما‬‫يكون‬‫للمديرين‬‫و‬‫كبار‬
‫الموظفين‬.
70

71. ‫خاصة‬ ‫أو‬ ‫مغلقة‬ ‫مكاتب‬ ‫تستدعي‬ ‫التي‬ ‫االعتبارات‬
(‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬)
1)‫االحترام‬‫والوجاهة‬‫لبعض‬‫الوظائف‬‫أو‬‫الموظفين‬(‫مما‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫زيادة‬‫نفوذ‬‫هم‬
‫واحترامهم‬‫في‬‫المنظمة‬)
2)‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫كبير‬:‫مثل‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يقومون‬‫ب‬‫إعداد‬‫تقارير‬
‫هامة‬‫للمنظمة‬،‫أو‬‫الذين‬‫يقومون‬‫بأعمال‬‫التخطيط‬‫في‬‫المنظمة‬.
3)‫األعمال‬‫ذات‬‫الطابع‬‫السري‬:‫كاألبحاث‬‫التي‬‫تجريها‬‫المنظمة‬‫والمقابالت‬
‫الشخصية‬.
71

72. (‫المغلق‬ ‫المكتب‬ ‫عيوب‬)
1)‫اعسار‬‫المساحة‬:‫حيث‬‫يستهلك‬‫المكتب‬‫المغلق‬‫مساحة‬‫كبيرة‬‫من‬‫المساحة‬‫ا‬‫لمتاحة‬
‫للمكتب‬،‫ومن‬‫الدراسات‬‫تبين‬‫أن‬30%‫من‬‫المساحة‬‫تهدر‬‫على‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬.
2)‫اعتبار‬‫الرقابة‬‫واإلشراف‬:‫حيث‬‫تصعب‬‫رقابة‬‫الموظفين‬‫وهم‬‫في‬‫مكاتب‬‫مغلقة‬
‫مما‬‫يخلق‬‫جو‬‫مشحون‬‫باالنفعاالت‬‫واألحقاد‬‫ويعكر‬‫الجو‬‫بين‬‫اإلدارة‬‫والموظفين‬.
3)‫اعتبار‬‫التكلفة‬:ً‫ا‬‫نظر‬‫لما‬‫تحتاجه‬‫كلفة‬‫بناء‬‫للجدران‬‫والدهان‬‫وغيرها‬.
4)‫اعتبار‬‫االتصال‬:‫حيث‬‫تعيق‬‫المكاتب‬‫المغلقة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫مما‬‫يؤخر‬
‫نقل‬‫المعامالت‬‫بين‬‫الغرف‬،‫وفقد‬‫البعض‬‫منها‬،‫والحاجة‬‫للمراسلين‬.
72

73. ً‫ا‬‫ثاني‬:‫المفتوح‬ ‫المكتب‬
‫يقصد‬‫بالمكتب‬‫المفتوح‬‫تخصيص‬‫قاعة‬‫أو‬‫صالة‬‫واسعة‬‫ليتم‬‫توزيع‬‫الموظ‬‫فين‬‫فيها‬،
‫وقد‬‫يتم‬‫فصل‬‫كل‬‫إدارة‬‫من‬‫اإلدارات‬‫بفواصل‬‫متحركة‬‫غير‬‫ثابتة‬‫من‬‫الخشب‬‫أو‬
‫األلمنيوم‬‫أو‬‫وضع‬‫خزائن‬‫ومعدات‬‫الحفظ‬.
73

74. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫مزايا‬)
1)‫االقتصاد‬‫في‬‫مساحة‬‫المكتب‬‫وبالتالي‬‫االقتصاد‬‫في‬‫النفقات‬.
2)‫سهولة‬‫اإلشراف‬‫على‬‫الموظفين‬،‫فيستطيع‬‫المشرف‬‫أو‬‫المدير‬‫أن‬‫يراقب‬
‫مرؤوسيه‬‫وهو‬‫جالس‬‫على‬‫مكتبه‬‫دون‬‫الحاجه‬‫إلى‬‫مروره‬‫إلى‬‫أماكن‬‫متعددة‬.
3)‫تشجيع‬‫الموظفين‬‫على‬‫تنظيم‬‫أعمالهم‬‫وإنجازها‬‫في‬‫أسرع‬‫وقت‬‫أسوة‬‫بزمال‬‫ئهم‬‫في‬
‫المكاتب‬‫المجاورة‬.
4)‫سهولة‬‫االتصال‬‫بين‬‫الموظفين‬‫في‬‫نفس‬‫اإلدارة‬‫أو‬‫القسم‬،‫وبين‬‫اإلدارات‬‫األخرى‬
‫واألقسام‬‫األخرى‬،‫حيث‬‫يتم‬‫ترتيب‬‫المكاتب‬‫حسب‬‫سير‬‫العمل‬‫بحيث‬‫تسي‬‫ر‬‫المعامالت‬
‫بشكل‬‫متسلسل‬،‫كذلك‬‫يسهل‬‫نقل‬‫األوراق‬‫دون‬‫تضييع‬‫للوقت‬‫ودون‬‫االستع‬‫انة‬‫بمراسلين‬
‫لذلك‬.
74

75. (‫المفتوح‬ ‫المكتب‬ ‫ومشاكل‬ ‫عيوب‬)
1)‫انعدام‬‫الخصوصية‬‫والسرية‬:‫حيث‬‫يصعب‬‫مناقشة‬‫األمور‬‫السرية‬‫لعمل‬‫ق‬‫سم‬‫من‬
‫األقسام‬‫بوجود‬‫عدد‬‫كبير‬‫من‬‫موظفي‬‫األقسام‬‫األخرى‬.
2)‫انتشار‬‫الضوضاء‬‫وعدم‬‫تركيز‬‫الموظفين‬‫في‬‫أعمالهم‬:‫حيث‬‫يكثر‬‫وجود‬
‫مراجعين‬‫لعدد‬‫من‬‫األقسام‬‫المجاورة‬،‫وكذلك‬‫استخدام‬‫اآلالت‬‫المساعدة‬‫في‬‫المكات‬‫ب‬‫مما‬
‫يقلل‬‫تركيز‬‫الموظف‬‫خاصة‬‫في‬‫األعمال‬‫التي‬‫تحتاج‬‫إلى‬‫تركيز‬‫ودقة‬.
3)‫اختالف‬‫اآلراء‬‫بسبب‬‫العدد‬‫الكبير‬‫من‬‫الموظفين‬‫والعاملين‬‫بالمكتب‬‫ال‬‫واحد‬:
ً‫ا‬‫فكثير‬‫ما‬‫يختلف‬‫الموظفون‬‫حول‬‫ترتيب‬‫المكتب‬‫واإلضاءة‬‫والتهوية‬‫وقد‬‫ي‬‫تطور‬‫األمر‬
‫إلى‬‫نشوء‬‫نزاعات‬‫وضغائن‬.
75

76. (‫االجتماعات‬ ‫غرفة‬)
‫تخصص‬‫غالبية‬‫المنظمات‬‫العامة‬‫والخاصة‬ً‫ا‬‫غرف‬‫لالجتماعات‬‫واللقاءات‬‫الرس‬‫مية‬،
‫وتزود‬‫عادة‬‫غرفة‬‫االجتماعات‬‫باألثاث‬‫الالزم‬‫بالكراسي‬‫وبطاولة‬‫كبيرة‬‫حجمها‬‫ي‬‫تناسب‬
ً‫ا‬‫طردي‬‫مع‬‫عدد‬‫الموظفين‬‫الذين‬‫يجتمعون‬.
‫وتوفر‬‫هذه‬‫الغرفة‬‫جو‬‫مناسب‬‫للنقاش‬‫والبحث‬‫في‬‫أمور‬‫تتعلق‬‫بالمنظمة‬‫والع‬‫املين‬‫فيها‬،
‫ويفضل‬‫أن‬‫يكون‬‫مكانها‬ً‫ا‬‫بعيد‬‫عن‬‫أماكن‬‫دخول‬‫وخروج‬‫الموظفين‬‫وغيرهم‬‫كي‬‫ال‬
‫يحدث‬‫ذلك‬ً‫ا‬‫ازعاج‬‫أثناء‬‫االجتماع‬،ً‫ا‬‫وكثير‬‫ما‬‫نجد‬‫غرف‬‫االجتماعات‬‫قريبة‬‫ج‬ً‫ا‬‫د‬‫من‬
‫غرف‬‫مديري‬‫المنظمات‬.
76

77. ً‫ا‬‫رابع‬:‫األثاث‬ ‫ترتيب‬
‫يستعمل‬‫أثاث‬‫المكتب‬‫عادة‬‫لمدة‬‫طويلة‬‫لذلك‬‫يجب‬‫االهتمام‬‫بانتقاء‬‫النوع‬‫الج‬‫يد‬‫وبتوفير‬
‫عناصر‬‫محيط‬‫العمل‬‫المناسبة‬‫لتوفير‬‫ظروف‬‫العمل‬‫وبيئته‬‫التي‬‫تشجع‬‫الم‬‫وظفين‬‫على‬
‫اإلقبال‬‫على‬‫العمل‬‫وتساعدهم‬‫على‬‫تنمية‬‫الكفاية‬‫اإلنتاجية‬‫في‬‫المكتب‬،‫وي‬‫عتبر‬‫توفير‬
‫األثاث‬‫المناسب‬‫لطبيعة‬‫العمل‬ً‫ا‬‫مساعد‬‫على‬‫بقاء‬‫الموظف‬‫في‬‫عمله‬‫ويساعد‬‫ع‬‫لى‬‫رفع‬
‫الروح‬‫المعنوية‬‫ويسهل‬‫العمل‬‫ويتحقق‬‫االقتصاد‬‫في‬‫وقت‬‫الموظف‬‫وجهوده‬.
‫ومن‬‫أهم‬‫األثاث‬‫المكتبي‬:
1)‫كرسي‬‫المكتب‬.
2)‫منضدة‬‫المكتب‬.
77

78. ‫المكتب‬ ‫كرسي‬
‫يعتبر‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫من‬‫أهم‬‫العناصر‬‫في‬‫تجهيزات‬‫المكتب‬‫الستعمال‬‫المو‬‫ظف‬
‫الشخصي‬‫وتؤثر‬‫في‬‫راحته‬ً‫ا‬‫خصوص‬‫وأن‬‫معظم‬‫األعمال‬‫المكتبية‬‫تتطلب‬‫جل‬ً‫ا‬‫وس‬‫لمدة‬
‫طويلة‬.
‫واختيار‬‫نوع‬‫الكرسي‬‫والمادة‬‫المصنعة‬‫منه‬‫تعتمد‬‫على‬‫مكان‬‫االستخدام‬‫للكرس‬‫ي‬‫ففي‬
‫األماكن‬‫المعرضة‬‫لألتربة‬‫واألوساخ‬‫فيفضل‬‫الكرسي‬‫الحديدي‬‫مثل‬‫مواقف‬‫الق‬‫طارات‬
‫والحافالت‬‫ليسهل‬‫تنظيفه‬.
‫أما‬‫الكرسي‬‫المنجد‬‫فإنه‬‫يعطي‬ً‫ا‬‫مظهر‬ً‫ا‬‫جيد‬‫للمكتب‬‫وأكثر‬‫راحة‬.
‫ويمكن‬‫اختيار‬‫اللون‬‫المناسب‬‫حسب‬‫ما‬‫يتالءم‬‫مع‬‫ألوان‬‫الجدار‬‫واألثاث‬‫وكذلك‬‫و‬‫سائل‬
‫الراحة‬‫المتوفرة‬‫بالكرسي‬‫مثل‬‫المخدات‬‫والفرشة‬،‫وكذلك‬‫بالنسبة‬‫لعجالت‬‫ا‬‫لكرسي‬‫البد‬
‫وأن‬‫تكون‬‫من‬‫النوع‬‫الصلب‬‫والتي‬‫يسهل‬‫تغييرها‬‫بتكلفة‬‫بسيطة‬.
78

79. ‫أما‬‫بالنسبة‬‫ألنواع‬‫الكراسي‬‫المستخدمة‬‫في‬‫المكاتب‬‫فهي‬‫متعددة‬‫مثل‬:
‫ذات‬‫الظهر‬‫المستقيم‬_‫والكرسي‬‫المتحرك‬‫الدائري‬_‫والكرسي‬‫المائل‬_‫والكر‬‫سي‬
‫الثابت‬_‫والكرسي‬‫الخشبي‬_‫والكرسي‬‫المعدني‬_‫والكرسي‬‫الخالي‬‫من‬‫األي‬‫دي‬.
‫وهناك‬‫أمور‬‫يجب‬‫مراعاتها‬‫عند‬‫اختيار‬‫كرسي‬‫المكتب‬‫نذكر‬‫منها‬:
1)‫ارتفاع‬‫الكرسي‬:‫يفضل‬‫النوع‬‫الذي‬‫يمكن‬‫تعديل‬‫ارتفاعه‬‫حسب‬‫الحاجة‬.
2)‫ارتفاع‬‫مسند‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫يكون‬ً‫ا‬‫مناسب‬‫لراحة‬‫الظهر‬‫واألكتاف‬.
3)‫الوضع‬‫األفقي‬‫لظهر‬‫الكرسي‬:‫بحيث‬‫تكون‬‫عضالت‬‫الحوض‬‫الصقة‬‫بال‬‫طرف‬
‫األسفل‬‫من‬‫الظهر‬‫وهكذا‬‫يكون‬‫ثقل‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫مرتكز‬‫على‬‫عضالت‬‫األرجل‬.
79

80. ‫الصحيحة‬ ‫الصحية‬ ‫للجلسة‬ ‫األطباء‬ ‫وصف‬
1)‫أن‬‫يكون‬‫الجسم‬ً‫ا‬‫منتصب‬‫وأن‬‫يركز‬‫الثقل‬‫على‬‫قاعدة‬‫الحوض‬.
2)‫أن‬‫تشكل‬‫األفخاذ‬‫زاوية‬‫قائمة‬‫مع‬‫بقية‬‫الجسم‬.
3)‫أن‬‫تركز‬‫القدمان‬‫بإحكام‬‫على‬‫أرض‬‫الغرفة‬‫وأن‬‫تشكل‬‫السيقان‬‫زاوية‬‫قائم‬‫ة‬
4)‫أن‬‫تركز‬‫الذراعان‬‫على‬‫سطح‬‫المكتب‬‫بشكل‬‫يمكن‬‫اليدين‬‫من‬‫أن‬‫تصال‬‫إلى‬
‫محتوياته‬‫بسهولة‬‫ويسر‬.
80

81. ‫المناسب‬ ‫غير‬ ‫الكرسي‬ ‫استعمال‬ ‫مضار‬
1)‫الكرسي‬‫المنخفض‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫العمود‬‫الفقري‬‫ويضغط‬‫عليه‬.
2)‫الكرسي‬‫المرتفع‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤثر‬‫على‬‫دوران‬‫الدم‬‫في‬‫األعصاب‬‫ويوقف‬‫ما‬‫فوق‬‫الركبة‬
.
3)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫المائل‬ً‫ا‬‫جد‬‫إلى‬‫الخلف‬‫يسبب‬‫عدم‬‫التوازن‬‫فينتج‬‫عنه‬‫ضغ‬‫ط‬‫كبير‬
‫على‬‫الظهر‬.
4)‫ظهر‬‫الكرسي‬‫العالي‬ً‫ا‬‫جد‬‫يؤدي‬‫إلى‬‫عدم‬‫وجود‬‫مسند‬‫للعمود‬‫الفقري‬‫فيسب‬‫ب‬ً‫ال‬‫تره‬
ً‫ا‬‫وضغط‬‫على‬‫الظهر‬‫وعضالت‬‫الكتفين‬.
81

82. ‫المكتب‬ ‫مناضد‬
‫تستعمل‬‫منضدة‬‫المكتب‬‫ألمور‬‫عدة‬‫أهمها‬:
‫إنجاز‬‫المعامالت‬‫الكتابية‬‫على‬‫سطحها‬،‫وحفظ‬‫المواد‬‫الضرورية‬‫لالستعما‬‫ل‬
‫اليومي‬،ً‫ا‬‫وأحيان‬‫تستعمل‬‫لوضع‬‫اآلالت‬‫على‬‫سطحها‬‫مثل‬‫اآللة‬‫الكاتبة‬‫أ‬‫و‬‫الحاسب‬
‫وتتأثر‬‫المنضدة‬‫بعاملين‬‫أساسيين‬‫هما‬:
1)‫تصميم‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫تصمم‬‫المنضدة‬‫من‬‫الداخل‬‫والخارج‬‫لتقدم‬‫أ‬‫كثر‬
‫الخدمات‬‫لمستعمليها‬‫وحتى‬‫تتناسب‬‫مع‬‫جميع‬‫االحتياجات‬،‫فهناك‬‫المنض‬‫دة‬‫ذات‬
‫الدرجين‬‫لتتالءم‬‫مع‬‫األعمال‬‫البسيطة‬،‫كما‬‫يمكن‬‫أن‬‫تقسم‬‫إلى‬‫سبعة‬‫عش‬‫ر‬ً‫ا‬‫درج‬.
2)‫الشخص‬‫الذي‬‫يستعمل‬‫المنضدة‬:‫يجب‬‫أن‬‫يراعي‬‫العمل‬‫على‬‫مكتب‬‫وا‬‫حد‬
‫إلنجاز‬‫المعاملة‬‫الواحدة‬،‫واالحتفاظ‬‫بالمكتب‬ً‫ا‬‫نظيف‬‫من‬‫األوراق‬‫غير‬‫الض‬‫رورية‬،
‫واالحتفاظ‬‫باألشياء‬‫غير‬‫الضرورية‬‫في‬‫مكان‬‫قريب‬،‫ومحاولة‬‫إنجاز‬‫المع‬‫امالت‬
‫دون‬‫تأخير‬‫حتى‬‫تتكدس‬‫المعامالت‬‫على‬‫المكتب‬،‫تصنيف‬‫المعامالت‬‫قب‬‫ل‬‫البدء‬
‫بالعمل‬،‫إنهاء‬‫البريد‬‫اليومي‬‫قبل‬‫انتهاء‬‫الدوام‬‫الرسمي‬‫حتى‬‫ال‬‫يختلط‬‫م‬‫ع‬‫بريد‬
‫اليوم‬‫التالي‬.
82

83. 83

84. 84

85. ‫الحاسوب؟‬ ‫شبكة‬ ‫بأمن‬ ‫نعني‬ ‫ماذا‬
‫شبكة‬‫األمن‬‫هو‬‫عملية‬‫منع‬‫وكشف‬‫االستخدام‬‫غير‬‫المصرح‬‫به‬‫لجهاز‬
‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬.
‫تدابير‬‫الوقاية‬‫تساعدك‬‫على‬‫ا‬‫يقاف‬‫المستخدمين‬‫غير‬‫المخولين‬(‫المع‬‫روف‬‫أيضا‬
‫باسم‬"‫المتسللين‬)"‫من‬‫الوصول‬‫إلى‬‫أي‬‫جزء‬‫من‬‫نظام‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬.
‫هذا‬‫االمر‬‫يساعدك‬‫على‬‫تحديد‬‫ما‬‫إذا‬‫كان‬‫شخص‬‫ما‬‫حاول‬‫كسر‬‫او‬‫اختراق‬
‫النظام‬‫الخاص‬‫بك‬.
85

86. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬
‫األعمال‬ ‫من‬ ‫شيء‬ ‫كل‬ ‫في‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫أجهزة‬ ‫نستخدم‬
‫واالستثمار‬ ‫المصرفية‬‫وا‬‫اآلخر‬ ‫مع‬ ‫والتواصل‬ ‫لتسوق‬‫من‬ ‫ين‬
‫المحادثة‬ ‫برامج‬ ‫أو‬ ‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خالل‬.‫فأنت‬ ‫لذا‬‫ال‬
‫تريد‬‫ي‬ ‫ان‬‫قراء‬‫احد‬‫بريد‬‫ك‬،‫اإللكتروني‬‫ا‬‫و‬‫ان‬‫ي‬‫ستخ‬‫جهاز‬ ‫دم‬
،‫أخرى‬ ‫أنظمة‬ ‫لمهاجمة‬ ‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬‫ا‬‫وإرسال‬
‫من‬ ‫مزورة‬ ‫رسائل‬‫بريد‬‫ك‬‫اإللكتروني‬‫من‬ ‫او‬‫ال‬‫جهاز‬
‫ع‬ ‫المخزنة‬ ‫الشخصية‬ ‫المعلومات‬ ‫فحص‬ ‫أو‬ ، ‫بك‬ ‫الخاص‬‫لى‬
‫بك‬ ‫الخاص‬ ‫الكمبيوتر‬ ‫جهاز‬(‫المالية‬ ‫البيانات‬ ‫مثل‬).
86

87. ‫نهتم‬ ‫أن‬ ‫يجب‬ ‫لماذا‬‫ب‬‫الشبكات؟‬ ‫أمن‬
‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬(‫كما‬‫يشار‬‫إل‬‫يهم‬‫ب‬‫قراصنة‬‫الكمبيو‬،‫تر‬
‫أ‬،‫والمهاجمين‬‫أو‬‫المفرقعات‬)‫ال‬‫يهتمون‬‫ب‬‫هويتك‬.‫في‬‫كثير‬
‫من‬‫األحيان‬‫بل‬‫يريدون‬‫السيطرة‬‫على‬‫جهاز‬‫الكمبيوت‬‫ر‬
‫الخاص‬‫بك‬‫حتى‬‫يتمكنوا‬‫من‬‫استخدامه‬‫لشن‬‫هجمات‬‫عل‬‫ى‬
‫أنظمة‬‫كمبيوتر‬‫أخرى‬.
‫قد‬‫يكون‬‫الدخالء‬‫قادر‬‫ين‬‫على‬‫مشاهدة‬‫كل‬‫ما‬‫تبذلونه‬‫م‬‫ن‬
‫اإلجراءات‬‫على‬،‫الكمبيوتر‬‫أو‬‫تسبب‬‫ضررا‬‫على‬‫جها‬‫ز‬
‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫عن‬‫طريق‬‫إعادة‬‫تهيئة‬‫القرص‬
‫الثابت‬‫أو‬‫تغيير‬‫البيانات‬‫الخاصة‬‫بك‬.
87

88. ‫بعض‬‫شيوعا‬ ‫األكثر‬ ‫األساليب‬‫للسيطرة‬‫الك‬ ‫أجهزة‬ ‫على‬‫مبيوتر‬
‫المنزلية‬
.1‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬
.2‫بعد‬ ‫عن‬ ‫اإلدارة‬ ‫وبرامج‬ ‫الخلفي‬ ‫الباب‬
.3‫الخدمة‬ ‫من‬ ‫الحرمان‬.
.4‫اإللكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬
.5‫الدردشة‬ ‫برامج‬
.6‫استنشاق‬ ‫علبة‬
88

89. 1.‫طروادة‬ ‫حصان‬ ‫برامج‬
‫برامج‬‫حصان‬‫طروادة‬‫هي‬‫وسيلة‬‫مشتركة‬‫للمتسللين‬
‫لخداعك‬(‫يشار‬‫إليها‬‫أحيانا‬‫باسم‬"‫الهندسة‬‫االجتماعية‬)"‫عن‬
‫طريق‬‫تثبيت‬‫برنامج‬"‫الباب‬‫الخلفي‬".‫يمكن‬‫بهذة‬‫ا‬‫لطريقة‬
‫ان‬‫تسمح‬‫لل‬‫دخالء‬‫ب‬‫الوصول‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخ‬‫اص‬
‫بك‬‫دون‬،‫علمك‬‫تغيير‬‫تكوينات‬‫النظام‬‫الخاص‬،‫بك‬‫أ‬‫و‬
‫تصيب‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬‫بفيروس‬‫الكمب‬‫يوتر‬.
89

90. 2.‫الباب‬‫الخلفي‬‫وبرامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬‫بعد‬
‫على‬‫أجهزة‬‫الكمبيوتر‬،‫ويندوز‬‫ثالث‬‫أدوات‬‫تستخدم‬‫ع‬‫ادة‬
‫من‬‫قبل‬‫المتسللين‬‫للوصول‬‫عن‬‫بعد‬‫إلى‬‫جهاز‬‫الكمب‬‫يوتر‬
‫الخاص‬‫بك‬‫هي‬BackOrifice،Netbus،
‫و‬SubSeven.‫هذه‬‫الباب‬‫الخلفي‬‫أو‬‫برامج‬‫اإلدارة‬‫عن‬
،‫بعد‬‫تثبيت‬‫مرة‬،‫واحدة‬‫السماح‬‫ألشخاص‬‫آخرين‬‫للوص‬‫ول‬
‫والسيطرة‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫بك‬.
90

91. 3.‫الحرمان‬‫من‬‫الخدمة‬
‫ويسمى‬‫شكل‬‫آخر‬‫من‬‫أشكال‬‫الهجوم‬‫على‬‫الحرمان‬‫من‬
‫الخدمة‬(denial-of-service DoS).‫هذا‬‫النوع‬‫من‬
‫الهجوم‬‫يت‬‫سبب‬‫في‬‫تعطل‬‫جهاز‬‫الكمبيوتر‬‫الخاص‬‫ب‬،‫ك‬
‫أوتصبح‬‫مشغول‬‫لمعالجة‬‫البيانات‬‫و‬‫غير‬‫قادر‬‫على‬
‫استخدامها‬.
91

92. 4.‫االلكتروني‬ ‫البريد‬ ‫خداع‬
‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫هو‬‫رسالة‬‫إلكترونية‬‫من‬‫مصدر‬‫مع‬‫ين‬
‫ولكنها‬‫تبدو‬‫انها‬‫من‬‫مصدر‬‫اخر‬.‫خداع‬‫البريد‬‫اإللكتروني‬‫غ‬‫البا‬
‫ما‬‫يكون‬‫محاولة‬‫لخداع‬‫المستخدم‬‫في‬‫صنع‬‫بيان‬‫ات‬‫ضارة‬‫أو‬‫نشر‬
‫معلومات‬‫حساسة‬(‫مثل‬‫كلمات‬‫السر‬).
92

93. 5.‫الدردشة‬ ‫برامج‬
،‫الدردشة‬‫من‬‫اال‬‫مثل‬‫ة‬‫على‬‫تطبيقات‬‫التراسل‬‫الفوري‬
‫وتوفير‬‫آلية‬‫للحصول‬‫على‬‫ال‬‫معلومات‬‫مع‬‫وسائل‬‫لت‬‫بادل‬
،‫الحوار‬‫وعناوين‬‫المواقع‬‫على‬‫شبكة‬،‫اإلنترنت‬‫وفي‬‫كثير‬
‫من‬،‫الحاالت‬‫الملفات‬‫من‬‫أي‬‫نوع‬.
‫ينبغي‬‫الحرص‬‫على‬‫الحد‬‫من‬‫قدرة‬‫عمالء‬‫دردشة‬‫على‬
‫تنفيذ‬‫الملفات‬‫التي‬‫تم‬‫تحميلها‬.‫كما‬‫هو‬‫الحال‬‫دائم‬،‫ا‬‫يجب‬
‫أن‬‫نكون‬‫حذرين‬‫من‬‫تبادل‬‫الملفات‬‫مع‬‫أطراف‬‫مجهولة‬.
93