Public seal vertragsmanagement-2011

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Sealbase unternehensweite Vertragsmanagementlösung für Unternehmen, Finanzinstitute, Organisationen und Stiftungen

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Public seal vertragsmanagement-2011

  1. 1. S e a l B a s e ™ Ve r t ra g s m a n a g e m e n tDIE LÖSUNG FÜR INNOVATIVES VERTRAGSMANAGEMENTProduktivität Compliance FlexibilitätSicherheit Transparenz • Eine durchgängige prozessorientierte Anwendung von der Vertragserstellung, Vertragsverwaltung, Vertragspflege bis hin zum Vertragscontrolling • Eine Mandanten fähige Vertragsmanagementlösung für eine Integration von mehreren verteilten Standorten durch eine zentrale Vertragsmanagementanwendung im Internet
  2. 2. Unternehmensweites Vetragsmanagement Vertragsmanagement für Ihr Unternehmen Optimieren Sie Ihre Vertragsbeziehungen durch ein flexibles und transparentes Vertragsmanagementsystem im Unternehmen Für den Erfolg eines Unternehmens ist es von strategischer Bedeutung, die kom- plexen, vertraglichen Beziehungen und Abhängigkeiten zwischen Vertragspart- nern z.B. Projektbeteiligte, Lieferanten und Partner in einem strukturierten EDV gestützten Vertragsmanagement zu verwalten und zu bearbeiten. Neben der Geschäftsführung im Unternehmen sind viele Geschäftsbereiche mit Verträgen beschäftigt. Diese Geschäftsbereiche benötigen für ihre Arbeit Informa- Unternehmensweites tionen durch einen schnellen und transparenten Zugriff auf strukturierte Vertrags- Vertragsmanagement über alle daten und Dokumente aus den Verträgen und deren Anlagen. Termine, Fristen Geschäftsbereiche im Unternehmen und Wiedervorlagen werden automatisiert verwaltet und unterstützen somit die Finanzverwaltung in der Kontrolle um Vertragsbudgets, Risiken und Zahlungen. HAUPTMERKMALE: Eine Lösung für Firmen individuell anpassbar sorgt für Transparenz in der Vertragsbeziehung: • Unternehmensweite Transparenz und Vertragskontrolle von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über den gesamten Prozess des Vertragslebenszyklus • Permanente Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Preise, Fristen, Zusagen, rechtliche Der gesamte Prozess, angefangen bei der Erstellung eines Vertrags über seine Verbindlichkeiten, Regelungen und Ausführung bis hin zur Auswertung und Archivierung, erfordert eine sorgfältige Vorschriften Behandlung, die je nach Vertragsstatus sehr unterschiedlich ist. Während bei der Vertragserstellung die Einhaltung der internen Vorschriften und Verfah- • Schnelles, flexibles Handeln und rensregelungen im Unternehmen ein wichtiger Aspekt ist, treten während der nachhaltige Einsparungen durch aktiven Lebenszeit des Vertrags mehr die Überwachung von Terminen sowie Transparenz über das gesamte die Erfüllung des Vertragsinhalts in den Vordergrund. Vertragsportfolio Die Transparenz im Umgang mit Verträgen in allen Bereichen ist hierbei ein • Steuerung des gesamten Vertrags- wesentlicher Faktor, um zeitliche Engpässe und vorhersehbare oder planbare prozess mit Verantwortlichkeiten Ereignisse und Risiken rechtzeitig zu erkennen, um ausreichend Reaktionszei- und Berechtigungen ten zu schaffen und den erforderlichen Handlungsspielraum zu erhalten. Zur Unterstützung des vorausschauenden Umgangs mit Verträgen wird bei einem • Verwaltung von Vertragspartner, unternehmensweiten Vertragsmanagement der gesamten Lebenszyklus eines Verantwortlichen, Lieferanten und Vertrags berücksichtigt. Koordinatoren • Automatische Fristenkontrolle und Es profitieren generell Unternehmen, Organisationen und Einkaufsgesellschaf- Wiedervorlagenregelung ten von einem Vertragsmanagement, die täglich mit einer Vielzahl von Verein- barungen umgehen müssen. Dabei sind Transparenz, Verfügbarkeit und Detail- • Leistungsfähiges Reporting und informationen wesentliche Bedürfnisse. Schon allein die zentrale Verfügbarkeit Controlling der Vertragsbestände der detaillierten Informationen der Verträge erzeugt Einsparungen in den Ressourcen und Prozesskosten und sichert die Kontrolle über Vertragsinhalte und Abwicklung von vertraglichen Vereinbarungen zu.© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. INTEGRATION Integration mit anderen Systemen, wie ERP und Business Informationssysteme, Finanzsysteme ist möglich oder auch als separates System einsetzbar
  3. 3. Unternehmensweites Vertragsmanagement SealBase™ Vertragsmanagement als Unternehmenslösung stellt den einzelnen Fach- bereichen im Unternehmen alle relevanten Vertragsinformationen in bedarfsgerecht aufbereiteter Form zur Verfügung. Eine umfassende, flexible und voll integrierte Business Intelligence Lösung ermöglicht dabei ein ausführliches Reporting, während Ad-hoc-Abfragen die Auswertungsmöglichkeiten im Vertragsmanagement erhöhen. SealBase™ Vertragsmanagement ist ein kundenindividuell anpassbares informatives Vertragsmanagementsystem, das direkt auf eingescannte und abgelegte Verträge zu- greift. Zu jedem einzelnen Vertrag werden Vertragstyp, Kontakt- und Kommunikations- daten, Fristen, Wiedervorlagen, Vertragspartner und Verantwortliche mit abgelegt. Mit der Lösung SealBase™ Vertragsmanagement haben Sie Ihre Verträge unter Vertragsanlage & Vertragsverwaltung Kontrolle, angefangen von dem Zeitpunkt der Vertragserstellung über sämtliche Teile des Lebenszyklus bis zur Kündigung und zum Ende der Aufbewahrungsfrist. . SealBase™ Vertragsmanagement unterstützt Sie aktiv bei der permanenten Kontrolle und Überwachung aller wichtigen Vertragsdaten wie Konditionen, Fristen, Zusagen, rechtliche Verbindlichkeiten, und stellt die Einhaltung aller unternehmensinternen Regelungen und Vorschriften im Umgang mit Verträgen sicher. SealBase™ Vertragsmanagement ermöglicht schnelles und flexibles Handeln und so- mit nachhaltige Einsparungen bei gleichzeitiger Transparenz über den kompletten Vertragsbestand bis hin zur umfassenden Darstellung der Risiken. Dokumentenmanagement & Archiv Ihre Vorteile mit einem Vertragsmanagementsystem • Schnelles Auffinden von Verträgen, Informationen und Dokumenten durch komfortable Volltext /Metadatensuche inklusive Filterfunktionen • Komplett browserbasiert System Mandanten fähig und mehrsprachig • Umfangreiche Dokumentenmanagement und Archivfunktionen z.B. sichere Ablage und Versionierung von Verträgen und Dokumenten. Laufzeiten & Fristenmanagement • Automatische Überwachung und Vorschau von Vertragslaufzeiten, Wie- dervorlagen mit Eskalationsmöglichkeiten über Aktionsboard und Email • Einhaltung von Fristen durch rechtzeitige automatische Informations- bereitstellung an die verantwortlichen Personen per Email, SMS etc. • Übersicht über Vertragsbudgets, Vertragskosten und –einnahmen, Rück- lagen, Risiken, Verpflichtungen, Zahlungen und Forderungen • Detaillierte Informationen zu alle Arten von Vertragsbeziehungen z.B. Workflow & Prozessmanagement Vertragspartner jeglicher Art und Vertragsverantwortliche • Unterstützung beim gesamten Vertragsprozess von der Erstellung, Be- arbeitung, Unterzeichnung bis zur Kündigung und Vertragsarchivierung • Abbildung von Vertragsstrukturen, Beziehungen, Vertragsarten, Kompe- tenzen, Prozesse, Objekte, Berechtigungen und Zahlungspläne etc. • Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung nach gesetzes- konformen Vorschriften über den gesamten Vertragslebenszyklus • Flexibles Vertragscontrolling und Reporting mit über 60 Standardreports Standard und Ad-hoc Reporting und Ad-hoc Reporting über das gesamte Vertragsportfolio Vertragscontrolling und Monitoring© 2011 PublicSeal GmbH Gesellschaft für Vertragsmanagement. Alle Rechte vorbehalten. Dieses Dokument dient nur zu Informationszwecken. PublicSeal GmbH schließt für diese Zusammenfassung jegliche Gewährleistung aus, sei sie ausdrücklich oder konkludent.Alle mit Sealbase™gekennzeichneten Bezeichnungen sind entweder eingetragene Marken oder Produkte der PublicSeal GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. BEDIENUNGSKOMFORT SICHERHEIT Benutzerfreundliches, flexibles, Die angewandte Technologie transparentes und grafisches garantiert einen hohen Standard Arbeitsumfeld. der Systemsicherheit , Compliance und Zuverlässigkeit.
  4. 4. Mit dem elektronischen Vertragsmanagement SealBase™ haben Sie jederzeit einen vollständigen und transparenten Überblick über den Status Ihrer Verträge, sind über Ihre Vertragsverpflichtungen im Bilde und laufend über aktuelle Vorgänge informiert. Direkt browserbasiert oder im Client/Server Betrieb verwalten Sie sämtliche Verträge und recherchieren mit einer Kombi-Volltext/Metadatensuche im digitalen Archiv Vor Ablauf von Fristen und Termine erhalten Sie Verträge automatisch in Ihre Wieder- vorlage und werden über Email und SMS je nach Wunsch informiert. Komprimierte Informationen zu jedem Vertragswerk sind in einer Vertragsdaten Übersicht zusammenfasst und geben Ihnen einen schnellen Überblick. In der Praxis erprobte Die effiziente Verwaltung Ihrer Verträge und Vertrags-Metainformationen bildet dieVertragsmanagement Lösung..... Grundlage für eine fundierte Zusammenarbeit mit Ihren Kunden und Lieferanten. Standard und Ad-hoc Reporting ermöglicht schnelle und informative Analysen, Bewertungen und Audit fähige Prüfungen über den gesamten Vertragsbestand Für die Flexibilität und Individualität in der Vertragsverwaltung gibt es leistungsstarke Funktionen der Parametrierung und Anpassungen. Dadurch lassen sich auch Kunden individuelle Anforderungen rund um ein effizientes Vertragsmanagement bis ins Detail realisieren. Das System basiert auf modernster Technologie, dem Microsoft .NET Framework. Als Datenbank-System kann wahlweise Oracle oder Microsoft eingesetzt werden. Office Systeme wie MS-Office oder Lotus-Notes werden funktional unterstützt. Der Einsatz des Vertragsmanagement Systems kann optional mit einem Windows-Client oder mit einem Web-Browser betrieben werden. Um Ihre Unternehmensziele im Vertragswesen optimal zu erreichen, bietet Ihnen die PublicSeal GmbH eine Lösung für ihre Vertragsverwaltung mit im Vorfeld kalkulier- baren Investitionen und einer schnellen Amortisation (ROI) an. Somit eine ideale ....die mit 7 Schritten zum Lösung für das transparente verwalten ihrer Vertragswerke und Informationen. Erfolg führt Experten im Vertragsmanagement betreuen Ihr Unternehmen angefangen von der Planung / Konzeption / Beratung bis zur Projektierung und Service beim Einsatz ihres unternehmensweiten Vertragsmanagement Anwendungsprojektes. Schenkenböhlstrasse 6 D-67098 Bad Dürkheim, Deutschland Fon: 06322 / 791 06 84 Fax: 06322 / 791 06 85

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