méthodo pour bien utiliser internet afin d'organiser un événement

2. Créer un événement oui…. mais
qu’est ce qu’un événement ?
évènement /e.vɛn.mɑ/
Nom masculin :
« Fait qui survient à un moment
donné. »

3. L’événement au sens…
événementiel
organiser et concevoir un événement, c’est générer la rencontre,
le partage, l’échange
+ l'étonnement, la surprise, la découverte, la nouveauté
Il est important d'y adjoindre l'idée d’une approche sensitive.

5. Mais peut on créer l’événement
QUE sur internet ?

7. Un événement :
« Fait qui survient à un
moment donné. »

12. Serge le Lama…

15. Des scores affolants : http://www.sudouest.fr/2013/11/04/succes-
de-serge-le-lama-sur-le-web-du-jamais-vu-en-france-1219661-
5166.php

23. salon
Presse
Internet
Réseaux
sociaux
Marketing
direct
Animations
Vidéo
Interactivité
Relation
publiques
Sponsoring
Vente on-
line
…etc
Mershandising

24. Salon virtuel
http://www.salonvirtueldelorientation.com/

25. http://www.jumping-bordeaux.com
Un événement = internet

26. https://www.facebook.com/jumping
ordeaux
Un événement = réseaux sociaux

27. Un événement = internet

28. http://www.tedxbordeaux.com
Un événement = internet

31. Cas concret :
http://bxno.de/2014/inscription-aquiversaire-2014/

34. Quelle organisation ?
Promotion et communication numérique : emailing +
facebook + comm sur site web
Création d’un mini-site
Inscription en ligne
Envoi régulier d’info aux participants prospects

35. Cas concrets :
http://www.bordeauxtobrussels.comUn exemple

37. 1° on prépare notre event

38. La meilleure alternative :
Parce que l’on organise rarement un événement sur
internet tout seul il est indispensable d’avoir de bons
outils, universels, collaboratifs et accessibles.
L’une des meilleures
alternatives est donc :

39. Google Drive pour
Générer des formulaires d’inscription
Communiquer avec son équipe
Gérer un calendrier commun
Créer un site gratuitement
Partager des documents
Etc…

42. Avant de débuter…
Que ce soit pour nous-mêmes ou pour les personnes que nous
rencontrons, la science qui consiste à promouvoir un
événement sur internet est une discipline où le hasard a peu
de place.
Si le premier conseil est avant tout d’assurer régulièrement
une mécanique sur internet pour avoir déjà une communauté
et des visiteurs à qui parler, voici 5 étapes pour faire de vos
rendez-vous des incontournables.

43. Écrire les informations
et la stratégie 1/2
Pour promouvoir un événement sur internet, commencez par coucher sur
papier vos idées.
C’est une phase qu’on néglige trop souvent, pourtant elle permet d’être
très au clair avec :
les objectifs et la vision stratégique de telle ou telle démarche : où
voulez-vous arriver, quel résultat souhaitez-vous obtenir et quelles sont
les prochaines étapes en fonction de ceci ou cela ?
1

44. Écrire les informations
et la stratégie 2/2
l’environnement qui vous entoure : quels contacts solliciter, quels
partenaires contacter ou dans quelles communautés intervenir, relayer vos
informations
la démarche concrète : savoir qui est disponible pour vous aider et ce que
chacun va réaliser comme action, à quel moment.
Notez donc sur une feuille blanche toutes ces informations avant même de
commencer à entreprendre quoi que ce soit pour promouvoir un
événement !
1

45. La base :
la date
le lieu
1bis

46. Créer le contenu et le
moyen de la conversion 1/3
Parler d’un événement, c’est bien, faire que des gens s’inscrivent pour y
participer, c’est encore mieux.
Pour communiquer en toute sérénité, commencez par rédiger un article de
blog présentant la teneur et le programme de votre événement :
présentations avec le nom des intervenants
rendez-vous de réseautage ou point de restauration
discours ou interventions
…
2

47. Créer le contenu et le
moyen de la conversion 2/3
Indiquez scrupuleusement les informations importantes :
les coordonnées d’une personne à contacter en cas de question
le prix éventuellement
un hashtag Twitter pour suivre l’événement
la façon de s’inscrire
…
2

48. Créer le contenu et le
moyen de la conversion 3/3
Il existe sur internet des outils qui peuvent vous permettre de promouvoir un
événement sur internet facilement :
Eventbrite ou Weezevent
Notez que Facebook ou Google+ ont aussi des fonctionnalités qui permettent
de créer un événement et d’en assurer la promotion sur ces réseaux.
Ils vous permettent de créer une page internet pour chacun de vos événements
et surtout de prendre des réservations, payantes ou gratuites, en récupérant les
coordonnées de vos interlocuteurs.
2

49. L’Outil incontournable !

50. 1
Pour démarrer, ouvrez un compte Eventbrite
gratuitement et créez un événement
(cela devrait prendre moins de trois minutes).

51. 1

52. 2
Pendant la création de votre événement, il vous faudra créer au moins un
billet (vous pourrez choisir entre gratuit, payant ou don). Vous pourrez
créer autant de billets que vous le souhaitez. Il existe même un type de
billets spécial que vous pouvez utiliser pour recueillir des dons.
Une fois votre événement créé, vous aurez la possibilité de mettre en
place des codes de réduction et des codes d'accès vous permettant
d'offrir accès à des billets à prix cassé grâce à un mot de passe attribué à
chaque participant de votre choix.

56. 3
Vos participants pourront facilement s'inscrire à
votre événement sur la page que vous aurez créée.
Sachez que vous pouvez la modifier à tout moment,
même après publication.

57. 4
Vous pourrez facilement suivre vos ventes mais
aussi accéder aux rapports des participants. Enfin,
vous pourrez même exporter et imprimer ces
derniers.

58. Communiquer sur les
réseaux sociaux
Prenez maintenant un moment pour programmer votre présence sur les
réseaux sociaux à ce propos. Par exemple, vous pouvez envisager de
publier :
1 tweet par jour qui mène vers la page d’inscription
1 photo ou post Facebook par semaine
2 posts sur Linkedin et Google+ par semaine
L’important est d’être régulier et d’intégrer cet aspect de votre
communication dans la dynamique plus large de celle que vous
réalisez déjà par ailleurs.
3

64. Le jour de l’événement, mettez les participants à contribution et demandez-
leur de diffuser sur les réseaux sociaux les citations qui leur semblent
pertinentes et les moments forts qu’ils apprécient.
Rien de tel pour promouvoir un événement que de confier cela à des
ambassadeurs !
En prévenant à l’avance d’un hashtag, les experts de votre secteur auront
la possibilité d’intéragir entre eux, qu’ils soient présents ou derrière leur
écran lors de l’événement. L’important est de faire sentir qu’une fenêtre
est ouverte pour voir ce qui se passe chez vous
Faire vivre l’événement en
direct 1/24

65. Une autre façon de rendre les débats et échanges disponibles en temps réels aux
internautes est de diffuser un live stream de l’événement. En se connectant à une
page spécifique, tous les internautes peuvent voir et entendre ce que filme une
webcam installée opportunément devant la scène.
Vous pouvez faire cela avec Livestream.
Si votre événement est très « geek » et connecté, il peut être diffusé un
« livetweet », qui remonte et diffuse les tweets de façon aléatoire et en direct.
Vous pouvez faire cela avec : http://visibletweets.com ou http://twitterfall.com
4
Faire vivre l’événement en
direct 2/2

66. FTTP#1

67. Twittez en live !

69. Capitaliser sur les
contenus créés 1/2
Une fois l’événement terminé, il est … encore temps de communiquer !
Les personnes qui y ont assisté auront plaisir et intérêt à retrouver des
résumés de ce qui s’y est dit et les acteurs de votre écosystème
pourront ainsi savoir de quoi il a retourné pendant votre rendez-vous.
Prenez des photos, faites des interviews et publiez-les sur vos
réseaux sociaux (Google+ ou Facebook par exemple) : ce sont des
contenus que les internautes apprécient et partagent facilement. Cela
contribue à promouvoir un événement sur internet et à donner envie de
participer aux éditions suivantes !
5

70. Capitaliser sur les
contenus créés 2/2
De la même façon, l’idéal est d’écrire un (ou des) article de blog qui
résume et synthétise le contenu de votre événement. Si cela vous
est possible, citez des intervenants et des experts et indiquez-leur que
vous les avez mis en avant dans ce (ces) article(s). Il y a de fortes
chances pour qu’ils diffusent à leur tour l’article au sein de leurs
propres communautés.
5
https://twitter.com/search?q=%23bdxtobxl&src=ty
pd

71. Tirer un bilan
Chiffres
Retombées
Press book
Questionnaire satisfaction client
…..
> Tout ce qui permet de justifier son salaire !

72. Bilan :

73. The end
Présentation disponible si on la demande :
fred.brouard@gmail.com