Underlag från intern snabbkurs i projektledning

1. Snabbkurs i projektledning
2012-01-25

3. Syfte
• Kursen syftar till att ge grundläggande kunskaper om projektmetodik
och höja våra chanser att lyckas med de projekt vi driver.
Mål
• veta vad ett projekt är och när det lämpar sig att använda projekt
• kunna förbereda, planera och organisera ett projekt
• förstå rollerna i ett projekt: projektledarens och styrgruppens ansvar
• kunna leda ett projekt och dess intressenter
• känna till vanliga fallgropar och kunna undvika dem
• förstå skillnader mellan projektmodeller och kunna välja rätt form
• förstå och kunna använda vår mall för projektplan
 Fördjupning: Projektledning är 80% ledarskap och 20% administration
http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledning-ar-80-
ledarskap-och-20.html

4. Program
09:00-10:00 10:10-11:00
• Genomgång av • Faserna i ett
programmet projekt, planering
• Förkunskaper och • Metodik
förväntningar – Vattenfallsmetodik
• Vad är projekt och vad – Agil metodik
är det bra för? 11:10-12:00
• Grundkomponenterna • Återblick
och rollerna i ett projekt • Verktyg och tips
– Projektdirektivet och
projektplanen • Hur jobbar vi med
projekt hos oss? Vår
modell

5. Vad är ett projekt?
Kännetecken
• Har en början och ett slut
• Är av engångskaraktär
• Genomförs av en tillfällig organisation (till
skillnad från en linjeorganisation)
• Har en specificerad mottagare
• Har fastställda budgetramar och tidsramar
• Handlar nästan alltid om att
planera, genomföra eller följa upp någon form
av förändring

6. När är projekt en bra form?
• När man ska planera, genomföra eller följa upp en
förändring
• När man kan definiera en början och ett slut
• När specifika resurser krävs
• När det är extra viktigt med tydliga prioriteringar och
resultatfokus
• När man behöver en organisation som går utöver den
vanliga linjeorganisationen
• När man ska genomföra något som kräver mer än en
persons tid och har mer än en person som mottagare
• När det som ska göras inte går att avgränsa sitt ett
moment, som går att göra utan uppehåll i tid

7. Vanliga komponenter i ett projekt
• Syfte
• Mål
• Budget och bemanning
• Start- och stoppdatum
• Tidsplan
• Uppföljning
• Genomförande
• Arbetsformer

8. Rollerna i ett projekt
1. Beställaren
(uppdragsgivare, projektägare)
2. Styrgrupp
3. Projektledare och projektmedarbetare
4. Intressenter

9. Beställaren
• Beställaren ansvarar för att projektet får önskad nytta i
organisationen, det vill säga att projektet levererar
något som är i linje med våra övergripande mål.
• Beställaren ansvarar också för att resultatet av
projektet kommer till användning när det är
genomförts.
• Beställaren utser vilka personer som ska ingå i
styrgruppen.
• Beställaren godkänner ett projektdirektiv och måste
även godkänna alla ändringar till direktivet.
 Fördjupning: Vad bör man tänka på som beställare?
http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/projektledarens-
onskelista-till.html

10. Projektdirektivet
Innehåll
• Bakgrund – Vad är det för problem vi försöker
lösa?
• Effekt (syfte) – Vilken nytta ska projektet leverera?
• Leverabler – Vilka konkreta delar ska projektet
leverera?
• Beroenden och avgränsningar – Vilka andra
projekt pågår som kan ha kopplingar till detta
projekt? Vad ligger utanför projektets gränser, som
vi inte ska lösa?
• Grov tidsplan – Vad är startdatum och slutdatum?
Vilka eventuella ytterligare viktiga datum
(milstolpar eller beroenden) finns?

11. Projektdirektivet
Innehåll, forts…
• Budget – Vad får projektet kosta?
• Bemanning – Vilka personer kommer att ingå i
projektet och finns det andra personer som också
kommer att behöva lägga tid på projektet?
• Styrgupp – Vilka personer ingår i styrgruppen och
ska styrgruppens uppföljning ske?
 Tips: Lägg tid på att ta fram och förankra projektdirektivet.
Många studier visar att en av de vanligaste orsakerna till
problem i projekt är att man inte tillräckligt väl definierat
grunderna. Man spar tid och pengar på att inte gå för fort fram
i början.

12. Styrgruppen
• Styrgruppen är beställarens ”förlängda arm”
• Tolkar direktivet
• Ska lösa problem som projektledaren inte har
befogenhet över, faktorer som ligger utanför
projektet
• Ansvarar för uppföljning av projektet enligt
direktivet
• Följer och stöttar projektet
• Kan med fördel användas för att förankra
tidsplaner och andra viktiga beslut
 Tips till projektledaren: Ställ krav på styrgruppen och använd
den för att få större förankring i beslut inom projektet.

13. Projektledaren
• Är normalt den största drivkraften i projektet
• Leder projektet
• Disponerar resurserna inom projektet
• Svarar för att projektet når målen inom
direktivet
• Upprättar detaljerade tidsplaner och
resursplaner
• Ansvarar för det löpande arbetet i
projektet, arbetsförhållanden, resultat
• Upprättar och ansvarar för projektplanen.

14. Projektplanen
Innehåll
• Utgå från direktivet och komplettera det
• Förtydligade målen
• Detaljerad tidsplan och aktivitetsplan
• Kommunikationsplan
• Arbetssätt, metod, mötestider…
 Fördjupning: SMART är ett verktyg för att sätta bra mål http://www.vd-
blogg.se/smart-verktyg-for-att-skapa-bra-mal
 Fördjupning: En riskanalys hjälper till att undvika många problem under
projektet http://definitionofdone.blogspot.com/2010/03/hur-man-gor-en-
riskanalys-for-projekt.html
 Fördjupning: Med en intressentanalys säkerställer man att man inte inte
missar någon och att man får en bra kommunikationsplan
http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/hur-man-gor-en-
intressentanalys-for.html

15. Sammanfattning och diskussion
• Vem skriver ett projektdirektiv?
• Vem kan godkänna ändringar i ett projektdirektiv?
• Vem tar fram en projektplan?
• Vem ansvarar för att projektets mål respektive
effekt uppnås?
• När försvinner mitt ansvar som projektledare?
• Vilka egenskaper är viktiga för en projektledare?
• Bör man i rollen som projektledare snarare
generalist eller snarare specialist?
• Hur bör en styrgrupp vara sammansatt?

16. Faser i ett normalt projekt
1. Förundersökning
2. Etablering
– Ta fram direktiv
– Ta fram projektplan
– Bemanna projektorganisationen
3. Projektstart och genomförande
– Inledande möte
– Uppföljning
4. Avslutning och utvärdering av resultatet

17. Förundersökning
• Syftar främst till att ta reda på vad vi
behöver för att kunna ta fram ett bra
projektdirektiv.
• Kräver förundersökning för mycket tid eller
för många personer bör den göras till ett
eget projekt.

18. Etablering
• Projektet kan initieras både från
beställarhåll och från projektledar-håll.
Oavsett var det initieras ligger ett ansvar
på initiativtagaren att etablera de roller
som krävs.
• Lägg tid på att ta fram och förankra
projektdirektivet. Man spar tid och pengar
på att inte gå för fort fram i början.

19. Projektstart och genomförande
Första mötet
• Lägg tid på att gemensamt tolka direktivet
• Vad förväntar vi oss, vad är vår vision med det här
projektet?
• Fundera på kritiska framgångsfaktorer
• Klargör roller
• Hur jobbar vi?
Lokaler, material, arbetstider, mötestider
• Det är inte fel att ta fram projektplanen
tillsammans istället för att ha den klar innan första
mötet

20. Avslutning och utvärdering
• Projektet avslutas inte förrän utvärdering
genomförts och dokumenterats.
• Genomför ett avslutningsmöte.
• Sammanställ en utvärdering tillsammans med
projektgruppen.
– Vad har vi uppnått för resultat? Vad har vi inte
uppnått?
– Vilka utmaningar har vi stått inför?
– Vad ska vi göra bättre nästa gång?
– Hur var min egen insats i projektet?
– Vilka tider höll och vilka sprack?

21. Projektmetodik är från 1900-talet
Cheopspyramiden Apollo 11 – månen
• Yta som 8 • 390 000 arbetare
fotbollsplaner och • Budget: Mer eller
146,6 meter hög mindre
• 2 300 000 obegränsad, landade
stenblock, motsvaran på 140 miljarder
de 2,6 miljoner dollar i dagens valuta
kubikmeter sten • Tidsplan: ”Before the
• 100 000 arbetare i 23 end om the decade,”
år 8 år

22. Två metoder – två världar
Vattenfallsmetodik Agil metodik (1990-tal)
• Fokus på planering av • Fokus på snabba
datum, resursutnyttjand leveranser, många
e, kravspecifikationer, e revisioner,
xakta • Vanliga verktyg:
leveransbeskrivningar Backlog, Sprint-
• Vanliga verktyg: plan, Effektkartläggning
WBS, Gantt, kritiska , Stående möten
linjen, uppdelning i • Lite dokumentation
etappmål, milstolpar, de
lmål och huvudmål
• Mycket dokumentation

23. Tids- och aktivitetsplanering
Genomför en workshop
1. Brainstorma för att identifiera alla aktiviteter som kan
krävs för att uppnå projektets mål
2. Markera de saker som måste göras och de som är
bra men inte nödvändiga
3. Lägg allt i en vettig ordning – antingen i tid eller i
prioritering
4. Identifiera vem som gör vad
 Fördjupning: Gannt-schema och kritiska linjen http://www.vd-
blogg.se/vad-ar-ett-gantt-schema-och-vad-ar-det-bra-for
 Fördjupning: Förklaring och exempel på backlog
http://www.mountaingoatsoftware.com/scrum/product-backlog

24. Projekttriangeln
• Förtydliga prioriteringarna i ett projekt.
Handlar det om tid, pengar eller kvalitet?
 Fördjupning: Mer om projekttriangeln och varför den är
viktig http://www.vd-blogg.se/projekttriangeln-vad-ar-
viktigast-i-ditt-projekt-tiden-pengarna-eller-resultatet
 Fördjupning: En nackdel med den traditionella
projekttriangeln och ett förslag till komplettering
http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/dags-att-
revidera-den-traditionella.html

25. Scope creep
• En vanlig problematik som uppstår, främst i
projekt som bedrivs i informations- och
kunskapsintensiv verksamhet, är att
projektets omfattning ständigt växer.
• Som projektledare bör man vara väldigt
uppmärksam på detta så att inte projektet blir
ohanterligt och man tar på sig mycket mer än
man kan leverera.
• Läs mer:
http://en.wikipedia.org/wiki/Scope_creep

26. Definition of Done
• Handlar om att definiera när något ska anses vara klart.
• Är en fråga om kvalitetssäkring
• Extra viktigt i kunskapsbaserade projekt
• Hur ska resultatet se ut för att vi ska vara nöjda i projektgruppen?
• Hur ska resultatet se ut för att beställaren ska vara nöjd?
• Svarar det här resultatet verkligen mot den effekt vi ska uppnå enligt
direktivet?
• Kan vi ta fram en enkel checklista på kriterier för att resultatet ska anses
vara klart?
• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/12/julens-definition-of-done-eller-
nar-ar.html
• http://definitionofdone.blogspot.com/2009/11/definition-of-done-how-to-
test.html
• http://definitionofdone.blogspot.com/2010/04/en-definition-of-done-ska-
alltid-ha-en.html

27. Kalendertid vs. nettotid
• En vanlig miss i planeringen av projekt är
att man glömmer att ta hänsyn till
skillnaden mellan kalendertid och nettotid.
• Kalendertid är den tid det tar i
kalendern, till exempel en vecka.
• Nettotid är den faktiska arbetstid som
måste läggas ner, till exempel 8
arbetstimmar.

28. Diskussion
• Vilka projekt pågår idag hos oss?
• Hur fattar vi beslut om projekt idag?
• Vem initierar projekt?
• Vilken typ av projekt är vi bra på?
• Vilken typ av projekt brukar misslyckas? Vad
är det som gör att de misslyckas? I vilken fas
är det oftast?
• Vem beslutar i dagsläget om att ett projekt
ska läggas ner?